Отчет по расходам, образец

Содержание

Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года? Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок? Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года?

Все расходы компании должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из-за того что документы, которые подтверждают затраты, оформлены с ошибками (или не оформлены вовсе), налоговики могут не принять расход при расчете налога на прибыль.
Обратите внимание: под документально подтвержденными расходами Налоговый кодекс понимает затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важный момент: все формы первичных документов, применяемых в организации, должен утверждать руководитель компании в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). А компания больше не обязана применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года.

Однако новый порядок вовсе не означает, что компания обязана разработать свои бланки абсолютно для всех операций. Вы можете смело просить руководителя принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Скажем, те, которые, на ваш взгляд, удобны, да и просто привычны. Ведь закон этого не запрещает.
До 2013 года унифицированные формы компании применяли по умолчанию. Специального решения руководителя на этот счет не требовалось. Теперь же решение о том, что компания продолжит применять унифицированные бланки, надо зафиксировать. В учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Это прямо требует статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Важный нюанс: продолжайте использовать унифицированные формы документов, на основании которых компания учитывает кассовые операции и начисляет зарплату. Это приходные и расходные кассовые ордера, зарплатные ведомости и прочие. Отказываться от таких унифицированных форм нельзя. Ведь ссылки на них есть в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Документ, подтверждающий понесенные компанией затраты, оформлен на иностранном языке. Может ли бухгалтерия на основании такого документа, не переводя его на русский язык, учесть в налоговом учете соответствующие расходы?

Нет, иначе это будет классифицировано проверяющими как нарушение. Причем запрет на это содержится сразу в нескольких нормативных актах.

Во-первых, это статья 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Здесь сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в организациях ведется только на русском языке. Также на русском языке оформляются тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) организаций.

Во-вторых, это пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Здесь говорится, что «документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке». При этом первичные учетные документы на иных языках должны иметь построчный перевод на русский язык. Неоднократно это подтверждали и чиновники (см., например, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Таким образом, формально у компании нет права принять в налоговом учете расходы на основании первичных документов на иностранном языке. Сделать это она может только тогда, когда такие документы будут построчно переведены на русский язык.

Предположим, что первичные документы на русский язык переведены. Какие требования предъявляются к такому переводу? Должен ли он быть заверен нотариально?

В письме Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66 разъясняется, что действующее законодательство Российской Федерации не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Такой перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник компании. Расходы на перевод первичных документов, являющихся деловой документацией компании, с иностранного языка можно принять в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Основание – подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В случае, если перевод осуществляется сотрудником компании, выполнение такой функции должно быть закреплено или в трудовом договоре с сотрудником, или в должностных инструкциях.

Компания заказала сторонней организации услуги производственного характера. Всегда ли в подобной ситуации нужно составлять акт, чтобы подтвердить факт оказания услуг в налоговом учете?

Да, без акта расходы подтвердить не удастся. Это прямо следует из пункта 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Но даже если речь идет об устной консультации или услугах по взысканию долгов с контрагентов, одного договора будет недостаточно. Несмотря на то, что положения пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускают использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. И в этом случае, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов, необходимо обзавестись актом по оказанным услугам (письмо Минфина России от 30 июля 2009 г. № 03-03-06/1/503).

Исключение составляют случаи, когда исполнитель оказывает услуги связи или предоставляет имущество в аренду или лизинг. В подобных ситуациях ревизоры довольствуются договором, графиком платежей и актом приемки-передачи имущества (для аренды и лизинга), счетом, а также документом, подтверждающим оплату услуг (письма Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).

Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок?

Как свидетельствует практика аудиторских проверок, наиболее часто встречаются следующие ошибки при составлении акта оказанных услуг, из-за которых у заказчика могут возникнуть проблемы со списанием расходов в налоговом учете.

Некорректно указана дата составления документа. Стоимость услуг, оказанных сторонними организациями, заказчик списывает в расходы по состоянию на день, которым датируется акт либо на последний день отчетного (налогового) периода. Соответствующее правило установлено в пункте 2 и подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Надо избегать ситуаций, когда акт по услугам, оказанным в одном отчетном периоде, подписан только в следующем (например, за декабрь – в январе). Для этого лучше датировать документ последним днем месяца, независимо от того, когда были приняты работы.

Нечетко расписано содержание хозяйственной операции, затраты на которые подтверждает акт. В зависимости от того, насколько подробно исполнитель опишет выполненные действия или результат услуги, заказчику будет легче доказать связь произведенных расходов с хозяйственной деятельностью. Услуги, указанные в акте, должны соответствовать целям и задачам, поставленным в договоре. Лучше избегать общих формулировок типа «услуги» и т.п. Ведь инспекторы убеждены: если из документов не следует, какие именно услуги оказал компании исполнитель, договор считается незаключенным, а расходы необоснованными. Доказать чиновникам обратное в досудебном порядке вряд ли удастся.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива и только подтверждает вывод о том, что детализацией услуг в акте лучше не пренебрегать. Некоторые судьи признают, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не требует расшифровывать в акте оказанные услуги (постановление ФАС Московского округа от 25 августа 2009 г. № КА-А40/7983-09). Но встречаются дела, решенные в пользу инспекторов – постановление ФАС Уральского округа от 17 августа 2009 г. № Ф09-5843/09-С2. Поэтому, даже если действия исполнителя подробно описаны в договоре или отчете, их нужно кратко продублировать в акте. Тем более отчет о проделанной работе исполнитель составляет, если соответствующая обязанность предусмотрена договором. Первичным документом отчет не является.

И обратите внимание: из содержания бумаг должно следовать, за какой период или в какие сроки оказана услуга (постановление ФАС Московского округа от 2 апреля 2008 г. № КА-А40/2402-08).

Не указаны измерители хозяйственной операции. Исполнители нередко проставляют в акте только итоговую стоимость услуг. Якобы услуги не имеют материального выражения, а следовательно, единиц измерения. Но инспекторов этот аргумент может не убедить, о чем свидетельствует сложившаяся арбитражная практика. Судьи неоднократно подтвердили, что в актах на оказанные услуги проставлять измерители вовсе необязательно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 апреля 2009 г. № А52-4324/2008). Но чтобы избежать судебных разбирательств, к мнению чиновников все же стоит прислушаться.

У исполнителей должны быть прейскуранты, в которых стоимость услуг зависит от каких-то физических показателей. Например, стоимость часовой или разовой консультации определенного специалиста. И если в акте будет указана цена и объем услуг, а не только их стоимость, легче подтвердить, что цена соответствует рыночному уровню, то есть доказать экономическую обоснованность. В акте нужно указать ставку и сумму НДС (если исполнитель является плательщиком этого налога), размер аванса, засчитанного при получении услуги, и сумму, подлежащую оплате.

Не указаны должности и личные подписи ответственных лиц. Чтобы проверяющие не усомнились, что акт подписали уполномоченные сотрудники компании, и на этом основании не сняли расходы, указать должности нужно в обязательном порядке. Кроме того, сотрудники, подписывающие акт, должны расшифровать свои личные подписи.

Ниже мы привели образец акта об оказании услуг, составленный без ошибок.

Общество с ограниченной ответственностью «Контора»
ИНН 7715123456, КПП 771501001
Адрес: г.Москва, ул.Электродная, д.7

Акт об оказании услуг
по договору от 23 января 2013 г. № 28/001

г.Москва
31.08.2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Контора», именуемое в дальнейшем исполнитель, в лице директора Русиновой Т.Г., действующей на основании устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Дента+», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Петросяна Г.А., действующего на основании устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем. В соответствии с договором от 23 января 2013 г. № 28/001 Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:

Наименование услуги

Количество одноименных услуг

Сумма, руб.

НДС, руб.

Сумма с НДС, руб.

Разовая устная консультация Шведовой О.В., исполняющей обязанности главного бухгалтера, по вопросам налогообложения операций с ценными бумагами, реализованными ООО «Контора»

Составление инструкции по отражению доходов и расходов переходного периода в связи с переходом с 01.01.13 ООО «Контора» на упрощенную систему налогообложения (приложение № 1 к акту об оказании услуг

Итого

Всего оказано услуг на сумму: Четыре тысячи семьсот двадцать рублей, в том числе НДС 18% — Семьсот двадцать рублей.

Подписи сторон:

Исполнитель:

Директор ООО «Контора» Т.Г.Русинова

Заказчик:

Генеральный директор ООО «Дента+» Г.А.Петросян

Как правильно уничтожить первичные документы налогового учета, срок хранения которых истек, чтобы избежать претензий проверяющих?

Последовательность действий должна быть такой. Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов.

Обратите внимание: если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Как действовать, если документы, подтверждающие затраты компании, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации?

От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями – когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.

Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.

Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Какие документы помогут избежать штрафа в случае утраты первички

Причина утраты первичных документов

Оправдательные документы, которые надо собрать, чтобы избежать ответственности

Пожар

Справка органа противопожарной службы

Затопление

Справка ДЕЗ или управляющей компании, обслуживающей вашу организацию

Стихийное бедствие

Справка территориального управления Министерства по чрезвычайным ситуациям, публикация в средстве массовой информации (например, газете)

Кража

Справка местного органа внутренних дел МВД России, приговор суда по уголовному делу

Документы утрачены по вине налогового органа

Протокол о выемке документов, опись документов

Документы утрачены по вине третьих лиц (например, переданы аудиторам на проверку)

Перечень документов, акт передачи документов

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов: главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т. п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов – аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Разумеется, восстанавливать в первую очередь нужно те документы, которые подтверждают понесенные компанией расходы. Как известно, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога на прибыль и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как компания отчиталась в инспекции и уплатила налог, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов предусмотрена налоговая ответственность. Речь идет о статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ.

В ситуации, когда необходимые документы отсутствуют (оформлены с серьезными ошибками, не оформлены, утеряны и тому подобное), налоговики потребуют от компании заплатить штраф. Его размер составляет 10 000 руб. Так сказано в пункте 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ. Если же отсутствующие документы относятся к нескольким налоговым периодам, сумма штрафа возрастет до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ). А если утрата документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Об этом говорится в пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание на несколько важных моментов. В пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ речь идет об отсутствии документов, а не документа. То есть если у компании нет всего одного первичного документа, то по статье 120 Налогового кодекса РФ ее оштрафовать нельзя.

Для штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ нет оснований, если компания не может представить документы из-за того, что в офисе произошел пожар, документы украли, они уничтожены в результате стихийных бедствий и тому подобное (то есть в тех случаях, когда вины организации в утрате документов нет). К такому выводу приходят многие арбитражные суды.

И еще один нюанс: если документ, подтверждающий произведенные компанией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными ошибками, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с компании взыщут сумму заниженного налога, а также штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы.

Однако обратите внимание: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса РФ налоговая инспекция не вправе. Об этом сказано в определении Конституционного суда РФ от 18 января 2001 г. № 6-О.

Какие санкции грозят должностным лицам компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов может быть наказана не только компания, но и ее должностные лица – директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Должностных лиц провинившейся компании могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя или главного бухгалтера может только мировой судья.

Обратите внимание: должностных лиц компании за нарушение сроков хранения документов могут наказать и по инициативе сотрудников архивной службы (если соответствующие нарушения будут выявлены при проверке). Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. Штраф в данном случае налагается по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Демидов Евгений Евгеньевичкандидат физико-математических наук

Разработка плана мероприятий не представляет затруднений для специалиста по управлению проектами. Однако автору многократно доводилось наблюдать, как авторитетные руководители составляли довольно сумбурные планы, из которых никак нельзя было заключить, каким же образом будет достигаться цель повышения эффективности работы направления, подразделения или предприятия в целом. Вместо конкретных действий в планах фигурировали лишь декларации с неопределенными сроками и результатами.

План мероприятий это документ, который определяет цели, конкретные действия (работы или мероприятия), требования к их результатам, сроки выполнения и исполнителей этих действий.

Совокупность мероприятий (в указанном понимании) представляет собой проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов или программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности .

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов.Обманчиво простая форма плана мероприятий требует (если, конечно заказчик заинтересован в получении реального результата) кропотливой вдумчивой работы. Нет нужды напоминать о том, что «самое главное в производстве – это подготовка производства» и что хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта.

Рекомендации по организации работы, предшествующей появлению плана мероприятий, содержится в многочисленных руководствах по повышению эффективности бизнеса, среди которых можно отметить , , и, как наиболее близкое к теме нашей статьи, .

В настоящей статье мы расскажем, как разработать целенаправленный и обоснованный план мероприятий, предварительно выполнив необходимую аналитическую работу. Для этого рассматривается один поучительный пример из практики автора, в котором использование ключевых показателей эффективности сочетается с техникой причинно-следственной диаграммы1, «5 почему» и с обычным для менеджера проекта умением строить расписания проекта2. Этот пример полезен еще и тем, что он типичен для многих предприятий сервисного бизнеса .

Структура плана

Приведенное выше определение плана мероприятий позволяет определить лишь самые общие требования к структуре (разделам) документа:

  • Наименование
  • Цели мероприятий
  • Исполнители мероприятий
  • Плановые сроки мероприятий
  • Обоснование мероприятий
  • План-график
  • Требования к результатам
  • Отчетность и контроль
  • Приложения

Форма плана

Форму плана мероприятий рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Обязательными реквизитами плана мероприятий являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект плана мероприятий, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.В конце текста плана мероприятий или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

Разработка содержания плана мероприятий

Идея метода

Начнем с идеи метода разработки содержательной части плана мероприятий. Эта идея, по сути, воспроизводит начало цикла DMAIC3, известного по книгам о методологии «шести сигм» (см. например, , , , ).

Постановка задачи: имеется продукт или направление деятельности организации, показатели качества которого необходимо улучшить.

Решение задачи предлагается осуществить в несколько шагов.

  • Шаг 1. Точно описать продукт (продукты) рассматриваемого направления деятельности.
  • Шаг 2. Определить основные показатели качества продукта (продуктов).
  • Шаг 3. Классифицировать причины нарушения качества.
  • Шаг 4. Оценить степень влияния выявленных причин на нарушение качества.
  • Шаг 5. Предложить мероприятия, направленные на устранение или компенсацию выявленных причин.
  • Шаг 6. Оценить степень влияния предполагаемых мероприятий на повышение показателей качества.
  • Шаг 7. Ранжировать мероприятия по приоритетности, ориентируясь на степень их влияния на результат, срокам и стоимости; отобрать наиболее эффективные мероприятия.
  • Шаг 8. Сформировать сетевой график мероприятий.
  • Шаг 9. Сформировать временной график мероприятий, определить исполнителей.

Первый шаг включен в последовательность действий потому, что описание продукта (требований к нему) является определяющим для всего последующего процесса планирования. Если достаточно точного представления о продукте не сформировано, то дальнейшие действия обречены на неполноту или неэффективность.

Применение описанного метода проиллюстрируем примером.

Исходная ситуация

Сервисная компания (далее – СК) предоставляет в аренду оборудование и инструмент для ремонта нефтяных скважин, который выполняет специализированная компания по ремонту скважин (далее – КРС) (см. рис. 1). Оборудование доставляется в бригады КРС, работающие на месторождениях, в соответствии с заявками КРС в оперативном режиме. Заявка содержит требования к комплектации оборудования. Укомплектованное оборудование должно сопровождаться комплектом документов, подтверждающих его исправность и возможность использования. СК обеспечивает исправность оборудования, выполняя его техническое обслуживание и ремонт после возвращения его из КРС. Доставка выполняется транспортной компанией (далее – ТК), работающей у СК на субподряде. Некоторые виды ремонта и испытаний также выполняются субподрядчиками СК. КРС оплачивает время аренды или количество успешных операций, выполненных с помощью арендованного оборудования. Непроизводительное время бригады КРС, причиной которого стало арендованное оборудование, не оплачивается.

Описанное направление деятельности является для СК относительно новым, поэтому некоторые вопросы придется решать «с нуля».

Рис. 1. НК, КРС, СК и ее субподрядчики

Другие данные об исходной ситуации приводятся по ходу изложения ниже.

Требуется разработать годовой план мероприятий по повышению операционной эффективности компании.

Шаг 1. Описание продукта

Продуктом СК является оборудование, удовлетворяющее требованиям к:

  1. техническим характеристикам (тип, марка, размер, мощность, диаметр и т.п.) – определяются заявкой;
  2. ресурсу или надежности – определяются правилами ведения работ, руководствами по эксплуатации оборудования или договором между КРС и СК;
  3. комплектности – определяются руководствами по эксплуатации оборудования или заявкой;
  4. наличию сопроводительных документов – определяются правилами ведения работ и/или договором между КРС и СК;
  5. месту и времени доставки – определяются заявкой.

Нарушение хотя бы одного из перечисленных требований влечет невозможность использования оборудования в процессе ремонта скважины. Контроль соблюдения требований осуществляет мастер ремонтной бригады или супервайзер нефтяной компании (далее – НК), которая является заказчиком ремонта скважины.

Выполнение перечисленных требований должно быть обеспечено следующим бизнес-процессами СК соответственно:

  1. формирование оборотного фонда оборудования;
  2. обеспечение технической готовности (включает подпроцессы: ревизия, техническое обслуживание, текущий ремонт, капитальный ремонт, испытания);
  3. комплектация;
  4. управление документацией;
  5. доставка.

Таким образом, требования к продукту СК декомпозируются в требования к продуктам отдельных бизнес-процессов.

Шаг 2. Основной показатель качества

Напомним, что качеством продукта называется соответствие продукта требованиям клиента. Показатели качества являются количественными измерителями такого соответствия.

Наивный подход к определению показателей качества в нашем случае привел бы к простому набору из нескольких индикаторов несоответствий. Например, для данного вида оборудования необходимо иметь 5 сопроводительных документов, по факту привезли 3, следовательно, по выполнению требований к документам ставим «минус» и т.п.

Правильный взгляд на процесс (с точки зрения не потребителя продукта СК, а с точки зрения НК – потребителя продукта КРС) приводит к одному показателю – потерям производительного времени ремонтной бригады в процессе ремонта скважины4. Действительно, НК заинтересована в минимальном времени простоя скважины в связи с ремонтом. Необходимое время ремонта определяется планом работ КРС; время, потраченное сверх нормативного, а тем более простои КРС не оплачиваются. Следовательно, КРС также заинтересована в минимизации потерь производительного времени. Заинтересована в этом, посредством системы тарификации, и СК.

Итак, основой показатель качества продукта СК – количество потерь производительного времени КРС (далее – ППВ), вызванных использованием арендованного оборудования. Измеряется этот показатель в бригадо-часах. Цель состоит в его минимизации.

Шаг 3. Классификация причин нарушения качества

ППВ связаны как с качеством самого продукта (т.е. доставленного в бригаду оборудования), так и с его эксплуатацией бригадой. Поэтому первый шаг классификации ППВ состоит в определении виновной в потерях стороны, которой могут быть:

  • СК,
  • субподрядчики СК,
  • КРС.

Следующий шаг классификации показан на рис. 2.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 2. Классификация причин потерь производственного времени.

Отметим, что в нашей классификации причины потерь соответствуют бизнес-процессам СК, которые, в свою очередь, отвечают видам требований к качеству продукта СК (см. шаг 0).

Итогом шага является причинно-следственная диаграмма нарушений качества, напоминающая диаграмму Исикавы и построенная по методу «5 почему».

Шаг 4. Степень влияния причин нарушения качества на результат

Для того, чтобы оценить степень влияния выделенных нами причин на результат, необходим аналитический учет по видам причин. Как правило, такой учет в СК ведется – хотя бы для того, чтобы корректно выставить претензии субподрядчикам или заказчику (КРС). На рис. 2 приведены соответствующие цифры.

К категории «прочие» относятся проблемы, масштаб потерь от которых невелик или природа которых неясна.

Наибольшая доля потерь (80%) приходится на СК; в свою очередь, наибольшие проблемы (60%) связаны с процессом технического обслуживания и ремонта, призванного обеспечить исправность и достаточный ресурс предоставляемого заказчику оборудования.

Попробуем разобраться с проблемами ремонта глубже. Как и всякий производственный процесс, ремонт обеспечивается следующими ресурсами:

  • технологией,
  • производственными мощностями,
  • запасными частями и материалами,
  • персоналом,
  • общей организаций производства.

По каждому из перечисленных видов ресурсов мы и зададим следующее «почему?» (третье по счету).

Следует признать, что редкие компании ведут корректный аналитический учет потерь качества в привязке к производственным ресурсам. Не была исключением и рассматриваемая СК. Поэтому для оценки степени влияния производственных ресурсов на качество продукта пришлось воспользоваться мнениями экспертов. В соответствии с ними по степени проблемности ресурсы выстроились следующим образом:

  • недостаточная оснащенность производства (20%),
  • отсутствие или несоответствие технологий ремонта (10%),
  • нерациональная организация производства (10%),
  • недостаточная квалификация персонала (10%),
  • недостаточная мотивация персонала (5%),
  • некачественные запчасти (5%).

Итогом шага является расширенная причинно-следственная диаграмма нарушений качества, на которой приведены количественные оценки влияния выделенных причин на нарушение качества.

Шаг 5. Предложение мероприятий

В первую очередь, как явствует из приведенных оценок, надо заняться обновлением производственных мощностей. Однако дело это дорогое и длительное. Поэтому на данном шаге мы, не сдерживая фантазию, попробуем предложить как можно больше разнообразных мероприятий, способствующих решению тех или иных проблем (см. рис. 3).

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 3. Мероприятия.

На практике для изготовления рисунка, подобного рис. 3, полезно пользоваться доской или какой-либо программной средой типа MS Visio, поскольку придется дописывать и переставлять мероприятия и выстраивать из них причинно-следственные «грозди». Каждое мероприятия будет «бить» в одну или в несколько проблем, либо предшествовать по логике одному или нескольким мероприятиям (заодно появляется и прообраз сетевого графика мероприятий).

Отметим, что к категории проблем под названием «прочие» никакие меры принимать не предлагается, так как отнесение определенного процента нарушений к этой категории означает, что проблемы либо не настолько критичны, либо природа их неясна. В итоговой версии плана мероприятий «прочим» категориям могут быть посвящены действия, направленные на прояснение причин таких потерь, если, конечно, такие действия будут экономически оправданны.

Уже на этом шаге вполне можно оценить, насколько «легким» или «тяжелым» будет предлагаемое мероприятие с точки зрения его стоимости, продолжительности или иных факторов (например, степени сопротивления его выполнению). Тем не менее, повторим, что на данном шаге следует освободиться от предрассудков и максимально расширить спектр применяемых средств.

Итогом шага является диаграмма, в которой причинам потерь качества отвечают мероприятия, образующие причинно-следственную сеть.

В финальной версии такой диаграммы остаются, конечно, далеко не все мероприятия, которые были предложены во время «мозгового штурма», а только те, которые планируется выполнить. Общее время на реализацию мероприятий может быть определено либо исходя из необходимости достигнуть поставленную цель, либо как фиксированный период (например, год). Напомним, что в нашем примере для реализации мероприятий отводится один год.

Шаг 6. Оценка степени влияния мероприятий на результат

На этом шаге необходимо понять, насколько выполнение тех или иных мероприятий влияет на результат. В нашем случае – насколько те или иные мероприятия снизят ППВ.

Оценка улучшений рассчитывается исходя из того, что все мероприятия, отображенные на диаграмме, будут выполнены.

К требуемой оценке можно подойти двояко: либо мы определяем, какое улучшение возможно и рассчитываем целевое значение, либо целевое значение устанавливается, а размер улучшения рассчитывается. В ситуации, явившейся прообразом рассматриваемого нами примера, применялись оба подхода. Рассмотрим некоторые детали подробно.

Возьмем ППВ по вине заказчика оборудования – КРС. Основные потери связаны с некорректностью подачи заявки и с неправильной эксплуатацией оборудования в бригадах КРС.

Некорректность заявки означает неправильное указание типоразмера или комплектации оборудования. В свою очередь, неправильное указание типоразмера может быть обусловлено отсутствием (или сознательным неиспользованием) единого справочника оборудования либо ошибкой технолога, подготавливающего заявку.

Первая причина ликвидируется на первых этапах разъяснительной работой с технологами, созданием «бумажного» единого справочника5, обязательного к использованию, а на финальных этапах – автоматизацией процесса заказа, когда единый справочник будет использоваться в рамках единой автоматизированной информационной системы.

Вторая причина, скорее всего, не устранима средствами, доступными СК. Ошибки будут, тем более, что часть из них в реальности обусловлена действиями НК, выдающей КРС определенный план работ по скважине.

В итоге, реальной оценкой будет снижение потерь по категории «некорректная заявка» наполовину, то есть в итоге на 1% от общего объема ППВ.

Аналогично, примерно наполовину удастся сократить потери, связанные с неправильной эксплуатацией оборудования. Здесь основными инструментами воздействия является налаженная претензионная работа, опирающаяся на данные контроля эксплуатации оборудования со стороны КРС. Однако, контроль эксплуатации все равно не будет тотальным, так как требует значительного увеличения ресурсов СК.

Прочие потери по вине КРС остаются неизменными.

Рассмотрим теперь потери, связанные с собственной производственной деятельностью СК.

Для оптимизации оборотного фонда оборудования (закупок необходимого оборудования, консервации, продажи или ликвидации ненужного) требуется предварительная аналитическая работа по расчету номенклатуры и объема оптимального оборотного фонда6. Для этого необходимы данные о поведении случайных величин спроса на оборудование со стороны КРС и времени оборота, складывающегося из времени эксплуатации оборудования бригадой КРС на скважине, времени ремонта оборудования на базе СК, времени транспортировки оборудования и времени нахождения оборудования в состоянии технической готовности на складе СК7. Требуемую статистическую информацию надо собирать не менее полугода. Финансовое ограничение также не позволит решить проблему оптимизации оборотного фонда полностью. Разумной оценкой будет улучшение по данному показателю на 5% от общего объема ППВ.

Целевое значение для улучшения качества ремонта (втрое в относительном измерении и на 40% ППВ в абсолютном) в нашем примере было поставлено «авторитарно». Тем не менее, это значение было подкреплено трезвыми оценками возможностей. А именно:

  • Проблема нехватки технологий ремонта решалась отчасти путем закупки технологических руководств у предприятий-изготовителей8 или организации обучения технологов СК, отчасти за счет собственной разработки. За год планировалось приобретение или разработка технологической документации по ремонту и обслуживанию наиболее дорогостоящих видов оборудования.
  • Качество запасных частей и материалов предлагалось тотально контролировать на входе. Такой подход минимизировал потери данной категории.
  • Навести порядок в организации производства планировалось за счет внедрения начальных шагов «5S» и регламентации процессов выполнения заявок заказчика и ремонта оборудования. Эти организационные мероприятия должны были снять остроту проблемы на 3/4 (8% ППВ). Они же должны были почти полностью решить проблемы, связанные с оборотом сопроводительной документации по оборудованию и с задержками при комплектации полученных заявок.
  • Оснащение производства предполагалось значительно улучшить как за счет рационализации размещения ремонтных мощностей, так и за счет приобретения нового оборудования – монтажных и испытательных стендов, станков и инструментов.
  • Вопросы, связанные с персоналом, предполагалось решить, к сожалению, только наполовину, поскольку начальный уровень квалификации был довольно низок, а текучесть велика.

Суммируя полученные оценки по стрелкам причинно-следственной диаграммы потерь, получаем, что за счет планируемых мероприятий ППВ могут (и должны) быть снижены на 60% в течение года9.

Полученный результат представляет собой целевое значение ключевого показателя качества и, соответственно, основную цель мероприятий. Диаграмма показывает, за счет чего достигается целевое значение.

После того, как будет сформирован график мероприятий (см. шаг 8), можно будет говорить о значениях целевого показателя, которые должны быть достигнуты поэтапно. Если предполагается, что целевое значение должно достигаться равномерно, то по известным формулам10 следует рассчитать целевые значения помесячно или поквартально.

Шаг 7. Ранжирование мероприятий

На этом шаге следует определить приоритетность предложенных мероприятий, принимая во внимание степень их влияния на целевые показатели мероприятий.

Фактически, шаги 4, 5 и 6 происходят одновременно или циклически во время рисования диаграммы проблем и мероприятий. Определяя приоритетность того или иного мероприятия, мы определяем приоритетность всех связанных с ним мероприятий (по логическим связям, которые показываются на диаграмме). Однако для независимых мероприятий необходимо определить приоритет, исходя как из количественных, так и из «политических» соображений.

Итогом шага должен являться упорядоченный по важности перечень независимых групп мероприятий.

В нашем примере важность всех групп мероприятий была признана одинаковой, иными словами, «наступление» на потери решено было вести «по всем фронтам» одновременно.

Шаг 8. Формирование сетевого графика мероприятий

Сетевой график для наших целей представляет собой диаграмму, показывающую логическую зависимость мероприятий. На диаграмме мероприятия изображаются вершинами графа и соединяются стрелками, если результаты одного мероприятия являются входными объектами для другого.

Вершинами графа являются как мероприятия, перечисленные ранее, так и дополнительные мероприятия, необходимость которых диктуется логикой.

Так, добавлены мероприятия, связанные со сбором статистической информации, необходимой для расчета оптимального объема оборотного фонда оборудования и норм расходов ресурсов на ремонт. Работам по автоматизации процессов СК предшествует постановка задачи (разработка технического задания) и выбор поставщика программного решения.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Рис. 4. Сетевой график мероприятий.

Шаг 9. Формирование временного графика

Временной график показывает, как должна разворачиваться реализация мероприятий во времени.

Для построения временного графика необходимо:

  • иметь сетевой график мероприятий,
  • оценить ресурсоемкость каждого мероприятия,
  • оценить продолжительность каждого мероприятия, исходя из ограниченности ресурсов,
  • привязать мероприятия к временной оси,
  • определить исполнителей и иные необходимые ресурсы.

Построение временного графика – сложная задача (задача целочисленной оптимизации), поэтому на практике решается она в несколько итераций. Расположение мероприятий во времени не должно противоречить связям «предшествует – последует», указанным на сетевом графике. Объем мероприятий, в которых задействован некий ресурс, не должен превосходить объем (пропускную способность) этого ресурса. Продолжительность мероприятий, в которых задействованы внешние по отношению к организации исполнители, должна быть определена с учетом риска задержек по вине другой стороны. Максимально широко следует использовать распараллеливание мероприятий.

Необходимо внимательно подойти к временнoму характеру и определению продолжительности мероприятий. Именно, мероприятие может быть:

  • однократным (например: подготовка технического задания или закупка определенного вида оборудования);
  • периодическим (например: обучение);
  • текущим (например: сбор статистической информации).

Продолжительность однократного мероприятия четко ограничена датами начала и окончания. Периодическое мероприятие характеризуется периодичностью и продолжительностью каждой реализации. Текущее мероприятие также ограничивается, как правило, датами начала и окончания, но простирается на весь период от запуска до конца периода планирования мероприятия. Чтобы пояснить различия между этими видами мероприятий, а также сослаться на правила, в соответствии с которыми производятся периодические или текущие мероприятия, в плане мероприятий используют поле «примечания».

Нередки случаи, когда в план мероприятий включаются мероприятия, связанные с разработкой некоторого подпроекта и его реализацией. В таких случаях, как правило, разработка плана подпроекта относится к вполне определенному сроку, продолжительность же реализации подпроекта может быть определена лишь приблизительно или вообще заранее не определена. В таком случае в общем временном графике мероприятий следует указать приблизительный интервал, сопроводив мероприятие примечанием о том, что оно осуществляется в соответствии с планом (заданием), утвержденным на предыдущем этапе (дать ссылку на пункт плана) и что его продолжительность подлежит уточнению в соответствии с указанным планом.

Аналогичную рекомендацию можно дать и для упорядочения периодических и текущих мероприятий. Если порядок их проведения заранее не определен, то в рамках планируемых мероприятий следует предусмотреть мероприятия по установлению такого порядка. Например, для периодических многосторонних технических совещаний вначале принимается регламент таких совещаний: устанавливается периодичность (скажем, один раз в месяц), порядок формирования повестки дня, обсуждения и принятия решений. Далее в план включается периодическое мероприятие «проведение технических совещаний», а в примечании указывается: «в соответствии с регламентом, см. п. … плана мероприятий»; при этом указанный регламент фигурирует в плане мероприятий как результат мероприятия, на который дана ссылка.

Если в план мероприятий внесено однократное мероприятие, по результатам которого запускается иной проект или текущая работа, то это указывается в примечании.

В соответствии с приведенными рекомендациями состав мероприятий, полученных на предыдущем шаге, может быть изменен или дополнен.

Помесячный график мероприятий для нашего примера приведен в табл. 1.

Табл 1. Временной график мероприятий.

Для увеличения изображения, кликните по нему мышкой

Итак, содержательная часть плана мероприятий разработана.

Содержание плана мероприятий

После разработки содержательной части плана мероприятий, построения диаграмм и графиков, выполнения расчетов можно приступить к оформлению документа.

Наименование

Наименование документа обычно выглядит как:

План мероприятий по…

или

Программа мероприятий по…,

если речь идет о большой систематической работе.

В любом случае наименование должно быть кратким, точно характеризующим основную цель мероприятий, а также, при необходимости, место и период выполнения мероприятий. Например:

Программа развития сервиса нефтепромыслового оборудования по Нижневартовскому региону на 201Х год.

Цели мероприятий

В этом разделе документа кратко формулируются основные цели мероприятий.

Порядок перечисления целей определяется приоритетом целей; целевые количественные показатели предшествуют качественным. Оба типа показателей должны допускать объективное измерение. При формулировке целей возможно краткое пояснение, за счет чего предполагается достижение данной цели. Количество указываемых целей не должно превышать 3 – 5. Обилие целей затрудняет проверку их достижения.

Например:

Целями мероприятий являются:

1.Сокращение потерь производительного времени заказчиков по Нижневартовскому региону не менее, чем на 60% от уровня 201Х-1 г. до конца 201Х года и ежемесячно в течение 201Х г. не менее, чем на 8% по сравнению с предыдущим месяцем.

2.Достижение рентабельности по направлению сервиса нефтепромыслового оборудования за 201Х г. не менее 5% за счет оптимизации организации бизнеса направления.

3.Увеличение выручки направления сервиса нефтепромыслового оборудования за счет принятия на обслуживание новых заказчиков в 201Х г.

Или:

Целью мероприятий является разработка унифицированных положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников ООО «ААА», ООО «БББ», ООО «ВВВ».

Недопустимо отсутствие целей, указание чисто декларативных целей, целей без установления объективно измеримых количественных или качественных показателей.

Исполнители мероприятий

В этом разделе перечисляются исполнители мероприятий в соответствии с временным графиком, построенным на шаге 8.

Исполнители группируются по организациям, если в мероприятиях принимают участие несколько организаций. В таком случае указывается головная организация (стоит в перечне первой), руководитель мероприятий, руководители рабочих групп по организациям, кураторы мероприятий и т.д.

При необходимости следует указать, что:

По указанию руководителя мероприятий к участию в мероприятиях могут привлекаться работники <указываются наименования организаций и/или их подразделений> по согласованию с их непосредственными руководителями.

Если некоторые исполнители должны быть назначены или выбраны по итогам выполнения некоторых этапов мероприятий, то наименование таких исполнителей указывается условно (кратко описывается его роль в реализации мероприятий) и дается пояснение, как и когда определяется конкретный исполнитель. Например:

Подрядчик-поставщик АИС – подрядчик Общества, поставляющий программное обеспечение; определяется по итогам конкурса на этапе 7.

Плановые сроки мероприятий

В этом разделе указываются плановые сроки начала и окончания выполнения мероприятий, исходя из временного графика, полученного на шаге 8.

Обоснование мероприятий

Этот раздел плана мероприятий не является необходимым, но полезен для обоснования поставленных целей и предлагаемых для их достижения средств. Возможно перенесение этого раздела в приложение к плану мероприятий.

В зависимости от предмета мероприятий в данном разделе могут быть помещены описания ситуации «как есть» (до выполнения мероприятий) и «как будет» (после выполнения мероприятий), включая количественные оценки в разрезе целевых показателей, упомянутых в разделе «Цели мероприятий».

План-график

Этот раздел является центральным для плана мероприятий. В нем мероприятия группируются в этапы (по времени) или иные разделы, а для каждого отдельного мероприятия указываются:

  • порядковый номер или условное обозначение;
  • полное наименование мероприятия;
  • требуемый результат;
  • сроки выполнения (начало, окончание или периодичность);
  • место выполнения;
  • исполнители (в том числе, ответственный исполнитель);
  • примечания.

Форма представления информации о мероприятиях в данном разделе может быть разной. При выборе формы следует руководствоваться принципами полноты информации и наглядности.

Весьма удобна следующая комбинированная форма, которой мы уже воспользовались выше (табл. 1).

Если исполнители однотипных мероприятий находятся в разных организациях, то можно воспользоваться двумя таблицами – общим планом работ (табл. 2) и традиционным временным графиком (табл. 3).

Табл. 2. Образец общего плана работ.

Табл. 3. Образец временного графика.

Наименование мероприятия должно быть кратким и точно определять суть мероприятия. Обобщенные формулировки допускаются для наименования блоков мероприятий – разделов плана. Наименование мероприятия начинается, как правило, отглагольным существительным, указывающим на предпринимаемое действие (например: разработка, построение, создание, внедрение, приобретение и т.п.); следующие слова описывают объект действия (например: приобретение лицензий, формирование разделительного баланса, сбор статистической информации и т.п.). Желательно, чтобы наименования мероприятий, при их упоминании вне полного контекста плана работ, позволяли бы идентифицировать выполняемые действия (например: вместо двух мероприятий с наименованием «приобретение лицензии» в двух разных разделах плана лучше написать «приобретение лицензий на бухгалтерское программное обеспечение» и «приобретение лицензий на технологию выполнения сварочных работ»).

Наименование результатов мероприятий также должно быть предельно конкретным. Не беда, если в наименование результата надо будет повторить часть наименования мероприятия (например: мероприятие – «заключение договора на поставку запасных частей», результат – «заключенный договор на поставку запасных частей»; отметим, что краткая формулировка «заключенный договор» не будет идентифицировать результат, если перечень результатов мероприятий будет процитирован в другом документе без указания наименования мероприятий).

Следует различать мероприятия, приводящие к различным результатам. В свою очередь, различия результатов могут проявляться в статусах соответствующих объектов. Например, общее мероприятие «заключение договора» бывает целесообразно разделить на «подготовку проекта договора» с результатом «проект договора», «согласование проекта договора с контрагентом» с результатом «согласованный с контрагентом проект договора» и «подписание договора» с результатом «подписанный договор». Целесообразность этого обусловлена в различии исполнителей (проект договора готовит одна сторона, согласуют и подписывают обе), а также необходимостью разделения сроков выполнения (подготовка проекта договора – процесс, полностью контролируемый одной стороной; согласование – двусторонний процесс с риском затягивания по вине другой стороны).

Требования к результатам

В этом разделе приводятся требования к результатам мероприятий или ссылки на источники таких требований (например, отраслевые стандарты или локальные нормативные акты организации).

Раздел с описанием требований к результатам обязателен, если такие требования не являются общеизвестными или не установлены действующим законодательством или локальными нормативными актами организации. В частности, специфические требования к назначаемым или выбираемым исполнителям могут быть сформулированы в данном разделе документа.

Отчетность и контроль

Этот раздел посвящен формам и методам контроля за выполнением мероприятий.

Если в организации имеется локальный нормативный акт, устанавливающий порядок управления проектами, в котором с надлежащей детальностью описаны формы и методы контроля выполнения проектов, то в данном разделе плана мероприятий достаточно дать ссылку на соответствующие разделы такого нормативного акта с уточнением персоналий.

В противном случае в данный раздел плана мероприятий необходимо включить минимальный набор положений, обеспечивающих контроль за выполнением мероприятий.

Отчеты о выполнении мероприятий подготавливаются, как правило, по всей вертикали управления мероприятиями, начиная с рядовых исполнителей до куратора мероприятий, который отчитывается перед органом, утвердившим план. Частота предоставления отчетов при этом убывает при движении по вертикали управления снизу вверх. Главную контрольную функцию выполняет куратор мероприятий; финальные решения по мероприятиям принимает орган, утвердивший план мероприятий. Например:

Руководитель рабочей группы еженедельно (в понедельник недели, следующей за отчетной, до 10.00 московского времени) отчитывается по установленной форме о ходе проекта куратору мероприятий.

Куратор мероприятий отчитывается о выполнении мероприятий перед генеральным директором не реже одного раза в две недели.

Контроль мероприятий, включающий согласование рабочих планов, проверку соблюдения сроков выполнения мероприятий, проверку (экспертизу) соответствия результатов мероприятий установленным требованиям, осуществляется куратором мероприятий.

Формы отчетности могут содержать информацию о выполнении целевых показателей проекта и административную информацию о соблюдении сроков выполнения мероприятий, назначении исполнителей, планируемых действиях (детализирующих мероприятия плана), проблемах по ходу выполнения мероприятий.

Неплохо зарекомендовал себя на практике «Рапорт о состоянии проекта» объемом на одну-две страницы14, содержащий следующие разделы:

  • Выполняемые этапы.
  • Полученные результаты.
  • Планируемые действия.
  • Проблемы.
  • Предложения.

Приложения

В приложения к плану мероприятий может быть вынесена вся информация, которая необходима для реализации мероприятий, но не была отражена в перечисленных выше основных разделах плана.

К такой информации могут относиться:

  • планы использования ресурсов, в том числе финансовых (иными словами, бюджет мероприятий);
  • план коммуникаций и иных действий, сопровождающих выполнение мероприятий;
  • анализ рисков мероприятий.

Литература

  1. Pyzdek Th. The Six Sigma Project Planner: A Step-by-Step Guide to Leading a Six Sigma Project Through DMAIC – McGraw-Hill. – 2003. – 232 p.
  2. Pyzdek Th., Keller P. The Six Sigma Handbook. – McGraw-Hill. – 2010. – 548 p.
  3. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 272 с.
  4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
  5. Демидов Е.Е. Построение системы управления сервисной компанией. – Контроллинг. – 2007. – № 22. – с. 40 – 50.
  6. Демидов Е.Е. Эффективное использование оборотного фонда. / Справочник экономиста. – 2013. – № 1. – с. 80 – 87.
  7. Майкл Дж. Л. Бережливое производство + шесть сигм: комбинируя качество шести сигм со скоростью бережливого производства. – М.: Альпина Бизнес Букс. – 2005. – 360 с.
  8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). Четвертое издание. (Русский перевод.) – Project Management Institute. – 2008. – 463 с.

1 Она же «диаграмма Исикавы» и «диаграмма рыбьей кости».

2 Они же «временные графики», «ленточные графики» или «графики Ганта».

3Define – Определяй, Measure – Измеряй, Analyze – Анализируй, Improve – Улучшай, Control – Проверяй.

4К таким потерям относятся: простои (в т.ч. ожидания), аварии, повторные операции (операции, не предусмотренные планом работ, но выполняемые вследствие неуспешности предусмотренных операций), невыполнения норм по скорости работ, прочие аналогичные виды потерь.

5 Автор подчеркивает, что создание единого справочника (непростое, конечно, дело!) является обязательным условием для использования предложенного инструментария улучшений.

6 О том, как это может быть сделано, рассказано в .

7 Полученная информация будет основой для борьбы со снижением вариабельности указанных случайных величин в духе «шести сигм», которая во всей полноте должна развернуться на следующий год проекта.

8 Предприятия-изготовители всячески ограничивают распространение технологий обслуживания и ремонта, чтобы избежать появления конкурентов.

9 В идеале, конечно, потери должны быть снижены до нуля, однако при имеющихся ограничениях, в том числе и временных, определенные нами 60% представляют реальную цель. Указание нереальных целей девальвирует как план, так и весь проект.

10 Линейным (арифметическая прогрессия) или нелинейным (геометрическая прогрессия) способом. В нашем примере целью было поставлено ежемесячное сокращение ППВ не менее, чем на 8% от уровня предыдущего месяца – с небольшим опережением, поскольку 100 x (1 – 8/100)12= 36.8.

11 Жирным шрифтом здесь и далее в таблице выделен ответственный исполнитель.

12 В реальном плане указываются Ф.И.О. исполнителей.

13 НПО – нефтепромысловое оборудование.

14 Полезно сразу ограничить объем такого рапорта, скажем, то одной страницы – тогда руководитель проекта вынужден будет отдать предпочтение наиболее существенным достижениям, планам и проблемам.

Версия для печати

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Образец авансового отчёта, часть 1

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Образец авансового отчёта, часть 2

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Образец авансового отчёта, часть 3

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Образец авансового отчёта, часть 4

Смета на представительские расходы — образец ее составления не утвержден законодательно — будет являться значимым элементом документооборота в фирмах, которые проводят официальные мероприятия. В чем заключается предназначение данного документа и где можно загрузить его образец?

Для чего нужна смета представительских расходов?

К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • с организацией официальных деловых мероприятий;
  • с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
  • с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.

В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.

Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:

  • издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
  • составления сметы представительских расходов;
  • составления отчета о представительских расходах;
  • дополнения указанных источников первичными документами.

Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.

Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.

Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.

Изучим, что может представлять собой данная смета.

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.

Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:

  • графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
  • сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
  • наименования документа;
  • сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
  • перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
  • информации об общей сумме предполагаемых расходов;
  • сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).

Изучим более подробно специфику составления указанных разделов сметы.

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

  • наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
  • дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Составление сметы: количество участников

Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:

  • сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
  • лицами, не входящими в штат фирмы.

Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.

Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.

Составление сметы: отражаем расходы

Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.

В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.

В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.

Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.

Составление сметы: заверяем документ

Несмотря на то что смета, как мы отметили выше, может заверяться руководителем фирмы посредством графы «Утверждаю», рекомендуется также дополнительно удостоверять сведения, отражаемые в документе, подписями:

  • главного бухгалтера;
  • лица, ответственного за составление сметы.

Также указываются их Ф. И. О. и должности.

Смета на представительские расходы может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и частью другого акта — например, внутрикорпоративного положения о представительских расходах. Во втором случае она должна будет составляться по форме, которая утверждена в качестве приложения к соответствующему положению.

Изучим данный аспект использования сметы подробнее.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.

Смета на представительские расходы - образец

Итоги

Фирма, организующая с той или иной степенью периодичности различные официальные мероприятия и несущая расходы, возникающие в связи с проведением данных мероприятий, может использовать соответствующие затраты в уменьшение налоговой базы — в пределах, установленных НК РФ (4% от расходов по оплате труда). Для этого представительские расходы должны быть документально подтверждены. В этих целях может использоваться смета.

Ознакомиться с иными фактами о работе с представительскими расходами вы можете в статьях:

  • «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?»;
  • «Документальное подтверждение представительских расходов».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

  1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
  2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

  • Поступление (акт, накладная);
  • Списание НДС;
  • Выдача наличных или Списание с расчетного счета. Вид операции – Прочий расход, счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная)из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные).

  • Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
  • Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление (акт, накладная)не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные)необходимо создать документ Списание НДС.

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных. Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения.

  • вид операции – Прочее списание.

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

  • приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
  • при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Составление данного вида отчетов происходит по итогам отчетных периодов и носит регулярный характер. Документ относится к «первичке», делается один раз в год и входит во внушительный комплект годовой бухгалтерской отчетности. Он показывает все финансовые поступления и исходящие перечисления, а также фиксирует остаток денежных средств на момент начала и конца периода.

Для чего нужен данный отчет

Документ является, можно сказать, обобщающим и дает четкое представление об обеспеченности компании наличностью. Это важно, поскольку иногда, даже имея полный порядок с и прочими фондами, компания может страдать от недостатка денег, необходимых, например, для уплаты налогов и социальных взносов, выплаты заработной платы, перечислений поставщикам и т.п. Ко всему прочему, очевидно, что отсутствие ясной картины с наличными средствами всегда отражается на экономической составляющей организации, именно поэтому отчет имеет большое значение для определения дальнейших действий и перспектив по части финансов.

ФАЙЛЫ

Важную роль отчет играет и тогда, когда компания заинтересована в привлечении инвестиций, поскольку перед тем как включиться в какой-либо проект, требовательный инвестор всегда просит предоставления данного отчета и с пристрастием его изучает.

Кроме того, адресатами отчета о движении денежных средств могут выступать:

  • налоговая инспекция,
  • Росстат,
  • банковские учреждения,
  • учредители компании и т.д.

Кто обязан составлять отчет

Данный вид отчетности вменен в обязанность всех предприятий и организаций, за исключением субъектов малого предпринимательства, а также тех компаний, которые используют упрощенные методы ведения учета и отчетности по бухгалтерии и налогам.

Структура и содержание отчета

Для человека, не имеющего специального образования, документ может показаться довольно сложным. Он состоит из трех разделов, в которых в кодовых значениях отражаются денежные операции по трем основным показателям деятельности организации:

  • текущей,
  • финансовой
  • и инвестиционной.

При этом необходимо иметь ввиду, что не все денежные перемещения нужно вносить в данный документ. К исключениям относятся:

  • обменные операции с валютой,
  • получение и сдача кассовой наличности на счет в банке,
  • обмен денежных эквивалентов друг на друга,
  • перевод с одного счета организации на другой и т.п.

Полный список действий можно найти в п.6 ПБУ 23/2011.

Важная особенность: в отчет включаются любые денежные операции компании. подпадающие под его квалификационные требования, независимо от того, в денежных единицах какой страны они были произведены, но при этом все данные в документ вносятся только в российских рублях, и строго в той единице измерения (тысячи, миллионы), которая использовалась при составлении бухгалтерского баланса.

Пример составления отчета о движении денежных средств

Заполняем «шапку»

Поскольку документ носит крайне важный характер, к его составлению надо относится очень внимательно и заполнять все необходимые ячейки.

  1. Вначале в отчете указывается год, за который он был составлен.
  2. Далее вписывается полное наименование организации (с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса) и следующие данные:
    • дата составления,
    • код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
    • вид экономической деятельности (обязательно в виде кода ОКВЭД и расшифровки).
  3. Ниже опять же вписывается организационно-правовая форма и форма собственности, а рядом коды ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм) и ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности).
  4. В последней строке «шапки» документа указываются коды ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения): т.е. тысячи или миллионы, используемые в отчете.

Заполняем раздел 1

Первый раздел документа содержит информацию о текущих денежных потоках.

  • Первым делом сюда вписываются сведения о «приходе»: в строку 4110 вносятся данные об общей сумме поступивших денежных средств, которая затем разбрасывается по ниже лежащим тематическим строкам, — от 4111 до 4119 — в соответствии с бухгалтерскими регистрами. Здесь учитываются операции от реализации услуг и товарно-материальных ценностей, арендных платежей, процентов, и других «входящих» финансов.
  • В строке 4120 указывается общая сумма по произведенным в отчетный период платежам: оплате налогов и взносов в пенсионные фонды, заработной плате, перечислениях подрядчикам и поставщикам и т.д. Затем эта сумма точно также разносится в строки от 4121 до 4129.
  • Далее в строку 4100 вносится показатель сальдо от текущих операций (т.е. сумма «входящих» финансов за минусом произведенных расходов).
  • В этот же раздел вписываются сведения о денежных перечислениях и поступлениях, которые нельзя однозначно классифицировать.

Важный нюанс: расходы в таблице необходимо указывать в круглых скобках, а акцизы, оплаченные поставщикам и подрядчикам, ровно как и НДС включать сюда не надо.

Заполняем раздел 2

Аналогичным образом заполняется раздел под названием «Денежные потоки от инвестиционных операций». Перво-наперво в строку 4210 вписывается «всего поступлений», в том числе от реализации акций, возврата по займам, дивидендам, продажи внеоборотных активов и т.д., которое затем разносится в нужных значениях по соответствующим строкам (от 4211 до 4219).

Ниже точно также заполняются «платежи» по инвестиционным операциям. В строку 4220 вписывается показатель «всего», который потом в полном соответствии с бухгалтерскими регистрами расписывается по находящимся ниже строкам (от 4221 до 4219), в том числе по приобретению и прочим затратным операциям с внеоборотными активами, выплатой процентов, приобретением долговых бумаг и т.д.

Затем вписывается значение сальдо денежных потоков от всех действий инвестиционного характера (поступление за минусом затрат).

Заполняем раздел 3

Последний раздел документа посвящен денежным потокам от различного рода финансовых операций. Здесь все аналогично:

  1. сначала в строке 4310 указывается значение «всего» поступлений, которое затем распределяется по нижним строкам (от 4311 до 4319), в том числе сюда вписываются доходы от выпуска акций и облигаций, кредитов, займов и т.п.
  2. Далее идентично предыдущим разделам вносятся показатели «всего» по финансовым платежам в строку 4320 с последующим их разнесением в строки от 4321 до 4329.
  3. Затем указывается разница между «входящими» и «исходящими» денежными потоками за отчетный период по финансовым операциям.
  4. В завершение в документ включается общее сальдо всех трех денежных потоков за отчетный период (может быть как со знаком плюс, так и со знаком минус), остатки финансов на начало и конец периода, а также разница курса между денежными единицами других стран и российским рублем, которая рассчитывается по специальной формуле (заполняется только тогда, когда организация производила расчетные операции в валюте).

После составления отчета документ передается на визирование руководителю организации, который своей подписью удостоверяет подлинность внесенных в него сведений.

Н.А. Мацепуро, юрист

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител яст. 137 ТК РФ.

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтери ю. Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Выдать под отчет
3000 рублей на срок 10 дней
02.04.2012

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А. Куликов

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней.Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам ист. 22 ТК РФ ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П. Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У.

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ — в размере 2500 руб. в день.Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работнико мст. 2 , п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ:

1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ На что обратить внимание в документах
Товарный чек Чек обязательно должен содержат ьп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ:

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя);
  • перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены;
  • должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также:

  • порядковый номер документа;
  • ИНН продавца;
  • фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис»
Счет-фактура В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис»
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу…») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка — например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1) Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено»)
Справка о покупке или продаже валюты Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательн ап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи — наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения и срок аренд ып. 1 ст. 454 , ст. 606 , п. 3 ст. 607 , п. 1 ст. 779 ГК РФ)
Расписка физлица-непредпринимателя Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения им перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему компенсацию за задержку возмещения перерасхода

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Прошу утвердить авансовый отчет № 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.

Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Е.А. Куликов

Скачать инструкцию для подотчетных лиц в электронном виде вы можете: → раздел «Формы»

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после — ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы. Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет.

Вопрос:Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию. В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

Ответ:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Оформить авансовый отчет сотруднику предется в других случаях .

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как быть, если…

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ Какие документы потребуются Преимущество Недостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи Письменный договор купли-продажи или акт закупки Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П .

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Обратите внимание

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

Важное обстоятельство

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.*

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус — у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связаных с покупкой этих ценностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

На заметку

Организация не является налоговым агентом при покупке материалов у физлица. Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода работнику не нужно. Сотрудник рассчитывает налог самостоятельно (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как оформить договор купли-продажи при помощи электронного журнала «Упрощенка»

В электронном журнале «Упрощенка» вы найдете информацию о том, по каким правилам нужно заключать договор купли-продажи. Для этого зайдите на сайт журнала. В верхнем меню на черной плашке выберите раздел «Правовая энциклопедия». Из появившегося меню вам потребуется раздел «Сделки», а в нем «Купля-продажа». Подборка статей по теме расскажет вам, какие реквизиты нужно включить в контракт. А также познакомит вас с основными нюансами налогового учета по сделке.

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы

Сергей Рюмин,
аудитор,управляющий партнер
ООО «КАФ «ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов. Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет?

Нет, заполнять авансовый отчет не нужно. Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет. Следовательно, и отчитываться не за что.

Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, — это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»?

Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если речь идет о покупке материалов.

Как отразить возмещение средств сотруднику в бухучете?

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н , счет 73 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

  • наименование и ИНН покупателя;
  • сумму акциза;
  • номер таможенной декларации;
  • страну происхождения товара;
  • разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты. Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится. Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

Есть информация, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансовый отчет работником. Подотчетное лицо в графах 1-6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления в авансовом отчете.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Оборотная сторона.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

Лицевая сторона.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *