Опись документов в налоговую

Что такое опись документов и для чего она составляется

Когда налогоплательщик передает документацию в ИФНС, он составляет опись в налоговую о предоставлении документов и сопроводительное письмо. Инспекция не вправе требовать бумаги, ранее представленные при проведении камеральных или выездных проверок, за исключением случаев, когда они направлялись в виде подлинников, впоследствии возвращенных (п. 5 ст. 93 НК РФ). Налоговики рекомендуют передавать бумаги с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России №03-02-РЗ/39142 от 07.08.2014) — она докажет исполнение требования полностью и в срок.

В соответствии со ст. 93 НК РФ инспектор, проводящий проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимую документацию. Она предоставляется лично или через представителя, по почте заказным письмом либо в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Инспектор вправе ознакомиться и с подлинниками. Об этом он уведомит отдельно (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Копии представляются в течение:

  • 10 дней;
  • 20 дней (при проверке консолидированной группы налогоплательщиков);
  • 30 дней (при проверке иностранной организации, подлежащей постановке на учет в налоговом органе).

Если проверяемое лицо не имеет возможности представить бумаги вовремя, то в течение дня, следующего за днем получения требования, следует письменно уведомить налоговиков о причинах непредоставления и о сроках, в которые требование будет исполнено.

Кроме того, в соответствии со ст. 93.1 НК инспекция вправе направить требование в рамках проверки не самой компании (ИП), а ее контрагента. Оно исполняется за пять дней (при проведении проверки контрагента) или в течение десяти дней (требование по конкретной сделке).

Правила оформления и структура

Утвержденного бланка не существует, поэтому опись для налоговой составляется в произвольной форме. Бумаги нумеруются, сшиваются, заверяются подписью руководителя и печатью.

Прошивка должна позволять:

  • свободно считывать текст, реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
  • изучать и копировать каждый лист без механического разрушения прошивки.

С бумагами сшивается и опись, в ней указываются:

  • наименование ИФНС;
  • номер и дата требования;
  • название организации (ФИО ИП), ИНН;
  • заглавие;
  • порядковый номер, наименование каждого направляемого документа, его статус (оригинал, копия), номер и дата (если есть), количество листов;
  • общее количество приложений и листов;
  • подпись уполномоченного лица и печать.

Если документ составляет индивидуальный предприниматель, который работает без печати, делается соответствующая пометка.

ИП Семенов С.А.

ИНН 6154977400184

Приложение к сопроводительному письму от 02.03.2020 года N 604
ИП Семенов С.А. (ИНН/6154977400184)

Опись документов, представляемых по требованию
ИФНС по г. Таганрогу от 25.02.2020 N 118

№ п/п

Наименование документа

Количество страниц

Номера страниц

Пояснения к декларации УСН

Копия письма ООО «Марка» об уточнении платежа №276 от 25.12.2019

Копия платежного поручения №254 от 24.12.2019

Копия счета №376 от 02.12.2019

ИТОГО:

Индивидуальный предприниматель

Семенов С.А. Семенов

Примечание: работает без печати

Перечень составляется на бланке предприятия в двух экземплярах, один передается в инспекцию вместе с сопроводительным письмом, другой — с отметкой о принятии — остается у налогоплательщика.

Пример описи документов в налоговую

При отправке почтой следует перечислить содержимое на бланке 107 для ценного письма, в двух экземплярах. В этом случае отправление сразу не запечатывают — работник почты проверяет соответствие вложения реестру, заверяет бланк подписью и штампом, один экземпляр вкладывает в письмо, а второй возвращает отправителю.

Последствия непредоставления

Важно хранить опись документов для передачи в налоговую как доказательство их передачи. За непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) запрошенных бумаг будут взысканы штрафы:

  • 200 рублей — с организации за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • от 300 до 500 рублей — с руководителя организации (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

О том, как подать в налоговые органы декларацию о доходах и оформить опись документов в налоговую к 3-НДФЛ, мы уже рассказывали в одной из наших статей. Незатронутой осталась тема формирования пакета документов и сопровождающего документа – описи, для последующей передачи документов, запрашиваемых ИФНС.

Передавая запрашиваемые документы налогоплательщик (компания или ИП) должен приложить к пакету документов опись документов в налоговую, образец которой, не всегда может отвечать установленным требованиям. О том, как правильно составить опись вложения в налоговую, каким должно быть ее содержание, расскажем в этой статье.

Опись документов в налоговую: бланк

При подаче документов по запросу налоговиков субъект обязан предоставить в региональное отделение ИФНС установленный пакет документов, передача которых сопровождается реестром (описью).

Опись в налоговую – это сопровождающий документ, написание которого законодательство возлагает на налогоплательщика. Документ является обязательным приложением к документам, в нем указанным. Стандартизированный бланк описи в налоговую не утвержден, поэтому налогоплательщик может использовать опись, составленную в свободной форме, либо бланк, рекомендованный к использованию в отделении налоговой инспекции по месту предоставления декларации.

В то же время, предусмотренная возможность составлять сопровождающий реестр в свободной форме, не означает, что к его содержанию законодательство не предъявляет никаких требований. Наличие описи (реестра) для передачи документов в налоговую регламентируют ряд нормативных актов, в числе которых Приложение № 18 к Приказу ФНС РФ№ ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018 года «Об утверждении форм документов…». Данным приказом в составе документов, передаваемых в ИФНС регламентировано наличие сопроводительной описи. Это может быть отдельно прилагаемый бланк описи документов в налоговую или опись, приведенная в тексте сопроводительного письма.

Составляем опись документов в налоговую

Напомним, что при отсутствии жестких требований к форме описи, ее структура и содержание все же конкретизированы. Чтобы понять обоснованность этих требований, необходимо понимать задачу, которая возложена на этот документ.

Опись документов для передачи в налоговую (образец приведен далее) – это не только скупой перечень прилагаемых документов, прежде всего, это «страховка» налогоплательщика в ситуации, если возникнут разногласия с инспекцией, или в ходе работы налоговиков с документами будет утерян какой-либо из них. В этих случаях правильно составленная опись в налоговую поможет избежать ответственности за непредоставление необходимых документов и начисления штрафных санкций.

Сопроводительная опись для сдачи документов в налоговую относится к административным документам, и по общему правилу подпадает под стандарт документов данной группы, в связи с чем должна содержать:

  • исходящий номер и сведения о дате регистрации документа;

  • в правом верхнем углу – сведения об адресате (ИФНС) и субъекте хозяйствования (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон);

  • наименование документа – «Опись документов для передачи в ИФНС»;

  • преамбула;

  • перечень документов с указанием числа листов в сшивке;

  • указание на общее количество листов;

  • подпись руководителя;

  • дата составления, печать (при наличии).

Важнейшие разделы описи – преамбула и перечень документов. Рассмотрим их более подробно.

Преамбула – часть текста, в которой налогоплательщик указывает на требование ФНС, согласно которому предоставляется данный пакет документов.

Перечень документов – основной раздел описи. При его формировании следует указывать:

  • порядковые номера позиций описи;

  • наименование документов, в ней перечисленных;

  • формат каждого документа – (оригинал, ксерокопия, заверенная копия);

  • регистрационные данные документа (при наличии – собственный номер, исходящий номер, и проч.);

  • количество листов по каждому из документов;

  • общее количество приложений и листов.

Опись документов в налоговую составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с пакетом подтверждающих документов в налоговые органы, в второй экземпляр, на котором специалист ИФНС должен проставить дату принятия документов к рассмотрению и регистрационный входящий номер – хранится у налогоплательщика.

При отправке пакета документов почтой (ценным письмом), также составляется сопроводительная опись письма в налоговую, на которой количество и номенклатура вложений подтверждается подписью почтового оператора.

Читайте также: Как заверить копии документов для налоговой

Формирование пакета документов

Требования к формированию пакета документов, предоставляемых налогоплательщиками на бумажных носителях в ИФНС, регламентированы положениями Приложения № 18 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018.

Согласно вышеуказанному нормативному акту:

  • все документы, которые включены в опись (декларации в налоговую, копии подтверждающих документов и т.д.), формируются в тома, объем которых не должен превышать 150 страниц;

  • каждый том должен быть пронумерован арабскими цифрами, прошит и скреплен печатью и подписью налогоплательщика. Прошивка документов осуществляется таким образом, чтобы в полной мере сохранялась возможность доступа к тексту документов, чтению виз, резолюций, нумерации документов, а возможность также копирования документов без их изъятия из тома.

  • На заверительной надписи (на наклейке на последнем листе подшивки) указывается:

  • количество пронумерованных и прошитых листов в томе (цифрами, прописью);

  • дата формирования тома;

  • подпись, фамилия и инициалы руководителя (ИП).

В отношении сопроводительного письма и описи требований об их подшивании к документам не содержится, т.е. они просто прилагаются к передаваемым подшивкам.

Читайте также: Доверенность на сдачу отчетности

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *