Проверка подотчетных лиц

У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.

Как составить программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами?

Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности

Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:

  • Оплата расходов компании.
  • Проведение закупок.
  • Покрытие командировочных трат.
  • Оплата хозяйственных трат.
  • Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами?

Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:

  • Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
  • Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
  • Представительские траты.

Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.

Какой установлен срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета для расчетов по полученным суммам?

К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.

Цели аудита расчетов с подотчетными лицами

Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:

  • Проверка соответствия операций законам.
  • Установление верности организации бухучета.
  • Проверка достоверности содержимого документов.
  • Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.

Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.

Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?

Нормативная база

Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:

  • НК РФ (часть 1 и 2).
  • ФЗ «О бухучете» №129.
  • Постановление «О командировочных» №729.
  • Постановление «О суточных» №812.
  • Положение по ведению бухучета №34.
  • ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
  • План счетов бухучета.
  • Письмо ЦБ «О кассовых операциях».

Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.

Документы, проверяемые в ходе аудита

Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:

  • Отчеты.
  • Журнал регистрации.
  • Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
  • Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
  • Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.

Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.

Порядок проведения аудита

Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:

  • Назначение подотчетных лиц.
  • Направление сотрудников в командировки.
  • Журнал регистрации аванса.

При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия. Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты. К примеру, это могут быть:

  • счета-фактуры;
  • чеки;
  • акты приобретений;
  • накладные;
  • удостоверения по командировочным тратам;
  • проездные билеты.

Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.

Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.

ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.

Методы обнаружения неверной организации расчетов

Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:

  • Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
  • Система предоставления заявлений на получение наличных.
  • Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
  • Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.

Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:

  • Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
  • Срыв сроков формирования отчетов.
  • Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
  • Наличие долгов у подотчетных лиц.
  • Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.

За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.

Методы проведения аудита

Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:

  • Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
  • Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.

На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.

ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.

Главные контрольные процедуры

Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:

  • Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
  • Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
  • Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
  • Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
  • Установление верности возмещения командировочных трат.

Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.

Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита

Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:

  • Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
  • Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
  • Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
  • Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.

Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.

Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Подотчетные лица – лица, получившие денежные суммы под отчет для последующего осуществления расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Еще раз напомним основные моменты, на которые необходимо обратить внимание бухгалтерам при организации учета подотчетных сумм.

Выдача денег под отчет

Согласно п. 213 Инструкции № 157н денежные средства (денежные документы) выдаются подотчетному лицу на основании его письменного заявления, в котором должны быть указаны:

  • назначение аванса;

  • обоснование (расчет) размера аванса;

  • срок, на который выдается аванс;

  • сумма выдаваемых денежных документов.

Не допускается выдача денежных средств подотчетному лицу в случае, если он не отчитался за полученную ранее подотчетную сумму (п. 214 Инструкции № 157н).

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Таким образом, если фактические расходы подотчетного лица превысили размер выданных денежных средств, учреждение обязано выплатить ему данный перерасход. При этом сумму перерасхода можно возместить сотруднику путем перечисления на его банковскую карту (Письмо Минфина РФ от 08.07.2013 № 02-06-10/26266).

Необходимо указать также то, что в правила организации и ведения бюджетного учета с подотчетными лицами, закрепленные в учетной политике, могут включаться положения, предусматривающие расчеты с с подотчетными лицами как в наличном, так и в безналичном порядке, в частности, с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (Письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Деньги, которые учреждение выдает сотрудникам под отчет, могут перечисляться на их расчетные (банковские) карты платежной системы «Мир» в рамках «зарплатных» проектов для осуществления операций, связанных с оплатой расходов учреждения на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, с командировочными расходами и компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896).

Учреждение вправе предусмотреть порядок выдачи денежных средств внештатным сотрудникам и оформления их документами (отчетами) (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Аванс в иностранной валюте. Учет задолженности подотчетных лиц по выданным в иностранной валюте авансам одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка расчетов по выданным в иностранной валюте авансам осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Переоценка задолженности по принятым обязательствам в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета).

При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по принятым обязательствам в иностранной валюте с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Счет учета подотчетных сумм

Напомним, для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения, по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:

  • 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;

  • 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;

  • 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;

  • 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;

  • 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

В 1 – 17-м разрядах номера счета указывается соответствующий код бюджетной классификации РФ, в 24 – 26-м разрядах номера счета – подстатья КОСГУ, соответствующая экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) – дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчетов по выданным денежным средствам, расчетов по полученным денежным документам) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Расчеты по выданным внештатным сотрудникам подотчетным суммам также могут осуществляться на счете 208 00, в том числе с применением дополнительного аналитического разреза (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

Расчеты с подотчетными лицами: счета и содержание операций

В соответствии с п. 84 Инструкции № 162н операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет

Кредит

Выданы денежные средства, денежные документы подотчетным лицам

1 208 00* 567

1 201 34 610
1 201 35 610
1 304 05 000**
1 201 21 610

Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов

1 105 00 000*
1 106 00 000*
1 109 00 000*
1 302 00 000*
1 304 03 830**

1 208 00* 667

Возвращены остатки подотчетных денежных средств, денежных документов

1 201 34 510
1 201 35 510

1 208 00* 667

Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, оплачены
подотчетным лицом приобретенные услуги, работы, товары с использованием карт

1 208 00* 567

1 210 03 660**

Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) банковскую карту через банкомат

1 201 23 510

1 208 00* 667

Отражена курсовая разница по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте:

– положительная

1 208 00* 567

1 401 10 171

– отрицательная

1 401 10 171

1 208 00* 667

Приняты обязательства по компенсации произведенных подотчетным лицом расходов при увольнении сотрудника

1 208 00* 567

1 302 00 000*

Списаны с балансового учета задолженности по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20***

1 401 10 173

Отражены получателями средств, за которыми не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет, суммы средств, поступивших в доход бюджета в погашение дебиторской задолженности прошлых лет (основание – извещение (ф. 0504805))

1 303 05 830**

1 209 36 000**
1 208 00* 667

Отражены суммы налога, предъявленные учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам, выполненным работам, оказанным услугам либо фактически уплаченные при ввозе нефинансовых активов на территорию РФ, не включаемые в стоимость таких нефинансовых активов (работ, услуг)

1 210 12 560**

1 208 00* 667

Отражено списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию

1 401 20 273

1 208 00* 667

Отражено списание кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами

1 208 00* 567
Забалансовый счет 20

1 401 10 173

* По соответствующим счетам аналитического учета, подстатьям КОСГУ.

** По соответствующей подстатье КОСГУ.

*** Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета (п. 371 Инструкции № 157н).

Минфин в Письме от 24.01.2020 № 02-07-05/4304 рассмотрел вопрос о бюджетном учете приобретения полиса ОСАГО через подотчетное лицо и разъяснил, что такую ситуацию необходимо отразить проводками:

1) приобретен полис ОСАГО:

Дебет счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

2) одновременно отражены указанные расходы:

Дебет счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов»
Кредит счета 1 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

Минфин пояснил, что затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются по дебету счета 1 401 50 000 «Расходы будущих периодов» и подлежат отнесению на финансовый результат текущего финансового года (по кредиту счета) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции (работ, услуг) и др.), в течение периода, к которому они относятся.

Приобретение полиса ОСАГО отражается по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Авансовый отчет

Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) авансовому отчету подотчетного лица и прилагаемым к нему документам, подтверждающим произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505) (Указания № 52н).

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы.

Например, товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (Письмо Минфина РФ от 16.08.2017 № 03-01-15/52653). Кассовые чеки, квитанции также являются документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар, услугу (Письмо Минфина РФ от 06.05.2015 № 03-11-06/2/26028).

Минфин в Письме от 08.05.2018 № 02-07-05/30993 по вопросу о заполнении граф 1 – 3 лицевой стороны авансового отчета привел следующие пояснения.

Исходя из сути и назначения авансового отчета в графах 1 – 3 на лицевой стороне отражаются бухгалтерские корреспонденции о расходах, целесообразность которых подтверждена документами и которые принимаются учреждением к бухгалтерскому учету.

Наличие дополнительных к указанным бухгалтерским корреспонденциям бухгалтерских записей по сумме выданных (полученных) авансов в графах 1 – 3 на лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом, им уполномоченным.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.

Рекомендации по проверке расчетов с подотчетными лицами

При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство рекомендует:

1. Изучить вопросы наличия правовых актов, регламентирующих порядок выдачи денежных средств под отчет, и положения о направлении в командировки (на стажировки, в экспедиции), провести анализ положений указанных документов. Определить перечень актов объекта контроля, устанавливающих размер компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных, полевого довольствия).

2. Проверить, соответствует ли итоговая сумма данных учета в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по расчетам с подотчетными лицами оборотной ведомости и показателям, отраженным в бюджетной отчетности.

3. Проверить соблюдение порядка выдачи денежных средств и денежных документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, соблюдение сроков возврата остатка неиспользованного аванса.

4. Проверить обоснованность выдачи и использования средств на командировочные расходы, соблюдение норм командировочных расходов.

5. Проверить правильность ведения учета операций по расчетам с подотчетными лицами и отражения их в регистрах бухгалтерского учета.

6. Проверить наличие дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами – руководителем и его заместителями, членами совета (наблюдательного совета) и другими аффилированными лицами.

7. Установить наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской (кредиторской) задолженности.

8. Проверить, что по расчетам с подотчетными лицами проведена инвентаризация в соответствии с действующим законодательством РФ и порядком, установленным объектом контроля.

9. Проверить, своевременно ли отражены выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами отклонения в учете и отчетности.

10. Проверить, произведены ли записи в регистрах бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами на основании первичных учетных (оправдательных) документов и оформлены ли в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

КУРСОВАЯ РАБОТА Аудит расчетов с подотчетными лицами Размещено на http://www.allbest.ru/ Введение Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. В настоящее время тема работы весьма актуальна, так как у организации возникает периодическая потребность в приобретении товаров за наличный расчет, а также выдача наличных денег на командировочные расходы, операционные расходы, что вызывает необходимость проведения расчетов с подотчетными лицами. Целью настоящей работы является изучение аудита расчетов с подотчетными лицами. Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи: • изучить нормативно-правовую базу регулирования расчетов с подотчетными лицами; • изучить порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами; • изучить методику аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, а также плана и программы аудита, типовых ошибок; • провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Плодимпэкс». Хотя в бухгалтерском учете эти операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе Размещено на http://www.allbest.ru/ утверждения годового бухгалтерского отчета, порядок регистрации, реорганизации и ликвидации организации и т.д. К первой группе документов относится также Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 г. №307-ФЗ, который регулирует вопросы проведения аудиторской проверки на предприятии, устанавливает основные понятия, касающиеся аудита, участников аудиторской проверки, методы проведения аудита, порядок и правила составления аудиторского заключения, и другие основные моменты, на которых основывается проведение аудиторской проверки. В соответствии со статьей 1, аудиторская деятельность определяется как предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. В статье 5 закона определены основные права и обязанности аудиторских организаций и индивидуальных аудиторов. После окончания проверки аудитор составляет аудиторское заключение, которое представляет собой официальный документ, предназначенный для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, составленный в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и содержащий выраженное в установленной форме мнение аудиторской организации или индивидуального аудитора о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения его бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации . Вторую группу системы нормативного регулирования составляют положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, которые устанавливают базовые правила ведения бухгалтерского учета по отдельным разделам учета. При их разработке в максимальной степени учитывались требования соответствующих международных стандартов финансовой отчетности и практика их применения в других странах. Однако во многих случаях нельзя сказать, что российские стандарты полностью соответствуют международным стандартам. Это вызвано рядом причин, главной из которых является невозможность отрыва международно признанных правил от законодательства Российской Федерации. Отставание многих отраслей права от рыночных реалий не способствует полному раскрытию новых правил . Действующие в настоящее время ПБУ раскрывают различные вопросы бухгалтерского учета: формирование учетной политики, оценку и учет активов и обязательств, определение доходов и расходов, раскрытие бухгалтерской информации в отчетности и т.д. Так как темой курсовой работы является изучение расчетов с подотчетными лицами, то применительно к данному предмету исследования регулирование расчетов происходит на основании практически всех ПБУ, так как расчеты касаются непосредственно вопросов организации и материально-производственных запасов, и основных средств, нематериальных активов. В настоящее время в России действует порядка 20 ПБУ, перечислим важнейшие их них: • Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 №106н; • Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 №43н, от 18.09.2006 №115н, в котором предусмотрено использование при отражении в учете допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности (принципа начисления), согласно которому все факты хозяйственной деятельности организации отражаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от состояния расчетов по ним. • Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 №32н, с изменениями от 30.12.1999 №107н, от 30.03.2001 №27н, от 18.09.2006 №116н, от 27.11.2006 №156н; • Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 №33н, с изменениями от 30.12.1999 №107н, от 30.03.2001 №27н, от 18.09.2006 №116н, от 27.11.2006 №156н. Основная цель стандартов заключается в выработке единого содержания основных принципов и понятий бухгалтерского учета, в достижении единообразного содержания терминологии бухгалтерского учета, едином подходе к построению форм и толкованию показателей финансовой отчетности. Положения по бухгалтерскому учету (документы второго уровня), также как и документы первого уровня носят строго обязательный характер. Третьему уровню присущи внутренние стандарты аккредитованных профессиональных объединений и нормативные акты министерств и ведомств. Среди документов четвертого уровня в области аудита выделяют утвержденную руководителем программу проведения проверки на предприятии, а именно порядок внутреннего контроля, основные положения об участии лиц в данной проверке, частота проверок, объекты аудиторских проверок и иные моменты в зависимости от предприятия. Формы внутренней отчетности, утверждаемые руководителем, разрабатываются организацией самостоятельно, исходя из особенностей ее функционирования и требований управления производством и реализацией продукции. Следует отметить, что во многих Размещено на http://www.allbest.ru/ организациях ограничиваются разработкой приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, план счетов) . Таким образом, российское законодательство предоставляет возможность реального развития как бухгалтерского учета, так и аудита в современных условиях. 1.2 Порядок проведения аудита расчетов с подотчетными лицами аудит подотчетный проверка расчет Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность. В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно. Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов. Основными задачами аудита являются: • проверка правильности документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами; • оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами; • оценка полноты и правильности отражения расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности; • проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами . Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом. Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных. В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины. • оформление авансовых отчетов; • оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж); • порядок передачи подотчетных сумм другому лицу; • своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; • существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами. Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее: • соответствие типовой форме №АО-1 «Авансовый отчет»; • наличие номера и даты составления; • указание подотчетного лица; • указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; • указание назначения аванса; • наличие подписей; • заполнение обратной стороны авансового отчета. Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Размещено на http://www.allbest.ru/ Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами заключается в том, что аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально- производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов. При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально- производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов . В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Следует обратить внимание на оформление служебного задания и отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету. Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы признать командировочные расходы экономически неоправданными для целей налогового учета . Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта. Обращается внимание на правомерность и оформление представительских расходов. Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами (товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.). Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты: • по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; • по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; • по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; • по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. При проверке расчетов наличными денежными средствами обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере. Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге . Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов (налог на доходы физических лиц, НДС, на прибыль организаций). При планировании аудита важно учитывать существенность и риск, а правильно произведенная выборка необходимых элементов – основа для эффективной аудиторской работы. Понятие существенности важно потому, что ни один аудитор не в состоянии гарантировать точность финансовой отчетности вплоть до последнего рубля. Размещено на http://www.allbest.ru/ и хозяйственных операциях, а также составляющих капитала считается существенной, если ее пропуск или искажение может повлиять на экономические решения пользователей, принятые на основе финансовой (бухгалтерской) отчетности. Существенность зависит от величины показателя финансовой (бухгалтерской) отчетности и / или ошибки, оцениваемых в случае их отсутствия или искажения. Если аудитор обнаруживает существенную ошибку, то он должен довести это до сведения клиента, чтобы тот мог внести поправку. Если клиент отказывается исправить данные финансовой отчетности, то аудитор должен представить заключение с оговоркой или отрицательное заключение в зависимости от того, насколько существенна погрешность. Поэтому аудиторы должны хорошо знать и понимать, как пользоваться критерием существенности. На практике аудиторы зачастую сталкиваются с трудностями при применении этого критерия, так как данная задача требует высокого профессионализма. По этой причине многие аудиторские фирмы пытаются разработать точные критерии и сложные статистические методы, позволяющие решить данную проблему. Тем не менее, аудитор оценивает то, что является существенным, по своему профессиональному суждению . Процедуры нахождения уровней существенности, все математические расчеты и причины, на основании которых аудитор применял какие-либо значения в расчетах, должны быть отражены в рабочей документации проверки. Выполняя аудиторские процедуры по каждому разделу, аудитор регистрирует все обнаруженные ошибки. Если совокупность неисправленных искажений, выявленных аудитором, приближается к уровню существенности, то аудитору следует определить, существует ли вероятность того, что необнаруженные искажения, рассматриваемые вместе с обнаруженными, но неисправленными искажениями, могут превысить уровень существенности. Следовательно, аудитор рассматривает вопрос о снижении риска посредством проведения дополнительных аудиторских процедур или требует от руководства аудируемого лица внесения поправок в финансовую отчетность с учетом выявленных искажений. К окончанию работы аудитор должен быть уверен в том, что суммарные ошибки по всем счетам не превышают оценку уровня существенности по финансовой (бухгалтерской) отчетности в целом. При планировании аудиторской проверки аудитор рассматривает вопрос о том, что могло бы повлечь существенное искажение финансовой (бухгалтерской) отчетности. Аудиторская оценка существенности, относящаяся к отдельным счетам бухгалтерского учета и группам однотипных операций, помогает аудитору решить такие вопросы, как, например, вопрос о том, какие показатели финансовой (бухгалтерской) отчетности проверять, а также вопрос использования выборочной проверки и аналитических процедур. Это позволяет аудитору выбрать аудиторские процедуры, которые, как предполагается, в совокупности уменьшат аудиторский риск до приемлемо низкого уровня. Между существенностью и аудиторским риском существует обратная зависимость, то есть чем выше уровень существенности, тем ниже уровень аудиторского риска, и наоборот. Обратная зависимость между существенностью и аудиторским риском принимается во внимание аудитором при определении характера, сроков проведения и объема аудиторских процедур. Например, если по завершении планирования конкретных аудиторских процедур аудитор определяет, что приемлемый уровень существенности ниже, то аудиторский риск повышается. Аудитор компенсирует это либо снизив предварительно оцененный уровень риска средств контроля там, где это возможно, и поддерживая пониженный уровень посредством проведения расширенных или дополнительных тестов средств контроля, либо снизив риск необнаружения искажений путем изменения характера, сроков проведения и объема запланированных процедур проверки по существу . В федеральном правиле (стандарте) №8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом» под термином «аудиторский риск» понимается риск выражения аудитором ошибочного аудиторского мнения, в случае когда в финансовой (бухгалтерской) отчетности содержатся существенные искажения. С практической точки зрения, перечисленные факторы можно раздробить на три компонента: • неотъемлемый риск; • риск средств контроля; • риск необнаружения. Для расчета аудиторского риска используются методы: а). интуитивный – расчет вытекает из анкеты-опросника б). по формуле: АР = НР х РСК х РН где АР – аудиторский риск как вероятность необнаружения искажений после проведения аудита, НР – неотъемлемый риск как вероятность необнаружения допущенных в СБУ искажений без вмешательства СВК, РСК – риск средств контроля как вероятность необнаружения искажений при работе СВК, Размещено на http://www.allbest.ru/ РН – риск необнаружения как вероятность необнаружения аудитором искажений в представленной бухгалтерской отчетности. Величина (оценка) РН характеризует условия, в которых должна проводиться аудиторская проверка, какой риск необнаружения ошибок допустим: РН = ПАР / (НР х РСК) Формула может применяться только в том случае, если все ее составляющие будут определяться в едином концептуальном поле, а именно соответствовать положениям теории вероятности . 1.3 Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом: 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм. 1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы. 1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия. 1.3. Выдача денег в подотчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам. 1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы. 1.5. Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия. 2. Нарушения при оформлении командировочных расходов. 2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку. одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое- то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 100 тысяч рублей по каждому договору. При расчетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует. Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ. Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов. Отсутствие товарного чека является так же достаточно распространенным нарушением. Любая организация, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, приобретает какие либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы . Размещено на http://www.allbest.ru/ То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства. Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В товарном чеке должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. Форма товарного чека не является унифицированной и в соответствующие альбомы унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 года №55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации. Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете. Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи как подпись. В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено. В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный – служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека . Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации. Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств. Организация возмещает работникам понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации основания для этого отсутствуют. Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником. В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах. Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии Размещено на http://www.allbest.ru/ • «Подотчет. 2.1.» – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций. • «Подотчет. 2.2.» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку; • «Подотчет. 2.3.» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке; • «Подотчет. 2.4.» – проверка правильности возмещения командировочных расходов. • «Подотчет.2.5.» – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм; • «Подотчет.2.1.» – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. • «Подотчет.2.2.» – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по: • проезду к месту служебной командировки и обратно, • затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями; • расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. • «Подотчет.3.1.» – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения. • «Подотчет.3.2.» – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле. • «Подотчет.4.1.» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. • «Подотчет.4.2.» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм; • «Подотчет.5.1.» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто. 2.2 Аудит состояния первичной документации в ООО «Плодимпэкс» Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: – Приказ об учетной политике; – авансовые отчеты; – журнал регистрации авансовых отчетов; – приказы о направлении работников в командировку; – список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; – заявления на выдачу денег из кассы; – документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц); – журнал регистрации командировок. Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: Размещено на http://www.allbest.ru/ – балансе предприятия (форма №1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты); – отчете о движении денежных средств (форма №4); – главной книге; – журнале-ордере №7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства. Учет расчетов с подотчетными лицами ООО «Плодимпэкс» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере №7, Главной книге. Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге. Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации. Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется. Обществом выдаются денежные средства при отсутствии авансового отчета за предыдущий аванс. Например, • Авансовый отчет №193 от 15.06.2009 г. Ованесян В.К. в сумме 20,3 тыс. руб.; • Авансовый отчет №284 от 28.09.2009 г. Джанакаев Ф.М. в сумме 21,8 тыс. руб.; • Авансовый отчет №347 от 27.11.2009 г. Шершнев А.А. в сумме 4,7 тыс. руб. В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: допущена передача выданных средств от Киракосова Ф.Н. к Ишиевой Е.К. по Авансовому отчету №182 от 02.06.2009 г. в сумме 5,5 тыс. руб. Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены: • отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов; Например: • Авансовый отчет №82 от 23.04.2009 г. Ермаченко А.Е. на сумму 3,5 тыс. руб.; • Авансовый отчет №240 от 23.08.2009 г. Грибанов В.В. на сумму 6,0 тыс. руб.; • Авансовый отчет №371 от 10.12.2009 г. Ворушилов В.Н. на сумму 5,0 тыс. руб. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБР от 22.09.93 №40, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Учитывая, что денежные средства под отчет обществом выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм неверно. Кроме того, Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.10.2000 г. №94н установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Таким образом, понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами. Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ООО «Плодимпэкс» данный пункт не учитывает, например: • по авансовому отчету №375 от 12.12.2009 Сербиной О.В. в типографии ФГУП «Дом печати» приобретены бланки на сумму 1,5 тыс. руб., в учете отражено: Дт сч. 26 Кт сч. 71 – 1,3 тыс. руб. Дт сч. 19 Кт сч. 71 – 0,2 тыс. руб. • по авансовому отчету №384 от 16.12.2009 Сербиной О.В. в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3,0 тыс. руб., в учете отражено: Дт сч. 26 Кт сч. 71 – 2,5 тыс. руб. Размещено на http://www.allbest.ru/ Дт сч. 19 Кт сч. 71 – 0,5 тыс. руб. Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов. Согласно авансового отчета №131 от 07.05.2009 Гасанову В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8,6 тыс. руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Ростов-на-Дону). Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета. Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Андреева А.И. №56 от 06.02.2009 на сумму 6,3 тыс. руб., №63 от 16.02.2009 на сумму 4,2 тыс. руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например: • авансовый отчет №217 от 06.08.2009 Карагодина С.В. на 20,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица; • авансовый отчет №246 от 31.08.2009 Симонян А.Г. на 1,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица; • в командировочном удостоверении Ворушилова В.Н., приложенном к авансовому отчету №371 от 10.12.2009, отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник. Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер. Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ООО «Плодимпэкс» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ООО «Плодимпэкс» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие. 2.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» Основные нарушения (ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» указаны в приложении 3. Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организацией ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в ООО «Плодимпэкс». Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет. Размещено на http://www.allbest.ru/ совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка. В ООО «Плодимпэкс» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности. Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: • наименование документа; • дата составления документа; • наименование организации, составившей документ; • содержание хозяйственной операции; • денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; • наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы; Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные. При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг). Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле. Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек. В ООО «Плодимпэкс» данное нарушение отсутствует. Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами. Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том Размещено на http://www.allbest.ru/ числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое лицо – плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа. В ООО «Плодимпэкс» порядок расчетов наличными деньгами не нарушается. Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место. На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм. Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах: – в первом случае – об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм; – во втором – о возмещении организацией затрат своих работников. Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены. Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата Размещено на http://www.allbest.ru/ Заключение Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период. Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры: • оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами; • подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм; • устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм; • проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета; • проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами. Целью настоящей курсовой работы являлось освещение как можно большего круга проблемных вопросов в отношении бухгалтерского учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами и конкретно на примере ООО «Плодимпэкс». Особое внимание было уделено вопросам учета и документального оформления данных операций, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, приведены цифровые примеры, которые могут помочь правильно отразить в учете административно- хозяйственные, командировочные и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы. Данная работа представляет собой практическое пособие по отнесению расходов к командировочным, отражению и учету соответствующих операций. В работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения соответствующих расходов. В целом можно сказать, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» ведется в соответствии с законодательством за исключением небольших недочетов, которые и были приведены в результатах аудиторской проверки. Поэтому рекомендуется усилить контроль над такими аспектами учета, как своевременность сдачи авансовых отчетов, наличие остатков по предыдущим авансам, более полное документальное оформление по заграничным командировкам и предварительная выдача денежных авансов. Следовательно, чтобы улучшить данную ситуацию, предприятию необходимо более требовательно относиться к подотчетным лицам и более четко отслеживать сроки сдачи авансовых отчетов, усилить контроль за порядком выдачи денежных средств. Но есть и положительные моменты – такие, как правильность отнесения расходов на статьи затрат, правильность оформления авансовых отчетов, контроль за прилагаемой первичной документацией. Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с вышеуказанными расчетами. Тем не менее, данная работа может оказать практическую помощь бухгалтеру предприятия в целях оперативного и корректного отражения расчетов с подотчетными лицами для контроля за сохранностью всех форм собственности, наличием и состоянием средств предприятия на всех стадиях их движения, соблюдением сметной, финансовой и платежной дисциплины. Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение………………………………………………………………………………………….3

  1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………………..………5

1.2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами с изменениями и дополнениями………………………………………………………….………………………….7

2. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

2.1.Ревизия расчетов с подотчетными лицами………………………………………………9

2.2. Порядок составления акта ревизии……………………………………………………11

2.3. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами…….15

Заключение…………………………………………………………………………………..….23

Библиографический список………………………….…………………………………………30

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Тем не менее, практика проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Целью данной работы является рассмотрение теоретической и практической основы ревизии расчетов с подотчетными лицами, дать характеристику расчетов с подотчетными лицами, изучить нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами и типичные нарушения, провести проверку законности операций с подотчетными лицами, а также документального оформления авансовых отчетов на предприятии.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. рассмотреть теоретические основы ревизии расчетов с подотчетными лицами.

4. провести ревизию расчетов с подотчетными лицами на конкретном предприятии.

В соответствии с актуальностью и целью, построена структура данной работы:

Первая часть посвящена общей характеристике расчетов с подотчетными лицами, а также изучению нормативного регулирования.

Во второй главе рассматривается ревизия расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Колос» и типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Колос».

Практическая значимость настоящей работы состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Колос» в соответствии с действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

В процессе написания курсовой работы были подробно изучены нормативные документы: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (изменениями и дополнениями от 23.07.1998 № 123-ФЗ), Приказ Минфина РФ от 14.04.2000 № 42н «Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации», Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000, Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также статьи журнала «Главбух».

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка в подотчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

по дебету

по кредиту

Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода

Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу

Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица

Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода

Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

1.2. Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами с изменениями и дополнениями

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. ФЗ от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

2. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» — контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

3. ПБУ «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностраннойвалюте» утверждено приказом Минфина РФ от 10.01.2000 N 2н — Положение регулирует особенности бухгалтерского учета активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих активов и обязательств в рубли, учет курсовых разниц.

4. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, утверждено постановлением КМ РУз от 05.02.1999 N 54 (ред. от 17.02.2010 N 22) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость.

5. Порядок ведения кассовых операций. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его применению, утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 18.09.2006) — содержит правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете.

7. Приказ Минфина РФ от 14.04.2000 № 42н «Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации» раскрывает понятие, цель, задачи, организацию и проведение ревизии.

2. РЕВИЗИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Ревизия – это способ последующего контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий, организаций и учреждений, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных хозяйственных операций, ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующими положениями и нормативно-законодательными актами, а также достоверность учетных и отчетных показателей.

Основанием для проверки расчетов с подотчетными лицами служат: приказы и распоряжения по предприятию, в которых утверждены работники, которым разрешается выдавать деньги на операционные и хозяйственные расходы, а также о направлении работников предприятия в служебные командировки с указанием цели, сроков выполнения командировочного задания и пункта назначения; утвержденные авансовые с приложенными к ним оправдательными документами. Ревизия расчетов с подотчетными лицами начинается при проверке содержания кассовых операций и операций по счетам в банках в части установления обоснованности выдачи денег под отчет соответствующим работникам и полноты возврата неиспользованных ими сумм. В частности, при проверке операций выдачи денег на указанные цели ревизор устанавливает, выдаются ли под отчет такие авансы работникам, утвержденным распоряжением по предприятию и не имеющим задолженности по ранее полученным под отчет суммам; не допускалась ли выдача сумм под отчет лицам, не состоящим в списочном составе предприятия. Одновременно проверяют, не было ли случаев выдачи авансов сверх установленной потребности; нарушение сроков закрытия расчетов по каждому авансу в отдельности; выдачи новых авансов до погашения задолженности по предыдущим авансам; передачи авансов одним подотчетным лицом другому; несвоевременного представления авансовых отчетов. Далее ревизор проверяет законность, целесообразность и достоверность всех произведенных операционных и хозяйственных расходов по данным приложенных к авансовым отчетам оправдательных документов. Выявленные в процессе ревизии факты нарушений установленного порядка использования наличных денег на хозяйственно-операционные расходы приводятся в акте ревизии с указанием суммы нанесенного ущерба и виновных в этом. Нанесенный ущерб должен быть предъявлен к возмещению виновными.

1) Ревизия командировочных расходов. Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры синтетического и аналитического учета:

· Главная книга;

· Журнал-ордер №7;

· Журнал-ордер №1;

· Кассовая книга.

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки, законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов (проезд, жилье, суточные). Дополнительные расходы (сауна, питание) должны быть санкционированы руководителем. Ревизор проверяет наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

В программу ревизии обязательно включается задание по проверке законности, целесообразности и правильности расходования средств на служебные командировки. Проверяя правильность расходования средств на командировки, ревизор руководствуется действующими нормативами об оплате соответствующих расходов. Командированным работникам возмещаются расходы по найму жилого помещения, а также выплачиваются суточные. При выявлении необоснованной оплаты суточных за дни непребывания в командировке должна быть удержана заработная плата, а пропуски следует рассматривать как совершение прогулов. Установленные суммы недоплат и переплат по авансовым отчетам ревизор группирует в накопительной ведомости.

2) Ревизия хозяйственных расходов.

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно.

Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации путем сличения данных журналов-ордеров №1 и №7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данными Главной книги за каждый месяц.

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера №7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, правильность их заполнения (накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера, акты закупки).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

Ревизор проверяет, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются следующие нарушения:• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;• выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;• несвоевременное представление отчета об израсходовании подотчетных суммах.

Итоговые данные ведомости отражаются в акте ревизии, на основании которого разрабатываются предложения по урегулированию расчетов с подотчетными лицами и привлечению виновных в нарушении правил расчетов к ответственности.

2.2. Порядок составления акта ревизии

Рыночные отношения выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам организации контроля (внутреннего контроля, внутрихозяйственного контроля) на предприятиях. Именно на уровне предприятия, где создается нужная обществу продукция, сосредоточены наиболее квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применений высокопроизводительной техники, технологий. На предприятии с целью снижения до минимума издержек производства и реализации продукции разрабатываются бизнес-планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление – менеджмент. Предприятие теперь выступает в роли собственника средств и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от сохранности этих средств и эффективности их использования. Таким образом, контроль должен осуществляться в первую очередь в интересах самого предприятия, его собственников, а также непосредственно работников.

Внутрихозяйственный контроль осуществляют администрация предприятия, бухгалтерия, на крупных предприятиях – специально созданные службы внутреннего аудита, контрольно- ревизионного отдела, отдела управления затратами и другие подразделения.

Ревизия является наиболее распространенной формой экономического контроля. Ревизия представляет собой комплекс взаимосвязанных проверок производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации.

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы (контролером — ревизором), а при необходимости и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) ревизуемой организации.

Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы (контролером — ревизором), вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения.

По просьбе руководителя и (или) главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы (контролером — ревизором) может быть установлен срок до 5 рабочих дней, отведенный для ознакомления с актом ревизии и его подписания.

При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы (контролеру — ревизору) письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью.

Руководитель ревизионной группы (контролер — ревизор) в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные заключения, которые после рассмотрения и утверждения руководителем контрольно — ревизионного органа или лицом, им уполномоченным, направляются в ревизуемую организацию и приобщаются к материалам ревизии.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизионной группы (контролер — ревизор) в конце акта производит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно — ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления или иного способа передачи акта.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей.

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

наименование темы ревизии;

дату и место составления акта ревизии;

кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

проверяемый период и сроки проведения ревизии;

полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

сведения об учредителях;

основные цели и виды деятельности организации;

имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства;

кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто являлся главным бухгалтером (бухгалтером);

кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения.

Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Акт ревизии заканчивается сводным разделом, в котором отражается общее число выявленных нарушений и недостатков, размеры недостач и расчеты материального ущерба. К акту прикладываются справки, акты инвентаризаций и прочие документы, подтверждающие наличие нарушений.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускается включение различного рода выводов, предположений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально — этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

В тех случаях, когда выявленные нарушения могут быть скрыты или по ним необходимо принять срочные меры к их устранению или привлечению должностных и (или) материально ответственных лиц к ответственности, в ходе ревизии составляется отдельный (промежуточный) акт, и от этих лиц запрашиваются необходимые письменные объяснения.

Промежуточный акт подписывается участником ревизионной группы, ответственным за проверку конкретного вопроса программы ревизии, и соответствующими должностными и материально ответственными лицами ревизуемой организации.

Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в акт ревизии.

Материалы ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно — ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается.

По результатам проведенной ревизии руководитель контрольно — ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц.

Результаты ревизии руководителем контрольно — ревизионного органа в необходимых случаях сообщаются вышестоящей организации либо органу, осуществляющему общее руководство деятельностью ревизуемой организации, для принятия мер.

Контрольно — ревизионный орган обеспечивает контроль за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

2.3. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов

5.1. Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием.

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994 г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате или необоснованном получении.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДЕБЕТ 84

КРЕДИТ 71

— списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70

КРЕДИТ 84

— удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73

КРЕДИТ 84

— если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (в ред. от 04.04.2000) считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования.

Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129‑ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

· наименование документа;

· дата составления документа;

· наименование организации, составившей документ;

· содержание хозяйственной операции;

· денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

· наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника.

Особое внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупке материальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле.

По мнению Госналогинспекции по г.Москве (письмо от 8 сентября 1997 г. № 11‑13/21380), подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

Во-первых, ни Законом РФ от 18 июня 1993 г. № 5215‑1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», ни принятыми позже нормативными документами, например, Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745, не установлена обязательность расчетов торговых организаций с юридическим лицами за приобретаемые товары с применением контрольно-кассовых машин.

Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора розничной купли-продажи определяется как приобретение покупателем в розничной торговле товаров, предназначенных для личного, семейного или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

Указом Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» (в ред. от 27.08.2003 N ГКПИ 03-565) запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

Наличные денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

За несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный счет суммы.

Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

· в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

· во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

Стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

Проведения ревизии — это последовательный процесс, который начинается с подготовки к ее проведению и заканчивается проверкой устранения и недостатков, выявленных в ходе предыдущей ревизии.

Ревизионные работы вкл. в себя след. этапы:

1. подготовка к проведению ревизии

2. проведения ревизии в соответствии с программой

3. подготовка к оформлению результатов ревизии

4. реализация материалов ревизии

5. контроль за выполнением решений по результатам ревизии

В соответствии с предусмотренным планом руководителя проверяющего органа заранее утверждается приказ на проведения проверки. В приказе указывается: полное наименование ревизуемого предприятия, вид ревизии, период за который будет проведена ревизия, срок исполнения, состав ревизионной группы.

Подготовка к проведению ревизии осуществляется, изучениям деятельности проверяемого объекта, а также составления программы и план проведения проверки. Программа – это перечень всех вопросов подлежащих проверке с указанием периода, за который должна быть проведена проверка.

Завершающим этапом ревизии явл. реализация материалов. По результатам ревизии руководитель ревизионной группы разрабатывает выводы и предложения. Вывод дает оценку основных нарушений и излагается в чем конкретна вина должностных лиц. Предложения основываются на выводах они должны быть четкими, конкретными в них указывают, что сделано, каким путем, кто является ответственным и сроки выполнения.

Контролирующий орган рассматривает результаты ревизии и принимает решения по устранению нарушений.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятих при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.

Практическое задание

1. Проверить законность операций по расчетам с подотчетными лицами.

В качестве объекта проверки законности операций по расчетам с подотчетными лицами выступает ООО «Колос». Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач и для компенсации на служебные командировки. Проверка авансовых отчетов должна проводиться сплошным способом. В ходе ревизии необходимо проверить: имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц; утверждены ли сроки отчета по выданным подотчет денежным средствам. Устанавливается целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетных лиц, возможность проведения этих расходов по безналичным расходам. При ревизии авансовых отчетов по командировкам следует проверить наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку, а также наличие командировочных удостоверений с отметками о местах пребывания согласно заданию.

ООО «Колос» практически не практикует в своей деятельности расчеты через подотчетных лиц, поэтому количество авансовых отчетов за проверяемый период (9 месяцев 2009 года) составило всего 10 отчетов.

В начале года отдельным приказом генерального директора утверждается список лиц, имеющих право получать наличные денежные средства в подотчет, это – снабженец, водитель, зам. директора по хозяйственным вопросам. При приеме на работу нового сотрудника, имеющего право на получение денежных средств в подотчет, издается отдельный приказ. Имеются также договора о полной материальной ответственности, заключенные с этими сотрудниками. Приказом об учетной политике организации установлено, что водитель отчитывается за приобретенные ГСМ один раз в неделю, по понедельникам. И следующая сумма выдается ему только после представления авансового отчета в бухгалтерию. Для остальных сотрудников установлен срок отчета — три дня. Денежные средства подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам, которые подписываются в обязательном порядке генеральным директором и главным бухгалтером. Предприятие осуществляет направление сотрудников в командировке в пределах Сибирского Федерального округа для заключения договоров поставки. В обязательном порядке сотруднику выписывается служебное задание и командировочное удостоверение.

2. Проверить документальное оформление авансовых отчетов.

Авансовые отчеты представляются в бухгалтерию составленными с использование типовой формы № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

При проверке ревизору следует обратить внимание на заполнение всех необходимых реквизитов авансового отчета, правильность арифметического расчета и наличие всех поименованных в отчете оправдательных документов.

Также ревизору следует обратить внимание на наличие подписи бухгалтера и удостовериться, что авансовый отчет утвержден руководителем организации.

Проверка документального оформления авансовых отчетов ООО «Колос» показала, что в авансовых отчетах имеются все необходимые подписи, суммы остатка на конец выведены верно, сроки сдачи отчетов не нарушены. Более того, все авансовые отчеты в обязательном порядке регистрируются бухгалтером в журнале сданных авансовых отчетов с указанием фамилии подотчетного лица, даты сдачи отчета и суммы отчета.

Бухгалтером проставляется корреспонденция счетов в соответствии с рабочим планом счетов, утвержденным в составе Приказа об учетной политике.

Все чеки, предъявляемые водителем в оправдание расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, проверены на наличие ИНН организации, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, суммы. Также проверяется наличие оттиска штампа или печать на оборотной стороне чека ККМ. В связи с принятием Федерального Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», к авансовым отчетам при приобретении хозяйственных материалов или канцелярских товаров, в обязательном порядке прикладываются счета-фактуры и чеки ККМ с выделенной суммой НДС (при условии, что предприятие- продавец является плательщиком НДС).

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли должно подтверждаться также товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров. Четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров исключит возможность ошибок в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций еще и по следующим причинам.

Согласно новой концепции учета имущества организации в основу группировки его видов положен принцип участия предметов и средств труда в процессе оборота капитала. Соответственно, критерий величины денежной оценки играет теперь подчиненную роль. В связи с этим нормами ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, предусмотрен отказ от использования стоимостного критерия при отнесении стоимостного критерия при отнесении предметов к основным средствам или средствам в обороте. В 2001 году установлен только один критерий для отнесения средств труда к основным – срок полезного использования. Он должен превышать 12 месяцев или обычный операционный цикл, если последний превышает 12 месяцев. Соответственно, предметы со сроками службы менее 12 месяцев независимо от из стоимости будут учитываться в составе инвентаря и хозяйственных принадлежностей на счете 10 «Материалы», субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Предметы, срок службы которых более 12 месяцев, должны учитываться на счете 01 «Основные средства». Объекты основных средств стоимостью не более 2000 руб. за единицу, а также приобретенные книги, брошюры и тому подобные издания теперь разрешено списывать на затраты производства (расходы на продажу) по мере их отпуска в производство или эксплуатацию.

В связи с этим подробная расшифровка приобретенных товарно-материальных ценностей в товарном чеке приобретает особую актуальность.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения. Аналогичный акт необходимо составить и в случае получения кассового чека контрольно-кассовой машины, содержащего наименование приобретенных товаров.

При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

Данный документ должен содержать реквизиты, перечисленные в п.13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Проверка авансовых отчетов по командировкам показала, что предприятием и сотрудниками соблюдаются все правила оформления таких отчетов. Во-первых, авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию на следующий день после возвращения из командировки. Во-вторых, авиабилеты приобретенные предприятием в порядке безналичных расчетов, отражаются в строке «авиабилеты» и обязательно прикладываются к авансовому отчету. Суточные сотрудникам выплачиваются согласно норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организации, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Расходы по найму жилья подтверждаются счетами гостиниц и чеками об их оплате.

Хочется отметить, что авансовые отчеты за отчетный период (месяц) по каждому подотчетному лицу скреплены отдельно с приложением ведомости, что позволяет проверить не только входящее сальдо на начало месяца и исходящее на конец, но и все арифметические расчеты.

3. Проверить отражение расчетов с подотчетными лицами.

Для учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке в первую очередь сопоставляется сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этого проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Одним из направлений внутреннего бухгалтерского контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40.

На каждое подотчетное лицо в ООО «Колос» открыт аналитический счет к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денежных средств оформляется бухгалтерской записью: Дт 71 Кт 50. Неиспользованные денежные средства в обязательном порядке возвращаются в кассу предприятия: Дт 50 Кт 71.

ГСМ приобретенные водителем приходуются на счет 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо».

Командировочные расходы относятся на Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы» и Дт 19 «НДС», если он выделен и подлежит принятию к возмещению.

4. Сформулировать записи в ведомости нарушений.

В ходе проверки выявлены:

1) Замечания по оформлению авансовых отчетов: нет.

2) Замечания по оформлению командировочных расходов (в том числе за

3) рубеж): бухгалтерией не составляется расчет средств к выдаче подотчетному лицу, отбывающему в командировку. Выдача денег осуществляется в большем размере, чем это необходимо. Также отсутствуют заявления работников о направлении их в командировку, завизированные руководителем предприятия.

4) Передача подотчетных средств другому лицу: не обнаружена.

5) Список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты об

6) израсходованных суммах:

ФИО

Дата

Превышение срока (рабочие дни)

Установленная для предоставления отчета

Для составления авансового отчета

7) Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете: осуществляется с соблюдением требований нормативных актов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета. Корреспонденция счетов соответствует положениям Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по применению плана счетов, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

5. Разработать проект предложений по результатам ревизии

В целях упорядочивания расчетов с подотчетными лицами рекомендуем бухгалтерии предприятия разработать форму расходного кассового ордера, совмещенную с заявлением на выдачу денежных средств под отчет. Это позволит ужесточить контроль за выданными подотчет денежными средствами со стороны администрации. Рекомендуем также пересмотреть порядок расчета необходимой суммы командировочных расходов, выдаваемых подотчет командированному лицу.

Других рекомендаций нет.

Библиографический список

1. Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 07.07.2003) // «Собрание законодательства РФ», 07.08.2000, № 32, ст.3340

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ // «Российская газета», № 256, 31.12.2001

1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (изменениями и дополнениями от 23.07.1998 № 123-ФЗ).

2. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

3. Приказ Минфина РФ от 14.04.2000 № 42н «Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации»

4. Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // «Финансовая газета», № 20, 2001

5. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утвеждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»

6. Приказ Министерства Финансов от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»

7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению.

8. Указ Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» (в ред. от 27.08.2003 N ГКПИ 03-565)

9. Кирилишин И.М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 2004 — № 9

10. Клонотовская С.Г., Чепуренко А.В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух 2003 — № 8

11. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 2001 — № 9

Добавить в «Нужное»

Обновление: 26 июля 2017 г.

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник компании из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие:

  • проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;
  • проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;
  • проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;
  • проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;
  • проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;
  • проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
  • проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
  • проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;
  • проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
  • проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;
  • контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При аудите расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Типовые ошибки участка расчетов с подотчетными лицами

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *