Смена главного бухгалтера

Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
  • «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
  • «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

  • Как подготовиться к смене главбуха;
  • Как организовать передачу ответственности;
  • Кого необходимо уведомить об изменениях.

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

  • Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
  • Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
  • Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1. Руководитель издает приказ, содержащий:

  • причина смены главного бухгалтера;
  • перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
  • ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
  • сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
  • срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

  • делает требующиеся бухгалтерские записи;
  • сдает в налоговую отчетность;
  • готовит первичные документы;
  • все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

  • доходов и расходов фирмы;
  • вложений;
  • дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

  • учредительные документы;
  • учетная политика компании, документооборота;
  • оформление первичных документов;
  • отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
  • расчетные документы, банковские выписки;
  • итоги инвентаризации;
  • акты проверок за 3 года;
  • данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

  • Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

  • реквизиты участников процесса;
  • сроки;
  • номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
  • полный список переходящих документов;
  • характеристики бухгалтерии;
  • реквизиты бланков отчетности;
  • описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
  • система учета расчетных операций (банковские выписки);
  • номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
  • порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Нарушение

Штраф

Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой

4000-5000 руб.

Нарушение отчетности по валютным операциям

4000-5000 руб.

Нарушение норм предоставления статистических данных

3000-5000 руб.

Ведение деятельности без регистрации в налоговой

2000-3000 руб.

Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации

300-500 руб.

Искажение в отчетности сумм более чем на 10%

2000-3000 руб.

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

  • Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
  • Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

  • копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
  • банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
  • ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
  • сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Есть ли обязанность у главного бухгалтера передавать дела при уходе в декретный отпуск, ну и при увольнении, со ссылками на конкретные статьи

Сообщаю Вам следующее:

Главный бухгалтер может уволиться по собственному желанию, так же как и обычный работник, предупредив об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена. На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.

Как правило, передаче подлежат устав, регистрационные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, иные документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер. Имущество и финансовые обязательства передаются отдельно в ходе инвентаризации.

В акте приема-передачи зафиксируйте переданные документы и ценности, а также основные моменты, характеризующие состояние бухгалтерского и налогового учета с учетом выявленных ошибок или нарушений.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

Готовое решение КонсультантПлюс, 20.08.2020

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера

  1. Что включает в себя процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена. На практике данный процесс обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, непосредственную передачу дел, подписание акта приема-передачи дел.

Также, скорее всего, вам нужно будет провести инвентаризацию.

Если в вашей организации процедура приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера еще не регламентирована, рекомендуем вам разработать и утвердить ее локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

  1. Какие дела подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен. Как правило, передаче подлежат документы, денежные средства и материальные ценности (например, печати, ключи от офиса и сейфа и т.д.), за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.

К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности, следующие:

  • учредительные документы, например устав организации;
  • регистрационные документы организации, например свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
  • документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета, в частности учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и пр.;
  • сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
  • акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.

Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить, в частности, отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Отметим, что имущество организации и финансовые обязательства (обязательные платежи, расчеты) подлежат передаче в ходе специальной процедуры — инвентаризации. Об этом расскажем далее.

2.1. Нужно ли проводить инвентаризацию для передачи дел при смене главного бухгалтера

Да, нужно, если в трудовом договоре с главным бухгалтером закреплено условие о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

При проведении инвентаризации руководствуйтесь общими правилами, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию для инвентаризации имущества организации (например, денежных средств) и финансовых обязательств (расчетов, кредиторской задолженности, займов и т.п.) (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Если же в трудовом договоре такого условия нет, то обязательность проведения инвентаризации при увольнении главного бухгалтера вы можете зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Если вы не проведете инвентаризацию, то в случае недостачи или утраты материальных ценностей вам сложно будет доказать, что они произошли в период полномочий конкретного главного бухгалтера, и взыскать с него убытки.

  1. Как составить акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Составить акт приема-передачи дел вы можете в произвольной форме, так как нормативных требований к нему не установлено.

Рекомендуем отразить в акте:

  • Ф.И.О. главного бухгалтера;
  • Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела (например, непосредственно руководитель организации, заместитель главного бухгалтера или другой работник). Если прием дел осуществлялся созданной для этих целей комиссией, перечислите в акте Ф.И.О. и должности всех ее членов;
  • период времени, за который передаются дела;
  • дату и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • наименования и количество переданных документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главный бухгалтер (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
  • результаты приема-передачи дел. Отразите основные моменты, характеризирующие состояние бухгалтерии на дату составления акта. Включите как можно больше информации, собранной в процессе передачи дел. Например, вы можете зафиксировать выявленные ошибки, нарушения или недочеты, привести список документов, которые должны храниться в организации, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел.

Составьте акт приема-передачи дел в двух экземплярах. Один будет храниться в организации, а второй останется у прежнего главного бухгалтера. Акт должен быть подписан всеми лицами, которые участвовали в приеме-передаче дел, и утвержден руководителем организации.

Готовое решение: Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

Документ 2

Что надо сделать при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию

Главный бухгалтер может уволиться по собственному желанию, так же как и обычный работник, предупредив об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ).

В ИФНС и фонды отправьте письмо об отмене доверенности главбуха на представление интересов организации (п. 1 ст. 189 ГК РФ).

При наличии у главбуха права подписи банковских документов надо переоформить банковские карточки с образцами подписей и заменить сертификат ключа ЭЦП системы «Клиент — банк» (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И).

Обычно увольняющийся главбух и руководитель или иное назначенное им лицо составляют акт приема-передачи дел и документов. Этот документ нужен, чтобы разграничить ответственность между старым и новым главбухом.

Если главбух выполнял обязанности кассира, до его увольнения нужно провести инвентаризацию кассы (п. 27 Положения по бухучету N 34н).

В остальном увольнение главбуха оформляют в обычном порядке.

Не препятствуют увольнению главбуха:

  • неоформленный акт приема-передачи дел;
  • неоконченная налоговая или аудиторская проверка;
  • несданная отчетность;
  • неисполненные требования ИФНС о представлении пояснений и документов;
  • неоконченная инвентаризация.

{Типовая ситуация: Что надо сделать при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}}

Недавно в ответ на мою запись Анастасия написала о своих проблемах и вопросах ()
Сначала я хотела дать ответ в комментариях к ее записи. Потом поняла, что информации по этому поводу у меня очень много. В комментариях она просто не уместиться. Да и другим читателям она скорее всего будет полезна и интересна. Поэтому я решила написать эту статью. Ведь компаний, ведущих учет других юр. лиц достаточно много и эти ответы могут пригодиться многим. Но даже если вы как бухгалтер ведете учет одной компании, то и вам эта статья наверняка поможет.

Итак, Анастасия спрашивает, что делать в ситуации текучки бухгалтерских кадров и неравномерности нагрузки на каждого из них. И как при этом добиться порядка в бухгалтериях

Давайте разбираться.

Конечно, в одной статье сложно разобраться во всех аспектах досконально, но шаги мы с вами наметим.

Во первых, понятно, что в таких условиях необходимо обеспечить преемственность, передачу дел от одного бухгалтера к другому. Да так, чтобы на обучение новых сотрудников уходило минимальное количество времени,

Как этого можно добиться?
Очень просто — регламентацией деятельности исполнителей.

Рассказываем историю клиента.

Первое что я бы ввела в такой организации — это карточки клиентов.

В них должна быть собрана вся информация о регистрационных данных клиента и документах по регистрации, а так же обо всех вносимых в них изменениях.

Я встречала много организаций, в которых такие карточки заводят, но чаще всего совершают следующую ошибку. При внесении изменений карточку меняют на новую, с новыми данными. В результате получается следующая ситуация : бухгалтер поменялся, нашел ошибку в прошлом периоде — исправил. Пришла инспекция на проверку, увидела что в переделанном бухгалтером документе стоит тот адрес, который организация получила только через год после даты составления документа. И делает вывод о том, что документ сфальсифицирован или по крайней мере составлен позже, чем была совершена операция. В лучшем случае документ «не примут”, и позволят переделать. В худшем — будут доказывать недобросовестность налогоплательщика, со всеми вытекающими.

Поэтому, изменения нужно фиксировать в одном документе, чтобы была видна история по всем данным организации.

Тогда и новому бухгалтеру, и аудитору, и начальнику отдела будет проще проверять правильность составления документов и заполнения реквизитов в нем.

Вы можете сказать, что заполнение карточек займет слишком много времени. Вы правы. Но только в том случае, если подойти к этому бездумно.

Где получить эти сведения, по какому принципу их составлять и как тратить меньше времени на заполнение этих карточек? В какой форме их лучше сделать? Об этом я расскажу в следующей статье.
А пока, давай те рассмотрим, что еще можно и нужно сделать.

Наводим порядок в документах клиентов.

Следующий шаг, который я бы сделала на месте Анастасии — это закрепить порядок изготовления, подписания и хранения документов. Некоторые организации закрепляют этот порядок документооборотом: я же не люблю этот документ, потому что в нем многого не хватает и наоборот, есть много лишнего;

Поэтому документооборот я рекомендую делать не всем и не в первую очередь. Для начала я рекомендую иметь в организации описанную и закрепленную технологию формирования папок и хранения документов — для документов. которые прошли все стадии от формирования до их отражения в учете,

Для документов, которые только формируются, я рекомендую использовать технологию безупречной подготовки документов или ее составные части.

Обеспечиваем одинаковый учет во всех компаниях

Т.е. «однообразие и преемственность учетных приемов».

Очень часто по одним и тем же операциям в учете разными бухгалтерами делаются разные проводки. Иногда это приводит к серьезным последствиям, иногда просто засоряет базу данных лишними проводками м оборотами. Увеличение оборотов само по себе не страшно, но иногда даже от того. развернуты ли остатки в балансе, зависят финансовые показатели.

Кроме того, некоторые бухгалтера просто не знают, как в этой программе учесть эту операцию документом и делают пусть и правильные, но ручные проводки. А ручные проводки не всегда правильно учитываются программой. Иногда они совсем не берутся ею в расчет при формировании деклараций. И тогда теряется масса времени на выявление ошибок.
Чтобы таких ситуаций не возникало,

Создаем инструменты для бухгалтера.

Пишем инструкции по рабочие места.

Их может написать и руководитель отдела конечно, но еще лучше поручить их составление бухгалтерам. Не обязательно кидать на это все их силы одновременно, можно получать с них по одной инструкции в неделю. В ситуации, когда за каждым бухгалтером закреплены все участки работ по одной организации, как у Анастасии, я бы распределила между бухгалтерами — кто и по какому участку работ составляет инструкцию. Например, в первую неделю Маша составляет инструкцию на учет поступления основных средств посредством покупки, Катя на учет списания материалов одним из методов, Наташа — на учет по агентскому договору с участием в расчетах, Анжела — на учет авансов, полученных по договорам поставки. Таким образом, через пару месяцев у вас будет целая папка с инструкциями по любой ситуации, которой могут пользоваться все бухгалтера, и которые будут особенно полезны новичкам. В дальнейшем останется только добавлять инструкции по тем ситуациям, которые не встречались до сих пор. Еще один большой плюс таких инструкция — единообразие учета. Конечно, в компаниях клиентов могут быть закреплены в учетной политике разные варианты учета. Но если каждый из этих вариантов описан в рабочей инструкции, то проблем не возникает…

Сокращаем время на простейших операциях.

Кроме того, очень рекомендую закрепить одинаковые для всех правила заполнения и ведения справочников в бухгалтерской программе, потому что очень часто отсутствие этих правил дает самую большую путаницу. Например, справочник «Контрагенты” многие делят на папки «Поставщики” «Подрядчики”, «Покупатели” и «прочие”. Я всегда спрашиваю, а как быть, если один и тот же контрагент относится и к поставщикам и к покупателям, например? Заводить записи в обоих справочниках? И как тогда новому не знающему о том, что одна и та же организация есть в разных справочниках, составить, например, правильный акт сверки?
Поэтому при учете моих клиентов мы этот справочник не делим на папки.

Кроме того, многие начинающие бухгалтера в этом справочнике при заведении нового клиента в кратком наименовании пишут почти полное наименование — например ООО «Нью-Васюки”. Когда справочник заполнен, и просто листанием найти компанию сложно, то в строку поиска приходится вбивать ООО ”Нью” прежде чем курсор встанет на нужную строчку. Если же в кратком наименовании не ставить кавычки, а наименование организационно-правовой формы поставить после наименования организации, то в справочнике вы увидите: Нью-Васюки ООО. И уже при введении первых трех букв программа найдет нужную строку, Та же история с филиалами и отделениями и городами. И все эти правила лучше закрепить в «технологии ведения справочников”

Чтобы все было вовремя

Чтобы бухгалтера не забывали и не опаздывали с платежами и отчетностью, я рекомендую иметь по каждой обслуживаемой организации четыре документа
Первый — график сдачи отчетности
Второй — график повторяющихся платежей
Третий — график формирования первичных документов
Четвертый — состояние расчетов с бюджетом (может формироваться автоматически при заполнении факта первых двух документов)

Естественно, каждый из этих документов помимо плана должен содержать факт, чтобы любой кто видит данные документы понимал что сделано, а что нет. Таким образом и старому и новому бухгалтеру будет легко понять: что нужно делать в первую очередь?
А руководителю будет легко контролировать подчиненных. К тому же при условии ведения дел таким образом, очень легкой становится передача дел от одного бухгалтера к другому при увольнении или уходе в отпуск.

Формирование данных документов можно настроить в бухгалтерской программе или вести например в Excel. В первом случае вам понадобится хороший программист, во втором случае все 4 документа лучше делать в одной книге, чтобы не заполнять повторяющиеся данные.
В любом случае эти документы должны быть распечатаны после каждого внесения изменения или должны хранится на сервере, в определенном для этого месте, чтобы их всегда мог увидеть руководитель.

Вообще как контролировать бухгалтеров (или себя), можно написать отдельную книгу, но те инструменты, которые я здесь описываю уже очень продвинут вас по этому пути. И у нас с вами остался еще один вопрос от Анастасии

Как равномерно распределить нагрузку на бухгалтеров.

Во первых, чтобы распределить нагрузку, необходимо ее сначала измерить. Измерить нагрузку можно введя учет рабочего времени.
Как это сделать — отдельная тема, но вы можете почитать об этом подробнее в книге моего коллеги

Кроме того, нужно учитывать и особенности работника и его квалификацию. Один работник сделает за полчаса баланс, другой — одну проводку. Хотя если вы все-таки последуете моему совету и сделаете все о чем я писала выше, то время работы каждого бухгалтера сократиться, и будет занимать примерно одинаковое время.

Нужно также оценивать и объем работы по каждой обслуживаемой организации. И об этом тоже спрашивала Анастасия.
На самом деле классификации организаций по уровню сложности ведения бухгалтерского учета я не встречала ни в одной книге.
Т.е. вам придется разработать такую классификация самостоятельно или обратиться за такой разработкой к профессионалу.

Если вы хотите заняться этим самостоятельно, то из этого положения могу предложить такой выход.
Обычно в компаниях, занимающихся бухгалтерским аутсорсингом расценки на бух.обслуживание складываются из базовой стоимости и увеличиваются на коэффициенты сложности. Например от объема первичных документов или от вида деятельности или наличия валютных операций, лизинговых, вексельных и прочих схем.

Я бы сделала так:
Исходя из цены обслуживания описала бы минимальный объем работ, который имеется по каждой обслуживаемой организации. Исходя из применяемых коэффициентов описала бы дополнительный объем, Т.е. классификацию объема работ поставила в зависимость от получаемой оплаты. Данные об этом вы можете получить в вашем прайсе или в отделе продаж.

И последнее о чем спрашивала Анастасия

Как расставлять приоритеты?

Вы знаете, лично я расставляю приоритеты исходя из интересов клиентов. Т.е. в первую очередь внедряю систематизацию тех процессов. которые наиболее важны для них. Очень часто это отчетность и оплата налогов. Но не всегда. Вообще, конечно в каждой организации есть свои особенности и их необходимо учитывать.

А для молодых руководителей и расстановки приоритетов в их профессиональной деятельности я бы всегда рекомендовала использовать правило использования своего времени — 85 на 15.
85% — на систематизацию и регламентацию деятельности
15% — на решение текущих вопросов.

Сейчас, в период сдачи годовой отчетности вообще кажется нереальным выделить время на что то другое кроме сдачи отчетности. Ну тогда и можно начать с 1,2, и 4 графиков.

И еще очень рекомендую прежде чем давать поручение подчиненным — определить форму результата. Например, в данном случае составить самой таблицу, которую сотруднику нужно будет только заполнить.

Итак, подводя итоги хочу еще раз подчеркнуть. Начальник отдела не должен сам выполнять работу за подчиненных или обучать новичков. Он должен создать систему документов, которые любому бухгалтеру, даже начинающему, дадут инструменты для безошибочной и легкой работы. И конечно, если такой системы нет, то ее построение займет достаточно длительный период, и к этому нужно быть просто морально готовыми. И еще, если все нужно еще вчера, или вашей квалификации пока не достаточно, то лучше обратиться за помощью к профессионалам.

И еще раз перечислю документы, которые я рекомендовала внедрить в этой статье Анастасии:

  1. карточки клиентов.
  2. технологию формирования папок и хранения документов
  3. технологию безупречной подготовки документов
  4. инструкции по рабочие места
  5. технологию ведения справочников в бухгалтерской программе
  6. график сдачи отчетности
  7. график повторяющихся платежей
  8. график формирования первичных документов
  9. состояние расчетов с бюджетом
  10. учет рабочего времени сотрудника
  11. классификация организаций по уровню сложности ведения бухгалтерского учета

Если вам понравилась статья — нажмите на кнопочку «мне нравится” под ней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *