Отсутствие дефектных ведомостей

Как заполнить по образцу дефектный акт на текущий ремонт и другую рабочую документацию (договор, смету и прочие)?

Список

СПРАВКА! Возможен текущий ремонт по плану управляющей компании или по инициативе собственников жилья. Документация в двух случаях различна.

При плановом ремонте ведется следующая документация:

  • договор;
  • смета;
  • дефектная ведомость;
  • акт на списание материалов;
  • план;
  • проект;
  • техническое задание.

Для собственников недвижимости требуется другой список документов:

  • смета;
  • договор;
  • план;
  • проект;
  • журнал производства;
  • техническое задание.

Обязательные и факультативные бумаги

При этом, не все из перечисленных документов необходимы. Для планового ремонта в обязанности управляющей компании входит:

  • составление сметы;
  • оформление дефектной ведомости (дефектного акта);
  • составление акта на списание материалов.

Для собственника же достаточно составить отчет для налоговой инспекции, и список обязательных документов ограничивается сметой и договором (при его заключении).

При заказе ремонтных работ самостоятельно можно столкнуться с тем, что строительная компания навязывает большой и достаточно дорогой перечень услуг, в том числе оформление якобы необходимых документов. Не дайте себя обмануть! Если у вас возникают сомнения, стоит обратиться непосредственно в налоговую или ЖКХ для получения достоверной информации.

Правила оформления

Расскажем, как оформляется рабочая документация при текущем ремонте.

Договор

Заключается контракт со строительной фирмой или непосредственно с подрядом, выделенным для проведения работ. В качестве заказчика может выступать как управляющая компания, так и владелец жилья. Подробнее о том, кто составляет план и проводит текущий ремонт жилья, читайте .

Перед заключением договора заказчик имеет право ознакомиться с информацией о предстоящем ходе ремонта. Исполнитель в свою очередь должен в обязательном порядке предоставить следующие данные:

  • цена услуг;
  • способы оплаты;
  • виды и качество работ;
  • информация о подрядчике (стаж, квалификация и проч.).

В случае несоответствия заказа с выполненными работами или нарушения договора претензии предъявляются именно подрядчику. При необходимости разбирательство в суде проходит также с ним. Поэтому данные о нем – важный пункт.

СПРАВКА! Согласно ст. 503—505 Гражданского Кодекса РФ при нарушении условий договора подрядчиком, последний обязуется провести ремонтные или исправительные работы за свой счет или выплатить заказчику материальный ущерб. Обязанности заказчика оговариваются в соглашении.

Теперь вам известно об оформлении договора по ремонту помещения.

Это документ, объясняющий затраты компании на выполнение работ. Составление ведомости процесс трудоемкий. Для этого формируется специальная комиссия, задача которой проверить качество ремонта, соотнести с исходным заказом и выявить возможные дефекты. В состав комиссии входят:

  • сотрудник бухгалтерского отдела;
  • представитель подразделения по работе с оборудованием;
  • подрядчик, или один из рабочих подряда.

Составление ведомости несет в себе две основные функции:

  • контроль затрат;
  • налоговый отчет.

Последнее следует понимать как оправдание перед налоговой, то есть на что были потрачены деньги компании за определенный период.

Структура дефектной ведомости на ремонт помещения представляет собой таблицу, содержащую сведения о проведенных работах, а также о возможных дефектах и несоответствиях, выявленных в ходе комиссии.

Четкого образца документа нет. Дефектная ведомость – основной документ локальной сметы.

ВНИМАНИЕ! Документ должен содержать подписи всех членов комиссии и управляющего строительной компанией. В противном случае он не действителен.

Акт о списании материалов

Является одним из отчетных документов для компетентных органов. Данный документ содержит информацию об использованных стройматериалах с указанием цели их использования и стоимостью, которая и списывается со счетов компании.

Для составления акта на списание материалов также формируется комиссия, состоящая из:

  • ответственного за материалы;
  • главного бухгалтера;
  • уполномоченного экономиста компании.

Члены комиссии заверяют документ подписями.

  • Скачать бланк акта на списание материалов на текущий ремонт
  • Смета

    Самый необходимый документ при ремонте. Если говорить простым языком, это систематизация расходов на ремонт. Смета на ремонт помещения составляется при наличии бюджета, и подразумевает грамотный и рациональный расчет исходной суммы для наиболее качественного результата. Она включает в себя:

    • список необходимых материалов и их стоимость;
    • перечень работ и их стоимость;
    • общие затраты на транспортировку.

    При плановом ремонте составлением сметы занимается бухгалтер строительной компании. Перед этим проводится тщательный осмотр ремонтируемого объекта/помещения, чтобы рассчитать объем работ и материала.

    Если вы занимаетесь ремонтом самостоятельно, то составить смету вы можете сами в программе Excel, но будьте при этом очень внимательны, чтобы верно все рассчитать. Если вы сомневаетесь в своих силах, вы можете заказать смету у строительной компании за отдельную плату. Имейте в виду, что сама услуга не будет включена в документ.

    • Техническое задание

      Составляется заказчиком (компанией или собственником) для исполнителя. В первом случае составлением занимается бухгалтер совместно с компетентным представителем ЖКХ. Во втором – либо сам собственник, либо наемный работник.

      Техническое задание представляет подробное описание подлежащего ремонту объекта, с указанием требуемых услуг и материалов, а также бюджета, которым располагает заказчик. В ТЗ следует с максимальной точностью расписать все, что требуется от рабочих – именно этим документом они будут руководствоваться во время проведения работ.

      СПРАВКА! Вы можете приложить к ТЗ уже готовую смету и передать пакет документов исполнителю. Также возможен вариант, что на основе ТЗ исполнитель составляет все остальные документы самостоятельно.

      Журнал производства

      Выдается собственнику в управляющей компании после получения разрешения на проведение ремонта. Но не для каждого вида работ требуется ведение журнала, а только для тех, которые прописаны в пп. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №508, а именно:

      • укрепление несущих стен;
      • изменение конструкции полов;
      • работы, связанные с гидроизоляцией.

      Согласно с п.1 Приложения 4 ППМ 508 в редакции 840, в журнале производства указывается «технологическая последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства работ по перепланировке».

      Если вам выдали журнал, то за ним закреплен человек, имеющий разрешение на его заполнение. Все записи заверяются его подписью, а также подписями собственника и подрядчика.

      Проект

      Нужен ли проект? Да, его наличие обязательно для капитального, но относительно текущего ремонта составляется по желанию заказчика.

      Проект является графическим представлением объекта после проведения всех соответствующих работ. В нем следует указывать:

      • расположение и планировку комнат/помещений;
      • места установки основной техники;
      • розетки, выключатели.

      Может быть составлен как общий проект, так и подробный, каждого помещения.

      Проектированием занимается дизайнер, которого вам могут предложить в строительной компании, или вы можете нанять его самостоятельно.

      План

      Объединяет в себе техническое задание, проект и смету. Это описание всего процесса ремонта, необходимых работ и услуг с учетом их стоимости, а также предусматривает неожиданные ситуации и выход из них.

      План текущего ремонта многоквартирного дома составляется заказчиком совместно с подрядчиком и сотрудником строительной компании.

      Заявление на проведение работ

      Документ относится к плановому ремонту. Такое заявление составляется жильцами, требующими проведения ремонта в своем доме.

      Вы можете написать претензию в управляющую компанию, если плановый ремонт не был произведен.

      Управляющая компания обязана проводить плановый ремонт многоквартирных домов в соответствии с Постановлением ГК по строительству №170 от 27.09.03. Плата за плановый ремонт включена в стоимость коммунальных услуг. Поэтому в случае игнорирования заявления в УК вы имеете право обратиться в суд.

      • Что входит в содержание и текущий ремонт жилья, читайте , а в этой статье рассказано о законодательных актах, регулирующих проведение работ.

        Возможные затраты

        В вышеописанных документах, казалось бы, отражены все стороны ремонта, учтены все нюансы. Но следует понимать, что в целом помимо закупки материалов и оплаты услуг подряда возможны дополнительные расходы, как например:

        • заказ проекта и плана;
        • оплата услуг бухгалтера (при составлении сметы);
        • дополнительные затраты при непредвиденных обстоятельствах.

        О том, что относится к текущему ремонту по закону, чем он отличается от капитального, каковы сроки проведения планово-текущего ремонта в многоквартирном доме, а также об особенностях текущего ремонта в подъезде вы можете узнать на нашем сайте.

        Как оказалось, не так сложно разобраться в документации при текущем ремонте. Но если вы делаете ремонт самостоятельно, рассчитывать только на свои не всегда верное и выгодное решение – смело обращайтесь за помощью к специалистам, знающим свое дело.

        При посещении автосервиса владельцу сначала сообщают о неисправностях в его автомобиле, согласовывают с ним стоимость, а уж затем приступают к работе. Чтобы не возникало споров, при оказании услуги, рекомендуется провести заполнение дефектной ведомости. Эта простая бумажка легко устранит возникшие разногласия.

        Дефектная ведомость: понятие

        Дефектной ведомостью на ремонт автомобиля называют список составленный специалистами при осмотре. В сводке перечисляются неисправности машины, указываются работы по ремонту и сроки выполнения. Составляется такой документ не только в автосервисах.

        В случае гарантийного обслуживания специалисты службы по дефектам из сервисного центра определяют характер обнаруженной неисправности и классифицируют её. Диагноз может быть или заводской брак, или неполадка, возникшая в процессе неправильной эксплуатации.

        Страховые компании также используют дефектные ведомости. Список повреждений, подписанный специалистами, помогает зафиксировать, какие неисправности получила машина в ДТП. Для владельца автомобиля этот документ становится необходим, если он планирует требовать возмещения ущерба через суд.

        Если у предприятия имеется свой автопарк, то ремонтниками заполняется специальный бланк дефектной ведомости. Документ утверждается начальством и передается в бухгалтерию. На основании дефектовки выписываются запасные части со склада или дается направление на ремонт.

        Дефектная или дефектовочная ведомость: как правильно

        Юридический и экономический словари оперируют понятием ведомость дефектная. Говорить и писать дефектовочная — не совсем правильно. Такое выражение относится к разговорным оборотам.

        Ремонт автомобиля: какое участие принимает служба по дефектам

        Количество и характер неисправностей определяется специалистами с надлежащей квалификацией. Служба по дефектам определяет неисправности. Если необходима разборка автомобиля для определения скрытых дефектов, то она производится.

        При составлении дефектной ведомости инженеры придерживаются последовательности:

        1. Визуальный осмотр автомобиля, его узлов и агрегатов. Используются подъемники, ямы, специальные лампы.
        2. Демонтаж механизмов авто, в которых обнаружены признаки неправильной работы, и их более детальное исследование.
        3. Обнаружение скрытых повреждений.
        4. При необходимости замеры геометрии кузова и других количественных показателей автомобиля.
        5. Описание данных в документации.

        Отличие дефектной ведомости от акта

        Нельзя путать дефектную ведомость и акт выполненных работ. Дефектовка является первичным документом, которым подтверждается наличие у автомобиля дефектов, определенных в ходе исследования. На основании этого списка может быть принято одно из решений:

        • о ремонте машины;
        • о списании авто;
        • о возмещении ущерба;
        • о снятии транспортного средства с учета.

        Акт выполненных работ подтверждает, что ремонт автомобиля выполнен в полном объеме, качественно и в срок. Иногда, результаты первичного осмотра называют актом о дефектах. Это название является приемлемым и не нарушает смысла документа.

        Правильное заполнение бумаг

        Внимание! Некорректно оформленный дефектный акт не имеет юридического значения силы и не рассматривается судом в качестве абсолютного доказательства.

        Единой формы дефектной ведомости нет, но общая концепция имеется. Документ может быть оформлен на обычном листе бумаги.

        • В верхней части бланка печатают надпись, с грифом утверждаю, или ставят штамп. Здесь руководитель организации ставит подпись, и она заверяется печатью.
        • Обязательно указывается дата заполнения.
        • Далее идет подзаголовок с указанием названия автомобиля и его идентификационных данных.
        • Под заголовком размещают таблицу, в которой перечисляют обнаруженные дефекты и варианты их устранения.
        № п\п Дата Причина дефекта Наименование работ Ед.изм. Кол-во
        1

        Скачать бланк дефектной ведомости можно бесплатно по этой ссылке.

        Предъявляемые требования к составлению

        • В первый столбик вносится номер по порядку, во второй — найденный дефект. Например, износ диска сцепления.
        • В следующей колонке указывается характер работ. В нашем случае это может быть: замена диска сцепления, корзины.
        • Далее указывается количество и в чем измеряется. Внизу ведомости обязательно ставится надпись об ознакомлении владельца с дефектной ведомостью и его подпись.

        Если в составлении дефектовки принимает участие комиссия, в лице бухгалтера, начальника цеха и других лиц, то этот факт обязательно отражается в документе. По окончании процедуры в акте ставятся их подписи.

        Тоже интересно: Предпусковой подогреватель двигателя — какой выбрать для легкового автомобиля?

        Водители с какой категорией прав могут управлять мопедом или скутером: расскажем .

        Какие 3 главных этапа осмотра нужно учитывать

        При осмотре необходимо учесть важные моменты:

        1. В ведомости обязательно должна быть информация, позволяющая произвести идентификацию автомобиля: гос. номер или VIN.

        2. Осмотр может производиться только специалистом с необходимой квалификацией.

        3. Документ должен быть заверен подписью руководителя организации и печатью.

        Действительно ли нужна дефектная ведомость или можно обойтись без нее

        При обычном визите в знакомый вам автосервис вполне можно обойтись и без составления дефектной ведомости. Но в ряде ситуаций, таких как: исследование машины после ДТП, обмен авто по гарантии и некоторых других, без этого документа не обойтись.

        Образец заполнения

        Образец заполненной дефектной ведомости на ремонт автомобиля вы можете посмотреть на фото:

        Стоимость

        Стоимость составления дефектной ведомости зависит от многих факторов. В прайсе автосервисов стоимость сопоставима с тщательным осмотром машины. Если вы будете ремонтировать машину, то на осмотр делают значительную скидку. Очень средняя цена — 500 рублей.

        В экспертных учреждениях осмотр и оценка обойдутся от 3 до 5 тысяч рублей. В гарантийных сервисных центрах дефектовку составляют бесплатно.

        Смотрите также видео об оформлении дефектовочной ведомости за счет подрядчика:

        Дефектная ведомость: ситуации из практики (Соловьева А.А.)

        Быстрая навигация: Каталог статей Иные вопросы Дефектная ведомость: ситуации из практики (Соловьева А.А.)

        Дата размещения статьи: 18.03.2016

        Известно, что дефектная ведомость является одним из документов, подтверждающих целесообразность осуществления расходов. Представление дефектных ведомостей налоговому органу и суду повышает шансы налогоплательщиков в налоговых спорах. Однако бывает и наоборот, когда контролеры используют сведения, отраженные в дефектных ведомостях, как основание для доначислений.
        Рассмотрим некоторые ситуации, чтобы взять их на вооружение.

        Дефектная ведомость на вновь приобретенное имущество

        Организация приобрела бывшее в употреблении имущество (транспортное средство, строительную технику и т.п.), требующее восстановительного ремонта. Чтобы обосновать необходимость его проведения, организация составила дефектную ведомость. Другие нужные документы (договор на выполнение работ, акты приема-передачи имущества в ремонт и из ремонта, счета-фактуры) тоже были оформлены надлежащим образом. Однако налоговые инспекторы нашли повод для начисления недоимки по налогу на имущество, пеней и штрафа и уменьшения размера убытка по налогу на прибыль. Причем суд, несмотря на наличие всех необходимых документов, встал на сторону налогового органа. Почему?
        Как следует из Постановления АС ДВО от 03.12.2014 N Ф03-4978/2014 по делу N А73-4441/2014, налогоплательщик решил, что затраты на восстановительный ремонт снегоуборочной машины должны быть учтены единовременно и не подлежат включению в первоначальную стоимость приобретенного основного средства и отнесению на расходы через амортизационные отчисления.
        Арбитры приняли во внимание, что перед заключением договора купли-продажи (согласно которому цена машины составляет 500 тыс. руб.) налогоплательщик заключил договор на выполнение капитального ремонта данной техники, стоимость которого многократно превышала цену приобретения (10 млн руб.). Машина введена в эксплуатацию после ремонта. Из материалов дела, в том числе дефектной ведомости, следует, что на момент приобретения машина находилась в нерабочем состоянии, в ходе ремонта заменены все основные детали машины (ходовая часть, пневматические рукава, приводы, силовая установка). Таким образом, приобретенная организацией машина не была готова к эксплуатации и фактически не использовалась до момента окончания ремонтных работ.
        При таких обстоятельствах суд решил: спорные затраты подлежат включению в первоначальную стоимость приобретенного основного средства как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Свой вывод судьи обосновали следующим образом.
        Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, в которую включаются также затраты на приведение объектов в состояние, пригодное для использования. Применение данного правила не зависит от основания возникновения у организации права на соответствующий объект (приобретение или строительство) (п. п. 4 и 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» <1>, п. п. 23, 24, 26, 32 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств <2>). Следовательно, снегоуборочная машина подлежала постановке на бухгалтерский учет как основное средство после доведения ее до состояния готовности и возможности эксплуатации.
        ———————————
        <1> Утверждено Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.
        <2> Утверждены Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.

        Данный вывод согласуется с правовыми позициями, изложенными в Постановлении Президиума ВАС РФ от 16.11.2010 N ВАС-4451/10 <3> и п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2011 N 148 «Обзор практики разрешения арбитражными судами дел, связанных с применением отдельных положений главы 30 Налогового кодекса Российской Федерации» <4>.
        ———————————
        <3> Согласно этой позиции одним из условий отнесения объекта к основным средствам, определенных ПБУ 6/01, является способность объекта приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем. Невозможность использования объекта даже при наличии разрешения на ввод в эксплуатацию свидетельствует об отсутствии оснований для квалификации этого объекта в качестве основного средства и включения его стоимости в базу по налогу на имущество.
        <4> В нем указано: если конкретное имущество требует доведения до состояния готовности и возможности эксплуатации, такое имущество может учитываться в качестве основного средства и признаваться объектом налогообложения только после осуществления необходимых работ и формирования в установленном порядке первоначальной стоимости с учетом соответствующих расходов.

        Следовательно, затраты на восстановительный ремонт должны включаться в первоначальную стоимость приобретенного основного средства и учитываться при расчете базы по налогу на имущество (ст. ст. 374, 375 НК РФ).
        Аналогичный порядок применяется и в целях налогообложения прибыли, что следует из положений пп. 2 п. 1 ст. 253, ст. ст. 256, 257, 260, 270 НК РФ. Поэтому мнение инспекции о необходимости уменьшения убытка по налогу на прибыль соответствует закону.
        Подчеркнем важный нюанс. Решение суда определялось не тем, что расходы на восстановление объекта многократно превышали цену его покупки, а тем, что приобретенное имущество было непригодно для использования. Поэтому расходы на проведение ремонта были квалифицированы как доведение объекта до состояния готовности к эксплуатации. Напомним, дефектная ведомость с указанием нуждающихся в замене узлов стала одним из доказательств обоснованности требований контролеров.

        Дефектная ведомость как доказательство квалификации работ в качестве ремонта, реконструкции или модернизации

        Известно, что в отличие от расходов на ремонт затраты на проведение реконструкции (модернизации, технического перевооружения) в целях налогообложения прибыли включаются в первоначальную стоимость имущества и признаются в расходах путем начисления амортизации. Также известно, что налогоплательщики и налоговые органы часто не сходятся во мнении о том, являются выполненные работы ремонтными или их следует квалифицировать как реконструкцию (модернизацию, техническое перевооружение).
        Автор считает обоснованной позицию тех арбитров, которые придерживаются следующего подхода. С учетом п. 2 ст. 257 НК РФ основным признаком для квалификации произведенных работ как при модернизации, так и при техническом перевооружении являются технические изменения (улучшения), которые приводят к положительным экономическим последствиям (повышению производительности). Факт замены неисправных деталей оборудования на новые (более современные) сам по себе не является квалифицирующим признаком модернизации (технического перевооружения), если данные изменения не привели к повышению производительности основного средства, на которое они были установлены.
        При квалификации работ в качестве капитального ремонта или реконструкции необходимо учитывать в том числе обстоятельства, в связи с которыми возникла необходимость их проведения, то есть цель работ (если произведенным работам предшествовала поломка основного средства, а целью данных работ являлось ее устранение, то такие работы следует квалифицировать как ремонт).
        Положения п. 2 ст. 257 НК РФ не ставят квалификацию работ, увеличивающих стоимость основных средств, в зависимость от того, в каком объеме и какие части основного средства заменены. Для квалификации работ имеют значение цель их проведения и последствия для объекта.
        Целью ремонта является проведение профилактических мероприятий, а также устранение повреждений и неисправностей для предохранения и предупреждения преждевременного износа основного средства. Указанные работы не изменяют технологическое или служебное назначение основных средств, не совершенствуют производство и не повышают его технико-экономические показатели.
        В отличие от ремонта для признания работ капитальными затратами должны измениться (повыситься) технико-экономические показатели объекта основных средств, то есть улучшиться первоначальные показатели объекта: срок полезного использования, мощность, качество применения и т.д. (Постановление АС УО от 23.12.2014 N Ф09-8773/14 по делу N А60-13657/2014 и др.).
        Применительно к рассматриваемой ситуации показательным является Постановление АС ВСО от 01.12.2015 N Ф02-6375/2015 по делу N А78-3907/2015. Организации были доначислены налог на прибыль и налог на имущество в связи с включением в состав расходов затрат на техническое перевооружение экскаватора. Несмотря на то что при выполнении работ была произведена стопроцентная замена кабельной продукции и шкафов управления, суды согласились, что налогоплательщик понес расходы именно на ремонт основного средства, поскольку работы направлены на восстановление первоначальных эксплуатационных качеств экскаватора.
        Этот вывод был сделан на основании дефектной ведомости, согласно которой установлены физический и моральный износ шкафов управления, разрушение изоляции кабельной продукции в связи с длительным сроком эксплуатации. Кроме того, организация представила приказ о постановке экскаватора на текущий ремонт, договор подряда и акт, подтверждающий выполнение электромонтажных и наладочных работ при текущем ремонте экскаватора со стопроцентной заменой кабельной продукции и шкафов управления.
        Судьи указали, что согласно представленному в материалы дела паспорту спорного экскаватора его основными техническими характеристиками являются:
        — вместимость ковша;
        — длина стрелы;
        — расчетная продолжительность цикла при угле поворота на выгрузку, уклоны при шагании;
        — среднее удельное давление на грунт, скорость передвижения;
        — силовое оборудование, управление главными приводами, подводимый ток, мощность приводного синхронного электродвигателя, величины тока, мощности;
        — конструктивная масса экскаватора.
        Инспекция не представила достаточных доказательств для отнесения произведенных работ к работам по модернизации или техническому перевооружению: увеличение мощности экскаватора, производительности за единицу времени, грузоподъемности, вместимости ковша, длины стрелы и рукояти, появление дополнительного оборудования.
        Главной целью ремонта являются замена изношенных или неисправных деталей конструкции, устранение выявленных неисправностей, наличие которых делает затруднительной эксплуатацию основного средства. При ремонте новые детали, установленные на место изношенных, могут быть более современными и улучшать эксплуатационные характеристики объекта.
        Следует помнить, что наличие дефектной ведомости с описанием недостатков и повреждений объекта — не повод классифицировать работы по реконструкции в качестве ремонта. Наглядный пример — Постановление АС ЗСО от 09.07.2015 N Ф04-21029/2015 по делу N А81-4014/2014 <5>. На балансе налогоплательщика числилось здание «Столовая», предназначенное для оказания услуг питания работникам и состоявшее из бытовых и подсобных помещений. Налогоплательщик принял решение о проведении капитального ремонта систем водоотведения и водоснабжения, был утвержден план работ, заключен договор с третьим лицом. Все затраты были учтены в целях налогообложения прибыли единовременно. Налоговый орган не согласился с таким подходом.
        ———————————
        <5> Определением ВС РФ от 01.12.2015 N 304-КГ15-13496 отказано в передаче данного дела для пересмотра в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ.

        Изучив представленные инспекторами доказательства, в том числе поэтажный план и экспликацию к нему, технический паспорт здания, дефектную ведомость на капитальный ремонт, акты выполненных работ, протокол осмотра помещения, арбитры встали на сторону контролеров. Судьи указали: в результате проведения спорных работ изменено назначение части здания — в качестве столовой используется лишь половина здания, вторую занимают актовый зал, тренажерный зал, сауна с бассейном. Поэтому затраты осуществлены при достройке, дооборудовании и реконструкции, следовательно, их признание в целях налогообложения должно происходить через амортизацию.

        Дефектная ведомость как доказательство обоснованности получения налоговой выгоды

        В рассмотренных выше случаях налогоплательщики и инспекторы придерживались разных позиций по вопросам квалификации затрат и, соответственно, о способах их признания в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. При этом контролеры не ставили под сомнение реальность несения расходов. Однако бывает, когда инспекторы указывают на необоснованность расходов, что делает невозможным их учет не только единовременно, но и через механизм начисления амортизации. В таких случаях суды руководствуются разъяснениями Пленума ВАС, изложенными в Постановлении от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» (далее — Постановление N 53). В частности, согласно п. 1 названного Постановления представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды, в том числе уменьшения налоговой базы, является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы.
        Налоговая выгода может быть признана необоснованной, в частности в случаях, если для целей налогообложения учтены операции не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами (целями делового характера) (п. 3 Постановления N 53).

        Примечание. Из положений гл. 21 и 25 НК РФ следует, что право налогоплательщика на вычет НДС и уменьшение полученных доходов на сумму произведенных расходов непосредственно связано с фактом совершения реальных хозяйственных операций (Постановление АС СЗО от 11.09.2014 N Ф07-6821/2014 по делу N А13-6866/2012).

        Проще говоря, создание формального документооборота (то есть оформление всех необходимых документов — дефектных ведомостей, договоров на проведение ремонта, реконструкции и т.п., актов приема-сдачи, счетов-фактур и т.д.) при фактическом несовершении операций (в случае невыполнения работ) не позволит организации доказать правомерность полученной налоговой экономии.
        Проиллюстрировать сказанное можно на следующем примере. В подтверждение расходов на ремонт налогоплательщик представил дефектную ведомость, приказ, договор, акт, счет-фактуру, платежные поручения. Налоговый орган установил, что организация-исполнитель имеет признаки «однодневки», поскольку:
        — не располагает достаточным количеством работников для выполнения предусмотренного договором объема работ;
        — не привлекала лиц по договорам гражданско-правового характера;
        — отсутствуют объекты основных средств и договоры аренды;
        — из анализа движения денежных средств по расчетному счету установлено отсутствие перечислений, свидетельствующих о ведении хозяйственной деятельности (не осуществляются платежи за электроэнергию, коммунальные услуги, за аренду техники, оборудования, складских помещений, за топливо).
        Как результат, судьи согласились с утверждением контролеров о нереальности выполнения работ.
        К такому же выводу пришел АС СКО в Постановлении от 24.11.2015 N Ф08-7772/2015 по делу N А32-42220/2013. В данном случае налоговый орган доначислил налог на прибыль и НДС, организация обратилась в суд. Арбитры встали на сторону контролеров, отметив, что налогоплательщик не доказал реальность осуществления хозяйственных операций со спорными контрагентами. Судьи обосновали свою позицию следующим образом. Условия заключенных договоров предусматривали оформление дефектных ведомостей с указанием физических объемов работ по текущему ремонту. Однако данные ведомости, а также документальная привязка производства работ к объемам путем составления схем обмера, фотографии объектов перед началом работ, в процессе работы и по завершении работ (как это предусмотрено договорами) не представлены. Также не представлены приказы о назначении лиц, ответственных за выполнение работ на объектах, общий журнал работ по объектам, акты освидетельствования скрытых работ, выполняемых на строительстве, ведомости выполненных объемов работ, деловая переписка и т.д. Эта ситуация подтверждает, что небрежность и противоречия в оформлении документов неизбежно будут использованы против налогоплательщика.
        В другом случае (Постановление АС ПО от 15.10.2014 N Ф06-14859/2013 по делу N А65-29413/2013) сначала налоговые инспекторы, а затем и судьи указали на недобросовестность налогоплательщика, сославшись в числе прочего на отсутствие дефектных ведомостей. Внимание контролеров привлекли документы, свидетельствующие о том, что на основании договора третье лицо в октябре осуществляло демонтаж деревянного забора и установку временного забора из профнастила. Одновременно было установлено, что тремя месяцами ранее (в июле этого же года) работы по ограждению территории профлистами производила другая организация. Причем объем работ совпадал. Инспекторы исключили расходы на повторную установку ограждения. Арбитры признали решение инспекции законным, отметив: на момент выполнения вторым подрядчиком работ по демонтажу и монтажу забора из профнастила он уже был установлен и повторная его установка не требовалась, учитывая отсутствие дефектных ведомостей. Полагаем, если бы дефектные ведомости подтверждали наличие повреждений и необходимость частичной замены профлистов, у налогоплательщика были бы шансы доказать необоснованность исключения расходов.

        Об обязанности составления дефектных ведомостей

        Вместе с тем в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому налогоплательщик должен доказать необходимость выполнения соответствующих работ. С этой целью может быть составлен документ любой формы и наименования при условии, что он:
        — свидетельствует о проведении осмотра (обследования) имущества, выявлении конкретных неисправностей и об установлении причины поломки;
        — содержит заключение о необходимости устранения дефекта (дальнейшем использовании).

        К сведению. Аналогичная позиция, в частности в отношении ремонтных работ, высказана доцентом Государственного университета Минфина России, советником государственной гражданской службы РФ 1-го класса Г.Г. Лалаевым: необходимость проведения ремонта (текущего или капитального) и расходы организация с учетом п. 1 ст. 252 НК РФ вправе подтвердить любыми документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ (дефектной ведомостью, ведомостью дефектов, актом обследования технического состояния и т.д.). Главное, чтобы содержание такого документа свидетельствовало о наличии и описании дефекта (поломки) конкретной детали (узла, элемента), а также необходимости устранения выявленной поломки (см. «Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение», N 4, 2012).

        Вышеизложенное — общий подход в отношении оформления дефектных ведомостей. Однако встречаются и другие ситуации, когда их составление является обязанностью, соответственно, налогоплательщик не вправе ссылаться на отсутствие дефектных ведомостей. Одна из таких ситуаций была приведена нами — когда необходимость оформления дефектных ведомостей была закреплена договором подряда на выполнение работ (см. Постановление АС СКО от 24.11.2015 N Ф08-7772/2015 по делу N А32-42220/2013). Еще один пример представлен в Постановлении АС ЗСО от 13.03.2015 N Ф04-15722/2015 по делу N А27-13282/2013 <8> — обязательность составление дефектных ведомостей на каждый вид ремонта была закреплена в утвержденном руководителем положении о порядке проведения ремонтов. Понятно, что в подобных случаях и налоговики, и судьи считают непредставление налогоплательщиком дефектных ведомостей одним из аргументов в защиту обоснованности доначислений.
        ———————————
        <8> Определением ВС РФ от 20.07.2015 N 304-КГ15-7245 отказано в передаче данного дела для пересмотра в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ.

        О требованиях к оформлению дефектных ведомостей

        Изучение материалов судебной практики свидетельствует о том, что, как и любые другие документы, дефектные ведомости должны, во-первых, удовлетворять требованиям к оформлению первичных документов <9> и, во-вторых, содержать максимально подробное (конкретное) описание соответствующих фактов. Например, нельзя признать надлежащим документом дефектную ведомость, из которой следует, что комиссия произвела осмотр трех экскаваторов (марки, модели) и установила необходимость замены пяти узлов и деталей без указания, на каком экскаваторе и какие конкретно узлы и детали подлежат замене. Аналогичный подход применим и к оформлению дефектных ведомостей при ремонте помещений в здании. Например, не следует оформлять одну общую дефектную ведомость при ремонте подвала, вестибюля и нескольких офисов. Дефектную ведомость необходимо составить на каждый из названных объектов и отразить в ней не только виды, но и предполагаемые объемы работ. В качестве дополнительных аргументов в защиту налогоплательщиков работают материалы фото- и видеосъемки объектов до начала выполнения работ (на момент составления дефектных ведомостей) и после их завершения (см. Постановление ФАС СЗО от 17.02.2014 по делу N А05-4792/2013).
        ———————————
        <9> См. ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

        Подведем итог

        Дефектная ведомость (акт дефектовки, акт осмотра, акт обследования технического состояния, ведомость выявленных дефектов и т.п.) является одним из документов, подтверждающих необходимость выполнения соответствующих работ и осуществления расходов.
        Если дефектная ведомость составляется в отношении имущества, которое не введено в эксплуатацию, то независимо от квалификации работ (ремонт, реконструкция и т.д.) затраты учитываются в первоначальной стоимости объекта, поскольку выполненные работы классифицируются как доведение имущества до состояния готовности к использованию.
        Наличие дефектной ведомости, указывающей на недостатки, — не повод классифицировать любые работы в качестве ремонтных. Нередко изначально запланированный ремонт по факту является реконструкцией. В таком случае ссылка на наличие дефектной ведомости не поможет отстоять правомерность единовременного признания расходов.
        Налоговые инспекторы и арбитры оценивают не только правильность и полноту оформления подтверждающих документов, но и реальность осуществления операций. При наличии сомнений в реальности выполнения работ любые недочеты в представленных документах будут свидетельствовать против налогоплательщика. И наоборот, если реальность несения затрат не оспаривается, налогоплательщик вправе рассчитывать на то, что судьи простят ему некоторые погрешности в оформлении документов.
        Поскольку факт несения расходов подтверждается целым пакетом документов (дефектными ведомостями, договорами, актами приема-сдачи работ, актами списания материалов и т.д.), необходимо следить за тем, чтобы в них не было противоречий. Поэтому, например, если в ходе ремонта выясняется, что в дефектной ведомости учтены не все требующие замены узлы и детали, то во избежание налоговых рисков (ввиду расхождений между сведениями, отраженными в дефектных ведомостях, договорах и актах) необходимо составить дополнительные дефектные ведомости и дополнительные соглашения к договорам на выполнение работ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *