Суточные после командировки

Зачем нужны суточные

Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание).

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель должен начислять суточные:

  • за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
  • за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.

Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.

Размер суточных

Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.

Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.

Срок выплаты суточных

С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила. Жестко срок выплаты суточных в 2019 году не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку). По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.

То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.

Несмотря на то, что у компаний есть определенная свобода при оформлении командировки, существуют и правила, которым нужно следовать. Если размер командировочных выплат всегда остается на усмотрение работодателя, то срок выплаты суточных более жестко регламентирован. Их нужно выплачивать заранее, важно об этом помнить.

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2020 году.

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

    1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

  1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
    • наименования подтверждающих документов;
    • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

  1. суточные;
  2. проезд;
  3. проживание в гостинице;
  4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

  • оформление загранпаспорта, визы;
  • взносы за право проезда и выезда транспорта;
  • если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

  • кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
  • бланки строгой отчётности (БСО);
  • корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
  • накладные.

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Также см. «Онлайн кассы: кто, как и когда должен их применять».

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Также см. «Какие документы относятся к БСО».

Также см. «Какие реквизиты обязательно должны быть на БСО».

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

Ситуация Проводка
Покупка работником материалов Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров Дт 41 – Кт 71
Списание суточных Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника Дт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2020-м году.

Пример заполнения авансового отчета 2020

В строке «Назначение аванса” напишите «Командировочные расходы”.

На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.

Документ : Выдача аванса на командировку: делаем все правильно

Выдача аванса на командировку:
делаем все правильно

Обязательно ли выдавать аванс на командировку

Да, обязательно. И хотя из ст. 121 КЗоТа это прямо не следует, утвердительный ответ на этот вопрос мы находим в Инструкции о командировках: предприятие, которое отправляет работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.

Пункт 1.10 раздела I Инструкции о командировках более детально говорит об этом: командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.

Эта норма дает ответ еще на один вопрос: на какие расходы выдавать аванс? Очевидно, что работника, командированного в предел ах Украины, необходимо обеспечить средствами на:

— проезд;

— проживание;

— питание.

Если же вы отправляете работника в командировку за рубеж, то, кроме этих расходов, аванс можно выдать на оплату телефонных разговоров, а также на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валюты), обязательное страхование, другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая какие-либо сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов. Это следует из п.1.2 и п.1.4 раздела II Инструкции о командировках.

Сколько же давать на проживание и проезд? — спросите вы. Ведь какую сумму работник израсходует на гостиницу, нельзя знать заранее. Законодательно же установлен только размер суточных (см. постановление № 663). Значит, предприятие вправе самостоятельно определить размер аванса. Единственное, что надо соблюдать при этом, — нормы суточных, а расходы на проезд и проживание полностью зависят от щедрости руководителя предприятия. Помните, что какую бы сумму вы не выдали работнику, он в любом случае должен отчитаться о том, как ею распорядился, предоставив соответствующие подтверждающие документы, ато, что потратить не успел, — вернуть в кассу предприятия.

В какой срок надо выдать аванс

Четких сроков выдачи аванса законодатель не установил. Просто указал: его надо выдать перед командировкой, а вот за сколько дней до командировки — не известно. Поэтому главное в данном вопросе — обеспечить работника средствами на время командировки. Если командированный отбывает вечером (например вечерним поездом), то не будет нарушением выдать ему аванс в день отъезда. Но лучше, конечно же, делать это заблаговременно (например, чтобы работник смог предварительно купить билеты), но не ранее оформления приказа о командировке. Такую же позицию высказал Нацбанквсвоем письме от 03.08.04 г № 11 -113/2603-7748.

Что будет за невыдачу аванса

Невыдача аванса на командировку является нарушением законодательства о труде. Статья 41 КоАП устанавливает за него ответственность в виде штрафа в размере от 255 до 850 грн. Поскольку ответственность административная, то за невыдачу аванса на командировку накажут должностных лиц предприятия (директора и главного бухгалтера).

Можно ли зачислить аванс на банковскую платежную карточку

Да, безусловно. Положение о ВПК предусматривает так называемые «корпоративные карточки» — платежные карточки, эмитированные на имя предприятия, которыми вправе распоряжаться его сотрудники. В пункте 4.8 этого Положения говорится, что держатель корпоративной карточки с ее помощью на территории Украины может:

— получать наличные гривни для совершения расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины;

— осуществлять безналичные расчеты в валюте Украины, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.

При этом деньги будут считаться выданными под отчет в момент их списания с картсчета.

Таким образом, предприятие может оформить в своем банке корпоративную платежную карточку и выдавать ее тем из своих сотрудников, которых направляют в командировку. Это избавит бухгалтера от груза кассовых операций, связанных с командировкой. Все, что ему нужно, — подать платежку в банк, чтобы тот перечислил сумму аванса с текущего счета предприятия на картсчет.

Кроме того, аванс на командировку можно перечислить на зарплатную карточку (разумеется, если на вашем предприятии реализован «зарплатный» проект с каким-либо из банков — эмитентов платежных карточек) или на личную БПК командированного. В таком случае выданными под отчет будут считаться деньги, зачисленные на карточку работника. Не забудьте в платежке четко указать, что деньги выданы как аванс на командировку.

Платежная карточка решает еще одну проблему, с которой сталкиваются наши читатели: в командировку необходимо выезжать немедленно и у бухгалтера физически нет времени, чтобы получить сумму аванса в банке. Как вы понимаете, палочкой-выручалочкой в такой ситуации будет БПК. Ведь деньги на нее можно перечислить, даже если работник уже в пути на вокзал.

В какой валюте выдавать аванс

Здесь все зависит оттого, куда вы направляете работника. Если командировка в пределах Украины, то и аванс надо выдавать в национальных денежных знаках, т. е. в гривнях. А вот если дела фирмы призывают отправляться за пределы нашего государства, то аванс на командировку согласно пункту 1.2 раздела II Инструкции о командировках необходимо выдать в валюте той страны, куда вы направляете работника, или в свободно конвертируемой валюте. Выдача работнику, командированному за рубеж, аванса в гривнях будет нарушением законодательства о труде. Об ответственности за такое деяние мы писали выше.

Что делать, если аванса не хватило

Бывает, что средства, полученные как аванс, заканчиваются раньше самой командировки. Например, работник вынужден задержаться в командировке еще на несколько дней…

Естественно, работнику приходится тратить свои собственные деньги. Ничего страшного в этом нет — вернувшись из командировки, он предоставит документы, подтверждающие его расходы, и предприятие возместит ему потраченные деньги. Но как быть, если у работника нет с собой достаточной суммы? Необходимо выручать своего сотрудника. Сделать это можно несколькими способами.

Во-первых, деньги можно передать почтовым или электронным переводом (многие коммерческие банки сейчас имеют свои системы срочных денежных переводов в пределах Украины), п. 1.4 раздела I Инструкции о командировках разрешает это сделать по просьбе командированного. Но будьте внимательны: сумму перевода следует оформити как аванс по зарплате, а не как аванс на командировку. После возвращения работник получит меньше зарплаты (т. к. получил аванс), но у него будет перерасход подотчетных средств, который вы ему возместите.

Во-вторых, деньги в любой момент можно перечислить на ВПК. А как же требование пп. 2.15 Положения о кассовых операциях? — спросите вы. Отвечаем: данная норма запрещает выдавать деньги под отчет из кассы предприятия тем лицам, которые не отчитались по ранее полученным суммам. А в случае с ВПК вы не выдаете деньги из кассы предприятия. Поэтому вы можете смело перечислять ему деньги на ВПК.

В какой срок работник должен отчитаться

Здесь все как и раньше — в течение трех банковских* дней после окончания командировки. Точкой отсчета при этом будет дата возвращения работника из командировки. Например, если работник фактически вернулся из командировки 09.10.04 г. (это была суббота), а печать о прибытии в командировочном удостоверении ему поставили только в понедельник — 11.10.04, то отчитаться о командировке необходимо не позже 14.10.04 г.

В какой срок работник должен вернуть аванс,
если командировку отменили

Работник должен вернуть аванс в течение трех дней с момента отмены командировки. Это следует из пп. 1.14 раздела II Инструкции о командировках. Днем отмены командировки считают день подписания соответствующего распоряжения руководителя предприятия.

* Операционный (банковский) день — часть рабочего дня, на протяжении которого принимаются документы на перевод. Дни определяются для банков рабочими по правилам, установленным соответствующим постановлением Национального банка Украины (п. 1.19 3акона № 2181).

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. КоАП — Кодекс об административных правонарушениях.

2. КЗоТ — Кодекс законов о труде.

3. Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

4. Постановление № 663 — постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж» от 23.04.99 г. № 663.

5. Положение о БПК- Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 27.08.01 г. № 367.

«Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *