СБиС входящие письма

Представить документы в ответ на требование будет проще

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Теперь не только компании смогут использовать опись, когда представляют документы в налоговый орган, но и сами налоговые органы могут аналогично пользоваться описью. Набор реквизитов в ней в этих случаях различается.

Если опись сопровождает документ от налоговой, то в ней содержится идентификатор приложенного файла и информационное сообщение о направляемом документе: КНД, номер, дата, количество файлов, из которых состоит документ, и их названия.

Как и раньше, с описью в ФНС можно направить xml-документы и скан-образы. Однако максимальное число документов, которые можно отправить, увеличено с 99 до 9 999.

В прежней описи для всех документов нужно было заполнять их коды, которые были строго ограничены форматом: всего можно было представить 14 кодов, то есть типов xml-документов. Теперь этого не требуется, такого поля нет. Это значит, что когда будут появляться новые утвержденные форматы электронных документов, бизнес сможет сразу начать их использовать. Раньше приходилось ждать, когда обновится список кодов в описи. Без этого электронный документ невозможно было представить в ФНС. Например, весной 2016 года вступил в силу формат УПД, а в составе описи его код появился лишь спустя полгода.

Представление скан-образов упростилось еще больше. Код, как и прежде, обязательно заполняется для каждого документа. Но если раньше можно было указать коды только для 11 типов документов, то теперь будет единый код для любого типа документа — 9998. Это значит, что теперь в виде скана можно представить любой документ, без ограничений. Раньше, чтобы представить документы, для которых в формате описи не было кодов, приходилось делать бумажные копии и направлять в налоговую в таком виде.

Значительно уменьшился набор реквизитов, с помощью которых идентифицируются сканированные документы. Теперь в числе обязательных, кроме кода, только наименование документа (или другие идентифицирующие признаки) и имя файла. Ранее для большинства типов документов обязательными были еще дата, номер, сумма сделки, сумма налога, предмет документа и реквизиты лица — составителя документа.

Согласно еще одному нововведению, если скан документа заверен электронной подписью (ЭП) нотариуса, то файл электронной подписи можно представить вместе со сканом, а имя файла ЭП указать в описи.

И последнее изменение: если раньше в описи налогоплательщик указывал только код налогового органа, в который направлял документы, то теперь наряду с кодом следует указывать наименование налогового органа.

Новый формат описи вступит в силу в июне и упростит документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами. Однако проблема представления электронных неформализованных документов остается. Их по-прежнему нужно представлять в виде заверенных бумажных копий.

Как найти входящее или исходящее письмо

Вся ваша входящая и исходящая корреспонденция надежно хранится в СБИС. Для поиска нужного письма в разделах «Документы/Входящие/Письма» и «Документы/Исходящие/Письма» есть несколько способов:

1 способ — строка поиска

Укажите в строке поиска название или ИНН контрагента, ключевое слово или номер письма — СБИС предложит все подходящие варианты.

2 способ — фильтр

С помощью фильтра отберите письма:

  • за конкретный период;
  • по отправителю и получателю;

    На заметку!

    Если в вашем аккаунте зарегистрировано несколько организаций, вы сможете просмотреть корреспонденцию каждой из них по отдельности — для этого выберите фильтр «Наша организация».

  • по состоянию, операции или конкретному этапу;
  • по способу доставки и т.д.

3 способ — в карточке контрагента

Вся документация, которой вы обмениваетесь с контрагентами, хранится доступна в его карточке: не только письма, но и договоры, счета-фактуры и т.д. Такой способ подойдет менеджерам, которые работают с постоянными клиентами и партнерами.

Лицензия

Один из тарифов «Обмен с контрагентами» сервиса «Электронный документооборот».

Зайдите на сайт online.sbis.ru, вставьте ключевой носитель в компьютер и нажмите «По сертификату». Если носитель содержит несколько ключевых контейнеров, откроется список сертификатов. Выберите сертификат организации, по которой хотите получить документы.

Также на сайт online.sbis.ru можно попасть из программы СБиС++, нажав кнопку «СБИС ОНЛАЙН».

Если появляется окно с предложением «Установите плагин СБиС», необходимо скачать и установить плагин. Для этого нажмите кнопку «Скачать».

Когда файл-установщик плагина сохранится на Ваш компьютер, запустите скачанный файл и установите плагин, следуя инструкциям мастера установки.

Далее Вы попадёте в Ваш личный кабинет. Для просмотра присланных Вам документов, зайдите в раздел «Документы».

Откройте подраздел «Входящие».

Обратите внимание, несколько документов (счет, акт, договор) могут быть объединены в одно письмо/комплект. Откройте для просмотра нужный комплект документов нажатием левой клавиши мыши.

Если Вам направлен только один документ, он сразу отобразится для просмотра. Если документов несколько, чтобы просмотреть конкретный документ выберите его нажатием левой клавиши мыши.

Если замечаний по документам нет, для того чтобы подписать документы, нажмите «Утверждение», и далее «Утвердить». Если замечания по какому либо документу из комплекта есть, нажмите «Отклонить» после чего обязательно укажите причину отказа в комментарии.

После успешного подтверждения на документе проставится статус «Утверждено».

Здесь же Вы можете распечатать просматриваемый документ со «штампом», содержащим информацию о подписях, которыми заверен документ, датами отправки и подписания, либо сохранить его на компьютер.

В итоге и продавец и покупатель будут обладать юридически значимыми экземплярами документов с подписями обеих сторон.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *