Срок возврата подотчетных сумм 2017

Как выдать подотчетные деньги

Работник, получивший от организации деньги в подотчет, должен за них отчитаться. То есть составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные суммы придется вернуть в кассу организации. А деньги, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, бухгалтерия работнику должна возместить.

Средства в подотчет можно выдать сотруднику или на основании его заявления, или на основании распоряжения руководителя компании (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Срок, на который можно выдать наличные деньги на хозяйственные нужды, должен установить руководитель компании.

Что делать с невозвратом?

Подотчетные суммы, не возвращенные работником своевременно, отражают как его задолженность перед компанией. Эта задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, который фирма может удержать только в двух случаях:

  • если простит долг работнику по невозвращенным суммам;
  • если истечет срок исковой давности по взысканию долга.

Но если подчиненный долгое время не возвращает неизрасходованный подотчет, не предоставляет бухгалтерии документы, подтверждающие расходы, а фирма не предпринимает никаких действий к взысканию долга, то с большой долей вероятности налоговики признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ.

Примером этому служит свежее определение Верховного Суда, в котором было заявлено: если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданному подотчету, то с безотчетных сумм нужно удержать НДФЛ (определение от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047).

С невозвращенного подотчета нужно удержать НДФЛ даже у директора

Читать далее…

Добавим что начислить налог с невозвращенного подотчета можно не раньше, чем истечет срок исковой давности, равный трем годам (письмо УФНС Московской области от 14 сентября 2018 г. № 16-10/099623@).

Когда работодатель может пойти на «крайние» меры

Однако в судебной практике есть и другая позиция: выдаваемые в подотчет деньги являются не собственностью работника, а его задолженностью. Поэтому он должен их вернуть (постановление АС Центрального округа от 2 ноября 2016 г. по делу № А64-6405/2015, от 19 июля 2016 г. по делу № А36-5689/2015).

Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть один месяц. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.

Руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). Сотрудника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Сумма, которую можно удержать из зарплаты работника единовременно, не может превышать 20% его заработка, причитающегося к выдаче.

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если наступил срок, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть полученный подотчет, сделайте запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– учтена сумма , выданная работнику в подотчет и не возвращенная в срок.

Удержание денег из зарплаты работника отразите записью:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Решение удержать невозвращенный подотчет фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата денег, и только с согласия подотчетника.

В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

Зачем выдавать

Под выдачей денежных средств под отчет понимается передача денег организации сотруднику или другому лицу, которые должны быть потрачены на определенные цели, связанные с нуждами фирмы. Размер денежных средств, которые могут быть выданы, российское законодательство не ограничивает. Тут все на усмотрение руководителя компании. Выдаваться финансы могут как наличным, так и безналичным способом. Регулирует данную денежную операцию Письмо Министерства по финансам РФ № 03-11-11/42288. В нем прописан порядок ведения кассовых операций. И здесь же указано, на какие нужды предприятие может давать деньги:

  • Хозяйственные нужды компании.
  • На филиалы фирмы, у которых нет собственного баланса.

Особенности выдачи

Выдавать деньги под отчет компания имеет право не только своим работникам, но и другим лицам, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Но статус у этих категорий разный, о чем руководство компании должно помнить. Если своего сотрудника, работающего по трудовому договору, можно направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы, то с теми, кто работает по гражданско-правовому договору, такие вещи не делаются. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего деньги под отчет не сотруднику не выдавать, а использовать исполнение заключенного договора. Так, основанием для выдачи может быть заявление человека на возмещение расходов, которые пошли на выполнение поручений организации.

Сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, нельзя направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы.

Официально, не сотрудникам выдавать деньги под отчет нельзя, о чем говорится в указании Банка России о ведении кассовых операций № 3210-У. Согласно данному документу, подрядчик также является сотрудником фирмы, и поэтому ему можно перечислять или выдавать в наличной или безналичной форме денежные средства. Например, подрядчик может заказывать материалы, которые он потом станет использовать для ремонта помещений организации.

В локальных актах предприятия можно закреплять порядок выдачи подотчетных сумм подрядчикам. Кроме этого, в договорах с подрядчиком этот момент надо подробно прописывать. Стоит помнить, что в указании Банка РФ, касающегося проведения кассовых операций, говорится только о том, что под отчет выдаваться могут наличные деньги. Поэтому, если у фирмы есть необходимость выдать деньги безналичным способом (переводом на карточку), нужно фиксировать такой порядок в локальных актах фирмы.

Порядок выдачи

В организации выдача подотчетных денег происходит обычно по следующей схеме:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании с просьбой выдать деньги на нужды фирмы.
  2. Руководитель указывает сумму выдачи и сроки.
  3. Бухгалтерия оформляет ордер на выдачу финансов.
  4. В прописанный срок сотрудник подает авансовый отчет.

И в заключение

На законных основаниях организация имеет право давать деньги под отчет тем людям, с кем у нее заключен трудовой договор или договор подряда. В других случаях выдача финансовых средств будет считаться незаконной и привлечет внимание контролирующих органов. Нарушением будет считаться также, если деньги выдаются не тому лицу, которое указано в приказе, или если средства пошли не на нужды предприятия, а на другие цели.

Савченко Елена, эксперт по вопросам оплаты труда.

Выдача денежных средств под отчет сопровождается целым рядом правил и ограничений, которые необходимо соблюдать как предприятию, так и работнику. Напомнить о них, разъяснить порядок их работы — цель этой статьи.

Сроки выдачи средств

Прежде всего давайте разберемся, в какие сроки предприятие обязано выдать работнику средства на командировку или под отчет. Можно ли выдать их намного раньше? Есть ли какие-то установленные законодательством временные пределы для выдачи таких средств?

Начнем с аванса на командировку. Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например, для приобретения проездных билетов.

При выдаче средств под отчет на хозяйственные нужды предприятия надо ориентироваться на п. 19 Положения № 148, где определены конкретные сроки возврата подотчетных сумм (см. ниже). Соответственно, средства под отчет следует выдать таким образом, чтобы у работника была возможность произвести закупку товаров (работ, услуг), и своевременно отчитаться за осуществленные расходы на хознужды.

А можно ли «за свои»?

Отправить работника в командировку, не выдав ему аванс, — это значит нарушить трудовое законодательство (см. письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). Такие действия могут грозить работодателю штрафом в размере минзарплаты (на сегодня — 4723 грн., см. ст. 265 КЗоТ*), а его должностным лицам — админштрафом в общем случае от 510 до 1700 грн. (ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП).

* Сейчас ожидает подписи Президента законопроект «О внесении изменений в Кодекс законов о труде Украины (относительно устранения норм, нарушающих права и законные интересы работодателей Украины)» от 02.09.2019 г. № 1233. Этим документом предполагается, что за подобные нарушения будут налагать штраф в размере 2 МЗП (9446 грн.) за каждое такое нарушение.

Переходим к ситуации с «кредитовым подотчетом». Из Обобщающей консультации, утвержденной приказом Минфина от 26.04.2019 г. № 181, следует, что если работодатель подтверждает целесообразность и обоснованность расходов работника, произведенных в связи с выполнением его трудовой функции, то

сумма компенсации за товары (работы, услуги), приобретенные работником за его собственные средства для работодателя, не облагается НДФЛ и ВС

Подробнее об этом мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 38, с. 2.

Сроки предоставления Отчета

После завершения командировки или выполнения поручения в интересах предприятия работник обязан:

— отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку или под отчет денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). К нему обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

— вернуть сумму не израсходованных в командировке средств (при наличии).

Сроки предоставления Отчета устанавливают пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Для наглядности их представим в таблице.

Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты наличными, снятыми с использованием платежных карточек

расчеты в безналичной форме

Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственных (хозяйственных) вопросов)

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем приобретения работником товаров (работ, услуг) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**

Покрытие командировочных расходов и решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***

В течение 10 банковских днейпосле завершения командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)

* Под платежными документами понимают перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы.

** По мнению налоговиков, при расчетах с помощью корпоративных платежных карточек за товары (работы, услуги), приобретенные для нужд предприятия, следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ (см. подкатегорию 103.17 БЗ). Однако мы считаем, что этот вывод справедлив только для расходования средств при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке.

*** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В таких случаях необходимо ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки. Ведь перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными.

Но учитывайте, что налоговики считают иначе. Они настаивают (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214), что при снятии наличных и использовании личной платежной карточки следует отчитаться в течение 3 дней, как и при использовании корпоративнойплатежной карточки. Но если ввязываться в спор с фискалами вам неохота, советуем учесть их мнение.

**** Срок предоставления Отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

Интересный момент! По мнению налоговиков, если во время командировки подотчетное лицо применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, оно должно подать соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ (см. письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). То есть налоговики говорят о двух отчетах. Однако в общем случае достаточно предоставить один Отчет в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ (в течение 3 банковских дней после завершения командировки).

Также заметим: на наш взгляд, указанные в таблице сроки подачи Отчета, не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

Когда возвращать подотчетные средства?

Со сроками подачи Отчета мы разобрались. Теперь давайте выясним, когда, в какие сроки нужно возвращать подотчетные средства.

В данном вопросе надо руководствоваться, кроме норм НКУ, еще и требованиями Положения № 148. Так, сроки, установленные НКУ, применяются налоговиками для целей обложения НДФЛ и ВС, а сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

При наличии излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных на командировку и/или на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (в том числе в командировке), работник обязан вернуть их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета. Так гласит п.п. 170.9.2 НКУ. Со сроками подачи этого Отчета мы с вами уже разобрались (см. таблицу).

В отношении средств, полученных работником на командировку, Положение № 148 никаких иных сроков возврата неизрасходованной их части не устанавливает. А значит,

предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета

А вот с неизрасходованными средствами, выданными на решение производственных (хозяйственных) вопросов, не все так просто. Пункт 19 Положения № 148 определяет для них конкретные сроки возврата.

Так, в зависимости от целей, на которые подотчетные средства выдаются, он составляет:

1) на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья — не более 10 рабочих дней;

2) на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

3) на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Заметим, что указанные выше сроки продлеваются до завершения срока командировки, если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов.

Поэтому сумму неизрасходованных средств, полученных на решение производственных (хозяйственных) вопросов, нужно возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом сроков, прописанных в п. 19 Положения № 148 (см. выше).

Согласно этому пункту выдача наличности под отчет осуществляется только при условии подачи отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Причем заметьте: в этом пункте говорится именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием.

Наличные ограничения при выдаче/возврате подотчетных сумм

При наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями надо соблюдать ограничение в 10 тыс. грн., а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн. в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148).

Если говорить о наличных ограничениях в привязке к командировочно-подотчетным расходам работников, то получается следующая картина.

Покупая товары (работы, услуги) для нужд предприятия, работник действует по его поручению. То есть фактически он выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия. По этой причине в полной мере 10-тысячное ограничение наличных расчетов работает при приобретении подотчетным лицом ТМЦ, работ или услуг для хозяйственных нужд предприятия у другого субъекта хозяйствования. И не имеет значения, осуществлялось такое приобретение за счет полученной ранее (в кассе либо с использованием корпоративной платежной карточки) наличности или за счет собственных средств работника.

Ведь в такой ситуации он выступает и платит от имени предприятия-работодателя

Важно! Положение № 148 содержит ряд случаев, когда наличные расчеты можно осуществлять, не беспокоясь о превышении предельной суммы расчетов (см. п. 8 этого Положения). Так, «наличные» ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку.

При этом под командировочными расходами следует понимать стоимость проезда, проживания, питания и других услуг, связанных с пребыванием работника в командировке.

Но имейте в виду: при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке 10-тысячный предел будет применяться в общем порядке (если контрагентом является субъект хозяйствования). Дело в том, что такие расчеты не связаны прямо с командировкой и расходами непосредственно на нее.

Ну и, конечно, если работник приобретал ТМЦ для хознужд или оплачивал работы, услуги физлицу — не СПДдля нужд предприятия, то в этом случае должно соблюдаться 50-тысячное ограничение наличных*. Ведь по сути получается, что предприятие (через подотчетное лицо) производит наличный расчет с физлицом — продавцом товаров, работ, услуг.

* В том числе это касается расчетов с лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, при условии, что лицо, которое осуществляет независимую профессиональную деятельность, не зарегистрировано как ФЛП (см. консультацию в подкатегории 109.13 БЗ).

Помните также, что, по мнению налоговиков, наличные ограничения действует на протяжении дня в расчетах с одним лицом в обе стороны (109.13 БЗ). То есть «встречные потоки» наличности для сравнения с предельной величиной суммируются.

Распространяются ли наличные ограничения на подотчет?

А теперь разберем очень важный вопрос: распространяется ли 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам, связанным с хознуждами?

На сегодняшний день этот вопрос окончательно не урегулирован. С одной стороны, налоговики ранее высказывали мнение, что установленные НБУ наличные ограничения распространяются в том числе и на выдачу и возврат средств под отчет (письма ГУ ГФС в Сумской области от 18.07.2018 г. 3158/ІПК/18-28-14-06-31 и от 14.08.2018 г. №3531/ІПК/18-28-14-06-31).

С другой стороны, суды в этом вопросе склоняются к противоположному мнению. Как аргумент можно привести определение ВАСУ от 21.06.2016 г. № К/800/44326/15**, в котором судьи указывают, что выдача наличных работникам под отчет не является платежом предприятия, а также наличным расчетом. Те же выводы можно найти и в определении Житомирского апелляционного административного суда от 28.08.2017 г. по делу № 806/292/17***.

** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58463663

*** http://reyestr.court.gov.ua/Review/68622094

Логично предположить, что 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам распространяться не должно по той причине, что в данном случае нет самого факта наличного расчета. Работник — подотчетное лицо выступает от имени предприятия и действует в его интересах. В данном случае работник лишь берет деньги предприятия, чтобы выполнить служебное поручение, и возвращает остаток в кассу. Впрочем, если вы не сторонник смелого подхода, лучше стараться не превышать 50-тысячный предел при выдаче и возврате в подотчет средств на хознужды (об ответственности за это нарушение мы писали на с. 7 этого номера).

В заключение отметим: расчеты, которые осуществляются посредством платежной карточки без снятия при этом наличных (т. е. через платежный терминал), считаются безналичными (ч. 3 ст. 341 ХКУ). Такие операции не относятся к кассовым в понимании Положения № 148. А значит, «наличные» ограничения на них вообще не распространяются (см. подкатегорию 109.13 БЗ).

Другие материалы из «Налоги и бухгалтерский учет», 2020, № 11:

  • Последствия нарушения сроков
  • Заполняем авансовый отчет
  • Валютный аванс и валютные расходы в авансовом отчете
  • Подотчетные суммы в учете
  • Расчеты корпоративной карточкой
  • Авансовый отчет с недочетами: как быть?
  • Как учитывать округление в чеке РРО
  • Может ли ФЛП выдавать под отчет средства работникам и себе
  • Работник приобрел стройматериалы с картой «ВИГОДА»
  • Налоги за счет директора
  • Подотчетные средства не тратились: нужен ли авансовый отчет?
  • Закупка сельхозпродукции в командировке
  • Можно ли отчитаться по доверенности
  • Компенсируем расходы по чеку частично

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (статьи 209, 41 НК РФ).

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Таким образом, денежные средства, выданные под отчет, в собственность физического лица не переходят. Поэтому считаем, что рассматривать такие суммы в качестве налогооблагаемого дохода (экономической выгоды) подотчетного лица неправомерно.

Вместе с тем необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может представить документы, оформленные с нарушением действующего законодательства, не представить документы вовсе, либо не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Внимание

С 19 августа 2017 года отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме (см. Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

Специалисты Минфина России в письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 пояснили, что поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (см. письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Кроме того, в Информации ФНС России от 20.07.2017 на основе анализа материалов проверок в качестве нарушения для налоговых агентов указано в том числе на невключение в совокупный доход физического лица сумм, выданных под отчет на хозяйственные нужды, и не возвращенных (или по которым отсутствую авансовые отчеты), а также доходов, полученных в натуральной форме (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ в постановлении от 03.02.2009 N 11714/08 (далее — Постановление N 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем, в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

В Постановлении N 11714/08 также указано, что сам по себе факт недостоверности документов, представленных работниками в подтверждение произведенных расходов на приобретение ТМЦ, не свидетельствует о возникновении у работника, представившего такой документ, экономической выгоды. Факт достоверности документов определяется организацией. В случае оприходования организацией ТМЦ, оценки документов принимающей их организацией в качестве достоверных экономической выгоды у подотчетного лица не возникает. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N Ф06-1412/13, от 11.11.2011 N Ф06-9249/11, от 16.06.2011 N Ф06-4461/11, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 N Ф07-2510/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 28.10.2011 N Ф08-6624/11, ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 N А43-3598/2008-6-65, ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 и др.

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично невозвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Позиция, что подотчетные суммы, по которым сотрудник не отчитался в установленный срок, не включаются в его доход, а образуют задолженность физического лица перед организацией, высказана в постановлении АС Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/16. В некоторых судебных решениях указано, что только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаются НДФЛ (см. также постановление Четвертого ААС от 25.03.2015 N 04АП-726/15, постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012).

Вместе с тем, имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

В постановление АС Центрального округа от 24.12.2015 N Ф10-4388/15 по делу N А35-5172/2014 поддержана позиция налогового органа, согласно которой выданные под отчет денежные средства, по которым не представлен отчет и которые в установленный руководителем срок не возвращены в кассу организации, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, затраты документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *