Журнал учета ненормированного рабочего времени

По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Батура Анна Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ненормированный рабочий день
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

    Шаблоны документов

      Табель учета рабочего времени Журнал

    Нормативные документы

      Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение)

    Статьи

      Сгорели все трудовые книжки. Что делать?! Предоставление отпуска строго по графику Брендинг работодателя – новая мода или будущее HR?

В прошлом месяце у нас поменялся главбух. И все бы хорошо — с отделом кадров контакт устанавливает, работу налаживает. Но по некоторым вопросам никак не можем прийти к единому мнению. Вот, например, такая проблема. У нас в компании есть сотрудники, работающие в режиме ненормированного рабочего дня. За это, как и положено, мы им предоставляем дополнительный отпуск. В табеле учета рабочего времени таким работникам всегда ставили «восьмерки». А новый главбух утверждает, что те дни, когда они перерабатывают, обязательно нужно фиксировать в табеле, потому что мы обязаны вести точный учет времени, отработанного каждым работником. Неужели мы все время делали это неправильно?

Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, при котором работники по распоряжению работодателя эпизодически привлекаются к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Компенсацией за такой режим работы является не повышенная Оплата труда, а ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск определенной продолжительности, но не менее трех календарных дней.

Вопрос о том, как фиксировать работу в режиме ненормированного рабочего дня, на практике вызывает немало проблем. С одной стороны, работодатель действительно обязан вести точный учет времени, фактически отработанного каждым работником. Об этом прямо говорит Трудовой кодекс РФ (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В этом ваш главный бухгалтер совершенно прав.

С другой стороны, такая переработка в отличие, например, от сверхурочной работы работникам не оплачивается. В связи с этим возникает вопрос: как одновременно выполнять свои обязанности по учету отработанного времени и не запутаться в оплате? Давайте посмотрим.

Итак, для тех, кто работает в режиме ненормированного рабочего дня, количество и продолжительность переработок сверх установленного рабочего времени не влияет на размер заработной платы и продолжительность их дополнительного отпуска.

Учет рабочего времени позволяет контролировать дисциплину труда, следить за пребыванием работников на рабочих местах, в необходимых случаях — решать вопрос о месте и времени каких-то происшествий, например несчастных случаев на производстве и т. п. Также точный учет рабочего времени позволит работодателю не допустить нарушения трудового законодательства в виде систематического привлечения работника к выполнению трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Как мы уже отметили, ненормированный рабочий день — работа эпизодическая и не должна превращаться в систему переработок.

По общему правилу для учета рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, применяется табель учета рабочего времени. Он имеет унифицированную форму № Т-12 или № Т-13, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Назначение этого документа определено в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Табели учета рабочего времени составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, а затем передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы. Таким образом, от продолжительности рабочего времени, зафиксированной в этом документе, будет зависеть размер оплаты труда работника. А мы уже выяснили, что работа в режиме ненормированного рабочего дня на заработную плату не влияет.

Наша справка

В случае, если для работника установлен режим ненормированного рабочего дня, вести учет времени, фактически отработанного им за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени, нужно совсем не для того, чтобы «оправдать» предоставление работнику дополнительного оплачиваемого отпуска. К сожалению, такое мнение порой встречается даже у проверяющих из ГИТ, но оно ошибочно.

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, для которых установлен ненормированный рабочий день, за саму возможность их эпизодического привлечения к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Право работника на такой отпуск совершенно не зависит от того, сколько раз и надолго ли они оставались после работы в течение года, за который предоставляется отпуск. Такие оплачиваемые дни отпуска должны быть предоставлены сотрудникам, должности которых включены в перечень работников с ненормированным рабочим днем, даже если в течение года они ни разу не выполняли поручений руководства за пределами нормальной продолжительности своего рабочего дня.

Наличие и продолжительность переработки не влияют на продолжительность предоставляемого дополнительного оплачиваемого отпуска. Количество его календарных дней закрепляется в локальных нормативных актах работодателя или в коллективном договоре, а также обязательно указывается в трудовых договорах работников.

Что ставить в табеле при ненормированном рабочем дне?ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Табель учета рабочего времени является документомоснованием для начисления работнику заработной платы

В табеле учета рабочего времени отражается время работы в условиях, отклоняющихся от нормальных, когда это связано с дополнительной оплатой. Так, в табеле учитываются часы сверхурочной работы, работы в ночное время, работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Но выполнять обязанность, предусмотренную ч. 3 ст. 91 ТК РФ, можно не только с помощью табеля учета рабочего времени. При работе сотрудника в режиме ненормированного рабочего дня эпизодические переработки должны учитываться любым другим способом, который выберет работодатель. Для такого учета можно вести, например, журнал учета рабочего времени, отработанного сотрудниками в режиме ненормированного рабочего дня. Посмотрим на примере.

ПРИМЕР Что ставить в табеле при ненормированном рабочем дне?

Для инспектора по кадрам Гавриловой А. П. установлен режим ненормированного рабочего времени, который компенсируется четырьмя календарными днями ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

По распоряжению руководителя организации инспектор по кадрам выполняла срочное поручение за пределами своего рабочего дня 17 января 2011 г. Для подготовки к аудиторской проверке она с письменного согласия была привлечена к сверхурочной работе 28 января 2011 г.

В табеле учета рабочего времени верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

28 января в табеле учета зафиксирована сверхурочная работа (продолжительность рабочего времени в этот день составила 10 часов), в то время как переработка в режиме ненормированного рабочего дня 1 7 января 201 1 г. в табеле никак не отмечена пример 1). Причем продолжительность работы по поручению руководителя в указанный день зафиксирована в специальном журнале (пример 2).

Резюме

Учет переработок в режиме ненормированного рабочего дня не должен вестись в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и Т-13), поскольку они не оплачиваются. Учет следуе т вести в отдельном документе.

Таким образом, в табеле учета рабочего времени для сотрудников, работающих в режиме ненормированного рабочего времени, проставляются «восьмерки» без указания времени переработки. При этом время переработки обязательно учитывается с использованием других учетных форм.

ПРИМЕР 1

Табель учета рабочего времени (фрагмент)

Что ставить в табеле при ненормированном рабочем дне?ПРИМЕР 2

Журнал учета рабочего времени, отработанного работниками в режиме ненормированного рабочего дня

Что ставить в табеле при ненормированном рабочем дне?

Астрал

9 декабря 2019

3141

0

Журнал учета ненормированного рабочего времени

Бухгалтерия и кадры

В одной из наших статей, мы писали, что для учета рабочего времени сотрудников Госкомстатом России разработаны и утверждены две формы:

  • Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

  • Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Отличаются они разделами и количеством полей для заполнения. Т-12 заполняется вручную, а Т-13 формируется автоматически. И тот и другой документ при передаче в бухгалтерию должен быть подписан ответственным лицом. Табель может быть бумажным или электронным. Для электронного понадобится электронная цифровая подпись.

Для учета дополнительных часов, предусмотренных трудовым договором, в рамках ненормированного рабочего дня унифицированного документа нет. Для этих целей руководство организации вправе самостоятельно разработать и утвердить нормативным актом документ учета. В компаниях с ненормированным рабочим днем отработанное время, как правило, фиксируется в журнале учета ненормированного рабочего времени.

Образец журнала

Журнал

Что должен содержать

Типовой образец журнала содержит 7 столбцов. Все они обязательны для заполнения:

  1. 1. Порядковый номер.

  2. 2. Фамилия, имя, отчество сотрудника.Структурное подразделение компании, в котором он работает. Эту графу можно вынести отдельно.

  3. 3. Табельный номер. Это номер, который присваивается сотруднику при поступлении на работу и сохраняется за ним на всем протяжении его трудовой деятельности в данной организации.Табельный номер работника используется во всех бухгалтерских отчетных документах.

  4. 4. Причина привлечения к работе в ненормированном режиме. Как мы рассказывали в статье «Оформляем документально ненормированный график работы», основанием для привлечения сотрудника к внеурочной работе является приказ или распоряжение.

  5. 5. Дата выхода на работу.

  6. 6. Отработанное время.

  7. 7. Общая продолжительность рабочего дня.

Что можно добавить

В зависимости от требований бухгалтерии, таблица журнала учета может быть дополнена необходимыми графами. Например, можно выделить в самостоятельные ячейки:

  • время выхода на работу;

  • время ухода с работы.

Если график выхода во внеурочные часы утвержден внутренним нормативным документом, то в таблицу вносится факт неявки сотрудника и ее причина.

Как и когда подавать данные

Оплата труда работнику осуществляется два раза в месяц. Это закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ. Это значит, что данные по отработанным часам, в том числе в рамках ненормированного режима работы, должны передаваться в бухгалтерию каждые 15 дней. Периодом заполнения журнала является один календарный месяц. Журнал учета ненормированного рабочего времени, так же, как и стандартный табель учета, закрывается последним числом месяца. Закрывать раньше его не рекомендуется. Даже за два дня до окончания отчетного периода могут возникнуть обстоятельства, при которых работник не явился на работу: взял больничный или уехал в отпуск.

Так как журнал учета — это отчетный документ, согласно которому начисляется зарплата или дополнительный отпуск работнику с ненормированным рабочим днем, то он должен быть заверен подписью ответственного лица. Если учет ведется в электронной форме, то для заверения используется электронная цифровая подпись.

Как происходит оплата ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в одной из наших статей. Как рассчитывается отпуск, мы писали .

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 11 мая 2018 г.

Время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, является рабочим временем (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). А что понимается под нормированным рабочим днем?

Когда рабочий день – нормированный?

ТК РФ не содержит понятия нормированного рабочего дня. При этом нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается на неделю и в общем случае составляет 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Нормированным можно считать такой рабочий день, для которого установлена определенная продолжительность работы в часах.

Поэтому можно сказать, что нормированным рабочий день является для всех работников, за исключением тех, которым установлен ненормированный рабочий день, а также тем работникам, по которым ведется суммированный учет рабочего времени (ст.ст. 101, 104 ТК РФ).

Продолжительность рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором. При этом если для конкретного работника режим рабочего времени отличается от общих правил, действующих у работодателя, сведения о таком режиме в обязательном порядке должны быть включены в трудовой договор с работником (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Для достижения общего норматива в 40 часов еженедельной работы нормированный рабочий день обычно устанавливается продолжительностью 8 часов (без учета перерыва на обед).

Установление продолжительности нормированного рабочего дня важно с точки зрения оплаты. Ведь работа за пределами установленной продолжительности нормированного рабочего дня должна оплачиваться особо – как сверхурочная работа (ст.ст. 97,99, 152 ТК РФ). При этом работодатель должен в обязательном порядке вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Работа в ночное время, а также в выходные и праздничные дни также оплачивается в повышенных размерах (ст.ст.153, 154 ТК РФ).

Напомним также, что для некоторых категорий работников нормативы рабочего дня устанавливаются особые.

Сокращенная продолжительность ежедневной работы

Приведем в таблице некоторые случаи, когда работникам должен быть установлен сокращенный рабочий день:

Категория работника Возраст Максимальная продолжительность ежедневной работы Основание
Несовершеннолетние работники от 14 до 15 лет 4 часа ч. 1 ст. 94 ТК РФ
от 15 до 16 лет 5 часов
от 16 до 18 лет 7 часов
Лица, получающие общее или среднее профессиональное образование и совмещающие обучение с работой от 14 до 16 лет 2,5 часа
от 16 до 18 лет 4 часа
Работники-инвалиды В соответствии с медицинским заключением
Работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, где установлена 30-часовая рабочая неделя и менее 6 часов ч. 2 ст. 94 ТК РФ

Несмотря на то, что указанным выше категориям работников устанавливается сокращенный рабочий день, такой рабочий день также считается нормированным, поскольку для него установлена определенная продолжительность.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *