Оформление недостачи при инвентаризации

Содержание

Приказ о взыскании ущерба

Если работник в результате своего виновного противоправного поведения (действия или бездействия) причинил работодателю ущерб, у такого работника наступает материальная ответственность перед работодателем (ч. 1 ст. 233 ТК РФ). Размер и порядок возмещения ущерба устанавливаются ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 1 ст. 232 ТК РФ).

Взыскание работодателем ущерба, причиненного ему работником, производится на основании приказа. Как работодателю составить приказ о взыскании материального ущерба, расскажем в нашем материале.

В каком размере можно взыскать ущерб?

По общему правилу материальная ответственность работника за причиненный работодателю ущерб ограничивается средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ).

Однако если законодательство разрешает заключать с конкретным работником договор о полной материальной ответственности и такой договор с работником был заключен, то взыскать с работника можно будет весь прямой действительный ущерб (ч. 1 ст. 242 ТК РФ).

Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной матответственности, приведены в Постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85.

Кроме этого, независимо от наличия или отсутствия договора о полной матответственности, ущерб с работника может быть взыскан в полной сумме, если такой ущерб причинен (ст. 243 ТК РФ):

  • или умышленно;
  • или в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  • или в результате преступных действий, установленных приговором суда;
  • или в результате административного проступка, который установлен соответствующим государственным органом;
  • или не при исполнении трудовых обязанностей.

Конечно, работодатель может полностью и частично простить работнику причиненный ущерб (ст. 240 ТК РФ).

Как составить приказ о взыскании ущерба с работника?

До того, как производить удержание, работодатель обязан потребовать от работника письменное объяснение по ущербу. При отказе работника дать такое объяснение, необходимо составить акт об этом (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

Затем работодатель проводит служебное расследование, чтобы установить размер причиненного ущерба и установить его причины. Расследование производится, как правило, силами созданной специально для этих целей комиссии (ч. 1 ст. 247 ТК РФ).

Результат расследования оформляется актом. И уже на основании акта составляется приказ о взыскании ущерба.

Такой приказ должен быть издан не позднее 1 месяца со дня окончательного определения размера причиненного ущерба (к примеру, с даты инвентаризации). Если срок будет нарушен, взыскать ущерб может будет только через суд (ч. 1,2 ст. 248 ТК РФ).

Нужно иметь в виду, что на удержание с работника суммы свыше его среднего месячного заработка нужно получить согласие работника. Если такого согласия нет, удержать сумму долга можно будет только через суд. Согласие работника на удержание можно указать в приказе, предусмотрев в нем место для подписи лица и указания о том, что с приказом работник ознакомлен и согласен. Производя удержания ущерба из зарплаты работника, важно помнить о предусмотренных законодательством ограничениях на удержания.

Приведем для приказа о взыскании ущерба с работника образец его заполнения.

Пред. / След. Скачать форму приказа о взыскании ущерба с работника можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Обновление: 13 декабря 2016 г.

В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.

У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.

Такой порядок предписан Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49. Рассмотрим его детально.

Оформление сличительных ведомостей

Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

  • в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться формой ИНВ-19, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
  • в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления

Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».

Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

Скачать образец объяснительной записки

Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.

Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».

Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».

Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

Недостача при инвентаризации: документальное оформление, что делать работодателю

На предприятии часто случается, что при очередной инвентаризационной проверке отсутствуют вещи, которые значатся в документации. При каждом несовпадении начинают суетиться все – и материально-обязанные, ответственные люди, и руководство, и даже подчиненные, с которых зачастую спрашивают. В статье мы расскажем про недостачу товара и материальных ценностей (ТМЦ) на складе при инвентаризации, а также опишем, как сделать документальное оформление проводки.

Основания для проведения описи имущества

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.

    Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:

    • любое стихийное бедствие – пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
    • продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя – любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
    • кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.

    Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно – для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.

    Что такое недостача при инвентаризации

    Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.

    Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.

    Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.

    В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.

    К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.

    Причины возникновения нехватки

    Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:

    • Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
    • Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
    • Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
    • Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
    • Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.

    Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.

    Порядок оформления дефицита

    Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

    В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

    Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

    Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Как списать недостачу при инвентаризации

    Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

    Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

    И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

    Последствия для материально ответственного лица

    Человек, отвечающий за ТМЦ, пишет объяснительную, адресованную непосредственному начальству. Данный документ предоставляется руководством в течение двух дней с момента соответствующего запроса, обычно он поступает сразу после проведения учета.

    На основании данной бумаги принимается решение, которое заключается в списании на расходы компании или в удержании с сотрудника убытков. Вердикт выносится в соответствии с признанием доли вины МОЛ.

    Как удержать недостачу с виновных лиц

    Последствия могут быть серьезными, вплоть до уголовного наказания+компенсация затрат. Чаще всего под санкции попадают руководящие должности и старшие бухгалтеры. Уровень материальной ответственности обсуждается при трудоустройстве и прописывается в контракте. Иногда обязанность может быть коллективная или частичная. Тогда нехватку снимают со всех сотрудников.

    Удерживается дефицит из заработной платы. Сперва предоставляется результат проверки и заключение по нему от руководства с решением о взыскании. Затем данная сумма вычитается из очередной получки. Если виновный в этот момент проходит процедуру увольнения, то долг вычитают из последней з/п. При отказе сотрудника выплатить средства его можно привлечь к ответственности через суд.

    Порядок удержания

    Алгоритм:

    • Проверка.
    • Акт о проводке материалов, которые выявлены в результате инвентаризации, через решение о взыскании недостачи с виновного.
    • Официальное уведомление работника о предстоящем штрафе.
    • Вычет из оклада, при этом единовременно можно удержать не более 20% от полученных на руки денег.

    В случае если нехватка получилась из-за серьезного нарушения, можно написать заявление об увольнении по соответствующей статье.

    Это бумага, имеющая один из предложенных видов:

    • форма ИНВ-19;
    • единый документ описи с параметрами для сличения имущества.

    Если после процедуры инвентаризации были выявлены расхождения, они рассчитываются по той стоимости, которая закреплена в бухучете при постановке на баланс.

    Объяснительная: как отразить недостачу

    В документе материально ответственный человек указывает, кроме своих личных данных:

    • когда произошло происшествие;
    • подробное описание события – что случилось, по каким причинам, по чьей вине;
    • последовательность собственных действий – попытка предотвратить происшествие.

    Необходимо подписаться, поставить инициалы и дату подачи объяснительной.

    Образец ее составления

    Приказ о недостаче

    На основании объяснительной должно быть принято решение:

    • сотрудник виновен;
    • невиновен;
    • требуется собрать комиссию для расследования.

    По итогам, чтобы подтвердить одно из трех намерений, должна быть написана бумага. В ней указываются:

    • краткое описание ситуации;
    • участвующие лица;
    • постановление.

    Образец составления

    Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации

    Необходимо в первую очередь обнаружить настоящие причины, затем только искать виновного. Также нужно обязательно попросить написать сотрудника объяснительную.

    После проведения расследования стоит привести приказ в исполнение и более тщательно следить за работником. Если происшествие выходит за рамки допустимого – нужно задуматься о дисциплинарном взыскании или об увольнении по статье.

    Недостача на складе

    Складские помещения имеют постоянный поток ТМЦ, поэтому здесь часто теряются товары. Разберемся, почему это происходит.

    Причины

    • Утрата документов или их неправильное заполнение. Пришла накладная, по ней выдали товарные единицы, но не занесли в книгу.
    • Отсутствие оборудования, плохие условия учета.
    • Непредвиденные факторы, которые привели к порче.
    • Хищение.

    Что делать

    Стоит проводить расследование по указанным выше стандартам, то есть начать с получения объяснительных, затем выписать приказ. На его основании сделать либо списание в расходы, либо взыскание с виновного. Также мы советуем установить камеры видеонаблюдения, чтобы следить за возможными актами кражи.

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Как избежать

    Мы рекомендуем вести учет с помощью специальных устройств и программ. На их основе самостоятельно формируются списки и документы. Это значительно упрощает всю складскую деятельность – поставки и отгрузки. Заказать такое оборудование и программное обеспечение можно в компании «Клеверенс».

    Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации, и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от «Клеверенс», в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

    Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа — Клеверенс: Учет имущества. Также, есть программные продукты для магазинов и складов, которые помогут оптимизировать и автоматизировать товарный учет, а также исключить случаи недостач при инвентаризации.

    Посмотрите, как » Магазин 15″ помогает автоматизировать процесс инвентаризации в сети гипермаркетов строительных материалов. В результате внедрения процесс стал намного проще, и позволил отказаться от привлечения аутсорсинговых компаний.

    В статье мы рассказали, как списывается недостача в кассе, выявленная при инвентаризации. Будьте внимательны при учете, доверяйте ценности только проверенным сотрудникам.

    Количество показов: 3490

    • Каталоги
      • Госзакупки
      • Бюджетные учреждения
      • Автономные учреждения
      • Казенные учреждения
      • Оплата труда в государственных (муниципальных) учреждениях
      • Отдел кадров
      • Ревизии и проверки
      • Образовательные учреждения
      • Силовые министерства и ведомства
      • Учреждения здравоохранения
      • Учреждения культуры
      • Учреждения физической культуры и спорта
      • Руководитель автономного учреждения
      • Руководитель бюджетного учреждения
      • Коммерческие организации
      • Оплата труда в коммерческой организации
      • Аптеки
      • ЖКХ
      • Организации связи
      • Строительство
      • Туристические компании и гостиницы
    • Годовые отчеты
      • Годовой отчет для бюджетных учреждений
      • Годовой отчет для учреждений образования
      • Годовой отчет для учреждений культуры и искусства
      • Годовой отчет для автономных учреждений
      • Годовой отчет для учреждений здравоохранения
      • Ревизии и проверки государственных (муниципальных) учреждений
      • Годовой отчет для казенных учреждений
      • Годовой отчет. Упрощенная система налогообложения
      • Годовой отчет. Жилищно-коммунальное хозяйство
      • От приема до увольнения. Что нужно знать кадровику
    • Журналы
      • Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения
      • Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Бухгалтер Крыма
      • Бухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйстве
      • Бухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятиях
      • Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Налог на прибыль: учет доходов и расходов
      • НДС: проблемы и решения
      • Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Строительство: акты и комментарии для бухгалтера
      • Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Автономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтера
      • Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера
      • Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Казенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтера
      • Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера
      • Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения
      • Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере
      • Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений
      • Руководитель автономного учреждения
      • Руководитель бюджетной организации
      • Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение
      • Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение
    • Бухгалтерские проводки
      • Коммерческие организации
      • Автономные учреждения
      • Бюджетные учреждения
      • Казенные учреждения
    • Социальная сфера
      • Новости
      • Консультации
      • Кадровые вопросы
      • Федеральное законодательство
    • Учетная политика
      • Коммерческие организации при применении общей системы налогообложения
      • Коммерческие организации при применении упрощенной системы налогообложения
      • Строительные организации
      • Государственные (муниципальные) учреждения: бюджетные, автономные, казенные
    • Налоги и сборы
      • Коммерческие организации
      • Бюджетные учреждения
      • Автономные учреждения
      • Казенные учреждения

    Как бы хорошо ни был организован бухгалтерский учёт на предприятии, никто не может гарантировать, что проводимая инвентаризация не выявит отклонений в наличии товарно-материальных запасов. Ведь их сохранность зависит не только от формальных причин. Чаще всего о недостатках учёта и контроля говорит обнаруженная недостача при инвентаризации, что делать в таком случае и как решить вопрос, рассказывает ТК РФ. Такое явление, как недостача, позволяет руководителю делать нелицеприятные выводы относительно добропорядочности материально ответственного лица (МОЛ).

    Что такое инвентаризация и какими документами она оформляется

    Все без исключения юридические лица располагают определённым количеством товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сопутствующих осуществлению их деятельности.

    Инвентаризация – это мероприятие, в течение которого фактическое наличие товара или иных ценностей сверяется с данными бухгалтерского учёта с целью обнаружения расхождений. Причём эта процедура характерна не только для магазинов, банков и предприятий с большими запасами сырья и продукции.

    Государственным учреждениям, чья деятельность финансируется из бюджета, точно также предписаны периодические проверки сохранности мебели, оргтехники, транспорта, денежных средств и даже документов строгой отчётности в виде трудовых книжек и специальных бланков.

    В перечне ценностей, подлежащих инвентаризации, все виды имущества, стоящего на балансе предприятия:

    • основные и оборотные средства;
    • финансовые вложения в депозиты, акции, ценные бумаги других предприятий;
    • нематериальные активы в виде объектов интеллектуальной собственности;
    • финансовые обязательства в виде займов, кредитов и кредиторской задолженности.

    Перечень не закрыт, так как у каждого предприятия свои понятия о ценности вещей.

    Инвентаризационные обязанности возлагаются на специальную комиссию, которая учреждается приказом руководителя. На крупных предприятиях таких комиссий может быть несколько, каждая из них проверяет фактическое наличие объектов в определённой категории материальных ценностей.

    С точки зрения периодичности проведения инвентаризации делятся на:

    1. Запланированные, которые обычно проводятся в последний месяц календарного года с целью зафиксировать наличие ТМЦ по состоянию на 01 января следующего года и проверить эффективность бухгалтерского учёта перед составлением отчётности за текущий год.
    2. Внеплановые, которые назначаются в случае смены руководителя или материально ответственного лица, а также после нанесения ущерба имуществу предприятия внешними факторами или виновными лицами.

    На некоторых предприятиях плановые инвентаризации проводятся чаще одного раза в год. Это связано со специфическими особенностями их деятельности, поэтому и проверки, как правило, касаются только определённых категорий материальных ценностей.

    Порядок проведения и оформление результатов

    Работа инвентаризационной комиссии начинается с получения в бухгалтерии предприятия оборотных ведомостей, содержащих сведения об остатках материальных ценностей на дату проведения инвентаризации. С ответственного лица берётся расписка о том, что на момент проверки все оприходования и списания материалов проведены, а приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. Членами комиссии в присутствии МОЛ производится снятие кассы, пересчёт и перемеривание всех ценностей, относящихся к его подотчётности.

    Фактическое наличие имущества заносится в сличительные ведомости напротив количественного показателя, соответствующего бухгалтерскому учёту. Если эти две графы не равны между собой, можно говорить о недостаче или выявлении излишков. И та, и другая ситуация одинаково негативно характеризуют состояние учёта на предприятии и требуют объективного разбирательства относительно причин расхождений и лиц, виновных в их возникновении.

    Любой бухгалтер знает, как оформить недостачу при инвентаризации, поскольку эта процедура подробно описана в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учёту.

    Сличительные ведомости составляются отдельно по каждой категории имущества согласно бухгалтерской систематизации по субсчетам.

    На основании сличительных ведомостей формируются инвентаризационные описи, содержащие:

    • количественное измерение товарно-материальных ценностей;
    • показатели их стоимостного выражения.

    Поэтому после составления инвентаризационных описей виден фактический финансовый ущерб от недостачи или доход, полученный предприятием от выявленных излишков.

    Ведомости и описи с результатами проведённой инвентаризации утверждаются руководителем, в чьей компетенции находится и принятие решения относительно порядка оформления выявленных расхождений.

    Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

    Какие причины приводят к недостачам

    Решение, принимаемое руководителем, и характер его дальнейших действий зависят от тех причин, которые привели к образованию недостачи.

    Для их выяснения проводится тщательное расследование, в результате которого может выясниться, что нехватка на складе возникла по одной из следующих причин:

    1. Из-за халатности материально ответственного лица или его умышленных виновных действий.
    2. По причине хищения или кражи, совершённой третьими лицами.
    3. Из-за непредвиденных обстоятельств техногенного или природного характера, таких как пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
    4. Из-за естественной убыли, ограниченной установленными нормативами для некоторых категорий товаров (материалов).
    5. В результате пересортицы, когда при наличии на складе однотипных товаров или материалов, списан или продан один вместо другого.
    6. Вследствие ошибок в учёте, связанных с оприходованием ТМЦ не в полном объёме или с их излишним списанием.

    Это основные причины, ввиду которых может быть выявлена недостача. Однако на каждом предприятии причины могут быть свои.

    Варианты списания недостачи

    Руководитель коммерческого предприятия самостоятельно принимает решение относительно урегулирования недостач, исходя из соображений экономической целесообразности.

    Ведь списывать ущерб в счёт налогооблагаемой прибыли не выгодно для предприятия.

    А для того, чтобы убыток не попал под налогообложение, операция должна быть обоснованно оформлена и подтверждена официальными и бухгалтерскими документами.

    Если оформление описей показало наличие недостачи при инвентаризации ТМЦ, к которым применимы нормы естественной убыли, то директор предприятия может принять решение об их списании на усушку, утруску и другие виды количественного уменьшения показателя.

    Ошибки в учёте, приведшие к нехватке имущества, выявляются с помощью анализа документов, подтверждающих движение материальных ценностей на счетах, и исправляются путём внесения изменений в регистры бухгалтерского учёта и составления корректирующих проводок.

    Подобное урегулирование проблемы возможно и при обнаружении пересортицы. Если сопоставима стоимость материалов, в отношении которых она допущена, то допустимо списание недостающих единиц и одновременное оприходование выявленного излишка.

    Нехватку имущества или его порчу по причине природных или техногенных обстоятельств предприятие может списывать на убытки в любом объёме, но для этого необходимо иметь документ, подтверждающий факт воздействия чрезвычайных обстоятельств.

    Это может быть:

    • справка из городского «Водоканала»;
    • пожарного управления;
    • отделения МЧС.

    В любом случае техногенная или природная катастрофа должны быть подтверждены организацией, которая устраняла последствия этого события.

    Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

    В случае если есть все основания подозревать хищение или кражу, осуществлённые третьими лицами, следует обратиться в правоохранительные органы с заявлением о назначении официального расследования. По окончании следственных мероприятий, не давших положительного результата, будет выдан соответствующий документ, на основании которого в дальнейшем будет проведено списание недостачи при инвентаризации и ущерба, причинённого невыясненным лицом.

    Если в результате расследования обнаружится виновный в краже или хищении, то возмещение убытков будет возложено на него судебным решением, что подтвердит исполнительный лист, направленный на предприятие.

    Совсем по-другому обстоят дела в бюджетной организации. За списание недостач сверх установленных нормативов, равно как и за их сокрытие, руководителя могут обвинить в нецелевом расходовании государственных средств и применить к нему строгие методы воздействия.

    Недостача и её последствия для материально ответственного лица

    Поскольку ответственность за сохранность имущества организации лежит на МОЛ, в качестве которого чаще всего выступает кладовщик, именно его объяснительная предваряет процесс разбирательства.

    Она пишется на имя руководителя и должна содержать:

    1. подробную и последовательную версию событий, приведших к недостаче, изложенную от лица материально ответственного сотрудника.
    2. Даты происшествия.
    3. Подробное описание действий МОЛ.
    4. Подпись и дату составления объяснительной.

    На составление объяснительной записки законом отпущено два дня после получения соответствующего запроса от руководства.

    Для того, чтобы процедура обладала легитимностью, письменное требование объяснений вручается МОЛ под подпись, а в случае отказа, зачитывается вслух в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

    Об отказе принять запрос составляется акт и подписывается сотрудниками, входящими в состав комиссии. Отказ работника давать объяснения по поводу возникновения недостачи не исключает выделения ему двухдневного срока, причитающегося для совершения этого действия.

    После рассмотрения полученного от материально ответственного лица объяснения и анализа представленных им доказательств устанавливается окончательная причина недостачи и принимается решение относительно её списания или удержания в зависимости от степени ответственности виновных граждан.

    Как можно удержать ущерб с виновного работника

    Если ущерб нанесён организации по вине сотрудника, отвечающего за сохранность ТМЦ, то в соответствии с договором о материальной ответственности он обязан возместить его своему работодателю. Причём исполнять эту обязанность ему придётся независимо от того, подвергся он дисциплинарному наказанию со стороны руководства или был уволен в связи с утратой доверия.

    В соответствии со статьёй 248 ТК РФ для того, чтобы работодатель получил право удерживать с виновного МОЛ ущерб от недостачи, должны соблюстись несколько принципиальных условий:

    1. Сумма недостачи ограничивается размером среднего заработка сотрудника за месяц.
    2. Провинившийся работник дал добровольное согласие на возмещение ущерба.
    3. Взыскание недостачи должно оформляться приказом руководителя, изданным не позднее одного месяца с момента её обнаружения.

    Отсутствие хотя бы одного из этих условий лишает процедуру взыскания легитимности и позволяет обжаловать её в судебном порядке.

    При удержании из зарплаты работника ущерба от недостачи работодателем должно соблюдаться ограничение в 20% от начисленной за месяц суммы.

    Возмещение ущерба, превышающего одну среднемесячную зарплату, возможно двумя способами:

    • через исковое заявление работодателя в суд о взыскании ущерба с виновного лица;
    • добровольным погашением задолженности материально ответственным лицом путём внесения денежных средств в кассу предприятия или предоставления им в зачёт долговых обязательств имущества или ценностей.

    Если ответственный сотрудник не признаёт своей вины в допущении недостачи материальных ценностей, взыскать с него ущерб независимо от его суммы можно только через суд.

    Как видно, недостача при инвентаризации – не настолько безобидная проблема для предприятия, чтобы относиться к ней легкомысленно и формально. Руководству не стоит её недооценивать, поэтому надлежит изучить все экономические, юридические и бухгалтерские аспекты данной процедуры, чтобы принимать правильные решения и корректно отражать их в нормативных и бухгалтерских документах.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *