Потерял трудовой договор, что делать?

Материал подготовлен специалистами Центра методологии бухгалтерского учета и налогообложения

Работник потерял свой экземпляр трудового договора и обратился к работодателю с заявлением о выдаче его дубликата. Работодатель выдавать дубликат трудового договора отказывается, предлагая выдать его копию. Правомерна ли позиция работодателя?

Позиция работодателя в указанной ситуации правомерна.

Обоснование: В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

📌 Реклама Отключить

В силу статьи 62 Трудового кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Обязанность выдачи работодателем дубликата утерянного работником трудового договора в Трудовом кодексе не предусмотрена. Статьей 62 Трудового кодекса регулируется выдача именно копий документов, связанных с работой, а не их дубликатов.

Как восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договоры?

Вопрос

При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?

Ответ

Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.

Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.

Обоснование

Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.

Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.

Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.

Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).

По мнению специалистов контролирующих органов (см. Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены. С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем. Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров. Как поступить в такой ситуации? («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 2) {КонсультантПлюс} ), если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.

По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).

Рекомендуем: дополнительного ознакомиться с материалом, размещенным в СПС КонсультантПлюс – Вопрос: Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления? Нужно ли восстанавливать такие приказы по уволенным работникам? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

На вопрос отвечала:
Ирина Викторовна Тарасова,

ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»

Каким образом можно восстановить утраченные работником и работодателем трудовой договор?

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:

Работником и работодателем утеряны оба экземпляра заключенного в 2005 г. в письменной форме трудового договора. В наличии только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС:

Каким образом можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
ОТВЕТ:(материал подготовлен АКГ «Панацея ПРОФ» экспертом Л.В.Поповым)

Стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован. При утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.
Обоснование: Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник — лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ).

Основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 ТК РФ: это заключение трудового договора в письменной форме в количестве не менее двух экземпляров документа, подписанного обеими сторонами трудовых отношений.
Обязательность наличия трудового договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора утеряны, в наличии только дополнительные соглашения к нему. В связи с чем считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять возможные меры по восстановлению утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления утраченного обеими сторонами трудового договора действующим законодательством не урегулирован.
Если первоначально подлинный экземпляр трудового договора отсутствует (утрачен), то его заменяют дубликатом. То есть вторым экземпляром документа, обладающим той же юридической силой, что и подлинник (п. 28 разд. 2.1 «Стандартизованные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

Нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудового договора нет, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготовляется и выдается той организацией, которая выдала подлинник, либо ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.

Трудовой договор, утерянный обеими сторонами, может восстанавливаться на основании приказа о приеме на работу с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, в личной карточке работника и иных документах.
Таким образом, при утрате сторонами оригиналов трудового договора работодатель вправе оформить его дубликат.

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке «Вопросы-Ответы» системы «КонсультантПлюс».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *