Зачем нужен управленческий учет?

Содержание

С чего же следует начать, чтобы правильно вести управленческий учет? Чтобы на фирме внедрить управленческий учет, необходимо определить, кто обязуется вести данный учет, рассчитав план счетов, используемых в управленческом учете и описать присутствующие на предприятии бизнес-процессы.

Далее требуется утверждение формы отчетов и нужно определиться с программным продуктом, на котором будет производиться реализация управленческого учета.

Кому следует проводить управленческий учет?

Многие предприятия поручают экономистам ведение учета, в который входит прием входной документации, ввод в программу данных и дальнейшее получение исходящей информации. По сути, это является фатальной ошибкой при осуществлении на предприятии управленческого учета. Иногда из-за ошибок требуется смена юридического адреса ООО. Этот учет ничем не разнится от бухгалтерского учета, образуя управленческий бухгалтерский учет. У этих двух учетов есть много общего:

1. Принцип двойной записи, который используется в данных учетах.
2. Когда завершается отчетный период, предприятие получает базовую тройку отчетности: сам баланс, отчет оприбылях организации и убытках, отчетность о потоке финансов предприятия.
3. Обе учетные базы периодически совершают сверки со своими контрагентами подрядчиками, поставщиками и так далее.

Также эти учеты имеют два различия:
1. Когда ведется бухгалтерский учет, необходимо придерживаться норм действующего в стране законодательства, а для ведения управленческого учета необходимо лишь соблюдать нормы предприятия и его уставы.
2. В нашем государстве движение денежных средств в бухгалтерском учете осуществляется при помощи кассы и расчетного счета, а управленческий учет использует расчетных счет и две кассы.

Для определения используемого плана счетов необходимо за основу взять план счетов и произвести коррективы под нужды организации.

Для описания бизнес-процессов требуется опыт внедрения. Это необходимо не столь для качества процесса, сколь для того, чтобы быть уверенным в верности собственных решений. Также может производиться самостоятельная регистрация ООО.

В управленческом учете бизнес-процесс — это совокупность бухгалтерских операций, отражающих поэтапную производительность организации. Представляем несколько вариантов бизнес-процессов:
— закупка на склад готовой продукции;
— реализация готовых товаров;
— выдача работникам заработной платы и т. п.

Отчетность имеет несколько форм, обязательными из которых являются баланс, отчет предприятия о доходах пердприятия и его убытках, поток финансовых средств фирмы, которые представляют тройку отчетности. Остальные формы отчетности должны составляться по мере их необходимости в удобном для пользователя виде.

Программный продукт, будь это электронные таблицы Excel либо ERP-программа плана SAP/R3 только своей покупкой не могут обеспечить предприятию эффективности управленческого учета. Данные программы требуют профессионального использования, чтобы можно было в дальнейшем избежать неточностей в отчетности и неприятностей при их сдаче.

Так же рекомендуем прочесть статью «Услуги консалтинговых компаний»

Ежедневно руководителям компании приходится принимать множество решений в процессе работы: начиная от текущих производственных моментов (закупок, учета, реализации) и заканчивая вопросами в области кредитной политики, направлений и видов развития процессов, инвестиций и стратегического планирования. Для осуществления грамотных управленческих действий руководителям необходим учет: нужно точно знать, что происходит в настоящем времени в компании, и оперативно получать в процессе отчётность от сотрудников о финансовой и хозяйственной деятельности компании.
Несмотря на то, что несостоятельность работы традиционного бухгалтерского учета в вопросах финансового планирования давно ни у кого не вызывает сомнений, многие белорусские компании и по сей день продолжают ориентироваться исключительно на данные учета, предоставляемые бухгалтерией. Как показывают факты, именно из-за плохого учета, отсутствия представлений у руководителей о реальной финансовой ситуации, сложившейся в компании, и связанной с этим невозможности стратегического планирования в работе зачастую происходит невозможность заработать, случаются банкротства и многочисленные ликвидации.
Бухгалтерский учет отражает данные и том, сколько заработала компания, основанные на оформленных в соответствии с требованиями законодательства документами, за истёкший период времени. Управленческий учет ориентирован на перспективу и позволяет показать, сколько компания может заработать: предоставляет данные в реальном времени, полученные как из официальных, так и неофициальных документов. Это позволяет вносить в управленческий учет планируемые сделки и задачи, ожидаемые поступления средств и задолженности. Например, если вы провели переговоры и знаете, что заказчик сделает платёж по контракту в начале месяца, то исходя из этого вы уже можете осуществлять процесс планирования и учета расходов на весь месяц вперёд, в то время как бухгалтер сообщит о зачислении средств только по факту в конце этого времени.
Кроме того, процесс и задача ведения бухгалтерского учета строго регламентированы налоговым законодательством, в то время как разработка регламента управленческого учета происходит внутри компании и является в настоящем времени коммерческой тайной.

Внедрение системы управленческого учета:

  • Выявить реальную прибыль от каждого вида направлений деятельности компании и, основываясь на этих фактах, грамотно распределить или осуществить перераспределение инвестиционных ресурсов, поставить и оптимизировать задачи сотрудников.
  • Выявить реальную рентабельность каждого вида продукции, что позволит провести оптимизацию выпускаемого ассортимента, поставить реальные цели, принимать экономически обоснованные решения о предельно допустимых скидках и изменениях отпускных цен.
  • Установить, насколько влияет деловая активность сотрудников компании на конечный финансовый результат. Другими словами, управленческий учет позволяет проследить факты изменения прибыли: вы сможете узнать, сколько заработала компания в зависимости от объёма продаж продукции сотрудниками, постоянных затрат и стоимости видов продукции.
  • Сбалансировать финансовые потоки, благодаря чему повышается платёжеспособность, финансовая стабильность и возможность лучше заработать.
  • Провести оптимизацию производственных запасов. Учет позволит увеличить отдачу инвестиционного капитала и высвободить оборотные средства.
  • Определить, из-за каких участков бизнеса по факту происходят наибольшие издержки и принять после учета меры по их сокращению путём установления контроля за бизнес-процессами на этих участках, минимизации необоснованных затрат на сотрудников.

Этапы процесса постановки управленческого учета

Решив поставить систему управленческого учета на предприятии, многие руководители сталкиваются с непониманием, с чего начать постановку задачи, как правильно организовать внедрение и работу системы. Как правило, процесс постановки учета происходит в несколько этапов:

  • I этап — определение целей и задач, которые предполагается достичь при постановке управленческого учета. На этом этапе оценивается объём работ по постановке учета, существующая система управленческого учета компании, разрабатывается техническое задание.
  • II этап — непосредственная разработка вида системы управленческого учета. Предполагается выделение центров финансовой ответственности на предприятии, разрабатывается формат и содержание отчётности, инструкции по работе и внутренние положения, организовывается внутренний документооборот, налаживается взаимосвязь между бухгалтерским и управленческим учетом, производится постановка системы бюджетирования.
  • III этап — внедрение в работу (постановка) системы управленческого учета. Этот этап включает обучение сотрудников после постановки системы учета, проведение руководителем организационных изменений в работе компании, контроль за функционированием управленческого учета.

Используя собственные наработки в управленческой области, специалисты нашей компании помогут руководителям поставить систему управленческого учета с нуля или внести соответствующие коррективы в уже имеющуюся у компании систему. Наша компания – команда профессиональных консультантов, имеющих практический опыт более 10 лет в управлении собственным бизнесом либо на позиции ТОП-менеджеров ведущих компаний. Услуга разработки и внедрения управленческого учета поможет собственникам и руководителям бизнеса наладить эффективное управление предприятием или компанией, основанное на здравом смысле и понимании потребностей рынка, минимизировать затраты и увеличить прибыль.

Для управления предприятием важно понимать текущее состояние дел в динамике, поэтому необходимо вести адекватный нуждам предприятия учет, по данным которого руководители и ключевые сотрудники предприятия будут контролировать это состояние. Исходя из целей управления внутри компании, данный учет получил название управленческого.

С его помощью руководство получает интересующее его отображение состояния и деятельности не только всего предприятия, но и внутренних объектов – подразделений и направлений, процессов и проектов.

Управленческий учет не задается никакими государственными актами, как это делается для бухгалтерского или налогового учета. В нем заинтересованы субъекты внутри предприятия, поэтому, исходя из их потребностей, и определяется его структура, функции и сопряженность с другими системами управления. С другой стороны, они схожи в компаниях, поэтому есть смысл говорить если не о стандартах, то о сложившейся практике, по которой можно создавать как системы по управленческому учету, так и автоматизированные решения для ведения управленческого учета. При этом это именно учет управления, а не тот же учет налогов, к примеру.

Бесплатно подберем программу для автоматизации управленческого учета

Ведение управленческого учета задается управленческой учетной политикой, сводом правил и способов планирования и отражения факта хозяйственных операций. Согласно управленческой учетной политики сотрудники предприятия регулярно отражают все хозяйственные операции для формирования управленческой отчетности.

Управленческая учетная политика и ее правила определяют саму систему координат, по которой работает предприятие

Адекватная, точно формализованная, периодически обновляемая управленческая учетная политика дает понимание состояния дел в компании и основу для принятия управленческих решений. Без нее решения будут во многом приниматься по факту свершившихся событий, а не планово-предупредительно, из-за чего эффективность работы компании будет страдать.

При помощи управленческого учета рассчитывается:

  • маржинальная прибыль по видам деятельности;
  • маржинальная прибыль по этапам передела продукции;
  • разносятся накладные расходы;
  • рассчитывается себестоимость;
  • рассчитывается рентабельность по видам продукции;
  • рассчитываются точки безубыточности и операционный рычаг.

С управленческим учетом тесно связано бюджетирование и ценообразование. При организации управленческого учета, при определении управленческой учетной политики, как правило, исследуют специфический для данного предприятия цикл воспроизводства капитала. Он помогает определить моменты смены форм капитала предприятия, важнейшие, критичные факторы на каждом этапе цикла деятельности.

Автоматизация всех контуров финансового учета на базе лучших технических решений

Нет общепризнанных стандартов в управленческом учете: целесообразна организация управленческого учета на основе разработанной специально для вашего предприятия управленческой учетной политики. Но есть общие принципы построения. Построение управленческого учета эффективнее во взаимосвязи с бюджетированием, мотивацией для обеспечения развития деятельности предприятия. При этом выстроенная система управленческого учета подразумевает проведение мероприятий внутреннего аудита в его отношении, ключевым в котором является организация проверок.

Когда же настает критически важное время внедрения управленческого учета? Чем раньше, тем лучше, так как именно он нацелен на достижение стратегических целей компании через ее повседневную деятельность. Но до поры до времени пользователям хватает других видов учета, например, бухгалтерского. Финансовый учет, он же бухгалтерский, направлен на иные цели, поэтому закономерно исчерпание его возможностей по мере развития управления на предприятии. О связи между бухгалтерским и управленческим учетом можно также прочитать на нашем сайте.

Признаки необходимости перехода именно к управленческому учету следующие:

  • существующий учет не дает адекватных ответов;
  • существующий вид учета дает ответы слишком поздно;
  • применяемый учет не позволяет проанализировать и смоделировать деятельность компании в экономическом смысле, хозяйственная деятельность отражается лишь частично, неполно;
  • существующий вид учета противоречив, по одному и тому же участку деятельности существуют различные показатели и значения, по которым можно принять диаметрально противоположные решения;
  • отчеты по применяемому учету непонятны пользователям, руководителю постоянно приходится прибегать к помощи своеобразных переводчиков из финотдела.

Бесплатный аудит на предмет готовности бизнес-процессов вашей компании к автоматизации управленческого учета

Задачи управленческого учета

Основной задачей управленческого учета является подготовка управленческих отчетов, необходимых исключительно для внутреннего пользования руководителям подразделений, проектов, предприятий в целом, чтобы показать как результаты деятельности, так и этапы их создания

Для собственников данные управленческого учета необходимы в том случае, если они являются одновременно и директорами предприятия, иначе их требования могут вполне удовлетворяться внешней финансовой отчетностью.

Сводный отчет по управленческому учету, как правило, содержит сведения о движении капитала в компании в целом и по участкам цепочки создания стоимости компании, а также ключевые показатели эффективности, из которых можно сделать вывод о наличии или отсутствии узких мест, мешающих воплотить текущую стратегию компании.

Структура, периодичность составления и содержание отчетов меняется в зависимости от субъекта управления и его запросов к ним.

К сведениям, необходимым для субъектов управления, относятся все целесообразные метрики, критичные для производства стоимости предприятием, например:

  • маржинальная рентабельность каналов сбыта;
  • удельный вес дефицитных трудовых ресурсов на производство различных видов товаров в общей структуре затрат труда;
  • динамика стоимости основных средств, внеоборотных активов в целом и их обесценивания по управленческой учетной политике.

К задачам управленческого учета относятся следующие пункты:

  • представление структуры компании, исходя из экономико-управленческого содержания деятельности структурных единиц;
  • анализ состояния капитала в материальной, трудовой и денежной форме в динамике и в удельном содержании их в общем капитале предприятия;
  • нормирование с точки зрения управленческого учета расходов и доходов компании;
  • вычисление различных видов стоимости и маржинальных прибылей по единицам структуры, функциональной деятельности предприятия;
  • ведение контроллинга, связанного с отображением достижения стратегических целей предприятия в оперативной деятельности. Есть при этом различные трактовки, когда управленческий учет включают в контроллинг, мы придерживаемся точки зрения на их тесное взаимодействие;
  • контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия и его структурных единиц;
  • планирование деятельности центров финансовой, продуктовой, проектной, процессной ответственности;
  • планирование экономической деятельности компании в целом;
  • основания для управления рисками в части особенной, присущей только управленческому учету, информации;
  • обоснование для актуализации управленческой учетной политики в связке с другими видами учета;
  • разработка, актуализация отчетных форм и их предоставление заинтересованным в них лицам из числа управленческого персонала, принимающим решения.

Объекты управленческого учета

Объектами управленческого учета являются показатели:

  • затраты и доходы предприятия
  • бизнес-процессы и их совокупности с экономико-управленческой точки зрения, их эффективности
  • маржинальная эффективность каналов, продуктов, проектов, клиентов
  • факторы прибыльности и их удельный вес в динамике
  • ценообразование по категориям
  • стоимость компании.

Требования к управленческому учету

Система управленческого учета должна отвечать вышеизложенным требованиям:

  • достоверность – отсутствие ошибок и искажений информации, отражение истинного, реального положения дел у объекта управленческого учета;полнота – всесторонность собираемых сведений об объекте управленческого учета, чтобы была не только необходимая, но и достаточная информация для принятия решений. Обеспечивается, в том числе, методом двойной записи, аналитическими разрезами, возможностью строить многомерные отчеты;
  • адекватность – адекватными являются сведения, сообразные принятой управленческой учетной политике, стратегии, цели и задачам компании, условиям принятия решений и вариантам решений;
  • оправданность – издержки по ведению показателей управленческого учета должны быть оправданными, потенциальный эффект от их применения должен покрывать как минимум такие издержки;
  • целостность – управленческий учет дает целостную систему, обеспечивающую информацией по всем элементам предприятия, из которых составляется целостная, непротиворечивая картина происходящего, принципиально несводимая только лишь к элементам учета;
  • понятность – доступность сведений, представляемых системой управленческого учета, для восприятия заинтересованными пользователями. Понятность может быть дополнена наглядностью рассчитанных показателей КПЭ, многомерных отчетов, графиков и диаграмм;
  • оперативность – одно из ключевых требований к управленческому учету. Нет времени ждать закрытия очередного периода, нужны свежие данные для быстрейшего принятия решения. Поэтому точность приносится в жертву оперативности, разумеется, в адекватной мере;
  • сопоставимость – управленческие отчеты по одним и тем же объектам должны быть сопоставимы по времени их составления, чтобы можно было оценить динамику их показателей. В этом случае сопоставляются характеристики одного и того же объекта управленческого учета.

В связи с вышеизложенным, система управленческого учета, с одной стороны, дает понимание узких мест функционирования и развития компании, рискованных мест в ее деятельности, а с другой дает понимание возможностей для развития компании.

Данные управленческого учета широко используются в оптимизационных моделях, направленных на оптимизацию тех или иных целевых критериев (доход с единицы сырья при планировании ассортимента, операционная прибыль, чистая прибыль с учетом финансовых потоков, стоимость компании) при варьировании сроков, объемов, цен, отсрочек, кредитов, вложений. Без настройки управленческого учета данные проблемы разрешить будет трудно, если вообще возможно.

Настроим управленческий учет в системах 1С

Методы управленческого учета

Первичной задачей управленческого учета было определение рентабельности, а, соответственно, и определение затрат с калькулированием себестоимости. Предприятие должно выбрать само для себя наиболее подходящий для специфики его деятельности метод или создать свой метод, собранный из нескольких методов, с учетом описанных выше требований к управленческому учету. Одной из основных задач, решаемых методами, является распределение затрат по объектам управленческого учета.

Управленческому учету присущи следующие методы:

  • Попроцессный метод. Привязкой является группа производственных процессов за определенный период, применяемых для производства однородной серийной продукции или при непрерывном производственном цикле. Затраты учитываются за период относительно продукции, произведенной в ходе него.
  • Попередельный метод. С его помощью работает учет на массовом производстве, где происходит поточное преобразование сырья и полуфабрикатов в готовую продукцию. Этапы передела характеризуются выпусками различных товаров – полуфабрикатов, которые могут быть как использованы на своем предприятии, так и реализованы на рынке. Одним из примеров являются химические производства;
  • Позаказный метод. При нем на каждый товар составляется и отдельный заказ, и отдельная, особенная, не типовая спецификация. Расходы по сырью, полуфабрикатам, затраченной рабочей силе, условно-постоянные затраты, общехозяйственные расходы относятся на каждый отдельный заказ или на серию товаров;
  • Нормативный расчет затрат. По каждому продукту используются нормы расходов для расчета плановой калькуляции нормативных затрат, а по факту создания продукта подсчитываются случившиеся отклонения как отрицательные, связанные с перерасходом, так и положительные в связи с экономией, при этом могут быть и условные отклонения, появляющиеся в результате методических различий;
  • Инвентарно-индексный метод учета затрат. Отличие от предыдущего метода заключается в том, что учет затрат за период проводится без норм и отклонений, на базе проводимой периодически инвентаризации и оценки остатков незавершенного производства.
  • Расчет себестоимости по видам деятельности – ABC (Activity-Based Costing). Общие расходы, очевидным образом не переносящие свою стоимость на конкретный продукт, проводят за счет привязки затрат компании по всем видам используемых в производстве ресурсов. Пропорциональность часам загрузки оборудования, использования труда персонала – примеры применения метода. Имеют место распределения расходов, исходя из имеющихся зависимостей, которые выясняются в ходе применения метода.
  • Калькуляция затрат на базе жизненного цикла – Lifecycle Сosting. При производстве товара берутся в учет не только обычные прямые и косвенные затраты, но и затраты по исследованиям, проектированию и разработкам, усилия по исследованию рынков, продаже товара, а также затраты по сервисному обслуживания после перехода товара покупателю, расходы по выводу товара с рынка и даже утилизации использованной продукции, оборудования по его производству – по сути весь жизненный цикл товара. Целью ставится в ходе применения этого метода оптимизация затрат, а, следовательно, эффективности производства такого товара;
  • Директ-костинг – Direct Costing. При его применении расходы разделяются на постоянные и переменные. Себестоимость продукции определяется исходя из переменных затрат, а постоянные расходы относятся в общей сумме. Исходя из различной степени, градации переменности затрат можно рассчитывать целую систему маржинальных доходов;
  • Целевая калькуляция затрат – Target Costing. Себестоимость определяется исходя из планируемой цены продажи и прогнозируемой маржинальности продукции. Этот метод противоположен по месту применения кайзен-костингу, так как он имеет место при проектировании продукции, а кайзен-костинг уже по ходу производства. В управленческом учете данный метод используется уже в готовом к использованию наборе целевых показателей. Сами же расчеты происходят за пределами собственно управленческого учета и здесь мы переходим в каком-то смысле к стратегическому управлению, что еще более явно показано в следующем методе;
  • BSC (Balanced Scorecard) — сбалансированная система показателей (ССП). Эта система управленческого учета базировалась на управлении ключевыми бизнес-процессами, подразделяющимися в исходном виде первого поколения ССП на четыре перспективы: финансовая, клиентская, внутренние бизнес-процессы, обучения и роста. К данному моменту используется уже третье поколение ССП, в котором используются Заявление о видении, Модель стратегических связей, Набор определений для каждой из стратегических целей, Набор определений для каждого обозначенного измерителя. В настоящий момент данный метод ССП позволяет использовать управленческий учет для оценки взаимодействия внутренних процессов и внешних условий предприятия. Альтернативным, но и дополняющим в то же время, вариантом для метода BSC является метод KPI, метод ключевых показателей эффективности.

Выбор методов ведется руководством предприятия, исходя из функциональной специфики и структуры деятельности с тем, чтобы получить эффективный экономико-управленческий инструмент, подходящий для масштабов предприятия, его возможностей в части управленческого учета и автоматизации. Методы дают способ достижения выбранных ранее стратегических целей и задач предприятия, при том, что они работают как передаточное звено от стратегии, принятой в рамках правления, к повседневной, операционной деятельности каждого подразделения и сотрудника. Наряду с финансовыми показателями стоимости в последнее время используются нефинансовые количественные и качественные показатели.

Бесплатная консультация по организации управленческого учета в 1С

Как организовать управленческий учет

Ключевым при организации управленческого учета является наличие специалистов, представляющих себе весь процесс от начала и до конца и умеющих доводить его до завершения. Подчеркнем, что ключевым является не только и не столько опыт, ведь можно и десять раз криво внедрить управленческий учет. Проблема в том, что знание, как не надо делать управленческий учет, не дает осознания, как же надо его ставить. И здесь важно именно понимание на основе выстроенного теоретического обобщения как своего, так и стороннего опыта. И консультанты, и специалисты, способные обобщить, а затем и применить общие методы, понятия и категории к конкретной ситуации на конкретном предприятии, именно этим и ценны для предприятия, поскольку его затраты быстро окупятся. И их практика успешных внедрений лишь может подтвердить верность предпосылок, оценок ситуаций, из которых они исходили при постановке и внедрении управленческого учета.

Наличие профильных специалистов в штате или привлеченных консультантов позволяет перейти к разработке и последующей автоматизации. Разработка системы связана с содержанием управленческого учета, в частности с методами, рассмотренными выше. Что касается автоматизации, то, учитывая всеохватность управленческого учета, необходим такой же по мощности и объему инструментарий, способный воплотить на деле развернутый параллельный учет хозяйственной деятельности предприятия, представить обширные средства управленческого учета, которым и является управленческий учет. На рынке не так много программных продуктов, позволяющих провести разнообразный спектр операций этого учета, особенно без внесения изменений кода в типовой конфигурации.

Разберем в данной статье два примера того, как реализуются задачи управленческого учета с помощью автоматизации управленческого учета на базе программ 1С.

Пример с переклассификацией задолженности

Так как задолженность отражается по балансовым счетам, то необходимо учитывать тот план счетов, по которому и будут происходить первичные операции учета.

Рис.1 Международный план счетов
Рис.1 Международный план счетов

Базовые операции в данном учете задаются документом «Операция (международный учет)» с вкладками основных настроек и собственно операции по плану счетов управленческого, в данном случае на международном плане счетов 1С:ERP 2.

Рис.2 Операция в 1С:ERP 2
Рис.2 Операция в 1С:ERP 2
Рис.3 Пункт
Рис.3 Пункт «Операции (международный учет)»

Список всех операций по этому виду учета представлен в форме, открываемой через пункт «Операции (международный учет)».

Рис.4 Отчет
Рис.4 Отчет

Настройки международного учета в 1С:ERP 2 достаточно обширны, чтобы удовлетворить базовые потребности заказчиков.

Рис.5 Настройки международного учета в 1С:ERP 2
Рис.5 Настройки международного учета в 1С:ERP 2

Есть и раздел по закрытию отчетного периода. Называется он «Закрытие месяца», а не как в 1С:ERP.УХ – «Закрытие периода МСФО», и содержит в себе пошаговую процедуру закрытия.

Рис.6 Закрытие месяца
Рис.6 Закрытие месяца

Что касается учета задолженности, то в 1С:ERP 2 задаются в «Группах финансового учета расчетов», например, категории, по которым учитываются расчеты с партнерами. На данном слайде они подразделяются на расчеты по заемным средствам и финансовым вложениям, расчеты с дебиторами и кредиторами, лизинговые расчеты. Соответственно, переклассификация расчетов ведется в единицах данной категории.

Рис.7 Группы настроек
Рис.7 Группы настроек

Например, перевод из «Прочей задолженности» в «Прочую задолженность (внутригрупповые расчеты)».

Рис.8 Переклассификация расчетов
Рис.8 Переклассификация расчетов

Проводки по управленческому, международному учету ведутся в отдельном журнале.

Рис.9 Журнал проводок
Рис.9 Журнал проводок

Автоматизация управленческого учета на базе 1С:ERP

Пример с переклассификацией затрат

В WA:Финансисте есть документ «Сторно и рекласс», при помощи которого корректируют данные в управленческом учете. Он дает возможность вручную проводить корректировки или проводить автоматические корректировки при помощи шаблонов проводок. Его рекомендуется использовать для разовых, ручных корректировок.

Рис.10 Сторно и рекласс
Рис.10 Сторно и рекласс

Сами же документы трансляции с проводками видны в одноименных документах. Они формируют исходный массив данных, к которым уже и применяются те же корректировки.

Рис.11 Документ трансляции
Рис.11 Документ трансляции

Что касается оттранслированных данных вообще, то для хранения правил сохранения данных используется регистр сведений «Трансляция управленческий учет», сама же обработка называется «Трансляция данных УУ».

Рис.12 Отчет по трансляции
Рис.12 Отчет по трансляции

Для настройки получения данных из внешних баз используются «Источники данных».

Рис.13 ТрансляцияУУ
Рис.13 ТрансляцияУУ

По ним и задаются шаблоны проводок в управленческом учете.

Рис.14 Шаблоны проводок
Рис.14 Шаблоны проводок

В итоге заполненная форма элемента регистра сведений «Трансляция управленческий учет» имеет следующий вид.

Рис.15 Форма элемента регистра сведений
Рис.15 Форма элемента регистра сведений

Автоматизация управленческого учета на базе специализированного решения WA:Финансист

Этапы постановки, внедрения и автоматизации управленческого учета

К базовым этапам относятся постановка управленческого учета, заключающаяся в разработке положений, правил и регламентов, внедрение его в повседневную деятельность организации и автоматизация с использованием одного или нескольких программных решений. Но если взять не только непосредственно упр. учет, но и его контекст, то картина сложится и более полная, и более противоречивая. Этапы эти следующие:

  1. Определение ключевых лиц, заказчиков и их потребностей в управлении организацией, предприятием.
  2. Анализ их потребностей с переходом через учет существующей системы управления к требованиям.
  3. Формализация цели и задач предприятия.
  4. Постановка стратегического управления предприятия.
  5. Описание экономической деятельности компании, цепочки создания стоимости предприятием
  6. Описание существующей структуры предприятия с экономической, функциональной точки зрения
  7. Определение требований к содержанию деятельности предприятия, его структуре и функциональным единицам
  8. Методологическое создание управленческого учета, его базовых единиц, используемых категорий, взаимосвязей, параметров, показателей деятельности
  9. Разработка положений и регламентов по управленческому учету
  10. Разработка Управленческой учетной политики
  11. Формальное принятие созданных ранее документов
  12. Внедрение документации по управленческому учету в повседневную практику компании
  13. Подготовка Концепции по автоматизации управленческого учета
  14. Разработка Технического задания по автоматизации управленческого учета
  15. Собственно работы по автоматизации управленческого учета
  16. Обучение пользователей, составление документации, завершение работ и приемо-сдаточные эксплуатационные испытания.

Пункты с первого по четвертый предваряют собственно управленческий учет, создавая предпосылки к ситуации, когда управленческий учет вообще имеет смысл внедрять. Пункты с пятого по десятый расшифровывают этап постановки управленческого учета, а два следующих пункта – говорят о внедрении его. Автоматизации посвящены последние четыре пункта списка.

Остановимся на этих этапах подробнее:

Определение ключевых лиц, заказчиков и их потребностей в управлении предприятием

Осознана ли ключевыми лицами, потенциальными заказчиками их потребность в управленческом учете? Объективно ведь он действительно может быть уже нужен, но если нет субъективного осознания, полной включенности в ситуацию, то бессмысленно что-либо делать, не разрешив эту задачу. Ключевых лиц на предприятии может быть много, их интересы различны, но на данном этапе важна именно осознанность и запрос на изменения, пусть даже и нечетко сформулированный покамест.

Анализ их потребностей с переходом через учет существующей системы управления к требованиям

Опрос и интервьюирование ключевых заинтересованных лиц со сведением собранных данных позволяет их проанализировать с выделением как типичного, так и особенного в их запросах. Анализу так же подвергается и возможность ответа на их запросы через применяемый учет, насколько его хватает для удовлетворения потребностей. Если налицо нехватка предоставляемых им возможностей, надо формулировать далее сведенные в единую систему требования по управленческому учету с указанием приоритетов, акцентов.

Лекция

Автоматизация управленческого учета

Прозрачная управленческая отчетность точно в срок

Лекция

Финансист. Управленческий учет

Современная, гибко настраиваемая система для управленческого учета. Закажите демодоступ.

Формализация цели и задач предприятия

Немаловажно соотнесение запросов по управленческому учету с целями и стратегией компании. Ведь этот вид учета представляет из себя систему отслеживания и выдачи решений в связи с реализацией стратегии. Неплохо для начала сформулировать цель и задачи предприятия на обозримую перспективу с тем, чтобы иметь точки опоры в выстраивании и эксплуатации системы управленческого учета. При этом надо добиваться того, чтобы по задачам были четко очерчены критерии их решения.

Постановка стратегического управления предприятия

Реализаций цели и задач требует соответствующей системы управления, в данном случае стратегической, оперирующей не операционными управленческими циклами, а стратегическими долгосрочными периодами. Словом, здесь мы выстраиваем не систему управления (manage), а систему правления (govern) с тем чтобы последовательно актуализировать как стратегию, так и акценты в ее реализации с учетом других видов бизнеса и интересов ключевых лиц, формально находящихся за рамками проекта, но фактически воздействующих на предприятие постоянно. Система стратегического управления подразумевает перманентное проведение стратегического анализа.

Описание экономической деятельности компании, цепочки создания стоимости предприятием

Предприятие представляет из себя участника цепочки создания стоимости, зачастую у многих предприятий нет всей цепочки внутри ее операционного цикла, так как они производят полуфабрикаты и комплектующие для производителей, чья продукция уже непосредственно потребляется конечными потребителями. Тем не менее, цепочка создания стоимости (value chain) проходит красной нитью сквозь всю деятельность предприятия, так как в экономическом смысле предприятие не производит ровным счетом ничего кроме стоимости. Своеобразие этой цепочки определяет объективные особенности и характеристики системы управленческого учета.

Описание существующей структуры предприятия с экономической, функциональной точки зрения

Описывая функциональную структуру предприятия, мы описываем его ключевой ряд процессов, объединенные в уровни: вспомогательный, основной операционный, управляющий, стратегический. При ее описании обычно вскрываются лакуны и противоречия в ней, требующие своего разрешения.

Определение требований к содержанию деятельности предприятия, его структуре и функциональным единицам

Описание текущей структуры и вскрытые недостатки приводят к необходимости изменений в организационной структуре предприятия, причем во многих разрезах. Уточнение полномочий и ответственности, делегирование и сужение прав, ликвидация дублирования и появление новых функций – вот что происходит на данном этапе.

Разрабатывается функциональная структура, которая является исходной для финансовой, проектной, продуктовой, канальной и других структур предприятия. Матрицы взаимодействия, пересечения сфер ответственности являются неотъемлемым компонентов данного участка.

Методологическое создание управленческого учета, его базовых единиц, используемых категорий, взаимосвязей, показателей деятельности

Один из основных этапов постановки управленческого учета, с его помощью мы структурно описываем систему управленческого учета. Переход от требований к единицам системы не так прост, так как требования противоречивы, заданы зачастую различными заинтересованными лицами, а вот структура и ее составляющие части должны быть уже от данных противоречий быть свободы. Описанная структура предполагает своим устройством те отчеты, которые могут быть запрошены в системе.

Разработка Управленческой учетной политики

Управленческая учетная политика определяет базовые характеристики ведения управленческого учета. Методологические концепты, сущностные характеристики системы управленческого учета находят свое воплощение именно здесь. Происходит разбор всей деятельности до первичных операций с их расшифровкой. Формулируется и система контроля, предназначенная для выверки занесенных данных, предотвращения ошибок ввода с формулированием контрольных точек.

Разработка положений и регламентов по управленческому учету

Какие формы, когда и кто их заполняет, согласовывает, что делает в соответствии с ними, какие отчеты, аналитические записки и с какой периодичностью создаются. Как собираются и регистрируются данные, как они хранятся. Многие эти и другие вопросы находят свои ответы на данном этапе.

Формальное принятие созданных ранее документов

Этот важный акт в виде подписания приказов по введению управленческого учета может занять буквально несколько минут. Но именно он дает старт изменениям, имевшим место только на бумаге ранее, в жизнь компании, каждодневную деятельность ее сотрудников, преобразования в формах отчетности, появлении новых подразделений и функций в связи с управленческим учетом.

Внедрение документации по управленческому учету в повседневную практику компании

Один из самых долгосрочных этапов, чья длительность может многократно перекрыть другие этапы. Это этап вхождения практики управленческого учета в организационную культуру компании, закрепления в умениях, навыках персонала.

Подготовка Концепции по автоматизации управленческого учета

Параллельно с внедрением может идти и автоматизация, Концепция дает ответы на вопросы, исходя из сформулированных потребностей, созданной документации, как именно в целом будет работать автоматизированная система управленческого учета.

Разработка Технического задания по автоматизации управленческого учета

Основное предназначение технического задания – быть основой при настройке и программировании системы, сформулированные четкие требования и структуры дают возможность проанализировать имеющиеся программные решения, определить и оценить доработки, после чего происходит выбор программной платформы, конфигурации и переход к собственно разработке.

Работы по автоматизации управленческого учета

Ядро этапа автоматизации, собственно автоматизация сформулированных ранее требований. Настройки справочников, форм, маршрутов согласования, прав доступа, отчетов, а также доработки функционала происходят на данном этапе.

Автоматизация управленческого учета в сжатые сроки

Обучение пользователей, составление документации, завершение работ и приемо-сдаточные эксплуатационные испытания

После создания системы происходит ее запуск. С обученными пользователями, написанной эксплуатационной документацией и завершением испытаний при приемке происходит завершение всех работ по автоматизации управленческого учета.

Выводы

Основной задачей управленческого учета является обеспечение актуальной информацией управляющего состава предприятия для принятия решений в каждодневной деятельности в ходе реализации стратегии. Его разрезы отсюда задаются исключительно внутренними потребностями и регламентируются внутренними документами, что, однако, не делают управленческий учет абсолютно уникальным во всех его единицах на предприятиях. Именно повторяемые его элементы, типичные для экономических потребностей управленцев, позволили воплотить в программных продуктах 1С – 1С:ERP 2, 1С:Управления холдингом и WA:Финансист, необходимые модули управленческого учета.

Для введения управленческого учета на предприятии и понимания роли бухгалтера в этом вопросе надо определить, зачем предприятию управленческий учет, каковы его цели и задачи. Об этом и пойдет речь в консультации.

Какую информацию о состоянии дел на предприятии хочет получить руководитель

Основная задача управленческого учета – обеспечение информацией руководителей, то есть лиц внутри компании, которые руководят и контролируют ее деятельность.

Управленческий учет обеспечивает руководителя основными данными для планирования хозяйственной деятельности компании, он нацелен на будущее.

Задача финансового учета совсем иная – предоставить информацию акционерам, кредиторам и другим внешним пользователям для оценки результатов финансовой деятельности компании в прошлом.

Поскольку управленческая информация нужна руководителям, необходимо понимать, что они делают в компании и какова их конечная цель. Это понимание очень важно, ведь оно влияет на то, как обычный бухгалтер воспринимает свою цель и решает практические задачи управленческого учета. Все время следует исходить из позиции руководителя: что ему надо для принятия эффективных управленческих решений.

Каковы функции руководителя

Руководители есть в любой компании – большой или маленькой. Они выполняют три функции:

  • планирование – выбор типа действия (что будем делать) и способа действия (как будем делать);
  • управление и мотивация – как мобилизовать людей для реализации планов и выполнения ежедневной работы;
  • контроль – за счет чего, как обеспечить фактическое выполнение планов, анализ результатов и внесение корректив по мере изменения каких-либо обстоятельств.

Управленческая информация нужна в основном для планирования и контроля. Рассмотрим все по порядку.

Планирование

Планирование – это определение альтернатив и выбор из них той, которая лучше всего способствует достижению целей компании. Ясно, что основная цель любой коммерческой компании – заработать прибыль. А способы достижения цели могут быть разные. Например, за счет расширения рынка сбыта (экспансии) и ассортимента, вывода на рынок эксклюзивного товара по высокой цене или, наоборот, за счет сокращения непроизводительных затрат, изъятия из ассортимента неходовых товаров (продукции), закрытия неприбыльных направлений бизнеса и т. д. Все эти действия осуществляются на основе принятых решений, которые, в свою очередь, принимаются на основе данных управленческого учета, отчетов.

Управление и мотивация

Чтобы компания работала стабильно, руководитель должен мотивировать персонал и эффективно им управлять. Он определяет задания для сотрудников, устраняет разногласия, отвечает на вопросы, принимает необходимые решения, которые касаются как персонала, так и клиентов. Нужен ли для управления людьми управленческий учет? Да, нужен, например, ежедневный отчет о продажах используется для принятия решений об эффективности работы сотрудников отдела продаж.

Контроль

Контроль необходим, например, чтобы проверить, как выполняется план. Нужна обратная связь – это ключевое условие эффективного контроля. В больших организациях используют много разных детальных отчетов. Очень часто это отчет «План-факт», то есть отчет о выполнении того или иного бюджета. Из отчетов видно, какие подразделения не выполняют план и требуют повышенного внимания.

Итак, рабочий цикл принятия решения руководителем выглядит так: подготовка плана – выполнение плана (управление сотрудниками и их мотивация) – оценка результатов (контроль) – сравнение плана с фактом и выводы (корректировка плана, постановка новой задачи и т. д.).

Результат работы руководителя

Результат всегда должен быть нацелен на клиента. Если клиент доволен вашей компанией, значит, он предложит другим стать вашими клиентами, то есть, в конечном счете, принесет компании дополнительную прибыль. Ощущения клиента от работы компании – это не следствие того, что происходит само собой, это как раз и есть результат усилий руководства, которое должно четко себе представлять и совмещать процессы, необходимые для выполнения работы.

В чем ценность управленческих данных

Каждый этап работы руководителя предполагает принятие решений. Так как все начинается с планирования, понятно, что акцент сделан на будущее. И управленческий учет, повторим еще раз, нацелен на будущее. А вот финансовый учет, как было отмечено выше, – это регистрация прошлых событий. Конечно, можно сказать, что будущее строится на анализе прошлого, на его оценке. В какой-то степени так, но это не все. Экономические условия, потребности клиентов, конкурентные условия – эти факторы постоянно меняются и влияют на работу. Собственник, руководитель компании планирует, опираясь на оценки того, что произойдет, точнее, что может произойти в будущем.

Совершенно очевидно, что, сделав акцент на будущем, мы будем придавать меньшее значение точности данных (это то, чего требует бухучет, финотчетность) и сосредоточимся на своевременности их получения. Ведь точность требует времени, а решения надо принимать быстро, некогда ждать абсолютно точных данных. Это значит, что нужно научиться работать в условиях неопределенности, ведь будущее – это всегда неопределенность.

Управленческий учет дополняет математические расчеты и оценки немонетарными (качественными) данными, которые прежде всего касаются удовлетворенности клиентов.

Есть предприятия, которые ведут управленческий учет системно. А есть те, кто использует только отдельные отчеты, так как вести такой учет необязательно, в отличие от бухучета.

К вопросу о внедрении и применении управленческого учета необходимо подходить с позиции, полезна ли информация, релевантна ли она для принятия управленческого решения.

На практике есть много способов получения полезной информации. Очень популярен способ, основанный на изучении бизнес-процессов в компании. Поясним это подробнее.

Как помогает достижению целей компании оптимизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс (далее – БП) – это детальная последовательность шагов (стадий), как правило, схематическая, которые надо предпринять, чтобы решить поставленную бизнес-задачу.

БП охвачены процессы производства, сбыта, закупок. Даже бухгалтерия компании работает по своим БП. Так вот, часто БП бывают неэффективными и содержат никому не нужные затраты. А мы помним, что цель предприятия – получить прибыль (и при этом максимально удовлетворить потребности клиентов). Руководитель может принять решение провести реинжиниринг БП, то есть радикально их усовершенствовать. Все этапы БП подвергаются сомнениям, полностью пересматриваются, чтобы устранить ненужные шаги, уменьшить вероятность ошибок и снизить затраты (в подразделениях компании этим занимаются топ-менеджеры, которые хорошо знают свои БП).

Подчеркнем: реинжиниринг БП нацелен на упрощение и устранение напрасных усилий. Основная идея состоит в том, что все виды деятельности, которые не привносят ценность в продукт или услугу, надо убрать (упразднить).

Виды деятельности, которые не создают дополнительную ценность для продукта или услуги и за которые клиенты не желают платить, – это виды деятельности, не формирующие дополнительную стоимость.

Приведем популярный пример из деловой литературы. Предположим, вы издатель и выпускаете детективы. Вы печатаете их на мелованной бумаге, с цветными иллюстрациями и в целлофановой упаковке. Вы вкладываете в производство больше денег, чтобы сделать продукт внешне более презентабельным, но это не влияет на решение покупателя купить книгу именно у вас. Они покупают у конкурента тот же детектив, напечатанный на газетной бумаге, но по меньшей цене.

Таким образом, вам не нужны БП упаковки книги и закупки дорогой бумаги, как и дополнительное оборудование для работы с такой бумагой, не нужна работа художника-иллюстратора и дизайнера для внутреннего блока книги. Почему? Покупатель не хочет за это платить, это не создает дополнительную ценность для него.

Однако здесь важно быть осторожными и не увлечься попытками превратить улучшение БП в прибыль. Ведь на практике есть только два реальных способа увеличить прибыль: сократить затраты и увеличить продажи.

Например, вы улучшили БП, убрали деятельность, которая не приносит дополнительную ценность, и сократили рабочие места. Ваши сотрудники поняли, к чему все это ведет, и начали сопротивляться дальнейшим мерам по улучшению БП. Желательно дать им понять, что конечным результатом изменений станут более чем гарантированные рабочие места. А это получится, только если руководство улучшает БП для увеличения объемов бизнеса, а не для сокращения работников.

Кто занимается управленческим учетом на предприятии

Теперь поговорим о функционале и статусе специалиста по управленческому учету в компании.

В оргструктуре типичной коммерческой компании обычно всегда есть финансовый директор (CFO). Он находится на одном уровне с другими топ-менеджерами и подчиняется президенту компании (например, гендиректору). Менеджер по управленческому учету – это обычно главный бухгалтер, который подчиняется финдиректору. Он – ключевое звено в структуре топ-менеджеров, без него не принимаются никакие принципиальные решения. Бухгалтер должен обладать знаниями по бухгалтерскому и финансовому учету, иметь навыки руководителя своего департамента, анализировать возникающие ситуации, эффективно коммуницировать с другими топ-менеджерами. Он отвечает за предоставление финдиректору своевременной и адекватной информации в целях содействия планированию и контролю. Он также составляет финотчетность для внешних пользователей.

В международной практике есть даже дипломированные бухгалтеры по управленческому учету. Часто в небольших компаниях должности финдиректора и главбуха совмещают. Считается, что секреты финансового анализа и управленческого учета вполне может освоить бухгалтер. А вот еще одна популярная конструкция: главбух делает свою бухгалтерскую работу, а финансовый директор занимается управленческим учетом.

Во всяком случае надо точно знать, как позиционируется на вашем предприятии бухгалтер по управленческому учету и каковы его компетенции и навыки.

Выводы

Управленческий учет непосредственно не связан с бухгалтерскими проводками, но определенные знания по бухучету специалисту по такому учету надо иметь. Вот почему эту функцию часто передают бухгалтерам. Трудности в освоении новых навыков связаны с тем, что бухгалтер привык работать с информацией о прошлых событиях, а управленческий учет – это планы и прогнозы будущих событий. Суть управленческого учета – помочь руководителю в достижении целей компании. На практике бухгалтеры, занятые таким учетом, выполняют функцию внутренних консультантов или бизнес-аналитиков в своей компании. Они тратят меньше времени на составление стандартных отчетов и больше – на анализ информации. Они ближе к тем подразделениям, с которыми работают (не с бухгалтерией, а с производственными подразделениями, отделами сбыта и закупок). Эти бухгалтеры тесно общаются с сотрудниками всех подразделений и активно участвуют в принятии решений. Они – советники, которым доверяют.

Источник: Практическое руководство № 16, серпень 2019 г.

По своей структуре он ничем не отличается от обычного бухгалтерского баланса. Единственное различие заключается в том, что тут вас не ограничивают никакие стандарты и законодательные нормы. Вы вольны считать любые показатели своей деятельности тем способом, который вам кажется оптимальным — ведь вы составляете баланс для себя, а не для налоговой.

Управленческий баланс в структуре управленческих отчетов представляет собой «моментальный снимок» финансового состояния предприятия. Это означает: то, что видите в нем – таковым и является реальная ситуация на сегодняшний день.

Этот управленческий отчет крайне важен, так как может ответить на следующие 3 важных вопроса.

  • Откуда пришли средства?
  • На что они потрачены?
  • Какими вообще средствами обладает компания в данный момент?

Напомним кратко структуру такого управленческого отчета. Он делится на 2 части: активы – как капитал использован, пассивы – каковы источники этого капитала.

Активы в свою очередь бывают оборотными и внеоборотными.

1. Оборотные

  • денежные средства
  • дебиторская задолженность
  • товарные запасы

2. Внеоборотные

  • основные средства
  • нематериальные активы и т.д.

Пассивы складываются из:

  • собственного капитала (уставной капитал);
  • краткосрочных обязательств (счета поставщиков к оплате);
  • долгосрочных обязательств (свыше 1 года);

Следует обратить самое пристальное внимание на показатель собственного капитала. Он может быть отрицательным, что не очень хорошо.

Отрицательность собственного капитала может свидетельствовать о 2 тревожных вещах. Во-первых, это значит, что компания убыточна. Во-вторых, собственник извлекает из бизнеса больше, чем предприятие приносит, и уже по этой причине деятельность его опять же убыточна. В любом случае, отрицательная величина собственного капитала говорит, что вы должны больше, чем у вас есть.

Собственный капитал следует проверять каждый месяц. С этой целью необходимо сделать инвентаризацию долгов и активов. Разница между ними и является той цифрой, которую вы ищите.

Имея в руках управленческий баланс можно рассчитать немало жизненно важных для бизнеса показателей.

С помощью баланса легко рассчитать:

1. Чистый оборотный капитал — разность между величиной оборотных активов и краткосрочных обязательств.

2. Рентабельность собственного капитала по формуле: прибыль/собственный капитал.

3. Оборачиваемость запасов, дебиторской и кредиторской задолженности.

4. Длительность периода хранения запасов в днях.

5. Длительность периода оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.

6. Длительность периода оборачиваемости кредиторской задолженности в днях.

7. Денежный цикл, на основании расчета которого решается проблема кассовых разрывов. Он дает информацию о длительности периода между получением денежных средств за единицу товара/услуги. Чем длиннее этот период, тем больше нужно средств для его поддержания.

Ещё больше идей и примеров по этой теме вы получите на наших авторских бесплатных вебинарах. Регистрируйтесь!

Мы рассмотрели три управленческих отчета. При их составлении важно помнить о том, что сам по себе управленческий учет никак не стандартизирован — а значит приводить все данные к общему знаменателю каждая компания должна самостоятельно. В данном случае лучше всего составить методичку описывающую статьи ОФР и ОДДС, а так же способы их подсчета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *