Программа для инвентаризации компьютеров

Для многих организаций и предприятий вопрос инвентаризации компьютеров и оргтехники является одним из самых актуальных. Не секрет, что бухгалтерское программное обеспечение позволяет учитывать данные об оборудовании, но при этом оно не спасает от сетевых угроз и вирусов. При заражении корпоративной сети важно быстро определить точное местоположение и IP-адреса всех машин, а бухгалтерская программа выведет на экран лишь общую информацию, которая не поможет узнать, где именно находится тот или иной компьютер. Ко всему прочему, бухгалтерское ПО не предоставляет данные о текущем состоянии техники и ее статусе: находится ли она в данный момент времени в эксплуатации или же хранится на складе, стоит ли ее переносить в список оборудования для модернизации или нет.

Для решения вышеперечисленных задач были созданы специальные программы для учета компьютеров, ноутбуков, лицензионных программ, комплектующих, принтеров, расходных материалов и другой оргтехники. Эти приложения успешно дополняют утилиты для ведения складского учета, а также экономят существенное количество времени при принятии решения о вводе машин в эксплуатацию.

В данном наборе собраны разнообразные программы для инвентаризации и учета компьютеров и оборудования. Большинство из них поддерживают функцию экспорта информации в формате текстовых документов (TXT, DOC/DOCX, PDF) или электронных таблиц (XLS/XLSX). Эта опция может быть полезна для финансовых директоров, которые стараются следить за всеми активами предприятия. Помимо этого, утилиты позволяют отражать детальную техническую информацию о ПК в отдельных карточках, которые могут потребоваться системным администраторам.

Учет компьютерной техники в Excel. Инвентаризация компьютеров сетиДоброго времени суток, друзья. Тем из вас, кто начинал свой долгий и слажный путь в мир системного администрирования с обычного, ничем не примечательного эникея наверняка знакома ситуация, когда ты желая поднять баблишка, носишься, как угорелый по малым и средним предприятиям своего города, обслуживая 10, 20, а где-то порою и 30 машин в каждой отдельно взятой конторе.

Во всём этом хаосе частенько забываешь, какое имя присвоено на том или ином сервере, к какой тачке подключен общий принтер, какая учётка сотрудника, что там за ОСь и прочие сведения, обладая которыми иногда можно ускорить дурную работу раз в 10.

В данном видео, я не буду рассматривать такие узконаправленные программы для учёта компьютеров, как 10-Страйк или Total Network Inventory. Да, они отлично подходят для инвента оборудования крупных и средних предприятий, готовых инвестировать в IT-службу.

Но, как показывает фидбэк в комментах, большинство подписчиков всё же трудятся в, мягко говоря, не особо зажиточных провинциальных конторках. Имеющих средства только на лицензионный Windows, офис и в лучшем случае на бюджетненький антивирус.

Поэтому давайте будем отталкиваться от наших суровых реалий, а не выдумывать космические корабли. Сегодня я на практике покажу, каким образом можно произвести инвентаризацию компьютерной техники в вашей сети обладая только базовыми навыками работы в Excel, ручкой, листком бумаги и располагая изрядной долей энтузиазма. Погнали.

Шаг 1. Создаём в папке на облаке новый Excel’евский документ «Учёт компьютеров».

ychet computerov v excel 2

Шаг 2. Открываем его и переименовываем основной лист в «Компьютеры». Далее создаём дополнительные листы: Принтеры, Серверы, Телефоны, Камеры. Этого вполне достаточно для начала. Больше на вас вряд ли повесят в первое время.

ychet computerov v excel 3

Шаг 3. На первом листе, там, где у нас планируется учёт компов присваиваем имена столбцам в следующем порядке. «Номер». Тут будем указывать инвентарный номер рабочего места. Как правило номера на мониках и системниках совпадают, но если это не так, то тупо будет писать оба варианта.

Далее «Учётка». На каждом предприятии, если ПК находится не в общем пользовании, за ним закреплён сотрудник работающий под определённой учёткой. Доменной или локально это уже другой вопрос, но учётка есть. Я рекомендую сразу фиксировать эту информацию. В будущем она обязательно пригодится.

Третий столбик, я обычно делаю «Last pass» или последний известный мне пароль от этой учётки. Если политика домена настроена на частую смену, то конечно особо не поможет, но если частенько бегаете по машинам, накатывая узкоспециализированный софт, то пригождается.

«ФИО сотрудника» — тут всё понятно. Лучше сразу выяснить эту информацию и обращаться к коллегам по имени/отчеству. В коллективе будут ещё легенды ходить о вашей вежливости. Обязательно «Должность». Хотя бы для того, чтоб различать в новой конторе, зам. перед вами или уборщица. Хотя лично я считаю, что от последних толку гораздо больше.

«Имя ПК» в сети. Идеально, когда они присваивались в соответствии с какой-то логикой. Например, исходя из названия отдела. Хуже – когда по фамилиям или должности. Текучка и всё такое. «Сеть». Если тачка в домене – пишем здесь его полное наименование, если в рабочей группе – тоже отмечаем сей факт.

«ОС» — версия операционки и разрядность. «ОЗУ» — объём и тип оперативки. «ЦП» — выписываем из свойств процессор и частоту. Если в конторе несколько корпусов, то указываем в каком именно здании расположен компьютер. Те, кто сталкивался с тем, что ищешь комп в одном месте, а он оказывается на другом конце города поймут.

Дальше номер кабинета и полное название отдела. Если работаете по звонкам или заявкам в первое время бывает сразу теряешься, куда бежать. «Принтер». Один из самых важных пунктов. Тут фиксируем какое устройство использует для печати данный компьютер. Сетевой ли это принтак или же локальный подключенный по USB. Если сетевой, то пишем имя зашареной тачки или IPшник, если это какая-нить Kyocera.

И последний пункт на данном листе – это «Пожелания». Актуален только при первом обходе, который нам предстоит сделать в ближайшее время. Ну или если вы ооочень чуткий админ, регулярно прислушивающийся к проблемам своих юзверят. Я таких, признаться за практику ещё не встречал, но если вы из тех, то в этом пункте фиксируете все хотелки и нытьё.

ychet computerov v excel 4

Шаг 4. Печатаем всю эту историю с пустой таблицей и шапкой и отправляемся делать первый обход по конторе. Знакомимся с сотрудниками, рассказываем о себе и по ходу дела фиксируем все интересующие нас данные.

Параллельно возьмите с собой пару чистых листков и накидайте схематично расположение компьютеров в кабинетах. В следующем уроке мы будем работать над электронной картой сети предприятия, поэтому, если ты ещё не подписался на канал, то сейчас самое время сделать это. Нажмёшь колокольчик и ролик 100% появится в твоей ленте, братишка.

Ну а мы возвращаемся к основной теме. После того, как вы со всеми перезнакомитесь и заполните данные с 1 листа, выделяем все пункты в шапке и применяем фильтр. С помощью этой функции, мы можем производить элементарную сортировку оставляя в списке только компьютеры из определённого кабинета.

Или те, которые до сих пор работают на 7ке и поры бы уже перевести их на 10ку. Когда руководство спросит, какие машинки нужно обновить в первую очередь, вы просто откроете на ноуте эту таблицу, кликните несколько раз по фильтрам и сразу дадите обоснованный ответ.

ychet computerov v excel 5

class=»eliadunit»>

Шаг 5. Ну а мы переходим ко 2 листу. Принтеры. Тут информации поменьше, но она не менее важна, если вы эникейщик. Ведь принтеры – это самый геморрой в этой работе. Особенно, если на вас каким-то образом повесят заправки. Но если вы ещё не подвязались на это, то мой совет – шлите подальше руководство если предложат.

Пускай подписывают договор со сторонним сервис и все вопросы по заправкам и ремонтам – туда. Но это лишь идеальный совет. В жизни, как правило, если сильно ноют – то заправляешь. Ладно. Тут важно знать инвентарный номер принтера, IP-шник если он сетевой или же имя тачки, к которой он подключён.

Полное название. Марка, модель, все дела. Тип. МФУшка или просто принтак. Кабинет, в котором он располагается и самое главное — картридж. Справа можете создать дополнительную табличку и фиксировать сколько таких картриджей есть в запасе и сколько сейчас на заправке. Для оперативного реагирования и оповещения пользователей – самое то.

ychet computerov v excel 6

Шаг 6. Следующая страничка – «Серверы». В первое время я бы не стал спешить с внесением изменений в их настройках, но со временем вам в любом случае придётся заниматься их конфигурированием. Так что лучше выяснить минимальную информацию, как можно скорее.

Речь идёт о сетевом имени, IP-адресе, месте расположения. Также не лишним будет выяснить, что там внутри по железу, какая установлена ОСь и какие функции вообще выполняет тот или иной сервер в данной конторе.

Возможно, какой-то из старичков уже давно не справляется с возлагаемыми задачами и потребует модернизации в самом ближайшем будущем. Обязательно выясните это, прежде чем грянет гром.

ychet computerov v excel 7

Шаг 7. С базой в принципе закончили. Что ещё на вас могут повесить? Если контора средних размеров, то велик шанс столкнуться с IP-телефонией. АТСки давно не редкость и если уж придётся ковыряться – то инфы в инете предостаточно. Да и мануалы к ним, как правило путные.

В первое время ваша задача выяснить внешние и внутренние номера кабинетов, а также отдельно взятых сотрудников. Также неплохо узнать номерки внешних провайдеров. Мне не раз приходилось взаимодействовать с техподдержкой наших местных товарищей. Благо всегда удачно.

ychet computerov v excel 8

Шаг 8. И последняя лямка, которая со 100% вероятностью перейдёт в ваше распоряжение, если вы начинающий эникей – это видеонаблюдение. От монтажных работ и проведения, в случае девственности предприятия в этом вопросе, до обслуживания и хранения бэкапов.

Тут к основным моментам относится месторасположения, тип камеры и её номер. Камеры, как известно бывают аналоговые и IPшки. Последние удобнее, современнее и проще в настройке. С первыми больше гемора. Но т.к. в большинстве контор они давно проведены и стабильно работают, приходится обслуживать, что называется по факту.

ychet computerov v excel 9

Такие дела, малята. Ссылочку на макет такого учёта компьютерной техники в Excel оставлю в описании. Предвидя комменты, что мол это не современно и давно уже есть крутые комплексные решения для мониторинга и инвентаризации аля Zabbix, отвечу.

Ребятушки, мне по*уй на понты. Если я работаю в конторе недолго. И чувствую, что денег у них не особо много, но при этом нужно удобное, я подчеркиваю, удобное решение, которое сработает здесь и сейчас. Без долгой настройки, раскидывая агентов и прочих танцев с бубном, то вот оно.

С этим реально можно работать и использовать на практике. Потому что система проверена временем. Я за свой век накидывал такую таблицу уже для стольких контор, что не счесть. И каждый следующий админ, говорил большое спасибо.

Это как дневник тренировок в качалке. Я ещё не разу не видел реально здоровых ребят, которые накачались бы ведя дневничок в смартфоне. Самые лютые и большие типы – всегда калякают ручкой в засаленных школьных тетрадях в клетку. Если будете в зале – обязательно обратите внимание. Олдскул решает.

Ну и к тому же, никто не заставляет вас окончательно останавливаться на этом варианте инвентарки вашей сети. Если поймёте, что вы в этой шараге надолго, то внедряйте хоть Zabbix, хоть Total Inventory. Мне в своё время нравился отдельный модуль в FPinger’е. Там же и карту накидывал.

Кстати, о карте. Следующий урок я посвящу именно этой теме. Будем пошагово учиться рисовать адекватную электронную карту сети исходя из тех данных, что мы зафиксировали на этапе учёта. Причём делать всё будем, как это водится из говна и палок.

Но при этом так, чтобы не стыдно было передать следующему админу, оставив после себя добрую память. Авторитет в сообществе — это важно. Друзья, на этом у меня всё. Обязательно напишите в комментах, каким инструментом для учёта пользуетесь вы.

В идеале, если он будет бесплатный. Тогда я смогу сделать отдельный обзор. Если впервые забрели на канал – то не забудьте кликнуть на колокольчик. С олдов, как обычно, по лайку. Всем удачи, успехов, отличного настроения. Не болейте и главное, никогда не выдумывайте космических кораблей, если того не требует ситуация. До новых встреч, друзья.

делитесь с друзьями

С проблемой учёта оборудованиясталкивается любое предприятие,численность персонала которогопревышает несколько десятковчеловек и оборудование которогозакреплено за разными людьми илиразмещено территориально в разныхместах. Проблема учёта именнокомпьютерного оборудования стоитособенно остро, т.к. этооборудование подвержено частойзамене и претерпевает частуюротацию. Я не встречал более-менеебольшого предприятия, где проблемаучёта ИТ-оборудования полностьюрешена средствами бухгалтерскогоучёта. Это нормальная ситуация.Во-первых, бухгалтерия оперируетсвоими собственными объектамиучёта. Например, несколько едиництехники по бухгалтерии могутпроходить одним активом. Во-вторых,для бухгалтерии часто имеет смыслучёта в рамках всей организации(филиала, отдела) и более детальныйучёт сильно усложняет работубухгалтера. В-третьих, встаётвопрос доступа к бухгалтерскимданным сотрудников ИТ-отдела — онидолжны иметь возможность оценитьналичие той или иной техники напредприятии и знать где что стоит. Вэтом случае бухгалтерский учётстановится совершеннонеэффективным инструментом. Можнопривести и другие аргументы,показывающие необходимостьналичия дополнительногоинструмента учёта, но, думаю, мысльв целом ясна.

На сегодняшний день на рынкепредставлены несколько десятковпрограмм для учёта компьютернойтехники. Несмотря на общуюнаправленность, программы сильноразличаются функционально. Раноили поздно перед руководителемИТ-отдела встаёт вопрос выбораинструмента учёта. Взявшись зарешение подобной задачи, на первомэтапе не всегда ясно, какиекритерии нужно использовать привыборе. Ошибка в выборе можетпривести к большим накладнымрасходам. В этой статье будутрассмотрены несколько аспектовучёта компьютерного оборудования,которые, по мнению автора, являютсянаиболее важными.

Первое, что следует сделать -определиться, какие задачи должнырешаться при помощи учёта. Полагаю,есть три основных вопроса накоторые должен отвечать учёт -«Что?», «Где?» и»Когда?». Т.е. мы должны знать,какое оборудование мы имеем, гдеоно размещено и какие события с нимпроисходили.

«Что?», или возможностьполучения информации о составеоборудования. В большинствеслучаев необходимо иметь данные оконкретных моделях оборудованияили даже о конкретных типахоборудования — программа учётадолжна иметь инструменты выборкиданных об оборудовании по его типамили по конкретным моделям.

«Где?», или возможностьполучения информации о размещенииоборудования. Это важный момент.Большинство программ предлагаютжесткую схему хранения данных оразмещении оборудовании. Например,в одной из программ для указанияместоположения оборудованияпредусмотрены поля «Филиал» и»Местоположение». Т.е. имеетсядвухуровневая структура. Такаяструктура вполне достаточна длянебольшой организации. Если у васна предприятии десятки филиалов понесколько офисов в каждом, тодвухуровневой структуры явнонедостаточно. К сожалению, почтивсе рассмотренные авторомпрограммы имеют двух- илитрёхуровневую структуру. Если вамнеобходимо наладить учётоборудования в крупнойорганизации, то этому вопросуследует уделить пристальноевнимание.

«Когда?», или возможностьполучения информации о событиях,связанных с оборудованием. В самомпростом варианте это наличие впрограмме истории. Почти всепрограммы обладают функциейпросмотра истории. В некоторыхпрограммах история сохраняетсячастично, т.е. фиксируются не всесобытия. Весьма полезнавозможность отмечать в историитакие события, как ремонт, ТО,поломки и прочее. Естественно, впрограмме должны быть средствапоиска оборудования поопределённым событиям. Иначе смыслведения истории несколькотеряется. Большинство программпредлагают только просмотр историиконкретного устройства.

Все три описанных выше критериятесно связаны с реализациейсистемы отчётов. Отсутствиеудобных инструментов выборкиданных может свести на нет всепреимущества той или инойпрограммы. Отчёты — это основной вашинструмент. Он должен быть простым,быстрым и многофункциональным.Обычно в программах учётапредлагается некий набор типовыхотчётов. В некоторых программах выможете самостоятельноредактировать печатные формыотчётов, что может оказатьсяполезным. Следует обратитьвнимание на возможность экспортаданных отчёта — не всегда средствавыборки данных могут удовлетворитьваши потребности, и можетпонадобиться постобработка данных.

Основа любой системы учёта — этобаза данных. От её выбора зависитбезопасность, производительность,возможностьмногопользовательского режимаработы и простотаадминистрирования. Перед тем, какпринять решение о выборе системыучёта, выясните, можно ли делатьбэкап базы, сколько времени уходитна её восстановление в случае сбоя,как можно перенести базу данных надругой компьютер, возможен лимногопользовательский режим.Приведу пример из своей практики.Была выбрана система учёта ворганизации, где имеется множествофилиалов и учётом занимаютсядесятки людей. Естественно, базабыла централизованная. Попрошествии некоторого времени,когда в базе накопилось информацияо тысячах устройств, скоростьработы резко упала и стала походитьна пошаговую стратегию. Дальнейшееиспользование данного продуктастало невозможным. Пришлосьзаняться «разбором полётов».Сама база была реализована в видеDBF-файлов. По существу, клиентыобращались не к серверу базыданных, а работали с базой как собычными файлами, что приувеличении размеров последнейпривело в резкой потерепроизводительности. Более того, прианализе структуры базы выявилисьошибки нарушения целостностиданных. Подобные проблемы особенносильно проявляются в крупныхорганизациях. Для небольшихорганизаций вопросыпроизводительности могут быть нестоль существенны.

Теперь о безопасности данных.Вопрос, который многими простоигнорируется, и совершеннонапрасно. Безопасность данныхзависит от выбора базы данных и оттехнологии работы с ней. Понятно,что если база данныхрассматривается клиентской частьюв виде файлов, то любойпользователь может внести в неёнесанкционированные изменения илидаже полностью разрушить базу.Такая ситуация наблюдается,например, во всех продуктах 1Cверсии 7 и ниже — любой пользовательможет как минимум получить вседанные базы. Подобная ситуациясуществует во многих проектах.Хочется напомнить их авторам, чтона дворе 21 век. Оптимальная с точкизрения безопасности ситуация — этоиспользование клиент-сервернойтехнологии с вынесением контроляправ пользователя (и всейбизнес-логики) на сторону сервера.

Если в организации программойучёта ИТ-оборудования пользуютсянесколько человек, то встаёт вопросо разделении прав. Можно дать всемполные права и надеяться начестность и добропорядочность. Ноэто не лучший подход. Представьтесебе ситуацию, когда в справочникмоделей оборудования могут вноситьизменения все участвующие впроцессе учёта сотрудники. Минимум,что нужно сделать в этом случае, -выработать общие правила ведениясправочника. Иначе будет бардак. Но,как показывает практика, этопомогает далеко не всегда. Лучшее,что можно предпринять, — ограничитьправа пользователей. Пусть каждыйзанимается тем, чем ему положенозаниматься. Некоторые программыучёта не обладают механизмамиразделения прав. В большинствемеханизм разделения правреализован на стороне клиента, чтоплохо с точки зрения безопасности.Хорошо, если есть возможностьразрешать определённые операциитолько с определённым типомоборудования.

Немного об импорте/экспортеданных. С экспортом более-менее всёпонятно, т.к. в большинстве случаевэкспорт можно делать из отчётов,сохраняя данные в нужном формате.Интересен именно импорт. Частьпрограмм учёта позволяют делатьимпорт данных из внешнихисточников. Т.е. при помощикакого-то внешнего средства высобираете информацию о компонентахкомпьютеров и импортируете их вбазу данных учёта. На первый взглядтакая автоматизация выглядитполезной. Но есть два существенныхминуса. Во-первых, подобнуюавтоматизацию можно применить неко всем устройствам, т.е. она будетчастичной — метод можно применитьтолько к компьютерам. Во-вторых,данные могут оказатьсяизбыточными. У меня была практикаприменения программы сбора данныхо компонентах. Использовалась AIDA32.Много времени уходило насортировку данных (не все данныебыли необходимы). Ещё один побочныйэффект от применения такойавтоматизации — сильное увеличениечисла записей в справочникемоделей. Согласитесь, не всегданужно знать модель привода FDD, но сприменением такой автоматизации увас в справочнике появится многобесполезных данных. Моё личноемнение — применение автоматизациина этапе ввода данных не оправдано.

Об интерфейсе программ. В однойстатье о Microsoft Visual Studio я натолкнулсяна интересный факт — Microsoft уделяеточень много внимания качествупродуктов, которыми пользуютсяпрограммисты и сотрудники ИТ-служб.Почему? Потому что эти людизначительно лучше могут оценитькачество, нежели рядовойпользователь. Обращайтепристальное внимание на интерфейс.Вам с этим работать. Ваш инструментдолжен быть лёгок в использовании,прост (по крайней мене внешне),надёжен и функционален.

Подведём итоги. Основные аспекты,на которые следует обратитьвнимание при выборе программыучёта, можно сформулировать в видеследующего списка:

  1. Инструменты для полученияинформации о составеоборудования.
  2. Инструменты для полученияинформации о размещенииоборудования.
  3. Инструменты для полученияинформации о событиях,связанных с оборудованием.
  4. База данных и технологияработы с ней.Администрирование базы данных.Возможность масштабированиябазы.
  5. Наличиемногопользовательского режимаработы.
  6. Безопасность данных.
  7. Разделение прав пользователей.
  8. Автоматизация ввода данных.
  9. Качественный интерфейс.

Подходите к выбору программы поучету компьютеров взвешенно иобдуманно — и тогда получитеинструмент, оптимально решающийваши задачи.

Дмитрий ЕРМОЛАЕВ,

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *