Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения, является Перечень № 578. Он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.

А вот физические лица — предприниматели (далее — ФЛП) положения этого документа применять могут (но не обязаны!). Это следует из абзаца второго п. 1.4 Перечня № 578. Подтверждал рекомендательный характер указанного Перечня для ФЛП и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Какие же правила исчисления сроков хранения документов установлены Перечнем № 578

1. Все сроки хранения в указанном Перечне дифференцированы по двум группам предприятий:

— предприятия, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4 указанного Перечня);

— предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит графа 4 Перечня № 578 (п. 2.5 этого Перечня).

Напомним: НАФ представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации (ст. 1 Закона № 3814).

Большинство коммерческих предприятий в своей деятельности документы НАФ не создают, а значит, при определении сроков хранения им следует ориентироваться на графу 4 Перечня № 578.

2. Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578). Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2019 году, началось с 1 января 2020 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

3. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный отметкой «Пост.», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

4. Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578 использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 9.

По ее результатам документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578).

5. Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578 стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно.

Однако такой срок не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578).

6. Если рядом со сроком хранения определенного вида документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает п. 2.8 Перечня № 578.

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Они означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГНСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такое примечание в графе 5 Перечня № 578 относится в основном к бухгалтерской документации.

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных видов документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налоговиков, должна применяться с учетом требований НКУ.

При этом согласно п. 102.1 этого Кодекса налоговики имеют право провести проверку не позднее окончания 1095 дня*, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация подана позднее — за днем ее фактического предоставления.

* Для контролируемых операций (ст. 39 НКУ) этот срок составляет 2555 дней.

В свою очередь, в соответствии с пп. 44.3 и 44.4 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы**, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.

** К нему, в частности, относят законодательство в сфере ВЭД и РРО.

Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления (п. 44.3 НКУ).

Но указанный выше срок — не предел. В случае когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.

В связи с изложенным напрашивается вывод: если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены (сданы в макулатуру).

Но мы бы не советовали этим торопиться!

Во-первых, о запрете уничтожать непроверенные документы говорит Укргосархив (см. письма от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 и от 03.07.2013 г. № 01.2/2629).

Во-вторых, п. 102.2 НКУ предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных п. 102.1 этого Кодекса. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. А, как известно, на проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.

Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли? В этом случае передавать документы для уничтожения также нельзя.

Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 указанного Перечня № 578).

А вот продлить их можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предпри- ятия.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на следующие группы:

1) документы постоянного хранения (в частности, документы НАФ);

2) документы с установленным сроком хранения, которые по окончании такого срока могут быть уничтожены. К ним относятся:

— документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

— документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578)

Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив* (абзац второй п. 44.3 НКУ).

* О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см. в подразделе 7.5 на с. 44,

Кроме того, Перечень № 430 устанавливает виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, и сроки хранения таких документов.

Далее поговорим о том, как правильно организовать хранение документов непосредственно на предприятии.

выводы

  • При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем № 578.
  • Сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
  • Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые в случае ликвидации предприятий должны поступать в архивные учреждения, установлены Перечнем № 430.

В процессе деятельности любая организация неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых и гражданско-правовых отношений.

Данные требования законодательства обусловлены не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью организаций (индивидуальных предпринимателей).

Действующее законодательство предъявляет различные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также устанавливает требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Так, при формировании внутреннего регламента о порядке документооборота и сроках хранения документов в архивах организации необходимо ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

  • в отношении документов бухгалтерского учета и отчетности следует учитывать нормы Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
  • по документам налогового учета – нормы НК РФ
  • по документам по кадровому учету — нормы Федерального закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Документы бухгалтерского учета и отчетность

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Срок хранения годовых бухгалтерских балансов и отчетов, приложений к балансу, пояснительных записок, бюджетной отчетности установлен как постоянный. Соответственно, бухгалтерская отчетность должна храниться в течение всего срока существования организации.

Учетная политика, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т.ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года, в котором они использовались в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Документы налогового учета

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в том числе первичные документы по доходам и расходам), следует хранить в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Данный срок хранения документов соответствует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (в рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий 3 предшествующих календарных лет).

Течение срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Например, отсчет срока хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен начинаться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

ВАЖНО:Если один документ используется для нескольких целей (например, подтверждает расходы в бухгалтерском и налоговом учете), а срок отличается, то необходимо ориентироваться на больший срок хранения бумаг в архиве организации.

Документы, подтверждающие убытки

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, хранят в течение всего срока, когда указанный убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6, п. 16 ст. 214.1 НК РФ). Срок хранения не сокращается даже после проведения налоговой проверки. После того как убыток будет полностью списан, документы продолжают хранить в соответствии с установленными для них сроками.

Документы по кадровому учету

Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). В частности, трудовые договоры, кадровые приказы (прием на работу, установление совмещения, переводы, аттестация, поощрения, предоставление отпусков и т.д.), личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, согласие на обработку персональных данных и т.п.

Сроки хранения документов по личному составу (п. 1 и 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • 75 лет — для документов, созданных до 1 января 2003 года;
  • 50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года.

При этом на многие документы по личному составу установлены иные сроки хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов

Если организация (индивидуальный предприниматель) по требованию госорганов (ИФНС, ФСС РФ, трудовой инспекции и т.д.) не представите документы, чей срок хранения не истек, то организация (индивидуальный предприниматель) и ее должностные лица будут оштрафованы. Размеры штрафов указаны в НК РФ, КоАП РФ, Законе № 125-ФЗ.

Протоколы по административным штрафам выписывают:

  • налоговые орган (по ст. 15.6 и 15.11 КоАП РФ);
  • Роструд РФ (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
  • Росархив (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ);
  • ФСТЭК (ст. 14.20 КоАП РФ);
  • Росфиннадзор (ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ);
  • ФАС РФ (ст. 19.31 КоАП РФ).

Все первичные документы организации можно условно разделить на две группы: налоговые документы (документы, необходимые для исчисления налогов и страховых взносов) и бухгалтерские документы (в том числе кадровые), они составляют весь документооборот организации. Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства о порядке и сроках хранения документации. Эти вопросы мы раскроем в статье.

Законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, по архивному делу устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Чем регулируется правила хранения первички

  • ст. 23 Налогового кодекса;
  • ст. 50 Закона об ООО;
  • ст. 89 Закона об АО;
  • ст. 29 ФЗ 402-ФЗ «О бухучете»;
  • ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Срок хранения налоговых документов

НК установлен предельный 4 (четырех) 5 (пяти) летний срок (изменен срок с 17.03.21) хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и взносов (ст.23 НК РФ). К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.Срок и порядок хранения первичных документов

Данный срок относится и к документам, подтверждающим:

  • получение доходов,
  • осуществление расходов,
  • а также уплату (удержание) налогов.

Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение 5 (пяти) лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.

Срок хранения бухгалтерских документов

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный 5 (пяти) летний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности.

Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

К примеру:

  • годовые формы бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом расходовании средств и приложения к ним) должны храниться ПОСТОЯННО;
  • документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны храниться 6 лет;
  • расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 50/75 лет;

Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» ввел новую статью 22.1 о сроках хранения документов по личному составу в закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Теперь документы, отражающие трудовые отношения в организациях между работниками и работодателями, должны храниться 75 или 50 лет:

  • 50 лет – срок хранения документов, созданных после 1 января 2003 года,
  • 75 лет – срок хранения документов, созданных до 1 января 2003 года.

Срок хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты приемки-сдачи выполненных работ, услуг также составляет 50/75 лет.

Сроки хранения документов для госорганов

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

  • документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.),
  • документы постоянного хранения;
  • хранения до минования надобности;
  • хранения до замены новыми документами.

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

Место хранения документов

Место хранения документов в ООО

Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества (ст. 50 14-ФЗ). До декабря 2017 года эта статья содержала указание — по месту нахождения исполнительного органа, но ее убрали.

Место хранения документов в АО

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 31.07.2020) «Об акционерных обществах»

Общество обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации. Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение «сроков», которые установлены Банком России (ст. 89 208-ФЗ). В законе об АО указание на место еще осталось, по факту оно слабо работает. Поэтому готов законопроект о внесении изменений со следующим текстом «В уставе или внутренних документах общества должно быть определено место хранения документов».

Порядок хранения документов

Оганизация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

В архиве составляются описи дел:

  • постоянного хранения;
  • временного (свыше 10 лет) хранения;
  • по личному составу;
  • а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации. Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Налоговая ответственность

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

  • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
  • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Истребовать документы налоговики могут только за три последних года, а хранить их обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать организацию за отсутствие налоговых документов за последний (четвертый) год налоговые инспекторы не имеют права.

Административная ответственность

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ):

  • влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 (пяти) тысяч до 10 (десяти) тысяч рублей;
  • Повторное совершение административного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 (десяти) тысяч до 20 (двадцати) тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету:

  • занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 процентов;
  • регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета;
  • ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
  • составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
  • отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Предусмотренная настоящей статьей административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в случае, если такое искажение допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет. Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • на граждан, составляет от 1000 до 3000 рублей;
  • на должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей,
  • для юридических лиц – от 5000 до 10000 рублей.

Уголовная ответственность

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 325 УК РФ):

  • штраф до 200 000 руб,
  • или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев,
  • либо обязательные работы на срок до 480 часов,
  • либо исправительные работы на срок до 2 лет,
  • либо принудительные работы на срок до 1 года,
  • либо арест на срок до 4 месяцев,
  • либо лишение свободы на срок до 1 года.

Фирммейкер, 2014 (следим за актуальностью)
Ирина Семченкова (Журавлева)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Каждая организация и частный предприниматель обязаны соблюдать срок хранения первичных документов, которые необходимы для целей налогового учета. В законодательстве этот вопрос прописан не очень чётко, поэтому на помощь пришло Министерство финансов. В своих разъяснениях от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 он уточнил, как правильно следует исчислять такой срок.

Общее правило

Общий срок хранения первичных документов в бухгалтерии установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Согласно ему, плательщики должны минимум 4 года обеспечивать сохранность:

  • сведений бухгалтерского учёта;
  • сведений налогового учета;
  • иных документов, которые необходимых для расчёта и перечисления налогов.

К последней категории закон относит документы, которые доказывают:

  • получение доходов;
  • несение затрат (для компаний и коммерсантов);
  • перечисление обязательных платежей;
  • удержание налогов.

Также есть оговорка, что несколько иные правила могут быть прямо оговорены в соответствующих положениях НК РФ.

На основании ст. 313 НК РФ налоговый учет – это система обобщения сведений для установления налоговой базы на основе информации из первичных документов, которые сгруппированы соответствующим образом. Таким образом, данные налогового учета могут подтверждать:

  • первичные документы учета (в т. ч. справка бухгалтера);
  • аналитические регистры налогового учета;
  • расчет налоговой базы.

Также см. «Бухгалтерская справка: как правильно составить».

Точка отсчёта

Проблема в том, что подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ совершенно не поясняет, с какого именно момента следует начинать отсчёт 4-хлетнего периода. Условно говоря, это минимальный срок хранения первичных документов. Рассматривать его как максимальный довольно рискованно. Нет гарантии, что уничтоженные по прошествии 4-х лет документы вновь не понадобятся.

Также см. «Уничтожение бухгалтерских документов: как составить акт об этом».

В письме от 19 июля 2017 года № 03-07-11/45829 чиновники Минфина попытались ликвидировать этот пробел в отношении первички, необходимой:

  • для ведения налогового учёта;
  • расчёта и перечисления налога с прибыли;
  • расчёта и уплаты налога на добавленную стоимость.

Так, установленный 4-хлетний срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году и в дальнейшем по версии Минфина должен стартовать по окончании отчетного (налогового) периода, в котором соответствующий документ был востребован последний раз:

  • для составления отчетности по налогам;
  • расчёта и перечисления налогов в казну (налога с прибыли, НДС и др.);
  • подтверждения поступивших доходов и понесённых затрат.

ПРИМЕР

Первичные документы о первоначальной стоимости амортизируемого имущества и начислении амортизации нужны для формирования налоговой отчетности в процессе всего времени её начисления. Поэтому 4-хлетний срок хранения этих документов начинается после окончания начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Четырёхлетний срок хранения первичных документов – накладных, счетов-фактур, банковских выписок и др. – распространяется на хранение документов электронных систем документооборота между банком и клиентами. В том числе – «клиент-банк» (письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».

Другие сроки

Несмотря на то что Минфин уточнил сроки хранения первичных документов, некоторые их них не подпадают под правило 4-х лет.

Так, в силу ст. 29 Закона <Об бухучёте˃ в течение сроков, оговоренных в правилах организации государственного архивного дела, но не меньше 5 лет после отчетного года, нужно хранить:

  • первичные учетные документы;
  • регистры бух. учета;
  • бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
  • аудиторские заключения по ней.

Напомним, что правила организации государственного архивного дела – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *