Сроки хранения

Содержание

Срок хранения авансовых отчетов

Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии?

«Новая бухгалтерия», 2005, N 3

Вопрос: Где необходимо хранить авансовый отчет об использовании подотчетных сумм:

— в кассовых документах (к какому кассовому ордеру он подшивается — по которому выданы подотчетные суммы или по которому оприходован неиспользованный остаток);

— в документах по учету расчетов с подотчетными лицами?

Ответ: Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает, что правила документооборота учетной информации определяются организацией самостоятельно при формировании учетной политики исходя из особенностей ее деятельности.

Статьей 17 этого Закона предусмотрены обязанность и ответственность, связанные с хранением документов бухгалтерского учета. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Где и как должны храниться документы учетной информации, Закон о бухгалтерском учете не предусматривает. Организация определяет это самостоятельно.

На наш взгляд, целесообразнее хранить авансовые отчеты в отдельной папке, где содержатся документы по учету расчетов с подотчетными лицами.

И.Горшкова

Подписано в печать

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

еще: Вопрос: Организация заключила договор на создание интернет-сайта. В договоре оговорено, что сайт будет создаваться в течение трех месяцев (сентябрь, октябрь, ноябрь). Стоимость создания сайта — 85 000 руб., документы выставлены ноябрем. В течение последующих шести месяцев организация будет уплачивать по 12 000 руб. помесячно за его поддержание.

«Первичка» по амортизируемым основным средствам: Минфин уточнил, сколько лет хранить документы

Можно ли 85 000 руб. списать единовременно, а 12 000 руб. списывать помесячно? («Новая бухгалтерия», 2005, N 3) Вопрос: Материально-ответственный работник отсутствует. Как провести годовую инвентаризацию товарных ценностей в его отсутствие, не нарушая установленных правил? («Новая бухгалтерия», 2005, N 3)

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии росархива от 06.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту (1) при условии проведения проверки (ревизии).

Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде? Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п.

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу (1) при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 л.

При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе. Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

исцеление, сверхтехнологичная мед и.Ценности документов предприятия, учреждения и организации, основывающихся на. Четырехлетний срок, в течение которого. Срок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно.

Другой вариант передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету ндс за i квартал 2008 года, начинается с года и завершается года. Место хранения других документов определяет председатель ликвидационной комиссии либо конкурсный управляющий.

Сроки хранения документов — cfin ru

При наличии у него контракта с учреждением росархива документы неизменного срока хранения и по личному составу оно передает в муниципальный архив.

Приказ 558 перечень типовых управленческих архивных документов

Как длительно следует хранить авансовые отчеты командированных. к примеру, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с года. Кассовые книжки, книжки и картотеки подотчетных лиц, авансовые отчеты.Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета.

Федеральное бюро медико-социальной экспертизы

Нк рф), в данном случае связанный с расходованием валютных средств наемным сотрудником. Так сказано в пт 1 статьи 9 федерального закона от 21. Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранлибось 5 лет.

так как унифицированной формы нет, он тоже составляется в случайной форме. Картотеки, книжки, журнальчики, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков 1.

За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

такой может составлять до 10 лет, последующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответственный убыток (п. Балансы организации, отчеты о валютных результатах и все.

Общие вопросы перемещения и выбытия основных средств

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организа­ции в соответствии с правилами организации государственного архив­ного дела, но не менее пяти лет.

Перемещение объекта основных средств между структурными подраз­делениями организации выбытием объекта основных средств не призна­ется. Указанная операция оформляется актом приема-передачи основ­ных средств.

Затраты, связанные с перемещением объекта основных средств (транспортные передвижные средства, экскаваторы, канавокопа­тели, подъемные краны, строительные механизмы и др.

) внутри органи­зации, относятся на затраты на производство (расходы на продажу).

Также не признаются выбытием операции по передаче объектов ос­новных средств:

  • в залог;
  • филиалам, представительствам, отделениям и другим обособлен­ным (или необособленным) подразделениям организации, выде­ленным (или невыделенным) на отдельный баланс;
  • доверительному управляющему по договору доверительного управ­ления имуществом;
  • в качестве вклада участника договора о совместно осуществляе­мой деятельности, в соответствии с которым совместно осуще­ствляются операции и совместно используются активы;
  • в аренду по договору текущей аренды без передачи арендодателем права собственности на сданные в аренду активы арендатору;
  • одним структурным подразделением другому согласно соответ­ствующему распоряжению руководства организации;
  • другие операции, осуществляемые без передачи собственности на активы.

Организация может принять решение о продаже тех основных средств, которые, например, постоянно не используются для производства про­дукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации. Это может быть следствием перепрофилирования деятельности организации, окончания проекта, для которого закупа­лись основные средства, нерентабельности активов в существующем состоянии и т. д.

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется пе­редать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него опреде­ленную денежную сумму (цену).

Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документов

Продавец обязан передать покупате­лю товар, предусмотренный договором купли-продажи. Если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновре­менно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, серти­фикат качества, инструкцию по эксплуатации и т. п.), предусмотрен­ные законом, иными правовыми актами или договором.

В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрено, что пра­во собственности на переданный покупателю товар сохраняется за про­давцом до оплаты товара или наступления иных обстоятельств, покупа­тель не вправе до перехода к нему права собственности отчуждать товар или распоряжаться им иным образом, если иное не предусмотрено за­коном или договором либо не вытекает из назначения и свойств товара.

В случаях, когда в срок, предусмотренный договором, переданный товар не будет оплачен или не наступят иные обстоятельства, при ко­торых право собственности переходит к покупателю, продавец вправе потребовать от покупателя возвратить ему товар, если иное не преду­смотрено договором.

По договору купли-продажи недвижимого имущества (договору про­дажи недвижимости) продавец обязуется передать в собственность покупателя земельный участок, здание, сооружение, квартиру или дру­гое недвижимое имущество.

Перейти на страницу:
123 45678

Хранение авансовых отчетов

Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии?

Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо от дня, обозначенного в приказе как крайний для совершения трат (оплаты товара/услуги/работы).

Подкрепляют авансовый отчет определенные накладные, товарно-кассовые чеки и другие документы, помогающие оправдать обоснованность совершенных трат. Составляется отчет по результатам приобретения не только товаров, но и услуг, а также работ на нужды предприятия.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Основанием для такого отчета служит выдача подотчетному лицу определенных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели трат и другие ключевые нюансы.

Как заполняется авансовый отчет?

Заполняет документ подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе авансового отчета происходит списание средств, которые были выданы. В том случае, если средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам. Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам.

Для составления авансового отчета в компаниях используют унифицированную бухгалтерскую форму АО-1. Этот бланк заполняется сотрудником, который получил в организации средства на хозяйственные или иные траты.

В 2013 году унифицированная форма была упразднена, и в учетной политике организации может быть закреплена иная форма составления авансового отчета, однако на практике на многих предприятиях продолжают использовать именно такой способ составления документов как наиболее удобный и отработанный годами.

В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток либо перерасход средств. Отчет обязательно подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты.

В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о совершенных расходах.

В документах обязательно должно быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, полная сумма приобретения, расшифровка каждого наименования с ценами.

Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии

Отчет предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет обоснованность трат и соответствие документа всем установленным требованиям. Затем отчет утверждается руководителем предприятия, а сотрудник получает окончательный рассчет средств.

Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается приказом за подписью руководителя организации.

Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, для чего используются приходно-кассовые ордеры, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Для этого существуют расходно-кассовые ордеры.

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятий, могут быть налоговыми либо бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности предприятия.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации. Это первичные документы, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года.

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

В итоге минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.

Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет.

Однако существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса. По этой статье период может быть увеличен до 10 лет.

Действующие правила хранения

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации. В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации. Первичная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя предприятия.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама организация, однако требования эти должны быть закреплены в учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке. В эту папку подшиваются все отчеты от подотчетных лиц. Подшиваться папки могут поквартально, за полугодие либо за год.

Какой срок хранения авансовых отчетов в организации в 2019 году

Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии?

Сколько хранятся авансовые отчеты на предприятии, определяет не руководитель, а действующее законодательство в России. Причем закон не определяет единый срок хранения в 2019 году авансовых отчетов, в связи с чем у бухгалтеров может возникнуть путаница.

Как хранить норковую шубу в домашних условиях

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет выдается для подтверждения подотчетными работниками командировочных или других потраченных сумм, использованных в конкретных целях. Аванс выдается в соответствующей последовательности:

  1. Начальник составляет приказ, в котором речь идет о подотчетных лицах. В документе фиксируют основные составляющие: список, величину финсредств, которые получит подотчетный сотрудник, на что разрешается тратить деньги и в какой временной отрезок.
  2. Если речь идет о сотрудниках, которые выезжают в командировку, может издаваться указ по предприятию или выдаваться удостоверение. Документ заверяют подписью руководителя фирмы. Эти официальные бумаги позволяют выдать человеку аванс.

Бланк, как выглядит авансовый отчет в организациях в 2019 году, можно скачать в Интернете в свободном доступе. Форма носит название АО-1. Документ составляют в двойном экземпляре – первый заполняет бухгалтер, а второй тот, кто получил средства и потратил их.

Хотя представлять авансовый отчет при всех тратах необязательно. Иногда достаточно показать кассовый или товарный чек, предъявить квитанцию, напечатанную в банкомате.

Документы для установки сроков хранения авансовых отчетов

Хозяйственная деятельность каждого предприятия предполагает учет соответствующей документации. Такие документы делят на 2 группы:

  • налоговые – подходят для расчета налоговых сумм и обязательных взносов;
  • бухгалтерские – прикладывают к налоговым, касаются особенностей кадрового учета, учета активов, регулирования расходной части и других аспектов.

Авансовые отчеты относят к бухгалтерским документам первичного формата.

Период хранения по разным статьям НК РФ

Отличные статьи НК РФ интерпретируют обязательство хранения отчетов авансового типа в течение разного временного отрезка.

Если речь идет о статье 23, нормы гласят о возможности хранения документов на протяжении 4-х лет.

Точно название документов по авансам не указано, но зато фигурируют налоговые и бухгалтерские документы, без которых не обходится расчет и уплата в бюджет страны налоговых отчислений, доходной и расходной частей.

Авансовый отчет помогает подтвердить расходы предприятия. Его представляют начальству наемные работники, чтобы подтвердить – подотчетные деньги потрачены по назначению. Работодатель в виде организации задействуют авансовые отчеты и документацию, приложенную к ним, чтобы снизить налогооблагаемую базу.

Выходит, бумаги, описывающие авансы, переходят в юрисдикцию статьи 23 НК РФ.

Если рассматривать подробно статью 283 этого же закона, хранение отчета необходимо на протяжении 10 лет. Это куда более длительный период, чем заявленный выше. Согласно тексту, на фирме подотчетные лица должны хранить источники, которые подтверждают понесенные расходы, если их переносят на будущий период времени.

Авансовые отчеты как раз относятся к этой категории. Поэтому срок хранения в 2019 году авансовых отчетов в организации действительно может достигать 10 лет. Длится он до тех пор, пока соответствующие затраты уменьшают налоговую базу. Ориентиром выступает период, когда был зафиксирован соответствующий расход денег наемных работником.

А вот из статьи 29 закона, зарегистрированного под номером 402-ФЗ, легко понять, что документы по авансовым платежам следует хранить на предприятии не больше 5 лет. Основой этого срока является отнесение отчетов к первичным документам учета. 5-летний отрезок времени отсчитывают от отчетного года.

Как видите, одного срока, проходящего по закону в качестве длительности хранения, не существует. Поэтому чтобы налоговая служба не предъявила претензий, юристы рекомендуют ориентироваться на самый продолжительный временной отрезок для хранения бумаг – 10 лет.

Предприятие обязуется сохранять документацию в безопасных условиях. Чаще всего для сохранности бухгалтерской и налоговой отчетности в организации выделяют отдельное помещение. Каждый ящик шкафа предназначен для конкретного вида официальных бумаг. Хорошо, если тумбочки закрываются на ключ.

Когда руководство фирмы меняется, документация передается новому начальнику. Последний, приняв пакет документов, назначает ответственное за их сохранность лицо, которому доверяет, или оставляет их у себя.

Как уничтожают авансовые отчеты

Рано или поздно, но документы по авансам, хранящиеся на предприятии дольше 10-летнего срока, приходится уничтожать. Из архивного подразделения они поступают на рассмотрение экспертов. Экспертиза поможет отобрать документацию к последующему уничтожению, не нарушающему законодательные нормы в России.

Членами экспертной комиссии могут стать такие должностные лица:

  • из категории начальников, экономисты, бухгалтера;
  • обязательно присутствие в комиссии представителя государственного архива.

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

Сколько хранить авансовые отчеты в бухгалтерии?

Авансовый отчет имеет вид двухстороннего бланка (форма № АО-1), а местом его «прописки» является альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств. Аванс выдается работнику в виде наличных денег через кассу предприятия. В расходном кассовом ордере кассир отмечает цель выдачи этих средств.

Список сотрудников организации, которые имеют право на получение подотчетных средств, содержится в соответствующем приказе руководства, хранимом в бухгалтерии. Положения данного приказа также определяют срок предоставления того или иного аванса. Закон говорит, что подотчетные средства могут выдаваться на сколь угодно долгий срок, определяемый руководством организации.

Чтобы получить подотчетные деньги на командировку, сотрудник должен иметь командировочное удостоверение, а руководитель организации – издать соответствующий приказ.

Сроки сдачи авансового отчета о расходовании подотчетных средств работником – не позднее чем через три дня после истечения периода, на который он эти средства получил. Сколько хранятся авансовые отчеты? Согласно ст.

29 Закона «О бухгалтерском учете», срок хранения авансовых отчетов составляет пять лет. Образец оформления авансового отчета вы можете посмотреть здесь.

Как правильно оформить авансовый отчет

Авансовый отчет по подотчетным средствам оформляется последовательно и аккуратно. Его составление и порядок заполнения бланка выглядят следующим образом:

  • Бланк с лицевой стороны предназначен для указания на нем информации по названию организации, Ф.И.О. подотчетного работника, его должности, наименования отдела предприятия, в котором работает этот сотрудник. Кроме того, на лицевой стороне проставляется номер документа, дата его оформления и назначение подотчетных денег.
  • Далее заполняется таблица в левой части лицевой стороны бланка – там указывается информация о предыдущих подотчетных средствах, о деньгах, полученных в данный момент и сумма расхода. Если имеет место быть перерасход или остаток денежных средств, то их суммы также указываются в авансовом отчете.
  • Оборотная сторона бланка (АО-1) предназначена для записи списка документов, которые подтверждают совершенные траты (пункты 1-6). К таким документам относится командировочное удостоверение, чеки и квитанции, транспортные накладные. Возле названия каждого документа проставляется сумма расхода по нему в рублях. Всем бумагам, которые являются приложениями к авансовому отчету, присваивается номер, соответствующий их положению в таблице на оборотной стороне бланка отчета.
  • В случае если подотчетные средства были выданы работнику в иностранной валюте, то дополнительно заполняется графа 1а на лицевой стороне бланка, а также графы 6 и 8 на обороте.

Далее заполненный сотрудником отчет переходит в руки бухгалтера, который вносит свои записи в данный документ. В таблицу «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне бланка вписываются номера корреспондентских счетов и суммы. На обороте прописываются цифры израсходованных средств, принятых к учету (пункты 7-8), а также счета, дебетируемые по указанным суммам (пункт 9).

Следующий этап – проверка правильности заполнения бланка авансового отчета, которую также осуществляет бухгалтер. Если все записи внесены корректно, то на отчет ставится отметка о проверке и утверждении, заполняется расписка на лицевой стороне авансового отчета, и он передается подотчетному сотруднику. Заверяется этот документ подписями бухгалтера и главного бухгалтера.

На этом «мытарства» авансового отчета не заканчиваются, и он отправляется на подпись руководителю предприятия. Только после подписания начальством документ принимается к учету и осуществляется списание подотчетных денег. Остаток средств отправляется в кассу организации, перерасход – на зарплатный счет подотчетного сотрудника.

И, напоследок, запомните! Нельзя выдавать наличные подотчетные деньги сотруднику, который имеет долг по предыдущему авансу. Также неприемлем доступ к подотчетным деньгам третьих лиц.

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

  • налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
  • бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:

  • ст. 23 НК РФ;
  • ст. 283 НК РФ;

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами.

Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.

Даже для организаций с нулевым балансом или находящихся на упрощенке (упрощенной системе налогообложения) требования по хранению документов имеют полную силу.

Ответственность за хранение документов при ликвидации

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
  2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы. В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом.

Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы. Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество.

В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида.

Подготовка документов к архивации

Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке. Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников.

Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки. Такой вариант является предпочтительным, если в последствие прием и хранение будет осуществляться этой же организацией.

В общем виде подготовка документов для хранения включает в себя следующие этапы:

  1. Структуризация дел. Производится их оформление в группы, которые называются делами. Дела должны содержать документы с одинаковым сроком хранения, созданные в один календарный или в отдельных случаях учебный год. В одном деле может находиться не более 250 листов. Каждый документ представляется в единственном экземпляре. Документы нужно организовать внутри дела в определенном порядке: хронологическом, логическом (по подгруппам), алфавитном или ином.
  2. Подшивка. Для оформления документов в дела используются папки с твердым переплетом. В начало и в конец вставляются чистые бланки для описи и заверения. Из бумажных документов удаляется все скобки, скрепки или иные предметы. Производится прокол в четырех местах. Документы переплетаются и помещаются в папку.
  3. Нумерация. Каждый лист дела, кроме вышеуказанных чистых бланков, нумеруются арабскими цифрами, которые наносятся простым карандашом. Числа помещаются в верхнем правом углу или на обратной стороне в левом углу чертежей, схем, планов, рисунков.
  4. Внутренняя опись. Она составляется для документов, срок хранения которых на момент ликвидации ООО превышает 10 лет. Для нее используется отдельный бланк. В нем указывается номер документа, его название, количество листов, на которых он расположен. В конце описи указывается общее число документов (прописью) и листов в деле.
  5. Обложка дела. Содержит информацию о названии организации, дате создания дела и сроке его хранения. Также на обложке указывается название дела. Формат ее оформления имеет следующий вид.
сведения о ликвидации юридических лицПрекращение деятельности юридического лица имеет важное значение не только для его участников, но и сторонних лиц (например, кредиторов). Подробности в статье — сведения о ликвидации юридических лиц.

Интересно, для чего необходима публикация сведений о ликвидации юридического лица, и что происходит при закрытии фирмы, вне зависимости от того, как она происходила добровольно или принудительно? Читайте по этому адресу.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:

  1. Документы постоянного хранения.
  2. Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
  3. Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.

Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

  • Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
  • Структура ООО, расписание работы.
  • Документы, посвященные ценообразованию.
  • Акты уничтожения документов.
  • Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
  • Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
  • Устав.

Ко второй группе относятся:

1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку.

Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

В исторической справке должны быть отражены следующие сведения:

  • Название, юридический адрес и контактные данные ООО.
  • Дата создания организации, номера документов и постановлений или передаточных актов, которые сопровождали открытие (покупку) ООО.
  • Структурные изменения, имевшие место во время предпринимательской деятельности, со ссылкой на документы.
  • Перечень всех членов руководства и учредителей фирмы. Даты их трудоустройства или владения долей, номера приказов о зачислении, увольнении, входа и выхода из состава ООО.
  • Пункты устава, в которых говорится о роде деятельности организации, целях ее создания, миссии.
  • Структурная организация общества с ограниченной ответственностью: количество сотрудников, субординация среди разных отделов.
  • Номер расчетного счета, наличие кредитов, задолженностей.
  • ФИО лица, ответственного за ведения дел, состояние документов. Номера приказа о его назначении на должность, должностной инструкции.

Документы временного хранения подлежат передаче в архивные центры, если их срок еще не истек. В противном случае они уничтожаются.

В эту группу включают:

  • Приказы о командировках, отпусках, отгулах, административных, сверхурочных работах.
  • Документы с информацией о закупках материалов на нужды организации.
  • Акты приема выполненных работ.
  • Прочие документы, не несущие существенной, важной информации.

При необходимости воспользоваться информацией, содержащихся в переданных на хранения документах, можно обратиться в Архивы или их представительства. По требованию выдают справки, имеющие юридическую силу. Также возможно получение копий постановлений, приказов и положений ликвидированной организации.

альтернативное закрытие ОООАльтернативная ликвидация ООО имеет свои нюансы. Читайте, какие моменты являются важными при реорганизации, и как проходит альтернативное закрытие ООО.

Следует учитывать, что распределение имущества ООО при ликвидации представляет собой процесс, во много раз превосходящий по сложности процедуру перехода имущества к ООО в момент организации.

Что такое ликвидация через оффшор? Иногда возможность осуществления ликвидации по данной схеме имеет некоторые минусы, риски и затруднения. Узнайте об этом .

Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо со дня, обозначенного в приказе крайним для совершения трат на нужды организации. Такой отчет составляется после совершения этих трат и подкрепляется накладными, товарно-кассовыми чеками и прочими документами, позволяющими обосновать понесенные сотрудником расходы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе этого документа и происходит списание средств, которые были выданы. В случае, если эти средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам (ПКО). Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам (РКО).

Для составления авансового отчета в компаниях используется унифицированная бухгалтерская форма АО-1. В 2013 году эта форма была упразднена, и теперь в учетной политике организации может быть закреплена иная форма для составления авансового отчета, однако на практике большинство компаний продолжают использовать форму АО-1, как наиболее удобную и отработанную годами. Ниже приведен пример заполнения формы АО-1.

В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток или перерасход средств. Отчет всегда подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о понесенных расходах.

В этих документах обязательно должны быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, расшифровка каждого наименования с ценами, итоговая сумма. Полный список приложений к авансовому отчету можно найти здесь.

После заполнения авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию для проверки его соответствия всем установленным требованиям, а также обоснованности понесенных трат. Затем отчет утверждается руководителем организации. Только после этого подотчетный сотрудник получает окончательный расчет средств.

Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается в приказе с подписью руководителя организации.

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации — первичным документам, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, а в соответствии со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять первичную документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

Таким образом минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.

Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и непосредственно влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако, существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса Российской Федерации — период может быть увеличен до 10 лет.

Обрабатывать авансовые отчеты от создания до подписания, а также хранить всю первичную документацию можно электронно в специализированном бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчет.

Действующие правила хранения авансовых отчетов в организации

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации.

В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации — вся первичка, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя компании.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама компания, однако требования эти должны быть закреплены в её учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке, куда подшиваются все документы подотчетных лиц. Подшиваться такие папки могут поквартально, за полугодие либо за год.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *