Правила внутреннего трудового распорядка как часто утверждаются

О новых сроках хранения документов (кадровая документация)

В процессе деятельности каждой организации всегда образуется множество документов. Основной объем связан с ведением коммерческой деятельности, взаимодействием с контрагентами, общением с государственными органами и т.п.

Каждый документ имеет определенные сроки хранения. Эти сроки зависят от вида документа и регулируемых им отношений. Экземпляры договоров, соглашений, платежные документы могут и должны быть представлены как доказательство в суде или надзорном органе. Все это обуславливает сроки их хранения.

Но кроме коммерческой деятельности предприятия, огромный объём документации связан с трудовыми отношениями. Кадровая документация имеет значительные сроки хранения, которые зависят не только от сроков исковой давности, но и средней продолжительности человеческой жизни.

Работник предприятия не только хорошо функционирующий механизм, но и человек, который на исходе жизненного пути получает право на различные пособия от государства, а размер пособий может зависеть от выполнявшейся работы и её продолжительности.

Все это подтверждается документами, срок хранения которых зависит от продолжительности человеческой жизни и определяется Росархивом. Перечень и сроки хранения документов регулярно обновляются. Так, в конце февраля 2020 года вступил в силу приказ Росархива, утверждающий перечень типовых документов, создаваемых государственными органами и организациями, и сроки их хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарег. В Минюсте России 06.02.2020 г. № 57449)).

Ниже я предлагаю переработанные выдержки из утвержденного перечня с указанием сроков хранения.

Локальные нормативные акты и основные документы

1. Коллективные договоры – постоянно.
2. Штатные расписания (в т.ч. изменения к ним) – постоянно (по месту утверждения); 3 года (в других организациях).
3. Положения об оплате труда и премировании работников – постоянно (по месту утверждения); 5 лет (в других организациях).
4. Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок – 1 год (после замены новыми).
5. Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных – по месту утверждения (постоянно), в других организациях – 3 года (после замены новыми).
6. Графики отпусков – 3 года.
7. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50/75 лет.
8. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.

Оформление трудовых отношений

9. Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).

10. Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица – 5 лет (после увольнения или изменения материально ответственного лица).

11. Уведомления о трудоустройстве иностранных граждан – 3 года.

12. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).

13. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о направлении в командировку работников – 5 лет (об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет).

14. Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: о дисциплинарных взысканиях – 3 года.

15. Согласие на обработку персональных данных – 3 года (после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором).

16. Должностные регламенты (инструкции) работников – 50/75 лет.

17. Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии).

18. Личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии). Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.

19. Журналы, книги учета: инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Прочая документация возникающая в процессе трудовых отношений

20. Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) – до востребования. Невостребованные работниками – 50/75 лет.

21. Документы (акты, докладные, служебные записки) о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка – 1 год.

22. Документы (акты, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда – 3 года.

23. Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет).

24. Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации – 5 лет.

25. Переписка об установлении размера заработной платы, денежного содержания, начислении премий – 5 лет.

26. Уведомления, предупреждения, работников (-ам) работодателем – 3 года.

27. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – 1 год.

28. Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий, – 3 года.

Примечание

Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как часто надо переиздавать ПВТР?

Здравствуйте, Татьяна!

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательный документ для организации согласно Трудовому кодексу. ПВТР утверждаются приказом или как самостоятельный документ, с которым ознакамливают в обязательном порядке всех работников организации при приеме на работу до подписания трудового договора под подпись в листе ознакомления, о чем указывается в том числе в ТД. Если при разработке и утверждении ПВТР были учтены все необходимые моменты и возможные нюансы трудовых отношений, то в постоянном редактирования документа нет необходимости. Срок действия ПВТР может быть установлен либо в приказе, либо указан в самих правилах.

Если срок действия не указывают, тогда ПВТР актуальны до тех пор, пока не возникнет необходимость в их изменении или не закроется организация. Если ПВТР являются не самостоятельным документом, а приложением к коллективному соглашению, то они прекращают свое действие одновременно с ним. Все изменения и дополнения к Правилам утверждают и вводят в законную силу при помощи приказа и доводятся до всех работников под подпись.

Если ПВТР являются отдельным актом, то согласно ч. 8 ТК РФ на них распространяются общие правила нормативных актов. Согласно данным правилам, действие локальных актов прекращается тогда, когда: истекает срока действия, если акт был принят на определенный срок; отменяется или признается утратившим силу. К примеру, принятие новых ПВТР отменяет действовавшие у данного работодателя старые правила; вступление в силу закона/акта, если закон или акт устанавливают более высокий уровень гарантий сотрудникам по сравнению с установленным ранее актом.

Срок действия правил внутр.труд.распорядка?

В соответствии со статьей 190 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Следует отметить, что на практике Правила внутреннего трудового распорядка как приложение к коллективному договору присутствуют в крупных организациях, где существуют материальные и экономические возможности по расширению объема прав и гарантий для работников сверх того что установлен ТК РФ. Как правило, данный локальный нормативный акт все-таки утверждается работодателем независимо от наличия или отсутствия коллективного договора.

Допуская возможность признания Правил внутреннего трудового распорядка в качестве приложения к коллективному договору (часть 2 статьи 190 ТК РФ), законодатель, по всей видимости, предполагает включение в Правила внутреннего трудового распорядка таких положений, требований и условий, по которым достигнуто согласие субъектов трудовых отношений, в том числе субъектов коллективного договора.

При этом, если Правила внутреннего трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то данный документ становится неотъемлемой частью коллективного договора. Отсюда следует, что срок действия Правил внутреннего трудового распорядка определяется сроком действия коллективного договора (максимальный срок действия коллективного договора согласно статье 43 ТК РФ — не более трех лет), порядок разработки проекта Правил внутреннего трудового распорядка, а также внесение изменений и дополнений в данный документ производятся в порядке, установленном ТК РФ для заключения коллективного договора (статья 44 ТК РФ).

Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка организации

Трудовой распорядок в организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка, которые согласно ст. 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов организации. Полномочный представитель работодателя направляет проект правил внутреннего трудового распорядка организации в выборный профсоюзный орган. В течение 5 дней после получения проекта от уполномоченного представителя организации выборный профсоюзный орган должен дать свой мотивированный ответ о законности содержащихся в нем положений. Если представительный орган работников выразил несогласие с содержанием некоторых положений правил внутреннего трудового распорядка, работодатель в течение 3 дней имеет право провести с ними беседу для устранения разногласий. В случае недостижения единого мнения работодатель может утвердить правила внутреннего трудового распорядка организации без учета мнения представительного органа работников организации. Представительный орган работников вправе обратиться в соответствующую государственную трудовую инспекцию с жалобой на действия работодателя, который, не считаясь с их мнением, утвердил правила внутреннего трудового распорядка организации, состоящие из положений, не соответствующих трудовому законодательству Российской Федерации. Государственная трудовая инспекция после проведения проверки и установления незаконности утвержденных положений, находящихся в правилах внутреннего трудового распорядка организации, выдает предписание работодателю об отмене данного локального акта. В случае несогласия с результатами проверки соответствующей государственной трудовой инспекцией представительный орган работников вправе обжаловать положения, находящиеся в правилах внутреннего трудового распорядка организации, противоречащие трудовому законодательству Российской Федерации, в судебном порядке.

Понятие организации раскрыто в ст. 20 ТК РФ, согласно которой она является юридическим лицом. Следовательно, порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка организации работодателями — индивидуальными предпринимателями существующим законодательством не урегулирован. Видимо, именно поэтому у индивидуальных предпринимателей отсутствуют какие-либо локальные нормативные акты, регламентирующие в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации порядок приема и увольнения работников, режим рабочего времени, время отдыха, оплату труда, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, случаи предоставления гарантий и компенсаций, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, особенности регулирования труда отдельных категорий работников, а также иные вопросы, касающиеся взаимоотношений работодателя и работника.

В части 2 ст. 190 ТК РФ предусмотрено, что правила внутреннего трудового распорядка организации являются приложением к коллективному договору. Следовательно, правила внутреннего трудового распорядка организации могут приниматься как самостоятельный локальный нормативный акт, так и в виде приложения к коллективному договору. Если правила внутреннего трудового распорядка организации являются приложением к коллективному договору, полномочные представители работников организации при принятии коллективного договора имеют право требовать изменения существующих правил внутреннего трудового распорядка организации и оформления этих изменений в виде приложения к коллективному договору. В случае отказа работодателя от удовлетворения данного требования полномочные представители работников организации имеют право не только ввести процедуру коллективного трудового спора, но и обжаловать содержание положений правил внутреннего трудового распорядка в судебных органах. Кроме отмены незаконных положений правил внутреннего трудового распорядка организации в судебном порядке, полномочные представители работников организации могут потребовать от работодателя разработать правила внутреннего трудового распорядка организации в качестве приложения к разрабатываемому или уже действующему в организации коллективному договору.

Отличие между правилами внутреннего трудового распорядка организации, которые оформляются в виде самостоятельного нормативного акта, и правилами внутреннего трудового распорядка организации, которые оформляются в виде приложения к коллективному договору, будет заключаться только в порядке их принятия, внесения изменений и дополнений в них.

В организации могут существовать и приложения к правилам внутреннего трудового распорядка организации. Необходимость принятия приложений к правилам внутреннего трудового распорядка организации возникает из-за существования в ТК РФ множества отсылочных норм, которые должны быть реализованы с помощью закрепления подобных положений в локальных нормативных актах организации и дальнейшего их использования в качестве правил трудового распорядка организации. В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка организации могут выступать:

1) перечень должностей с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

2) перечень видов работ, которые предусматривают работу в гибком режиме при учете рабочего времени путем суммирования с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 102, 104 ТК РФ);

3) перечень видов работ, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);

4) перечень работ, а также мест отдыха и приема пищи, где по условиям производства невозможно предоставление перерыва для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);

5) перечень видов работ, на которых предоставляются специальные перерывы для обогревания и отдыха с указанием продолжительности и порядка их предоставления (ст. 109 ТК РФ);

6) перечень случаев продления (перенесения) ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 124 ТК РФ);

7) перечень случаев предоставления отпусков без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);

8) перечень работ и должностей работников, с которыми обязательно заключение письменного договора о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *