Форма 6-НДФЛ: кто сдает и когда
Актуально на: 10 июня 2016 г.
Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ утверждена форма Расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ). Представлять эту форму необходимо ежеквартально, начиная с Расчета за 1-ый квартал 2016 года. Итак, 6-НДФЛ: кто сдает и когда.
Форма 6-НДФЛ: кто должен сдавать
Обязанность по представлению Расчета по форме 6-НДФЛ предусмотрена абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ, где указано, что сдавать эту форму должны налоговые агенты.
Налоговыми агентами признаются российские организации, ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми физлицо получило доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ.
Соответственно, если доходы физлицам не выплачивались, то обязанность налогового агента не возникает и Расчет по форме 6-НДФЛ не сдается. Исключение сделано в отношении дохода в виде оплаты труда, которая в целях НДФЛ считается полученной на последнее число месяца, за который начислена. Поэтому даже в случае невыплаты начисленной зарплаты форму 6-НДФЛ необходимо сдавать.
6-НДФЛ: когда сдавать
Налоговым агентам необходимо представлять Расчет за 1-ый квартал, полугодие и 9 месяцев не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, а за год – не позднее 1 апреля следующего года.
Если Расчет не сдать или сдать с ошибкой
Если налоговый агент не сдаст вовремя Расчет, то ему грозит ответственность в виде штрафа в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления формы 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
За представление Расчета, который содержит ошибки, налоговый агент может быть привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).
6-НДФЛ для ИП
Предприниматели также задаются вопросом, сдают ли ИП 6-НДФЛ? Ответ зависит от того, есть ли у ИП наемные работники и выплачивали ли ИП в текущем году доходы физлицам. Если доходы выплачивались — то ИП становятся налоговыми агентами по НДФЛ и должны сдавать форму 6-НДФЛ в общем порядке.
6-НДФЛ — кто сдает и когда
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
6-НДФЛ: сроки сдачи
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Итоги
Что такое 6-НДФЛ: декларация, справка или расчет
Форма 6-НДФЛ вошла в список обязательной отчетности по НДФЛ с 2016 года. Аналогов до этого она не имела. Ключевые особенности 6-НДФЛ таковы:
- 6-НДФЛ совмещает суммовую и календарную информацию;
- 6-НДФЛ обладает спецификой — сочетает систему наращивания данных от периода к периоду (первый раздел) с квартальной градацией информации (второй раздел).
На первый взгляд 6-НДФЛ напоминает декларацию (по структуре, форме и др.), а также схож со справкой 2-НДФЛ (по виду налога и назначению). Однако не является ни тем, ни другим.
Для 6-НДФЛ предусмотрено особое название — расчет налогового агента. Такой вид отчетности описан п. 1 ст. 80 НК РФ и подтверждается приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, в котором 6-НДФЛ именуется расчетом.
Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ
Отчетность 6-НДФЛ должны составлять налоговые агенты — об этом говорится в первой строке Порядка оформления 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС № ММВ-7-11/450@.
Например, является ли адвокат налоговым агентом и должен ли он сдавать 6-НДФЛ? Должен, если он учредил адвокатский кабинет и выплачивает физлицам доходы (п. 1 ст. 226 НК РФ).
К налоговым агентам относятся:
- отечественные фирмы и ИП;
- обособленные подразделения иностранных фирм в нашей стране.
Для всех указанных коммерсантов действует общий алгоритм: «заплатил физлицу — оформи 6-НДФЛ».
Столкнулись со сложностями при заполнении отчета? На нашем форуме можно проконсультироваться по любой ситуации, вызывающей у вас сомнения. Так, знатоки объясняют, как следует отразить в отчете 6-НДФЛ излишне удержанную сумму подоходного налога.
Об обязанностях и ответственности налоговых агентов по НДФЛ читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Существует еще одна категория налоговых агентов по НДФЛ, отдельно не обозначенных в п. 1 ст. 226 НК РФ, но упоминаемых в п. 2 ст. 230 НК РФ — это обособленные подразделения (ОП) отечественных фирм.
В отношении 6-НДФЛ каждое такое ОП фактически признается самостоятельным налоговым агентом — все имеющие подразделения фирмы, обязаны представлять расчет отдельно по каждому ОП. На титульном листе таких 6-НДФЛ указывается ОКТМО и КПП соответствующего ОП, а в остальном алгоритм формирования подобен аналогичному расчету центрального подразделения.
Куда сдавать 6-НДФЛ по ОП, узнайте из статьи «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».
6-НДФЛ: сроки сдачи
Сроки сдачи 6-НДФЛ приведены в ст. 230 НК РФ:
- периодичность отчетности 6-НДФЛ — 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и год;
- «пограничные» отчетные сроки 6-НДФЛ — на составление и отправку отчета отведен 1 месяц для внутригодовых 6-НДФЛ и 2 месяца для итогового 6-НДФЛ.
При совпадении крайней отчетной даты по 6-НДФЛ с нерабочим днем действует специальное правило: отчитаться можно в первый после выходных или праздников рабочий день.
Внимание! Крайний срок для представления годового расчета сокращен на 1 месяц. Отчитаться за 2019 год нужно не позднее 02.03.2020. Подробности см. . Также изменился и порядок сдачи 6-НДФЛ. На бумаге смогут отчитаться налоговые агенты с численностью сотрудников 10 человек и менее. Подробнее мы рассказывали .
Для 6-НДФЛ правомерность применения данного правила подтверждена письмом ФНС России от 21.12. 2015 № БС-4-11/22387.
Подробнее про сроки сдачи отчета 6-НДФЛ читайте в этой статье.
Чего ожидать от налоговиков, если 6-НДФЛ сдан не вовремя? Об этом расскажет статья «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
Как сдавать 6-НДФЛ совмещающему режимы коммерсанту
Совмещение предпринимателем ОСНО или УСН с ЕНВД или другим спецрежимом — это повод разобраться, как сдавать 6-НДФЛ.
За основу берется общий подход: 6-НДФЛ сдается по месту учета в инспекции. Но необходимо учесть один нюанс: при совмещении режимов мест учета может быть несколько (п. 7 ст. 226 НК РФ), поэтому коммерсанту необходимо сдать как минимум 2 отчета:
- первый 6-НДФЛ с данными о доходах, выплаченных работникам, занятым в переведенной на УСН деятельности — в ту инспекцию, где коммерсант зарегистрирован в качестве ИП (по месту его жительства);
- второй отчет отправляется в инспекцию, на территории которой осуществляется деятельность ИП, переведенная на ЕНВД. В нем нужно отразить выплаченные доходы по работникам, связанным с «вмененными» видами деятельности.
Подробнее этот вопрос рассмотрен .
Сдача 6-НДФЛ в 2020 году (нюансы)
При заполнении 6-НДФЛ в 2020 году требуется учесть присущие только данному расчету особенности, которые можно классифицировать:
- на технические;
- учетные;
- логические;
- организационные.
К техническим особенностям заполнения 6-НДФЛ можно отнести:
- схему заполнения ячеек (1 ячейка — 1 цифра, направление заполнения — слева направо, незаполненные поля прочеркиваются, при отсутствии показателя проставляется «0»);
- метод формирования отчета: для бумажного варианта — цвет чернил заполнения отчета только синий, черный и фиолетовый, запрет на использование корректирующих средств для исправления ошибок и др.; для электронной формы — применение шрифта Courier New высотой 16–18 пунктов при заполнении отчета и др.
Среди основных учетных особенностей 6-НДФЛ можно назвать:
- формирование показателей раздела 1 нарастающим итогом с начала года, раздела 2 — только за последние 3 месяца отчетного периода;
- обезличенность данных отчета — приводятся только обобщенные показатели без привязки к конкретному получателю дохода;
Логические особенности 6-НДФЛ заключаются в необходимости соблюдения специальных принципов отражения данных:
- в разделе 1 не может быть отрицательных сумм: если стр. 030 (вычеты) превышает стр. 020 (доходы), вычеты принимаются равными доходам и др.;
- в разделе 2 показатели заполняются по принципу: число блоков строк 100–140 равно числу дат выплаты доходов;
- показатель стр. 120 (срок перечисления налога) — параметр, не имеющий отношения к фактической дате перечисления НДФЛ и являющийся законодательно установленным крайним сроком уплаты НДФЛ для конкретного вида дохода.
Правильно заполнить расчет вам поможет наш чек-лист. Скачать его можно в материале «Чек-лист по заполнению 6-НДФЛ за 2019 год».
Основной организационной особенностью является обязательное применение регистров по НДФЛ в качестве первоисточника данных для заполнения 6-НДФЛ.
Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ ищите .
Как облегчить составление 6-НДФЛ и можно ли его не сдавать
Возможность не сдавать 6-НДФЛ появляется только в одном случае — если в отчетном периоде отсутствовали выплаты в пользу физлиц.
Такая ситуация возможна, если:
- коммерсант находится на предварительном этапе становления бизнеса (этап решения организационных аспектов, набора штата — при этом никакие выплаты физлицам не производятся);
- финансовое состояние коммерсанта не позволяет производить какие-либо выплаты из-за недостатка или отсутствия денежных ресурсов;
- в иных аналогичных ситуациях.
В этом случае о несдаче 6-НДФЛ налоговую целесообразно проинформировать письмом, образец которого вы можете найти .
При этом если в 1-м квартале доходы выплачивались, а затем до конца года выплаты отсутствовали, 6-НДФЛ за все отчетные периоды требуется обязательно представить, поскольку расчет требуется составлять нарастающим итогом от начала года.
В такой ситуации:
- в разделе 1 расчетов за все последующие отчетные периоды повторятся показатели 1-го квартала;
- в раздел 2 за указанные периоды информация не заносится ввиду ее отсутствия — при заполнении этого раздела принимаются во внимание выплаты последнего в отчетном периоде квартала.
Облегчить составление 6-НДФЛ можно следующими путями:
- использовать специальные программные продукты;
- минимизировать риск появления ошибок (контролировать проверяемые параметры расчета, в том числе используя применяемые налоговиками контрольные соотношения) — это позволит избежать подачи корректировок и иных пояснений;
- иные способы (усиление контроля достоверности данных на этапе сбора первичной информации, системное повышение квалификации специалистов компании, позволяющее свободно ориентироваться в нюансах налогового законодательства и др.).
Механизм снижения риска ошибок в 6-НДФЛ рассматривается в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».
Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ, читайте .
Итоги
Основные виды отчетности работодателя — это 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. На вопросы о 6-НДФЛ: кто сдает и когда, мы ответили выше. А про РСВ мы подробно рассказываем в этой рубрике.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Налоговая служба рассказала, как заполнить 6-НДФЛ в связи с нерабочими днями
ФНС России дала разъяснения по вопросу заполнения расчета по форме 6-НДФЛ и сроках уплаты налога в связи с введенными Президентом РФ нерабочими днями из-за распространения новой коронавирусной инфекции (письмо ФНС России от 15 мая 2020 г. № БС-4-11/8000@).
Налоговым законодательством установлено, что расчет по форме 6-НДФЛ за год представляется не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса). Строка 100 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ, а строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (ст. 226 НК РФ). В случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации или актом Президента Российской Федерации выходным, нерабочим праздничным и (или) нерабочим днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Поскольку Президентом РФ были установлены нерабочие дни в марте, апреле и мае, то срок уплаты налоговыми агентами НДФЛ переносится на первый рабочий день.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
При этом, как поясняет налоговая служба, срок подачи отчета и перечисления налога переносится только для тех организаций, на которые распространялись и установленные нерабочие дни. Если организация продолжала работать в это время, то срок уплаты сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных из доходов работников при их фактической выплате, не переносится.
Поэтому, при заполнении раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2020 года по строке 120 указываются даты фактического перечисления налога
Сроки сдачи отчета 6-НДФЛ
6-НДФЛ — форма отчетности налогового агента по НДФЛ
Периодичность предоставления отчета в ИФНС и сроки подачи
Когда и до какого числа сдавать отчет в 2019 году — за 1-й квартал, полугодие (2-й квартал) и 9 месяцев
Итоги
6-НДФЛ — форма отчетности налогового агента по НДФЛ
6-НДФЛ — форма отчета по НДФЛ, обязательная к применению в РФ с 2016 года (п. 3 ст. 2 и п. 3 ст. 4 закона РФ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации…» № 113-ФЗ от 02.05.2015).
Она представляет собой свод данных по начисленным за отчетный период суммам НДФЛ. Направляется форма в ИФНС несколько раз за год. Введение ее было продиктовано необходимостью усиления контроля за своевременностью уплаты налога на доходы физлиц. Ведь форма 2-НДФЛ с этой задачей в полной мере не справлялась.
Обязанность подачи этого отчета закреплена за всеми работодателями, имеющими наемных работников (п. 2 ст. 230 НК РФ). В отношении обособленных подразделений его нужно формировать отдельно, даже если они оказываются стоящими на учете в той же ИФНС, что и сама организация или другие ее подразделения (письмо ФНС России от 28.12.2015 № БС-4-11/23129).
Подробности см в материале «Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям».
В отличие от справок 2-НДФЛ, форма 6-НДФЛ сведения о начисленных доходах и налогах дает свернуто, делая во втором разделе документа разбивку их значений по датам, соответствующим получению дохода и удержанию с него налога, с указанием срока, в который налог должен перечисляться в бюджет.
Как правильно заполнить 6-НДФЛ, читайте .
Способов сдачи 6-НДФЛ существует 2:
- на бумаге, что возможно для работодателей, у которых численность работников составляет меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- электронно.
Периодичность предоставления отчета в ИФНС и сроки подачи
Как и для любого обязательного отчета, для данной формы имеют особое значение две вещи:
- периодичность подачи;
- срок сдачи отчетности 6-НДФЛ.
Какова же периодичность составления 6-НДФЛ и какие сроки она охватывает? Отчетность является ежеквартальной и формируется нарастающим итогом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Срок сдачи отчета 6-НДФЛ за квартал НК РФ устанавливает как последнее число месяца, наступающего за отчетным периодом, а для отчета за год — 1 апреля следующего года. Таким образом, вопрос о том, когда сдается 6-НДФЛ, однозначно решен на законодательном уровне.
Вместе с тем на эту отчетность также распространяется общее правило о возможности переноса на предстоящий рабочий день срока, попадающего на выходной день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому от распределения дней в конкретном месяце может зависеть, до какого числа 6-НДФЛ можно будет подать в ИФНС за каждый из отчетных периодов.
См. также: «Коды периодов представления в 6-НДФЛ».
Про сроки сдачи 6-НДФЛ в 2019 году расскажем далее.
Когда и до какого числа сдавать отчет в 2019 году — за 1-й квартал, полугодие (2-й квартал) и 9 месяцев
Какими же следует считать сроки представления 6-НДФЛ в 2019 году? Переносов сроков с выходных не будет, а значит, квартальные сроки сдачи 6-НДФЛ для 2019-го окажутся такими:
- по 1-му кварталу — 30.04.2019;
Подробнее см.: «Срок сдачи расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года».
- по полугодию — 31.07.2019;
- по 9 месяцам — 31.10.2019.
Срок сдачи отчета 6-НДФЛ за 2019 год – 01.04.2020.
Внимание! За несвоевременную сдачу отчета налогоплательщика ждут штрафные санкции. Какие именно, узнайте в статье «Размер штрафа за несвоевременную сдачу отчета 6-НДФЛ».
А нужно ли подавать нулевую форму 6-НДФЛ? Ответ на этот вопрос читайте .
Срок подачи 6-НДФЛ для годовой отчетности имеет конкретную дату, а для квартального отчета определяется как последнее число месяца, наступающего после отчетного периода. Из-за того, что последняя дата срока может оказаться выходным днем, возможен перенос срока сдачи на ближайший рабочий день.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.