УПД заменяет торг 12

Оформление универсального передаточного документа. Может ли он использоваться вместо товарной накладной?

Количество экземпляров Постановка подписей Постановка печати

Что это такое, вместо каких документов может использоваться?

УПД – расшифровывается как универсальный передаточный документ. Создан для выполнения разных функций, в частности для уменьшения издержек обработки бумажной бухгалтерии.

УПД действует активно и используется в документообороте разных организаций. Его ввела и узаконила Федеральная налоговая служба (ФНС) письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Отличия УПД от накладных:

  • Разница УПД и товарной накладной (ТОРГ-12) — в том, что УПД содержит помимо перечисления товара, цены на каждый товар, общей суммы еще и данные по НДС, таможенной декларации и страну происхождения товара.
  • От товарно-транспортной УПД отличается отсутствием транспортной составляющей документа.

Когда оформляется?

Для упрощения документооборота разработана единая форма универсального передаточного документа. УПД может быть использован как организациями, так и индивидуальными предпринимателями. Его применение возможно при любой системе налогообложения.

УПД оформляют при:

  • поставке товаров, услуг или выполнении работ;
  • передаче имущественных прав пользования.

Преимущества использования:

  • уменьшение документооборота;
  • единый стиль и форма оформления разных бухгалтерских учетных документов таких, как ТОРГ-12, М-15, акты передач, ТТН;
  • сокращение времени на оформление, обработку, проверку всех видов документов, когда есть единая форма;
  • единый документ снижает риск расхождения в цифрах и реквизитах между документами по одной экономической сделке;
  • уменьшение расходов на бумагу, на место для хранения в архиве.

Заменяет ли счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 и транспортную (ТТН)?

Рассмотрим, заменяет собой универсальный передаточный акт товарно-транспортную накладную (ТТН) или нет, что лучше – УПД или ТОРГ-12, и нужна ли транспортная накладная, если есть универсальный документ.

УПД не заменяет транспортную накладную, так как в нем нет строк, относящихся к транспорту, имеющихся во втором документе. Транспортная накладная нужна для сопровождения перевозки товара.

УПД не может заменить ТТН, если договором предусмотрена отгрузка товара на склад покупателя автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т оформляется при любом раскладе независимо от того, кто доставляет товар: покупатель, продавец или наемный грузоперевозчик, нанятый любой из сторон договора.

УПД может заменять счет-фактуру, так как основная часть сформирована по ее образу и подобию и содержит все необходимые данные.

Помимо обязательных реквизитов счет-фактуры, перечисленных в пункте 5 и пункте 6 статьи 169 НК РФ, УПД содержит обязательные данные первичного учетного документа, узаконенные части 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

  • порядковый номер и фактическая дата составления;
  • данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
  • наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
  • идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
  • фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
  • строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
  • наименование товара/услуги;
  • единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
  • количество товара/услуги;
  • стоимость единицы продукта/услуги;
  • валюта, в которой ведется расчет;
  • данные по акцизу, если это акцизный продукт;
  • налоговая ставка;
  • итоговая сумма облагаемого налога;
  • итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
  • страна происхождения товара, если это предмет сделки;
  • номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

  1. название «Универсальный передаточный документ»;
  2. реальное время составления;
  3. название организации (фирма, ИП, другое);
  4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
  5. количественная характеристика (единица измерения);
  6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

Если УПД имеет «статус 1» и выполняет функции счет-фактуры и первичного учетного документа, то все графы должны быть заполнены.

Если УПД имеет «статус 2» и выполняет функции только первичного учетного документа, заполнение всех пунктов не обязательно.

В частности не подлежат заполнению:

  • налоговая ставка;
  • данные по акцизу;
  • строка «к платежно-расчетному документу»;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

Количество экземпляров

Документ распечатывается в двух экземплярах, как и вся первичная документация:

  • первый экземпляр остается у продавца с подписью и печатью покупателя, подтверждающими факт получения услуги или товара;
  • второй экземпляр вручается покупателю.

По запросу покупателя количество экземпляров можно увеличить.

Постановка подписей

Официально шаблон УПД имеет 5 граф для подписания документа со стороны продавца. Но не все поля в обязательном порядке нужно подписывать.

  • Если он используется только в статусе первичной документации, то достаточно двух подписей: от руководителя организации и главного бухгалтера.
  • Если УПД используется как замена ТОРГ-12 и счет-фактуры, то будут еще подписи лица, совершившего отгрузку товара, подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца.

    Также будут подписи со стороны покупателя: лица, получившего товар и ответственного за хозяйственную часть.

Постановка печати

В УПД есть обозначение М.П. (место печати), что предполагает постановку печати. Но постановка печати в счет-фактурах всегда была не обязательной. Поэтому при подаче бумаг в ФНС без печати, это не будет считаться ошибкой. Отсутствие печати не является поводом для отказа в вычете НДС и подтверждения расходов в целях налогообложения.

Различные виды накладных сопровождают груз в процессе транспортировки, а также на их основании осуществляется списание с баланса предприятия отгруженных материальных ценностей. На нашем портале вы найдете полную информацию об особенностях заполнения таких документов первичной отчетности, как требование-накладная, расходная, приходная, возвратная, расходно-приходная, на отпуск товара и передачу готовой продукции в место хранения.

Итак, универсальный передаточный документ значительно упростил работу бухгалтерии. Теперь нет необходимости сличать товарную накладную и счет-фактуры на предмет различий и разногласий, уменьшилось количество бумаг для проверки. Появление единого образца, заменяющего передаточный документ и счет-фактуру, существенно упростило работу службы бухгалтерии.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику?

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры», далее – письмо о применении УПД).

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ.

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД. И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен

БЛАНК

Бланк счета-фактуры

Другие бланки

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам (п. 8 ст. 169 НК РФ) в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее – закон о бухучете).

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

  • форму счета-фактуры, установленную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137);
  • формы первичных документов, разработанных самостоятельно и содержащих все реквизиты в соответствии с ч. 2 ст. 9 закона о бухучете.

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

  • учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
  • использовать право на вычет по НДС;
  • подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: ст. 252 НК РФ не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

В п. 1 ст. 169 НК РФ прямо прописано, что именно счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия НДС к вычету. В то же время есть разъяснения контролирующих органов, согласно которым указание в этом документе дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете (например, письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03-07-15/17, письмо о применении УПД). Кроме того, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект может объединить информацию ранее обязательных форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами счетов-фактур.

Также и сама форма предусматривает использование УПД в качестве счета-фактуры – для этого нужно поставить соответствующую отметку в поле «Статус».

Таким образом, УПД можно рассматривать как счет-фактуру с дополнительными реквизитами, и соответственно, налогоплательщикам не стоит бояться заявлять вычеты на его основании.

Заполняем форму УПД

Форма УПД, вместе с порядком и рекомендациями по ее заполнению была разработана ФНС России и предложена к использованию в письме о его применении.

Первая часть это документа практически идентична форме счета-фактуры, лишь с той разницей, что в УПД есть реквизит «Статус», две новые графы «№ п/п» и «Код товара/работ, услуг», а также поле, в котором нужно прописать на скольких листах он составлен.

Реквизит «Статус» выбирается налогоплательщиком из двух вариантов:

  • 1 – счет-фактура и передаточный документ (акт);
  • 2 – передаточный документ (акт).

БЛАНКИ

Бланк УПД

Образец заполнения УПД

Другие бланки

Указанный реквизит является основополагающим, так как он определяет цель, для которой оформляется УПД. Иными словами, если налогоплательщик хочет не просто оформить факт хозяйственной жизни, но и принять к вычету НДС на основании УПД, то он в качестве статуса должен выбрать «1». Если УПД будет использован исключительно как первичный документ в целях бухгалтерского и налогового учета, например, такой вариант подходит для упрощенцев и ИП, то в качестве статуса проставляется «2». В последнем случае можно не заполнять (ставить прочерки) в показателях, установленных в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры.

Что касается двух новых граф, то законодательство не устанавливает эти реквизиты в качестве обязательных. По мнению ФНС России, выраженному в письме о применении УПД, порядковый номер может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций, а в графе «Код товара/ работ, услуг» может указываться:

  • артикул в отношении товаров;
  • код деятельности по ОКВЭД и ОКУН в отношении работ и услуг.

Что касается обязательных реквизитов, то особых изменений в них не произошло. Теперь, учитывая, что документ можно использовать для разных фактов хозяйственной деятельности, в строке 2 «Продавец» и в строке 6 «Покупатель» указываются участники различных гражданских правоотношений. Например, в случае передачи имущественных прав – лицензиара и лицензиата, правообладателя и пользователя, а при передаче выполненных работ – подрядчика (субподрядчика) и заказчика (генподрядчика).

Остальные реквизиты, которые соответствуют информации, содержащейся в счете-фактуре, заполняются в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права). Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность. Оба реквизита являются обязательными.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11, а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД. Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. В свою очередь в строке 17 «Иные сведения о получении/приемке» указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными. Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15), а также руководитель организации или главный бухгалтер. В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени. Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять. Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

Так, в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@ прямо сказано, что УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ЕСХН и УСН. Обратите внимание, что это письмо обязательно для применения налоговыми органами, так как размещено на сайте www.nalog.ru в соответствующем разделе (письмо ФНС РФ от 23 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15678@ «О разъяснениях ФНС России»).

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите «Статус» проставлено значение «1» и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

    МНЕНИЕ

    Анна Лозовая, ведущий советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России:

    «В настоящее время Минфин России разработал законопроект, который вносит изменения в гл. 21 НК РФ. В нем устанавливается возможность дополнять счета-фактуры реквизитами, свойственными первичным учетным документам, но при условии, что первичная форма счета-фактуры будет присутствовать. Сейчас этот проект находится на согласовании, и планируется, что в сентябре этого года он уже будет внесен в Госдуму.

    Сейчас же налогоплательщикам, подтверждая вычеты по НДС при использовании УПД, приходится руководствоваться только разъяснениями ФНС России, которые были доведены до всех территориальных налоговых органов».

Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.

Документы по теме:

  • Налоговый кодекс Российской Федерации
  • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»
  • Письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03-07-15/17
  • Письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@
  • Письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры»
  • Письмо ФНС РФ от 23 сентября 2011 г. № ЕД-4-3/15678@ «О разъяснениях ФНС России»

Новости по теме:

ФНС России разработан проект формы универсального корректировочного документа – ИА «ГАРАНТ», 6 марта 2014 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *