Суточные в 1С

Содержание

Практически в каждой организации хотя бы раз бухгалтеру приходилось направлять сотрудника в командировку. В данной статье мы рассмотрим, как оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Вы узнаете:

  • можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия;
  • как провести командировочные расходы в 1С 8.3;
  • как начислить суточные и командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Как сделать приказ на командировку в 1С 8.3

Сначала рассмотрим вопросы, которые наиболее часто встают перед пользователями:

  • можно ли сделать приказ на командировку в 1С 8.3?
  • как найти бланк командировочное удостоверение в 1С 8.3?

К сожалению, кадровых документов — таких, как приказ на командировку или командировочное удостоверение, в Бухгалтерии 3.0 нет. Но их можно доработать самостоятельно или с помощью программиста.

Рассмотрим, как оформлять командировочные операции в 1С 8.3 Бухгалтерия, на примере.

Конструктор-дизайнер Михайлов П. А. направлен в командировку с 21 по 27 сентября. По его рабочему графику суббота и воскресенье — выходные дни.

28 сентября работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 4 900 руб.

30 сентября бухгалтер рассчитал заработную плату Михайлову за месяц, в т. ч. за 5 рабочих дней командировки.

Как проводить командировочные расходы в 1С 8.3

Командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия, в т.ч. суточные оформите на основании авансового отчета сотрудника о командировке документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа укажите:

  • Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выберите сотрудника, который отчитывается за командировку.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выберите документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

Начисление суточных в 1С 8.3 Бухгалтерия отразите на вкладке Прочее. Здесь же покажите все остальные командировочные расходы (ж/д билеты, проживание и т.д.).

Статью затрат выберите с Видом расхода — Командировочные расходы.

Проводки

См. также Как правильно документировать командировочные расходы (из записи эфира от 31 января 2019 г.)

Принятие НДС к вычету

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, в графах:

  • СФ — проставьте флажок, если предъявлен БСО или СФ.
  • БСО — установите флажок для документов БСО.
  • Реквизиты счета-фактуры — введите номер и дату СФ. Реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

  • Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
  • Счет-фактура полученный.

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки-Счета-фактуры полученные или перейти по ссылкам в документе Авансовый отчет.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство
  • Командировка: расчеты наличными средствами
  • Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
  • Путеводитель по документу Авансовый отчет

Как начислить командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия

Настройки в 1С по расчету оплаты за время командировки

Чтобы начислить средний заработок за время командировки, создайте одноименный вид начисления в справочнике Начисления, который можно открыть из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.

Обратите внимание на заполнение полей:

Раздел НДФЛ:

  • переключатель облагается;
  • код дохода — 2000 — вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним;
  • Категория дохода — Оплата труда.

Раздел Страховые взносы:

  • Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

Раздел Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255­ НК РФ:

  • переключатель учитывается в расходах на оплату труда по статье: пп. 6, ст. 255 Н­К РФ — сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;
  • флаг Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» не нужно устанавливать для Начисления Оплата за время в командировке, т. к. для расчета оплаты данные начисления уже были учтены.

Раздел Отражение в бухгалтерском учете:

  • Способ отражения — не устанавливается.

В 1С начисленная сумма отразится на счете учета зарплаты с настройками БУ и НУ, заданными в справочнике Сотрудники в поле Учет расходов.

Начисление оплаты за время в командировке

Начисление командировочных в 1С 8.3 Бухгалтерия не имеет специального типового документа. Поэтому начисление среднего заработка за время командировки рассчитывается вручную и оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

В документе укажите:

  • Зарплата за — месяц, за который производится начисление зарплаты сотруднику;
  • от — последний день месяца.

По кнопке Добавить выберите сотрудника, которому начисляется оплата за время в командировке. По кнопке Начислить выберите:

  • Начисление Оплата по окладу — укажите количество дней, отработанных на рабочем месте, за вычетом дней в командировке (посчитать вручную). Программа автоматически рассчитает сумму.
  • Начисление Оплата за время в командировке — заполните рассчитанную вручную сумму оплаты за командировку.

Все начисленные сотруднику суммы проверьте и при необходимости откорректируйте в форме по ссылке Начислено.

  • графа НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.

По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет налога нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.

Проводки

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С

См. также:

  • Расчет заработка за время командировки по среднедневному
  • Забытая экономия или современный взгляд на командировочные и представительские расходы
  • Способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
  • Какие документы по заработной плате должны быть в печатном виде?
  • Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия
  • Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
  • Справка 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
  • Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
  • Операция учета НДФЛ в 1С 8.3: как заполнить
  • Как сохранить оптимизм при уплате НДФЛ и взносов в 2019 году
  • Два новых отчета по НДФЛ: анализ НДФЛ по датам получения доходов и анализ НДФЛ по документам-основаниям (из записи эфира от 04 октября 2018 г.)

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Начисление заработной платы
  • Расчет заработка за время командировки по среднедневному
  • Выплата зарплаты через кассу
  • Выплата зарплаты через банк (банковские карточки)

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Суточные в 1С 8.3 Бухгалтерия

В данной статье рассмотрим учет суточных в расходах при УСН в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0. Разберем как учитываются затраты на оплату суточных при исчислении налога на прибыль, как отразить суточные сверх нормы в 1С 8.3, а также начисление страховых взносов и удержание НДФЛ с них.

Суточные при УСН

Суточные возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные нерабочие дни, а также за дни нахождения в пути.

Основной порядок отражения расходов на командировку был отражен в нашей статье. Рассмотрим проведение основных операций в 1С 8.3 по регистрам при применении УСН.

Документ Выдача наличных в связи с применением УСН делает следующие движения:

  • По регистру накопления Книга учета доходов и расходов (раздел I). Расход для целей УСН будет учтен после того, как сотрудник отчитается о расходах и будет оформлен документ Авансовый отчет:

  • По регистру накопления Прочие расчеты:

Подтверждение расходов в виде суточных в 1С 8.3 оформляется при помощи документа Авансовый отчет. Он находится в разделе Касса и банк – Касса.

При проведении документа в части, касающейся УСН, сформируются движения по следующим регистрам:

  • Книга учета доходов и расходов (раздел I) – сумма расхода, которая будет учтена для определения налоговой базы:

  • Расшифровка КУДиР – подробно расшифровываются отдельно расходы и НДС:

  • Прочие расчеты – отражаются суммы израсходованных средств, которые были реально израсходованы. Указываются на закладке Прочее. То есть, если израсходовано больше, чем было выдано, то в колонке Расчетный документ будет указан текущий Авансовый отчет и сумма перерасхода будет выделена в отдельную строчку:

Расходы при УСН – вносятся записи с текущими статусами оплаты расходов УСН:

  • Приход – записи с реально израсходованными суммами со статусом Не оплачено;
  • Расход – записи, подтверждающие оплату расходов, то есть выдачу подотчетных сумм, которые снимают статус Не оплачено с выданных подотчетных сумм:

Суточные и налог на прибыль

Затраты на оплату суточных сотрудника включаются в состав прочих расходов согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В расходах суточные учитываются:

  • При методе начисления – в отчетном налоговом периоде, в котором произошло утверждение авансового отчета;
  • При кассовом методе – после фактической выплаты суточных.

В 1С 8.3 поддерживается только метод начисления, поэтому суточные признаются в расходах при проведении документа Авансовый отчет:

НДФЛ и суточные сверх норм

Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:

  • За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
  • За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.

Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:

  • Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
  • Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.

Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.

В разделе Справочники – Зарплата и кадры – Начисления создадим новый вид начисления как указано на рисунке ниже. При этом проверьте – нет ли уже в списке такого вида начисления:

Установим флажок Доход в натуральной форме, чтобы суточные не отражались в ведомости к выплате заработной платы, а лишь участвовали в налогообложении и не образовалось сальдо на счете 70.

Поле Способ отражения оставим пустым, так как проводка не будет формироваться, потому что документ Начисление заработной платы не может сформировать проводку Дт 26 – Кт 71.01. Такую проводку сформирует документ Авансовый отчет.

Далее начисление компенсации суточных сверх норм в 1С 8.3 оформляется документом Начисление зарплаты:

Внимание: отражение суточных для целей налогообложения НДФЛ и страховых взносов в 1С 8.3 можно также осуществить при помощи документов Операция учета НДФЛ и Операция учета страховых взносов взамен документа Начисление заработной платы.

Если посмотреть результат проведения документа, то видно, что на счете 70 сумма суточных не отразилась, а проводки по начислению НДФЛ и страховых взносов сформировались:

Чтобы отразить компенсацию суточных сверх норм в бухгалтерском учете, можно воспользоваться документом Выдача наличных через раздел Банк и касса – Кассовые документы:

Видим проводки, сформированные в результате движения документа:

Суточные и страховые взносы

Суточные в пределах норм не подлежат обложению страховыми взносами, так как относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей.

Что касается однодневных командировок, то существуют различные мнения по поводу облагать или не облагать такие командировки.

Поэтому, если необходимо начислить страховые взносы, то можно оформить этот вид начисления как самостоятельный, аналогично компенсации суточных сверх норм и добавить его в документ Начисление заработной платы, что рассмотрено на примере выше по суточным сверх норм.

Если же облагать страховыми взносами не планируете, то такие суточные в 1С 8.3 отражаются как обычно на закладке Прочее в документе Авансовый отчет.

Рекомендуем посмотреть наш семинар, где рассматривается порядок отражения доходов и расходов при УСН в программе 1С 8.3:

Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия 8.3?

Прежде чем оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия, необходимо четко обозначить процесс направления одного или нескольких сотрудников предприятия в другой населенный пункт и принципы учета связанных с этим расходов.

  1. Расходы на командирование сотрудников
  2. Этапы оформления
  3. Учет в программе приобретения билетов
  4. Процесс передачи работнику билетов на проезд
  5. Учет талонов ГСМ, выдаваемых командированным сотрудникам
  6. Оформление РКО на выдачу аванса
  7. Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке
  8. Перерасход по суточным – оформление в 1С
  9. Алгоритм оформления среднего заработка в 1С
  10. Ввод нового вида в справочнике
  11. Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

Необходимость в командировании определяет руководитель организации. Цели командировок могут быть различные: участие в выставках и других мероприятиях, заключение коммерческих договоров, переговоры и предварительные договоренности с руководством других фирм и др.

Для того, чтобы компания могло учесть траты на деловые поездки своих работников при расчете налога на прибыль, необходимо грамотное документирование и учет всех действий, связанных с поездками.

1. Расходы на командирование сотрудников

Командирование работников осуществляется согласно положениям ТК РФ и другими законодательными нормами. В те дни, когда сотрудник находится в отъезде, за ним сохраняется рабочее место и выплачивается средний заработок.

Оформляется поездка Приказом – в 1С: Бухгалтерия 8.3 такая форма не предусмотрена. Поэтому оформлять Приказ необходимо при помощи утвержденных в компании форм.

Командированному выплачиваются суточные, возмещаются расходы на проживание и транспорт, а также иные траты, связанные с поездкой.

Из этого следует вывод, что регламента по перечню подобных расходов не существует. Как нет и жесткого ограничения в размере выдаваемых суточных. Единственный нюанс – с суточных не нужно платить налог на доходы физических лиц только в пределах следующих сумм:

  • не более 700 руб. при поездках на территории России;
  • не более 2500 руб. при нахождении за рубежом.

Перечень трат, связанных с поездкой и возмещаемых фирмой, размер суточных должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Поэтому при разработке Положений об оплате труда и иных регламентных актов, необходимо тщательная проработка всех расчетов.

2. Этапы оформления

Чтобы избежать путаницы в учете командировочных расходов в программе 1С: Бухгалтерия 8.3, необходимо четко понимать сам процесс и последовательность шагов направления служащего в деловую поездку.

Оформление данного процесса в программе проходит в несколько этапов:

  • приобретение и передача командируемому билетов или талонов на бензин;
  • заполнение расходного кассового ордера при выдаче аванса;
  • предоставление авансового отчета по возвращении обратно;
  • начисление необходимых налогов и взносов при выплате суточных сверх установленных в целях налогообложения сумм;
  • учет среднего заработка служащего компании на время командировки.

Каждый из этапов имеет свои нюансы и будут рассмотрены в соответствующих разделах статьи.

3. Учет в программе приобретения билетов

Чаще всего для поездки командировочных используется наземный или воздушный транспорт. На многих предприятиях покупкой билетов занимается секретарь или офис-менеджер. Организация приобретает билеты заранее, соответственно, в бухгалтерском учете должно быть отражено поступление денежных документов. То, что не все предприятия это делают, проблема этих фирм.

В рассматриваемой программе применяются виды денежных документов, представленные на рисунке.

Чтобы отразить поступление билетов, следует выбрать в левом меню «Банк и Касса» — раздел «Поступление денежных документов». Затем нажать на кнопку «Создать» и в поле «Вид операции» отметить «Поступление от поставщика», указать счет учета и входящие дату и номер документа.

После заполнения данных полей надо перейти на вкладку «От кого» и выбрать поставщика билетов, отметить номер и дату заключенного договора с ним и указать счет расчетов, применяемый в конкретной организации. В зависимости от деятельности и приобретаемых денежных документов применяют счета 20.01, 44.01, 26 и 01.01. Могут использоваться и другие счета.

В другой вкладке «Денежные документы» через кнопку «Добавить» делается выбор из Номенклатуры денежных документов. Если в справочнике не предусмотрен такой вид документа, создается новый через кнопку «Создать».

В строке с выбранными позициями вводится количество и стоимость. Форма проводится, распечатывается приходный ордер.

В результате этого в кассе предприятия появляются и хранятся до выдачи на руки командируемому проездных квитанций.

4. Процесс передачи работнику билетов на проезд

По аналогии с вышеописанным способом выбирается в меню «Банк и касса» раздел «Выдача денежных документов», где кнопка «Создать» открывает окно выдачи конкретных документов определенному сотруднику.

Среди представленных в программе видов операций выбирается «Выдача подотчетному лицу». Затем, на вкладке «Кому» осуществляется выбор лица, которому выдаются проездные талоны под отчет. После заполнения необходимых полей осуществляется переход во вкладку «Денежные документы», где по кнопке «Добавить» в Номенклатуре выбираются нужные билеты.

При осуществлении этой операции отдельно в документе НДС не отображается. Учет данного налога происходит в момент оформления Авансового отчета. В любом случае, необходимо заранее проверять, чтобы в маршрут-квитанциях НДС был выделен в отдельной строке, как того требует законодательство.

По окончании оформления формы, осуществляется распечатка приходного ордера, и операция проводится с помощью одноименной кнопки.

Встречаются ситуации, когда в установленной версии 1С: Бухгалтерия отсутствует раздел «Документы». В этом случае в меню «Банк и касса» разделе Настройки нажать «Банк и касса». После этого в окне «Функциональность программы» поставить галочку напротив строки «Денежные документы».

Вместе с тем стоит заострить внимание еще на одном нюансе. Если предприятие выдает сотруднику денежные средства, а билеты он покупает самостоятельно, оформлять описанную операцию не нужно. Эти расходы будут учтены в момент оформления Авансового отчета.

5. Учет талонов ГСМ, выдаваемых командированным сотрудникам

Все чаще на предприятиях для командировки применяются автомобили, как принадлежащие организации, так и арендуемые у самих работников. В целях упрощения взаимодействия с поставщиками ГСМ предприятия заключают договоры на поставку топлива. И получают в качестве формы оплаты ГСМ талоны.

Для того, чтобы талоны ГСМ были учтены в качестве денежных документов, необходимо соблюдение двух условий:

  • наличие действующего договора на поставку нефтепродуктов;
  • переход права собственности на ГСМ от поставщика к предприятию должен происходить в момент заправки.

В 1С: Бухгалтерия 8.3 учет талонов осуществляется по аналогии с учетом билетов на проезд.

При поступлении талонов происходит отражение операции в форме «Поступление денежных документов». Поля формы заполняются по тому же принципу, что и учет билетов.

Отличие состоит в том, что из справочника по кнопке «Добавить» выбирается вид документа «Талоны на ГСМ», далее также указывается сумма и количество талонов, приобретенных предприятием.

После этого осуществляется проведение и распечатка с помощью кнопок «Провести» и «Приходный ордер».

Процесс передачи талонов командированному сотруднику оформляется при помощи формы «Выдача денежных документов». Все поля заполняются по аналогии с оформлением передачи билетов, только выбирается вид «Талоны на ГСМ».

Выделение НДС из стоимости талонов производится только при оформлении Авансового отчета.

6. Оформление РКО на выдачу аванса

Командированному работнику обязаны выдать аванс на оплату проживания и иные расходы. Бухгалтер определяет необходимую сумму аванса, опираясь на стоимость гостиничных номеров в городе, куда направляется сотрудник. Также учитывается размер суточных и суммы других предполагаемых трат. Рассчитанную сумму бухгалтер может выдать наличными из кассы или перевести на банковскую карту. Рассмотрим первый вариант.

Выдача аванса в 1С: Бухгалтерия 8.3 отражается расходным кассовым ордером.

Как и при отражении других операций, связанных с деньгами, работа будет происходить через меню «Банк и касса», где выбирается раздел «Кассовые документы». В появившемся окне будут отражены все документы: и приходные, и расходные. По кнопке «Выдача» открывается форма непосредственно РКО.

Тут указывается кто является получателем – это физическое лицо, сотрудник предприятия, который направляется в деловую поездку. Также осуществляется выбор счета учета и вид операции: «Выдача подотчетному лицу».

Затем указывается сумма и статья расходов. Форма записывается и РКО распечатывается. В бумажном экземпляре получатель ставит свою подпись и прописью указывает размер полученных средств, подтверждая этим получение аванса.

В связи с тем, что законом не запрещено перечисление сумм командировочных расходов на банковскую карту сотруднику, в 1С: Бухгалтерия 8.3 реализована возможность и такой передачи.

Аналогично действиям, описанным выше, в меню «Банк и касса» выбирается раздел «Банковские выписки», где по кнопке «Списание» открывается форма списания.

Также, как и с оформлением РКО в этой форме заполняются поля:

  • вид операции,
  • счет учета,
  • получатель,
  • сумма,
  • статья расходов

В поле «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу», в статье расходов — соответствующую статью, принятую на предприятии, например, «Выдача денежных средств подотчет». Нажатием кнопок «Записать» и «Провести» осуществляется проводка операции.

Обратите внимание: во всех рассматриваемых формах существует кнопка «ДтКт». При нажатии на эту кнопку открываются бухгалтерские проводки по проведенной операции. Так можно сразу проверить корректность оформления движения денежных средств.

Если обнаружены некорректные проводки, то следует еще раз проверить введенную информацию. В случае не обнаружения ошибок, обратитесь к специалисту 1С. Он сможет выявить неполадки и поможет грамотно оформить все операции.

7. Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

В течение трех дней или иного срока, установленного актами организации, после возвращения сотрудника из деловой поездки формируется Авансовый отчет по командировке на основании представленных им документов:

  1. Билеты (маршрут-квитанция электронного авиабилета и посадочный талон или купон электронного железнодорожного билета) или путевые листы (иные отчеты о расходе топлива) при передвижении на автомобиле.
  2. Квитанции, счета-фактуры, иные документы об оплате жилья.
  3. Акты о других расходах, предусмотренных целью командировки.

Для оформления данной операции в меню «Банк и касса» выбирается раздел «Касса» и в нем «Авансовый отчет». Через кнопку «Создать» выбирается «Авансовый отчет по командировке».

В форме заполняется шапка:

  • номер и дата;
  • организация;
  • сотрудник;
  • период командировки.

В строке Аванс при клике на сумму выбирается документ о выдаче аванса командированному сотруднику, например, расходный кассовый ордер.

Суточные рассчитываются автоматически. Изменение размера суточных производится нажатием на сумму. Откроется окошко, в котором кнопкой «Добавить» можно выбрать страну командировки и изменить сумму суточных, если внутренними документами организации установлены другие размеры.

Далее в таблице рассматриваемой формы с помощью кнопки «Добавить» указываются представленные работником документы, принятые к учету. Выделенные отдельной строкой в представленных документах суммы входного НДС также необходимо проставлять в таблице изучаемой отчетной формы.

После ввода всех документов проверяется информация под таблицей. Там указаны суммы выданных авансов за минусом принятых к учету суточных и расходов. В итоге обозначаются суммы перерасхода или остатка денежных средств у командированного лица.

Печать документа возможна после его проведения через кнопку «Печать». Кнопка «Создать на основании» позволяет сразу выписать кассовый документ о возврате остатка от подотчетного лица или компенсации оставшихся расходов.

8. Перерасход по суточным – оформление в 1С

На предприятии внутренними локальными актами могут быть приняты повышенные размеры суточных, в отличие от тех, что установлены законодательством в отношении налога на доходы физических лиц. С сумм, превышающих установленный лимит, необходимо платить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы не совершить ошибку и не заплатить излишних сумм или недоплатить взносы, необходимо сразу рассчитывать налоги и взносы и вводить их в программу.

Учет суточных свыше установленных норм в 1С проводится с помощью операции по начислению заработной платы. Необходимо в меню «Зарплата и кадры» выбрать раздел «Зарплата»-«Все начисления». Через кнопку «Создать» выбрать «Начисление зарплаты».

В форме надо заполнить необходимые поля, касаемые наименования предприятия, его подразделений. Проставляется месяц, за которой производятся начисления. В таблице с помощью кнопки «Добавить» выбрать сотрудника. Нажатием на кнопку «Начислить» выбрать вид начисления или создать новое под названием «Суточные сверх нормы». Здесь же ввести сумму суточных, превышающих установленный в целях НДФЛ, норматив и нажать кнопку ОК.

В табличной части документа будут отражены суммы суточных и начисленных с них НДФЛ и страховых взносов. Корректность проводок можно проверить через кнопку «ДтКт». Далее документ проводится и закрывается через одноименную кнопку.

9. Алгоритм оформления среднего заработка в 1С

На весь период, пока работник находится в деловой поездке, за ним сохраняется средний заработок. Алгоритм начисления среднего заработка командированному работнику в 1С: Бухгалтерия 8.3 следующий:

  1. Настроить новый вид начисления.
  2. Рассчитать сумму оплаты среднего заработка за весь период поездки.
  3. Оформить начисление в программе.
  4. Определить размер зарплаты за отработанный период времени в месяце, когда сотрудник был в командировке.

Соответственно, при оформлении заработной платы сотруднику за месяц отдельной строкой будут выделены обычные начисления по количеству отработанных дней/часов. Отдельной строкой будет начисляться средний заработок за командировочные дни.

Для того, чтобы начислить среднюю зарплату за все дни, что сотрудник провел в командировке, необходимо в программе Бухгалтерия 8.3 проверить, есть ли в справочнике такой вид начисления.

В меню выбрать «Зарплата и кадры», затем раздел «Справочники и Настройки», там нажать на «Настройки зарплаты», затем «Расчет зарплаты» и «Начисления».

10. Ввод нового вида в справочнике

В наименовании можно указать «Оплата за период нахождения в командировке» или «Оплата за время командировки». Можно и другим образом, главное, чтобы это было понятно вам и проверяющим, в случае возникновения каких-либо вопросов.

Далее присваивается уникальный код и заполняются все поля. Код предприятие устанавливает свой, в том порядке, который принят в организации. Этот код нужен для более быстрого поиска необходимого вида начислений.

В связи с тем, что этот вид начисления является вознаграждением за труд, то с него в обязательном порядке начисляются и уплачиваются:

  • НДФЛ;
  • страховые взносы в Пенсионный Фонд и ФОМС.

Помимо указанных взносов и налога, данный вид начислений включается в фонд оплаты труда, уменьшая налогооблагаемую базу на прибыль предприятий.

Учитывая эти моменты, обязательно нужно отметить в полях:

  • НДФЛ – поставить маркер в строку «облагается» и установить код 2000 (оплата труда);
  • страховые взносы – отметить строку «доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
  • налог на прибыль – поставить галочку по строке «учитывается в расходах на оплату труда»

Для предприятий, работающих в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему территориях, ставится галочка напротив строки «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

Это необходимо для того, чтобы при расчетах учитывались все повышающие коэффициенты, установленные в данном регионе. После заполнения всех необходимых полей нажать на кнопку «Записать и закрыть».

11. Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

Теперь нужно перейти в меню «Зарплата и кадры», выбрать раздел «Зарплата», затем «Все начисления». В открывшемся окне нажатием кнопки «Создать» и выбором подменю «Начисление зарплаты» откроется соответствующий документ. В нем заполняются месяц и год, наименование организации, подразделения. Ниже, в табличной части выбирается командированный сотрудник.

Обратите внимание, при начислении основной заработной платы меняется количество дней и часов, т.к. минусуются дни командировки. Расчет среднего заработка за дни в командировке бухгалтер осуществляет самостоятельно и добавляет их вручную.

Для этого нужно нажать кнопку «Начислить» и в выпадающих видах начисления выбрать тот, который был создан: «Оплата за время командировки». В появившемся окошке вручную ввести рассчитанную сумму и нажать кнопку «ОК».

Проверить корректность операции можно нажатием на сумму в столбце «Начислено». Откроется окошко с видами начисления по данному работнику. Корректность проводок проверяется нажатием кнопки «ДтКт». По окончании работы с документом нажимается кнопка «Провести и закрыть».

В результате рассмотрения процесса оформления операций, связанных с командировками, можно составить пошаговую инструкцию.

  1. Нужно грамотно документировать необходимость направления сотрудников в командировку.
  2. В 1С: Бухгалтерия 8.3 оформить поступление и передачу денежных документов, если их приобретение производилось предприятием, а не командируемым сотрудником лично.
  3. Выдать аванс работнику, который включает в себя достаточные суммы на оплату жилья, проезды, суточные и прочие траты.
  4. Принять авансовый отчет сотрудника при возвращении в организацию, проверить представленные документы, выделить в стоимости НДС при наличии.
  5. Начислить работнику среднюю заработную плату за дни пребывания в деловой поездке.
  6. Учесть в начислениях суммы суточных, превышающих установленные в целях налогообложения доходов суммы.

Как учесть сверхнормативные суточные в программе 1С:Бухгалтерия 8 (Ред. 3.0)?

Отвечает преподаватель учебного центра компании «Первый Бит».

Суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами, если их размер не превышает:

  • 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России;
  • 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Сверхнормативными суточными будут считаться суммы, которые превышают установленный лимит. Они подлежат обложению НДФЛ и взносами на:

  • обязательное пенсионное страхование;
  • обязательное медицинское страхование
  • и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

При этом взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний сверхнормативные суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Учет сверхнормативных суточных в системе «1С:Бухгалтерия 8»

В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 не автоматизирован учет сверхнормативных суточных. Для расчета НДФЛ и страховых взносов в «1С» со сверхнормативных суточных необходимо будет создать новый вид начисления. Как это сделать?

Изучите функционал расчета зарплаты и другие возможности системы «1С:Бухгалтерия» на очных практических курсах по этой программе в учебном центре Первого Бита.

Вам следует перейти в раздел «Зарплата и кадры», выбрать: «Справочники и настройки» → «Настройки зарплаты» → «Расчет зарплаты» → «Начисления» → «Создать».

Заполняете новый элемент (1):

  • Наименование – Сверхнормативные суточные.
  • Код – СВНС.

В разделе «НДФЛ» (2):

  • Облагается код дохода – 4800.
  • Категория дохода – Натуральный доход.
  • Доход в натуральной форме помечаете флажком.

В разделе «Страховые взносы» (3):

  • Вид дохода — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц. страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев.

В разделе «Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ» (4):

  • Не включается в расходы по оплате труда.

Снимаете флажок, который рядом с «Входит в состав базовых начислений» для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» (5).

Начисляете доход, НДФЛ и страховые взносы в систему «1С» со сверхнормативных суточных с помощью документа «Начисление зарплаты».

Пример начисления сверхнормативных суточных в программе «1С:Бухгалтерия 8»

Сотрудник Овчинников Н.А. был в командировке в Санкт-Петербурге с 24 по 28 июня 2019 г. Ему были выданы суточные в размере 5 000 руб. из расчета 1 000 руб./день. Таким образом, сверхнормативные суточные составили 1 500 руб. ((1 000-700) * 5=1 500).

1 июля 2019 г. сотрудник составил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Датой фактического получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому начислять доход будем 31 июля 2019 г. одновременно с заработной платой за июль 2019 г. (оклад сотрудника – 20 000 руб.)

В таком случае создаете новый документ «Начисление зарплаты». Для этого переходите в: «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Нажимаете: «Создать» → «Начисление зарплаты».

Табличную часть документа заполняете с помощью кнопки «Заполнить». В начислениях появится только зарплата сотрудника. Чтобы сделать начисление дохода в виде сверхнормативных суточных, вам надо кликнуть мышью по сумме начисленной зарплаты и в открывшемся окне добавить еще одно начисление. НДФЛ и страховые взносы рассчитаются автоматически.

Пример заполнения сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ

Датой удержания НДФЛ по сверхнормативным суточным будет день фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать налог. Срок перечисления налога для такого вида доходов – не позднее даты, которая следует за днем выплаты дохода.

В нашем примере зарплата была выплачена 9 августа 2019 г. Следовательно, срок перечисления НДФЛ – 12 августа 2019 г.

В таком случае вам нужно перейти в: «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Отчетность по 6-НДФЛ». Нажимаете кнопку «Создать». Выбираете период отчета — 9 месяцев 2019 г. Нажимаете кнопку «Заполнить» и формируете отчет.

Поскольку даты в строках 100-120 Раздела 2 по зарплате и сверхнормативным суточным совпадают, суммы полученного дохода и удержанного налога будут показаны свернуто.

Для изучения специфического функционала программы «1С:Бухгалтерия 8» воспользуйтесь услугами индивидуального и корпоративного обучения в Первом Бите.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *