Положение об инкассации денежных средств

Для чего нужна инкассация

Основными целями инкассации денежных средств можно назвать следующие:

  1. Соблюдение правил сдачи наличных средств в банк в соответствии с . Это связано с тем, что практически в каждой организации утвержден лимит кассы, то есть сумма средств, которая может храниться в кассе. А все средства сверх данной суммы подлежат сдаче на расчетный счет.
  2. Сохранность матценностей организации и обеспечение безопасности. Любая компания самостоятельно должна обеспечивать сохранность заработанных средств собственными силами. С этой целью они вводят в свой штат охранников, сторожей и обеспечивают необходимые меры безопасности, например, сигнализацию и видеонаблюдение. Но хранение крупных денежных сумм на счете в банке является наиболее безопасным способом сохранения средств. Кроме того, данный способ также позволяет компаниям проводить безналичные платежи.

Для чего нужна

Обычно услугу заказывают, чтобы соблюдать лимит кассы. По закону большинство организаций утверждают лимит остатка наличности — максимальную сумму, которую можно хранить в кассе. Все деньги сверх этой суммы надо отправлять на расчетный счет. Но устанавливать лимит обязан только средний и крупный бизнес, а ИП и малые предприятия могут работать без этого показателя: держать в кассе сколько угодно денег и переводить их на расчётный счёт, когда захотят.

Также инкассация нужна для безопасной транспортировки выручки и экономии времени. Вы можете и сами или с помощью кассира зачислять наличку на счёт через операциониста в отделении. Но мешок с деньгами нужно еще довезти до банка и потратить время на поездку. Вооруженные охранники в бронированной машине — более надёжный вариант доставки, хотя бы потому что они вернут вам всю сумму, если с нею что-то случится по дороге.

Плюсы и минусы

Плюсы инкассации очевидны: вы не рискуете и почти не отвлекаетесь от работы.

  • Безопасность. Вооруженные люди охраняют вашу наличность и гарантируют, что деньги попадут на счёт. Вы заключаете с ними договор материальной ответственности и не беспокоитесь за свои средства. Если же вы везёте выручку в банк самостоятельно, то отвечаете за неё сами. И у вас нет автомата и броневика.
  • Без простоев. С инкассаторами не придется тратить время на доставку денег и очередь в банке. Если же этой задачей занимаетесь вы или кассир, страдает бизнес: в такие промежутки вы не зарабатываете.
  • Скорость зачисления на счёт. При инкассации деньги поступают на расчетный счет быстрее, чем при классической передаче операционисту, ваши обороты не падают.

Минус тоже простой — бюрократия. Чтобы периодически вызывать машину за деньгами, придётся собрать документы и подписать договор с банком или лицензированной компанией. Потом каждый раз заполнять стопку документов и упаковывать деньги в мешок.

Готовить деньги и бумаги нужно делать строго ко времени: инкассаторы работают по графику и не могут задержаться у вас даже на 10 минут. Если вы забыли оформить бумаги или посчитать деньги, придется писать отказ и платить за холостой выезд.

Как подготовиться к инкассации

Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.

  1. Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.
  2. Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.
  3. Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги.
  4. Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.
  5. Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчетный счет, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба).
  6. Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.
  7. Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить денежные средства к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.

Как проходит процедура

Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № .

1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»

  • ведомость;
  • накладную;
  • квитанцию.

Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.

2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.

Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2021. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.

Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.

  • Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы.
  • Сейф-пакет — одноразовый пластиковый крепкий пакет. После заклеивания его нельзя незаметно вскрыть. Пакеты может выдать банк, но иногда их приходится покупать самостоятельно. Они бывают разных размеров и стоят от 5 до 20 рублей за штуку.

Положите деньги в сумку или пакет, туда же вложите заполненную ведомость и запечатайте пломбой или заклейте. После этого инкассатор проверяет, что мешок или пакет целы, пломба соответствует образцу, а оставшиеся бумаги: накладная и квитанция — тоже заполнены верно.

Если всё хорошо, инкассатор забирает сумку и накладную, ставит штамп в квитанции и расписывается в ней. Квитанция остаётся у вас как доказательство, что сумка с деньгами перешла к инкассатору, и теперь за неё отвечает он.

Если что-то пошло не так, придётся подписать отказ от инкассации денежных средств и ждать следующего выезда за наличными.

3. Ждите деньги на расчетном счету. Инкассатор отвезёт мешок с деньгами в банк, сотрудники пересчитают их, проверят на подлинность и зачислят на счёт. Если всё в порядке, вы увидите деньги в интернет-банке в течение 1—2 дней

Если банк выявит нарушения: сумма в мешке больше или меньше, чем в ведомости и накладной, нашлась фальшивая банкнота — он будет разбираться и свяжется с вами.

Классическая инкассация

Стоимость услуги складывается из закрепленной цены выезда (500—800 рублей) и процента от суммы, которую вы передаёте в банк (0,1—2%). Иногда цена услуги выглядит так: 0,5% от суммы, но не меньше 1000 рублей. Итоговая стоимость зависит от нескольких условий:

  • суммы перевозки: чем она больше, тем меньший процент вы заплатите;
  • сложности маршрута и удаленности вашего магазина или офиса от банка;
  • частоты инкассаций: чем чаще, тем дешевле.

Тариф может быть ниже, если в этом банке у вас открыт расчётный счет, эквайринг и аренда терминала.

Сейф для приема денег

Также банки для удешевления инкассации устанавливают автоматический сейф в месте, где много точек инкассации (например, в ТЦ). Клиенты самостоятельно пакуют деньги в мешки, заполняют сопроводительные документы и вкладывают их в ячейки сейфа. Стоимость доставки денег в банк при такой системе ниже.

Электронный инкассатор

Ещё один экономичный вариант инкассации денег для малого бизнеса — установка электронного инкассатора в вашем магазине или офисе. Это устройство похоже на маленький банкомат, которое крепится к полу. Вы вносите в него деньги, и они сразу появляются на расчетном счете. После этого за инкассированную наличность отвечает банк и забирает из устройства деньги по мере наполнения. Такой терминал банки устанавливают бесплатно и назначают комиссию за внесение денег 0,3-0,5% от суммы.

Вложение сумки в автоматический сейф

Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.

Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая.

  1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
  2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет

Для учета инкассации через терминал (так же, как при обычной инкассации) используется субсчет 57.01 «Переводы в пути”. На основании расходного ордера кассир забирает выручку и сдает ее через терминал.

Затраты организации, связанные с оплатой услуг, предоставляемых обслуживающей кредитной организации (в частности, по осуществлению расчетов через банкомат), учитываются в составе прочих расходов в том отчетном периоде, в котором эти услуги оказаны, и отражаются на субсчете 91.02 «Прочие расходы” (п. 11, п. 14.1, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации”). Прочие расчеты с банком можно учитывать на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”. Если комиссия банка без НДС, то учитывать расходы можно без использования счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”, т.е. проводкой Дебет 91.02 «Прочие расходы” и Кредит 51 «Расчетный счет”.

Налоговый учет

Расходы на инкассацию можно учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, либо в составе внереализационных расходов (согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Выбранный способ закрепляется в учетной политике организации.

Законодательная база

Основные регулирующие документы:

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным.

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Способы сдачи наличных в банк Что собой представляет способ
Самостоятельно в банк В этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связь В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба) В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательством ограничен перечень лиц, которые могут сдавать в банк наличные деньги. Но для организаций более целесообразным будет назначение в качестве такого лица своего кассира, который является сотрудником отвечающим за сохранность денег на основании договора о материальной ответственности.

Услуги инкассаторских служб

Независимо от того, кто оказывает инкассаторские услуги (служба банка, сторонняя организация), с ее помощью выполняются следующие действия:

  • доставка наличных денег компании в банк;
  • транспортировка выручки из торговых точек клиента в головной офис для последующей сдачи в банк;
  • транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
  • сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
  • сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
  • доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
  • доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услуг Подробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службы Как правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдаче Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассаций Если компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже. В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожности От того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услуг Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службы В зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации ежемесячно оформляются явочные карточки (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям, установленным Положением Банка России. В карточках указывается следующая информация:

  • номер сумки инкассатора, в которой перевозятся деньги (за каждой точкой, с которой инкассаторы забирают средства, закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают, а другая остается);
  • наименование, адрес компании, у которой производится забор средств;
  • телефон;
  • режим работы (график работы в будние, в выходные дни и перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор наличных средств.

Обзор нормативных актов, регламентирующих инкассацию денежной наличности

Главный нормативный акт, по которому производится инкассация — положение Банка России от 29.01.2021 № 630-П ( ). Как мы уже отметили выше, профессиональный инкассатор — это всегда кредитная (банковская или небанковская) организация, подчиняющаяся регулятору в лице ЦБ РФ.

Положение № 630-П, в частности, устанавливает:

  1. Классификацию операций, характеризующих процедуру оказания банком услуг по инкассации.
  1. Обязанности банков в рамках проведения таких операций (и общий порядок действий при их проведении).
  1. Порядок привлечения исполнителем инкассаторских услуг различных внешних игроков (подрядчиков).
  1. Обязанности должностных лиц, отвечающих за сохранность «перемещаемых» денежных средств, руководителей банков, которые проводят инкассацию.
  1. Ответственность банка, который проводит инкассацию, за недостачу «перемещаемых» денежных средств.
  1. Приоритет договорной основы во взаимодействии между банками, оказывающими услуги по инкассации, и их клиентами.

Таким образом, предполагается, что многое в таком взаимодействии будет решаться больше в соответствии с договором, чем с законом (и это может быть вполне оправдано исходя из того обстоятельства, что отдельного федерального закона об инкассации еще не издано). Но, разумеется, поставщик услуг по инкассации — как лицо с лицензией, будет обязано действовать, прежде всего, опираясь на банковское законодательство.

  1. Порядок приема-передачи наличных денежных средств между заказчиком и исполнителем услуг по инкассации.
  1. Порядок перевозки денежных средств, взятых инкассаторами от заказчика (в частности, регламентируются различные технические требования к автомобилям, оружию, которые используют инкассаторы).
  1. Порядок учета банками «перемещаемых» денежных средств клиентов, а также осуществления их оборота внутри банка — после приема от инкассаторов.
  1. Порядок осуществления хранения и проведения ревизии клиентских денежных средств банками.

Положение также устанавливает бланки основных документов — используемых при взаимодействии инкассаторов и их клиентов, а также банками при проведении внутренних процедур обращения с денежными средствами от клиентов.

Отметим также, что положение регламентирует инкассацию по схеме с применением автоматических устройств — которую мы отнесли к числу альтернативных классической инкассации — с привлечением специальных людей.

Другой важный источник, изданный регулятором — Методические рекомендации Банка России по инкассации наличных денег от 10.11.2015 года № 33-МР ( ). Издавались они в целях обеспечения исполнения нормативных актов Банка России, предшествующих положению № 630-П, но формально данный документ действует (хотя и не носит нормативного характера).

Содержащиеся в Методических рекомендациях положения призваны решать задачи, во многом схожие с теми, что характеризуют направленность нормативного акта, рассмотренного нами выше. Как следствие, при качественном выполнении инкассатором тех предписаний, что содержатся в положении № 630-П, нет необходимости «перепроверять» компетенции на предмет их соответствия методическим рекомендациям. Вместе с тем, особое внимание обращают на себя следующие отдельные рекомендации ЦБ РФ:

  1. Рекомендацию, в соответствии с которой инкассаторам следует оценивать вероятные риски, что могут появляться в ходе перевозки денежных средств.

При этом, Банк указывает на возможность взаимодействия инкассаторов и ответственных служб МВД России, органами местного самоуправления — на предмет устранения или сведения к минимуму выявленных рисков.

ЦБ в целом, отмечает полезность регулярных контактов между инкассаторами и властями — причем, в самых разных форматах. Например — в формате проведения совместных учений, направленных на выработку действенных мер реагирования на различные внештатные ситуации в ходе решения профессиональных задач.

  1. Рекомендации по определению состава инкассаторских бригад.

Так, ЦБ РФ советует включать в состав таких бригад:

  • человека, управляющего автомобилем, на котором перевозятся денежные средства;
  • человека, осуществляющего прием наличных средств от заказчика;
  • человека, осуществляющего непосредственно сопровождение перевозимых денежных средств и охраняющего их от попыток хищения.

Также Банк рекомендует сделать кого-либо из них старшим бригады — который будет руководить основными действиями коллег.

ЦБ РФ советует — в целях пресечения попыток сговора и коррупции на рабочем месте среди сотрудников инкассаторских бригад — время от времени изменять их составы.

Отметим, что в положении № 630-П (как, к слову, и в более ранних нормативах Банка России по инкассации) закреплено использование инновационного устройства для «перемещения» наличности — в виде ящика, который при попытке несанкционированного вскрытия окрашивает купюры несмываемой краской. Нужно отметить, что практический порядок применения «ящика» регулируется законодателем достаточно поверхностно. Но в положении сказано, что в случае его применения состав инкассаторской бригады может быть минимальным — то есть, он может быть представлен одним человеком, причем, он вправе передвигаться без спецмашины.

  1. Рекомендации по поведению для инкассаторов.

Так, Банк советует им:

  • не разговаривать в ходе работы с посторонним людьми;
  • не перевозить в служебной машине грузы, не имеющие отношения к ценностям, полученным от заказчика (в том числе личные вещи);
  • не отклоняться от заданного маршрута перемещения между заказчиком и банком;
  • не пренебрегать средствами индивидуальной защиты при выполнении работы;
  • не использовать служебный автомобиль и технические средства в личных целях;
  • отказаться от ведения переговоров, не имеющих отношения к работе, во время выполнения задания;
  • не использовать в ходе работы личные средства связи;
  • не отвлекаться от выполнения прямых служебных обязанностей в ходе выполнения задания.
  1. Рекомендации по выбору маршрута для перевозки денежных средств от заказчика до банка.

В этих целях инкассаторам, как считает Центробанк, учитывать дорожную обстановку, время суток, особенности местности и характеристики зданий, между которыми будет осуществляться «перемещение» денежных средств.

  1. Рекомендации по оптимизации тех процедур, что характеризуют непосредственно взаимодействие с заказчиком.

Например — в части выбора оптимального месторасположения машины при прибытии к заказчику (и к банку). Также ЦБ РФ довольно подробно регламентирует порядок действий инкассаторов в ходе приема-передачи денежных средств заказчика.

Отдельно прописывается желательный порядок действий инкассаторов при перевозке перевозимых ценностей по воздуху, при взаимодействии с инспекторами ГИБДД и иных сценариях, что могут быть характерны для выполняемой инкассаторами работы.

Выше мы отметили, что ЦБ РФ — главный регулятор деятельности инкассаторов, обозначает приоритет договорных отношений во взаимодействии инкассаторов и их заказчиков. Таким образом, именно на основе договора стороны устанавливают непосредственный порядок действий каждой из них — который, вместе с тем, будет определяться с учетом предписаний регулятора.

Чаще всего к договорам между инкассаторами и заказчиками прилагаются разработанные исполнителем услуг правила — с которыми контрагент соглашается, подписывая договор.

Полезно будет рассмотреть примеры типичных формулировок из таких договоров и правил — отражающих непосредственно содержание процедуры инкассации, подробнее.

Порядок инкассации денежных средств (типичные правила от банка)

За основу можно взять договор и правила, разработанные одним из лидеров российского рынка инкассации — компанией ИНКАХРАН.

Предполагается, таким образом, заключение соглашений между:

  • заказчиком услуг по инкассации;
  • исполнителем — организацией ИНКАХРАН;
  • банком, в который будут отвозиться (зачисляться) денежные средства, принятые исполнителем от заказчика.

При этом, рассматриваемые правила касаются только договора между инкассатором и банком. Заказчик со своей стороны заключает договор с банком — в котором в установленном порядке прописываются формулировки, которые полностью или в части обеспечивают исполнение банком своих обязательств по договору с ИНКАХРАН. Как следствие, данные формулировки могут буквально воспроизводить те, что отражены в соглашении между банком и инкассатором — поэтому, заказчику, принимающему решение о том, как организовать инкассацию, имеет смысл изучить в том числе и типовые условия такого соглашения. Правила, о которых идет речь — неотъемлемая часть данного соглашения.

В соответствии с договором банка с ИНКАХРАН инкассация будет включать следующие основные процедуры:

  1. Сбор наличных денег клиента банка — в который они будут отвозиться.
  1. Доставку наличных денег:
  • сначала — в инкассаторскую организацию;
  • затем — в кассу банка.
  1. При необходимости — временное хранение инкассаторской организацией наличных денежных средств от заказчиков.
  1. Обеспечение пересчета (при условии оплаты за эту услугу) и зачисления денежных средств на счета банка (открытый непосредственно в инкассаторской организации — которая, как мы уже знаем, имеет статус кредитной, либо на корреспондентский счет самого банка) — если зачисление не осуществляет сам банк в соответствии с собственной тарификацией.
  1. Подготовку и доставку разменных денежных средств заказчикам — в соответствии со специальными Заявками по установленной форме.

Отметим, что такая доставка может быть осуществлена как в рамках непосредственно инкассации, так и как отдельная услуга в соответствии с Заявкой.

  1. Оплату инкассаторских услуг.

В рамках схемы, реализуемой с участием ИНКАХРАН, расчеты производятся так:

  • инкассаторы выставляют счет банку — в сроки, установленные договором;
  • банк выставляет счет клиенту — аналогично, в соответствии с договором на РКО.

При этом, как мы уже знаем, у банка будет два договора: один — с инкассатором, второй — с клиентом.

Непосредственно в соответствии с правилами, прилагаемыми к договору, осуществляются:

  1. Оформление на каждого заказчика (клиенту банка) персонального идентификационного номера ИНКАХРАН — по которому осуществляется последующее обслуживание заказчика.

При этом, на одного заказчика может быть выписано несколько ПИН — соотносительно с количеством реквизитов на зачисление инкассируемых денежных средств. Также составляется специальный Реестр инкассируемых объектов — который составляется банком, согласуется с клиентом и направляется инкассаторской организации (также на утверждение). Оформляется карточка с ПИН заказчика — которая передается ему до момента начала первой инкассации.

Заказчику выделяется:

  • необходимое количество защищенных инкассаторских сумок — которые закрепляются за ним (либо одноразовых сейф-пакетов);
  • необходимое количество пломб — обеспечивающих защиту сумок (есть две их разновидности — одноразовые и свинцовые).

При этом, клиент должен предоставить инкассаторам — при посредничестве банка, образцы оттисков на пломбах — которые заверяются в соответствии с законодательством.

  1. Подготовка к визиту инкассатора на территорию заказчика.

В этих целях инкассаторская организация осуществляет предварительное обследование дорожных путей к объекту, а также помещений заказчика. При необходимости — предъявляет к заказчику дополнительные требования в целях повышения безопасности приема денежных средств. Например — может попросить обеспечить сопровождение инкассаторов охранниками предприятия на пути следования между машиной инкассатором и зданием, откуда нужно забрать денежные средства.

Кроме того, подготовка предполагает участие и самого банка. В его обязанности входят:

  • обеспечение парковки спецмашины инкассаторов во время визита к заказчику — причем, при условии максимального ее расположения к двери здания заказчика, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
  • поиск изолированного помещения, в котором будет осуществляться прием-передача денежных средств заказчика;
  • поиск оптимальных путей движения инкассаторов внутри здания заказчика;
  • обеспечение отсутствия третьих лиц в момент приема-передачи денежных средств;
  • обеспечение эффективного документооборота с участием заказчика и инкассатора.

Не позднее, чем за 5 (в некоторых случаях — 12) дней до начала первого обслуживания заказчика банк должен передать инкассатору реестры инкассируемых объектов. Реестр, оформленный на заказчика, должен быть подписан банком, инкассатором и самим заказчиком. Если эта процедура не осуществлена, то инкассатор не может обслуживать заказчика.

Не позднее, чем по истечении двух рабочих дней после заключения договора — и не ранее начала обслуживания заказчика, банк предоставляет инкассаторам образец пломбы, используемой заказчиком для опломбировки инкассаторских сумок. Данный образец используется для последующего сличения с пломбами, которые заказчик проставляет на сумках фактически.

  1. Непосредственно прием денежных средств от заказчика — в инкассаторских сумках (на которые в необходимых случаях размещаются пломбы) или сейф-пакетах.

При приеме денежных средств проверяются:

  • целостность сумки;
  • корректность сопроводительной документации;
  • записей, содержащихся в явочной карточке (документе, который составляется в целях удостоверения своевременности визита инкассаторов и отражает основные сведения о его содержании).

При приеме-передаче сумки составляется препроводительная ведомость — основной документ, удостоверяющий содержимое сумки и подтверждающий ее комплектование. Включает «привязанные» к сумке:

  • ведомость;
  • квитанцию;
  • накладную.

Если инкассатор обнаруживает поврежденный сейф-пакет или инкассаторскую сумку, то прием денежных средств прекращается. То же самое — если:

  • сумма, отраженная в явочной карточке, не соответствует тем, что показаны в накладных и квитанции, что прикреплены к сумке;
  • суммы, отраженные в каких-либо документах цифрами, не соответствуют суммам, что отражены в данных документах прописью;
  • наличия критичных ошибок при заполнении накладной и квитанции.

Банк обеспечивает подготовку инкассаторской сумки или сейф-пакета (предполагается, что его представитель будет, таким образом, находиться на территории заказчика) за 15 минут до приезда инкассаторов. При этом, купюры и монеты установленным образом сортируются по номиналам. Также банк помогает заказчику заполнить документы, входящие в состав препроводительных ведомостей, привязываемых к каждой сумке, проверить каждую ведомость на предмет отсутствия исправлений.

Отметим сразу, что на практике значительная часть действий — составляющих те, которые характеризуют выполнение банком различных обязанностей в рамках договора с инкассатором, могут перекладываться на сторону заказчика — при условии подробного его инструктирования (в том числе и с учетом положений документации от инкассатора — чуть позже мы рассмотрим данную особенность на конкретном примере).

  1. Перевозка денежных средств в инкассаторскую организацию, осуществление их пересчета (при осуществлении ряда сопутствующих процедур — например, при выявлении излишек или недостач, поврежденных или сомнительных купюр), последующее зачисление сумм, соответствующих наличным, на счета заказчика.

Размещение наличности в «промежуточном» пункте в виде кассового узла ИНКАХРАН осуществляется, если:

  • у инкассаторов была заказана услуга пересчета — наряду со стандартной инкассацией;
  • инкассаторская организация должна сама (в соответствии с тарифом РКО) зачислить денежные средства заказчика на его счета.

В случае обнаружения тех или иных расхождений инкассаторская организация составляет специальный акт — который затем предъявляется Банку. Сомнительные банкноты направляются на экспертизу в подразделения Банка России. В случае, если они окажутся платежеспособными — то сумма, которая им соответствует, зачисляется на счета заказчика. Если нет — инкассатор обязан возвратить купюры заказчику (который затем в установленном законом порядке сможет обменять их в банке на платежеспособные). Если Банк России выявит поддельные купюры, то сообщит об этом в правоохранительные органы.

  1. Если не предусмотрено предварительное помещение денежных средств на стороне инкассатора — перевозка сумок сразу в банк.

При этом, при необходимости инкассатор размещает перевозимые денежные средства на своей стороне временно — но без осуществления их пересчета (и выявления несоответствий), так как предполагается, что его произведет банк при приеме наличности.

  1. В случае наличия заявки — подготовка разменных монет и банкнот инкассатором.

Заказчик, заполняя заявку, должен указать объем и состав разменных денежных средств. Банку, получившему данный документ, нужно успеть отправить его инкассатору заблаговременно. ИНКАХРАН устанавливает срок до 17 часов дня, предшествующего тому, в котором денежные средства будут приняты у заказчика.

Инкассатор и заказчик осуществляют обмен денежными средствами в рамках обмена: первый отдает разменные, второй — свои (крупные) банкноты. Если инкассатор обнаружит у таких банкнот признаки подделки, то составит об этом акт. ИНКАХРАН предусматривает возможность применения к клиенту штрафных санкций в случае, если он откажется принимать подготовленные разменные монеты или банкноты.

Правила ИНКАХРАНА также регламентируют применение спецконтейнеров — «ящиков с краской», о которых мы сказали выше. Если между банком и заказчиком есть договоренность об использовании таких устройств, то оно осуществляется в следующем порядке:

  1. Инкассатор передает один из ключей от спецконтейнера представителю заказчика — в соответствии с отдельным актом, во временное пользование.
  1. Заказчик обеспечивает сохранность и конфиденциальность ключа.
  1. В случае утери или повреждения ключа заказчик уплачивает инкассаторам штраф, а также компенсирует расходы инкассатора на восстановление ключа.

Использование спецконтейнеров осуществляется с учетом положений специальных инструкций, которые разрабатываются инкассаторской организацией.

Если спецконтейнер срабатывает, то залитые краской денежные средства направляются на экспертизу в подразделение Банка России. При положительном результате экспертизы на предмет платежеспособности банкнот соответствующая им сумма зачисляется на счета заказчика. Если нет — банкноты возвращаются заказчику, и он затем обменивает их в установленном порядке в банке. Если обнаруживается, что они поддельные — информируются правоохранительные органы.

Обмен документами и иной информацией осуществляется между заказчиком, инкассатором и банком с помощью специальных фирменных мессенджеров, разработанных ИНКАХРАН. При необходимости задействуются иные согласованные каналы связи — обеспечивающие юридическую значимость документооборота. Если заказчик пользуется не согласованным средством документооборота — инкассатор не несет ответственности за возможный ущерб, понесенный заказчиком вследствие пользования такими средствами.

За невыполнение участниками инкассации — заказчиком, инкассатором, банком, различных условий договора и положений правил, в отношении нарушителя могут быть инициированы различные штрафные санкции — денежные или же связанные с расторжением договора на инкассаторское обслуживание.

В правилах ИНКАХРАН отдельным блоком выделены обязанности заказчика услуг по инкассации (выше мы отметили, что сам банк при реализации собственных обязанностей перекладывает выполнение различных мероприятий в рамках инкассации на клиента). Полезно будет ознакомиться с данным блоком подробнее — поскольку содержащиеся в нем положения правомерно рассматривать в качестве типовых для рынка.

Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?

Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):

  1. В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.

Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.

  1. Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.
  1. Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):
  • возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
  • наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
  • наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
  • наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
  • при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
  • личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
  • отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
  • участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.
  1. Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.
  1. Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).

При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.

  1. Если пломба — свинцовая, то:
  • предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
  • применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).
  1. Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.

Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.

  1. Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.

Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.

Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).

Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).

В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.

  1. Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:
  • проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
  • сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
  • заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).

Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.

Таков типичный механизм взаимодействия трех основных субъектов правоотношений, в рамках которых осуществляется инкассация денежных средств — заказчика, его банка и инкассаторской организации. Чтобы приступить к этим правоотношениям на практике, заказчику, очевидно, необходимо выбрать контрагента — в лице инкассаторской организации.

Ознакомимся с общими критериями этого выбора подробнее.

Наталия ЖУРАВЛЕВА, консультант газеты «Бухгалтерская неделя»

Документы статьи

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Инструкция № 45 — Инструкция по организации перевозки валютных ценностей и инкассации средств в банковских учреждениях в Украине, утвержденная постановлением Правления НБУ от 14.02.2007 г. № 45.

Приказ № 643 — приказ МВД Украины «О создании в системе Государственной службы охраны при МВД Украины Службы инкассации, охраны денежных знаков и ценных бумаг, которые перевозятся, и утверждении нормативных актов по вопросам деятельности этой Службы» от 23.09.97 г. № 643.

Правила № 152 — Правила определения платежеспособности банкнот и монет Национального банка Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 31.03.99 г. № 152.

Правила № 833 — Правила торгового обслуживания населения, утвержденные постановлением КМУ от 15.06.2006 г. № 833.

МР № 210 — Методические рекомендации о порядке проведения проверки по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуги), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210 (см. приложение «Документы», 2009, № 22)

Организация инкассации

Инкассация средств — сбор и доставка инкассаторами в соответствии с заключенными с клиентами договорами валютных ценностей клиентов в кассу банковского учреждения и в обратном направлении.

Организовать инкассацию наличной выручки можно несколькими способами:

— заключив договор на инкассацию с банком, в котором обслуживается предприятие. Это самый распространенный вариант;

— через службу инкассации НБУ на основании трехстороннего договора между банком, НБУ и предприятием;

— через подразделения инкассации других банков на основании трехстороннего договора между предприятием, обслуживающим банком и банком, предоставляющим услуги по инкассации;

— службой инкассации при МВД Украины на основании трехстороннего договора между предприятием, службой инкассации и обслуживающим банком. В соответствии с приказом № 643 такой вариант используется в местах, которые не охвачены централизованной службой инкассации НБУ.

Кроме того, в соответствии с п. 6 раздела I Инструкции № 45 услуги по инкассации могут предоставляться небанковскими учреждениями при условии получения ими соответствующей лицензии НБУ. В таком случае служба инкассации должна соблюдать все требования нормативно-правовых актов НБУ в этой сфере и прежде всего требования Инструкции № 45.

Заключив договор, банк (организация, осуществляющая инкассацию) обеспечивает предприятие пломбами, на которые наносится номер регистрации предприятия в журнале клиентов по инкассации, который ведется службой инкассации, и сокращенное название предприятия. У кассира, сдающего выручку инкассатору, должен быть экземпляр оттиска пломбы, заверенный начальником службы инкассации и заведующим кассой банка. Данный удостоверенный экземпляр оттиска пломбы предъявляется инкассатору при передаче ему опломбированной инкассаторской сумки с денежными средствами.

Предприятию выдается необходимое количество инкассаторских сумок (мешков), которые закрепляются за данным предприятием. На сумках наносится название банка (организации, осуществляющей инкассацию), порядковый номер сумки и номер регистрации предприятия (согласно журналу, который ведется службой инкассации).

Время инкассации выручки согласовывается с клиентом и фиксируется в договоре на оказание услуг по инкассации.

Документальное оформление инкассации

В соответствии с п. 2 главы 5 раздела III Инструкции № 45 во время инкассации средств используется явочная карта (приложение 8 к Инструкции № 45) и сопроводительная ведомость к сумке с наличностью (приложение 6 к Инструкции № 45) или сопроводительный кассовый ордер к сумке с валютными ценностями (приложение 7 к Инструкции № 45) и другие документы, определенные в этой Инструкции.

Инкассатор перед принятием сумки с деньгами предъявляет кассиру свое удостоверение с фотографией, поручение на инкассацию средств и явочную карточку.

Кассир к каждой сдаваемой инкассаторской сумке с выручкой заполняет в трех экземплярах сопроводительную ведомость. Первый экземпляр сопроводительной ведомости кладется в инкассаторскую сумку, после чего она пломбируется.

Второй экземпляр (накладная к сумке с наличной выручкой) отдается инкассатору. Третий экземпляр (копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой) остается у кассира предприятия.

Кассир делает все необходимые записи в явочной карточке, предъявляемой инкассатором. Если инкассатору передаются две и более сумок или кассир получает от него две и более пустые сумки, то в явочной карточке в колонках «Номер сумки с денежной выручкой» и «Номер принятой от инкассатора пустой сумки» количество сумок указывается не цифрами, а словами.

К каждой инкассаторской сумке с монетами прикрепляется ярлык с указанием номинала монет, суммы вложения. На ярлыке ставятся дата и подпись кассира.

Принимая сумки, инкассатор проверяет их целостность, целостность швов, правильность опломбирования сумок, целостность шпагата, на котором нанесена пломба, четкость оттиска пломбиратора, идентичность его образцу, соответствие номера сумки, которую принимает, номеру, указанному в явочной карточке, накладной и копии сопроводительной ведомости, наличие даты, подписи кассиров на накладной, соответствие суммы выручки, указанной в явочной карточке, записям в накладной и копии сопроводительной ведомости, и соответствие между суммами, указанными цифрами и словами в накладной и копии сопроводительной ведомости, наличие подписи кассира в явочной карточке.

После этого инкассатор передает кассиру предприятия пустую инкассаторскую сумку (сумки), расписывается на копии сопроводительной ведомости, указывает в ней дату и ставит оттиск печати.

Далее на сумму инкассированной выручки кассир составляет расходный кассовый ордер с отображением этой операции в кассовой книге. Подпись, а также Ф.И.О. получателя (инкассатора) в данном случае на расходном ордере не ставится, а в строке «Основание» пишется «Инкассация выручки». Подтверждением инкассации выручки является оформленная соответствующим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью, которая прилагается к расходному кассовому ордеру.

Бухучет инкассации

Для отражения инкассированных денежных средств применяется субсчет 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» в корреспонденции с кредитом субсчета 301 «Касса в национальной валюте».

Зачисление наличных денежных средств на текущий счет отражается записью по дебету субсчета 311 «Текущие счета в национальной валюте» и кредиту субсчета 333 согласно выписке банка.

Как известно, между моментом сдачи выручки инкассатору и зачислением ее на текущий счет предприятия проходит 1 — 2 дня, соответственно на конец отчетного периода у предприятия может возникнуть сальдо по дебету субсчета 333. Сумма такого остатка отражается в строке 230 Баланса «Денежные средства и их эквиваленты в национальной валюте».

На налоговый учет операции по инкассации и зачислению выручки на текущий счет не влияют.

Если выявлены расхождения в инкассированных суммах

Расхождения — как оформить. При приемке инкассированных денежных средств кассиром банка могут быть выявлены расхождения (недостачи, излишки) по сумме, указанной в сопроводительной ведомости, с фактическим содержимым инкассаторской сумки. Кроме того, среди инкассированных денежных средств могут находиться неплатежные купюры и монеты (например, фальшивые), которые изымаются банком из оборота.

Отметим, что согласно п. 23 Правил № 833 кассир и другой работник, которые имеют право получать от потребителя деньги за проданный товар, обязаны принимать без ограничений банкноты и монеты Национального банка (в том числе памятные, юбилейные монеты, изношенные банкноты и монеты), которые являются средствами платежа, по номинальной стоимости. В этой связи в кассе предприятия могут оказаться изношенные купюры и монеты, которые в соответствии с Правилами № 152 могут быть признаны непригодными для обращения*.

* По степени изношенности, загрязнений, повреждений и дефектов непригодные к обращению банкноты и монеты, в свою очередь, разделяются на изношенные, значительно изношенные и с дефектами производителя. Критерии оценки купюр и монет приведены в Правилах № 152.

Клиенту банка важно знать, что и изношенные, и значительно изношенные и банкноты, и монеты с дефектами производителя, подлинность и платежность которых не вызывает сомнения, учреждения банков обязаны принимать от юридических и физических лиц для обмена на пригодные к обращению банкноты и монеты, а также для зачисления на вклады и текущие счета и в платеже.

Учреждения банков должны обменивать непригодные на пригодные к обращению банкноты и монеты при таких условиях (п. 1.3 Правил № 152):

— если не возникает сомнения в их подлинности и в номинале;

— если отсутствующая часть банкноты не может быть принята для обмена.

Банкноты и монеты, которые вызвали сомнение относительно подлинности и платежности, учреждения банков передают на экспертизу в территориальное управление Национального банка по местонахождению в установленном порядке.

Что касается фальшивых и переделанных банкнот и монет, то их учреждения банков изымают из оборота и передают территориальному управлению для официального заключения, а последние по результатам экспертизы передают их органам внутренних дел.

При этом фальшивые банкноты и монеты — это банкноты и монеты, которые изготовлены любым способом, включая промышленный, вопреки установленному законодательством порядку, и имитируют (фальсифицируют) платежные банкноты и монеты, изготовленные на заказ Национального банка Украины и введены им в обращение.

Переделанные банкноты — это банкноты, на которых изменены путем наклеивания, рисования, печатания текста и (или) цифр изображения, которые определяют номинал, год образца (эмиссии), банк-эмитент, другие реквизиты и которые по внешнему виду могут быть восприняты как настоящие более высокого номинала или другого года образца.

Итак, сумма наличных в инкассаторской сумке может соответствовать данным сопроводительной ведомости, но если у кассира банка возникнут сомнения относительно подлинности и платежеспособности банкнот и монет, то он изымет их из выручки, и тогда на текущий счет предприятия будет зачислена меньшая сумма.

Выявленные кассиром банка расхождения в сумме наличных оформляются актом на лицевой стороне сопроводительной ведомости. Данный акт подписывается представителем предприятия, только если такой представитель присутствовал при пересчете наличных денежных средств.

В результате выявления недостач, излишков, неплатежных купюр и монет сумма расхождения «зависает» либо по дебету (недостача), либо по кредиту (излишек) субсчета 333. Рассмотрим, как следует поступать в каждом конкретном случае.

Если банк при приемке наличных денежных средств выявил неплатежные купюры и монеты. В таком случае в акте работник банка указывает серию, номер и номинал каждой банкноты, суммы монеты.

В бухучете предприятия сумма недостачи, образовавшаяся в результате выявления неплатежных банкнот, отражается в составе расходов на основании записи в выписке банка о наличии в инкассированной выручке неплатежных денежных средств.

Вопрос о возложении ответственности на материально ответственных лиц (МОЛ) и возмещении ими ущерба целесообразно отложить до выяснения обстоятельств дела, ведь, как мы сказали выше, фальшивые и переделанные банкноты и монеты после экспертизы передаются органам внутренних дел для разбирательства. Безусловно, определенная степень вины в том, что предприятие несет потери из-за признания купюр неплатежными, лежит на кассире, кассире-продавце и других МОЛ, принимающих наличность от покупателей, ведь принимать сомнительные банкноты и монеты они не должны. Однако сразу признавать их виновными, на наш взгляд, нет оснований.

Пример 1. При пересчете инкассированных средств кассиром банка была выявлена сомнительная купюра номиналом 10 грн. Всего сумма инкассации (по данным сопроводительной ведомости) составила 5000 грн. На текущий счет предприятия было зачислено 4990 грн. (сомнительная купюра 10 грн. согласно акту).

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

дебет

кредит

1. Инкассирована выручка

2. Поступила выручка на текущий счет

3. Списана сумма неплатежной купюры

10*

4. Отражены невозмещенные потери предприятию за балансом

*В налоговом учете данная сумма в составе валовых расходов не отражается.

 

Если в инкассаторской сумке не хватает денежных средств, заявленных в сопроводительной ведомости. В таком случае выясняется причина возникновения такой недостачи. При этом кассир предприятия, с которым в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности, возмещает предприятию возникшую недостачу, если не будет доказано, что в недостаче он не виноват. Если кассир добровольно не желает возместить такой ущерб, то работодатель должен обратиться с иском в суд (ст. 136 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г.)*.

* Подробнее см. статью «Материальная ответственность работников» в рубрике «Тема недели»// «БН», 2009, № 41, с. 37.

Пример 2. Сумма инкассированной выручки (согласно сопроводительной ведомости) составила 10000 грн. При пересчете наличных кассиром банка была выявлена недостача в сумме 20 грн., о чем составлен акт. На текущий счет предприятия зачислено 9980 грн.

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

дебет

кредит

1. Инкассирована выручка

2. Поступила выручка на текущий счет

3. Списана сумма недостачи

4. Отражена задолженность кассира по возмещению ущерба

5. Возмещена кассиром сумма недостачи

 

В налоговом учете данные операции не влекут каких-либо последствий.

Выше мы сказали о случае, когда расхождения в инкассаторской сумке являются действительно недостачей. В то же время недостача средств в инкассаторской сумке может быть вызвана простой ошибкой кассира при подсчете. Эта ошибка приводит к тому, что в кассе предприятия возникнет излишек средств в той же сумме, что и недостача в инкассаторской сумке. При этом кассир указал правильную сумму выручки в сопроводительной ведомости, но ошибся при подсчете инкассируемой суммы. В этой ситуации кассир должен уведомить бухгалтера о наличии излишка в кассе путем составления объяснительной записки. Сумма излишка отражается в составе доходов предприятия. После получения выписки банка с указанием суммы недостачи в инкассированной выручке предприятие отразит такую сумму в составе расходов.

Пример 3. Сумма инкассированной выручки (согласно сопроводительной ведомости) составила 10000 грн. При пересчете наличных кассиром банка была выявлена недостача в сумме 20 грн., о чем составлен акт. На текущий счет предприятия зачислено 9980 грн. Бухгалтер при подсчете остатка кассы обнаружил излишек денежных средств в сумме 20 грн., о чем уведомил бухгалтерию.

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

Налоговый учет ВД

дебет

кредит

1. Инкассирована выручка

2. Отражен излишек в кассе предприятия

3. Поступила выручка на текущий счет

4. Списана сумма недостачи

 

Если в инкассаторской сумке выявлен излишек. Сумма выявленного кассиром банка излишка наличных зачисляется на текущий счет предприятия.

Причем, если излишек инкассированной выручки не привел к недостаче в кассе, то такая сумма подлежит включению в состав валовых доходов, так как в данном случае является безвозмездно полученными денежными средствами.

Если излишек, образовавшийся в инкассаторской сумке, обусловлен ошибкой кассира предприятия при подсчете денежных средств, то на такую же сумму в кассе возникнет недостача. При обнаружении недостачи в кассе кассир обязан уведомить об этом бухгалтерию с указанием в объяснительной записке возможной причины такой недостачи. После получения выписки банка с поступившей на текущий счет выручкой в большей сумме недостачи закрываются таким излишком, и на кассира соответственно материальная ответственность не возлагается.

Пример 4. Сумма инкассированной выручки (согласно сопроводительной ведомости) составила 10000 грн. При пересчете наличных кассиром банка был выявлен излишек в сумме 20 грн., о чем составлен акт. На текущий счет предприятия зачислено 10020 грн.

Рассмотрим 2 варианта:

1) касса предприятия сходится, т.е. излишне поступившие 20 грн. на текущий счет не повлекли недостачу в кассе;

2) в кассе обнаружена недостача денежных средств на сумму 20 грн.

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

Сумма, грн.

Налоговый учет (ВД)

дебет

кредит

1. Инкассирована выручка

1-й вариант

2. Отражена недостача в кассе предприятия

3. Поступила выручка на текущий счет

4. Списана сумма излишка

2-й вариант

2. Поступила выручка на текущий счет

3. Отражена сумма излишка

 

Инкассация и лимит кассы

Как известно, каждое предприятие обязано установить себе лимит кассы, в пределах которого можно оставлять наличные денежные средства в кассе во внерабочее время. Одной из целей инкассации как раз и является соблюдение лимита кассы.

Не так давно этому вопросу мы посвящали статью «Лимит кассы предприятия — устанавливаем, пересматриваем…» // «БН», 2008, № 42, с. 15, поэтому в рамках этой публикации напомним лишь основные моменты.

Наличная выручка, превышающая установленный лимит кассы, должна быть сдана в банк (самостоятельно или через инкассаторскую службу). В противном случае на предприятие будет наложен штраф в двойном размере суммы превышения лимита кассы.

В соответствии с п. 5.10 Положения № 637 наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, которая превышает установленный лимит кассы, в обслуживающий банк не позже следующего рабочего дня банка или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предыдущей сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные потребности) на следующий день на потребности, которые связаны с деятельностью предприятия.

Не считаются сверхлимитными в день их поступления и те наличные средства, которые поступили в кассы предприятий в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающий банк на следующий рабочий день банка и предприятия или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные потребности) на следующий рабочий день на потребности, которые связаны с деятельностью предприятия.

Инкассация выручки обособленных подразделений

Общие правила оформления кассовых операций филиалами. Начнем с прояснения ситуации по поводу терминологии. С юридической точки зрения (ст. 64 ХКУ, ст. 95 ГКУ), обособленные и структурные подразделения — это разные вещи*, однако для «кассовых» целей и обособленные, и структурные подразделения объединены общим понятием «обособленное подразделение». Так, под обособленными подразделениями в Положении № 637 понимаются филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. Итак, для любых подразделений предприятия (будь то филиал или просто магазин, являющийся одним из структурных подразделений предприятия) правила ведения кассовых операций едины.

* Подробнее об этом читайте в статье «Создание подразделения: определяем статус и регистрируем» // «БН», 2008, № 8, с. 27.

В соответствии с п. 2.8 Положения № 637 обособленные подразделения предприятий — юридических лиц могут сдавать наличную выручку (наличность) непосредственно в кассы таких юридических лиц или в какой-либо банк для ее перевода и зачисления на банковские счета указанных юридических лиц. При этом, так же как и юридические лица, обособленные подразделения могут сдавать выручку в банк самостоятельно или через службу инкассации.

Прежде чем рассмотреть каждый из вариантов сдачи выручки (в кассу юридического лица или инкассатору), определим общие правила документального оформления операций с наличностью в обособленном подразделении предприятия.

Согласно п. 4.2 Положения № 637 обособленные подразделения предприятий, которые проводят операции по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) потребности, другие операции, с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу, которая выдается и оформляется предприятием — юридическим лицом, в состав которого они входят. Обособленные подразделения предприятий, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, а также предприниматели кассовую книгу не ведут.

НБУ (письма от 06.02.2008 г. № 11-113/423-1352** и от 29.02.2008 г. № 11-113/819-2371) и ГНАУ (МР № 210), похоже, окончательно определились с пониманием п. 4.2 Положения (см. «Обособленное подразделение и кассовая книга»).

Обособленное подразделение и кассовая книга

Извлечение из письма НБУ от 29.02.2008 г. № 11-113/819-2371

«Таким образом, в случае если указанные выше подразделения и представители предприятий — юридических лиц проводят операции по приему и выдаче наличных через РРО или РК с отражением их в КУРО, осуществляют только операции по сдаче выручки, но не выполняют операции по приему наличных, а также выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции, требующие оформления их приходными и расходными кассовыми ордерами и ведомостями, то такие подразделения и представители предприятий — юридических лиц не оформляют кассовые операции кассовыми ордерами и согласно требованиям пункта 4.2 Положения кассовую книгу не ведут».

Извлечение из МР № 210

«4.3. <…>

<…>

обособленные подразделения предприятий, осуществляющие наличные расчеты с применением регистраторов расчетных операций и ведением книги учета расчетных операций, но не проводящие операций по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут (абзац 4 п. 4.2 Положения № 637).

В то же время инкассация выручки магазина — обособленного подразделения предприятия, применяющего регистратор расчетных операций, в соответствии с пунктом 4.5 приказа № 614*** осуществляется с использованием операции «служебная выдача» и учитывается в книге учета расчетных операций, которая ведется таким обособленным подразделением.

*** Речь идет о Порядке регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций, за товары (услуги), утвержденном приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

Таким образом, в случае если обособленное подразделение выручку от продажи товаров фиксирует через регистраторы расчетных операций, осуществляет только операции по сдаче выручки через инкассаторов банка, но не выполняет операции по выдаче наличных на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции, требующие оформления их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, то такие магазины не оформляют кассовые операции кассовыми ордерами и согласно требованиям пункта 4.2 Положения № 637 кассовую книгу не ведут.

Кроме того, учитывая, что наличная выручка обособленных подразделений предприятия выдается ими самостоятельно через инкассаторов банка и зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке, такая наличная выручка не оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия, поскольку непосредственно не поступает в его кассу».

** См. ком. «Филиалу кассовая книга не нужна — разъясняет НБУ» // «БН», 2009, № 8, с. 7.

Если обособленное подразделение ведет кассовую книгу. Еще раз отметим, что подразделение обязано вести кассовую книгу, если оно проводит какие-либо расчеты с оформлением приходных и/или расходных кассовых ордеров. В то же время в тех случаях, когда подразделение освобождается от обязательного ведения кассовой книги на основании п. 4.2 Положения № 637, на наш взгляд, оно может вести ее в добровольном порядке.

Сдача выручки отражается в учете предприятия таким образом:

Первичный документ

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

дебет

кредит

1. Если подразделение не проводит расчеты с покупателями через РРО (РК)

ПКО, выписанный кассиром подразделения

1. Оприходована выручка в кассе подразделения

301/П*

1.1. При сдаче выручки в центральную кассу предприятия

РКО, выписанный кассиром подразделения

2. Изъята выручка для сдачи в центральную кассу

301/П

ПКО, выписанный кассиром центральной кассы

3. Оприходована выручка подразделения в центральной кассе

301/ЦК

1.2. При сдаче выручки инкассатору

Копия сопроводительной ведомости; РКО, выписанный кассиром подразделения

4. Сдана выручка инкассатору

301/П

Выписка банка

5. Зачислена выручка на текущий счет предприятия

2. Если подразделение проводит расчеты с покупателями через РРО (РК)

Z-отчет, запись в КУРО

1. Отражена выручка от продажи товаров

301/РРО

ПКО, выписанный кассиром подразделения, составленный на основании Z-отчета (должна быть сделана запись в КУРО) или на основании чека «Служебной выдачи» (если деньги изымаются из ящика РРО до печатания Z-отчета)

2. Передана выручка в кассу подразделения

301/П

301/РРО

2.1. При сдаче выручки в центральную кассу предприятия

РКО, выписанный кассиром подразделения

3. Сдана выручка в центральную кассу

301/П

ПКО, выписанный кассиром центральной кассы

4. Оприходована выручка в центральной кассе

301/ЦК

2.2. При сдаче выручки инкассатору

Копия сопроводительной ведомости; РКО, выписанный кассиром подразделения

5. Сдана выручка инкассатору

301/П

Выписка банка

6. Зачислена выручка на текущий счет предприятия

* К субсчету 301 «Касса в национальной валюте» предприятие открывает субсчета второго порядка:

— 301/ЦК «Центральная касса»;

— 301/П «Касса подразделения»;

— 301/РРО «Наличность на месте проведения расчетных операций».

Любое движение наличности в кассе подразделения (по дебету или кредиту субсчета 301/П) отражается в кассовой книге подразделения.

Также не лишним будет напомнить, что согласно п. 4.3 Положения № 637 предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции с отражением их в кассовой книге и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия — юридического лица, внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия (юридического лица) в соответствии с требованиями законодательства Украины, в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т.п.

Если обособленное подразделение не ведет кассовую книгу. Такое право имеют подразделения, которые проводят исключительно операции по приему наличности от покупателей за проданную продукцию (товары, услуги) и только через РРО (РК). Безусловно, такие подразделения могут проводить и выдачу наличных покупателям в связи с возвратом товаров с обязательной фиксацией этой операции через РРО (РК). Другие приходные или расходные операции (кроме сдачи выручки) подразделение проводить не имеет права.

Этот вариант отличается от предыдущего документальным оформлением, так как подразделение будет делать записи о движении наличных только в КУРО, которая и будет выполнять роль кассовой книги.

Первичный документ

Содержание хозяйственной операции

Корреспондирующие счета

дебет

кредит

Z-отчет, запись в КУРО

1. Отражена выручка от продажи товаров

301/РРО

При сдаче выручки в центральную кассу

Операция «Служебная выдача» и запись об этом в КУРО

2. Изъята из ящика РРО выручка

301/РРО

ПКО, выписанный кассиром центральной кассы

3. Оприходована выручка в центральной кассе предприятия

301/ЦК

При сдаче выручки инкассатору

Операция «Служебная выдача» и запись об этом в КУРО, копия сопроводительной ведомости

2. Изъята из ящика РРО выручка

301/РРО

Выписка банка

4. Оприходована выручка на текущий счет предприятия

 

Напомним, что в соответствии с п. 4.3 Положения № 637, если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, которое использует во время расчетов РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются следующим рабочим днем предприятия — юридического лица.

Надеемся, что кризисные времена не сильно сказались на объемах вашей наличной выручки, и поэтому вопрос ее инкассации является для вас актуальным и сейчас. И пусть с каждым днем инкассаторские сумки, отправляемые вашим предприятием, будут все полнее и полнее.

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

  • перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
  • доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
  • транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
  • пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
  • организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

  1. напрямую в кассы банка;
  2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
  3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
  4. при помощи федеральной почтовой связи;
  5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

  • Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
  • В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
  • Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

  • транспортировка денег до банковского отделения;
  • перевозка наличных средств на предприятие;
  • доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
  • сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

  • для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
  • для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

  • пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
  • составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
  • вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

  • номера сумок, закрепленных за клиентом;
  • название и адрес организации;
  • график работы;
  • время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

  • доверенность по установленной форме;
  • штамп;
  • ключи;
  • явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

  • препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
  • реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
  • накладная к сумке 0402300;
  • квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

  • проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
  • заполняет явочную карточку;
  • предъявляет образец пломбы;
  • передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

  • предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
  • проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
  • сверяет соответствие сумм во всех документах;
  • расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

  • физические повреждения пломб или сумки;
  • ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

  • сумма перевозимой наличности;
  • протяженность следования;
  • частота заездов к клиенту;
  • время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название

Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %

Фиксированная цена в месяц, рублей

Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд

Плюс-банк

Московский кредитный банк

Сбербанк

ЧОП Золотая подкова

ЧОП Центр-Альфа

ЧОП Легион

Видео

Инструкция опорядке проведения инкассации в магазинах самообслуживания

1. Инкассация касс

1.1 Промежуточная инкассация

Ответственный за инкассацию, назначенный Распоряжением по магазину, либо управляющий магазина дает команду старшему охраннику, либо лицу его заменяющему, о начале проведения инкассации за период равный 20 минутам, умноженным на количество касс до времени инкассации назначенного банком.

Свободные кассы инкассируются в первую очередь.

1.1.1 При условии загруженности всех касс магазина (очередь во все кассы более 3 человек) ответственный за инкассацию выдает сменному продавцу (кассиру) разменные деньги («Службове внесення») и готовит непрозрачные пакеты для денежной наличности.

· Пересчет разменных денежных средств денежной наличности сменный продавец (кассир) осуществляет в комнате для инкассации и делает запись в журнале инкассации.

· Сменный продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию подходят к инкассируемой кассе и ответственный за инкассацию в культурной и вежливой форме, предупреждает очередь о смене кассира.

· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает Х-отчет и делает «службову видачу» на разницу разменных денег сменного кассира (500грн).

· Работающий продавец (кассир) складывает всю денежную наличность из денежного ящика в непрозрачные пакеты и встает с кассы.

· Сменный продавец (кассир) садится за кассу, вкладывает свою денежную наличность в денежный ящик и начинает работу под своим кодом.

При проведении инкассации возле инкассируемой кассы обязательно должен присутствовать старший охранник (либо лицо, его заменяющее) и ответственный за инкассацию.

Продавцам (кассирам) категорически запрещено:

— пересчитывать денежную наличность на кассе;

Проходить с выручкой через торговый зал без сопровождения сотрудника охраны и ответственного за инкассацию

· Работающий продавец (кассир) со своей денежной наличности (выручкой) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации, где при закрытых на замок дверях в присутствии ответственного за инкассацию осуществляет пересчет денежной наличности на соответствие показаниям Х-отчета.

Посторонним лицам в инкассаторскую комнату вход строго запрещен. Периодическая проверка показаний «Х-отчета» производится только в комнате для инкассации.

· После пересчета работавший продавец (кассир) отбирает крупне купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.

· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность, на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в Журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.

· В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:

ответственным за инкассацию на системный товар

· Сумма, оставшаяся у продавца (кассира) как разменная монета (500грн), служит «службовим внесенням» для инкассации следующей кассы.

· Ответственный за инкассацию и продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру смен кассиров.

· Журнал инкассации должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями районного управляющего и районного бухгалтера, а также штампом их базового магазина. Ответственным за верифицирование, является управляющий магазина.

1.1.2 При условии слабой загруженности касс магазина(при наличии свободных касс)

· Ответственный за инкассацию в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к инкассируемой кассе, в культурной и вежливой форме перераспределяет очередь на свободные кассы и ставит табличку «Касса временно не работает».

· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает показания Х-отчета, после чего даёт кассиру команду на снятие денежного ящика. Продавец (кассир) снимает денежный ящик, встает с кассы и с денежным ящиком в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего), ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации.

· После пересчета денежной наличности продавец (кассир) отбирает крупные купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.

· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.

· Ответственный за инкассацию сверяет сумму посчитанных денежных средств с показаниями Х-отчета.

В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:

Недостача сразу же возмещается кассиром;

Излишки приходуются по данной кассе ответственным за инкассацию на системный товар, чек вклеивается в Журнал инкассации.

Ø Ответственный за инкассацию совместно со старшим охранником (либо лицом, его заменяющим) сопровождает продавца (кассира) на рабочее место и производит «Службову видачу» за минусом 500,00 грн. на сумму сданной денежной наличности, после чего открывается касса.

Продавцу (кассиру) запрещается начинать работу без проведения операции»Службова видача»

Ø Ответственный за инкассацию и старший охранник (либо лицо, его заменяющее) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру.

1.2. После окончания рабочего дня, закрытия кассовой смены и магазина в присутствии сотрудников охраны производится последняя инкассация. В торговом зале и магазине не должны находиться посторонние лица.

· Ответственный за инкассацию производит снятие Х-отчета и сопровождает продавца (кассира) в комнату для инкассации, где происходит пересчёт денежной наличности.

· Продавец (кассир) пересчитывает денежную наличность и складывает её в непрозрачные пакеты (отдельно для инкассации и для «службового внесення» (500 грн.) на следующий рабочий день), заполняет на каждый пакет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности ставит свою подпись. Кассовки вкладывают в пакеты, которые сдают ответственному за инкассацию.

· Пересчет денежной наличности ответственным за инкассацию производит в присутствии продавца (кассира) в этот же день. После пересчета денежной наличности, предназначенной для «службового внесення» на следующий рабочий день, ответственный за инкассацию ставит свою подпись в кассовке и вкладывает ее в пакет с деньгами.

· Фактическая сумма сверяется ответственным за инкассацию с показаниями Х-отчета. Результаты инкассации заносятся в «Журнал инкассации» с отображением расхождений (излишки либо недостача), в котором ответственный за инкассацию и продавец (кассир) ставят свои подписи.

· В случае выявления несоответствий:

Недостача сразу же возмещается продавцом (кассиром);

Излишки приходуются ответственным за инкассацию в этот жедень по этой же кассе на системный товар ичек вклеивается в Журнал инкассации.

· Ответственный за инкассацию после пробития излишков обнаруженных при пересчёте денежной наличности, снимает повторно Х-отчёт. После чего производит операцию «Службова видача» (на разницу между данными по Х-отчету и «Службовым внесенням» отложенным на следующий рабочий день (500 грн)), затем снимает Z-отчет.

· После этого переходит к инкассации следующей кассы.

В случае выявления недостачи свыше 100 грн. ответственный за инкассацию незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.

· После проведения последней инкассации и передачи ответственному за инкассацию денег, денежные ящики кассовых аппаратов должны оставаться пустыми и открытыми во избежание взлома, в случае проникновения в магазин посторонних лиц.

При пересменке ответственных за инкассацию или при выходе на работу по каким-либо причинам другого ответственного за инкассацию, заступающий на смену ответственный за инкассацию перед началом рабочего дня в обязательном порядке обязан провести в присутствии старшего смены охраны пересчет всей денежной наличности (в том числе и «службових внесень»), находящейся в сейфе. В случае установления расхождений составляется Акт, на основании которого проводится служебное расследование управляющим магазина.

При выявлении расхождений в сумме свыше 100 грн. управляющий магазина незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.

2. Формирование инкассаторской сумки

После инкассации всех касс ответственный за инкассацию приступает к формированию инкассаторской сумки.

Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.

· Все суммы, подлежащие пересчету для формирования сумки, должны сопровождаться кассовками.

· Запрещается формирование денежных купюр по 100 шт. с указанием их количества и суммы вложенной денежной наличности.

· Вся денежная наличность подлежат пересчету два раза.

· По результатам пересчета составляется покупюрная опись, которая служит основанием для заполнения сопроводительной ведомости к сумке.

· Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.

· Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами необходимо так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.

· При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно заключенному с банком договору по инкассации. Инкассаторская сумка с деньгами должна быть подготовлена до времени заезда инкассаторов, указанного в явочной картке, и находится в сейфе.

· Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО «АТБ-маркет». В случае необходимости изменения графика проведения инкассации, управляющий магазина может инициировать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет».

· За десять минут до времени прибытия инкассатора ответственный за инкассацию должен войти в комнату инкассации, закрыв дверь на замок, ожидать прибытия инкассаторов.

· При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика.

· По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал) либо при входе инкассаторов через служебный выход старший охранник либо охранник его замещающий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность на получение товароматериальных ценностей, после чего проводит к комнате инкассации.

· Ответственный за инкассацию через окошко в двери, либо через дверь, приоткрытую на цепочку, обязан проверить следующие документы у инкассатора:

Удостоверение личности инкассатора,

Доверенность на получение товароматериальных ценностей,

Явочную карточку

Инкассаторскую сумку (номер которой, должен соответствовать номеру, закрепленного за магазином).

· При наличии всех документов и инкассаторской сумки с соответствующим номером, закрепленного за магазином, ответственный за инкассацию впускает инкассатора в комнату инкассации.

Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет наличия дефекта (отверстие в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим рейкам и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать (форма Акта имеется у инкассатора), сумку возвратить в банк и немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации, а также о данном факте сообщать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет». До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.

При обнаружении недостачи в инкассаторской сумке, содержащей дефект, погашение ущерба будет производиться за счет ответственного за инкассацию в магазине.

Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью кредитной организации или подразделения инкассации.

При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации.

При соответствии всех документов ответственный за инкассацию запускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (Категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица). Сотрудник милиции, сопровождающий инкассатора и старший охранник магазина (либо лицо, его заменяющее) находятся возле двери комнаты для инкассации.

Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.

Инкассаторская сумка с денежными средствами должна находиться в сейфе до момента ее передачи инкассатору. Ключ от сейфа находится у лица ответственного за инкассацию.

При передаче денежных средств заполняется явочная карта, в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенная в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями. Инкассаторы с денежной наличностью сопровождаются старшим охранником либо охранником до выхода из магазина.

Глава 9. Правила инкассации наличных денег

9.2. Количество порожних сумок, выдаваемых организации, определяется кредитной организацией с учетом объема инкассируемых наличных денег. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер.

9.3. Руководитель инкассации составляет маршруты инкассации наличных денег и графики заездов инкассаторских работников в организации. Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с организацией.

9.4. Руководителем инкассации (дежурным инкассаторским работником) заполняется справка 0402304 , которая передается в кредитную организацию, ВСП.

9.5. Инкассаторские работники перед выездом на маршрут инкассации наличных денег получают порожние сумки, доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

9.6. Перед получением в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику организации документы, предусмотренные в пункте 7.5 настоящего Положения, явочную карточку 0402303 и порожнюю сумку.

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300.

9.7. При приеме в организации сумки с наличными деньгами инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300 .

После заполнения кассовым работником организации явочной карточки 0402303 инкассаторский работник в присутствии кассового работника организации проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке 0402303 , накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке 0402300, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику организации.

9.8. В случае внесения неправильной записи в явочную карточку 0402303 последняя зачеркивается, новая запись в явочной карточке 0402303 заверяется подписью кассового работника организации.

Не разрешается осуществлять записи в явочной карточке 0402303 инкассаторскому работнику.

9.9. При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится. В присутствии инкассаторского работника устраняются дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников. В остальных случаях прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется инкассаторскими работниками при повторном заезде в удобное для них время, о чем в разделе «Повторные заезды» явочной карточки 0402303 делается соответствующая запись.

В случае отказа организации от сдачи сумки с наличными деньгами кассовым работником организации проставляются в явочной карточке 0402303 запись «Отказ», причина отказа от сдачи инкассаторскому работнику сумки с наличными деньгами, которые заверяются подписью кассового работника организации.

9.10. Принятые инкассаторским работником в организации сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам 0402300 и явочные карточки 0402303 на все время работы на маршруте инкассации наличных денег размещаются инкассаторскими работниками в автотранспорте.

9.11. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП. Прием сумок с наличными деньгами от инкассаторских работников осуществляется в порядке, предусмотренном в пунктах 4.3-4.7 настоящего Положения.

9.12. После сдачи сумок с наличными деньгами в кредитную организацию, ВСП инкассаторские работники передают руководителю инкассации (дежурному инкассаторскому работнику) второй экземпляр журнала 0402301, а также доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, штамп, ключи и явочные карточки 0402303.

9.13. Инкассация наличных денег физических лиц осуществляется в порядке, аналогичном установленному в настоящей главе для инкассации наличных денег организаций.

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

  1. Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
  2. Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

  1. Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
  2. Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
  3. С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

  • доставка наличной выручки компании в банк;
  • транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
  • транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
  • сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
  • сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
  • доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
  • доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

  • номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
  • наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
  • телефон дляконтактов;
  • режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

  • препроводительная ведомость;
  • накладная к сумке;
  • квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос.Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

  • акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
  • ордер по передаче ценностей;
  • справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.

Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *