Удержание подотчетной суммы проводка

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт

Кт

Описание операции

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

20–44

Начислена заработная плата сотруднику

Удержан НДФЛ из зарплаты

Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт

Кт

Описание операции

Списан долг на основании приказа

Удержан НДФЛ с суммы списанного долга

Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вариант 1

1. Назовите основные формы оплаты труда:

а) Повременная, сдельная, аккордная.

б) Основная и дополнительная.

в) Простая повременная и простая сдельная.

г)Только основная.

2. При повременных формах оплата производится за:

а) Определенное количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ.

б) Число единиц изготовленной продукции и выполненных работ и, исходя из твердых сдельных расценок, установленных с учетом необходимой квалификации.

в) За перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

г) Зависит от объема произведенной продукции.

3. При сдельно-прогрессивной системе оплата труда повышается за:

а) Перевыполнение выработки и достижение определенных качественных показателей (отсутствие брака, рекламации и т.п.).

б) Выработку сверх нормы.

в) Выполнение определенных стадий работы или производство определенного объема продукции.

г) За отработанное в ночное время.

4. Тарифная система:

а) Представляет собой совокупность нормативов, с помощью которых регулируется уровень зарплаты различных групп и категорий работников в зависимости от следующих условий: сложности выполняемой работы, условий труда, в том числе отклоняющихся от нормальных природно-климатических условий, в которых выполняется работа, интенсивность труда (совмещение профессий, руководство бригадой и др.), характер труда.

б) Предполагает определение размера заработной платы каждого работника в зависимости от конечного результата всего рабочего коллектива.

в) Предполагает ежемесячное определение размера должностного оклада работника, в зависимости от уровня производительности труда на обслуживаемом участке при условии выполнения задания по выпуску продукции.

г) Находится в прямой зависимости от производительности труда.

5. Назовите основные виды оплаты труда:

а) Повременная и сдельная.

б) Только основная.

в) Основная и дополнительная.

г) Простая повременная и простая сдельная.

6. К дополнительной заработной плате относятся:

а) Премия за экономию материалов.

б) Выплаты за непроработанное время.

в) Заработная плата.

г) Нет верного ответа

7. Лицевой счет открывается сроком на:

а) Месяц.

б) Квартал.

в) Год.

г) Бессрочный

При увольнении работник должен получить справку из бухгалтерии о доходе и удержанном налоге на доход за все отработанное время с начала года по день увольнения.

а) Да.

б) Нет

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) По собственному желанию сотрудника.

9. Учет отработанного времени, необходимого при начислении заработной платы, а также правильного определения средней численности работников на предприятии организуется:

а) В лицевом счете работника.

б) В табеле учета рабочего времени (ф. № Т-12).

в) В штатном расписании.

г) Нет верного ответа.

10. Учет рабочего времени может быть:

а) Полным и частичным.

б) Основным и дополнительным.

в) Поденным и суммированным.

г) Нет верного ответа.

11. Поденный учет предусматривает:

а) Подсчет отработанного времени в течение каждого дня и применяется в тех случаях, когда дневная продолжительность рабочего дня постоянна.

б) Суммирование рабочего времени за месяц.

в) Суммирование рабочего времени за год.

г) Нет верного ответа.

Запрещается взаимозачет переработки в течение одного дня и недоработки в другие дни?

а) Да.

б) Нет.

в) По усмотрению администрации предприятия.

г) Нет верного ответа.

13. Численность работников постоянно должна уточняться на основании:

а) Табелей учета рабочего времени.

б) Лицевых счетов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении

г) Нет верного ответа.

14. Табель заполняется:

а) На всех работников, принятых на постоянную, сезонную или временную работу, сроком на один день и более, со дня зачисления, кроме принятых по договорам подряда.

б) Только на работников, принятых на постоянную работу.

в) Только на сезонных работников.

г) Нет верного ответа.

15. Существуют два метода ведения табеля учета рабочего времени:

а) Метод основной и дополнительной регистрации явки на работу.

б) Метод сплошной регистрации явки на работу по табельной системе или метод регистрации отклонений.

в) Метод основной регистрации явки на работу или метод регистрации отклонений.

г) Метод дополнительной регистрации явки на работу или метод сплошной регистрации.

16. Для расчета заработной платы работников, находящихся на повременной оплате труда, используются:

а) Данные табелей учета отработанного времени.

б) Данные нарядов, рапортов, маршрутных листов.

в) Приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении.

г) Нет верного ответа.

17. В условиях мелкосерийного и индивидуального производства основным первичным документом по учету выработки является:

а) Наряд на сдельную работу.

б) Маршрутные листы или карты.

в) Лицевых счетов.

г) Нет верного ответа.

18. Обязательными удержаниями являются:

а) Налог на доходы физических лиц по исполнительным листам и надписями нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

б) Ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период.

в) Погашение задолженности по подотчетным суммам.

г) Нет верного ответа.

19. Расчеты по возмещению персоналом материального ущерба отражаются на счете:

а) 73.

б) 70.

в) 75.

г) 71.

20. Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется:

а) По группам работников предприятия.

б) По каждому работнику организации.

в) Не ведется на предприятии.

г) Нет верного ответа.

Ключ к тесту: вариант №1

№ вопроса Правильный ответ
1 а)
2 а)
3 б)
4 а)
5 в)
6 б)
7 в)
8 а)
9 б)
10 в)
11 а)
12 а)
13 в)
14 а)
15 б)
16 а)
17 а)
18 а)
19 а)
20 б)

Вариант №2

1. Удержание налога на доходы физических лиц отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

г) Нет верного ответа.

2. Удержание неиспользованных авансовых сумм отражается бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

3. Удержания по исполнительным листам отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 69.

4. Удержания за допущенный брак отражаются в учете бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

5. Удержания за причиненный материальный ущерб отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 60.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

6. Удержания на благотворительные цели отражаются бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 77.

7. Удержания за форменную одежду отражаются записью:

а) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

8. Удержания по договорам добровольного страхования отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 73 Кт сч. 76.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

9. Удержания за товар, проданный в кредит, отражаются записью:

а) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 75.

10. Удержание займов, ссуд, выданных работнику предприятия, отражается записью:

а) Дт сч. 76 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 73.

в) Дт сч. 73 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71

11. Сверхурочные не должны превышать для каждого работника:

а) Двух часов в течение двух дней подряд.

б) Четырех часов в течение двух дней подряд.

в) Четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

г) 120 часов в год.

12. Пособие по беременности и родам, выплачиваемое работнику организации:

а) Включается в совокупный доход в целях обложения налогом на доходы физических лиц.

б) Не включается в совокупный доход и не облагается налогом на доходы физических лиц.

в) Включается в доход, но не облагается налогом.

г) Не облагается налогом на доходы физических лиц.

Какой бухгалтерской записью отражается операция «С расчетного счета получены наличные деньги для выплаты заработной платы»?

а) Дт сч. 70 Кт сч. 51.

б) Дт сч. 70 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 50 Кт сч. 51.

г) Дт сч. 51 Кт сч. 70.

14. На сумму депонированной заработной платы делается бухгалтерская запись:

а) Дт сч. 51 Кт сч. 76.

б) Дт сч. 76 Кт сч. 50.

в) Дт сч. 70 Кт сч. 76.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 71.

15. Невостребованная депонированная заработная плата хранится на расчетном счете организации:

а) В течение двух лет.

б) Срок хранения не ограничен.

в) В течение трех лет.

г) В течение десяти лет.

16. В расчетно-платежную ведомость заносят:

а) Только сумму заработной платы, подлежащую выдаче.

б) Только начисленную заработную плату, подлежащую выдаче.

в) Сумму начисленной заработной платы, суммы удержаний и сумму к выдаче.

г) Сумму начисленной заработной платы и суммы удержаний.

17. Начисление оплаты труда рабочим, занятым разборкой разрушенного вследствие землетрясения здания, оформляют бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 91 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 99 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 84 Кт сч. 68.

г) Дт сч. 70 Кт сч. 99.

18. Заработная плата, начисленная рабочим цехов основного производства, оформляется бухгалтерской записью:

а) Дт сч. 20 Кт сч. 70.

б) Дт сч. 25 Кт сч. 70.

в) Дт сч. 26 Кт сч. 70.

г) Дт сч. 28 Кт сч. 70.

Заявление на удержание подотчетных сумм

Работодатель может выдавать денежные средства под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды своим работникам, а также иным лицам (к примеру, исполнителям по ГПД). Скажем, на приобретение ТМЦ или на командировочные расходы.

Для определения перечня лиц, которые могут получать деньги под отчет, работодатель может издать приказ о назначении подотчетных лиц.

Деньги могут выдаваться наличными из кассы или путем перечисления на карту работника. О том, как составить заявление на получение подотчетных сумм на карту, мы рассказывали .

Получив деньги под отчет, работник в дальнейшем должен будет отчитаться за них. То есть предоставить работодателю документы, подтверждающие понесенные за его счет расходы, и вернуть остаток.

По полученным наличным деньгам срок для отчета – 3 рабочих дня после истечения срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу (к примеру, при возвращении из командировки) (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Срок выдачи денег под отчет работодатель утверждает сам и закрепляет в локальном нормативном акте (к пример, в Положении о расчетах с подотчетными лицами). Для выдачи денег в безналичном порядке работодателю необходимо утвердить не только срок, на который они выдаются, но и срок, который дается работникам на то, чтобы отчитаться по полученным суммам.

Если работник не отчитался по выданным ему деньгам, может ли работодатель удержать задолженность из причитающейся такому работнику заработной платы? И нужно ли брать от работника заявление на удержание подотчетных сумм?

К слову, напомним, что закон не запрещает выдавать наличные деньги под отчет лицам, которые не отчитались за ранее полученные средства и имеют долг перед работодателем. Это же касается и безналичной выдачи денег под отчет.

Как удержать подотчетные суммы у работника?

Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ. Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд.

Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой. В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно. Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание. Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ. Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Составляем заявление на удержание подотчетных сумм из зарплаты

Работник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольной форме. Заявление адресуется руководителю организации, содержит сведения о работнике, о дате получения денег под отчет, сумме, которую работник разрешает удерживать, а также дату, с которой может производиться удержание.

Приведем образец заполнения заявления на удержание подотчетных сумм из заработной платы работника.

Пред. / След. Скачать форму заявления на удержание подотчетных сумм из зарплаты работника можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *