Обязательна ли печать?

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Елена ШИРИМОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары. «Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно

На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности, гражданско-правовые договоры Приравненная к гербовой
Акты (списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.п.) Приравненная к гербовой
Командировочные удостоверения Печать отдела кадров или приравненная к гербовой
Справки и характеристики с места работы Печать отдела кадров, бухгалтерии (если это справка о зарплате), структурного подразделения, где работает сотрудник
Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, премиями) Печать структурного подразделения, где работает сотрудник
Грамоты и свидетельства, выдаваемые работникам Приравненная к гербовой
Служебные удостоверения Приравненная к гербовой
Архивные копии и архивные справки Приравненная к гербовой
Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и суде и т.п.) Приравненная к гербовой
Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.п.) Приравненная к гербовой
Штатные расписания, инструкции, правила, положения и другие локальные акты организации Приравненная к гербовой
Трудовые книжки Приравненная к гербовой или печать отдела кадров

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).

Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии. Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно. Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную.
Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов. Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.

Как работает пульсоксиметр и кому он на самом деле нужен?

«Экспресс газета» отвечает на актуальные, неудобные и неожиданные вопросы. Сегодня мы спросили у эксперта, зачем в пандемию коронавируса все массово покупают пульсоксиметры и кому они действительно нужны.

Россия постепенно выходит из режима самоизоляции, вызванного пандемий коронавируса: открывает границы для некоторых категорий граждан, готовится к началу курортного сезона, и даже в Москве — где больше всего случаев заражения коронавирусом — к концу июня обещают снять все ограничения.

Но это не значит, что на улицах и в кафе стало безопасно и о коронавирусе можно забыть, как страшный сон. Напротив — теперь нужно еще внимательнее относиться к своему здоровью и ни в коем случае не пренебрегать мерами безопасности.

Одна из таких мер профилактики коронавирусной инфекции, а точнее способ вовремя отследить болезнь — пульсоксиметр: специальное приспособление для измерения уровня кислорода в крови в домашних условиях.

Что такое пульсоксиметр и действительно ли вам нужно иметь его в своей домашней аптечке во время пандемии коронавируса, расскажет эксперт.

Что такое пульсоксиметр?

Мнение эксперта

Алина Альшевская

кандидат медицинских наук, иммунолог, специалист по научно-методологической работе Basis Genomic Group

— Пульсоксиметр — это специальный прибор, который позволяет неинвазивно, то есть без забора крови или других физических вмешательств, определить уровень насыщения крови, а точнее гемоглобина в крови, кислородом.

Измерение основано на неочевидных, на первый взгляд, показателях — датчик на пальце оценивает степень яркости кровеносных сосудов на просвет, — тем не менее пульсоксиметр показывает довольно точные результаты.

Насыщение крови кислородом, или сатурация, выражается в процентом отношении, и у здорового человека обычно составляет около 96-99%.

Нужно ли иметь пульсоксиметр в своей домашней аптечке?

Пульсоксиметр широко используется в стационарах и амбулаторно, в отделениях интенсивной терапии и даже реанимациях. Но в последнее время, в связи с пандемией, его начали воспринимать как домашний прибор для измерения кислорода в крови, который поможет вовремя распознать коронавирусную инфекцию, ведь ВОЗ назвала уровень сатурации ниже 90% одним из признаков коронавирусной пневмонии. Есть ли в этом смысл?

  • Пульсоксиметр может ошибаться и выдать более низкое или высокое значение. На точность результатов влияют качество самого прибора, температура тела, артериальное давление, стресс и даже то, накрашены ли ногти лаком.
  • Само по себе снижение сатурации не служит основанием подозревать возникновение осложнений от коронавируса. Для постановки диагноза у больного должны быть и другие симптомы: температура, кашель, одышка свыше 30 вдохов в минуту и респираторный дистресс-синдром.
  • Снижение насыщения крови кислородом свидетельствует о серьезном нарушении дыхательной функции, и произойдет это значительно позже того, как развернется вся клиническая картина заболевания. И тогда сатурация вряд ли будет вас волновать из-за очевидно плохого самочувствия.
  • А вот данных о том, что на фоне хорошего самочувствия единственным высокоспецифичным симптомом скрытого поражения легких может быть нарушение сатурации, на данный момент нет.
  • Главный критерий применимости любого, а в особенности функционального, теста — повторяемость и возможность сравнения полученных показателей с нормой, причем не какой-то абстрактной среднестатистической, а с личной нормой пациента. В условиях пандемии с ее высоким уровнем стресса, напряжения и нарушения образа жизни, все, что вы узнаете — это показатель, который является для вас условной нормой в текущей ситуации, а его регулярные колебания только повысят уровень тревожности.

Кому действительно нужен пульсоксиметр дома?

Покупайте пульсоксиметр, если страдаете хроническими состояниями, при которых регулярное измерение сатурации в домашних условиях рекомендовано врачом. Например, при подтвержденной хронической сердечно-сосудистой патологии с множественными факторами риска развития осложнений.

Больше по теме

В таком случае измерение уровня кислорода действительно необходимо. С другой стороны, нередко у таких людей показатели насыщения крови кислородом уже ниже 90%, а их организм к этому частично приспособился.

В случае же, если у вас подтвердился коронавирус, но вас не госпитализировали, прибегать к пульсоксиметру рекомендуется только при условии четко данных лечащим врачом инструкций по отслеживанию своего состояния.

Обычно такие инструкции даются тем, у кого есть тяжелые сопутствующие патологии, повышающие риски развития осложнений, — впрочем, таких пациентов редко оставляют лежать дома.

Наличие круглой печати является правом, а не обязанностью хозяйственного общества

Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»

В настоящее время каждое хозяйственное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.

Внесенными изменениями данная обязанность трансформируется в право, при этом предусмотрено, что федеральными законами могут быть установлены случаи, при которых использование печати может быть обязательным.

Предусмотрено, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе хозяйственного общества.

Соответствующие изменения вносятся в ряд законодательных норм, предусматривающих требование использования печати юридическими лицами.

Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением изменений, внесенных в Федеральный закон «О таможенном регулировании в Российской Федерации», вступающих в силу по истечении 40 дней после дня официального опубликования настоящего Федерального закона.

Письмо об отсутствии у ИП печати

Индивидуальный предприниматель может использовать печать по своему усмотрению. При ее отсутствии у контрагентов, госорганов или банков, с которыми ИП взаимодействует, может возникнуть недоверие к предпринимателю. В этом случае контрагент может запросить письмо об отсутствии у ИП печати. Предприниматель предоставляет его только по запросу, делать это каждый раз необязательно. Расскажем, как составить документ по всем правилам.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма об отсутствии у ИП печати .docСкачать образец письма об отсутствии у ИП печати .doc

Когда и почему бывает нужна печать

Использование печати — это лишь право предпринимателя, а не обязанность. Нет конкретного закона, который бы обязывал ИП применять штамп. Однако если печать была использована хотя бы раз, то нужно ставить ее на всех документах.

Печать могут потребовать банки и крупные ООО. Первые могут отказать в открытии расчетного счета, а вторые — в сотрудничестве.

Обязательное наличие печати может быть вызвано следующими ситуациями:

  • работа без кассового аппарата и необходимость подписывать расходно-кассовые ордера;
  • участие в госзакупках — печать в этом случае будет необходимым условием для подачи документации;
  • при заключении договора двойного складского свидетельства.

Если организация сомневается в том, что его контрагент надежен и подпись неподдельная, то он может отправить ИП запрос на справку (письмо, уведомление) об отсутствии у того печати.

Как написать письмо об отсутствии печати у ИП

Документ составляют в произвольной форме. Необходимо использовать официально-деловой стиль, разговорных выражений следует избегать. Пишут письмо на белой бумаге формата А4. В тексте не должно быть орфографических и других ошибок.

Структура письма имеет такой вид:

  1. В правом верхнем углу пишут, кому предназначается письмо и от кого оно. Указывают ФИО руководителя организации-адресата письма, ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП) адрес, те же данные об отправителе.
  2. Посередине пишут наименование бумаги. Обычно это «Уведомление о порядке оформления документов».
  3. Начинают основной текст. В нем указывают, что данный ИП не использует печать для заверения документов, а применяет лишь собственную подпись. Здесь же нужно разместить ссылку на законодательный акт. Это может быть ФЗ № 129-ФЗ от 08.08.2001 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». В нем ничего не сказано о том, что ИП обязан иметь печать, поэтому именно этот документ указывают как опорный.
  4. Ставят дату и подпись.

Далее письмо отправляют на адрес контрагента, банка и т.д.

Внимание! Некоторые контрагенты отказываются работать с ИП, не использующим для заверения документов печать. Это вызвано нежеланием быть обманутым. Кроме того, наличие печати носит имиджевый характер и придает солидность партнеру. По этим причинам она до сих пор используется.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *