Печать в документах

Когда можно использовать дополнительные печати

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 августа 2011 г.

Содержание журнала № 16 за 2011 г.Н.А. Мацепуро, юрист

Многие организации, помимо основной печати, используют в работе еще и дополнительные. Они могут быть идентичны основной, а могут содержать различные надписи, указывающие на вид структурного подразделения компании (например, «Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Склад», «Секретариат», «Филиал») или тип документов, на которые ставится печать («Для финансовых документов» «Для счетов», «Для справок», «Для договоров» и др.). Это особенно удобно, когда нужно срочно поставить печать, а доступа к основной печати нет. Однако контрагенты часто подозрительно относятся к таким печатям и иногда даже просят заменить документ. К специальным печатям порой цепляются и налоговикиПостановление ФАС СЗО от 13.10.2009 № А21-8887/2008. Выясним, правомерны ли подобные претензии.

Можно ли иметь дополнительные печати

Сомнения в действительности заверенных дополнительной печатью документов возникают из-за того, что Законы об ООО и АО указывают на обязанность общества иметь «печать», а не «печати»п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но ведь и запрета иметь дополнительные печати нет. Суды с этим согласныПостановления ФАС ЦО от 07.09.2010 № А23-2563/09А-13-48; Третьего ААС от 31.03.2009 № А33-11861/2008-03АП-548/2009; Четвертого ААС от 14.12.2009 № А78-4869/2009 и даже признают наличие нескольких печатей обычаем делового оборотаПостановление Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

Как может выглядеть дополнительная печать

Вспомним, как должна выглядеть основная печать, и, исходя из этого, выделим виды дополнительных печатей.

1п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

На каких документах можно ставить дополнительную печать

Если печать на документе не обязательна, то вы можете проставить на нем любую печать, даже штамп.

Если же печать на документе обязательна, то вы можете использовать специальную печать, но лишь при соблюдении нескольких правил.

ПРАВИЛО 1. Специальные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной печатиПостановления ФАС ПО от 29.06.2009 № А06-6474/2008; Четвертого ААС от 30.11.2009 № А10-2163/2009.

ПРАВИЛО 2. Специальные печати применяются в соответствии с их назначениемПостановления Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10; ФАС ВВО от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340. К примеру, печать «Для счетов» не следует ставить на договорах, а печать филиала — на документах головного подразделения. А вот у печати «Для документов» назначение общее, поэтому ее можно использовать для любых документовПостановление ФАС ЗСО от 11.11.2010 № А70-4089/2010.

ПРАВИЛО 3. На договорной документации, а также документах приема-передачи товаров (работ, услуг) специальная печать применяется, если договор этого не запрещаетПостановление Седьмого ААС от 17.12.2010 № 07АП-10623/10. Например, если в договоре нет оговорки, что стороны могут использовать лишь основную печать, то можно поставить на документах печать «Для документов».

Совет

На документы для госорганов лучше все-таки ставить основную печать. Это избавит компанию от возможных придирок с их стороны и споров. А для удобства можно изготовить несколько одинаковых печатей.

Напомним, что печать обязательна, например, на таких документах:

  • доверенность от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ;
  • договорып. 1 ст. 160 ГК РФ;
  • налоговые декларации и расчеты по страховым взносам (форма РСВ-1 ПФРутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н и форма-4 ФСС РФутв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 № 156н);
  • справки по форме № 2-НДФЛутв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
  • представляемые в ИФНС по требованию налоговиков документып. 2 ст. 93, пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ;
  • унифицированные формы первички, предусматривающие реквизит «Место печати» (например, накладная по форме № ТОРГ-12утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, акты по форме № КС-2 и КС-3утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100);
  • трудовые книжкипп. 2.2, 2.3 Инструкции… утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил… утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

***

При использовании дополнительных печатей помните, что налоговикам до них особого дела нет. Важно это в основном контрагентам. К примеру, в ситуациях, когда ваша компания — покупатель. Поскольку они опасаются, что вы, поставив на приемо-сдаточных документах дополнительную печать, впоследствии откажетесь оплачивать товары (работы, услуги). То есть будете оспаривать факт их приемки, ссылаясь на то, что ни печать, ни подписи в этих документах к вам никакого отношения не имеютПостановления ФАС УО от 03.06.2011 № Ф09-2118/11-С5; Восемнадцатого ААС от 01.06.2011 № 18АП-4749/2011; Восьмого ААС от 19.04.2010 № А70-10916/2009; Четвертого ААС от 22.12.2009 № А19-12082/09; Тринадцатого ААС от 25.08.2008 № А56-43993/2007.

Поэтому из этих же соображений и вы внимательно проверяйте полномочия ваших покупателей на подписание отгрузочных документов и соответствие поставленных ими печатей названным нами требованиям.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Когда применяется печать для документов?

Собственный бизнес – это неустанная работа. При продвижении компании к новым вершинам вас поджидает большое количество тонкостей и правил ведения предприятия. Особое место в жизни любой фирмы занимают печати. Сколько их должно быть и куда ставится печать на документах? Как открыть штамп для документов, кто должен ими заведовать и где они хранятся? Стоит ли ограничиться основной, или же удобнее вести бизнес имея несколько различных вариантов?
Однозначного ответа на данные вопросы не существует, однако есть наработанная практика, опыт и практичный пример оттиска для документов. Сейчас существует огромный выбор инструментов для офиса: печати различных видов, штампы, нумератор страниц автоматический или ручной, факсимиле и т.д. Нужно только правильно подобрать необходимый вариант.
В нашей статье вы узнаете, когда применяется печать для документов, куда ее можно ставить, и оправдано ли вообще использование печати для документов.

Гербовая печать и печать для документов: в чем разница?

В современных деловых отношениях без штемпелей не обойтись. В любой компании должны быть в наличии так называемые гербовые или приравненные к ним печати. Стоит сразу же обозначить, что гербовая печать представляет собой уникальную категорию, которая предназначена для органов государственной власти и непосредственных государственных учреждений. Помимо этого, подобного вида печати могут использовать организации, имеющие соответствующие полномочия. В противном случае предполагается наличие основного оттиска, который по своей функциональности приравнивается к гербовой, однако им не является.

  • Гербовая — должна быть выполнена на круглом клише и включать в себя следующие элементы: государственный герб в центре, по окружности наименование организации.
  • Основная — имеет круглую форму и вмещает в себя: полное название фирмы на русском языке, а также адрес, ИНН, ОГРН и т.п. Допустимо дублирование названия фирмы на иностранном языке, наличие собственной эмблемы, товарного знака и другие индивидуальные отличия.

Использование одной основной печати не всегда удобно. Ведь за каждым экземпляром закреплен сотрудник, который обладает правом ее использования. В вопросе главного штемпеля, который имеет абсолютную силу, подобные функции разрешены только директору, а выдавать посторонним людям на руки такой могущественный инструмент готов далеко не каждый. Для того чтобы разграничить ответственность работников, упорядочить документацию и обезопасить бизнес от мошенников, во многих компаниях наряду с основной печатью используется клише с надписью для документов. Они имеют ряд отличительных черт, однако в базовом содержании основываются на тех же требованиях что и основной инструмент.

  • Круглая печать для документов представляет собой клише, в котором указаны полное название фирмы и точный адрес. Эти данные дополняются надписями: «Отдел кадров», «Филиал» или «Для документов», «Для счетов» и т.д. Все зависит от того, где и кто будет использовать данный оттиск.

Присутствие же герба государства на печати организации недопустимо, так же как и использование его видоизмененных вариантов. Подобные действия могут быть расценены, как подделка геральдических знаков и их использование, а это является прямым нарушением закона.
Сегодня печать предприятия для документов может иметь различный внешний вид. Удачный пример клише для документов: внешне оттиск основной и для документов идентичны, но с необходимыми дополнениями во вспомогательном клише. Однако при желании дизайн может быть выполнен абсолютно в самостоятельной компоновке, различной формы и наполнения. Хотя такие инструменты уже относятся к категории штампов, нежели печатей. Главное чтобы основная информация была читаема и в полном объеме. Поэтому как правильно сделать печать для документов, решать исключительно вам.

Использование печати для документов

Использование печати для документов крайне удобно и функционально. Введение подобных дополнительных инструментов позволяет грамотно распределить ответственность и наладить заверку любых бумаг. Дополнительным бонусом становится распределение загрузки на клише, что продлевает срок службы основного экземпляра в несколько раз.
На момент принятия решения о введении дополнительных щтемпелей каждый директор уже знает ответ на вопрос, зачем нужна печать для документов именно ему. Главная причина: гарантия того, что основная печать будет иметь ограниченное количество пользователей, вплоть до одного. Такой подход позволяет отслеживать все важные бумаги и исключать возможные махинации со стороны персонала. Куда ставить печать на документах, а где использовать основную – руководитель решает сам, основываясь на допустимом уровне доверия к сотрудникам и безопасности для своего бизнеса. В целом использование такого оттичка приравнивается по силе к основному, однако это актуально только в тех случаях, когда стороны согласны с внедрением печати для документов.
Дополнительный инструмент является универсальным решением. И если вы задались вопросом как правильно оформить печать для документов и учли при этом все требования к основному клише, то вы получаете средство, которое подойдет во многих ситуациях и не вызовет никаких проблем.
Как открывается печать для документов, и как закрыть печать для документов?
В зависимости от той или иной компании при изготовлении придется представить различные документы, подтверждающие наличие фирмы, ее директора и т.д. Полный список таких свидетельств может отличаться в разных мастерских. В вопросах закрытия печати все довольно просто. При изъятии из оборота, компании следует уничтожить ее, при этом данное действие фирма может выполнить: своими силами, обратиться в мастерскую или орган по учету штампов. Самый простой способ – удалить клише самостоятельно, при этом в момент данной процедуры составляется акт об уничтожении, в котором фиксируется информация:

  • место и время уничтожения;
  • состав комиссии;
  • причина уничтожения;
  • оттиск уничтожаемой печати;
  • способ уничтожения: опиливания 2-мя линиями, сжигание или разрезание;
  • заключение комиссии о непригодности к использованию даннго штемпеля и их подпись.

Таким образом, вы фиксируете наличие данной печати в прошлом и ее законность, при этом полностью исключаете возможность проведения махинаций, так как использование старого оттиска после зафиксированного уничтожения будет довольно просто отследить и доказать свою правоту в борьбе с мошенниками. При этом рекомендуется вести учет всех печатей и штампов, применяемых на производстве.

Где и куда можно ставить печать для документов?

Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:

  • Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
  • Дополнительные соглашения.
  • Акты приема-сдачи работ.
  • Справки и характеристики.
  • Командировочная документация.
  • Ходатайства и гарантийные письма.
  • Трудовые книжки.
  • Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.

В целом ситуаций, когда применяется печать для документов, по-настоящему много и большинство из них представляют ежедневные рабочие процессы. Поэтому и дополнительные клише пользуются большим спросом у предпринимателей разной величины. Но в процессе работы могут возникать и недопонимания. Не все партнеры доверят ту или иную сделку бумагам, заверенным дополнительной печатью. И чтобы не происходило подобных ситуаций, такие моменты сотрудничества необходимо обговаривать заранее. Да и назначение печати для документов может быть совершенно разным. Важным является лишь тот факт, что штамп организации для документов не подходит для заверки банковских бланков, счетов, финансовых отчетов в налоговые и статистические органы, фонды и т.д.

Куда ставить печать на документах?

Как и любая другая, печать для документов ставится в отведенное для нее место. Во многих бумагах эта область помечается как «Место печати» или «М.П.». Вторым важным моментом в вопросе как пользоваться печатью для документов становится правило, в котором сказано, что оттиск не должен залезать на текст, подпись и ее расшифровку.
Все символы печати и заключаемого договора должны быть максимально читаемыми. И, конечно же, сам оттиск обязан иметь четкий рисунок. При соблюдении этих правил печать для документов на договоре не вызовет сомнений и вопросов.

Печати и штампы с юридической точки зрения

Немного о печати
В обычной жизни человек не использует печати. Если требуется идентификация личности, можно поставить отпечаток пальца. Это индивидуальный знак.
А для решения деловых вопросов с глубокой древности люди стали применять приспособления, их делали из камня, кости, ценных пород дерева. У правителей этой цели служили перстни.
В настоящее время печать — это устройство, клише, изготовленное из резины или полимера, которое служит для нанесения оттиска на бумаге с полным названием фирмы, местом её нахождения и другими данными.
Проставление печати – это ритуал, священный акт, который скрепляет договоренности.
Иметь или не иметь?
Как в песне: «Думайте сами, решайте сами».
Так ли важно наличие этого знака на документе?
Еще 40 лет назад при СССР было принято Положение о порядке использования печати и оно действует до настоящего времени.
Различают:

  • гербовые печати (ГОСТ Р 51511-2000)
  • основные для мелкого бизнеса, адвокатов, нотариусов, врачей, требования к ним не такие жесткие;
  • и дополнительные, для разных направлений деятельности.

Гражданское законодательство не слишком строгое в этой области, впрочем, как и всегда, запутанное. Даже не прописано четко и однозначно, например, в ГК РФ, надо или нет всем юридическим лицам иметь печать. На основании федерального закона, который вышел не так давно (82-ФЗ от 06.04.2015) фирма, начиная с 2015 года имеет право работать без печати, если это прописано в Уставе. Индивидуальный предприниматель также может работать без печати (подробнее в этой статье).
Долгое время законодатели бились над вопросом – нужен ли оттиск в трудовой книжке. В 2017 г. Спорный вопрос был решен, теперь, если частный предприниматель работает без печати, то в трудовой её не будет.
Но чаще всего такие моменты решаются в суде, т.к. и работники, и сотрудники ПФР придираются к отсутствию печати.
Итог сей басни — выгодней и проще иметь печать, чем постоянно доказывать, почему её нет.
В чем разница между печатью и штампом
Наличие печати служит подтверждением подлинности, а штамп ставят для замены повторяющихся надписей.
Куда и зачем ставится печать?
Печать – это важный деловой элемент практически каждой организации и относится к ней надо ответственно.
Фирмы, которые ответственно подходят к этому делу, пишут инструкцию по ГОСТу ведения документооборота и архивного дела, в которой указывают:

  • перечень штампов, факсимиле и печатей;
  • место, где они будут храниться;
  • список сотрудников, отвечающих за хранение и имеющих право использовать их;
  • непосредственно правила использования;
  • список документов, требующих проставления печати.

Передача осуществляется под расписку в журнале учета. Место для него — в сейфе.
Только подлинные документы заверяются печатью для подтверждения их юридической силы.
Если вы видите метку «М.П.» смело ставьте туда. Главное, она не должна перекрывать подписи и расшифровку.
И ни-ни, даже не думайте ставить вашу дорогую печать на чистых листах. Такое легкомыслие может обернуться потом судебными разбирательствами. В наш век технического прогресса документы могут подделать, да и само предприятие может подвергнуться рейдерскому захвату.
Также при разработке клише стоит использовать защитные элементы: редкие шрифты, искажения или имитация дефекта, микротекст, контрольные знаки, называемые «цербер», видимые только при ультрафиолетовом свете, растровое поле. Специалисты вам подскажут.
Понятно, что невозможно себя застраховать от подделки на 100%, если ваше предприятие заинтересует такого рода деятелей.
Печать или штамп – вот в чем вопрос? Чем они отличаются?
Вопрос о том, где нужна печать на документах, а где можно обойтись штампом, возникает у руководителей предприятий регулярно. Дело в том, что ГК РФ рекомендует ставить оттиск только, если это предусмотрено правовыми актами или соглашением сторон.
Давайте разбираться!
У себя в организации руководитель может составить собственный перечень документов, на которых нужна печать. Издается приказ со списком руководящих лиц, имеющих право подписи.
Согласно Трудовому Кодексу деловые бумаги, т.е. приказы, договоры, доверенности и прочее, будут считаться действительными и без неё по ст. 67 ТК РФ.
Первичные документы, т.е. накладные, счета составляются по официально утвержденным унифицированным формам, следовательно, если там есть знак «М.П.», то печать обязательна.
Штампы необходимы там, где часто приходится на документы проставлять какой-нибудь повторяющийся текст. Реквизиты компании, слово «оплачено» или «копия верна», гриф «секретно» и другая информация.
Для использования штампов подходят копии документов, выписки, заверение справок. Они могут быть прямоугольными или треугольными. Работники, использующие их, отвечают за их сохранность.
Также отметим, что все больше организаций переходит на использование электронно — цифровой подписи ЭЦП для налоговой отчетности, а в судейской практике оттиск печати квалифицируется уже не как обязательный, а лишь как дополнительный реквизит.
Утилизировать или выбросить — как правильно?
Если гербовая (основная) печать перестала быть необходимой организации, то как лучше ее утилизовать?
Печать следует уничтожить, а не просто выкинуть в мусорное ведро. Эту процедуру можно сделать самостоятельно, когда специальная комиссия составляет акт с указанием даты, места, присутствующих и причины, уничтожения. Там же прописывается способ ликвидации, затем он хранится постоянно.
Также вы можете обратиться в штемпельную мастерскую, где так же вся процедура утилизации документально фиксируется. Уничтожение клише проводят если меняется название, реквизиты организации или в случае ликвидации фирмы.
Если у вас случилась неприятность и печать пропала, то уведомлять государственные органы не обязательно. Клише по оттиску вы сможете заказать в штемпельной мастерской. Если же вы подозреваете хищение и у вас есть подозрение, что печать может быть незаконно использована, необходимо заявить в полицию и оповестить СМИ.
Некоторые руководители предпочитают разбираться в данной ситуации самостоятельно.
Например, в нашей практике были случаи, когда руководители подозревали, что сотрудники сделали копию печати организации и пользуются ей незаконно. Чтобы выявить нарушение, мы делали точную копию печати с очень незначительным отличием, которое не видно глазу. Такое отличие выглядит, как помарка на бумаге. Но с помощью этой «незамысловатой» защиты руководитель мог «поймать» нарушителя.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *