Срок возврата подотчетных сумм

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 февраля 2017 г.

Содержание журнала № 4 за 2017 г. АКТУАЛЬНО Л.А. Елина,
ведущий эксперт Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном актеПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание

При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих днейп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749:

•или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;

•или со дня возвращения из командировки;

•или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.

Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.

Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание

Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммамп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работникаст. 137 ТК РФ. Для этого нужноПисьмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0:

•не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;

•ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка

Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на рукист. 138 ТК РФ.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгодуст. 41 НК РФ. Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.

Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Упомянутые в статье судебные решения можно найти:

раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:

•надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньгип. 1 ст. 210 НК РФ;

Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет. В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налогап. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давностип. 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.

Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона № 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносыПисьма ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250; Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609.

Справка

Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возвратуПостановление 19 ААС от 05.04.2016 № 19АП-6638/2015.

Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штрафПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263. И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньгиПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги

КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.

•или вернет деньги;

•или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

ИА ГАРАНТ

Учетной политикой не установлен срок, на который организация выдает работникам денежные средства под отчет. Какие могут быть налоговые последствия при несвоевременном возврате подотчетных сумм?

При осуществлении наличных расчетов с подотчетными лицами организации должны учитывать нормы Положения ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Неизрасходованные по каким-либо причинам подотчетные средства по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В случае, если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не вернет ранее полученную под отчет сумму денежных средств, то у него останется задолженность перед организацией.

Если срок для сдачи отчета по подотчетным суммам пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств через судебные органы (ст.ст. 241, 248 ТК РФ).

НДФЛ

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (ст.ст. 209, 41 НК РФ).

При этом нормы главы 23 НК РФ напрямую не определяют в качестве дохода физического лица суммы, полученные им под отчет, по которым он не отчитался в установленном порядке и (или) которые не вернул организации в установленные сроки.

На наш взгляд, деньги, передаваемые под отчет, нельзя расценивать как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия письменного договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Основные налоговые риски по НДФЛ при выдаче денег подотчетному лицу возникают в ситуациях, когда выданные под отчет суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Так, имеются примеры судебных решений, в которых судьи:

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично не возвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Вместе с тем имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Таким образом, вопрос о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации является неоднозначным. Если организация будет исходить из отсутствия оснований для признания факта возникновения у работника дохода для целей исчисления НДФЛ, то не исключено, что свою позицию ей придется отстаивать в суде. При этом с выходом постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 уверенности в том, что суд примет сторону организации, у нас нет, более вероятным представляется противоположный исход дела (что, в свою очередь, подразумевает ответственность налогового агента).

Ответственность налогового агента

В соответствии с пп. 1 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему РФ на соответствующие счета Федерального казначейства. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствии с законодательством РФ (п. 5 ст. 24 НК РФ).

На основании ст. 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Отметим, что привлечь налогового агента к налоговой ответственности, предусмотренной ст. 123 НК РФ, налоговый орган вправе в пределах срока давности привлечения к ответственности. Согласно ст. 113 НК РФ лицо может быть привлечено к налоговой ответственности, если со дня совершения налогового правонарушения и до момента вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности не пришло три года.

Кроме штрафа за несвоевременную уплату налога, в рассматриваемой ситуации налоговому агенту могут быть начислены пени (ст. 75 НК РФ). Согласно ч. 1 ст. 75 НК РФ пеней признается, в частности, денежная сумма, которую налогоплательщик должен выплатить в случае уплаты причитающихся сумм налогов или сборов в более поздние по сравнению с установленными законодательством о налогах и сборах сроки.

Отметим, что на основании ч. 7 ст. 75 НК РФ правила начисления и взыскания пеней распространяются и на налоговых агентов. При этом сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Устанавливать ли срок выдачи денег в подотчет

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Итоги

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок — тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье «Составляем заявление на подотчет от директора — образец».

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Проверьте правильно ли вы оформляете взаиморасчеты с подотчетными лицами в бухучете с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

  • размер выдаваемых сумм;

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

  • сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
  • перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
  • описание процедуры представления авансовых отчетов.

В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по этой ссылке:

Скачать образец

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2020 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Итоги

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *