Первичная бухгалтерия, что это?

Первичная документация в бухгалтерии

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • Содержание документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Первичный документ

Смотреть что такое «Первичный документ» в других словарях:

  • первичный документ — Оправдательный документ, оформляемый при проведении хозяйственных операций, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения… … Справочник технического переводчика

  • первичный документ — 3.1.9 первичный документ: Документ, который может быть использован как исходный для получения документов другого вида (вторичных документов). Примечание Виды документов по ГОСТ 2.102. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ 28388–89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документ какого либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • первичный документ — см. первичные документы … Толковый переводоведческий словарь

  • Первичный документ (JOURNAL VOUCHER) — Оправдательный документ, оформляемый при проведении хозяйственных операций, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения… … Словарь терминов по управленческому учету

  • документ первичный — Документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Справочник технического переводчика

  • Документ Первичный — документ бухгалтерский, составляемый во время совершения сделки, операции. К Д.п. относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо сдаточные акты, наряды, квитанции и т.д. Д.п. может быть внешним (счета поставщиков) и… … Словарь бизнес-терминов

  • ДОКУМЕНТ, ПЕРВИЧНЫЙ — документ, служащий основанием для отражения записей в учетных регистрах, надлежаще оформленный. Первичные документы могут быть разовыми, предназначенными для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для… … Большой бухгалтерский словарь

  • документ первичный внутреннего учета сделок с ценными бумагами профессиональных участников рынка ценных бумаг — Документ, служащий основанием для записей в регистрах внутреннего учета профессиональных участников рынка ценных бумаг. К таким документам относятся: гражданско правовые договоры; кассовые и банковские документы; документы, удостоверяющие… … Справочник технического переводчика

  • документ первичный по поступлению и расходу производственных запасов — Документ, по которому непосредственно осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно… … Справочник технического переводчика

Первичные документы бухгалтерского учета: виды, классификация, требования

Первичные документы бухгалтерского отчета – важнейшее звено в документообороте любой компании. Без них не получится не только правильно посчитать все приходы-расходы и поступления, но и правильно посчитать (а тем более – подтвердить налоговой) отчисления в налоговую инспекцию. Какой бывает «первичка» и какие требования к ней предъявляются? Давайте разбираться.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Необходимо разобраться, что вообще понимают под этим определением. Итак, первичные документы бухгалтерского учёта – это подтверждение проведенных хозяйственных сделок на предприятии, принесших какой-либо экономический эффект. Это подтверждающий документ – например, какая-нибудь накладная.

Эти документы важны не только для учета в сфере бухгалтерии. Они необходимы для соблюдения налогового законодательства и подтверждения всех проводимых операций. С помощью первичных документов можно определить объем обязательств компании перед государством. Налоговая будет требовать эти справки, чтобы проверить правильность подсчетов.

Первичные документы должны оформляться непосредственно в момент проведения операции, либо же сразу после ее окончания. Но последнее – только в том случае, если нет возможности заниматься оформлением документов в процессе.

И стоит помнить, что такие оттягивания очень не рекомендуются и позволяются только в исключительных ситуациях.

Что такое «первичка»

Таким типом документов называются те, которые подтверждают уже осуществленные действия хозяйственного характера. Например, покупку нового токарного станка. Без первичной документации, способной подтвердить то или иное действие, невозможно занести расход/доход или поступление чего-либо в книгу учета.

Первичные документы могут быть и электронными, и бумажными – разницы нет. Единственная особенность такого электронного документооборота: для подтверждения необходима электронная подпись. Впрочем, некоторые предприятия могут ограничивать использование цифровых возможностей. По условию договора или в некоторых случаях, регулируемых законом, можно требовать предоставления только бумажной «первички».

В первичном документе бухгалтерского учета обязательно должна быть вся необходимая информация для учета хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть проблемы, связанные с налоговой. Если не получится подтвердить какой-либо расход или доход – сумма вычетов может увеличиться.

Такой документ – доказательство того факта, что в хозяйстве организации было совершено какое-либо действие, повлиявшее на экономическое состояние.

Перечень документов бухгалтерского учета

Интересно, что законодательством не регламентируются конкретные документы, поэтому можно выбирать из множества приемлемых вариантов. Это позволит отрегулировать удобство ведения отчетности. Но какая «первичка» вообще бывает?

  1. Договор. Содержит конкретные условия хозяйственной сделки. В нем перечислены все финансовые нюансы и ответственность всех задействованных сторон за выполнение.
  2. Товарная накладная. Перечисление всех оказанных услуг или передаваемых товаров. Сохраняется у каждого участника сделки – нужно будет сделать копии.
  3. Акт приема-передачи. Подтверждает, что услуга была выполнена в полном объеме, а ее качество удовлетворяет оговоренному. Этот акт подтверждает прием выполненной работы и, соответственно, полное одобрение заказчика.
  4. Акт приема-передачи № ОС-1. В отличие от предыдущего документа, используется в фиксации мероприятий с вводом-выводом основных средств.
  5. Счет. Подтверждение готовности оплатить товар или услугу. В счете могут быть перечислены дополнительные условия и прайс на предоставляемые услуги. Также этот документ позволяет вернуть деньги.
  6. Расчетная ведомость. Используется при решении хозяйственных задач, связанных с персоналом. То есть в этих ведомостях учитываются все ситуации по оплате труда. В расчетную ведомость необходимо включать не только, собственно, зарплату. Но и все премии, сверхурочные, стимулирующие и прочие денежные «вливания» в работника.
  7. Кассовые документы. Необходимы для учета финансовых сделок по реализации товара или услуги. В эту категорию входит не только кассовая книга, но и ордеры прихода-расхода.

Естественно, все эти документы оформляются по-разному в зависимости от установленных правил и порядков. Основные правила определены, и их необходимо придерживаться при создании первички.

Классификация документов «первички»

Существует несколько способов разделения бухгалтерской документации по категориям. Это заметно упрощает определение и непосредственно документооборот Группировка происходит по определенным принципам и особенностям.

Итак, первичные документы подразделяются:

  1. По назначению. Выделяются распорядительные – доверенности и платежные поручения; исполнительные/оправдательные – платежные ведомости и акты выполненных работ; документы бухгалтерского оформления – ведомости, расчеты и справки; комбинированные – кассовые ордеры, авансовые отчеты и требования; и бланки строгой отчетности – абонементы, квитанционные книжки и так далее.
  2. По объему содержания данных. Включены собственно первичные документы – кассовые ордеры и чеки; и сводные первичные документы – кассовые отчеты за определенный период и ведомости.
  3. По способу отражения хозяйственных операций. Выделяются разовые – кассовые отчеты; и накопительные – ведомости и лимитно-заборные карты.
  4. По месту составления. Разделены на внутренние (все, оформляемые организацией) и внешние (полученные от поставщиков, аутсорсеров и так далее).

Эта исчерпывающая классификация отражает практически все первичные документы, с которыми может столкнуться бухгалтерия при оформлении отчетности.

Учетные регистры для первички

Каждый поступивший в бухгалтерию первичный документ должен быть поставлен на учет. Поэтому существуют специальные учетные регистры. Это специальные счетные таблицы, сделанные по определенной форме. Они необходимы, чтобы собрать информацию о хозяйственных операциях на счетах и не запутаться в куче справок, накладных и так далее.

Учетные регистры бывают разные. Как правило, их подразделяют на следующие категории:

  1. По назначению. Сюда входят хронологические (записываются документы по мере их появления), систематические (первичка записывается с учетом ее группировочных признаков). Комбинация этих двух типов называется синхронистическими регистрами – в идеале именно их и должна делать бухгалтерия.
  2. По обобщению данных. В эту категорию попадают интегрированные (от частного к общему) и дифференцированные (от общего к частному) регистры.
  3. По внешнему виду. Все очень просто – разделяются по физической форме регистра. Он может быть в виде карточки, книжки, электронного носителя и так далее.

Правильное ведение учетных регистров заметно упростит задачу и предохранит от множества проблем.

Требования к первичной документации

Поскольку первичка является важной частью бухгалтерского документооборота, необходимо внимательнейшим образом относиться к ее ведению и заполнению. Существуют определенные требования, нормы и стандарты, которых придется придерживаться.

Что должно быть в первичке

Первичные бухгалтерские документы должны создаваться по определенным стандартам, чтобы налоговая без проблем приняла их, и в дальнейшем ни у кого не возникало проблем. Поэтому в первичке обязательно нужно указать следующую информацию:

  1. Название конкретного документа.
  2. Дата составления.
  3. Название субъекта, который (или от имени которого) проводится то или иное действие.
  4. В чем суть хозяйственной операции.
  5. Измерители хозяйственной операции. Бывают денежные либо натуральные. Если натуральные – надо указать, чем измеряется.
  6. Лица, ответственные за правильное проведение операции и подготовку документов по ней. Обязательно указывать должности.
  7. Подписи фигурантов, их ФИО и другой информации, которая поможет идентифицировать их.

Наличие всех этих данных необходимо не только для подтверждения, что операция действительно проводилась. Информация, указанная в документе, позволит в случае необходимости сверить все показатели, обратиться к действующим лицам и уточнить некоторые моменты.

Правила оформления первичной документации

Важно помнить, что при создании подобных документов недостаточно просто учесть данные, которые она должна нести. Нормами установлены определенные правила ведения и создания таких бумаг. Если они будут нарушены, или у налоговых инспекторов возникнут сомнения – придется не просто переделать документ, но и заплатить крупный штраф. Особенно если нарушение – не первое.

Итак, каких рекомендаций необходимо придерживаться, чтобы не вызвать гнев налоговой:

  1. Писать строго без ошибок (в том числе и пунктуационных) и помарок. Не допускать опечатки в электронных документах.
  2. Использовать можно любые ручки. Но желательно подобрать такие, которые не будут мазать при написании – это разведет грязь на бумаге, что недопустимо.
  3. Составлять документы нужно уже в случае предположений, что какая-то хозяйственная операция будет произведена. В крайнем случае (что очень не рекомендуется) можно составить и оформить первичку сразу после операции.
  4. Абсолютно все расчетные данные, представленные в цифровой форме, необходимо дублировать прописью.
  5. Если каких-то данных для заполнения реквизитов в бланке первички нет, необходимо поставить там прочерк. Пустые строки оставлять категорически запрещено.

Важно помнить, что чем ответственней бухгалтер будет относиться к заполнению первичных документов, тем меньше в будущем у организации будет проблем.

Что делать, если ошибка уже допущена?

В ситуации, когда необходимо подправить тот или иной первичный документ, необходимо знать, что можно и нельзя делать. Итак, при исправлении ошибок можно:

  1. Зачеркнуть неверные данные и указать правильные рядом. Обязательно поставить подпись человека, который поправил информацию, а также указание «Исправленному верить» и конкретная дата, когда была внесена правка.
  2. Сделать дополнительные записи. Применяется, если суммарные значения сделок были оформлены, но в результате оказались несколько выше. В таком случае необходимо остатки записать в новый документ и учесть их в текущем либо следующем отчетном периоде.
  3. Провести сторнирование. То есть исправить запись с применением отрицательных значений: прописать неверные данные красной пастой, после чего указать рядом правильные.

Ни в коем случае не используйте корректор! Он запрещен, и за его применение налоговая будет жестко наказывать нарушителя.

Также недопустимы заметные исправления, «грязь» и мажущие ручки. Вся документация должна быть оформлена предельно аккуратно.

Длительность хранения первички

Согласно статье 29 402-ФЗ, все необходимые документы должны храниться у экономического субъекта. Он обязан обеспечивать их сохранность в течение минимум пяти лет после окончания отчетного года. Это же подтверждается приказом Минкультуры РФ №558 (от 25.08.2010).

Налоговые инспекторы могут в любой момент запросить документы за указанный период. И организация будет обязана их предоставить. Кроме того, можно хранить документацию и дольше – в случае определенных обстоятельств она станет хорошим доказательством в суде.

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

1. Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ: зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы — это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении — первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

  • приходные и расходные кассовые ордера,
  • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
  • авансовый отчет,
  • бухгалтерская справка.

2. Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

  1. места составления:
  • внутренние,
  • внешние,
  1. используемых форм документов:
  • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
  • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
  1. вида носителя информации:
  • бумажные,
  • электронные,
  1. объема сведений:
  • первичные,
  • сводные,
  1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
  • по учету основных средств,
  • по учету МПЗ,
  • по учету начислений и выплате заработной платы,
  • по учету кассовых операций,
  • другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм:

  1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
  2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
  3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

4. Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье «Создание учетной политики в организации: бухгалтерский аспект». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

5. Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

  1. наименование документа,
  2. дата составления документа,
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
  4. содержание факта хозяйственной жизни,
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
  6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
  7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати — удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

Ее должны содержать, например, следующие документы:

  • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
  • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
  • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
  • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения — в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов — простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

  • приказ о праве подписи,
  • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота — это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

  • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
  • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

(Пример оформления графика документооборота также можно посмотреть в нашей статье про учетную политику.

9. Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов — это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов, при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении. При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

  1. ПБУ 21/2008
  2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
  3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка — документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

10. Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

  1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
  2. рядом указывается верное значение,
  3. проставляется запись «Исправлено»,
  4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение — исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» — 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

№ п/п Документы Срок хранения
1 По приобретению движимого имущества В течение не менее 10 лет после выбытия имущества
2 По сделкам с недвижимостью Бессрочно
3 Командировочные удостоверения при командировках на Крайний Север, ведомости выплаты дивидендов 75 лет

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 ). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

  1. самостоятельно. При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
  2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию. При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

12. Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

  1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
  2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

  1. В течение одного отчетного периода — до 10 тыс.руб.,
  2. В течение более одного налогового периода — до 30 тыс.руб.,
  3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Понятие бухгалтерских документов и их виды

Определение 1

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Если законодательством РФ или договором предусматривается представление первичного учетного документа другому лицу или в государственное учреждение в бумажном виде, то предприятие обязано по их требованию и за свой счет подготовить на бумажном носителе копию первичного учетного документа, которые формируется в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 ФЗ № 402). В качестве лиц выступают: клиенты, партнеры организации, налоговые агенты и др. Помимо этого, контролирующие и правоохранительные органы в ходе ведения различных типов проверок имеют право затребовать документацию, подготовленную на бумажном носителе.

Требования к первичной документации и ее реквизиты

Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:

  • наличие всех обязательных реквизитов;
  • составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
  • подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
  • обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.

Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.

При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.

Определение 2

Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.

Слишком сложно? Не парься, мы поможем разобраться и подарим скидку 10% на любую работу Опиши задание

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

  • наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
  • дата формирования документа;
  • наименование предприятия, создавшего документ;
  • содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
  • величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.

Замечание 1

Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.

Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.

Нельзя производить исправления в следующих видах документов:

  • кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
  • банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

Регистры бухгалтерского учета и документация бухгалтерской отчетности

Замечание 2

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета. Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.

Определение 3

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Замечание 3

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *