Кадровый учет в обособленном подразделении
Добрый вечер!
ТК РФ не конкретизирует, что следует понимать под местом работы ( «место работы» и «рабочее место» — не тождественные понятия).
Также не следует отождествлять понятия «структурное подразделение» и «обособленное структурное подразделение».
Как следует из п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и так далее, а под другой местностью — местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
В свою очередь, административно-территориальные границы отражаются в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (утв. Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413) (далее — ОКАТО) и Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований ОК 33-2005 (утв. Приказом Ростехрегулирования от 14.12.2005 N 310-СТ) (далее — ОКТМО).
Таким образом, обязанность указывать в трудовом договоре местонахождение обособленного подразделения ТК РФ требует только в случае, если обособленное подразделение расположено в иной местности, чем головной офис организации, за пределами административных границ населенного пункта, указанного в учредительных документах работодателя как место государственной регистрации (п. п. 2, 3 ст. 54 ГК РФ).
Указание на структурное подразделение согласно ч. 4 ст. 57 ТК РФ не относится к числу обязательных условий трудового договора.
Перемещение работника у того же работодателя в другое структурное подразделение, располагающееся в той же местности, согласия работника не требует (ст. 72.1 ТК РФ), если это не влечет изменений условий трудового договора. Если же структурное подразделение ясно названо в трудовом договоре, то при желании работодателя его изменить речь идет уже не о перемещении, а о переводе на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
В трудовую книжку сведения об обособленном подразделении вносятся, если они указаны в трудовом договоре в качестве существенных ( (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Представляется, что когда работники принимаются на работу в структурные подразделения в пределах административно-территориальных границ города Москвы, указывать в качестве места работы на конкретное структурное подразделение не обязательно. В случае если работники принимаются на работу в структурные подразделения, расположенные на территории Московской области (по соответствующим населенным пунктам), в трудовых договорах, заключаемых с ними, необходимо указывать место их работы с указанием обособленного структурного подразделения.
При этом эксперты считают возможным указывать местонахождение обособленного структурного подразделения обобщенно, по наименованию населенного пункта.
Тут уже Вам самим смотреть, как выгоднее: ответ на вопрос, в интересах ли работодателя уточнять в трудовом договоре конкретное рабочее место работника вплоть до отдела или агрегата (механизма), на котором трудится работник, либо нет, неоднозначен. Для целей более эффективного и быстрого «переброса» кадров из одного структурного подразделения в другое в пределах одного и того же населенного пункта (с одного агрегата (механизма) на другой) имеет смысл не конкретизировать данный пункт трудового договора, поскольку в этом случае данный «переброс» будет квалифицирован как перемещение и не потребует получения согласия работника. С другой стороны, указание конкретного рабочего места в трудовом договоре может помочь работодателю, например, в случае необходимости доказать отсутствие работника на рабочем месте.
Что касается дополнительного документального оформления, то по всем подразделениям у Вас (согласно действующей практике) должны иметься приказы об их создании, по штатной расстановке должно прослеживаться, в каком конкретно подразделении работает каждый сотрудник; в приказах о приеме на работу (трудовых договорах, трудовых книжках) обособленное структурное подразделение указывается в случаях, являющихся обязательными (см. выше), если иное не практикуется в Вашей организации (в частности — детализация по всем структурным подразделениям с указанием конкретных адресов их местонахождения).
Трудовой договор с руководителем обособленного подразделения
Трудовой договор с руководителем обособленного подразделения (филиала, представительства или иного обособленного подразделения) заключается в общем порядке, как и с любым иным работником организации. В то же время есть и свои особенности.
Назначение на должность руководителя обособленного подразделения
Представительства, филиалы и иные обособленные подразделения не являются самостоятельными юридическими лицами (ст. 55 ГК РФ). Руководители обособленных подразделений назначаются юридическим лицом и действуют на основании доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). То есть заключению трудового договора с руководителем обособленного подразделения предшествует избрание на должность (ст. 16 ТК РФ).
Поскольку руководитель обособленного подразделения действует от имени организации на основании положения и доверенности, эти сведения желательно отразить в трудовом договоре с ним.
После избрания на должность с руководителем обособленного подразделения, как и с любым работником, заключается трудовой договор. А затем необходимо издать приказ о приеме на работу. То есть здесь никаких особенностей оформления не будет.
Условие об испытательном сроке
Руководителю обособленного подразделения может быть установлен испытательный срок не более 6 месяцев. Условие об испытании должно быть прописано в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ).
Место работы в трудовом договоре: обособленное подразделение
В трудовом договоре с руководителем обособленного подразделения важно прописать условие о месте работы, а именно сделать указание на обособленное подразделение и его местонахождение (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, ст. 55 ГК РФ, п. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 N 2).
Полномочия руководителя обособленного подразделения
Полномочия руководителя обособленного подразделения логичнее изложить не в трудовом договоре с ним, а в доверенности, выданной руководителю подразделения. Тогда изменение этих полномочий в одностороннем порядке не потребует проведения процедуры, предусмотренной ст. 72 Трудового кодекса, как при изменении определенных сторонами условий трудового договора.
Можно ли заключить срочный трудовой договор с руководителем обособленного подразделения
Один из случаев, установленных ТК РФ, когда может заключаться срочный трудовой договор (договор на определенный срок) – это заключение такого договора с руководителями организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Вместе с тем, следует различать руководителя организации и руководителя обособленного подразделения организации. Руководитель обособленного подразделения не является руководителем организации (ст. 55 ГК РФ). А толковать расширительно нормы ч. 2 ст. 59 ТК РФ или применять их по аналогии по отношению к руководителю обособленного подразделения нельзя.
Следовательно, с руководителем обособленного подразделения срочный трудовой договор может быть заключен только по общим основаниям.
Трудовой договор с руководителем подразделения: образец
Трудовой договор с руководителем филиала может выглядеть так:
Пред. / След. Трудовой договор с руководителем подразделения: скачать бланк Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Увольнение руководителя обособленного подразделения
В случае прекращения деятельности филиала, представительства, иного обособленного подразделения, расположенного в другой местности по сравнению с местонахождением самой организации, расторжение трудового договора с руководителем обособленного подразделения производится по правилам, предусмотренным при ликвидации организации (уведомление об увольнении за 2 месяца, сообщение в службу занятости и т.д.) (ст. 81 ТК РФ).
Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?
Время на чтение: 5 мин 32
Организациями, в составе которых имеются обособленные подразделения, достаточно часто допускаются ошибки в составлении штатной документации. Поэтому данную статью посвятим разбору того, как может осуществляется прием на работу в обособленное подразделение, кто может заполнять трудовые книжки сотрудников, может ли быть у филиала свое штатное расписание, и др.
Что является обособленным структурным подразделением?
Согласно статье 55 ГК РФ, обособленное подразделение является представительством юридического лица, расположенным вне места постоянного нахождения последнего, представляющим его интересы и обеспечивающим их защиту.
Характерные черты обособленного структурного подразделения:
- не является юридическим лицом;
- должно быть указано в учредительной документации создавшего его юридического лица;
- наделено имуществом юридического лица, сформировавшего его;
- в налоговом органе регистрируется по адресу фактического местонахождения.
Если отдельное подразделение является филиалом юридического лица, то им осуществляются все функции последнего, включая и функции представительства.
На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено. Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю.
Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно. Такой организацией документооборота предусматривается следующее:
- вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия;
- вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации;
- ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.
Оформление работника в филиал/представительство
Прием на работу в обособленные структурные подразделения осуществляется путем заключения с соискателем трудового контракта, который со стороны нанимателя подписывается руководителем этого подразделения.
Стоит отметить, что в качестве нанимателя в таком случае выступает не филиал/представительство, а сама организация в лице руководителя учреждения. В преамбуле контракта о сотрудничестве должно быть указано: «Общество с ограниченной ответственностью «Трудовик» в лице директора Первомайского филиала ООО «Контакт» Астапова Остапа Остаповича, действующего по доверенности № 111111 от 10.10.14, именуемое дальше «Работодатель»».
Согласно статье 57 ТК РФ, при трудоустройстве в обособленное структурное подразделение в контракте должно быть отмечено, что предлагаемое место работы будет предоставлено в указанном представительстве/ филиале, а также местонахождение последнего.
В реквизитах контракта должны быть указаны реквизиты головной организации, то есть, для вышеприведенного примера, ООО «Трудовик».
Перед подписанием контракта о сотрудничестве работник в обязательном порядке должен быть под роспись ознакомлен с:
- коллективным договором (если он имеется);
- правилами внутреннего распорядка;
- другими нормативными актами локального типа, которые непосредственно касаются трудовой деятельности по замещаемой должности.
После заключения договора о сотрудничестве руководителем филиала/представительства издается приказ по форме № Т-1 о принятии сотрудника на работу. Это распоряжение должно быть представлено для ознакомления под роспись новому работнику в течении трехдневного срока с момента начала выполнения им установленных контрактом должностных обязанностей.
В соответствии с трудовым законодательством России, работодателями ведутся трудовые книжки для всех лиц, проработавших у них свыше пяти дней, если для последних занимаемое в организации этого нанимателя место работы является основным.
Итак, согласно приказу, уполномоченным сотрудником производится запись в трудовой книжке о приеме на работу в обособленное подразделение. Эта запись может быть представлена следующим образом: заголовок – «ООО «Трудовик», в первой графе – порядковый номер отметки, во второй графе — дата трудоустройства согласно приказу, в третьей графе — «Принят на работу в Первомайский филиал в отдел реализации на должность торгового агента», в четвертой графе – дата и номер распорядительного документа.
Далее на нового сотрудника составляется личная карточка по утвержденной Постановлением №1 форме № Т-2, сведения, включенные в которую, должны быть заверены подписью работника.
Трудоустройство: Видео
Выбор способа ведения кадрового делопроизводства в обособленным подразделении
Анализируя вышеизложенное, можно отметить, что то, как будет осуществляться учет персонала в обособленном структурном подразделении, зависит от выбранного способа кадрового документооборота – централизованно или по месту. Оба варианта обладают как плюсами, так и минусами, так что выбор здесь полностью зависит от предпочтений работодателя.
При централизованном регулировании трудовых отношений следует детально продумать и документально закрепить процедуру и сроки перенаправления кадровой документации, с учетом при этом сроков, определенных трудовым законодательством. В случае передачи полномочий по управлению трудовых взаимоотношений непосредственно руководителю филиала/представительства, очень важно правильно оформить соответствующую документацию: доверенность, положение о представительстве/филиале, распоряжение о назначении лица, ответственного за хранение печати, оформление и хранение трудовых книжек, и пр.
Общим для обоих вариантов является порядок составления штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Утверждается штатное расписание соответствующим распоряжением по организации, и содержит в себе все обособленные подразделения. Оригинал этого акта хранится в главном офисе, а в каждом обособленном подразделении находится выписка из него, заверенная уполномоченным лицом.
Внутренний трудовой распорядок утверждается руководителем организации с участием при этом представительного органа сотрудников. Оригинал этих Правил находится в головном офисе, а для подразделений (филиалов, представительств) оформляются копии, которые уполномоченное лицо заверяет печатью и подписью.
Выбирая способ ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении, нужно уделить внимание разбору всех существующих рисков и возможностей организации, включая территориальную удалённость от главного офиса, специфику деятельности, возможные способы обмена документацией, и так далее. Кроме того, четко должно быть соблюдены все установленные законодателем сроки, поскольку в противном случае может произойти не только наложение на соответствующих должностных лиц штрафов, но и административное приостановление деятельности организации на существенный срок.