Регистр налогового учета НДФЛ

Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

  1. Об идентификации компании-плательщика или ИП:

  2. для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

  3. для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

  4. Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).

  5. Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

  6. Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

  7. Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

  8. Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:

Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.

Налоговый регистр заполним таким образом:

  • В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

  • Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

  • 3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

  • за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

  • за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

  • за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.

Налоговые агенты по НДФЛ должны вести учет доходов физичес­ких лиц и предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ). Поскольку форма регистра для учета НДФЛ не установлена, налоговый агент вправе разработать ее самостоя­тельно. Наши рекомендации помогут в этом.

Организация, выплачивающая заработную плату своим сотрудникам, является налоговым агентом по НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Поэтому она обязана вести регистры учета данных, необходимых для расчета налога. Рассмотрим вопросы, часто возникаю­щие у бухгалтеров при составлении регистров, и предложим образец формы налогового регистра.

Для чего нужен регистр по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ прежде всего необходим для составления справок по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Напомним, что справки 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны представлять по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, налоговый регистр может оказаться полезен самому налоговому агенту. При условии правильного ведения налоговый регистр позволит:

  • вовремя выявить случаи излишне удержанного НДФЛ. Напомним, что налоговый агент обязан сообщить физическому лицу о фактах излишне удержанного налога в течение десяти дней со дня обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ);
  • отслеживать суммы доходов в целях предоставления стандартного налогового вычета. Не забудьте, что вычеты «на детей» предоставляются до месяца, в котором доход физичес­кого лица превысит 280 000 руб. за налоговый период (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
  • контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ);
  • правильно рассчитать сумму доходов, облагаемых НДФЛ при превышении определенной величины (например, доходы в виде подарков или суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, облагаются НДФЛ, если превысят 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ)).

Отсутствие налогового регистра по НДФЛ проверяющие могут посчитать грубым нарушением правил учета доходов и расходов (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). А за данное нарушение в п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в сумме 10 000 руб. Если же нарушения выявлены более чем в одном налоговом периоде, размер штрафа составит 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра

Регистры налогового учета должны содержать (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;

2) вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

3) вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;

4) суммы дохода;

5) даты выплаты доходов;

6) статус налогоплательщика;

7) даты удержания и перечисления налога в бюджет;

8) реквизиты платежных документов на перечисление налога.

Прокомментируем некоторые реквизиты.

Суммы дохода

Суммы дохода следует указывать в том размере, в каком они были начислены, то есть без их уменьшения на вычеты. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 и ФНС России от 13.10.2011 № ЕД-4-3/16950@.

Дата выплаты дохода

В отношении даты выплаты доходов необходимо отметить следую­щее. НК РФ не содержит такого понятия, как «дата выплаты доходов», в ст. 223 НК РФ определены только даты фактичес­кого получения доходов. Вопрос: какую именно дату следует занести в регистр?

В письме Минфина России от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 говорится, что при выплате заработной платы на карточные банковские счета работников в регистре нужно указывать дату, когда организация перечислила денежные средства. В письме финансового ведомства от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 отмечено, что в регистрах должны фиксироваться даты фактического получения налогоплательщиком дохода, определяемые в соответствии со ст. 223 НК РФ.

В более позднем письме от 18.04.2014 № 03-04-06/17867 Минфин России подчеркнул, что датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда. Однако указание в регистре даты выплаты дохода, по мнению финансового ведомства, не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Думаем, что это разъяснение и стоит принять к сведению.

Статус налогоплательщика

При указании статуса налогоплательщика в налоговом регистре целесообразно будет использовать ту же кодировку, что и в справке 2-НДФЛ. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, ставится код 1, для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, ставится код 2. В случае, когда налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», указывается код 3 (п. 2.3 Рекомендаций по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).

К сведению

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за рубеж для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.

Если в организации трудятся иностранцы или граждане РФ, которые в силу своих служебных обязанностей или по другим причинам часто бывают за границей, то в налоговый регистр целесообразно включить таблицу для определения налогового статуса физического лица. Отметим, что количество дней нахождения лица на территории РФ необходимо определять на каждую дату фактического получения дохода лица, то есть последний день месяца, за который выдается заработная плата. Так, например, при выплате зарплаты за октябрь 2014 г. нужно считать количество дней за период с ноября 2013 по октябрь 2014 г. включительно (письмо ФНС России от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).

Таблица. Определение налогового статуса физического лица (нарастающим итогом)

Месяц

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Количество дней нахождения на территории РФ

Налоговый статус

Дата удержания налога

Как правило, дата удержания налога совпадает с датой выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило не выполняется для доходов в натуральной форме. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы.

При выплате дохода в натуральной форме удержать НДФЛ сразу невозможно. Эту нужно сделать при ближайшей денежной выплате (письмо Минфина России от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420). Например, работнику вручили подарок 18 ноября, а ближайшая выплата заработной платы — 30 ноября. В этом случае в налоговом регистре дата выплаты дохода будет указана 18 ноября, а дата удержания НДФЛ — 30 ноября.

Как уже говорилось ранее, датой выплаты дохода в виде заработной платы будет последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, налоговый агент должен удерживать и перечислять налог один раз в месяц при окончательном расчете (см., например, письма от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214 и от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209). Таким образом, в налоговом регистре в качестве даты удержания НДФЛ при выплате заработной платы нужно указывать последнее число соответствующего месяца.

Дата перечисления налога в бюджет

Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление НДФЛ. Напомним, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налог следует перечислять не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (для доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды — не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога).

К сведению

Напомним, что согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты вправе разрабатывать формы налоговых регистры по НДФЛ ­самостоятельно с учетом обязательных реквизитов только с 2011 г. (изменения были внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ). До 2011 г. учитывать доходы физических лиц нужно было по форме, разработанной Минфином России. Однако такая форма так и не была разработана, поэтому Минфин России (письмо от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155) допускал возможность использования самостоятельно разработанной формы или формы 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Форму 1-НДФЛ можно взять за основу для налогового регистра и сейчас, но в нее следует добавить такие обязательные реквизиты, как дата выплаты дохода, дата удержания и перечисления налога в бюджет, а также реквизиты платежного документа.

Реквизиты, которые стоит добавить

Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.

Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.

Также, по мнению автора, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физичес­кому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.

Образец формы налогового регистра по НДФЛ дан в приложении.

Обязанность формирования налогового регистра для налога на доходы физлиц предусмотрена в ст. 230 НК РФ. О том, зачем нужен такой регистр, каковы его форма и порядок заполнения, — в нашем материале.

Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ

НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.

Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:

  • состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
  • разбивку их по налоговым ставкам;
  • помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
  • долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).

По данным, попавшим в регистр, как исчисляющие НДФЛ налоговые агенты, так и контролирующие их органы проверяют правильность исчисления величины налога.

Кроме того, он служит источником сведений для справок о доходах, выдаваемых работнику (п. 3 ст. 230 НК РФ), и подаваемой в ИФНС отчетности — сводной ежеквартальной по объемам подлежащего уплате налога и персональной ежегодной, состоящей из справок формы 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Форма регистра по НДФЛ и порядок его ведения

Форма налогового регистра для НДФЛ и, соответственно, порядок его заполнения на сегодняшний день законодательно не установлены. Налоговому агенту следует разработать их самому, отразив полученный результат в учетной политике.

В числе обязательных для такой формы реквизитов присутствуют (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данные, характеризующие физлицо-плательщика налога и отражающие его статус (резидента или нерезидента);
  • виды выплачиваемых доходов и уменьшающих их вычетов/расходов, показываемые с использованием единой системы установленных для них кодов (действующие значения таких кодов утверждены Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
  • суммы доходов и даты их выплаты;
  • даты удержания налога и его уплаты в бюджет;
  • номер платежного документа.

До 2011 года такой регистр имел утвержденную форму и назывался налоговой карточкой 1-НДФЛ. Бланк ее приводился в ныне утратившем силу Приказе МНС РФ от 31.10.2003 № БГ-3-04/583.

По своему содержанию и структуре эта форма во многом отвечает современным требованиям, предъявляемым к попадающим в налоговый регистр сведениям:

  • в ней предусмотрено присутствие информации о налоговом агенте и о физлице-плательщике налога;
  • необходимые для исчисления налога данные кодируются и отражаются помесячно с ежемесячным определением нарастающего итога;
  • есть возможность разделения налоговых баз по различным ставкам и формирования итоговых цифр, отражающих результаты удержания/неудержания налога.

Поэтому форма 1-НДФЛ может быть взята за основу при создании современного налогового регистра по НДФЛ. Однако ее придется подкорректировать, исправив в ней устаревшие определения, и дополнить, т. к. она не предусматривает отражения в ней:

  • дат выплаты доходов, удержания налога и уплаты его в бюджет;
  • номеров платежных документов.

Бланк формы 1-НДФЛ выглядит так:

Налоговый регистр НДФЛ

Бланк налогового регистра по учету НДФЛ

При разработке порядка заполнения налогового регистра возможно использование тех правил, которые применялись для формы 1-НДФЛ. Они тоже содержатся в Приказе МНС № БГ-3-04/583 и их тоже придется дополнить. Дополнения будут касаться правил отражения дат и реквизитов платежных документов.

Скачать Образец налогового регистра по учету НДФЛ вы можете на сайте К+.

Подводим итоги

  • Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
  • Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.
Главная — Статьи

Налоговые агенты, как известно, обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику (пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ). При вводе гл. 23 НК РФ было уточнено, что налоговым агентам надлежит его вести по форме, установленной МНС России. В связи с чем налоговым ведомством была разработана налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц. Вначале использовалась форма 1-НДФЛ, утвержденная Приказом МНС России от 01.11.2000 N БГ-3-08/379, а затем — Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Примечание. Со второго полугодия 2004 г. обязанность утверждения налоговой карточки была возложена на Минфин России (пп. «а» п. 11 ст. 62 Федерального закона от 29.06.2004 N 58-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию государственного управления»). Однако за прошедшее время форма 1-НДФЛ Минфином России не изменялась и не утверждалась.

В конце 2004 г. налоговым агентам было предложено продолжить использование соответствующих разделов формы налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 г. в отношении учета доходов физических лиц за 2004 г. (Письма Минфина России от 16.12.2004 N 03-05-01-02/3, ФНС России от 31.12.2004 N ММ-6-04/199@).

В последующем чиновники неоднократно рекомендовали налоговым агентам для учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, и исчисленных сумм налога до установления министерством новой формы 1-НДФЛ продолжать использовать указанную форму (Письма Минфина России от 30.11.2006 N 03-05-01-04/322, ФНС России от 01.06.2009 N 3-5-04/709@).

Лишь в 2010 г. финансисты наряду с введением соответствующих разделов формы 1-НДФЛ позволили налоговым агентам использовать самостоятельно разработанную форму (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Ответственность

Утвердив налоговую карточку учета доходов физических лиц, фискалы приравняли ее к первичному документу, поскольку, на их взгляд:

— она содержит информацию о доходах физического лица;

— ее используют для расчета НДФЛ.

Исходя из этого неведение налоговой карточки ими квалифицировалось как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. В связи с чем они пытались привлечь налоговых агентов к ответственности на основании ст. 120 НК РФ (абз. 5 — 13 п. 2 Письма МНС России от 28.09.2001 N ШС-6-14/734 в первоначальной редакции).

Примечание. Со 2 сентября 2010 г. законодатель расширил понятие «грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения», используемое в ст. 120 НК РФ. Под ним теперь понимается (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ в редакции Закона N 229-ФЗ):

— отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета или налогового учета;

— систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Однако такой подход не нашел поддержки в арбитражных судах. Так, судьи ФАС Московского округа пришли к выводу, что налоговые карточки, являющиеся документами налогового учета, не могут быть отнесены к первичным документам, а потому привлечение налогового агента к ответственности по ст. 120 НК РФ за их отсутствие является неправомерным (Постановление от 03.10.2003 N КА-А40/7405-03).

К аналогичному решению пришли судьи:

— ФАС Западно-Сибирского округа (Постановление от 08.12.2003 N Ф04/6169-1113/А75-2003);

— ФАС Поволжского округа (Постановление от 21.10.2003 N А55-3866/2003-37).

Президиум же ВАС РФ уточнил, что налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц предопределена:

— для правильного и полного учета доходов, подлежащих обложению НДФЛ;

— исчисления размера льгот, расходов и вычетов, исключаемых источником выплаты из суммы дохода;

— расчета суммы налога.

Она при этом не предназначена для отражения хозяйственных операций в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». А поскольку налоговая карточка, согласно ст. 11 НК РФ и ст. 9 Закона N 129-ФЗ, не относится к первичным документам, то ее отсутствие при правильном ведении бухгалтерского учета не образует состава правонарушения, предусмотренного ст. 120 НК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2003 N 4243/03).

Данное Постановление руководство налогового ведомства Письмом МНС России от 12.05.2004 N 14-3-03/1712-6 направило нижестоящим налоговым органам для сведения и использования в работе. При этом было отменено действие абз. 5 — 13 п. 2 упомянутого Письма МНС России N ШС-6-14/734.

При проведении налоговой проверки фискалы, как известно, вправе затребовать документы по учету доходов физических лиц и сумм исчисленного с таких доходов НДФЛ (п. 4 ст. 93 НК РФ). Если таковых налоговый агент не представит, то его могут оштрафовать за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ размер штрафа за это правонарушение со 2 сентября 2010 г. составляет 200 руб. (пп. «а» п. 48 ст. 1 Федерального закона от 27.07.2010 «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования») (до этого — 50 руб.) за каждый непредставленный документ.

Привлечь к ответственности налогового агента могут, только если он вообще не осуществлял учет и никаких документов не представил. Если же агент вел учет по форме, отличной от налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц, и представил документы не по установленной форме 1-НДФЛ, то состава правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 126 НК РФ, не образуется. Ведь данная норма устанавливает ответственность именно за непредставление документов и сведений. К такому выводу пришли судьи ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 29.05.2007 по делу N А56-23810/2005, от 24.04.2006 по делу N А42-9448/2005.

С 1 января 2011 г. в новой редакции изложен п. 1 ст. 230 НК РФ (п. 16 ст. 2 Закона N 229-ФЗ). Согласно этой норме налоговым агентам надлежит самостоятельно разработать формы регистров налогового учета и порядок отражения в них сведений о выплаченных физическому лицу доходах.

Примечание. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике организации для целей налогообложения.

Если же налоговый агент не разработает форму такого налогового регистра, то на него может быть наложен штраф в размере 10 000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ).

Что стоит за новыми понятиями?

Как видим, в гл. 23 НК РФ появились понятия «налоговый регистр» и «аналитические данные налогового учета». Несмотря на то что среди понятий и терминов, используемых в НК РФ, которые расшифрованы в п. 2 ст. 11 НК РФ, таковых нет, авторы нововведений посчитали нецелесообразными их пояснения.

В гл. 25 НК РФ законодатель использовал практически идентичные понятия. Для целей исчисления налога на прибыль он дал в ст. 314 НК РФ расшифровки понятий «аналитические регистры налогового учета» и «данные налогового учета».

Аналитические регистры налогового учета представляют собой сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Под данными налогового учета понимаются данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.

При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.

Аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах налогового учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

В общих же положениях налогового учета (ст. 313 НК РФ) определены требования к данным налогового учета. Они должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

— наименование регистра;

— период (дату) составления;

— измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

— наименование хозяйственных операций;

— подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

В случае если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.

По аналогии (хотя аналогия здесь не столь уж и уместна, поскольку в разных главах части второй НК РФ одни и те же термины вполне могут подразумевать не одно и то же) в регистре налогового учета по НДФЛ должна систематизироваться и накапливаться информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета, которая необходима для расчета налоговой базы.

Напомним, что налоговая база представляет собой стоимостную, физическую или иную характеристику объекта налогообложения (п. 1 ст. 53 НК РФ). При определении же налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки. Таковыми же являются: 9, 13, 15, 30 и 35% (ст. 224 НК РФ).

Для доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ, с учетом особенностей, установленных гл. 23 НК РФ.

Для доходов, в отношении которых предусмотрены иные налоговые ставки, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению. При этом налоговые вычеты, предусмотренные упомянутыми ст. ст. 218 — 221 НК РФ, не применяются (ст. 210 НК РФ).

Сумма НДФЛ исчисляется как соответствующая налоговой ставке процентная доля налоговой базы.

Общая же сумма налога представляет собой совокупность сумм НДФЛ, исчисленных по разным ставкам налога.

Общая сумма НДФЛ исчисляется по итогам налогового периода применительно ко всем доходам налогоплательщика, дата получения которых относится к соответствующему налоговому периоду (ст. 225 НК РФ).

Как было сказано выше, налоговые агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику. Налогоплательщиками же НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, которые получают доходы от источников в Российской Федерации. Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. п. 1 и 2 ст. 207 НК РФ). Следовательно, налоговым агентам надлежит вести учет начисленных доходов, исчисленного и удержанного с них НДФЛ по каждому физическому лицу.

Примечание. По доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка 13%, исчисление сумм налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы НДФЛ. Сумма налога применительно к доходам, в отношении которых применяются иные налоговые ставки, исчисляется отдельно по каждой сумме указанного дохода, начисленного налогоплательщику (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Формируем налоговый регистр

Вводя обязанность по разработке налогового регистра учета доходов, выплаченных физическим лицам, и порядка отражения в нем аналитических данных налогового учета и данных первичных учетных документов, законодатель перечислил требования к вносимой информации. Она должна содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

— налогоплательщика;

— его статус;

— вид выплачиваемых ему доходов (при этом требуется указать утвержденный ФНС России код);

— вид предоставленных налоговых вычетов (с указанием утвержденного кода);

— суммы дохода;

— дату выплаты дохода;

— дату удержания НДФЛ;

— дату перечисления налога;

— реквизиты соответствующего платежного документа.

Среди приведенных показателей, как ни странно, не оказалось величины налоговой базы, сумм исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Похоже, авторы новой редакции п. 1 ст. 230 НК РФ посчитали, что если необходимо указывать даты удержания и перечисления налога, то соответствующие суммы сами собой «найдут» место в налоговом регистре.

Ну а введение самих дат выплаты дохода, удержания НДФЛ и перечисления налога в бюджет вполне объяснимо. Со 2 сентября 2010 г. расширен перечень «деяний», за которые налоговый агент может быть привлечен к ответственности. К неправомерному неперечислению (неполному перечислению) сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению, добавилось неправомерное неудержание (неполное удержание). При этом уточнено, что ответственность возникает при неудержании и (или) неперечислении в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом.

Примечание. Удержать начисленную сумму НДФЛ налоговые агенты обязаны непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога производится агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых им налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств физическому лицу либо по его поручению третьим лицам (п. 4 ст. 226 НК РФ).

При совершении агентом чего-либо из перечисленного на него может быть наложен штраф в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Перечислить суммы исчисленного и удержанного НДФЛ налоговые агенты обязаны не позднее (п. 6 ст. 226 НК РФ):

— дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода либо

— дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В иных случаях налоговым агентам надлежит перечислить суммы исчисленного и удержанного налога не позднее:

— дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода, — для доходов, выплачиваемых в денежной форме;

— дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога, — для доходов, полученных налогоплательщиком в натуральной форме либо в виде материальной выгоды.

Таким образом, включение дат выплаты дохода, удержания НДФЛ и перечисления налога в обязательные реквизиты налогового регистра осуществлено в помощь фискалам для контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налога при проверках.

Вводя обязанность по формированию рассматриваемого регистра налогового учета, законодатель использовал множественное число. Следовательно, их должно быть несколько.

При перечислении удержанного НДФЛ с различных видов доходов налоговый агент должен использовать соответствующий КБК:

— 182 1 01 02010 01 1000 110 — при уплате НДФЛ с доходов, полученных физическими лицами, являющимися налоговыми резидентами РФ, в виде дивидендов от долевого участия в деятельности организаций;

— 181 1 01 02011 01 1000 110 — с доходов, полученных физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, в виде дивидендов от долевого участия в деятельности организаций;

— 182 1 01 02021 01 1000 110 — с доходов, облагаемых по налоговой ставке 13%, за исключением доходов, полученных физическими лицами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов и других лиц, занимающихся частной практикой;

— 182 1 01 02030 01 1000 110 — с доходов, полученных физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ;

— 182 1 01 02040 01 1000 110 — с доходов, полученных в виде выигрышей и призов в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, процентных доходов по вкладам в банках, в виде материальной выгоды от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств

(приведены в Приложении N 1 к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 150н). Исходя из этого логично формировать налоговый регистр по каждому КБК. КБК, как видим, установлены по доходам, облагаемым по одной ставке НДФЛ.

При разработке формы налогового регистра вполне уместно обратиться к используемой ранее форме 1-НДФЛ. Из нее можно почерпнуть те показатели, которые в первую очередь интересуют налоговиков, ведь налоговую карточку они разрабатывали в том числе и для контрольных функций.

В перечисленных обязательных реквизитах не упомянута идентификация налогового агента. Сведения о нем, на наш взгляд, и следует указать на сводном листе налогового регистра. В сведениях об источнике доходов логично указать:

— ИНН/КПП (для организации) или ИНН (для индивидуального предпринимателя);

— код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете;

— наименование (фамилию, имя, отчество) налогового агента;

— код ОКАТО.

В индивидуальную карточку физического лица вначале необходимо внести сведения о получателе дохода. Перечень необходимых показателей опять же можно «позаимствовать» из указанной выше формы 1-НДФЛ. Если последовать этому, то в раздел по идентификации налогоплательщика (получателя доходов) можно включить следующие показатели:

— ИНН (при наличии);

— фамилию, имя, отчество;

— вид документа, удостоверяющего личность. При этом можно указать код из справочника «Коды документов» (Приложение N 2 к форме 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@);

— серию, номер документа;

— дату рождения (число, месяц, год);

— адрес постоянного места жительства;

— статус;

— реквизиты документа, подтверждающего статус.

Примечание. В показателе «статус налогоплательщика» помимо резидента или нерезидента логично указать и высококвалифицированных иностранных специалистов, поскольку их доходы с первого дня работы облагаются по ставке 13% независимо от того, что данное физическое лицо на этот момент является еще нерезидентом (п. 1, абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ). Условия же отнесения иностранного физического лица к высококвалифицированным иностранным специалистам определены в ст. 13.2 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

Для наглядности в разделе «Сведения о налогоплательщике» формы 1-НДФЛ был предусмотрен показатель «Стандартные налоговые вычеты». Его вполне уместно и сейчас использовать в индивидуальной карточке, предусмотрев:

— отметку о наличии заявления налогоплательщика на него;

— указание необлагаемого дохода налогоплательщика в месяц (при стандартном налоговом вычете в размере 3000 руб/мес. и 500 руб/мес. потребуется привести документы, подтверждающие право на такой вычет);

— указание размера налогового вычета на содержание одного ребенка, количество детей, период действия вычета, документы, подтверждающие право для предоставления налогового вычета.

Напрашивается здесь же предусмотреть возможность указания данных документов, подтверждающих правомерность представления налоговым агентом имущественных, социальных и профессиональных налоговых вычетов (подробнее о них — см. ниже).

Примечание. Бухгалтер, освоивший офисную программу MS Excel, может создать налоговый регистр в виде книги, на первой странице которой размещаются сводные данные налогового агента, на остальных же страницах — индивидуальные показатели всех физических лиц, которым осуществлялись начисления в отчетном налоговом периоде. При этом значения сводного листа определяются как совокупность данных первичного учета по каждому физическому лицу отдельно в индивидуальных карточках. В индивидуальных же карточках необходимо будет предусмотреть простые арифметические действия: сложение, вычитание и перемножение.

Раздел 2 индивидуальной карточки, на наш взгляд, должен отражать последовательность расчета налога на доходы физических лиц. Этот раздел логично выполнить в виде таблицы: по вертикали указываются возможные показатели, по горизонтали — месяцы календарного года и итоговые суммы.

Как было сказано выше, по доходам, облагаемым по ставке 13%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ. Следовательно, в индивидуальной карточке необходимо смоделировать блоки доходов и налоговых вычетов.

С начисленными суммами доходов за каждый календарный месяц требуется указать и их коды, взятые из справочника «Коды доходов» (Приложение N 2 к форме 2-НДФЛ). В течение календарного года помимо вознаграждения по трудовому договору (код 2000) работнику выплачиваются отпускные (код 2012), при его болезни начисляется пособие по временной нетрудоспособности (код 2300), с ним может быть заключен договор гражданско-правового характера (код 2010). При вручении же подарка (код 2720) или оказании материальной помощи (код 2760) по каждой такой выплате потребуется дополнительная строка.

Коды указываются и при представлении налоговых вычетов. Они берутся из справочника «Коды вычетов» (указанное Приложение N 2 к форме 2-НДФЛ). Помимо стандартного вычета работнику налоговым агентом может быть предоставлен имущественный, социальный и профессиональный вычет.

Для стандартного вычета необходимо предусмотреть как минимум две строки — на самого налогоплательщика и его детей.

Имущественный налоговый вычет предоставляется налоговым агентом — работодателем в сумме фактически произведенных налогоплательщиком расходов:

— на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты или доли (долей) в них, земельных участков, предоставленных для индивидуального жилищного строительства, и земельных участков, на которых расположены приобретаемые жилые дома, или доли (долей) в них (код 311);

— на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от российских организаций или индивидуальных предпринимателей и фактически израсходованным на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры (код 312);

— на погашение процентов по кредитам, полученным от банков, находящихся на территории РФ, в целях рефинансирования (перекредитования) кредитов на новое строительство либо приобретение на территории РФ жилого дома, квартиры, комнаты (код 318), — при условии, если у сотрудника на руках имеется уведомление о подтверждении права налогоплательщика на имущественный налоговый вычет (форма уведомления приведена в Приложении к Приказу ФНС России от 25.12.2009 N ММ-7-3/714@) (п. п. 1 и 3 ст. 220 НК РФ). Для каждого вида имущественного вычета потребуется своя строка.

Социальный налоговый вычет может предоставить налоговый агент — работодатель, который удерживает из выплат налогоплательщика взносы и перечисляет их в соответствующие структуры по договору:

— негосударственного пенсионного обеспечения, заключенному налогоплательщиком с негосударственным пенсионным фондом в свою пользу и (или) в пользу супруга (в том числе в пользу вдовы, вдовца), родителей (в том числе усыновителей), детей-инвалидов (в том числе усыновленных, находящихся под опекой (попечительством)), и (или)

— добровольного пенсионного страхования, заключенному со страховой организацией в свою пользу и (или) в пользу супруга (в том числе вдовы, вдовца), родителей (в том числе усыновителей), детей-инвалидов (в том числе усыновленных, находящихся под опекой (попечительством)), —

в размере фактически произведенных расходов с учетом существующего ограничения совокупности социальных налоговых вычетов не более 120 000 руб. за календарный год. Поскольку на этот вид вычета предусмотрен код 319, то указанному работодателю следует учесть еще одну строку в вычетах.

Профессиональные налоговые вычеты налоговый агент может предоставить налогоплательщикам, получающим (п. п. 2 и 3 ст. 221 НК РФ):

— доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, — в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг) (код 403);

— авторские вознаграждения или вознаграждения за создание, исполнение или иное использование произведений науки, литературы и искусства, вознаграждения авторам открытий, изобретений и промышленных образцов, — в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (код 404) либо по нормативу, если эти расходы не могут быть подтверждены документально (код 405).

На эти виды вычетов потребуется три строки.

Как видим, при составлении формы регистра налоговому агенту следует проанализировать виды:

— выплат, которые предполагается осуществлять в налоговом периоде, и

— предоставляемых вычетов —

и в указанных блоках индивидуальной карточки предусмотреть соответствующее число строк.

Разница между исчисленными с начала года суммами дохода и налоговыми вычетами, образующая налоговую базу на конец месяца, заносится в следующую строку этого раздела.

Исчисленный НДФЛ предлагается отражать по двум строкам. В первую из них заносится произведение от перемножения величины налоговой базы на ставку налога 13%, то есть сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. Во второй строке указывается разность между значениями налога, исчисленными за отчетный и предыдущий месяцы, то есть причитающаяся к перечислению сумма налога с дохода, начисленного за месяц.

Налоговому агенту, как было сказано выше, надлежит удержать у налогоплательщика начисленную сумму налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых им физическому лицу, при фактической их выплате либо при перечислении их по его поручению третьим лицам. Для отражения удержанной суммы налога потребуется три строки:

— в первой строке приводится удержанная сумма НДФЛ за месяц;

— во второй — дата удержания;

— в третьей — сумма удержанного налога за период с января по месяц начисления дохода.

Законодатель в гл. 23 НК РФ ввел ограничение по удержанию: сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но такое может произойти в случае, если стоимость подарка, врученного налогоплательщику, превзойдет размер его начисленного дохода за месяц в 4 раза либо если налоговый агент, нарушив трудовое законодательство, выплатит доход в натуральном виде, размер которого превосходит доход в денежной форме в те же 4 раза. Случаи, как видим, несколько экзотические. Поэтому изначально закладывать их при разработке формы индивидуальной карточки, на наш взгляд, не имеет смысла.

Если такое все же случится, то необходимо будет добавить строки для дополнительного расчета сумм удержания.

В блоке по перечислению также, на наш взгляд, следует предусмотреть три строки:

— в первую строку заносится перечисленная сумма НДФЛ за месяц;

— во вторую — дата перечисления и номер платежного документа;

— в третью — сумма перечисленного налога за период с января по месяц начисления дохода.

Но их будет достаточно только при условии регулярности уплаты налоговым агентом удержанных сумм НДФЛ за всех налогоплательщиков целиком.

Примечание. В каждом из блоков доходов и налоговых вычетов понадобится еще по паре строк для общих начисленных сумм за месяц и исчисленных величин с начала календарного года, поскольку определение сумм налога производится нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем начисленным доходам.

Но не исключена вероятность перечисления лишь части удержанной суммы. И вот здесь агенту надлежит определиться, как же распределять перечисленную сумму — по каждому налогоплательщику пропорционально отношению перечисленной и удержанной сумм либо выборочно. При втором варианте необходим критерий отбора. Данные вопросы надлежит осветить в порядке по заполнению налогового регистра, который, как было сказано выше, должен быть разработан налоговым агентом.

Ну а для отражения последующего перечисления потребуются дополнительные строки. Введение их в электронную таблицу не составит труда.

Вполне возможно, что налоговый агент не сможет удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога. Например, при вручении подарка, стоимость которого превышает 4000 руб., бывшему работнику. В этом случае налоговый агент обязан не позднее 31 января следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Исходя из этого, в индивидуальной карточке необходимо предусмотреть как минимум специальное поле, в котором и будет приводиться сумма НДФЛ, переданная на взыскание в налоговый орган.

Также возможно, что налоговый агент не столь уж корректно осуществил исчисление НДФЛ у налогоплательщика за прошедший налоговый период, включив в облагаемые доходы выплату, которая освобождена от налогообложения. В связи с этим им у физического лица был излишне удержан налог. При обнаружении такой ошибки ему надлежит произвести пересчет за прошлый период.

Излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога подлежат возврату налоговым агентом после подачи налогоплательщиком соответствующего заявления (п. 1 ст. 231 НК РФ). Для отражения возвращаемой суммы желательно предусмотреть в индивидуальной карточке специальное поле.

В то же время излишне удержанная сумма налога должна быть отражена еще в одном поле как долг по налогу за налоговым агентом на начало налогового периода. Это поле логично разместить перед таблицей расчета.

Возможна и обратная ситуация, когда за прошлый период налоговым агентом по какой-либо причине не был полностью удержан налог. Для отражения возникшего на начало налогового периода долга за налогоплательщиком потребуется еще одно поле. Его также желательно вынести перед таблицей расчета.

Нередко случается, что сотрудник принимается на работу в середине года. Для правильного применения стандартных вычетов можно попросить налогоплательщика представить справку о доходах за текущий отчетный период с предыдущего места работы. Из этой справки агента интересует сумма дохода, облагаемого по ставке 13%. Для ее отражения в индивидуальной карточке понадобится поле, которое логично разместить перед таблицей.

После же таблицы напрашивается наличие двух полей для отражения:

— суммы задолженности по налогу за налогоплательщиком и

— суммы налога, излишне удержанного налоговым агентом.

При суммировании значений по графам календарных месяцев строк «за месяц» в графе «Итого» формируются данные за налоговый период, необходимые для заполнения справки о доходах физического лица за 201_ год (форма 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@). В части вычетов это:

— суммы налоговых вычетов, право на получение которых имеется у налогоплательщика, с разбивкой их по видам с указанием кода вычета и суммы;

— общая сумма предоставленных стандартных налоговых вычетов;

— общая сумма предоставленных имущественных налоговых вычетов;

— общая сумма предоставленных социальных вычетов.

В части же:

— доходов получаем общую и облагаемую суммы;

— НДФЛ — исчисленную и удержанную суммы.

При осуществлении в течение отчетного периода перерасчета НДФЛ с доходов прошлых лет в упомянутой графе по одной из строк сформируется возможный результат такого пересчета: зачтенная сумма налога, сумма возврата налога или удержанная сумма налога.

Формируется в этой графе и сумма налога, переданного на взыскание в налоговый орган, если такое действие было совершено налоговым агентом.

Если суммы исчисленного и удержанного НДФЛ за налоговый период разнятся, то возникающая между ними разность указывается в одном из соответствующих полей:

— либо как задолженность по налогу за налогоплательщиком (при положительном значении),

— либо как сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом (при отрицательном значении).

Как было сказано выше, для доходов, в отношении которых предусмотрены налоговые ставки 9, 15, 30 и 35%, налоговая база определяется как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению. При этом сумма налога исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой сумме дохода, начисленного налогоплательщику.

Следовательно, индивидуальная карточка, входящая в соответствующий налоговый регистр, будет представлять собой электронную таблицу, по горизонтали которой будут приведены календарные месяцы и итоговые данные. По вертикали же следует предусмотреть шесть строк:

— в первую заносится начисленная сумма дохода;

— во второй приводится исчисленная сумма НДФЛ, получаемая как произведение значения, внесенного по предыдущей строке, на ставку налога;

— в третьей отражается удерживаемая сумма;

— в четвертой — дата удержания;

— в пятой указывается перечисленная сумма налога;

— в шестой — дата перечисления и номер платежного документа.

При нескольких видах выплат, которым соответствуют разные коды, придется перед первой строкой добавить соответствующее число строк. После чего в бывшей первой строке отражается общая сумма начисления за месяц.

По аналогии с индивидуальной карточкой для исчисления НДФЛ по ставке 13% в рассматриваемых карточках логично предусмотреть поля для отражения:

— суммы задолженности по налогу за налогоплательщиком на начало и конец налогового периода;

— суммы налога, излишне удержанного налоговым агентом на начало и конец налогового периода;

— суммы налога, переданного на взыскание в налоговый орган.

Отметим, что сумму дохода, полученного в виде выигрышей и призов в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг (код 2740), налоговый агент при исчислении НДФЛ может уменьшить на 4000 руб. (код 505) (абз. 6 п. 28 ст. 217 НК РФ). Поэтому в индивидуальной карточке по доходам, облагаемым по ставке 35%, желательно предусмотреть две дополнительные строки — для необлагаемой суммы и налоговой базы, определяемой как разность между начисленным доходом и льготируемой суммой.

На каждой индивидуальной карточке следует продублировать информацию, позволяющую идентифицировать налогоплательщика; на сводном листе налогового регистра приводятся сведения о налоговом агенте (см. выше). В названии же регистра напрашивается указание ставки НДФЛ.

SvetLanaS 13.02.2013
Скажите а налоговые регистры из 1С по концу месяца или при формировании декларации распечатывать и хранить надо?

НИКОЛАЙ 13.02.2013
Доброй ночи!
Что касается распечатки налоговых регистров? Вот что говорится в статье журнала «Главбух» на эту тему:
Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ
Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.
Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.
Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».
Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель. Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ. В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.
Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297). Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи. Передать регистры через Интернет не получится. ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.
Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Дата публикации: Апр 18, 2013
Поделиться:

Поставьте вашу оценку этой статье:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *