Списание ГСМ

Нормы расхода топлива: новации-2019Учет топлива и ГСМ, шин и аккумуляторных батарейПорядок отнесения топлива на затраты

Вопрос списания топлива на затраты решен не полностью и не для всех организаций.

Письмо МНС РБ от 19.07.2019 N 2-2-10/Ас-01131 объявило нормы расхода топлива от БелНИИТ «Транстехника» вне закона, затраты, рассчитанные исходя из таких норм, признали сверхнормативными, более того, это касается и периода до 01.01.2019.

Минтранс постановлениями от 01.08.2019 N 44, от 14.11.2019 N 50 установил нормы расхода топлива (ранее как рекомендуемые БелНИИТ «Транстехника»), которыми можно руководствоваться при налогообложении с 11.04.2016. Но многие организации в данном постановлении не нашли свои «рекомендованные» нормы, у некоторых «рекомендованные» нормы отличаются от норм постановления 44 и 50. В каких случаях необходимо корректировать налог на прибыль и с какого периода?

Первичные учетные документы, необходимые для обеспечения контроля за работой автотранспорта и целевым характером использования топлива после отмены путевых листов.

Накопительные ведомости, карточки учета расхода топлива, формы ПУД, разработанные самостоятельно организацией. Сведения, которые необходимо указывать в ПУД. Основания для списания ГСМ на затраты производства.

Особенности внесения в ТТН информации об используемом транспорте.

Новый порядок отнесения на затраты ТЭР в связи с Новой редакцией НК с 1 января 2019 года и письма МНС от 22.02.2019 N 2-2-10/00460.

Включение в затраты стоимости топлива на основании норм расхода, установленных БелНИИТ «Транстехника»: можно ли? Письмо МНС РБ от 19.07.2019 N 2-2-10/Ас-01131 о признании затрат сверхнормативными, постановления Минтранса от 01.08.2019 N 44 и от 14.11.20109 N 50: новые нормы расхода топлива применяем «задним числом». Совместное разъяснение Минтранса и МНС от 19.11.2019 N 08-02/10583 и N 2-2-10/02529 «О некоторых вопросах нормирования топлива».

Порядок разработки, утверждения и применения в организации норм расхода топлива и ГСМ для автотранспортных средств на основе Инструкции, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций РБ от 31.12.2008 N 141 (с учетом изменений).

Особенности применения утвержденных норм расхода топлива на аналогичные модификации автотранспорта, временных норм.

Определение линейной нормы.

Порядок применения повышающего и понижающего коэффициента для расчета норм. Особенности установления норм расхода топлива международными перевозчиками.

На семинаре: Учет ГСМ, Шин, Аккумуляторов.

Бухгалтерский учет поступления, хранения и расходования ГСМ.

Документальное оформление получения ГСМ, получение ГСМ по электронным карточкам и за наличный расчет. Приобретение ГСМ за границей: бухгалтерский учет.

Порядок отражения в учете экономии и перерасхода ГСМ.

Порядок проведения инвентаризации топлива и ГСМ. Способы определения остатка топлива в баках ТС. Оформление акта снятия фактических показаний спидометров и остатка топлива в баках транспортных средств.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете выявленных недостач (излишков) и сумм, взыскиваемых с виновных лиц.

Ответственность за нарушение установленного порядка учета поступления, хранения, расходования, отпуска или приобретения ГСМ, а также невзыскание стоимости их перерасхода.

Учет и механизм списания автомобильных шин, в том числе запасных: приобретение, замена, ремонт и утилизация. Новый порядок установления нормативного пробега шины. Учет и списание аккумуляторных батарей.

Новый порядок контроля за состоянием водителей при допуске к выполнению автомобильной перевозки грузов. Отмена обязательности проведения предрейсовых медосмотров: что взамен? Процедура выпуска автомобиля на линию.

Использование личного автомобиля работника в служебных целях. Порядок оформления транспортных документов. Новшества в порядке включения компенсации за износ транспортного средства в затраты, учитываемые при налогообложении в 2019 году. Аренда транспортных средств. Новшества в порядке включения арендной платы за по автомобилям в затраты, учитываемые при налогообложении в 2019 году.

Расход топлива: налоговый и бухгалтерский учет

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

  • свыше 5 миллионов человек — норму можно увеличить до 35 процентов;
  • от 1 до 5 миллионов человек — до 25 процентов;
  • от 250 тысяч до 1 миллиона человек — до 15 процентов;
  • от 100 до 250 тысяч человек — до 10 процентов;
  • до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) — до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов (приложение № 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее — Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 № НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» в период с 1 апреля по 31 октября — 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент — 10%. Итоговая «зимняя» норма расхода топлива для автомобиля «Мерседес-Бенц» составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

  • путевого листа (списывают используемое топливо);
  • акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
— оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
— оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
— списано израсходованное топливо.

ПРИМЕР

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 50 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 — 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1154,49 руб. — списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 7600 км, в конце — 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
— 1270,74 руб. — списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова, главный бухгалтер компании «НАФКО-Консультанты»
Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2019 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ
Скачать образец приказа о списании ГСМ без путевых листов .doc

Тезисно

  1. Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
  2. В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
  3. Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.

Порядок оформления операций по учету ГСМ в «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана»

Одним из важных и сложных участков бухгалтерского учета является учет запасов учреждения. Запасы включают в себя продукты питания, спецодежду, медикаменты и перевязочные средства, запасные части, топливо и горючее и так далее. И практически для каждого вида запасов есть своя особенность при ведении бухгалтерского учета. Так, например, учет такого вида запасов как медикаменты должен вестись в разрезе серий медикаментов, а топливо должно списываться строго по установленным законодательством нормам расхода.

Другой немаловажной задачей является правильное отражение хозяйственных операций в учетной системе, используемой для автоматизации бухгалтерского учета. Одной из таких систем является прикладное решение «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана». На примере данной учетной системы рассмотрим порядок оформления операций по таким запасам, как горюче-смазочные материалы.

Под горюче-смазочными материалами, далее – ГСМ, понимаются автомобильный бензин, дизельное топливо, керосин, газ, применяемый в качестве топлива, масла, а также другие технические жидкости, используемые при эксплуатации различных транспортных средств.

Бюджетный учет ГСМ осуществляется в соответствии с Правилами бухгалтерского учета в государственных учреждениях на счете 1315 «Топливо, ГСМ». На счете организован аналитический учет по субконто «Номенклатура» и «Центр материальной ответственности».

Приобретение за оплату как талонов на бензин, так и литров определенной марки бензина в конфигурации оформляется документом «Поступление ТМЗ и услуг» с видом операции «Покупка».

В табличной части «ТМЗ» документа указывается приобретаемая номенклатура, ее количество и счет бухгалтерского учета.

При создании номенклатуры обязательно указывается вид номенклатуры «Топливо и ГСМ» — это необходимо для корректного формирования отчетов, а также отбор по виду номенклатуры используется при заполнении документа по списанию ГСМ по нормам – «Путевой лист».

В шапке документа «Поступление ТМЗ и услуг» указывается контрагент, у которого были приобретены ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по поступлению ГСМ на склад учреждения.

Факт оплаты поставщику за приобретенные ГСМ оформляется денежным документом, например, документом «Счет к оплате», который можно ввести на основании документа «Поступление ТМЗ и услуг».

При проведении документа «Счет к оплате» формируется проводка по списанию денежных средств со счета учреждения.

Кроме приобретения за оплату, ГСМ в учреждение могут поступить и безвозмездно, например, по централизованному снабжению. Для оформления операции безвозмездного получения запасов предусмотрен специализированный документ «Безвозмездное получение».

В этом документе, аналогично ранее рассмотренному документу «Поступление ТМЗ и услуг», присутствует табличная часть «ТМЗ», в которой также указывается поступающая номенклатура, количество и счет бухгалтерского учета. В шапке документа указывается контрагент, от которого поступили ГСМ и место хранения, на которое они будут оприходованы.

При проведении документа формируется проводка по безвозмездному поступлению запасов, следовательно, платежный документ в этом случае вводить не нужно.

Поступившие на склад ГСМ впоследствии по мере необходимости выдаются в подотчет водителей. Для оформления операций по выдаче ГСМ в подотчет водителей используется документ «Перемещение ТМЗ».

В этом документе в шапке указывается место хранения – отправитель, то есть, тот центр материальной ответственности с которого будут перемещены ГСМ, и место хранения – получатель, то есть, тот центр материальной ответственности, на который будут перемещены ГСМ. И так как под центром материальной ответственности в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» может подразумеваться склад, подразделение и\или материально-ответственное лицо, то для каждого подотчетного лица необходимо создать отдельный элемент справочника «Центры материальной ответсвенности».

Кроме операции выдачи ГСМ в подотчет, документом «Перемещение ТМЗ» можно оформить операции по перемещению ГСМ с одного склада на другой, с одного подразделения на другое и так далее в рамках заведенных в учреждении центров материальной ответственности.

Списание израсходованных ГСМ с подотчетного лица в конфигурации «Госсектор: Бухгалтерия государственного учреждения для Казахстана» можно оформить двумя способами – без расчета норм расхода и в соответствии с заданными для транспортного средства нормами расхода. Рассмотрим сначала способ, при котором нет необходимости в расчете нормы расхода топлива. В этом случае списывается указанное пользователем количество ГСМ. Для такого списания предназначен документ «Списание ТМЗ».

В шапке документа в реквизите место хранения указывается центр материальной ответственности, соответствующий подотчетному лицу. В табличной части «ТМЗ на складе» указывается списываемая наоменклатура, ее количество, счет отнесения затрат при списании и его аналитика. Здесь следует обратить внимание на то, что количество к списанию указывается пользователем вручную. При проведении документ формирует проводку по списанию ГСМ со счета учета на счет затрат.

Второй вариант списания ГСМ – это списание по заданным нормам расхода. Для каждой модели, марки и модификации устанавливаются свои нормы расхода, в пределах которых и списываются ГСМ.

Списание ГСМ по нормам оформляется при помощи специализированного документа «Путевой лист». Документ «Путевой лист» используется для регистрации в учетной системе и печати путевых листов, расчета нормы расхода и списания ГСМ.

Для каждого транспортного средства задается своя формула расчета расхода. Все виды транспортных средств хранятся в справочнике «Транспортные средства».

В справочнике обязателен для заполнения только реквизит «Наименование». Реквизит «Гос. номер» используется для вывода государственного номера транспортного средства в печатных формах, в списках документов, а также для быстрого выбора транспортного средства с использованием механизма ввода по строке. Например, если у транспортного средства гос. номер «F 688 KM», то для выбора транспортного средства в путевом листе, достаточно в поле ввода набрать «688» и транспортное средство будет выбрано.

Флажок «Прицеп» указывает на то, что транспортное средство является прицепом. Добавлять в справочник «Транспортные средства» прицепы необходимо в том случае, если при оформлении путевого листа, заполняется табличная часть «Прицепы и механизмы». При установке флажка, все прочие реквизиты скрываются, поскольку для прицепов не предусмотрено оформление путевых листов.

В реквизите «Основной водитель» указывается водитель, обычно управляющий данным транспортным средством. Указанное значение, используется для заполнения графы «Основной водитель» в отчете «Ведомость движения ГСМ», а также для автоматического заполнения водителя при выборе транспортного средства в документе «Путевой лист».

В реквизите «Место хранения ГСМ» указывается место хранения, на котором отражаются в бухгалтерском учете остатки ГСМ, заправленные в баки транспортного средства или числящиеся на подотчетном лице. Указанное значение будет автоматически заполняться в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист».

На закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» в реквизите «Формула расчета» указывается основная формула, по которой будет выполняться расчет нормы расхода ГСМ в документе «Путевой лист». Список формул расчета расхода ГСМ хранится в специальном справочнике «Формулы расчета», заполнить который можно с помощью механизма подбора из классификатора по нажатию кнопки «Подбор».

Данный классификатор утвержден совместным приказом Министрерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 20.07.2001 № 226-I и Министерства энергетики и минеральных ресурсов Республики Казахстан от 16.07.2001 № 176 «Об утверждении правил по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».

Кроме этого можно добавлять и корректировать произвольные формулы расчета.

Формулы расчета, в свою очередь, состоят из показателей расчета. В табличной части «Значения показателей расчета» указываются значения, которые будут использованы при расчете нормы расхода ГСМ.

Перечень показателей расчета также хранится в отдельном справочнике «Показатели расчета».

Следует обратить внимание на то, что значение такого показателя расчета как «Пробег», присутствующего в большинстве формул расчета, в табличной части «Значения показателей расчета» указывать не нужно. Его значение мы будем указывать непосредственно в документе «Путевой лист». А вот такой показатель как «Базовая норма расхода топлива» необходимо указать именно в табличной части справочника «Транспортные средства». При этом, базовые норы расхода топлива можно задать для летнего и зимнего периода.

Если в регистре сведений «Периоды действия сезонов» заданы периоды, то становятся доступными для заполнения сезонные значения.

Указанные значения месяца и дня в периоде действия сезона применяются не только для текущего года, указанного в реквизите «Год», но и на все последующие годы, до тех пор, пока не будет установлено новое значение на более позднюю дату. При первом запуске конфигурации, периоды действия сезонов заполняются автоматически.

Для автоматического расчета норм расхода в документе «Путевой лист» на закладке «Основные» достаточно указать транспортное средство, водителя и пробег. При этом, для транспортного средства обязательно должны быть указаны значения прочих показателей расчета, используемых в формуле расчета. Для наиболее полного заполнения печатной формы путевого листа также можно заполнить такие реквизиты как дата и время выезда и возвращения водителя, указать перечень прицепов и механизмов в соответствующей табличной части и список сопровождающих лиц.

Непосредственно расход норм расхода ГСМ осуществляется в документе на закладке «Движение ГСМ». Внешний вид данной табличной части зависит от того какая настройка параметров учета указана в соответствующем списке констант.

Если в настройках параметров учета установлен признак «Вести учет ГСМ по транспортным средствам», то в документе становится видимой табличная часть «Выдача ГСМ» и реквизит «Остаток топлива при выезде».
Следует отметить, что реквизит «Остаток топлива при выезде» предназначен для вывода на печать и его изменение не влияет на фактический остаток по бухгалтерскому учету.

Заполнение табличной части «Выдача ГСМ» необходимо с целью ведения учета ГСМ по транспортным средствам. Указанное количество, увеличивает в учетной системе остаток в баке транспортного средства. Остатки по транспортным средствам можно увидеть в специализированном отчете «Ведомость движения ГСМ».

В бухгалтерской отчетности, остатки по транспортным средствам можно увидеть только в том случае, если месту хранения соответствует транспортное средство.

Расчет количества ГСМ к списанию производится в табличной части «Расход ГСМ» документа «Путевой лист». В колонке «ГСМ» доступны для выбора только те элементы справочника «Номенклатура», у которых вид номенклатуры имеет тип «Топливо и ГСМ» как говорилось ранее.

В колонке «Количество к списанию» указывается количество, которое будет списано с подотчета водителя и транспортного средства.

Заполнение табличной части «Расход ГСМ» можно выполнить с помощью нажатия на кнопку «Расчет», при этом, открывается форма расчета нормы расхода ГСМ.

Когда форма расчета открывается в первый раз, она автоматически заполняется значениями, заданными по умолчанию в настройках расчета, на закладке «Сведения для расчета расхода ГСМ» формы элемента транспортного средства. Кроме того, заполняется значение пробега, заданного в путевом листе на закладке «Основные». В реквизите «Результат» выводится значение расхода ГСМ, рассчитанного по формуле. При изменении значений показателей расчета, значение результата автоматически пересчитывается. Если ведется учет ГСМ по транспортным средствам, рассчитанное количество автоматически распределяется по маркам ГСМ в табличной части «Расход ГСМ по маркам».

Правила распределения расхода ГСМ по маркам задаются все в той же форме настроек параметров учета параметром «Способ распределения расхода ГСМ по маркам».

Доступны следующие способы распределения:

· По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По возрастанию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке меньше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 60 литров будут распределены на летнее дизельное топливо, поскольку его меньше в баках и оставшиеся к списанию 40 литров будут распределены на зимнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров летнего дизельного топлива и 30 литров зимнего;

· По количеству в баках соответствующей марки ГСМ (По убыванию) – сначала будут списываться те марки ГСМ, которых в баке больше. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, поскольку его больше в баках и оставшиеся к списанию 30 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться 0 литров зимнего дизельного топлива и 30 литров летнего;

· Пропорционально остаткам в баках – расход по маркам распределяется пропорционально их остаткам в баке транспортного средства. Например, рассчитанный расход ГСМ составил 100 литров, в остатках числится 70 литров зимнего дизельного топлива и 60 литров летнего. При данном способе распределения, 70/(70 + 60) * 100 = 53,8 литров будут распределены на зимнее дизельное топливо, и 60/(70 + 60) * 100 = 46,2 литров будут распределены на летнее. Таким образом, после проведения путевого листа, в баках будет числиться (70 – 53,8) = 16.2 литров зимнего дизельного топлива и (60 – 46,2) = 13.8 литров летнего;

Результат расчета и распределенный расход по маркам могут быть округлены автоматически. Правила округления задаются в настройках параметров учета параметрами «Порядок округления» и «Метод округления».

Если правильно заданы все необходимые показатели для расчета норм расхода ГСМ, то колонки «Расход по норме» и «Количество к списанию» будут рассчитаны и заполнены автоматически. По нажатию кнопки «ОК» форма будет закрыта и данные будут перенесены в табличную часть «Расход ГСМ» путевого листа. Таким образом, будет автоматически рассчитано количество ГСМ к списанию. Количество по норме и количество к списанию может быть откорректировано пользователем вручную.

При необходимости можно заполнить табличную часть «Задание водителю» для вывода на печать. Колонка «Адрес пункта назначения» может быть заполнена как вручную, обычным текстом, так и с помощью кнопки выбора адреса из контактной информации контрагента.

На закладке «Счета учета затрат» указывается счет и аналитика дебета проводки по списанию ГСМ.

При проведении документ формирует проводку № 123.1 приложения 3 к плану счетов бухгалтерского учета по списанию ГСМ на счет затрат.

У документа доступны следующие печатные формы:

· Путевой лист легкового автомобиля (Форма № АТ-3).

· Путевой лист грузового автомобиля (Форма № 462).

Кроме этого, при помощи отчета «Ведомость на списание ГСМ» можно получить сведения о списанных с подотчетного лица ГСМ, учитываемых на счете 1315 «Топливо, ГСМ».

Предусматривается следующий порядок работы с документом «Путевой лист»:

1. Выписка путевого листа

Перед тем как отправить водителя на задание, диспетчер создает новый документ:

· на закладке «Основные» заполняются: транспортное средство, водители, а также, при необходимости, дата и время выезда, показание спидометра при выезде, прицепы и сопровождающие лица;

· если в настройках параметров учета установлен учет ГСМ по транспортным средствам, на закладке «Движение ГСМ» заполняются: остаток топлива при выезде, табличная часть «Выдача ГСМ»;

· на закладке «Задание водителю», при необходимости вывода на печать, заполняется табличная часть «Задание водителю».

После заполнения документа, диспетчер выводит на печать печатную форму путевого листа и закрывает документ нажатием на кнопку «ОК».

2. Закрытие путевого листа

После выполнения задания, водители сдают диспетчеру путевые листы. Диспетчер передает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер обрабатывает поступившие путевые листы следующим образом: находит в списке путевых листов по номеру созданный ранее документ, открывает его и заполняет сведения:

· На закладе «Основные» заполняются: дата и время возвращения, показание спидометра при возвращении или пробег;

· На закладке «Движение ГСМ»: заполняется табличная часть «Расход ГСМ;

· На закладке «Счета учета затрат» указываются счета и аналитика отражения затрат в бухгалтерском учете.

При проведении документа выполняется списание ГСМ с подотчета водителя.

Возможен также такой порядок работы, когда диспетчерская не автоматизирована: оформление путевых листов ведется диспетчером вручную. После выполнения задания, водители сдают диспетчеру печатные бланки путевых листов. Диспетчер заполняет необходимые данные и сдает путевые листы в бухгалтерию. Бухгалтер по печатным формам создает в учетной системе путевые листы и вводит в них все необходимые данные, выполняет расчет нормы расхода и проводит документ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *