Срок хранения расчетных листков

Содержание

Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Обязан ли работодатель выдавать, согласно Трудового кодекса?

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

  • все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
  • иные начисления и компенсации;
  • размеры и причины удержаний из заработной платы;
  • общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, .

Предоставление расчетного листа о заработной плате предусмотрено для всех работающих в организации: тех, кто получает заработок в кассе, и тех, кому начисляется зарплата на банковский счет.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

  • на бумаге под роспись лично в руки;
  • в электронном виде на почту;
  • в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

В большинстве случаев работодателями уведомление о зарплате выдается на руки работникам при выплате полного заработка за месяц.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

  • утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
  • завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
  • внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Главное, чтобы порядок выдачи расчетных листков был донесен до ведома сотрудников и был официально утвержден локальными актами и приказом.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Так как в расчетном листке имеется информация о сотруднике (его фамилия, имя или табельный номер), а также данные о его заработке, то выдавать его следует на руки самому сотруднику.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

  • должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
  • юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

Полезное видео

О порядке и правилах выдачи расчетного листка в бумажном и электронном виде, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В заключение стоит отметить, что согласно действующему трудовому законодательству работодатель обязан оповещать работников о начислении им заработной платы с указанием всех составляющих зарплаты с надбавками и удержанными суммами.

Сделать это можно как в письменном бумажном виде, так и переслав по электронной почте. В случае невыполнения предписаний Трудового кодекса работодатель будет привлечен к административной ответственности с последующими штрафными санкциями.

Обязан ли работодатель хранить расчетные листки?

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
ст. 136, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 27.12.2018)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат
п.412 Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
На мой взгляд в указанных нормативках речь идет о разных документах (и строго по наименованию, и по сути их содержания и назначения).
Кроме того нет ни одного нормативного акта, прямо предписывающего создание экземпляра расчетного листка для хранения работодателем.

Срок хранения журнала выдачи расчетных листков. Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить

Ведение журнала выдачи расчетных листков. Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить

Для того чтобы вести учет выдачи расчетных листков работникам, в организации формируется специальная ведомость.

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника.

Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

ФАЙЛЫ

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы.

В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись.

Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Для чего нужна ведомость

Роль ведомости проста, но в то же время значительна: она позволяет проконтролировать выдачу расчетных листков сотрудникам компании.

Кроме того, она является доказательством того, что все эти документы были переданы заинтересованным работникам предприятия своевременно. После выдачи расчетного листка каждый из них именно в ведомости расписывается о его получении.

Кто заполняет документ

Документ формирует бухгалтер или кассир организации, который составляет расчетные листки и вместе с заработной платой передает их на руки персоналу. Он же обязательно следит за тем, чтобы каждый сотрудник, получивший расчетный листок обязательно за него расписался.

Надо сказать, что на предприятии за отчетный период времени может быть заполнена не одна ведомость, а несколько (на каждое структурное подразделение в отдельности).

Как составить ведомость

Ведомость формируется в свободном виде, поскольку унифицированного образца ее на сегодняшний день нет. Но если внутри компании есть свой разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон – ведомость следует делать по его типу.

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Учет и регистрация ведомостей

Ведомости подлежат обязательному учету. Информация о каждой из них должна быть внесена в специальный учетный журнал.

В него достаточно включить номер бланка и дату его формирования. Журнал хранится у составителя ведомостей и в случае надобности он не только удостоверяет сам факт создания документа, но и позволяет быстро его отыскать.

Порядок и сроки хранения

Период хранения ведомости определяется индивидуально. Он может зависеть от внутренних нормативно-правовых актов компании или же рассчитываться исходя из законодательных норм (но не меньше трех лет). После того, как значимость документа будет утрачена, его можно уничтожить, но также только при соблюдении определенной процедуры, прописанной в законе.

Можно ли обойтись без ведомости

Без составления ведомости обойтись можно, но это крайне рискованно. В случае проводимых контролирующими надзорными структурами проверок, с их стороны могут возникнуть претензии, которые в свою очередь могут привести к наложению административного штрафа за нарушение порядка выдачи расчетных листков и заработной платы.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

  1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
  2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
  3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
  4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков

Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.

Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.

За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).

Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно.

Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.

Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Вести журнал удобнее в виде таблицы. Наименования граф могут быть любыми, но следующие указать обязательно:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • табельный номер;
  • дата выдачи квитка;
  • подпись.

Особенности ведения и порядок заполнения утвердите вместе с формой документа. Там же зафиксируйте, что вносить изменения задним числом не допускается. Разработайте и пропишите в приказе правила исправления ошибок. Под подпись ознакомьте ответственное лицо с правилами ведения документов.

Информация, которая содержится в квитках, является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Предлагаем скачать образец журнала выдачи расчетных листков.

Как заполнить книгу учета расчетных листков

Рассмотрим, как заполнить образец журнала выдачи расчетных листков сотрудникам, на примере.

Шаг 1. Титульный лист.

Укажите полное наименование организации, год, на который составлена книга учета, дату, когда она заведена, и ответственного за нее.

Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить

Табличная часть.

Заполнить таблицу не составляет труда. Необходимо внести информацию о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, в котором он работает), указать дату выдачи квитка. В последней графе расписывается сотрудник.

Квитки о заработной плате по электронной почте

Электронный способ передачи информации о заработной плате сотруднику — это:

  • экономно: не тратим бумагу, расходные материалы печатающих устройств;
  • быстро: выгрузка и отправка письма проходит за несколько минут;
  • просто: не нужно искать работника, просто выбрал получателя — и готово.

Ведомость выдачи расчетных листков может стать оправдательным документом в случае жалобы сотрудника. Узнайте о том, как такой журнал заполнить и вести, скачайте образец

Читайте в нашей статье:

Обязателен ли для применения журнал выдачи расчетных листков

Согласно ст. 136 ТК РФ каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Выдача расчетных листков сотрудникам обязательна, и нарушение этого правила может повлечь за собой административную ответственность. Второй экземпляр “расчетки” должен храниться в организации не менее пяти лет.

В то же время закон ничего не говорит об обязательности ведения учета выдачи листков, в связи с чем у работодателей часто возникает вопрос, как доказать при проверке трудовой или налоговой инспекцией факт их выдачи на руки сотрудникам.

Такая ведомость может стать оправдательным документом в случае жалобы сотрудника на невыдачу расчетного листка или выдачу его не в срок.

Практически никто из служащих не хранит “расчетки” в течение пяти лет, а на экземпляре, оставшемся в организации, нет росписи сотрудника в получении.

То есть, подтвердить, что документы действительно выдавались работникам и это делалось в срок, будет достаточно сложно.

Таким образом, вести журнал учета выдачи расчетных листков в 2019 году в интересах работодателя, чтобы подтвердить при необходимости, что нормы трудового права выполняются им аккуратно.

На некоторых предприятиях принимают за основу форму расчетно-платежной ведомости Т-49, добавляя в нее два столбца: дата выдачи и подпись.

Однако, данная форма довольно громоздка для такой, в сущности, некрупной процедуры, как ведение учета.

Удобный образец журнала учета выдачи расчетных листов от 2019 года вы можете скачать на нашем сайте и при необходимости доработать его с учетом специфики предприятия.

В крупной компании, включающей в себя несколько подразделений с большим количеством сотрудников, целесообразнее завести отдельный журнал на каждое подразделение, тогда как на небольшую организацию вполне достаточно будет одного общего реестра. Желательно (но не обязательно) издать приказ о ведении журнала, утвердить в нем форму книги, обозначить правила ведения, назначить лицо, ответственное за его ведение.

Информация из расчетных листков является персональными данными, поэтому ответственное лицо необходимо ознакомить с правилами обработки и хранения персональных данных.

Порядок заполнения

Для начала нужно оформить титульный лист журнала, указав на нем название реестра, наименование предприятия (при необходимости и подразделения) и дату начала. Чуть ниже оставить место для последующего указания даты окончания ведения.

На первом листе оформляется табличка с указанием ФИО лица, ответственного за заполнение ведомости. С течением времени этот человек может меняться, либо основного сотрудника может заменять временный – вся эта информация должна быть отражена в таблице.

Структура довольно проста: порядковый номер, даты начала и окончания возложенной ответственности, ФИО ответственного лица и место для его росписи. По усмотрению руководителя для этих данных можно отвести 2-3 листа.

Логично будет поручить ведение учета сотруднику бухгалтерии, который и выдает листки персоналу, закрепив это в его трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Основной раздел будет содержать таблицу для внесения данных о выдаче расчетных листков. Наиболее удобно вести реестр помесячно, это облегчит поиск информации, если возникнет такая необходимость. Как показывает практика, ведомость обычно состоит из следующих столбцов:

  • порядковый номер;
  • ФИО сотрудника;
  • табельный номер
  • должность сотрудника;
  • дата выдачи расчетного листка;
  • роспись сотрудника в получении.

Если работодатель считает нужным, в книгу можно добавить дополнительные графы для примечаний, в которых можно отмечать, например, кадровые перестановки (перевод в другое структурное подразделение, увольнение, уход в декрет и т.п.), что упростит процедуру поиска информации.

Общие правила заполнения журнала выдачи расчетных листков такие же, как и у других подобных ведомостей. Не допускается внесение данных задним числом, именно поэтому сведения вносятся в каждую строку, без пропусков. Если формуляр журнала верстается вручную, лучше сразу сделать такую высоту строк, которая сделала бы возможным внесение исправлений.

Исправления нежелательны, но возможны, если выполнены аккуратно, разборчиво и заверены подписями ответственного за журнал и сотрудника, в отношении которого они допущены, а также печатью организации и надписью «исправленному верить».

Сколько хранить

Дублирующие экземпляры расчетных листков, остающиеся у работодателя, хранятся в течение 5 лет при условии проведения ревизии или проверки. Данные требования распространяются и на учетные журналы, подтверждающие факт выдачи расчеток.

Не впадайте в панику, если руководитель поручил оформить на 2017 год журнал выдачи расчетных листков: образец скачать можно онлайн, а основные правила ведения учета прописываются во внутренней нормативной документации.

Из статьи вы узнаете:

Оплачивая труд работника, работодатель обязан в письменной форме известить его о точном размере зарплаты, причитающейся за определенный период (как правило, месяц). Для этого применяется специальный бланк – расчетный листок, в котором указываются все необходимые сведения.

Документ выдается сотруднику при получении зарплаты.

Некоторые организации выдают расчетные листки исключительно под роспись и вносят данные о каждом оформленном экземпляре в журнал выдачи расчетных листков, другие – не ведут документальный учет их выдачи, ограничиваясь рассылкой по электронной почте.

Расчетный листок: правила оформления

Выдача формы, в которой указаны составные части зарплаты, а также виды и размеры удержаний из нее, считается одним из обязательных этапов процедуры расчета с работником.

Таким образом работодатель предоставляет ему подробные сведения о порядке расчета заработной платы (с учетом всех условий трудового договора и прописанных в нем надбавок, доплат, районных коэффициентов, премий и т.д.). Рекомендуем ознакомиться со статьями «Как выбрать и прописать ее в договоре.

Пять формулировок для разных ситуаций», «Как оплаты труда» и «Как сотрудникам». Наши эксперты расскажут о возможностях и последствиях применения разных систем оплаты труда с учетом специфики предприятия.

Скачать документы по теме:

Важно: если в расчетном листке указана недостоверная или неполная информация о выплатах, работодателя можно привлечь к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ (сумма штрафа составляет от 30 000 до 50 000 рублей для компании, от 1000 до 5000 рублей для ответственных должностных лиц – руководителя и бухгалтера).

Необходимость оформления расчетного листка закреплена ст.136 ТК РФ.

При этом способ выплаты зарплаты особого значения не имеет, будь то расчет наличными деньгами через кассу предприятия, безналичный перевод средств на банковскую карту или оплата труда в натуральной форме.

Именно такой позиции придерживается Роструд в разъяснительном письме №739-6-1 от 18.03.2010г. Подробнее о способах оплаты труда и компромиссах, на которые иногда приходится идти работодателям, читайте в статьях «Когда можно платить » и «Как оформить «.

Все о расчетных листках. Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить

Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

  1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:
  • оклад;
  • начисленная премия;
  • установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
  • компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.
  • НДФЛ;
  • пенсионные отчисления;
  • профсоюзный взнос;
  • иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
  • удержание по исполнительному листу, например, алиментов.
  1. Дополнительные начисления:
  • выплата отпускных;
  • выплата при увольнении;
  • компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
  • иные выплаты.

  1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • Название структурного подразделения (цеха или отдела);
  • Табельный номер, если имеется;
  • Временной период (обычно месяц);
  • Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

  • Номер записи;
  • Дата выдачи;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • Должность;
  • Подпись работника;
  • Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

  • Даты начала и окончания;
  • Наименование документа;
  • Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
  • Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

  • Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
  • Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
  • Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
  • Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
  • Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
  • Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
  • Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
  • Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
  • Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Расшифровка расчетного листка

Статья 136 ТК РФ

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

  1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:
  • оклад;
  • начисленная премия;
  • установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
  • компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.
  1. Удержания из зарплаты:
  • НДФЛ;
  • пенсионные отчисления;
  • профсоюзный взнос;
  • иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
  • удержание по исполнительному листу, например, алиментов.
  1. Дополнительные начисления:
  • выплата отпускных;
  • выплата при увольнении;
  • компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
  • иные выплаты.
  1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • Название структурного подразделения (цеха или отдела);
  • Табельный номер, если имеется;
  • Временной период (обычно месяц);
  • Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Образец расчетного листка по заработной плате в форматеWordиExcelскачать

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Журнал выдачи расчетных листков

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

  • Номер записи;
  • Дата выдачи;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • Должность;
  • Подпись работника;
  • Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

  • Даты начала и окончания;
  • Наименование документа;
  • Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
  • Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Журнал выдачи расчетных листков образецскачать

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Пример приказа об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

  • Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
  • Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
  • Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
  • Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
  • Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
  • Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
  • Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
  • Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
  • Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Приказ об утверждении формы расчетного листка образец Отличная статья 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *