Взаимодействие структурных подразделений

Содержание

Бухгалтерияпредприятия взаимодействует со всемиподразделениями предприятия. Еевзаимодействие заключается в получаемойи предоставляемой информации.

Привзаимодействии с директором бухгалтерияполучает приказы и распоряжения, апредоставляет директору такую информацию,как: отчет о выполнении, отчет о движениифинансовых показателей предприятия,бухгалтерский баланс и т.д..

Также при взаимодействии с первым заместителем директора в бухгалтерию поступаютприказы и распоряжения, а бухгалтерияпредставляет заместителю отчет офинансовых показателях, дебиторскойзадолженности.

Отзаместителя директора по экономическими финансовым вопросам работникибухгалтерии получают распоряжения иприказы, а предоставляют статистическуюотчетность.

Заместительдиректора по идеологической работе,кадрам и социально бытовым вопросампредоставляет в бухгалтерию такуюинформацию как, сведения об имеющихсявакансиях, сведения о порядке и результатахпроведения аттестации, решениеаттестационных комиссий, сведения опрофессионально-квалификационномуровне, качественном составе работников,должностные инструкции руководителей,положения о службе, правила внутреннеготрудового распорядка. А бухгалтерия всвою очередь предоставляет графикиотпусков, характеристики, объяснительныезаписки, планы подготовки и повышенияквалификации работников, программыобучения рабочих.

Службаглавного технолога предоставляетбухгалтерии копии договоров, счета-фактурына оплату услуг, ТНПА, а работникибухгалтерии, в свою очередь, обязаныпредоставить расчеты по списаниюестественной убыли, инвентаризационныеописи.

Вюридическое бюро работники службыглавного бухгалтера предоставляютпроекты приказов, данные бухгалтерскогоучета, банковские и бухгалтерскиедокументы, так же они могут обратитьсяза консультацией к юристу. Юридическоебюро визирует проекты приказов,предоставляют данные по претензионно-исковойработе, нормативно-правовые документы.

Отделматериально-технического снабженияпредоставляет в бухгалтерию копиидоговоров на поставку сырья и материалов,счета-фактуры на оплату, а в бухгалтерииполучает информацию о состоянии расчетовза поставленные сырье и материалы,заявки на изготовление полиграфическойпродукции.

Службаглавного экономиста предоставляет вбухгалтерию отчет о выполнении плановпредприятием, технико-экономическиепоказатели, цены на основные виды сырья,используемого в производстве, цены наготовую продукцию и тарифы на работу,табели учета рабочего времени и ведомостиучета выполненных работ, ведомостиначисления премии, выписку из штатногорасписания, тарифные ставки, окладырабочих и специалистов, приказы навыплату надбавок, доплат, выписка изположения о премировании, а бухгалтерияв экономическому отделу должнапредоставить такую информацию как:данные бухгалтерского учета, необходимыедля осуществления экономическогопланирования, прогнозирования, проведенияанализа хозяйственно-финансовойдеятельности, отчетности об использованиифонда заработной платы по структурнымподразделениям и в целом по предприятию,баланс и оперативные сводные отчеты одоходах и расходах средств, об использованиибюджета, другую бухгалтерскую истатистическую отчетность, результатыпроизводственно-хозяйственной деятельности предприятия, данные учетадвижения финансовых средств, табельоценки качества труда, служебные запискина произведение доплат.

Управлениемаркетинга, продаж, торговли, общепитаи ВЭД предоставляет достоверные данныео покупателях и договорах на отгрузкуготовой продукции, договора порекламированию продукции, а от службыглавного бухгалтера получает данные оналичии на складе готовой продукции напервое число каждого месяца, итогиинвентаризации готовой продукции,товарно-транспортные накладные иприлагаемые к ним документы на отгрузкупродукции, сведения о неплатежеспособныхзаказчиках, извещения о применениисанкций к покупателям и заказчикам.

Службаглавного энергетика, служба главногомеханика, служба главного специалистаавтоматизированных систем управленияпредприятия несет ответственность затакие предоставленные данные как: данныео расходах электроэнергии, акты насписание с баланса изношенного инепригодного оборудования, акты о вводев эксплуатацию оборудования, программноеобеспечение, инструкцию пользователя,а бухгалтерия предоставляет им такуюинформацию, как: данные учета и движенияматериальных ценностей , предложенияпо внедрению, доработке ПК «Галактика»,техническое задание.

Группапо охране труда и технике безопасностипредоставляет в бухгалтерию такиедокументы как: информацию о требованияхзаконодательства в области охранытруда, документацию по СУОТ, заключенияо соответствии организации работы вподразделении требованиям законодательствав области охраны труда, результатыпроведения внутренних аудитов по СУОТ,результаты контроля параметровпроизводственной среды, графикипроведения проверки знаний по охранетруда, графики осуществленияпроизводственного контроля, а избухгалтерии получает информацию особлюдении законодательства в областиохраны труда, результаты проведенияидентификации опасностей, оценкипроизводственных рисков, документациюна согласование в части соблюдениятребований по охране труда.

Инженерупо охране окружающей среды предоставляетсяиз бухгалтерии статистическая отчетностьсоответствующих форм, информация околичестве образующихся отходов припроведении инвентаризации отходовпроизводства, а инженер, в свою очередь,обязан предоставить службе главногобухгалтера информацию о количествеотходов, вывезенных на захоронение,информацию о количестве загрязняющихвеществ, выбрасываемых в атмосферу,информацию о движении объектоврастительного мира.

Регламент взаимодействия кадров и бухгалтерии

Вебинар: Регламент работы отдела кадров и бухгалтерии

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров Для исполнителей следует предусмотреть графу, где будут перечислены все закрепленные за ним документы, относящиеся к его сфере деятельности, сроки их представления и структурные подразделения, куда он обязан представлять документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика оборота документов могут осуществлять главный бухгалтер и начальник кадровой службы. ЭТО ВАЖНО!Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ст.16 Закона о бухучете).

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия Обязанность оформления и работы с конкретными документами укажите в должностной инструкции работника.

Изменение анкетных данных

  1. Обо всех изменениях в анкетных данных (адрес, телефон, семейное положение, рождение детей и т.д.) сотрудник обязан в течение трех рабочих дней с даты события сообщить в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот и предоставить копии документов об изменении.
  2. В случае возникновения финансовых потерь компании вследствие несвоевременного предоставления данных, связанных со сменой фамилии, адреса и, соответственно, расчетов с внебюджетными фондами по старым фамилиям, ответственность несет сотрудник или его непосредственный руководитель в случае невозможности возложить ответственность на сотрудника.

Ответственный за своевременное предоставление информации – сотрудник и его непосредственный руководитель.7.

Регламент взаимодействия службы управления персоналом и бухгалтерии образец

Важно Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам.

Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства.

Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов. Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

Распространено лишь консультирование при автоматизации блока заработной платы.Однако уровень знаний специалистов по автоматизации не предполагает наличие широкого кругозора во всех сопричастных к этой теме областях.

Выход, конечно, есть: надо лишь учесть требования, «узкие» места, обсудить, проанализировать их и, насколько это позволяют обстоятельства, изложить все это в основополагающем регламенте по выплатам работникам — Положении по оплате труда.

Тем более что с точки зрения бухгалтера (и налоговика) этот регламент нужен, главным образом, для обоснования расходов на различные выплаты и вознаграждения, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Многим кадровикам может показаться абсурдным такой подход. И зачастую Положение по оплате труда имеет стандартный вид: перечень подразделений предприятия — тип системы оплаты труда.

Взаимодействие с другими сотрудниками. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры Трудового кодекса РБ (далее – ТК)) и административная ответственность (ст. 9.19, 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).

Допущенные нарушения и ошибки могут быть обнаружены как нанимателем, так и специально уполномоченным государственным органом надзора и контроля в ходе проверки деятельности организации и ведения документооборота.

Основа взаимодействия двух служб Для того чтобы исключить непонимание между службами и, как следствие, нарушения, нанимателю необходимо: – закрепить в ЛНПА, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкции по делопроизводству и других документах обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации; – определить регламент взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы.

О масштабах этого взаимодействия можно судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, а также полноценное ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Между кадровой службой и бухгалтерским (финансовым) отделом порой складываются непростые отношения, т.к. именно с их деятельностью связан основной документооборот организации.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета заработной платы и т.д.

Поэтому очень важно, чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации. От этого зависит многое – в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат.

Регламент взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии

Устная договоренность с руководством компании о сроках работы и сумме заработка устраивала обе сторо­ны и соблюдалась в полном объеме.При проверке налога на прибыль нало­говая инспекция посчитала неправомер­ным включение в состав расходов на оплату труда нового работника (с уче­том страховых взносов).

Компания оспорила выводы инспекции в суде и получила положительное решение. Однако было потеряно значительное время и затрачены денежные средства на консультантов, адвокатов, внутренних аудиторов, и прочие расходы, связан­ные с судом, нанесли значительный урон имевшей до этого положительную репутацию фирме. Вышеперечисленные ситуации касаются компетенции бухгалтерской службы.

Однако все они напрямую связаны с кадровым документооборотом.

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: – установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями; – сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений); – сведения о текучести кадров; – сведения о численности (списочной, явочной) работников; – приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц; – табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате. Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии.

  • Работник сообщает о получении больничного листа непосредственно в день его оформления в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот, и своему непосредственному руководителю.
  • Ответственный за своевременное предоставление информации – сотрудник и непосредственный руководитель.5. Отсутствие на рабочем месте
  1. Руководители подразделений обязаны сообщать в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот, об отсутствии своих сотрудников на рабочем месте (прогул, отгул, невыход по неизвестной причине) в день невыхода, с указанием точной даты.
  2. В день выхода сотрудник сообщает об этом в отдел персонала сотруднику, отвечающему за кадровый документооборот.

Ответственный за исполнение – сотрудник и руководитель соответствующего подразделения.6.
Внимание В графике следует отразить порядок составления документов, их обработку и условия хранения.

Работу с графиком, его утверждение, порядок внесения в него изменений рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству организации или в положениях о службах.

Таким образом, из сводного графика документооборота между бухгалтерией и кадровой службой будут видны: – путь прохождения каждого конкретного документа – от момента составления, оформления, утверждения (подписания) до передачи соответствующему структурному подразделению (работнику); – срок хранения документа и количество экземпляров; – исполнители документа, в т.ч.
структурное подразделение. Форма графика График можно оформить в виде схемы (таблицы) или перечня работ по оформлению и обработке документов, создаваемых службами, с указанием ответственных исполнителей.

Кадры функции отдела кадров и бухгалтерии

Вебинар: Регламент работы отдела кадров и бухгалтерии

Контроль выполнения взаимных требований и претензий подразделений предприятия, анализ результатов их деятельности за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращения цикла изготовления продукции. 8.

Выявление и освоение технических новшеств, научных открытий и изобретений, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда. 9.

Подготовку тематических обзоров о состоянии и тенденциях развития производства, по сопоставлению достигнутых результатов с результатами деятельности и практикой аналогичных отечественных и зарубежных предприятий. 10. Проведение инвентаризации незавершенного производства. 11.

  • контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник службы персонала должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
  • нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе
  • основы экономики, организации труда и управления
  • законодательство о труде и охране труда в РФ
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

НОВОСТИ БИЗНЕСА 13.10.2008 В России начата сборка нового внедорожникаУльяновский автомобильный завод приступил к серийному производству нового автомобиля UAZ Pickup. Впервые новинку показали на Московском автосалоне, прошедшем…

Отдел кадров

4. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами. 5. Способствует наилучшему использованию знаний и опыта работников, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, соблюдению требований законодательства по охране труда. 6.

Бухгалтерия и отдел кадров. разделяем и властвуем?

N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Раздел «Должностные обязанности» содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Основные задачи и функции отдела кадров на предприятии

Управление персоналом предприятия (организации) осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что задачами отдела кадров являются: 1) организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме; 2) создание эффективной системы штатных сотрудников; 3) разработка карьерных планов сотрудников; 4) разработка кадровых технологий и др.
3.13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала. 3.14.

Эффективное совмещение функций: должностная инструкция бухгалтера-кадровика

Внимание В каких случаях назначается? Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.

Какими навыками должен обладать? Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет). Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.
От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет.

Функции кадровой службы

Важно Работу по оперативному регулированию с использованием средств вычислительной техники коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок. 2.

Разработку производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировку в течение планируемого периода, разработку и внедрение нормативов для оперативно-производственного планирования. 3.

Оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п., а также за осуществлением подготовки производства новых видов изделий.

/ петрова (все что есть) / петрова (все что есть) / петрова 2 / петроваэ / отдел кадров

Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника. 1.

2 Организационная структура предприятия ООО «Агро — В» Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Агро — В»; Краткое наименование: ООО «Агро — В»; Юридический адрес: Республика Бурятия, Заиграевский район, село Унэгэтэй, улица Заводская 5.

Основной целью предприятия является обеспечение жителей Бурятии качественной плодоовощной продукцией местного производства.

На предприятии работает 91 человек, из них 16 специалистов и служащих, 60 человек заняты на выработке консервной продукции,13 человек на выращивание картофеля и овощей. Функции директора: 1. Руководство в соответствии с действующим законодательством всеми видами деятельности организации. 2.

Кадры предприятия

Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины. От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п. В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Несмотря на такую свободу действий, подавляющее большинство организаций не отказались от использования печати.

Словарь Печать — это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Регламент взаимодействия кадров и бухгалтерии образец

Вебинар: Регламент работы отдела кадров и бухгалтерии

Обязанность оформления и работы с конкретными документами укажите в должностной инструкции работника. Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена должностной инструкцией работника, положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству. Правило 3.Определите порядок оформления документов, их движение в организации.

Бухгалтерия.Порядок разработки, оформления и движения бухгалтерской документации регламентирован Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII»О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете). Так, ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно ее учетной политике, сформированной в соответствии с законодательством и утвержденной решением руководителя организации.

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам.
Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства.

Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов. Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: – установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями; – сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений); – сведения о текучести кадров; – сведения о численности (списочной, явочной) работников; – приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц; – табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате. Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии.

Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

Регламент «Взаимодействие сотрудников с отделом персонала по вопросам кадрового делопроизводства» Цели: Информирование всех сотрудников компании о правилах взаимодействия с отделом персонала в рамках кадрового делопроизводства Разработчик: Отдел персонала Административное управление Исполнитель: Все сотрудники 1. Общие положения

  1. Настоящий регламент определяет список вопросов взаимодействия сотрудников Компании с отделом персонала в части кадрового делопроизводства, а именно:

— участие в формировании и изменении графика отпусков; — правила предоставления отпуска; — взаимодействие по вопросам больничных листов; — отсутствие на рабочем месте; — увольнение по собственному желанию; — получение кадровых документов по заявке сотрудника; — заполнения управленческого табеля; — получение управленческих авансов.

Положение о кадровом документообороте

В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников. Оптимизация и проектирование Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность.

Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую. Нюансы Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке.

Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в составлении документа отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов.

Оптимизация работы кадровой службы: фокус на эффективность

Внимание

Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно:

  • в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы в кадровую службу;
  • в какой срок кадровая служба должна оформлять приказы и другую кадровую документацию;
  • в какой срок кадровая служба должна передавать в бухгалтерию документы для расчета зарплаты.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема взаимодействия между кадровой службой, бухгалтерией и финансовым отделом показана на рисунке.

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Вебинар: Регламент работы отдела кадров и бухгалтерии

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

1. С отделом технического контроля

Получает: акты о браке с указанием виновных в образовании брака; заключения на принятые рекламации и расчет потерь в связи с ликвидацией обнаруженных недостатков.

Представляет: сведения о результатах учета потерь от брака в цехах по бракоизвещениям и об отнесении сумм на виновных.

2. С отделами главного механика и главного энергетика

Получает: извещения о выполнении заказов; утвержденные в установленном порядке акты на списание оборудования и энергооборудования с баланса; утвержденные в установленном порядке акты на передачу или на продажу оборудования, акты на передачу оборудования из ремонта в эксплуатацию.

Представляет: информацию о затратах, произведенных на содержание и ремонт оборудования; информацию о наличии основных и оборотных средств в сопоставлении с нормативом.

3. С отделами материально-технического снабжения и внешней кооперации

Получает: ведомость на излишние материалы и неликвиды; инвентаризационные ведомости материальных ценностей; расчеты и другие данные для взыскания с поставщиков пени, штрафов и неустоек, а также заключения по претензиям, заявленным поставщиками; отчетные данные о движении материалов и изделий и об остатках их на конец каждого месяца.

Представляет: счета для акцепта; сведения о материалах в пути; сведения о движении материалов и комплектующих изделий и реализации сверхнормативных остатков на начало месяца и квартала в стоимостной оценке; информацию о неоплаченных счетах с указанием причин; лимиты затрат на телефонные, телеграфные и командировочные расходы; отчетные данные о стоимости материалов, комплектующих изделий, израсходованных цехами и отделами завода.

4. С планово-экономическим отделом

Получает: планы производства продукции на месяц, квартал год в целом по предприятию и по отдельным структурным подразделениям; проектов оптовых и розничных цен на продукцию (тарифов на работы и услуги); отчетов о выполнении планов структурными подразделениями и предприятием в целом;

Представляет: данные, необходимые для экономического планирования, прогнозирования и анализа; баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета; расчетов заработной платы; предварительных расчетов амортизационных отчислений; данных учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств

5. С отделом организации труда и заработной платы

Получает: смету использования фонда материального поощрения; утвержденные положения о премировании рабочих из фонда заработной платы, а также рабочих, специалистов и служащих из фонда материального поощрения.

Представляет: сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям работающих и хозрасчетным подразделениям; сведения об использовании фонда материального поощрения; сведения о натуральных и денежных выплатах сверх фонда заработной платы.

6. Со всеми цехами и отделами

Получает: отчеты выполнения плана работ и услуг в натуральных измерителях; отчеты о движении основных материалов (по установленной номенклатуре); отчеты о состоянии незавершенного производства; необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы, приказы, распоряжения, а также всякого рода договоры, сметы, нормативы.

Представляет: сведения о затратах на производство по элементам; сведения о выполнении хозрасчетных показателей; разного рода справки, сведения и прочее, связанное с хозрасчетной деятельностью подразделения.

Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия.

Положение о структурном подразделении входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.

Разработчиком Положения о структурном подразделении является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно Положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом).

Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать Положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В некоторых организациях Положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию:

С вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

Заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

Руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

Начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Проект Положения о структурном подразделении может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение, для того чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дублирования функций в Положениях о разных структурных подразделениях.

Перечень структурных подразделений, с которыми данный проект согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Датой создания документа считается дата утверждения Положения о структурном подразделении.

Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Положение о структурном подразделении может включать следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Структура и штатная численность подразделения.

3. Цели и задачи.

4. Функции.

5. Права и полномочия.

6. Руководство.

7. Взаимодействие (служебные связи).

8. Ответственность.

9. Организация работы.

Существуют определенные правила разработки разделов Положения о структурном подразделении. Этот документ начинается с раздела «Общие положения», в котором находят отражение следующие вопросы.

Место подразделения в структуре организации определяется на основании документа «Структура организации». Если такого документа на предприятии по каким-либо причинам нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления предприятием, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение, — самостоятельную единицу, находящуюся в непосредственном подчинении руководству организации, или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование структурного подразделения не позволяет определить его вид (например, архив, бухгалтерия), в Положении о структурном подразделении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента и др.). Таким образом, сразу определяется место структурного подразделения и его значимость.

Порядок создания и ликвидации структурного подразделения. Обычно структурное подразделение создается по приказу руководителя организации, подготовленного на основании его единоличного решения или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

Здесь же отражается порядок ликвидации структурного подразделения, а именно: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает на предприятии особые правила ликвидации подразделения, то целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников предприятия, то достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям ТК РБ.

Также в Положении о структурном подразделении необходимо предусмотреть порядок изменения его статуса (слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения к другому подразделению). Не рекомендуется использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как это подразумевает прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное.

Подчиненность структурного подразделения. Здесь указывается, кому подчиняется структурное подразделение, т.е. какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство его деятельностью. Технические подразделения обычно подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения — заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю предприятия может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и другие административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в данном Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, констатирующий, какими основополагающими документами руководствуется подразделение в своей деятельности. Кроме решений руководителя и общих локальных нормативных актов предприятия, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии — Инструкция по делопроизводству, для отдела кадров — Положение о защите персональных данных работников.

В данном разделе могут быть указаны и другие сведения, например:

Местонахождение подразделения;

Перечень основных терминов и их определений (в подразделениях со специфическими функциями и обязанностями специалистов, не связанных с основными задачами подразделения) и др.

Раздел «Структура и штатная численность подразделения» содержит следующие параграфы.

Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования.

Предложение о выделении внутри структурного подразделения структурных единиц обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» – от руководителя организации или его заместителей.

Подразделение может изначально иметь сложную структуру, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с подчинением руководителю образованного подразделения.

Структуру подразделения можно предоставить различными способами.

Текстовой способ: «В состав подразделения входят следующие структурные единицы:…».

Структурные единицы в составе подразделения могут быть созданы как на постоянной, так и на временной основе. Если отдел структурирован на постоянной основе, необходимо выяснить, какой документ будет определять его статус и регламентировать его деятельность; например, это может быть Положение о подразделении (в этом случае желательно распределить функции между структурными единицами подразделения непосредственно в тексте этого Положения). Если же для этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения отдельных локальных нормативных актов.

Если такая сложная структура подразделения отражена в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. Трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно-штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, поэтому вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц — секторов, участков, групп.

Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов и др.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто уполномочен принимать такое решение, и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения и др.).

Порядок изменения структуры подразделения. Отражается механизм изменения структуры подразделения — создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации некоторых из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется, кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения и утверждает их, как они вводятся в действие, например: «Права и обязанности каждого работника отдела определяются соответствующей должностной инструкцией, согласовываемой с начальником подразделения и утверждаемой приказом руководителя предприятия».

Штатная численность работников подразделения может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к нему) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию предприятия.

В разделе «Цели и задачи» отражаются основные цели и задачи данного структурного подразделения.

Основные цели. Целью создания структурного подразделения является идеальное представление результата, которого должно достичь подразделение в процессе своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность структурного подразделения, а также определить его назначение и обозначить его место в структуре предприятия. Требования, которые предъявляются к формированию целей Положения, могут быть такими:

Достижимость;

Структурированность;

Согласованность с целями деятельности всего предприятия;

Точность и конкретность.

Цель создания отдела кадров может быть сформулирована, например, таким образом:

«…кадровое обеспечение деятельности организации». Структурное подразделение может иметь как одну, так и несколько целей, которые должны быть перечислены в Положении.

Основные задачи создания структурного подразделения — это определенное направление его деятельности, обеспечивающее достижение поставленной перед подразделением цели. В качестве основы для определения этих задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Исходя из этого основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом:

Обеспечение законности деятельности предприятия;

Защита правовых интересов предприятия.

Все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с Положением о структурном подразделении под расписку. Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения проставляют соответствующие отметки. Положение о структурном подразделении действует до его отмены или замены новым.

В процессе деятельности предприятия может возникнуть необходимость пересмотра и изменения существующих положений. Обычно это происходит в случае переподчинения подразделения, расширения его функций, изменения внутренней структуры. Следует учитывать, что внесение изменений в Положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно, повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения.

Основанием для внесения изменений в Положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы оформления данного приказа аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию.

УтверждаюРектор ФГАОУ ВПО «Северо-Кавказскийфедеральный университет»__________________А.А. Левитская»____»_____________2012 г.ПОРЯДОКвзаимодействия структурных подразделений федерального государственногоавтономного образовательного учреждения высшего профессиональногообразования «Северо-Кавказский федеральный университет» при осуществлениизакупок товаров, работ, услуг1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1.НастоящийПорядокрегламентируетвзаимодействиеструктурныхподразделений федерального государственного автономного образовательного учреждениявысшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет»(далее СКФУ) при осуществлении процедур закупок товаров, работ, услуг.2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАЯВОК ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЗАКУПОКТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ2.1. При возникновении потребности в закупке товаров, работ, услуг, Структурноеподразделение университета (Инициатор закупки) в лице начальника управления (директораинститута, директора филиала), подготавливает Заявку со всеми необходимымиприложениями1 (далее Заявка) (Приложение 1 и Приложение А, Б, В в зависимости от типазаявки).2.2. В Заявке необходимо указать наименование предмета закупки, ориентировочнуюстоимость и цель приобретения.2.3. Заполненная заявка направляется для предварительного одобрения и согласованияна электронную почту Управления планирования и организации закупок — 2.4. Управление планирования и организации закупок в течение 2 рабочих днейпроверяет заявку, предварительно одобряет и группирует товары, работы, услуги понаправлениям закупки. Заявке присваивается уникальный номер, и она возвращается пообратному электронному адресу Инициатору закупки.2.5. После предварительного согласования, Инициатор закупки передает Заявку насогласование в установленном порядке (Заявка согласовывается с Проректором понаправлению деятельности, Управлением стратегического планирования, Проректором пофинансово-экономической деятельности).2.6. Все заявки, поступившие в Управление планирования и организации закупокпередаются Ректору для наложения резолюции.1В случае выполнения строительно-монтажных работ, работ по текущему и капитальному ремонтуприложение к заявке оформляется по форме Приложение В.23. РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВОК И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СПОСОБА ЗАКУПКИ.3.1. Управление планирования и организации закупок в течение 2 рабочих дней:а) регистрирует заявку;б) рассматривает заявку2;3.2. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупокУправления планирования и организации закупок в течение 2 рабочих дней принимаетрешение о способе закупки товаров (работ, услуг):- Закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);- Закупка путем проведения открытого конкурса, открытого аукциона, открытогоаукциона в электронной форме, запроса котировок или запроса предложений.3.3. При необходимости, отдел Планирования контроля и техническогосопровождения закупок включает закупку в Единый план закупок, путем внесенияизменений, в соответствие с Положением о закупке.4. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРОЦЕДУР ЗАКУПКИ.4.1. Осуществление процедуры закупки у единственного поставщика(подрядчика, исполнителя).4.1.1. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок передаетЗаявку в отдел Материально-технического обеспечения;4.1.2. Отдел Материально-технического обеспечения совместно с Инициаторомзакупки определяет основные технические характеристики (торговые марки, производителей)предмета закупки.4.1.3. Отдел Материально-технического обеспечения совместно с Инициаторомзакупки, руководствуясь принципами целевого и экономически эффективного расходованияденежных средств Заказчика, определяет поставщика, подрядчика, исполнителя, у которогобудет производиться закупка товаров, работ, услуг. В случае, если цена закупки составляет400 000 рублей и более, Инициатор закупки предоставляет в отдел Материальнотехнического обеспечения расчет обоснования цены (3 коммерческих предложения) напроводимую закупку, после чего на основании полученных расчетов начальной(максимальной) цены производит отбор поставщика, подрядчика, исполнителя.4.1.4. Отдел Материально-технического обеспечения производит закупку товаровработ услуг за наличный и безналичный расчет:4.1.4.1. В случае приобретения товаров, работ, услуг за наличный расчет, специалистотдела Материально-технического обеспечения, который непосредственно производитзакупку, получает денежные средства под отчет и отчитывается по их использованию вУправление бухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля в порядкеустановленном Учетной политикой СКФУ.4.1.4.2. В случае приобретения товаров, работ, услуг за безналичный расчет,специалист отдела Материально-технического обеспечения совместно с Инициаторомзакупки:а) обеспечивает заключение договора;2 В случае, если приобретение осуществляется за счет Программы развития федерального государственногоавтономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральныйуниверситет» на 2012 — 2021 годы, Инициатор закупки предварительно представляет заявку на согласование наближайшем заседании Исполнительной дирекции.3б) организует приемку товара, работ, услуг. Поставка товара осуществляетсяцентрализованно. (В случае, если стоимость поставляемых товаров составляет 500 000, 00рублей и более, приемка данного товара осуществляется комиссией, утвержденной приказомректора);в) визирует товарные накладные (акты приемки-сдачи, акты выполненных работ(услуг), акты пуско-наладочных работ);г) осуществляет подписание документов для оплаты поставленных товаров(выполненных работ, оказанных услуг), передает вторые экземпляры оформленныхдокументов поставщику, подрядчику, исполнителю;д) передает оформленные документы на регистрацию в отдел Планирования контроляи технического сопровождения закупок.Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок, в течение 1рабочего дня регистрирует документы и передает их для оплаты в Управлениебухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля.4.2. Осуществление закупки путем проведения открытого конкурса, открытогоаукциона, открытого аукциона в электронной форме, запроса котировок илизапроса предложений.4.2.1. Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупоксовместно с отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоровопределяет в какой форме будет проводиться закупка (открытый конкурс, открытый аукцион,открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок, запрос предложений) (далеепроцедура);4.2.2. Инициатор закупки подготавливает Техническое задание (Приложение 2), исогласовывает его с отделом Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров,который проверяет Техническое задание на предмет соответствия требованиям Положения озакупке СКФУ. В случае непредставления информации или предоставления неполнойинформации в составе Технического задания, данное Техническое задание вместе с Заявкойвозвращается инициатору закупки для доработки;4.2.3. После согласования Технического задания с отделом Организации конкурсныхпроцедур и сопровождения договоров Инициатор закупки, в установленном порядкесогласовывает его с Проектной группой и передает в отдел Организации конкурсныхпроцедур и сопровождения договоров;4.2.4. После окончательного согласования Технического задания, отдел Организацииконкурсных процедур и сопровождения договоров регистрирует Заявку и Техническоезадание.4.2.4.1. В случае если начальная (максимальная) цена, определенная отделомОрганизации конкурсных процедур и сопровождения договоров, на основании данных,представленных Инициатором закупки с составе Технического задания, составит 4 000 000,00и более, Инициатору закупки необходимо представить на ближайшее заседание Совета позакупкам и контролю за проведением процедур закупок (далее Совет) Аннотацию наобоснование целесообразности закупки (Приложение 3) (кроме закупок по Программеразвития федерального государственного автономного образовательного учреждениявысшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет»на 2012 — 2021 годы).44.2.5. отдел Организации конкурсных процедур и сопровождения договоров в течение7 рабочих дней- составляет документацию- осуществляет согласование документации Ректором- размещает документацию на официальном сайте- в течение одного дня, со дня размещения на официальном сайте документации,извещает членов комиссии по осуществлению закупок (далее комиссия) о времени и местезаседания комиссии для проведения процедур предусмотренных Положением о закупке.4.2.6. комиссии, в срок установленный документацией, проводят заседания, всоответствие с Положением о закупке и Регламентом работы комиссий4.2.7. после определения победителя процедуры, отдел Организации конкурсныхпроцедур и сопровождения договоров в установленный Положением о закупке срок,подготавливает проект договора в трех экземплярах и передает его на согласование вустановленном порядке.4.2.8. копию подписанного договора отдел Организации конкурсных процедур исопровождения договоров передает Инициатору закупки.4.2.9. Инициатор закупки осуществляет контроль за исполнением договора:а) организует приемку товара, работ, услуг. Поставка товара осуществляетсяцентрализованно. (Приемка товаров, стоимость которых за единицу составляет 500 000, 00рублей и более, осуществляется комиссией, утвержденной приказом ректора);б) визирует товарные накладные (акты приемки-сдачи, акты выполненных работ(услуг), акты пуско-наладочных работ);в) осуществляет подписание документов для оплаты поставленных товаров,выполненных работ, оказанных услуг;г) передает вторые экземпляры оформленных документов поставщику, подрядчику,исполнителю.д) передает оформленные документы на регистрацию в отдел Планирования контроляи технического сопровождения закупок.Отдел Планирования контроля и технического сопровождения закупок, в течение 1рабочего дня регистрирует документы и передает их для оплаты в Управлениебухгалтерского учета, отчетности и финансового контроля.

Филиал имеет все необходимые документы, регламентирующие его управленческую деятельность и обеспечивающие эффективное взаимодействие и координацию всех функциональных служб и работников. К их числу следует, прежде всего, отнести Положения о подразделениях, в которых устанавливаются их назначение и место, структура, основные задачи и функции управления, права, ответственность и связи с другими структурными единицами и сторонними учреждениями.

В документах официально закреплено рациональное распределение функций управления между учебными и административными подразделениями филиала; конкретизированы их права в части принятия решений и использования имеющихся ресурсов; определены функциональные взаимосвязи между подразделениями по каждому комплексу задач управления; установлена ответственность сотрудников за качественное решение возложенных на подразделения функций управления.

Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора функции, задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

Общие положения;

Функции;

Руководство;

Организация и ликвидация.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике филиала позволяет:

Рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;

Повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;

Поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

Четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с другом;

Конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

Повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;

Организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим продолжением и развитием системы его управления.

Система управления филиалом отражена в его структуре (Рис.1.1.)

Рис. 1.1. Система управления филиалом

Структура филиала

В структуре филиала работают такие общие административные подразделения, как дирекция, учебно — методический отдел, отдел бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со студентами, хозяйственный отдел.

Ключевое место в ней занимают кафедры, которыми непосредственно руководят заведующие кафедрами, выбираемые Ученым советом РГГУ и утверждаемые ректором из числа специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание. Срок полномочий заведующего кафедрой в филиале — от одного года до трёх лет. Заведующие кафедрами несут ответственность за результаты деятельности возглавляемых ими кафедр, которые они представляют во всех подразделениях филиала и других организациях. Полномочия заведующих кафедрами определяются соответствующими Положениями, утверждаемыми директором филиала.

Взаимодействие структурных подразделений филиала обеспечивается соответствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение учебного года. Помимо плановых мероприятий в филиале осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внеплановые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений филиала издаются приказы директора. Система координации и взаимодействия основных структурных элементов и должностных лиц филиала отражена в Рис. 1.2.

В целях рационализации управления в филиале имеются междугородние и международные телекоммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в сеть Интернет.

Наличие указанной выше организационной структуры управления благоприятно сказывается на положении дел в филиале и способствует его эффективному функционированию, которое позволяет адекватно оценить степень соответствия достигаемых результатов установленным целям филиала, а также степень соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

При этом критерием эффективности организационной структуры филиала служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры — возможность более полного и стабильного достижения поставленных целей.

Филиал при анализе и оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанных показателей, характеризующих:

Эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности филиала и затраты на управление);

Содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;

Рациональность организационной структуры и ее технико-организационный уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.).

В филиале создана централизованная система делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии филиала при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления филиалом, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, содержательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

В целом система управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений соответствует Положению о филиале (Рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Системное управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами.

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами, в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

  1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
  2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
  3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия междуотделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Определения, термины и сокращения.
  3. Описания процессов.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ, в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ. В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

  1. Определение процессов.
  2. Выстраивание диаграммы.
  3. Детальное описание.
  4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример: «Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет».

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

  1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
  2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
  3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
  4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
  5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
  6. Изменить или дополнить штатное расписание.
  7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
  8. Обучить исполнителей новым правилам.
  9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
  10. Осуществить пробное внедрение регламента.
  11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
  12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
  13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

  1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: «Настоящим регламентом определяется порядок…».
  2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
  3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
  4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе «Термины, сокращения, определения» приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова «это», через тире. В разделе «Описание процесса» дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Подразделение — это система, социальная система.Если говорить о взаимодействии систем, то нам важны их входы и выходы, а внутреннее содержание системы — это черный ящик. Любое подразделение должно четко знать:

  • Свои входы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, и от кого и как получает,
  • Свои выходы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, кому и как передает.
  • Какие у подразделения права при приемке от поставщика, и при передаче потребителю.
  • Однако, в практике, всегда имеются совместные с другими подразделениями операции — и это уже нарушение принципа черного ящика. В социальных системах принцип черных ящиков работает не полностью.

Если взаимодействие структурных подразделений не будет указано в регламентах деятельности структурных подразделений предприятия — положениях о подразделениях — то возможны самые разные нестыковки, задержки, даже производство заведомо несоответствующей продукции. Возможны явные убытки как для предприятия, так и для подразделения. Однако если использовать для организации взаимодействия структурных подразделений только положения о подразделениях, то можно отметить следующие недостатки:

  1. Очень трудно составить положения о подразделениях с указанием всех необходимых входов и выходов.
  2. Двойная запись — при такой организации одни и те же операции (сдачи-приемки, возможно и другие) должны быть записаны и в положениях поставщика, и в регламентах потребителя. Они должны и синхронно изменяться при проведении изменений, со временем такие положения теряют свою актуальность.

Разработка и регламентация бизнес-процессовПервый недостаток, а частично и второй, можно исключить разработкой иерархической системы бизнес-процессов предприятия. Эти бизнес-процессы и покажут все необходимые входы и выходы всех структурных подразделений всех уровней иерархии.
Второй недостаток можно решить предварительно приняв, что регламентировать в положениях о подразделениях: входы — приемку у производителя, или выходы — передачу произведенной продукции потребителю (внутреннюю реализацию продукции).

Порядок взаимодействия структурных подразделений — диктат потребителя или диктат потребителя

Эту дилемму — диктат производителя, или диктат потребителя — современный менеджмент решает в пользу потребителя — производитель должен производить такую продукцию, которая наилучшим образом должна удовлетворять потребности потребителя. При этом процесс передачи (граница между подразделениями) заканчивается подписью потребителя о приемке продукции от производителя. Передача произведенного продукта — обязанность производителя и процедура передачи является процедурой производителя, однако проводимая при взаимодействии с производителем. При этом входы подразделений — это входящая продукция с утвержденными Акты сдачи-приемки. Если такого Акта нет, считается, что продукция на вход еще не поступила. Она еще у поставщика.

Однако, далеко не всегда возможна такая сложная формализованная передача. Тогда потребитель просто принимает продукцию, а если она оказывается несоответствующей — просто возвращает ее производителю, который дорабатывает или заменяет ее. И только при возникновении разногласий запускается процедура сдачи-приемки. Продукция считается принятой, если не поступило возврата. Это положение также включается в регламенты бизнес-процессов и положения о подразделениях.

Процесс взаимодействия — процедура на выходе бизнес-процесса подразделения

Выходы подразделения — продукция с утвержденными потребителем Актами сдачи-приемки. Если Акт не утвержден — продукция, юридически, еще не произведена. Соответственно весь процесс передачи продукции за подразделением-производителем. Он описывается в его положении о подразделении, в нем же описывается и необходимое взаимодействием с подразделением-потребителем. Процесс приемки на входах подразделения не описывается. Описывается только процедура возврата (или переходна нее) при обнаружении несоответствующей продукции.

Возможные недостатки системы бизнес-процессов

Однако встречаются и случаи, когда организация взаимодействие с другими структурными подразделениями требуется и внутри бизнес-процессов предприятия. И это недостаток системы бизнес-процессов предприятия. Еще Адам Смит писал, они должны быть «самостоятельны», т.е. не зависеть от других подразделений. А, если строго формально, то участие одного подразделения в бизнес-процессе другого подразделения должно выражаться двойной передачей деятельности между подразделениями — соответствующими входами и выходами, процедурами сдачи-приемки. Выход здесь заключается в том, чтобы все процедуры бизнес-процесса замыкались бы внутри одного подразделения. А иерархическая организационная структура предприятия отражала бы и иерархическую структуру системы бизнес-процессов.

Институциональные вопросы взаимодействия структурных подразделений
Необходимо отметить, что такая полная формализация бизнес-процессов в неизбежных нештатных ситуациях может приводить к большим проблемам. И выход здесь только в формировании такой корпоративной культуры, такой институциональной среды, которая обеспечит неформальную координацию деятельности подразделений, направленную на достижение цели предприятия. И основой этого являются коллективное целеполагание — совместная выработка общих целей с одновременным согласованием мотивов деятельности главным образом руководителей структурных подразделений на общий результат. Однако Ф. Херцберг с соавторами отметили: «Обзорное исследование нескольких тысяч статей и книг, в которых рассматривались факторы, формирующие то или иное отношение к работе, а также результаты отношения к работе в области производительности и качества труда, показало, что в данной сфере царит разброд мнений и неразбериха» . А мотивация совместной деятельности еще сложнее, чем индивидуальной.

Тем не менее наша компания в ходе более чем десятилетнего проведения консалтинговых проектов и теоретических исследований наша необходимые методики. Они базировались не только на трудах теоретиков менеджмента, но и на труды ученых в области теорий транзакционных издержек, агентских отношений, прав собственности, остаточных прав контроля, контракта. Среди них лауреаты четырех Нобелевских премий по экономике: Роберт Коуз (1991), Дуглас Норт (1993), Оливер Уильямсон (2009), Оливер Харт и Бенгт Хольстрём (2016). Предпосылки наших методик приведены в статьях » » — журнал «Стратегический менеджмент» №4, 2014 и » » — журнал «Проблемы экономики и менеджмента» №6 2016, в серии статей 2017 года. А завершение исследований отражено в серии статей 2018 года:

  • статьи » » и » » — журнал «Менеджмент Сегодня» №1 и №2, 2018;
  • статья » » — журнал «Менеджмент и бизнес-администрирование» № 2, 2018;
  • статьи » » и » » — журнал «Мотивация персонала и оплата труда» №3, №4 2018;
  • статья » » — международный журнал «Проблемы теории и практики управления» № 6, 2018.

И эти методики позволяют обеспечивать эффективное целеполагание с внутренней мотивацией персонала не только на личные результаты, а и на результаты совместной деятельности, позволяют создавать необходимую для этого институциональную среду предприятия.

Выводы

Таким образом организация взаимодействия структурных подразделений (как и организация самой организационной структуры) должна проводиться на базе системы бизнес-процессов предприятия, построенной так, чтобы каждый бизнес-процесс был самостоятельным и замыкался внутри одного подразделения. Это основные положения процентного подхода. Формальное взаимодействие структурных подразделений осуществляется на выходной процедуре сдачи-приемки продукции, ответственность за которую лежит на подразделении-производителе (или процедуре анализа несоответствующей продукции).

Необходимо также и неформальное взаимодействие структурных подразделений, особенно при нештатных ситуациях. Оно должно базироваться на институциональной среде предприятия, направленной на достижение не только личных целей, но и целей совместной деятельности, целей предприятия в целом.

__________________
Отзывы, комментарии и вопросы по статье:
«Организация взаимодействия структурных подразделений»
16.11.2018 10:37 Анюта

Какие функции осуществляет совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы?

16.11.2018 16:54 Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н.

Функция совокупности взаимодействующих структурных подразделений экономической системы — это достижение целей системы

16.01.2019 20:41 Виталий К.

Как обеспечить эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия в решении организационных вопросов?

17.01.2019 10:35 Консультант Жемчугов Михаил, к.т.н.

Суть вопроса в том, что взаимодействуют не «структурные подразделения», а люди. В первую очередь — руководители структурных подразделений. А люди эффективно взаимодействуют только тогда, года это взаимодействие взаимовыгодно. Поэтому директивное — сверху — решение организационных вопросов всегда неэффективно, поскольку не может учитывать интересы ни руководителей структурных подразделений, ни их коллективов. Эффективно только консенсусное решение организационных вопросов.

  • Корреспонденты на фрагмент
  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Утверждена

приказом Министерства

труда и социальной защиты

Кыргызской Республики

от 20 января 2000 года № 8

Инструкция
о порядке взаимодействия между отделами социальной защиты и областными (Региональным) Центрами по начислению и выплате пособий
I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет взаимодействие между районными, городскими отделами социальной защиты и областными (Региональным) Центрами по начислению и выплате пособий по назначению, начислению и выплате государственных пособий (далее — Центр).

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Кыргызской Республики «О государственных пособиях в Кыргызской Республике» (далее — Закон) и Инструкцией «О выплате государственных пособий предприятиями Министерства транспорта и коммуникаций и органами социальной защиты Кыргызской Республики».

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

II. Процедура назначения государственного пособия в отделе социальной защиты

3. В соответствии со ст. 17 Закона заявление о назначении государственного пособия (далее — ГП) подается в отдел социальной защиты по месту жительства (прописки) граждан.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

4. ГП назначается с момента подачи заявления о назначении и только при предоставлении всех необходимых документов для назначения ГП. Для предоставления дополнительных документов заявителю предоставляется двухмесячный срок. При этом, если заявитель предоставил дополнительные документы в течение двух месяцев, то ГП назначается с момента подачи заявления.

В случаях, когда дополнительные документы представлены по истечении двухмесячного срока, назначение ГП производится со дня предоставления последнего документа.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

5. Заявления на назначение ГП регистрируются в специальных журналах единого образца (приложения 1, 2).

У каждого специалиста по назначению ГП должен быть отдельный журнал регистрации по своему участку и свой номер по участку, т.е. если в ОСЗ пять специалистов по назначению ГП, то должно быть пять порядковых номеров по участкам. При регистрации заявления в журнале, затем в протоколе номер участка указывается через дробь.

Например:

2/317:

— 2 номер участка специалиста ОСЗ;

— 317 регистрационный номер заявления на назначение ГП.

Аналогично пишется и в протоколе.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

6. Заявление о назначении ГП рассматривается отделами социальной защиты (далее — ОСЗ) в срок не позднее 10 дней при наличии всех необходимых документов.

Общеустановленный срок назначения ГП может быть сокращен в случаях, когда недостающие документы представлены менее чем за 10 дней до истечения 2-месячного срока. Решение о назначении ГП должно быть принято в таких случаях, также до истечения 2-х месячного срока.

Например: заявление подано 1 января, недостающий документ представлен 26 февраля, решение о назначении ГП должно быть принято не позднее 1 марта.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

7. Специалист по назначению пособий ОСЗ в двухмесячный срок должен произвести визиты на дом и предприятия до назначения ГП независимо от того, что документы представлены не в полном объеме.

Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме
Чтобы продолжить, выберите ниже один из вариантов оплаты

Вы можете купить этот документ
150 тг

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *