Отпускные, это что?

Содержание

Согласно ст. 74 КЗоТ, а также ст. 2 Закона об отпусках на время нахождения работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется заработная плата. Отметим: выплатить работнику заработную плату за время отпуска (отпускные) работодатель обязан не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках). Причем в расчет берутся именно календарные дни (письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09). Если, например, первый день отпуска — понедельник (15 апреля 2013 года), то последним днем выплаты отпускных является четверг (11 апреля 2013 года). Нарушение указанных требований может повлечь наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).

Вместе с тем, если отпуск предоставляется работнику по его просьбе на один, два, пять дней в сжатые сроки, то, по мнению Минсоцполитики, изложенному в письме от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12, в заявлении о предоставлении отпуска работник может указать желаемый срок выплаты ему отпускных (например, вместе с зарплатой). В этом случае более поздняя выплата отпускных (не за 3 дня) не будет классифицироваться как нарушение трудового законодательства.

Основанием для начисления и выплаты отпускных является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Расчет отпускных

Порядок расчета средней заработной платы за время ежегодного отпуска урегулирован Порядком № 100. Расчет отпускных осуществляется исходя из размера среднедневной заработной платы. Как сказано в п. 7 разд. IV Порядка № 100, исчисление средней заработной платы для расчета отпускных производится:

«…путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением отпуска 12 месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года или меньшего отработанного периода (за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат умножается на число календарных дней отпуска».

В виде формулы расчет отпускных можно представить следующим образом:

О = Д x ЗП : (К — П — В),

где О — сумма отпускных;

Д — количество календарных дней отпуска;

ЗП — сумма заработной платы и других выплат, включаемых в расчет средней заработной платы, начисленная в расчетном периоде;

К — общее количество календарных дней в расчетном периоде (за 12 месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней или за другой меньший период);

П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период;

В — календарные дни, в течение которых работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде.

Таким образом, для того чтобы рассчитать сумму отпускных, причитающуюся работнику за время ежегодного отпуска, необходимо определить:

1. Расчетный период, за который исчисляется средняя заработная плата, для расчета отпускных.

2. Количество календарных дней в расчетном периоде.

3. Суммарный заработок за расчетный период.

4. Среднюю заработную плату за один календарный день расчетного периода.

5. Количество оплачиваемых дней отпуска.

Расчетный период для начисления отпускных

Порядок определения расчетного периода приведем в таблице.

№ п/п

Ситуация

Расчетный период

Норма законодательства

Пример

Работник отработал на предприятии 12 и более полных календарных месяцев

Исчисление средней заработной платы для оплаты времени отпуска осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска

Абз. 1 п. 2 Порядка № 100

Работник принят на работу 02.07.2007 г. В отпуск идет с 02.09.2013 г. Расчетный период для него — с 01.09.2012 г. по 31.08.2013 г.

Работник отработал на предприятии менее 12 полных календарных месяцев

Средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск

Абз. 2 п. 2 Порядка № 100

Работник принят на работу 11.11.2012 г. В отпуск идет с 08.07.2013 г. Расчетный период для него — с 01.12.2012 г. по 30.06.2013 г.

Важно обратить внимание! Если работник принят на работу не с первого календарного дня месяца, но в первый рабочий день этого месяца, то этот месяц также включается в расчетный период.

Если работник отработал менее одного календарного месяца

Исчисление отпускных производится исходя из тарифной ставки (должностного (месячного) оклада), установленной трудовым договором на момент проведения исчисления средней заработной платы

Абз. 3 п. 4 Порядка № 100, письмо Минтруда от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05

См. пример расчета отпускных на с. 43

Если работник не имел заработка в расчетном периоде (например, находился в декретном или учебном отпуске)

Количество календарных дней в расчетном периоде

В расчетном периоде необходимо просуммировать все календарные дни, которые на него приходятся. При этом следует учитывать, что время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода (абз. 6 п. 2 Порядка № 100).

Так, из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаются:

1) количество праздничных и нерабочих дней, которые установлены ст. 73 КЗоТ и которые приходятся на расчетный период. Отметим, что ст. 73 КЗоТ установлено 10 праздничных и нерабочих дней:

1 января — Новый год;

7 января — Рождество Христово;

8 марта — Международный женский день;

1 и 2 мая — День международной солидарности трудящихся;

9 мая — День Победы;

28 июня — День Конституции Украины;

24 августа — День независимости Украины;

один день (воскресенье) — Пасха (в 2012 году — 15 апреля, в 2013 году — 5 мая, в 2014 году — 20 апреля);

один день (воскресенье) — Троица (в 2012 году — 3 июня, в 2013 году — 23 июня, в 2014 году — 8 июня);

2) время отпуска по уходу за ребенком;

3) время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы как по ст. 25, так и по ст. 26 КЗоТ (письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12);

4) дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок;

5) рабочие дни, в течение которых работник не работал в связи с переводом его на неполную рабочую неделю по инициативе работодателя, т. е. на основании ст. 32 КЗоТ. Если работник работает в режиме неполной рабочей недели по собственному желанию, то дни, в течение которых он не работал, не исключаются из расчетного периода (консультация, опубликованная в газете «Праця і зарплата», 2011, № 15, с. 13).

Если в расчетном периоде работник не работал, но за ним сохранялась заработная плата (период отпуска, дни нетрудоспособности), то такой период не исключается из расчетного периода.

Выплаты, участвующие в расчете среднего заработка

Согласно требованиям Порядка № 100 при определении суммарного заработка за расчетный период для определения средней заработной платы следует:

— учитывать выплаты, приведенные в п. 3 Порядка № 100;

— не принимать во внимание выплаты, приведенные в п. 4 Порядка № 100.

Информацию о тех и других представим в таблице.

№ п/п

Виды выплат

Выплаты, учитываемые при расчете отпускных

Основная заработная плата

Доплаты и надбавки за:
— сверхурочную работу и работу в ночное время;
— совмещение профессий и должностей;
— расширение зоны обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками;
— высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство);
— условия труда;
— интенсивность труда;
— руководство бригадой;
— выслугу лет и др.

Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии

Вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет и др.

Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (в частности, за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и др.)

Пособие в связи с временной нетрудоспособностью

При расчете средней зарплаты следует также учитывать и оплату за счет средств предприятия первых пяти дней временной нетрудоспособности.

Пособие по беременности и родам

В Порядке № 100 о пособии по беременности и родам ничего не сказано, однако поскольку за время отпуска по беременности и родам за работницей сохраняется средняя заработная плата, то период отпуска по беременности и родам участвует в расчете средней заработной платы для оплаты ежегодного отпуска. То есть пособие по беременности и родам включается в выплаты, которые учитываются при исчислении средней заработной платы для оплаты времени отпусков.

Выплаты, не учитываемые при исчислении средней заработной платы

Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), которые не входят в обязанности работника. Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней заработной платы): доплаты за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемые работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями

Одноразовые выплаты. К ним относятся компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, пособие работникам в связи с выходом на пенсию, выходное пособие и др.

Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу. Они включают суточные, оплату за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных

Отдельные виды премий: премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности)

Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и др.

Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты

Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору

Стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания

Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха

Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др.

Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение

Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством)

Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья

Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия

Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчислений на налоги, взыскание алиментов и др., за исключением отчисления из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы (абз. 3 п. 3 Порядка № 100).

Важно обратить внимание также на следующий момент. Согласно п. 10 Порядка № 100:

«в случаях повышения тарифных ставок и должностных окладов на предприятии, в учреждении, организации в соответствии с актами законодательства, а также по решениям, предусмотренным в коллективных договорах (соглашениях), как в расчетном периоде, так и в периоде, в течение которого за работником сохраняется средний заработок, заработная плата, включая премии и другие выплаты, учитываемые при исчислении средней заработной платы, за промежуток времени до повышения корректируется на коэффициент ее повышения. На хозрасчетных предприятиях и в организациях корректировка заработной платы и других выплат осуществляется с учетом их финансовых возможностей».

Таким образом, если на предприятии повышалась заработная плата, то все выплаты, которые были начислены в расчетном периоде и учитываются при исчислении средней заработной платы за промежуток времени до повышения, должны быть откорректированы на коэффициент повышения заработной платы.

Корректировка не производится в случае изменения тарифной ставки (должностного оклада) работника в связи с присвоением ему более высокого разряда, переводом на другую, более высокооплачиваемую работу (должность) и т. п. (абз. 3 п. 10 Порядка № 100).

Корректировка не производится и в случае снижения работникам размера должностных окладов (тарифных ставок) (консультация в газете «Праця і зарплата», 2012, № 2, с. 19).

Пример 1. Работнику предоставляется ежегодный отпуск с 6 мая 2013 года продолжительностью 24 календарных дня. Расчетным периодом является май 2012 года — апрель 2013 года. С 1 января 2013 г. работнику был повышен должностной оклад на 20 %.

Оклад работника составлял:

— с мая по декабрь 2012 года — 3000 грн.;

— с января 2013 года по апрель 2013 года — 3600 грн.;

В расчетном периоде работнику была начислена:

1. Заработная плата в сумме 35507,65 грн., из нее:

— с мая 2012 года по декабрь 2012 года — 21107,65 грн.;

— с января 2013 года по апрель 2013 года — 14400 грн.

2. Отпускные за предыдущий отработанный год (отпуск с 11 июня по 6 июля 2012 года включительно*) — 2500 грн., из них:

— за июнь 2012 г. — 1875,00 грн.;

— за июль 2012 г. — 625,00 грн.

* Предположим, что предприятие воспользовалось распоряжением КМУ «О переносе рабочих дней в 2012 году» от 28.11.2011 г. № 1210-р. и перенесло рабочий день с пятницы 29 июня — на субботу 7 июля.

Определим коэффициент, на который корректируется зарплата и отпускные, начисленные до 01.01.2013 г.

3600 грн. : 3000 грн. = 1,2.

Корректируем:

— заработную плату за май — декабрь 2012 года на коэффициент повышения оклада в январе 2013 года:

21107,65 грн. х 1,2 = 25329,18 грн.;

— сумму отпускных за июнь — июль 2012 года:

2500 грн. х 1,2 = 3000 грн.

Определим сумму откорректированного заработка за 12 месяцев:

25329,18 грн. + 3000 грн. + 14400 грн. = 42729,18 грн.

Количество оплачиваемых дней отпуска

Оплате подлежат все календарные дни отпуска. Однако следует учитывать, что если на отпуск приходится праздничный или нерабочий день, указанный в ст. 73 КЗоТ, то на эти дни отпуск продлевают, но они не оплачиваются.

Пример 2. Работник принят на работу 02.07.2012 г. С 17.06.2013 г. работнику предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня.

В данном случае работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 17 июня по 12 июля 2013 года включительно (26 календарных дней). 23 июня (Троица) и 28 июня 2013 года (День Конституции Украины) — дни, которые согласно ст. 73 КЗоТ включены в состав праздничных и нерабочих дней. В связи с этим в данном случае работник будет находиться в отпуске 26 календарных дней, но отпускные ему необходимо рассчитать за 24 календарных дня.

Примеры расчета отпускных

Расчетный период — 12 календарных месяцев

Пример 3. Работник принят на работу 14.05.2012 г. С 25.06.2013 г. ему предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня.

В данном случае работник будет находиться в ежегодном основном отпуске с 25.06.2013 г. по 19.07.2013 г. включительно (25 календарных дней), поскольку 28 июня (День Конституции Украины) — день, который согласно ст. 73 КЗоТ включен в состав праздничных и нерабочих дней и на который ежегодные отпуска продлеваются, но эти дни не оплачиваются.

Таким образом, работник будет в отпуске 25 календарных дней, но отпускные необходимо начислить за 24 календарных дня.

Расчетным периодом для расчета отпускных являются июнь 2012 г. — май 2013 г.

Предположим, в расчетном периоде сумма заработной платы составила 40000 грн.

Количество календарных дней, приходящихся на расчетный период:

365 к. дн. — 10 к. дн. = 355 к. дн.,

где 365 — количество календарных дней за период с июня 2012 г. по май 2013 г.;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на период с июня 2012 г. по май 2013 г.

Средняя заработная плата для расчета отпускных составляет:

40000 грн. : 355 = 112,68 грн./дн.

Сумма отпускных составляет:

112,68 грн. x 24 к. дн. = 2704,32 грн.

В расчетном периоде начислены премии

Как правильно учитывать премии при расчете отпускных, покажем в таблице.

Вид премии

Порядок включения в расчет отпускных

Ежемесячная

Учитывается в полной сумме в том месяце, в котором она начислена (п. 3 Порядка № 100)

Квартальная, полугодовая

Учитывается в полной сумме в том месяце, в котором она начислена (п. 3 Порядка № 100)

Годовая, начисленная в текущем году за предыдущий календарный год

Включается в средний заработок путем добавления к заработку каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год (абз. 2 п. 3 Порядка № 100)

Годовая, начисленная в том же календарном году

Не участвует в расчете средней заработной платы на основании абз. 2 п. 3 Порядка № 100

 

Пример 4. Работник предприятия принят на работу 1 октября 2012 года. С 10 июня 2013 года работник уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня.

Заработная плата за расчетный период (октябрь 2012 года — май 2013 года) составила 20500 грн. В январе 2013 года работнику была начислена премия за IV квартал 2012 года в размере 1000 грн., а также премия по итогам работы за 2012 год в размере 500 грн. В апреле 2013 года работнику начислена премия за I квартал 2013 года в размере 2000 грн.

Квартальные премии должны учитываться в полной сумме в том месяце, в котором они начислены.

Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год включается при расчете средней заработной платы путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Расчетный период включает 8 календарных месяцев, поэтому сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год должна быть включена в расчет средней зарплаты не в полной сумме (500 грн.), а в сумме, равной 8/12 от 500 грн.

Сумма одноразового вознаграждения по итогам работы за год, которую необходимо включить в расчет средней зарплаты, составит:

8/12 x 500 грн. = 333,33 грн.

Таким образом, общая сумма заработной платы для расчета средней зарплаты составит:

20500 грн. + 1000 грн. + 333,33 грн. + 2000 грн. = 23833,33 грн.

Количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2012 года — май 2013 года) составит:

243 к. дн. — 7 к. дн. = 236 к. дн.,

где 243 — количество календарных дней за расчетный период (октябрь 2012 года — май 2013 года);

7 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ и приходящихся на расчетный период (октябрь 2012 года — май 2013 года).

Средняя заработная плата для расчета отпускных составит:

23833,33 грн. : 236 к. дн. = 100,99 грн./дн.

Сумма отпускных составит:

100,99 грн. x 24 к. дн. = 2423,76 грн.

В расчетном периоде начислены больничные

Пример 5. Работник предприятия идет в отпуск с 08.07.2013 г. Расчетным периодом является июль 2012 года — июнь 2013 года.

В расчетном периоде начислены:

— заработная плата — 40000 грн.;

— больничные за период с 12 по 20 ноября 2012 года — 1000 грн. Из них сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности составила 714 грн. Сумма пособия по временной нетрудоспособности — 286 грн.

Работник в данном случае будет находиться в ежегодном основном отпуске с 8 по 31 июля 2013 года включительно, т. е. 24 календарных дня.

Согласно последнему абз. п. 3 Порядка № 100:

«При исчислении средней заработной платы для оплаты за время ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, или компенсации за неиспользованные отпуска, кроме указанных выше выплат, в фактический заработок включаются <…> пособие в связи с временной нетрудоспособностью».

Здесь имеется в виду и оплата первых пяти дней нетрудоспособности, и пособие по временной нетрудоспособности.

Определим количество календарных дней в расчетном периоде, принимаемых в расчет:

365 к. дн — 10 к. дн. = 355 к. дн.,

где 10 — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, приходящихся на расчетный период.

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

(40000 грн. + 714 грн. + 286 грн.) : 355 к. дн. = 115,49 грн./дн.

Сумма отпускных составляет:

115,49 грн. х 24 к. дн. = 2771,76 грн.

Подряд два ежегодных отпуска

Пример 6. Работник уходит в отпуск с 01.08.2013 г. на 31 календарный день (использует ежегодный отпуск за текущий рабочий год (24 календарных дня) и неиспользованные 7 календарных дней ежегодного отпуска за прошлый год).

За последние 12 календарных месяцев работнику начислена заработная плата в сумме 40000 грн.

Расчетный период в данной ситуации — 12 месяцев (с августа 2012 года по июль 2013 года).

Расчет средней заработной платы осуществляют в общем порядке, а отпускные рассчитывают исходя из 31 дня отпуска (24 + 7).

Расчетная продолжительность отпуска — с 01.08.2013 г. по 31.08.2013 г. Так как на период отпуска приходится праздничный день — День независимости Украины (24 августа), то отпуск продлевается на один календарный день (днем окончания вместо 31.08.2013 г. фактически является 01.09.2013 г.). День, на который продлевается отпуск, не оплачивается.

Количество календарных дней, принимаемых в расчет:

365 к. дн. — 10 к. дн. = 355 к. дн.

Среднедневная заработная плата составит:

40000 грн. : 355 к. дн. = 112,68 грн./дн.

Сумма отпускных равна:

112,68 грн. х 31 к. дн. = 3493,08 грн.

Перед уходом в отпуск работница не имела заработной платы

Пример 7. Работница предприятия сразу после выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста уходит в ежегодный отпуск с 08.07.2013 г. продолжительностью 24 календарных дня. Должностной (месячный) оклад работницы, установленный на день ухода в отпуск, — 3000 грн.

Работница будет находиться в отпуске с 8 июля по 31 июля включительно.

Для расчета отпускных в данном случае необходимо воспользоваться положениями абз. 3 п. 4 Порядка № 100. В соответствии с ним в случае, если работник перед уходом в отпуск не имел заработка не по своей вине, расчеты производятся исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

В письме от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05 Минтруда уточнило, что исчисление средней заработной платы для расчета отпускных в данном случае должно быть произведено исходя из тарифной ставки, должностного оклада, установленного на день ухода работника в ежегодный отпуск.

Расчетным периодом в данном случае является июль 2012 года — июнь 2013 года.

Количество календарных дней, участвующих в расчете средней заработной платы:

365 к. дн. — 10 к. дн. = 355 к. дн.

Среднедневная заработная плата составит:

(3000 грн. х 12 мес.) : 355 к. дн. = 101,41 грн./дн.

Сумма отпускных составит:

101,41 грн. х 24 к. дн. = 2433,84 грн.

В расчетном периоде — ежегодный отпуск и отпуск за свой счет

Пример 8. Работник предприятия уходит в ежегодный основной отпуск с 24.04.2013 г. на 24 календарных дня. Расчетный период для определения суммы отпускных: апрель 2012 года — март 2013 года.

В расчетном периоде работник был:

— в ежегодном основном отпуске со 2 июля 2012 года 24 календарных дня;

— в отпуске за свой счет продолжительностью 15 календарных дней с 1 по 15 августа 2012 г.

За расчетный период работнику начислена:

— заработная плата — 50000 грн.;

— сумма отпускных — 3300 грн.;

— материальная помощь к отпуску — 2000 грн.

Отпускные, начисленные работнику за время нахождения в предыдущем ежегодном отпуске, участвуют в расчете средней заработной платы для оплаты периода ежегодного отпуска на основании абз. 4 п. 3 Порядка № 100.

Что касается материальной помощи к отпуску, то ее сумма не включается в расчет средней зарплаты для определения суммы отпускных (п.п. «б» п. 4 Порядка № 100). Причем материальная помощь не учитывается при исчислении средней заработной платы для оплаты отпусков независимо от того, является она разовой или нет, предоставлена она одному или всем (большинству) сотрудников (письмо Минтруда от 13.12.2005 г. № 694/13/84-05).

Таким образом, общая сумма выплат, которые учитываются при расчете отпускных, составит:

50000 грн. + 3300 грн. = 53300 грн.

Теперь рассчитаем количество календарных дней за расчетный период.

Согласно п. 2 Порядка № 100 период, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.

Отпуск за свой счет (независимо от того, предоставляется он на основании ст. 25 или ст. 26 Закона об отпусках) предоставляется согласно действующему законодательству. Поэтому календарные дни, приходящиеся на отпуск за свой счет, должны быть исключены из общего количества календарных дней за расчетный период для определения суммы отпускных.

Таким образом, количество календарных дней за расчетный период составит:

365 к. дн. — 10 к. дн. — 15 к. дн. = 340 к. дн.,

где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;

10 — количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде;

15 — количество календарных дней, в течение которых работник пребывал в отпуске за свой счет.

Среднедневная зарплата составит:

53300 грн. : 340 к. дн. = 156,76 грн./дн.

Сумма отпускных составит:

156,76 грн. x 24 = 3762,24 грн.

Расчет отпускных при работе на условиях неполного рабочего времени

В соответствии со ст. 56 КЗоТ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет за собой никаких ограничений объема трудовых прав работников. То есть работа на условиях неполного рабочего дня или неполной рабочей недели не влечет сокращения их ежегодного отпуска.

При этом если работник работал в режиме неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам, т. е. по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ), то количество рабочих дней, на протяжении которых он не работал, исключается из расчетного периода при исчислении средней заработной платы для выплаты отпускных (письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07).

Если же работник работает на условиях неполной рабочей недели по собственному желанию в соответствии со ст. 56 КЗоТ, то дни, в течение которых он не работал, не исключаются из расчета (см. письмо Минтруда от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09).

В случае, когда работа осуществляется на условиях неполного рабочего дня, расчет суммы отпускных осуществляется в общем порядке без каких-либо особенностей.

Пример 9. Работнице предприятия предоставлен отпуск с 01.07.2013 г. на 24 календарных дня. Расчетным периодом для определения суммы отпускных является июль 2012 года — июнь 2013 года.

С июля 2012 года по декабрь 2012 года включительно работница работала в режиме полной рабочей недели. С января 2013 года по ее просьбе она была переведена в режим неполной рабочей недели (3 дня в неделю — понедельник, среда, пятница). Заработная плата, начисленная в расчетном периоде, составила 40000 грн.

При определении количества календарных дней расчетного периода дни января — июня 2013 года, в течение которых работница не работала в связи с переводом в режим неполной рабочей недели, не исключаются, поскольку такой перевод произошел по просьбе работницы (ст. 56 КЗоТ).

Количество календарных дней в расчетном периоде составляет:

365 к. дн. — 10 к. дн. = 355 к. дн.,

где 365 — общее количество календарных дней в расчетном периоде;

10 — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Рассчитаем среднюю заработную плату:

40000 грн. : 355 к. дн. = 112,68 грн./дн.

Определим сумму отпускных:

112,68 грн. x 24 к. дн. = 2704,32 грн.

Налоги и взносы с суммы отпускных

НДФЛ

Для целей обложения НДФЛ отпускные являются заработной платой. Так, согласно п.п. 14.1.48 НК заработная плата для целей разд. IV НК — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма согласно закону. Оплата дней отпуска согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 включается в фонд дополнительной зарплаты.

Поскольку отпускные входят в понятие заработной платы, то к ним применяются те же правила обложения НДФЛ, что и для заработной платы:

— при определении базы обложения НДФЛ начисленные отпускные уменьшаются на сумму удержанного ЕСВ (3,6 %) и НСЛ (при наличии права на нее);

— сумма отпускных учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на получение НСЛ;

— отпускные, как и заработная плата, облагаются по ставкам, предусмотренным п. 167.1 НК (к сумме дохода, не превышающей в 2013 году 11470 грн., применяется ставка 15 %, а сумма превышения облагается по ставке 17 %).

«Переходящие» отпускные. В п.п. 169.4.1 НК указано:

«если плательщик налога получает доходы в виде заработной платы за период ее сохранения согласно законодательству, в том числе за время отпуска <…>, то в целях определения предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы, и в других случаях их налогообложения, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления».

Таким образом, сумму «переходящих» отпускных необходимо распределить между месяцами, на которые они приходятся, и затем применять соответствующие ставки НДФЛ и определять право на применение НСЛ.

Пример 10. Работнику предприятия предоставлен отпуск с 15.04.2013 г. продолжительностью 24 календарных дня.

Сумма отпускных составила 1093 грн. Из них:

— за дни отпуска, приходящиеся на апрель, — 728 грн.;

— за дни отпуска, приходящиеся на май, — 365 грн.

Заработная плата за отработанные дни апреля — 800 грн. Заработная плата за отработанные дни мая — 1250 грн.

Для определения суммы НДФЛ, удерживаемого с дохода за апрель 2013 года, прежде всего сумму «переходящих» отпускных распределим по соответствующим месяцам (апрель и май 2013 года).

Так, сумма зарплаты и отпускных, приходящихся на апрель 2013 года, составит:

728 грн. + 800 грн. = 1528 грн.

Поскольку сумма зарплаты и отпускных за апрель 2013 года не превышает 1610 грн., то в данном месяце работник имеет право на НСЛ в размере 573,50 грн.

Сумма НДФЛ, удержанная в апреле, составит:

(1528 грн. — 55,01 грн. — 573,50 грн.) x 15 % : 100 % = 134,92 грн.

Сумма начисленной зарплаты и отпускных за май 2013 года составит:

365 грн. + 1250 грн. = 1615 грн.

Поскольку сумма зарплаты и отпускных за май 2013 года превышает 1610 грн., то в данном месяце работник не имеет права на НСЛ.

Сумма НДФЛ, удержанная в мае, составит:

(1615 грн. — 58,14 грн.) х 15 % : 100 % = 233,53 грн.

При этом, забегая наперед, отметим, что НДФЛ нужно перечислить в бюджет со всей суммы отпускных одновременно с получением (перечислением) денежных средств для их оплаты (п.п. 168.1.2 НК). То есть удержания НДФЛ следует отражать отдельно за каждый месяц, на которые приходятся дни переходящего отпуска, а перечислить сумму НДФЛ в бюджет нужно наперед со всей суммы выплаченных отпускных одновременно с их выплатой.

В нашем примере при выплате отпускных предприятие должно перечислить в бюджет НДФЛ в сумме:

(728 грн. + 365 грн. — 39,35 грн.) х 15 % : 100 % = 158,05 грн.,

где 39,35 — сумма ЕСВ, удержанная с суммы отпускных: (728 грн.+ 365 грн.) х 3,6 % : 100 %. При заполнении Налогового расчета по ф. № 1ДФ отпускные отражаются, как и другая зарплата, с признаком дохода «101». При этом представители ГНСУ считают, что «переходящие» отпускные в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ нужно показывать в том квартале, за месяцы которого они начислены (см. консультации, размещенные в разделе 160.26 ЕБНЗ).

ЕСВ

Согласно п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ единый взнос начисляется на сумму начисленной заработной платы по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты. Поскольку оплата дней отпуска включается в фонд дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), то суммы отпускных являются объектом для начисления и удержания ЕСВ.

Начисляется и удерживается ЕСВ по ставкам, предусмотренным для зарплаты:

— в части начисления — в пределах от 36, 76 % до 49,7 % в зависимости от класса профессионального риска производства, к которому плательщики относятся;

— в части удержания — по ставке 3,6 %. Начисление ЕСВ осуществляется в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ (ч. 3 ст. 7 и п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ). Из суммы превышения ЕСВ не платят. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 17 размерам прожиточного минимума для трудоспособных лиц. В 2013 году размер данного показателя составляет: в январе — ноябре — 19499 грн., в декабре — 20706 грн.

При начислении переходящих отпускных их следует включать в соответствующие месяцы, на которые приходятся дни отпуска, и ЕВС начисляют отдельно за каждый такой месяц. Максимальную величину базы применяют также отдельно за каждый месяц с учетом начисленной зарплаты (п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5). Заметим, что, кроме помесячного распределения сумм отпускных, из п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5 вытекает еще одно правило: если отпускные начисляются перед зарплатой, при этом ожидается, что сумма месячного дохода превысит максимальную величину базы начисления ЕСВ, то именно с них следует в первую очередь уплатить ЕСВ. Напомним, что согласно п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5 при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ выплаты учитываются в такой последовательности: зарплата, вознаграждения по гражданско-правовым договорам, больничные.

Кроме того, в письме от 18.10.2011 г. № 22373/03-20 ПФУ разъяснил, что суммы денежных компенсаций в случае неиспользования ежегодных (основного и дополнительных) отпусков в размерах, предусмотренных законодательством, при своевременном начислении (не позднее дня увольнения) входят в фонд оплаты труда в составе фонда дополнительной заработной платы, а потому являются объектом для начисления и удержания ЕСВ. Если же сумма компенсации начислена после увольнения работника, то ЕСВ не начисляют, а сумму компенсации не отражают в ф. № Д4 (письма ПФУ от 03.03.2011 г. № 4149/05-10 и от 18.10.2011 г. № 22373/03-20).

Пример 11. Работнику в мае 2013 года:

— выплачены отпускные в сумме 15000 грн.: из них 9000 грн., приходящиеся на дни отпуска мая 2013 года, 6000 грн., приходящиеся на дни отпуска июня;

— начислена зарплата за май — 10000 грн.

В июне 2013 года начислена зарплата в сумме 15000 грн.

Поскольку отпускные включаются в доход того месяца, на который приходятся дни отпуска, то доход работника составит:

— в мае 2013 года — 19000 грн. (10000 грн. + 9000 грн.). Не превышена максимальная величина базы начисления ЕСВ, поэтому базой для начисления и удержания ЕСВ будет 19000 грн.;

— в июне 2013 года — 21000 грн. (15000 грн. + 6000 грн.). Превышена максимальная величина базы начисления ЕСВ. ЕСВ начисляется и удерживается с суммы 19499 грн. (в пределах максимальной величины базы взимания ЕСВ).

Сроки уплаты ЕСВ и НДФЛ с суммы отпускных

Поскольку отпускные выплачиваются перед началом отпуска, то при их выплате следует ориентироваться на порядок уплаты ЕСВ и НДФЛ для авансовых выплат (до окончания текущего месяца). Так, если денежные средства для выплаты отпускных получены с текущего счета или перечисляются на картсчет работника, то одновременно с получением (перечислением) денежных средств, т. е. фактически в день выплаты отпускных, необходимо перечислить:

— НДФЛ со всей суммы отпускных (п.п. 168.1.2 НК);

— ЕСВ в части начислений (по установленной в зависимости от класса профессионального риска производства ставке) с суммы отпускных за оба месяца. Это прямо предусмотрено п.п. 4.3.7 Инструкции № 21-5.

ЕСВ в части удержаний (3,6 %) согласно Инструкции № 21-5 могут не уплачиваться при авансовых выплатах. Они уплачиваются не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, а следовательно, для отпускных следующего месяца — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, за который они начислены (пп. 4.4.2 и 4.3.6 Инструкции № 21-5).

Бухгалтерский и налоговый учет

Бухгалтерский учет

Создание резерва отпусков. В первую очередь отметим, что в бухгалтерском учете предприятие обязано создавать резерв отпусков. Необходимость создания резерва отпусков предусмотрена п. 13 П(С)БУ 11, в соответствии с которым для возмещения предстоящих (будущих) операционных расходов, в том числе и на выплату отпускных работникам, предприятием создается соответствующее обеспечение.

Также аналогичная норма предусмотрена п. 7 П(С)БУ 26, по требованиям которого выплаты за неотработанное время, подлежащие накоплению, признаются обязательством путем создания обеспечения (резерва) в отчетном периоде.

Стоит отметить, что нормы П(С)БУ, предусматривающие создание резерва отпусков, носят императивный (т. е. обязательный для исполнения) характер. На этот факт указывал Минфин в письме от 09.06.2006 г. № 31-34000-20-25/12321. Таким образом, у предприятий отсутствует право выбора в отношении того, создавать резерв отпусков или нет.

Не формируют резерв отпусков только субъекты малого предпринимательства, имеющие право на применение упрощенного бухгалтерского учета доходов и расходов. В соответствии с п. 8 разд. І П(С)БУ 25 такие предприятия не создают обеспечения предстоящих расходов и платежей (в том числе на выплату предстоящих отпусков работникам), а признают соответствующие расходы в периоде их фактического осуществления (т. е. в периоде начисления отпускных).

Резерв отпусков формируют только для выплаты ежегодных (основного и дополнительных) отпусков, а также дополнительных отпусков работникам с детьми.

Механизм расчета резерва отпусков содержит Инструкция № 291 в приведенной к субсчету 471 «Обеспечение выплат отпусков» характеристике.

Так, ежемесячная сумма такого обеспечения определяется как произведение фактически начисленной работникам заработной платы и коэффициента, исчисленного как отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему годовому плановому фонду оплаты труда. Причем, заметьте, в расчет при создании подобного обеспечения следует принимать не только суммы собственно расходов на оплату труда, но и суммы приходящихся на них начислений единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование.

В виде формулы указанный механизм можно представить следующим образом:

РОм = ЗП х Кзп х КЕСВ,

где РОм — месячная сумма отчислений на создание резерва отпусков;

ЗП — сумма фактически начисленной в отчетном периоде заработной платы работникам, включаемой в расчет сумм для оплаты времени отпусков согласно Порядку № 100;

Кзп — коэффициент резервирования;

КЕСВ — коэффициент, увеличивающий резерв отпусков на сумму ЕСВ в части начислений.

При этом коэффициент резервирования определяется по формуле:

Кзп = Оп : ФОТп,

где Оп — годовая плановая сумма на оплату отпусков (определяется на основании графика отпусков);

ФОТп — общий годовой плановый фонд оплаты труда (без учета сумм отпускных).

В свою очередь, коэффициент, увеличивающий резерв отпусков на сумму ЕСВ, рассчитывается следующим образом:

КЕСВ = 1 + СЕСВ : 100,

где СЕСВ — это ставка единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование согласно классу профессионального риска предприятия-работодателя.

В соответствии с п. 18 П(С)БУ 11 остаток обеспечения пересматривается на каждую дату баланса и, в случае необходимости, корректируется (уменьшается или увеличивается).

В бухгалтерском учете создание резерва отпусков отражается по кредиту субсчета 471 в корреспонденции с дебетом счетов 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от места работы сотрудников предприятия.

Начисление отпускных. При использовании резерва отпусков (при начислении отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, а также сумм ЕСВ от этих сумм) дебетуется субсчет 471 (при оплате тех видов отпусков, для которых создается резерв) в корреспонденции с кредитом субсчетов:

— 661 «Расчеты по заработной плате» — на сумму начисленных отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск;

— 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию» — на сумму начисленного на отпускные или компенсацию ЕСВ.

При оплате отпусков, для которых резерв не создается (учебные, творческие отпуска, отпуск в связи с усыновлением ребенка), а также в случае, когда сумма начисленного резерва отпусков не покрывает сумму отпускных и приходящегося на них ЕСВ, указанные выплаты списываются в дебет счетов 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» в зависимости от функционального назначения расходов.

Согласно п.п. 1.6.1 Инструкции № 5:

«Начисления отражаются за календарный месяц (с первого до последнего числа месяца). Например, суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце».

Таким образом, по переходящим отпускам суммы отпускных начисляются отдельно за каждый месяц.

Вопрос. В какую составляющую расходов включаются выплаты заработной платы работникам за время вынужденного простоя предприятия или за время пребывания в ежегодном (основном или дополнительном) отпуске?

Ответ. <….> заработная плата работников, выплаченная за время вынужденного простоя предприятия или за время пребывания в ежегодных (основном и дополнительных) отпусках, не может быть непосредственно отнесена к конкретному объекту расходов и соответственно не включается в состав прямых расходов на оплату труда, формирующих себестоимость изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг. Такие выплаты плательщика налога учитываются на основании п.п. 138.12.2 п. 138.12 и п. 138.5 ст. 138 НКУ в составе других расходов в отчетном налоговом периоде, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета и отражаются в строке 06.4.39 Приложения IВ к строке 06.4 Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия, форма которой утверждена приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2011 г. № 1213.

Налоговый учет

Сразу подчеркнем, что в налоговом учете создание резерва отпусков не отражается.

По разъяснениям, приведенным в ЕБНЗ (раздел 110.07.17), зарплата за время пребывания работников в ежегодных (основном и дополнительных) отпусках, должна учитываться в составе прочих расходов и отражаться по строке 06.4.39 Приложения IВ к декларации по налогу на прибыль предприятия.

В то же время, по-нашему мнению, отпускные, начисленные работникам, должны учитываться при исчислении объекта налогообложения (п. 142.1 НК) в зависимости от классификации расходов в составе:

— себестоимости изготовленных и реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п.п. 138.8.2 НК);

— общепроизводственных расходов (п.п. 138.8.5
НК);

— административных расходов (п.п. 138.10.2 НК);

— расходов на сбыт (п.п. 138.10.3 НК).

Пример 12. Работник предприятия принят на работу 2 июля 2012 года. С 15 июля 2013 года работник уходит в ежегодный отпуск на 24 календарных дня. Сумма отпускных составила 3000 грн., в том числе:

— за дни отпуска, приходящиеся на июль, — 2125 грн.;

— за дни отпуска, приходящиеся на август, — 875 грн.

Заработная плата за отработанные дни июля — 1739,13 грн. Заработная плата за отработанные дни августа — 3047,62 грн.

Расчет сумм НДФЛ и ЕСВ по месяцам начисления дохода представлен в таблице.

Для первого варианта формулы расчета отпускных окажутся такими же, как приведенные в предыдущем разделе.

В примерах, как рассчитать отпускные за год в оставшихся случаях, приведенная в предыдущем разделе формула будет трансформирована следующим образом:

  • для второго варианта в ней из слагаемых, показанных в скобках, исчезнет то, которое получено как произведение числа 29,3 на полное количество месяцев в расчетном периоде;
  • в третьем варианте доход будет заменен на величину оклада (тарифной ставки), а вместо той части, которая содержится в скобках, надо будет использовать число 29,3.

Расчет отпуска: особенности

Премии, образующие часть выплаченного дохода, включаются в расчет в особом порядке, зависящем:

  • от периода, с которым связано их начисление;
  • основания для начисления;
  • факта учета времени фактической работы при начислении.

Эти обстоятельства определяют возможность учета в доходе начисленных в расчетном периоде премий:

  • ежемесячных — в полном размере, но только по одному из нескольких одинаковых оснований для начисления;
  • начисленных за больший период — в полном размере в отношении каждого из показателей, если период ее начисления полностью входит в расчетный, и с расчетом, предусматривающим выделение части, соответствующей числу месяцев расчетного периода, если последний оказывается меньше периода начисления премии;
  • годовых — в полном размере, если их начисление связано с годом, предшествующим году расчета отпускных;
  • при начислении которых было учтено время работы — в полном размере, но с пересчетом в пропорции ко времени, отработанному в расчетном периоде, если такого учета при начислении премии не было.

А еще при расчете отпускных нужно учесть повышение зарплаты в организации. При этом отпускные рассчитывают с учетом повышающего коэффициента.

Пересчет отпускных с учетом повышающего коэффициента производят лишь в случае, если зарплата возросла одновременно у всех работников предприятия, отдела или филиала (п. 16 положения № 922).

Сотрудникам, выполняющим сезонные работы или принятым по трудовому договору на срок не более 2 месяцев, отпуск оформляется в рабочих днях. Среднедневной заработок при этом рассчитывается так:

СДЗ = ЗП / ДШ,

где:

ДШ — число рабочих дней по шестидневке.

Итоговая сумма определяется по формуле:

ОТП = СДЗ × ЧДОр,

где:

ЧДОр — число дней отпуска, предоставленного в рабочих днях.

За каждый отработанный месяц срочникам положено 2 дня отпуска (ст. 295 ТК РФ).

Пример

Маляр П. В. Солдатов принят в организацию на период с 01.03.2021 по 08.04.2021.

По заявлению ему предоставлен отпуск на 2 дня — 9 и 10 апреля — с дальнейшим увольнением. Зарплата работника по договору составила 37 000 руб.

Количество дней для расчета бухгалтер посчитал по графику шестидневки. Оно равно:

39 (дней всего) – 6 (воскресенья) – 1 (праздник 8 Марта) = 32 дня.

СДЗ = 37 000 / 32 = 1 156,25 руб.

ОТП = 1 156,25 × 2 =2 312,50 руб.

Итоги

Рассчитать дни отпуска и оплату за него несложно. Главное — знать основные правила (а они, как видим, в 2020-2021 годах не изменились) и учитывать некоторые, например «праздничные», нюансы. Остальное, как говорится, дело техники.

Рассчитать отпускные или проверить ваш расчет вам поможет наш калькулятор отпускных.

  • Трудовой кодекс РФ
  • Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить документы для отпускных

1. График отпусков. Его составляют минимум за две недели до начала календарного года, исходя из пожеланий сотрудников, требований закона и интересов работодателя. Соблюдать график обязаны как работодатель (организация или ИП), так и работники (ст. 123 ТК РФ. Существует унифицированная форма № Т-7. В ней, в числе прочего, есть графы 8 и 9. Их нужно заполнить, если изначально запланированный отпуск был впоследствии перенесен.

Бухгалтерия Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

2. Заявление сотрудника. Пишется в случае, когда нужно уйти в отпуск не по графику. Если же график соблюдается, то можно обойтись без заявления.

Работник должен подать заявление заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отдыха.

Пример заявления

Генеральному директору ООО «ЧОП «ЧеКа»

г-ну Дубинину И.О.

от охранника Симонова А.А.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней с 01 ноября 2021 года по 14 ноября 2021 года.

29 октября 2021 года

______________/Симонов А.А./

3. Уведомление о начале отпуска. Оно необходимо, если человек будет отдыхать по графику. Не менее чем за две недели до начала отпуска кадровики должны известить об этом работника под роспись (см. «Роструд сообщил, нужно ли уведомлять работников об отпусках, которые совпадают с графиком»). Если же основанием является не график, а заявление, уведомлять сотрудника не обязательно.

4. Приказ (распоряжение). Нужен и в случае ухода в отпуск по графику, и в случае подачи заявления. Существуют унифицированные формы: № Т-6 (на одного работника) и № Т-6а (на нескольких сотрудников).

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

5. Записка-расчет. Обычно используют форму № Т-60. На первой стороне проставляются даты начала, окончания, и период отдыха. На второй стороне — данные для оплаты.

6. Личная карточка. В бланке по форме № Т-2 есть раздел VIII, предназначенный для сведений об отпуске.

7. Табель учета рабочего времени. Соответствующие дни следует обозначить буквенным или цифровым кодом (для ежегодного основного оплачиваемого отпуска это «ОТ» и «09»

Бухгалтерия Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

ВНИМАНИЕ. Ранее организации и предприниматели в обязательном порядке применяли унифицированные формы кадровых документов, в частности, бланки № Т-2, Т-6, Т-6а, Т-7, Т-12, Т-13 и Т-60 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Но сейчас работодатели могут делать это добровольно, либо разработать свои формы (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

Расчет отпускных в 2021 году (в календарных днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска

Расчет среднего дневного заработка

Он зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период, то есть 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отдыха.

Если расчетный период отработан полностью, применяется формула, приведенная в статье 139 ТК РФ:

Средний дневной заработок = заработок за расчетный период / 12 / среднемесячное число календарных дней (оно равно 29,3)

Если расчетный период отработан не полностью, либо были исключаемые дни (больничные, отпуск и др.), применяется другая формула. Она приведена в пункте 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922; далее — Положение):

Средний дневной заработок = выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка / (среднемесячное число календарных дней × количество полностью отработанных месяцев + число отработанных календарных дней в неполных месяцах)

При этом:

Число отработанных календарных дней в неполном месяце = среднемесячное число календарных дней / общее число календарных дней в данном месяце × число календарных дней в данном месяце, приходящееся на отработанное время

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

ВАЖНО. Случается, что в расчетном периоде не было ни одного фактически отработанного дня, либо фактически начисленной зарплаты. Тогда средний заработок нужно считать за предшествующий отрезок времени, равный расчетному периоду (п. 6 Положения). А если зарплаты и отработанных дней не было даже в предшествующем периоде, в расчет берется фактический заработок за тот месяц, в котором начался отпуск. При отсутствии такого заработка вычисления производятся исходя из оклада (п. 7 и п. 8 Положения).

Примеры расчета

Расчетный период отработан полностью

Работник уходит в очередной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Заработок за расчетный период составляет 780 000 руб. Бухгалтер вычислил, что средний дневной заработок равен 2 218,43 руб. (780 000 руб. / 12 мес. / 29,3). Значит, сумма отпускных — 31 058,02 руб. (2 218,43 руб. × 14 дн.).

Расчетный период отработан не полностью

Работник уходит отдыхать с 8 июля 2021 года на 14 календарных дней. Его оклад составляет 20 000 рублей.

Расчетный период — с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года.

В апреле 2021 года работник брал больничный на 10 дней (с 1 по 10 апреля). Поэтому за апрель 2021 года он получил зарплату в общей сумме 13 000 рублей.

Шаг 1. Определяем выплаты, которые включаются в расчет.
20 000 руб. × 11 мес. = 220 000 руб. (общая сумма выплат за полностью отработанные 11 месяцев, кроме апреля).

За апрель 2021 года работнику выплачено 13 000 рублей. Поэтому для расчета принимается сумма 233 000 руб.(220 000 + 13 000).

Шаг 2. Определяем количество отработанных календарных дней в апреле 2021 года (не полностью отработанном месяце).

Всего в апреле 30 календарных дней, а на отработанные дни (с 11 числа, когда сотрудник вышел на работу после болезни) приходится 20 календарных дней (30 — 10).

Итого в апреле 2021 года отработано 19,5333 дн.(29,3 / 30 × 20)

Шаг 3. Определяем средний дневной заработок.
Он составит 681,6187 руб. (233 000 руб.: (29,3 × 11 мес. + 19,5333 дн.)).

Шаг 4. Определяем размер отпускных.

Их величина равна 9 542,66 руб. (681,6187 руб. × 14 дн.).

В расчетном периоде отсутствуют отработанные дни

Специалист уходит отдыхать с 12 ноября 2021 года. Расчетный период — с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года. В это время сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты.

Бухгалтер определил средний заработок за предшествующий период, то есть за отрезок времени с 1 ноября 2019 года по 31 октября 2020 года. Он составил 150 000 руб. Исходя из этой цифры бухгалтер рассчитал размер отпускных.

Премия в расчете отпускных

Сотрудник уходит в отпуск с 8 ноября 2021 года. Расчетным является период с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года. Это время отработано полностью.

В январе 2021 года работник получил премию за 2020 год в размере 40 000 руб.

Нужно ли включить эту сумму в заработок, начисленный в расчетном периоде и учитываемый при подсчете отпускных?

Да, нужно. В письме Минздравсоцразвития от 05.03.08 № 535-17 говорится, что для учета годового вознаграждения должны выполняться два условия:

  • расчетный период отработан полностью;
  • продолжительность периода, за который выплачена премия, не превышает продолжительности расчетного периода.

Раз оба условия выполнены, 40 000 руб. нужно добавить к выплатам, которые включаются в заработок при оплате дней отдыха.

Зарплата Рассчитывать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников

СПРАВКА. При несоблюдении названных условий премия все равно учитывается. Но не в полном объеме, а пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Другие примеры учета премий смотрите в статье: «Расчет отпускных: как учесть ежемесячные, ежеквартальные и годовые премии».

Расчет отпускных при повышении окладов

Отпуск работника начинается 18 ноября 2021 года. Расчетный период — с 1 ноября 2020 года по 31 октября 2021 года.

С ноября по декабрь 2020 года (2 месяца) сотрудник получал ежемесячно оклад, равный 40 000 руб. С января 2021 года в организации были повышены оклады всему персоналу. В январе — октябре 2021 года (10 месяцев) работник получал по 45 000 руб. в месяц.

Бухгалтер нашел коэффициент повышения. Он равен 1,125(45 000 / 40 000).

Заработок за расчетный период составил 540 000 руб.((40 000 руб. × 1,125 × 2 мес.) + (45 000 руб. × 10 мес.)).

Другие примеры вычислений при повышении оклада смотрите в статье: «Начисление отпускных: расчет при повышении оклада и налоговый учет при «переходящем» отпуске».

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Расчет отпускных в 2021 году (в рабочих днях)

Сумма вычисляется по формуле:

Величина отпускных = средний дневной заработок × количество рабочих дней отпуска

Средний дневной заработок равен (п. 11 Положения):

Средний дневной заработок = фактически начисленная заработная плата / количество рабочих дней по календарю 6-ти дневной рабочей недели

СПРАВКА. Отпуск в рабочих днях полагается сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) и тем, кто подписал трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ). В указанной формуле под фактически начисленной заработной платой подразумевается сумма, начисленная с первого дня сезонных работ (или краткосрочного контракта) до момента начала отдыха (подробнее об этом читайте в статье «Отпуск при срочном трудовом договоре: когда его предоставить и как оплатить»).

Расчет отпускных при увольнении

При увольнении работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник не успел отгулять положенные ему дни. Компенсация вычисляется по следующим формулам.

Если отпуск считается в календарных днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска

Если отпуск считается в рабочих днях:

Величина компенсации = средний дневной заработок × количество рабочих дней неиспользованного отпуска

Средний дневной заработок нужно определять точно так же, как для расчета обычных отпускных.

Почему среднемесячное число календарных дней всегда равно 29,3

Данная цифра представляет собой количество календарных дней в году, уменьшенное на число нерабочих праздничных дней и деленное на 12 месяцев.

Согласно статье 112 ТК РФ, в России официально установлено 14 нерабочих праздничных дней: 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января (Новогодние каникулы), 7 января (Рождество Христово), 23 февраля (День защитника отечества), 8 марта (Международный женский день), 1 мая (Праздник Весны и Труда), 9 мая (День Победы), 12 июня (День России) и 4 ноября (День народного единства).

Таким образом, чтобы найти среднемесячное число календарных дней, нужно от 365 (или 366) дней отнять 14 дней, и полученный результат разделить на 12 месяцев. После округления итоговое значение равно 29,3.

Сроки выплаты отпускных

Согласно статье 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Отсчет ведется в календарных днях (ст. 14 ТК РФ). Так, если начало отдыха приходится на понедельник, выдать деньги необходимо не позднее четверга предыдущей недели (письмо Минтруда от 05.09.18 № 14-1/ООГ-7157; см. «Отпуск начинается с понедельника: когда выплачивать отпускные?»).

ВНИМАНИЕ. Законодательство не устанавливает самый ранний срок, когда работодатель обязан выплатить отпускные. Значит, компания или ИП может выдать деньги за четыре, пять или большее число дней до начала отпуска, и это не будет нарушением.

Компенсацию за неиспользованный отпуск полагается выдать в день увольнения, либо не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

Бухгалтеру нужно начислить НДФЛ на всю сумму отпускных и удержать его при выплате денег работнику. Перевести налог в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором сотрудник получил деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Отпускные облагаются взносами: пенсионными, медицинскими, на соцстрахование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносами в ФСС «на травматизм».

ВНИМАНИЕ. Нередко бывает, что начало отдыха и начисление отпускных приходятся на разные месяцы. К примеру, отдых начинается 1 декабря 2021 года, а отпускные рассчитаны и выданы на руки 26 ноября 2021 года. Когда нужно начислить взносы? В месяце начисления отпускных. В нашем примере — в ноябре.

Бухгалтерия Бесплатно рассчитать зарплату, взносы и НДФЛ в веб‑сервисе

Как отражать отпускные в учете

В налоговом учете отпускные можно списать на расходы и при общем режиме (подп. 7 ст. 255 НК РФ) и при упрощенной системе (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Вопросы возникают, если отдых начался в одном месяце, а закончился в другом. К затратам какого месяца можно отнести деньги, начисленные работнику?

При методе начисления — к расходам каждого из двух месяцев пропорционально дням отдыха (письмо Минфина от 09.06.14 № 03-03-РЗ/27643).

При кассовом методе — к расходам месяца, в котором сотрудник получил деньги на руки или на карточку.

Подводя итог, напомним, что в 2021 году от бухгалтера требуется: правильно оформить документы, определить расчетный период, найти средний дневной заработок и рассчитать отпускные. Плюс к этому нужно выдать деньги в установленный срок, начислить НДФЛ и взносы, а также отразить отпускные в налоговом учете.

По закону, всем официально работающим россиянам полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Но считается он по-разному. Все зависит от того, что именно делает работник или работница: уезжает отдыхать на две недели, увольняется или берет отпуск по беременности или по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Приводим понятные примеры, как происходит расчет отпускных в 2021 году в каждом конкретном случае.

Примеры расчета отпускных с формулами

В какие месяцы выгоднее идти в отпуск? Вопрос, на первый взгляд, странный. Какая может быть разница, если зарплата каждый месяц одинаковая, а отпускные считаются по среднему заработку за год? Но если сделать расчет отпускных, разница окажется существенной — до 20% от месячной зарплаты. Сейчас объясним.

Количество рабочих дней в разных месяцах разное. Это зависит от числа официальных праздников и выходных внутри месяца. Соответственно, если зарплата каждый месяц одинаковая, стоимость одного рабочего дня отличается. Одно дело, когда вы получаете 40 тысяч рублей за 22 рабочих дня (как в июле и августе 2021 года). И немного другое — когда за 15 дней (как в январе 2021-го).

Заявление на отпуск вам нужно подать за две недели до его начала.
Фото: .com

Расчет отпускных в 2021 году довольно прост. Бухгалтер компании берет все ваши доходы за последние 12 месяцев (оклад, премии, надбавки, бонусы и т.д.) и делит на количество отработанных дней. По закону, при расчетах применяется коэффициент 29,3 (это среднее число календарных дней в месяце за вычетом праздничных дней).

Например, средняя зарплата Иванова за последний год составила 480 тысяч рублей. В месяц получается 40 тысяч рублей. Делим эту сумму на 29,3. Выходит 1365,9 рубля в день. Именно столько стоит один день отпуска. Это та сумма, которую работодатель должен выплатить сотруднику за каждый день, проведенный на даче или на пляже.

Сколько стоит один рабочий день в разные месяцы 2021 года

Месяц/Число рабочих дней Средняя стоимость одного рабочего дня при зарплате в 40000 руб./мес.
Январь/15 2 666,67
Февраль/19 2 105,26
Март/22 1 818,18
Апрель/22 1 818,18
Май/19 2 105,26
Июнь/21 1 904,76
Июль/22 1 818,18
Август/22 1 818,18
Сентябрь/22 1 818,18
Октябрь/21 1 904,76
Ноябрь/20 2 000
Декабрь/22 1 818,18

Если вы не уходите в отпуск в каком-либо месяце, то получаете стандартную зарплату — 40 тысяч рублей. Здесь число календарных или рабочих дней значения не имеет (на это чаще всего жалуются работодатели, когда выступают против длинных новогодних каникул).

Отпускные вам должны выплатить за три дня до того, как вы уедете.
Фото: pixabаy.com

При этом доход в тот месяц, когда вы уходите в отпуск, складывается из двух составляющих: зарплаты за отработанные рабочие дни (см. расчет вверху) и отпускных за дни отдыха. Стоимость одного дня отдыха при зарплате в 40 тысяч рублей — 1365,9 рубля. При стандартном размере отпуска в 14 дней — это 19122 рубля и 60 копеек.

Когда выгоднее всего идти в отпуск в 2021 году

В определенные месяцы уходить в отпуск выгоднее. Мы посчитали, в какие именно. За образец взяли ситуацию, когда вы ушли в отпуск на 14 дней, без праздничных.

Январь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 26 666,70 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 32 455,90 руб.

Февраль

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 21 052,60 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 38 070 руб.

Март

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Апрель

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Май

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 21 052,60 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 38 070 руб.

Июнь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 19 047,60 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 075 руб.

Июль

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Август

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Сентябрь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Октябрь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 19 047,60 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 075 руб.

Ноябрь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 20 000 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 39 122,60 руб.

Декабрь

Недополученная зарплата (X, за 10 рабочих дней) 18 181,80 руб.
Фактическая зарплата, если в этот месяц вы ушли в отпуск на 14 дней (40 000 + 19 122,60 — X) 40 940,80 руб.

Вывод простой: отпуск выгоднее брать в те месяцы, когда больше всего рабочих дней. В 2021 году их много — март, апрель, июль, август, сентябрь и декабрь. В каждом из них по 22 рабочих дня. А самые невыгодные месяцы для оплачиваемого отдыха в 2021 году — это январь, февраль и май.

Кстати

В период отпуска не включаются и не оплачиваются праздничные дни, перечисленные в статье 112 Трудового кодекса РФ. Они считаются нерабочими. За них работодатель отпускные не платит. Но платит зарплату.

1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января Новогодние каникулы
7 января Рождество Христово
23 февраля День защитника Отечества
8 марта Международный женский день
1 мая Праздник Весны и Труда
9 мая День Победы
12 июня День России
4 ноября День народного единства

Совет «КП». Если вы решите взять отпуск, например, с 25 апреля и до конца майских праздников, выгоднее написать два заявления: одно — на «до праздников», второе — на дни между Первомаем и Днем Победы.

Сроки выплаты отпускных

Заявление на отпуск вам нужно подать за две недели до его начала. Важно соблюдать этот срок, чтобы бухгалтерия вовремя сделала выплаты. Расчет отпускных в 2021 году делается так, чтобы вы получили деньги за три дня до того, как вы уедете.

Штатные сотрудники

Здесь все просто. За две недели до отпуска сотрудник должен написать заявление об уходе в отпуск. По закону, всем работающим россиянам полагается 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. По сути, мы работаем 11 месяцев в году, а за это работодатель дарит нам один месяц. Если прибавить к этому еще и все праздничные дни, то получится дополнительная скидка — еще полмесяца. Итого полтора месяца оплачиваемого отдыха в год (стандартные выходные дни в расчет не берем).

Кстати

У некоторых категорий работников продолжительность оплачиваемого отпуска еще больше. Например, у тех, кто работает на вредном производстве, в школе или в метро. Но на расчет отпускных это не влияет.

Декрет

Есть два вида отпусков для молодых мам:

  • По беременности и родам.
  • По уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет.

Разберем оба этих «отпуска» (официально первый считается «больничным»).

1. Листок нетрудоспособности по беременности и родам женщине выдают врачи на 30-й неделе беременности сразу на 140 календарных дней (70 дней до родов и 70 дней после рождения малыша).

Правила выплаты такие: расчет пособия идет по средней зарплате за два предшествующих года. То есть, если сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам в 2021 году, то за основу для расчета возьмут ее доходы в 2019 и 2020 годах.

Есть два вида отпусков для молодых мам: по беременности и родам и по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет.
Фото: .com

Пример. Сотрудница Иванова получала в месяц 30 тысяч рублей, на больничный не уходила. То есть за два года заработала 720 тысяч рублей. Эту сумму нужно разделить на 731 (число календарных дней в 2019-2020 годах) и умножить на 140. Получится 137 893 рубля.

По закону, размер заработка для расчета пособия по беременности и родам ограничен, как и база для страховых взносов, которые платят работодатели. Предел составлял:

  • за 2019 год — 865 000 рублей,
  • за 2020 год — 912 000 рублей.

То есть максимум, который может получить работница, — 340 328 рублей. Это при средней зарплате свыше 70 тысяч рублей в месяц.

2. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет назначается спустя 70 дней после родов. Для этого нужно написать заявление в отделе кадров. Средства будут идти из Фонда социального страхования, куда работодатель платит ежемесячные страховые взносы за всех работников.

Размер пособия определяется просто — он составляет 40% от среднемесячной зарплаты молодой мамы. В нашем примере сотрудница Иванова, ушедшая в декрет, будет получать по 11 993 рубля в месяц.

При этом максимальный размер пособия (при средней зарплате свыше 70 тысяч рублей в месяц) в 2021 году — 29,6 тысяч рублей.

Увольнение

Предупредить работодателя о том, что вы от него уходите, нужно не позднее, чем за две недели до увольнения. Как и при уходе в обычный отпуск. За это время сотрудник должен завершить текущие проекты или передать их коллегам. В расчетный день работник получит остатки по зарплате и компенсацию за те дни отпуска, которые он не успел отгулять.

Пример расчета

Допустим, Иванов решил уволиться с 22 числа. То есть зарплату за прошлый месяц он уже получил. А за текущий — еще нет. Зарплату ему должны выдать за 15 рабочих дней текущего месяца, в котором всего 20 рабочих дней. Это 30 000 рублей (2000 рублей х 15).

Ко дню увольнения у него скопилось 10 неиспользованных отпускных дней. То есть 1365,9 рубля нужно умножить на 10. Получится 13 659 рублей.

Общий расчет с Ивановым составит 30 000 + 13 659 = 43 659 рублей.

При увольнении работодатель обязан выплатить вам деньги за все дни, которые вы не успели отгулять. Если у вас накопилось 50-60 или даже 100 дней, то вы сразу получите 2-4 месячную зарплату. Пригодится, если вы увольняетесь в никуда, а не переходите на другое место работы. Правда, сейчас многие работодатели боятся санкций со стороны трудовой инспекции, которая может посчитать, что компания насильно удерживает сотрудника на рабочем месте и не дает ему отдохнуть. Поэтому таких «плюшкиных» насильно отправляют в отпуск.

Популярные направления у туристов

Крым

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *