Письмо о подтверждении

Письмо-подтверждение: правила написания, структура, примеры

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Концепция «фактического получателя дохода» в российской действительности

В условиях современной действительности контролирующие органы начинают обращать более пристальное внимание на все финансовые операции и денежные выплаты, осуществляемые резидентами РФ в пользу иностранных контрагентов. Если раньше налогоплательщики могли в какой-то мере полагаться на получение защиты со стороны наших правоприменителей (в лице судебных органов), то теперь надеяться на судебное покровительство при рассмотрении подобных дел уже не приходится.
Ключевым вопросом при рассмотрении таких судебных споров является возможность применения положений международного налогового соглашения, заключенного со страной, резидентом которой является получатель соответствующего дохода (иными словами – применение концепции «фактического получателя дохода»).

В чем суть концепции

Концепция фактического получателя доходов заключается в следующем. В соответствии с налоговым законодательством РФ если международным договором, содержащим положения, касающиеся налогообложения и сборов, установлены иные правила и нормы, чем предусмотренные налоговым кодексом, то применяются правила и нормы международных договоров.
Однако в случае, если международным договором Российской Федерации по вопросам налогообложения предусмотрено применение пониженных ставок налога или освобождение от налогообложения в отношении доходов от источников в Российской Федерации для иностранных лиц, имеющих фактическое право на эти доходы, в целях применения этого международного договора иностранное лицо не признается имеющим фактическое право на такие доходы, если оно обладает ограниченными полномочиями в отношении распоряжения этими доходами, осуществляет в отношении указанных доходов посреднические функции в интересах иного лица, не выполняя никаких иных функций и не принимая на себя никаких рисков, прямо или косвенно выплачивая такие доходы (полностью или частично) этому иному лицу, которое при прямом получении таких доходов от источников в Российской Федерации не имело бы права на применение указанных в настоящем пункте положений международного договора Российской Федерации по вопросам налогообложения.

Таким образом, компания, применяющая льготные условия налогообложения, предоставленные международным договором, должна быть готова подтвердить и доказать факт того, что именно она является фактическим получателем дохода:

  • Т.е. она имеет реальное присутствие (real substance);
  • Осуществляет реальную хозяйственную деятельность (сделки, заключаемые ею, имеют реальную хозяйственную/деловую цель).

Подробнее суть и содержание обоих аспектов представлено в таблице ниже:

Правовое обоснование концепции. История развития

Международные соглашения
Концепция фактического получателя доходов не является новой в международной практике налогового планирования. Впервые она нашла свое отражение в Модельной конвенции об избежании двойного налогообложения Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР). Модельная конвенция является основой для большинства заключаемых соглашений, не являются исключениями и соглашения, заключенные Российской Федерацией с другими странами, которые предусматривают возможность применения преимуществ соглашений об избежании двойного налогообложения (в том числе льготных ставок) лишь в отношении лиц, имеющих фактическое право на такие доходы, как, в частности, проценты, дивиденды, роялти.
Кроме того, практически все соглашения об избежании двойного налогообложения содержат положения о том, что никакие преимущества и льготы по снижению или освобождению от уплаты налогов резиденту договаривающегося государства не применяются и не предоставляются, если главной целью (или одной из главных целей) такого резидента (или лица, связанного с ним) было получение выгод и преимуществ такого соглашения.

Разъяснения контролирующих органов

Позиция контролирующих органов по этому вопросу была сформирована до принятия изменений в Налоговый кодекс РФ, и свое мнение Минфин впервые выразил в Письме Министерства финансов РФ от 09.04.2014 № 03-00-Р3/16236 за подписью заместителя министра. В письме от 09.04.2014 Минфин, выступая в качестве компетентного органа по вопросам применения действующих налоговых соглашений в связи с вопросами по применению налоговых льгот, сообщил, что при применении норм международных налоговых соглашений в части применения льгот (освобождений) при налогообложении отдельных видов доходов от источников в РФ необходимо производить оценку на предмет того, является ли лицо, претендующее на использование льгот (пониженных ставок и освобождений), предусмотренных соглашением, фактическим получателем (бенефициарным собственником) соответствующего дохода.
Следует отметить, что Минфин и ранее обращался к данной проблеме, но делалось это не на таком официальном уровне. После выхода в свет этого письма в налоговой правоприменительной практике говорят о появлении новых определений и требований. В частности, появилась необходимость производить оценку статуса иностранного получателя дохода. При этом обязанность по проведению такой оценки возложена на налогового агента – источника выплаты дохода в РФ, который теперь должен достоверно определить, является ли иностранный получатель дохода его фактическим получателем.
Далее указанная позиция нашла свое закрепление и во всех последующих письмах.

Налоговый кодекс РФ

Что касается закрепления тезисов концепции фактического получателя доходов в национальном законодательстве Российской Федерации, то до недавнего времени Налоговый кодекс РФ не содержал подобных положений. Соответствующие изменения были внесены в статью 7 Налогового кодекса РФ Федеральным законом от 24.11.2014 № 376-ФЗ, и вступили в силу с 01.01.2015.
В соответствии с нововведениями налогового законодательства, теперь российская организация, выплачивающая доход иностранной компании (нерезиденту), должна будет всякий раз оценивать, является ли ее иностранный контрагент фактическим получателем выплачиваемого дохода. В силу прямого указания Налогового кодекса РФ, фактическое право на доход имеют следующие лица:

  • Лицо, которое в силу прямого и (или) косвенного участия в организации, либо контроля над организацией, либо в силу иных обстоятельств имеет право самостоятельно пользоваться и (или) распоряжаться этим доходом, либо
  • Лицо, в интересах которого иное лицо правомочно распоряжаться таким доходом.

При определении лица, имеющего фактическое право на доходы, учитываются функции, выполняемые лицами, указанными в настоящем пункте, а также принимаемые ими риски.
Если получателем дохода оказывается иностранное лицо, то налоги определяются по правилам международного соглашения страны, резидентом которой является это лицо . Для этого, как и прежде, необходимо надлежащим образом оформленное подтверждение того, что упомянутый получатель имеет постоянное местонахождение за рубежом (сертификат резидентства).
Если же получатель дохода обладает статусом резидента Российской Федерации, то налогообложение производится в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ. При этом удержание налога у источника выплат не производится, если российский плательщик проинформирует об этом налоговый орган по месту своей постановки на учет . В настоящее время указанный порядок информирования пока еще не утвержден. Для устранения этого пробела Федеральная налоговая служба выпустила Письмо от 20.04.2015 № ГД-4-3/6713@, обязательное для применения территориальными инспекциями. В Письме рекомендована временная форма сообщения о налогообложении доходов, выплаченных в адрес иностранного лица, не имеющего фактического права на их получение. При этом чиновники подчеркнули, что форма сообщения является рекомендованной, т.е. ее применение не является обязанностью, и организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы документа.

Как было раньше

Раньше позиция Минфина и контролирующих органов не предъявляла подобных требований для проведения оценки при осуществлении выплат в пользу иностранных субъектов. Точнее проведение подобной оценки находилось в компетенции налогового органа государства, резидентом которого являлось лицо, претендующее на получение налоговых льгот. Результатом являлась выдача налогоплательщику документа, подтверждающего статус налогового резидентства (сертификат налогового резидентства). Предоставление соответствующего сертификата налоговому агенту перед выплатой дохода являлось достаточным основанием для применения преференций налогового соглашения.
Ранее Минфин в своих разъяснениях приводил два исчерпывающих условия, выполнение которых свидетельствовало о наличии у иностранного лица статуса «фактический получатель дохода»:

  • Наличие правовых оснований для получения дохода, а именно факт заключения гражданско-правового договора;
  • Лицо должно обладать не только правом на получение дохода, но и быть непосредственным выгодоприобретателем (лицом, определяющим дальнейшую экономическую судьбу полученного дохода).

Что касается имевшейся ранее судебной практики – по причине отсутствия сформированной принципиальной позиции налоговиков по данной проблеме, вопрос определения фактического получателя дохода не был краеугольным камнем для судов. Так, рассматривая налоговый спор, в рамках которого российская компания (лицензиат) платит роялти кипрской компании (сублицензиару), ни перед судом, ни перед налоговым органом не вставал вопрос о том, кто является собственником нематериального актива, и может ли сублицензиар рассматриваться как фактический получатель выплачиваемых роялти (их бенефициар).
В другом аналогичном деле претензии налогового органа сводились к факту неудержания налога при выплате дохода в момент, когда в распоряжении налогового агента еще не было подтверждения налогового резидентства получателя дохода. Суд в данном деле встал на защиту налогоплательщика, поскольку на момент выездной проверки общество располагало соответствующими доказательствами (под которыми понимается лишь подтверждение налогового резидентства), и никаких других пояснений и документов не требуется.

Новые подходы судов к рассмотрению проблемы

Новая веха в истории развития концепции фактического получателя дохода в России связана не только с изменением подхода Минфина к применению данной концепции и внесением изменений в Налоговый кодекс РФ. Ей также сопутствует и новая арбитражная практика, которая теперь при рассмотрении налоговых споров ставит во главе угла вопрос определения фактического получателя дохода.

Дело Северного Кузбасса

«Первой ласточкой» в цепочке судебных актов, поддержавших налоговиков при рассмотрении споров о возможности применения норм международных соглашений, и в какой-то степени предопределившей дальнейшее направление развития судебной практики, явилось Постановление Президиума ВАС РФ по т.н. делу «Северного Кузбасса».
Речь в данном деле шла о возможности применения преференций налоговых соглашений, позволяющих российскому дочернему обществу учитывать в расходах проценты по займу в полном объеме, минуя требования пункта 2 статьи 269 Налогового кодекса РФ (правила тонкой капитализации). Суд в данном случае однозначно сказал, что в делах о тонкой капитализации исключать применение пункта 2 статьи 269 НК РФ, используя преимущества налоговых соглашений, невозможно.
Вслед за решением по данному делу последовала череда постановлений арбитражных судов, укрепивших единое направление оценки подобной категории дел судами всех инстанций (см. например, дело «Дальлеспрома» (№А73-7402/2010), дело «Терминал Сибирь» (№А45-3310/2011), дело «СРВ-Папула» (№А56-23858/2011).
Как видно, предметом вышеуказанных споров не являлось в чистом виде применение концепции фактического получателя дохода. Указанные дела касались вопроса правомерности отнесения налогоплательщиками к расходам начисленных процентов в полном объеме в обход правил п.2 ст. 269 НК РФ. В них не рассматривались требования налоговых органов о переквалификации начисляемых процентов в дивиденды, поскольку фактического погашения начисленных процентов не осуществлялось. Однако, принцип, положенный в основу решения суда (невозможность применения преимуществ налоговых соглашений в обход положений Налогового кодекса РФ), имеет общие корни с рассматриваемой концепцией.

Дело «Нарьянмарнефтегаза»

Впервые переквалификация налоговыми органами выплаченных процентов по долговому обязательству в дивиденды была признана правомерной в рамках дела ООО «Нарьянмарнефтегаз» . Несмотря на доводы налогоплательщика об отсутствии признаков контролируемой задолженности (иностранный займодавец не являлся участником российской организации и ни прямо, ни косвенно не владел долей в его уставном капитале), суды признали, что фактически иностранная материнская компания для целей выдачи займа российской «дочке» использовала другую свою дочернюю иностранную компанию. Таким образом, суд признал займодавца (сестринскую компанию) кондуитной, используемой для целей трансформации дохода и получения преимуществ, установленных международными соглашениями.

Дело «Орифлэйм Косметикс»

Если предыдущие дела косвенным образом относились к рассматриваемой проблеме, то данное дело как нельзя лучше отражает полное восприятие российскими судами концепции фактического получателя доходов.
Общество, являясь российской организацией со 100%-ным иностранным участием, заключило со своей материнской компанией ряд договоров на передачу исключительных прав, которая, в свою очередь, заключила аналогичный договор со своей материнской компанией.
Выплачивая иностранной компании лицензионное вознаграждение (роялти), российское общество:

  • Удерживало в качестве налогового агента НДС с указанных сумм и впоследствии заявляло к вычету уплаченные суммы НДС;
  • Включало в расходную часть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль суммы роялти.

Схематично это выглядело следующим образом:
Принимая решение об отказе в удовлетворении требований Общества , суд руководствовался следующей логикой (выводы суда указаны в соответствующей последовательности, которой руководствовался суд):
1. Общество (РФ) является зависимым лицом (на 96,71%) от иностранной компании (Люксембург);
2. Общество формально зарегистрировано в качестве российского юридического лица, но фактически осуществляло деятельность от имени и в интересах иностранной компании;
3. Общество является зависимым агентом иностранной компании (Люксембург);
4. Общество образует постоянное представительство иностранной компании (Люксембург) на территории РФ;
5. Уплата Обществом роялти в адрес материнской компании (Нидерланды) имеет единственную цель – перечисление роялти холдинговой компании с местом регистрации в Люксембурге, т.е. использование промежуточного звена в виде голландской компании – техническая операция/схема, позволяющая Обществу осуществлять выплату роялти с минимальной налоговой нагрузкой;
6. Выплата Обществом роялти в адрес получателя – материнской компании (Люксембург) – по сути, является выплатой «самому себе»;
7. В связи с вышеизложенным, Общество не вправе принимать к вычету НДС, удержанный им в качестве налогового агента при выплате роялти, а также уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на суммы лицензионных платежей.
Как видим, фактически правомерность позиции Инспекции по данному делу, подкрепленная мотивировкой судебных решений, была обоснована с помощью трех концепций:

  • Необоснованной налоговой выгоды;
  • Фактического получателя доходов;
  • «Срывания корпоративной вуали».

Исходя из всего вышеизложенного и анализа данного дела представляется, что указанное судебное дело скорее явилось показательным процессом, свидетельствующим об общем настроении и позиции государства (в том числе законодателя, правоприменителя и контролирующих органов) по отношению к схемам налоговой оптимизации, направленным на использование юридических бизнес-структур с целью применения льгот и преференций международного налогового планирования и вывод капитала за рубеж. По-видимому, такая позиция государства в современных политических и экономических условиях является закономерностью, нежели неожиданным проявлением.
О намерении судов идти по выбранному пути говорят и последующие решения, принятые ими по аналогичным делам.

Выводы
Несмотря на то, что институт «фактического получателя доходов» в Налоговый кодекс РФ был введен лишь в 2015 году, международные соглашения об избежании двойного налогообложения и ранее предусматривали возможность применения преимуществ соглашений об избежании двойного налогообложения (в том числе льготных ставок) лишь в отношении лиц:

  • Имеющих фактическое право на такие доходы (проценты, дивиденды, роялти);
  • Основной целью или одной из главных целей создания или существования которых не было получение льгот по соглашению.

Концепция фактического получателя доходов существует уже довольно давно и успешно применяется на территории других стран (в т.ч. в Швейцарии, Австрии, Германии, Нидерландах и др.). В связи с этим нельзя обвинять контролирующие органы, суды и нашего законодателя в том, что они «придумали» нечто новое, пытаясь затруднить жизнь налогоплательщикам, отказав в ряде случае в применении льгот или преференций, с одной лишь целью – пополнение бюджета новыми налогами. Просто они обратили на внимание на методику применения преференций налоговых соглашений с опозданием, пропустив вперед протаптывать этот тернистый путь своих зарубежных коллег.
В свете вышеизложенного всем российским компаниям, осуществляющим денежные операции с иностранными контрагентами, при использовании преимуществ налоговых соглашений нужно быть готовыми к пристальному вниманию и аудиту со стороны проверяющих органов. Ключевые моменты, на которые обращают внимание проверяющие органы в таких случаях, и аргументы, на которых они основывают свои доводы, нашли свое отражение в рассмотренных судебных делах (наиболее полно – в деле «Орифлейм»). Поэтому, чтобы хоть каким-то образом минимизировать рассмотренные риски, рекомендуем ознакомиться с ними и не повторять аналогичных ошибок.
Кроме того, в целях минимизации рассмотренных рисков представляется целесообразным придерживаться требований, необходимых для признания фактическим получателем дохода иностранной компании, выступающей контрагентом российской организации. Указанные рекомендации, безусловно, не могут быть признаны исчерпывающими и полностью устраняющими данный риск. Как будет складываться судебная практика по применению новых норм налогового законодательства в настоящее время предугадать нельзя. Однако выполнение таких рекомендаций является обязательным минимумом, отсутствие которого однозначно будет ставить под удар упомянутые операции.

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.


Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Письмо подтверждение

Письмо-подтверждение составляется для того, чтобы дать согласие относительно любого вопроса и призвать партнера к дальнейшим действиям. Оно оформляется в произвольном виде: готовый образец и правила написания подробно рассмотрены в статье.

Скачать образец письма подтверждения (word)

Скачать пустой бланк письма-подтверждения (word)

Образец и правила написания письма

Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

  1. В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
  2. Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
  3. Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
  4. Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
  5. Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.
  6. После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
  7. Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании. Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили примеры правильного составления деловых писем, рекомендуем вам также ознакомиться с этой информацией .

Зачем пишется письмо подтверждение

Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

  • согласие на подписание договора или другого документа;
  • согласие на продолжение переговоров;
  • принятие решения по вопросу;
  • получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

  1. Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
  2. Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Рекомендуем вам также ознакомиться с тем как правильно составлять сопроводительные письма к документам.

Поделиться ссылкой:

Письмо-подтверждение (образец ниже) – это некоммерческое деловое письмо, которое является одной из разновидностей информационных писем. Его составляют, чтобы подтвердить получение информации, материалов, документации, достигнутые ранее договоренности и другое.

Письмо-подтверждение является знаком внимания и уважения к получателю и играет роль поддержания деловых отношений. Так как позволяет разрешить или урегулировать какой-то вопрос или укрепить взаимовыгодные отношения с адресатом письма.

Такое письмо может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Обычно его пишут на письменный или устный запрос КОНТРАГЕНТА, КОТОРОМУ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ.

ПОВОДЫ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.

Существует множество поводов для написания писем подтверждений. Наиболее распространенными причинами составления подтверждений являются:

  • письмо подтверждение адреса;
  • письмо подтверждение бронирования;
  • письмо подтверждение оплаты;
  • письмо подтверждение банка;
  • письмо подтверждение поставки;
  • письмо подтверждение встречи;
  • письмо подтверждение участия;
  • письмо подтверждение заказа;
  • подтверждение платежа письмо;
  • письмо о подтверждении стажа и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ

Так как письмо подтверждение является деловым письмом, то на нем не ставится название его вида. Нельзя указывать в этом письме его наименование типа «Письмо подтверждение». Это некорректно.

Письмо-подтверждение составляется на фирменном бланке организации в соответствии с действующим законодательством вашей страны.

КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ. ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Если вы задаетесь вопросом, как написать письмо подтверждение, то в таком письме важно указать предмет подтверждения. То есть если вы подтверждаете предварительную договоренность, тогда в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если вы подтверждаете получение документов – необходимо назвать их и т.д.

Слова и фразы, встречающиеся в письмах подтверждениях: Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем и т.п.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Письмо подтверждение юридического адреса

Уважаемый Имя Отчество,

АО «LINGUA» подтверждает свой юридический адрес: г. Уральск ул. Чапаева 10/1.

с уваженем, ..

Письмо подтверждение бронирования

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.

Согласно Вашей Заявки от 12.04.2018 г. подтверждаем бронирование гостиницы «Палас» для господина Осипова С.Е. Подробная информация о деталях бронирования прилагается к данному письму.

с уважением, Отдел бронирования

Письмо подтверждение поставки

Уважаемый Имя Отчество,

АО «LINGUA» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит Вас за быстрое выполнение заказа.

с уважением, …

Письмо подтверждение оплаты

Уважаемый Имя Отчество,

АО «М» сообщает Вам о подтверждении оплаты за услуги корпоративной связи.

Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.

с уважением, …

Примеры писем подтверждений смотрите по ссылкеhttps://delovoe-pismo.com/pismo-podtverzhdenie-obrazets-pisma/

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *