Осмотрительность при выборе контрагента

Правильно выбрать поставщика – целая наука. Кто ее освоит, тому впору открывать свое детективное агентство. Ведь сделка с контрагентом должна отвечать великому множеству требований, таких как надежность, безопасность, экономическая выгода и множеству других. Ошибка в выборе поставщика может обернуться не только убытками от сорванной сделки, но и ненужным вниманием со стороны надзорных органов, доначисленными налогами, испорченными нервами, пятном на репутации, в конце концов… Что учесть при выборе контрагента, каковы критерии выбора поставщика, какими ресурсами и инструментами воспользоваться, чтобы облегчить этот выбор? Подробности – в нашей статье.

Понятию «должная осмотрительность» скоро исполнится 15 лет. Должную осмотрительность при выборе поставщика требует проявлять как государство, так и здравый смысл. Особенно в кризисных ситуациях, когда финансовое положение многих компаний пошатнулось, их надежность стала под большим вопросом.

Где искать поставщика?

Источники информации:

  • Рекомендации партнеров, знакомых,
  • Упоминания в СМИ и в интернете: экспертиза в профильных изданиях, реклама в журналах, в интернете,
  • Сайты компаний,
  • Выставочные мероприятия,
  • Торги и аукционы,
  • Ресурсы со справочной информацией и отзывами,
  • Внешние исследования, обзоры, отраслевые рейтинги компаний,
  • Сайты госструктур, в частности, надзорных органов, имеющие открытые данные.

По каким критерием выбирают поставщика?

В зависимости от задачи, которую должен решить партнер, компания определяет критерии выбора поставщика, составляет свой собственный рейтинг критериев выбора, размещая в нем критерии по степени важности.

Перечень основных критериев выбора поставщика:

  • цена товара,
  • качество товара,
  • сроки поставки,
  • надежность поставки, в том числе соблюдение графика поставок,
  • логистика поставки,
  • затраты на доставку и хранение товара;
  • гибкость,
  • наличие/отсутствие дополнительных услуг,
  • географическое расположение поставщика,
  • финансовая стабильность поставщика,
  • работа в официальном «поле»,
  • отсутствие проблем с законом,
  • репутация поставщика;
  • опыт работы компании на рынке,
  • позиции компании на рынке,
  • уровень удовлетворенности компанией на рынке,
  • возможность долгосрочного сотрудничества.

Факторы риска при выборе поставщика.

Подробнее в нашей статье мы хотим остановиться на тех аспектах жизнедеятельности вашего потенциального или уже действующего поставщика, которые не лежат на поверхности, но могут в определенных обстоятельствах доставить немалые неприятности партнеру.

Проверяют поставщиков не только потенциальные партнеры, но и различные контролирующие органы, в частности – Федеральная налоговая служба. ФНС активно проверяет поставщиков различных товаров и услуг. При такой проверке может оказаться, что ваш контрагент недобросовестный налогоплательщик или того хуже – фирма-однодневка. Для досконального изучения партнера налоговая может обратиться и к вам – со встречной проверкой, в ходе которой будет изучать все ваши взаимоотношения с попавшей под подозрение фирмой. ФНС отправит вам требование о представлении документов, предоставить их нужно в течение пяти дней. За непредставление информации грозит штраф от 5 до 10 тыс. руб. За повторное непредставление сумма штрафа может вырасти в разы.

Чем вам может грозить признание контрагента недобросовестным? НДС с суммы договора, принятый вами в зачет, скорее всего, будет оспорен. Как следствие — невозможность уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Судебная практика в таких делах чаще всего на стороне налоговых органов, если компания не может развернуто доказать проявление должной осмотрительности при выборе поставщика.

Более того, если вам не удастся доказать, что была проявлена должна осмотрительность, скорее всего, стоит морально готовиться к тому, что вас ждет выездная проверка.

Что должно насторожить при выборе поставщика:

  • Очень «юный» возраст компании. Обращайте внимание на дату регистрации компании-потенциального партнера.
  • Массовый адрес регистрации фирмы. Если по адресу ее регистрации числится много других компаний, повышается вероятность того, что она попадет в разряд недобросовестных.
  • Документы подписывает кто угодно, но не руководитель компании. Если право подписи делегировано по доверенности, убедитесь в наличии доверенности и ее подлинности.
  • Руководитель компании является руководителем множества юрлиц. К признакам технической компании относят тот факт, что ее руководитель числится в десяти и более компаниях.
  • Контрагент работает себе в убыток. Для того, чтобы это понять, нужно познакомиться с его бухгалтерским балансом.
  • Вид деятельности компании не соответствует виду той услуги, которую она планирует вам оказать.
  • Участие во множестве судебных процессов также должно стать поводом для более детального изучения деятельности потенциально партнера.
  • Множество негативных отзывов о компании в открытых источника: на отраслевых сайтах, на сайтах отзывов, в социальных сетях.

Когда нужно проверять контрагента особенно тщательно?

  • Готовится сделка с новым незнакомым контрагентом;
  • Условия сделки предполагают предоплату услуг;
  • Условия сделки предполагают рассрочку или отсрочку платежа;
  • Контрагент зарегистрирован в чужом регионе;
  • Контрагент имеет один или несколько факторов риска, перечисленных выше.

СБИС заменит детективное агентство.

Выбор контрагента – почти детективная история. Обзвонить, опросить, проштудировать десятки источников, найти неочевидное. Такая работа требует определенных навыков – коммуникабельности, въедливости, усидчивости, беспристрастности. А еще – колоссального количества времени. Поэтому многие компании поручают эту задачу электронным системам, которые могут провести проверку автоматически, подскажут набор необходимых документов и действий в отношении контрагента. Например, с помощью СБИС Проверка контрагентов вы получите индекс надежности контрагента, сможете понять, можно ли давать контрагенту в долг? На основе полученных данных вы поймете, стоит ли давать аванс или кредит партнеру, не находится ли он на грани банкротства.

Безусловно, решающее слово в выборе контрагента за руководителем, однако электронная система поможет с одной стороны принять более взвешенное решение в выборе партнера, с другой – подготовит доказательную базу для надзорных органов, свидетельствующую о проявлении компанией должной осмотрительности при выборе партнера. У вас будет пакет документов на контрагента, это и будет доказательством проявления осмотрительности.

Что позволяет получить сервис СБИС Проверка контрагентов:

  • Избежать сотрудничества с ненадежными партнерами. Сервис позволяет отсечь на этапе выбора сомнительных и неплатежеспособных контрагентов.
  • Снять претензии налоговиков в не проявлении должной осмотрительности. Сервис позволяет предоставить развернутую доказательную базу осмотрительного выбора контрагента.
  • Оценить конкурентов. Сервис позволяет быть в курсе основных бизнес-показателей конкурирующих компаний.
  • Расширить базу контактов и рынки сбыта. Сервис содержит миллионы актуальных контактных данных.
  • Оценить стоимость и состояние собственного бизнеса.

Сервис заменит собой целое детективное агентство. Вам не придется тратить собственное время на проведение расследования в отношении потенциального партнера. Обо всех особенностях выбора контрагентов с помощью СБИС вам готовы рассказать наши специалисты.

Понятие «должная осмотрительность»

Это понятие Налоговый кодекс не устанавливает. И обязанности «подтверждать должную осмотрительность при выборе контрагента» налоговое законодательство также не устанавливает.

Однако на практике налоговые инспекторы доказывают, что при выборе контрагента организация «действовала без должной осмотрительности» и «снимают» у нее учтенные расходы и вычеты по входному НДС. Поэтому во избежание налоговых рисков, компания должна сама решать вопрос проверки контрагентов.

Таким образом, проявление должной осмотрительности можно рассматривать как один из способов проверки контрагента, а саму должную осмотрительность как комплекс мероприятий по проверке контрагента, который компания должна разработать самостоятельно.

Как действуют инспекторы?

Как считают налоговики, если компания не проявляет должную осмотрительность, она получает необоснованную налоговую выгоду.

ФНС России еще в письме от 23 марта 2017 года № ЕД-5-9/547@ разъясняла, как доказывать получение фирмой необоснованной налоговой выгоды. Так, об умышленных действиях фирмы, направленных на получение необоснованной налоговой выгоды путем совершения операции с проблемным контрагентом или путем создания формального документооборота с использованием цепочки контрагентов, могут свидетельствовать установленные факты юридической, экономической и иной подконтрольности.

Если доказательств подконтрольности спорных контрагентов нет, то налоговые органы будут исследовать и доказывать недобросовестность действий самой фирмы по выбору контрагента и обстоятельств, свидетельствующих о невыполнении соответствующей хозяйственной операции контрагентом (по первому звену).

Налоговики могут запросить у фирмы следующие документы и информацию:

  • документы, фиксирующие результаты поиска, мониторинга и отбор контрагента;
  • источник информации о контрагенте (сайт, рекламные материалы, предложение к сотрудничеству, информация о ранее выполняемых работах контрагента);
  • результаты мониторинга рынка соответствующих товаров (работ, услуг), изучения и оценки потенциальных контрагентов;
  • документально оформленное обоснование выбора конкретного контрагента (закрепленный порядок контроля за отбором и оценкой рисков, порядок проведения тендера и др.);
  • деловую переписку.

Признаки отсутствия должной осмотрительности

Чиновники рекомендует при оценке налоговых рисков исследовать следующие признаки:

  • отсутствие документального подтверждения полномочий руководителя компании-контрагента (его представителя), отсутствие копий документа, удостоверяющего его личность;
  • отсутствие информации о фактическом месте нахождения контрагента, производственных и (или) торговых площадей;
  • отсутствие информации о государственной регистрации контрагента;
  • отсутствие очевидных свидетельств возможности реального выполнения контрагентом условий договора, а также наличие обоснованных сомнений в возможности реального выполнения контрагентом условий договора с учетом времени, необходимого на доставку или производство товара, выполнение работ или оказание услуг.

Эти признаки свидетельствуют о том, что налогоплательщик не проявил должной осмотрительности при заключении сделки.

Таким образом, под проявлением должной осмотрительности понимается, что налогоплательщик использовал все установленные законодательством возможности для получения информации о контрагенте. При этом способы получения таких сведений могут быть разные.

Как себя обезопасить?

Фирме нужно заранее получить информацию о своих поставщиках, чем потом «разбираться» с контролерами. Поэтому проверять потенциального контрагента нужно еще до того, как вы подпишете с ним контракт.

На преддоговорной стадии соберите небольшое «досье» на контрагента, которое поможет обезопасить от споров с налоговыми инспекторами. Оно может состоять из:

  • копии учредительных документов (устава и учредительного договора);
  • копии свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН, выписки из ЕГРЮЛ;
  • копии лицензий;
  • документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих договоры, счета-фактуры (в частности, протокол о назначении генерального директора на должность);
  • копии паспортных данных руководителя и главного бухгалтера.

Обратите внимание

Этот перечень документов зависит и от отраслевой принадлежности организации и ее контрагентов и особенностей их финансово-хозяйственной деятельности.

Однако не стоит ограничиваться вышеперечисленным, т.к. любая дополнительная информация (например, переписка, предшествующая заключению договора) будет служить подтверждением реальности существования контрагента. Все получаемые о контрагенте данные лучше иметь в форме документов (оригиналов, копий, распечаток с сайтов, фотографий, электронных писем, рекламной продукции, аудио- и видеозаписей) и хранить их в отдельном досье.

Читайте в бераторе

Должная осмотрительность и осторожность при выборе контрагента

Даже самая добросовестная компания, которая работает по закону и исправно платит налоги, может иметь проблемы с налоговой инспекцией, если свяжется с недобросовестным контрагентом. Чтобы этого избежать, нужно проявлять должную осмотрительность при выборе делового партнера.

Из этой статьи вы узнаете, что такое должная осмотрительность и как ее проявить, чтобы обезопасить себя от доначислений и штрафов.

Должная осмотрительность при выборе контрагента – что это значит?

Это значит, что прежде чем заключать сделку с новым контрагентом, вы убедились, что это не «однодневка» и не формальное юрлицо, а реальная фирма, которая добросовестно работает, исправно платит налоги и имеет необходимые ресурсы для выполнения договора.

Если этого не сделать и связаться с проблемным контрагентом, который нарушает закон и уходит от налогов, результатом станут снятые вычеты по НДС и расходы налогу на прибыль, штрафы и пени. Так государство борется с незаконными налоговыми схемами и фирмами-однодневками.

Что говорит закон о должной осмотрительности?

Как ни странно – ничего. В законах и Налоговом кодексе нет такого понятия. Но это не мешает ФНС и Минфину оперировать этим понятием в своих письмах, давать рекомендации по проявлению должной осмотрительности, а судам – учитывать все это при рассмотрении споров.

Термин «должная осмотрительность» стали применять после того, как его употребили в Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».

Исходя из текста постановления, сам факт, что ваш контрагент не исполняет свои обязательства перед бюджетом – еще не повод для доначислений, ведь вашей вины в этом нет. Но избежать санкций и обвинений в получении необоснованной налоговой выгоды удастся, только если докажете, что вы ничего об этом не знали, сами в схеме не участвовали и со своей стороны сделали все возможное, чтобы убедиться в добросовестности контрагента.

Как проявить должную осмотрительность?

Строго определенного перечня мероприятий по проверке контрагента в нормативных документах нет. Все зависит от конкретных обстоятельств. Для суда и налоговой инспекции набор мероприятий одного налогоплательщика может оказаться достаточным, а другого – нет.

В письме ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872 так и говорится, что список документов и действий не может быть исчерпывающим. А в письме от 15.09.2017 № 14-15/145350 УФНС России по Москве уточняет, что проявление должной осмотрительности – это комплексный анализ многих аспектов деятельности контрагента, а не просто подтверждение факта его регистрации на сайте ФНС.

Чиновники рекомендуют руководствоваться общедоступными критериями оценки рисков, отраженными в Приказе ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.

Согласно п.12 Приложения 2 к этому приказу контрагент считается проблемным с точки зрения налоговиков, если:

  • нет информации о его регистрации в ЕГРЮЛ;
  • он не имеет собственного сайта и не дает рекламу в СМИ;
  • нет информации о фактическом местонахождении;
  • контрагент зарегистрирован по адресу массовой регистрации;
  • нет документов, которые подтверждали бы полномочия и удостоверяли личность руководителя контрагента или его представителя;
  • сделку обсуждали и заключали без личных контактов между руководством поставщика и покупателя.

Подозрение вызывают также такие факты, как недавняя регистрация фирмы, номинальные директора, плохая судебная практика в отношении контрагента и любое другое обстоятельство, которое наводит на мысль, что контрагент нечист на руку.

При этом контролеры в своих письмах и разъяснениях всегда уточняют, что не должно быть формального подхода. Нельзя обвинить налогоплательщика в том, что он не проявил осторожность и получил необоснованную налоговую выгоду только потому, что имеет место какое-то из вышеперечисленных обстоятельств. Это только повод присмотреться повнимательнее, но все факты рассматривают в совокупности.

Во главе угла реальность сделки

В 2017 году в Налоговом кодексе появилась статья 54.1 «Пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов», которая ставит во главу угла реальность сделки.

Согласно этой статье, организация может получить вычет или уменьшить базу по налогу, если не было искажения информации, у сделки была деловая цель, и исполнил ее действительно контрагент. А если контрагент нарушает налоговое законодательство или документы подписаны неуполномоченным лицом – это еще не повод наказывать за это налогоплательщика.

«В Налоговом кодексе прописали презумпцию виновности налогоплательщиков»

ФНС даже выпустила письмо от 28.12.2017 № ЕД-4-2/26807, в котором говорится, что при проверках налоговым органам не следует оперировать понятием «должная осмотрительность», а в письме от 31.10.2017 N ЕД-4-9/22123@ дала подробные рекомендации, как проводить проверки и на что обращать внимание с учетом новой статьи 54.1.

Все это не значит, что теперь можно заключать договоры с кем попало. Должная осмотрительность при этом никуда не делась, суды по-прежнему учитывают ее в своих решениях, но теперь для налогоплательщика важно доказать, что у сделки была четкая деловая цель и убедиться, что у контрагента есть все необходимые ресурсы, чтобы исполнить договоренности: персонал, оборудование, транспорт, производственные мощности и т.д.

Если все это есть, и контрагент действительно все сделал сам, налоговики не смогут отказать в вычетах, даже если контрагент не соответствует всем критериям благонадежности, обладает признаками однодневки и вызывает подозрения.

Этот принцип хорошо демонстрирует Постановление АС Уральского округа №Ф09-5555/18 от 24.09.2018 года по делу №А50-31119/2017. Репутация контрагента явно оставляла желать лучшего: было уголовное прошлое за спиной, номинальные директора, плохая судебная практика и т.д.

Налоговики решили, что сделка была нереальной, а работы заказчик выполнял сам. Но организация предоставила полный набор доказательств, что отношения с контрагентами были реальными: первичные документы, переписка, свидетельские показания, списки пропусков на объекты, документы СРО и т.д. Суд решил, что нужно руководствоваться фактами, а не домыслами, и встал на сторону организации.

Таким образом, важно не только изначально проверить регистрацию контрагента, но и убедиться, что у него есть ресурсы для исполнения договора, а потом суметь доказать реальность работ.

Какие документы запросить, чтобы проявить должную осмотрительность

Минимальный пакет документов, который нужно получить у контрагента, должен выглядеть так:

  1. Выписка из ЕГРЮЛ.
  2. Устав.
  3. Копия ИНН.
  4. Документ, который подтверждает полномочия лица, подписывающего документы.

Эти документы подтвердят существование и правоспособность организации, но данные нужно будет сверить с информацией из открытых источников.

В зависимости от ситуации, может понадобиться информация:

  • О выданных лицензиях, если деятельность контрагента лицензируется. Вы можете и самостоятельно проверить наличие действующих лицензий в открытых источниках. Список ресурсов для проверки доступен по ссылке.
  • О членстве в СРО. Информация о членах саморегулируемых организаций есть на сайтах этих организаций. Общий список СРО и их сайтов есть .
  • О среднесписочной численности. Это поможет убедиться, что у контрагента есть персонал для осуществления сделки.
  • Бухгалтерская отчетность с отметкой налоговой инспекции. По ней можно увидеть, ведет ли компания хозяйственную деятельность, и оценить финансовую устойчивость.
  • Информация о наличии других ресурсов (оборудования, производственных мощностей, транспорта и т.д.) для выполнения сделки, или информация об этих ресурсах и субподрядчика, который будет исполнять сделку.

Со вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2016 № 134-ФЗ не считаются налоговой тайной сведения: о среднесписочной численности, об уплаченных налогах, о налоговых нарушениях и задолженностях, штрафах, доходах и расходах по данным отчетов.

«Как проверить контрагента и обезопасить свою компанию при выборе поставщиков, подрядчиков»

Сервисы, с помощью которых можно самостоятельно проверить контрагента

Комплексную информацию о контрагенте можно получить с помощью платных сервисов, таких как «1С: Контрагент», «Контур.Фокус», «Моё дело. Бухгалтер» и т.д.

Для клиентов, которые обслуживаются в нашей компании, мы можем подготовить бизнес-справку на контрагента из премиальной версии «Контур.Фокус». В ней гораздо больше информации, чем в обычной выписке из ЕГРЮЛ с сайта ФНС.

Много бесплатных возможностей предоставляет сама ФНС. На сайте налоговой службы есть , с помощью которых можно получить сведения о государственной регистрации будущего контрагента, о задолженности по налогам и сборам, и т.д.

Особого внимания заслуживает электронный сервис ФНС «Прозрачный бизнес». Его запуск откладывали несколько раз, но в 2018 году сервис наконец заработал. С его помощью можно узнать, действующая ли компания, не находится ли в стадии ликвидации, есть ли отметка о недостоверности сведений и т.д.

Также в сервисе есть данные о доходах, среднесписочной численности, применяемых режимах налогообложения и другие данные, но, чтобы получить их, придется покопаться, потому что данные размещены в виде XML-файлов, в которых нужно отыскать нужного налогоплательщика и его данные.

Обоснование выбора контрагента – образец

Всю информацию о контрагенте, которую вы получили от него или нашли самостоятельно, нужно собрать в отдельное досье и бережно хранить.

Если у налоговиков возникнут претензии, это досье поможет доказать, что вы проверяли контрагента всеми возможными способами. Также нужно хранить информацию о самой сделке, включая переписку, чтобы доказать, что сделка была реальной.

Налоговая инспекция при проверке может запросить обоснование выбора того или иного контрагента. В этом случае нужно отправить максимально подробный ответ и приложить документы из досье.

Образец ответа на запрос:

Образец ответа на запрос

Чем подробнее будет информация, тем легче вам будет доказать, что вы предприняли все меры для проверки, сделка была реальной, и у вас не было умысла получить необоснованную налоговую выгоду. А если контрагент оказался недобросовестным, то вы об этом не знали и не могли узнать.

1С-WiseAdvice во главу угла ставит безопасность бизнеса клиента. В рамках бухгалтерского обслуживания мы проконсультируем, как подтвердить благонадежность контрагента, а также поможем доказать реальность и деловую цель сделки, если инспекция требует пояснений.

Но помните, что все риски, которые несет работа с неблагонадежными контрагентами, лежат на вас. Поэтому рекомендуем соблюдать предусмотрительность при выборе партнеров и выполнять рекомендации наших специалистов.

Заказать услугу

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *