Некорректное оформление документов

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Коронавирусный учет. Влияние пандемии на формирование оценочных резервов
(Фомина Л.)
(«Финансовая газета», 2020, N 43)Непосредственно самим ПБУ ответственность за неприменение данного стандарта бухучета в виде отсутствия должных резервов не установлена. Однако налоговые органы в ходе проверки на основании п. 1 ст. 120 НК РФ имеют право взыскать с организации штраф в размере 10 тыс. руб. за грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета хозяйственных операций (п. 3 ст. 120 НК РФ). Помимо этого, на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2 000 руб. до 3 000 руб. на основании ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности.

Ошибки в документах – счетах-фактурах и «первичке» (бумажных или электронных) неизбежны. Ведь от ошибок, как известно, никто не застрахован. И не всегда в этом виновата компания, которая составляет документы. Случается так, что в процессе их оформления изменяются реквизиты самой компании или ее контрагента либо условия сделки.

В редких случаях учетные документы, имеющие погрешности в оформлении, можно оставить в том виде, в каком они составлены изначально. Чаще всего требуется внести в них исправления. Но как правильно это сделать? Какие требования законодательства следует учесть?

Ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сделки, но исправить их, несомненно, должно лицо, составившее документы. Согласия контрагента для этого (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ) не требуется. Достаточно лишь уведомить о данном факте контрагента и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.

📌 Реклама Отключить

Как правило, ошибки допускаются одновременно и в первичном документе (товарной накладной, акте), и в счете-фактуре, хотя на практике могут быть ситуации, когда требуется исправить только один из них.

Основания и правила устранения погрешностей в оформлении вышеупомянутых документов в главном схожи: обязательному исправлению подлежат существенные ошибки. Но имеются и некоторые различия, которые как раз и обусловлены разными подходами к определению степени существенности ошибки, выявленной в первичном учетном документе либо счете-фактуре.

Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ. В частности, ее положения помимо первичного документа допускают составление налогоплательщиками еще двух видов документов: корректировочного и исправленного (ст. 169 НК РФ). Ситуации, при которых необходимо составить тот или иной счет-фактуру, следует различать.

📌 Реклама Отключить

Корректировочный счет-фактура

Несмотря на то, что корректировочный счет-фактура имеет свой порядковый номер и в нем указывается дата составления, он по своей сути является дополнением к первоначальному счету-фактуре. Ведь в нем наравне с ранее отраженными сведениями об осуществленной операции дополнительно отражаются новые стоимостные и количественные показатели ранее отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, а также окончательный результат произведенной корректировки (то есть увеличение или уменьшение показателей) (п. 1, 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Налоговые нормы (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ) предписывают составлять корректировочный счет-фактуру только при определенных обстоятельствах (которые приводят к изменению цены (тарифа) и объема (количества) отгрузки) и при достижении взаимной договоренности между участниками сделки о корректировке стоимости (количества или цены). К числу определенных обстоятельств, в частности, относится следующее:

📌 Реклама Отключить

  • увеличение или уменьшение стоимости отгрузки (например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки);
  • возврат продавцу не оприходованных покупателем товаров;
  • утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров;
  • недостача товара или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре.

Принимая во внимание форму корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения, можем с уверенностью утверждать, что поводом для составления такого документа является не исправление существенных ошибок, допущенных при его оформлении, а согласованная сторонами корректировка стоимости (количества или цены) по совершенной операции. Словом, упомянутая коррекция не имеет ничего общего с исправлением ошибок. 📌 Реклама Отключить

Исправленный счет-фактура

Исправлять счет-фактуру необходимо в том случае, если в первоначальном документе допущены существенные ошибки. Такими признаются ошибки, которые препятствуют налогоплательщику реализовать право на вычет «входного» НДС. Если же ошибка не признается таковой, изменения в счет-фактуру можно не вносить.

Существенные ошибки

Названные ошибки в счете-фактуре перечислены в таблице 1.

Таблица 1

*
Если в счете-фактуре есть опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), которые не препятствуют идентификации покупателя, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (Письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03‑07‑11/130). 📌 Реклама Отключить

**
Счета-фактуры с арифметическими ошибками, допущенными в графе 5 (в ней отражается результат перемножения показателей граф 3 и 4), не могут признаваться основанием для принятия к вычету сумм НДС (письма Минфина России от 18.09.2014 № 03‑07‑09/46708, от 30.05.2013 № 03‑07‑09/19826).

***
Некоторые суды (см. Постановление ФАС ДВО от 10.06.2014 № Ф03-2116/2014 по делу № А51-17093/2013) считают, что подписание счетов-фактур неустановленными лицами в силу п. 2 ст. 169 НК РФ уже является самостоятельным основанием для отказа в принятии налоговых вычетов по НДС. Однако есть судебные решения (см. Постановление АС СКО от 11.06.2015 № Ф08-3452/2015 по делу № А32-26952/2012), в которых арбитры признали подписание счетов-фактур неустановленным и неуполномоченным лицом несущественным обстоятельством.

Обобщим сказанное. Составлять исправленный счет-фактуру необходимо, если:

📌 Реклама Отключить

  • допущена техническая ошибка. Таковой признается ошибка, возникшая в результате неправильного ввода данных о цене и (или) количестве отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в специализированные программы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета (письма Минфина России от 25.02.2015 № 03‑07‑09/9433, от 15.08.2012 № 03‑07‑09/119, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@);
  • допущена арифметическая ошибка (то есть ошибка в вычислениях) (Письмо Минфина России от 13.04.2012 № 03‑07‑09/34);
  • неверно указаны наименования, адреса, ИНН/КПП покупателя и продавца;
  • счет-фактура подписан неуполномоченным лицом.

Если ошибка в счете-фактуре не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, а также налоговой ставки и суммы налога, предъявленной покупателю, то новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). 📌 Реклама Отключить

Порядок составления исправленного счета-фактуры

Исправленный счет-фактура – это новый счет-фактура (а не дополнение – как корректировочный счет-фактура), который оформляется вместо неправильного документа. Способ составления – бумажный или электронный, значения в данном случае не имеет. Причем исправленному счету-фактуре присваиваются не новый номер и дата, а указываются номер и дата первоначального счета-фактуры (то есть показатель строки 1 остается неизменным). В то же время заполняется строка 1а счета-фактуры, в которой отражаются порядковый номер и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом (абз. 3 п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). 📌 Реклама Отключить

И последнее. Изложенный порядок применяется и при внесении исправлений в корректировочный счет-фактуру (при выявлении в ранее составленном документе существенных ошибок) (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Подведем предварительные итоги. Резюмируя вышесказанное, покажем схематично отличия между корректировочным и исправленным счетами-фактурами.

Надо ли исправлять первичные документы?

Итак, исправленный счет-фактура составлен. Нужно ли вносить изменения в «первичку»?

Счета-фактуры оформляются на основании первичного документа (товарной накладной, акта оказанных услуг или выполненных работ). Поэтому если в счете-фактуре имела место ошибка, то она почти гарантировано присутствует и в первичном документе («почти» – когда оба документа составляются вручную без применения специализированных автоматизированных средств учета). И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она будет и для первичного документа. Данный вывод обусловлен:

📌 Реклама Отключить

  • разъяснениями Минфина из Письма от 04.02.2015 № 03‑03‑10/4547, из которых следует, что существенными ошибками в первичных документах считаются ошибки, которые возникли в результате неправильного указания сведений, отнесенных к разряду обязательныхреквизитов;
  • сравнительным анализом обязательных реквизитов первичного учетного документа, приведенных в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, с вышеупомянутым перечнем существенных ошибок в счете-фактуре (см. таблицу 2).

Таблица 2

Обязательные реквизиты

первичного документа

Перечень существенных ошибок

в счете-фактуре

Указываются:

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование лица, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должностей лиц, ответственных за оформление документа;

– подписи и Ф. И. О. лиц, подписавших документ

Неверно отражены:

– наименование, адрес, ИНН/КПП продавца и (или) покупателя;

– наименование товаров, работ или услуг;

– наименование, код валюты;

– количество товаров (работ, услуг);

– цена товаров (работ, услуг);

– применяемая ставка налога;

– Ф. И. О. лиц, уполномоченных на подписание счетов-фактур

Порядок исправления первичных документов можно разработать самостоятельно

В обоснование данного тезиса можем привести следующие аргументы. 📌 Реклама Отключить

Во-первых, возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Здесь же оговаривается, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).

Во-вторых, механизм внесения исправлений в первичные документы ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не регламентирован. Здесь установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, сделавших это. По сути, в норме изложены основные правила корректурногоспособа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение).

📌 Реклама Отключить

Между тем отсутствие в Законе о бухгалтерском учете детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы дает организациям определенную свободу. Они вправе разработать подходящий способ осуществления правки в «первичке» с учетом особенностей документооборота (разумеется, этот момент необходимо отразить в учетной политике).

Кстати, на наличие у экономических субъектов подобного права Минфин указал в Письме от 22.01.2016 № 07‑01‑09/2235. И это справедливо, поскольку в случае применения электронных документов внесение в них исправлений, например, вышеупомянутым корректурным способом невозможно.

Нюансы, которые нужно учесть при утверждении способа исправления «первички»

В настоящее время распространены следующие способы внесения исправлений в первичные учетные документы. 📌 Реклама Отключить

1. Внесение исправлений в изначальный учетный документ.

Алгоритм действий в данном случае определен разд. 4 Положения. Этот способ применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например 1С: Бухгалтерия). Ведь в последнем случае, несмотря на, казалось бы, электронный метод создания документа, он таковым не является, так как в документообороте подобный документ используется как обычный бумажный.

Порядок действий таков: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также проставляется дата исправления.

📌 Реклама Отключить

Недостатком данного способа является невозможность его использования, если нужно внести не одно, а несколько исправлений в документ (последний становится нечитаемым). Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра.

2. Выставление нового (корректирующего) документа.

Сразу оговоримся, названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур, который прописан в п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. А название – новый (корректирующий) документ – взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013‑КпР «Внесение исправлений в первичные документы». Хотя по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в данном случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе. Но чтобы не путать читателя, мы не будем отступать от используемой в названных рекомендациях терминологии (тогда как фактически мы будем говорить именно о составлении нового первичного документа взамен неправильного).

📌 Реклама Отключить

При применении данного метода необходимо соблюсти минимальные требования ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете: составленный новый документ должен идентифицировать исправленный по дате внесения исправления и подтверждать его подлинность подписями (с расшифровкой) лиц, составивших документ.

Обратите внимание

Хотя при обнаружении ошибок в первичном документе Законом о бухгалтерском учете не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым (на это, в частности, указали финансисты в Письме № 07‑01‑09/2235), арбитры тем не менее считают возможным осуществление подобной замены.

Например, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.

📌 Реклама Отключить

В части электронных документов необходимо пояснить следующее. В силу технических особенностей их составления использование корректурного способа внесения исправлений не представляется возможным. Следовательно, в случае применения электронного документооборота единственным возможным вариантом устранения ошибок является составление нового (корректирующего) документа.

В настоящее время утверждены лишь электронные форматы некоторых первичных документов (см. Письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):

О перспективе расширения в ближайшее время перечня электронных первичных документов ФНС сообщила в Письме от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577, указав, какие именно мероприятия проводятся в этой области. 📌 Реклама Отключить

Но вернемся от перспектив к реалиям. Форматы не всех указанных выше первичных документов предусматривают специального поля для отражения номера и даты исправления. А это (как упоминалось ранее) необходимый атрибут для устранения ошибок в «первичке». Однако данная проблема решается довольно легко. Ведь хозяйствующий субъект вправе дополнить документ обозначенными полями самостоятельно: например, форму электронного первичного документа – информационным полем, в котором будут отражаться сведения о номере и дате исправления.

* * *

Резюмируем сказанное. Внесение исправлений в счета-фактуры и первичные документы требует от вносящего их налогоплательщика определенных знаний. При выявлении в счетах-фактурах ошибок (подчеркнем, существенных) необходимо составить новый (это важно!) «исправительный» документ (независимо от формата первоначального – бумажного или электронного). Причем согласовывать внесение изменений в счет-фактуру с контрагентом не нужно.

📌 Реклама Отключить

Соответствующие изменения, как правило, требуется внести и в первичный документ (товарную накладную, акт оказанных услуг или выполненных работ), поскольку счет-фактура оформляется на основании этого документа. И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она, вероятно, будет считаться и для первичного документа.

Способ внесения исправлений в «первичку» хозяйствующий субъект вправе разработать самостоятельно с учетом особенностей документооборота. Подобная возможность обусловлена отсутствием в Законе о бухгалтерском учете детализированного механизма внесения исправлений в первичные учетные документы.

На практике распространены такие способы устранения ошибок:

  • внесение исправлений в изначальный первичный учетный документ (так называемый корректурный способ). Использовать корректоры и подчищать текст для исправления первичных учетных документов не следует, подобные документы являются недействительными;
  • оформление нового исправленного экземпляра первичного документа (по аналогии с исправленным счетом-фактурой).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) допускает два способа оформления первичных документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Ни один из них не является приоритетным, поскольку электронный документ равнозначен бумажному (разумеется, если они оформлены и подписаны с учетом требований законодательства). Также в электронной форме можно составлять счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ). 📌 Реклама Отключить

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).

См. Письмо Минфина России от 01.04.2015 № 03‑07‑09/18053.

См. Письмо Минфина России от 13.07.2012 № 03‑07‑09/66.

См. письма Минфина России от 12.05.2012 № 03‑07‑09/48, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@.

Утверждены Постановлением № 1137.

Письмом ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ данные разъяснения доведены до сведения территориальных налоговых органов и налогоплательщиков.

Буквально финансисты перечислили в названном письме квалифицирующие признаки несущественных ошибок для первичных документов. Это ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни. Хотя в данном письме обозначен подход к недочетам в документах применительно к налогу на прибыль, полагаем, его можно распространить на НДС. Ведь условием для признания вычетов наравне с наличием счетов-фактур является и наличие первичных документов, на основании которых товары (работы, услуги) принимаются к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).

📌 Реклама Отключить

Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. Несмотря на солидный возраст Положения, оно является действующим и применяется в части, не противоречащей Закону о бухгалтерском учете.

Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см. также Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014).

Текст документа можно найти на сайте www.bmcenter.ru.

Формат данных документов рекомендован Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

📌 Реклама Отключить

Формат утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Формат утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

1. «Некорректно» может быть кратким прилагательным или наречием (с «не» на -о). Они пишутся слитно, если слово приобретает противоположное значение в сочетании с «не». Его, как правило, можно заменить синонимом без «не». Например, «ошибочно».

Пример:

Он действовал некорректно.

Его решение некорректно.

В первом примере слово является наречием , во втором — кратким прилагательным.

2. Пишется раздельно, если есть или подразумевается противопоставление.

Пример:

Он действовал не корректно, а с ошибками.

3. Пишется раздельно, если усиливается отрицание, и в качестве пояснительного слова стоит отрицательное наречие, начинающееся с «ни»; либо сочетание «далеко не», «вовсе не», «отнюдь не», и т.д.

Пример:

Он действовал отнюдь не корректно.

Он действовал нисколько не корректно.

Он действовал никоим образом не корректно.

Примечание. При наличии в качестве пояснительного слова наречия «совсем» возможно как слитное, так и раздельное написание, что связано с двумя значениями, в которых употребляется указанное наречие:
1) «совершенно, очень»;
2) «отнюдь», «никоим образом»;

Сравните:

Он действовал совсем некорректно. (Совершенно ошибочно).

Он действовал совсем не корректно. (Никоим образом не правильно).

Двоякое толкование допускает и наречие «вовсе»:
1) «отнюдь»;
2) «совсем, совершенно» — в разговорном стиле речи;

Сравните:

Хотя он и был профессионалом, действовал он вовсе не корректно. (Отнюдь не правильно)

Он не умел обращаться с оборудованием и часто действовал вовсе некорректно. (Совсем ошибочно).

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Создание, порядок и сроки передачи первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете производятся согласно правилам документооборота организации (п. 5 ПБУ 1/98).

Принимать к учету оказанные консультационные услуги как у исполнителя, так и у заказчика следует по документам, содержащим обязательные реквизиты (ст. 9 Закона N 129-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Необходимость оформления акта приема-передачи результатов услуг (либо иного документа, удостоверяющего приемку) подтверждается как гражданским, так и налоговым законодательством. Им обосновываются расходы у заказчика, который должен вести учет объемов консультационных услуг, времени их оказания. Для признания затрат на оказание консультационных услуг для целей налогообложения прибыли необходимо подтвердить их экономическую оправданность. При этом экономически оправданные расходы — это затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

Унифицированная форма акта не предусмотрена, поэтому стороны по договору вправе составлять такой акт в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов.

Акт приема-передачи результатов консультационных услуг (оригинал) подписывается обеими сторонами договора; применительно к консультационным услугам — это основной первичный документ, подтверждающий оказание услуг, который обязательно должен быть оформлен в письменном виде (независимо от того, была ли консультация письменной или устной) и иметь следующие реквизиты:

  • ссылка, что данный акт является неотъемлемой частью договора на оказание консультационных услуг от «__» ___ 200_ г. N __»;
  • наименование юридических лиц и их представителей;
  • дата составления, дата (период) оказания консультационных услуг;
  • описание консультационной услуги;
  • стоимость консультационной услуги;
  • наименование должностей лиц, подписавших документ;
  • подписи должностных лиц с расшифровкой фамилий и печати сторон;
  • указание на отсутствие претензий заказчика к качеству услуг и согласие с выставленной суммой.

Помимо договора на оказание консультационных услуг и акта приема-передачи, счета-фактуры исполнителя услуг (оригинал), платежных документов (платежных поручений, выписок банка, кассовых документов) в числе документов, подтверждающих оказание консультационных услуг, составляются и другие.

1. Дополнительные соглашения к контракту или договору о виде (видах) услуг (если в тексте самого договора не указан вид услуги). Они составляются также, когда возникает необходимость договориться о каких-либо условиях, не включенных в основной договор (например, о способе передачи результатов). Иногда в договоре не предусмотрено условие по составлению актов выполненных услуг, тогда в дополнительном соглашении следует указать порядок определения даты осуществления расходов.

2. Копии документов о государственной регистрации заказчика (покупателя услуг) иностранного юридического лица на территории Российской Федерации (в случае отсутствия регистрации его на территории Российской Федерации — учредительные документы данного иностранного юридического лица). Эти документы необходимы для подтверждения места фактического присутствия (или отсутствия) покупателя-заказчика на территории Российской Федерации, для установления места потребления консультационных услуг в целях правильного исчисления НДС. отзывы банк русский стандарт

3. В отдельных случаях по условиям договора с заказчиком — иные документы (оригиналы), подтверждающие оказание консультационных услуг, например заключение аудиторской фирмы о достоверности отчетности. Налоговые интересы заказчика услуг будут более защищены, если кроме акта приема-передачи услуг будет оформлен подробный отчет о проделанной работе в рамках такого договора. Если в качестве первичного учетного документа используется другой документ, то к нему предъявляются все указанные требования.

Руководитель департамента налогов и права АКГ «Интерэкспертиза» Масалков Константин.
В бухгалтерию от контрагентов фирмы часто попадают документы, оформленные не по правилам. Что ожидает организацию, если в ходе проверки обнаружится, что документ составлен не по форме?
Раздел:Налоги
Сразу скажем, что на практике налоговые органы отказывают в вычете НДС по товарно-материальным ценностям, принятым к учету по первичным документам неустановленной формы. «Неформальный» документ может стать причиной и для запрета на учет при налогообложении прибыли расходов, связанных с приобретением товаров.
Но насколько правомерна такая позиция? Ведь зачастую изменение формы происходит с целью ее упрощения без изменения самого содержания. А вызвано это, как правило, громоздкостью некоторых первичных документов. Бухгалтер просто не успевает их обработать. Яркий пример тому — форма № ТОРГ-12. С ней встречается большинство работников бухгалтерии, ведь она должна сопровождать приобретенные товары. Но обо всем по порядку.

Закон обязывает

Подтверждением совершения любой хозяйственной операции служит первичный документ. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ обязывает оформлять эти документы на типовых бланках, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Цитируем документ:
«Товарная накладная (форма № ТОРГ-12).
Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей».
Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132
Таким образом, накладная по форме № ТОРГ-12 применяется в торговых операциях и необходима для правомерного списания (оприходования) материальных ценностей. При этом бухгалтер не вправе изменять или удалять обязательные реквизиты типовых форм. А вот для удобства размещения и обработки информации допускается, например, расширить (сузить) либо добавить строки и столбцы, включить дополнительные реквизиты и т. п. Это допускает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). Только внесение таких поправок в унифицированные формы и применение своих форм обязательно надо оформить приказом (распоряжением) организации при формировании учетной политики.

Налоговики поддерживают

Допускают ли специалисты ФНС России применение произвольных документов, содержащих необходимые реквизиты, для оформления хозяйственных операций? С этим вопросом корреспондент «УНП» обратился к специалистам налогового ведомства. Позиция фискальных органов по вопросу о необходимости неукоснительного применения унифицированных форм однозначна. При этом основной упор ими делается на статью 252 НК РФ. Положения этой статьи определяют, что одним из обязательных критериев для признания расходов в налоговом учете является их документальная подтвержденность. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные в соответствии с законодательством РФ. То есть с бухгалтерским законодательством, с учетом положений п. 1 ст. 11 НК РФ.
Цитируем закон:
«Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в настоящем Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом».
Пункт 1 статьи 11
Налогового кодекса РФ
То есть в данном случае следует применять нормы бухгалтерского законодательства. Соответственно и документы нужно оформлять по правилам бухгалтерского учета.
А мнение, изложенное в письме УМНС России по г. Москве от 31.03.2003 № 25-08/17810, еще более конкретно. Принятие активов к учету должно подтверждаться первичными документами унифицированных форм. Если налогоплательщик представил документы, форма которых отличается от установленной, то ставится под сомнение сам факт осуществления расходов. Как следствие признается необоснованным принятие к вычету входного НДС.
Поэтому расходы на основании документов, оформленных ненадлежащим образом, при исчислении налога на прибыль не могут быть признаны.

Суд допускает

Но нужно заметить, что категоричные выводы налоговиков по поводу отсутствия документов при их ненадлежащем оформлении не находят поддержки в процессе судебных разбирательств. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 13.01.2004 по делу № КА-А40/10978-03 отметил, что «… первичные документы, составленные не по унифицированной форме, могут быть приняты, если содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, ответственные должностные лица, подписи ответственных должностных лиц…». К аналогичному выводу пришел и Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 27.05.2004 по делу № А56-21172/03, признав, что документ, составленный в произвольной форме и содержащий обязательные реквизиты, может служить основанием для подтверждения произведенных расходов.

Напомним про ответственность

Если при проверке инспекция обнаружит неправильно оформленные документы, то, помимо доначислений, организация наверняка получит еще и решение о наложении штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Ведь под грубым нарушением понимается в том числе и отсутствие первичных документов. Понятие «отсутствие первичных документов» налоговые инспекции на местах трактуют очень широко. Так что, обнаружив первичный документ, составленный в произвольной форме по той операции, для которой предусмотрен типовой бланк, проверяющие наверняка сделают вывод о том, что документ отсутствует. Такой же вывод возникнет и в случае, если заполнены не все реквизиты типовой формы.
Однако суды эту позицию также не поддерживают. Например, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 09.02.2004 по делу № А56-16881/03 пришел к выводу, что неправильное оформление первичных документов под нарушение, предусмотренное в ст.120 НК РФ, не попадает.
Как видим, если для оформления хозяйственной операции предусмотрены необходимые формы документов, налоговые органы настаивают на их использовании. Поэтому применение унифицированных форм позволит избежать лишних проблем при проверке. А их отсутствие однозначно повлечет за собой претензии со стороны контролирующих органов. Так что, уважаемые налогоплательщики, делайте выводы. Что для вас лучше — потребовать от контрагента переписать первичный документ или отстаивать свои интересы в суде.
руководитель департамента налогов и права АКГ «Интерэкспертиза» Масалков Константин
Дата: март 2006
Место публикации: журнал «Учет. Налоги. Право» / № 40. 2006
АКГ «Интерэкспертиза» просит вас при использовании публикаций иметь в виду, что:

  • статья представляет собой мнение автора, согласованное во всех существенных отношениях с мнением Экспертного совета АКГ «Интерэкспертиза» на момент её подготовки;
  • мнение автора не всегда совпадает с мнением официальных органов;
  • необходимо помнить, что законодательство или правоприменительная практика могли измениться с момента выпуска данной статьи;
  • все вопросы, рассмотренные в статье, носят общий характер и не предназначены для непосредственного использования в практической деятельности без согласования всех конкретных обстоятельств дела с профессиональными консультантами.
  • Назад в раздел

    Штраф за непредоставление документов по встречной проверке налоговики применяют в качестве наказания, когда запрашиваемые ими документы не были представлены в срок.

    Причин неисполнения данной обязанности может быть много. Так, например, дело, которое рассмотрел Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в постановлении от 10.02.2020 г. по делу № А25-2173/2018.

    Суть спора

    Индивидуальный предприниматель не исполнил требование о представлении документов по встречной проверке. В связи с чем налоговики оштрафовали ИП. Однако он обратился в суд об отмене штрафа, так как не получал данного требования. Почтальон потерял отправление.

    В свое доказательство он представил в суд служебную записку, полученную от структурного подразделения почты. В ней отражено, что почтальон ошибочно указал «вручено», в связи с чем проводится служебное расследование.

    Выходит, что фактически ИП не получил уведомление. Соответственно, и штраф за непредставление документов неправомерен. Такой вывод сделали судьи.

    Требование о представлении документов

    В статье 93.1 Налогового кодекса прописаны правила истребования документов у контрагентов проверяемой фирмы. Так, пункт 1 этой статьи позволяет налоговикам (во время проверки) требовать у партнера контролируемой компании информацию, касающуюся ее деятельности.

    Вне рамок налоговых проверок инспекторы могут истребовать документы (информацию) по конкретной сделке у ее участников или у иных лиц, которые располагают документами (информацией) об этой сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

    ИФНС направляет поручение об истребовании документов в налоговый орган по месту учета налогоплательщика, у которого должны быть истребованы нужные документы. В поручении указывается, при проведении какого мероприятия возникла необходимость в представлении документов, а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

    В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган направляет требование о представлении документов. К нему прилагается копия первоначального поручения об истребовании документов (ст.93.1 НК РФ).

    Поручение об истребовании документов и требование о представлении документов относительно конкретной сделки должны содержать достаточно данных, позволяющих идентифицировать сделку. Налоговики вправе запросить информацию о сторонах этой сделки, ее предмете и об условиях совершения сделки.

    Как могут оштрафовать?

    Отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов по контрагенту или непредставление их в установленные сроки влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.

    Ответственность по статье 129.1 Налогового кодекса предусмотрена за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации о контрагенте. Основание – пункт 6 статьи 93.1 НК РФ

    За отказ предоставить инспекции по ее запросу документы по контрагенту фирме грозит штраф в размере 10 000 рублей (ч. 2 ст. 126 НК РФ). Такая же ответственность предусмотрена и за несвоевременное предоставление, уклонение от предоставления документов и предоставление документов с недостоверными сведениями. А вот за неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) истребуемой информации о контрагенте предусмотрена другая ответственность – штраф в размере 5000 рублей, а при повторном нарушении в течение календарного года – 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ).

    При этом важно знать, что если ваша фирма не ответила на запрос, а в налоговой инспекции не вынесли решение о привлечении к ответственности, то считайте, что деяние (бездействие) вами не совершено. И если в течение года вы еще раз проигнорируете запрос от проверяющих, то при привлечении вас к ответственности по статье 129.1 Налогового кодекса, вам выпишут штраф как за однократное нарушение, а не за повторное. И уже оштрафовать на 20 000 рублей вас не смогут.

    Административная ответственность

    Помимо налоговой ответственности в случае непредставления в налоговые органы запрашиваемых документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, для должностных лиц и граждан наступает административная ответственность. Так, штраф для должностных лиц может составить от 300 до 500 руб., для граждан – от 100 до 300 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

    При этом административная ответственность может быть применена как в случаях истребования документов и (или) иных сведений, необходимых для проведения налоговой проверки самого налогоплательщика, так и в отношении деятельности его контрагентов.

    Яковлева Александра, бухгалтер Acsour

    При неправильном оформлении первичных документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции.

    Первичные документы.

    Требования к оформлению первичных документов раскрыты в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

    Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ » Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». Документы следует составлять в соответствии с альбомами унифицированных форм первичной документации, утвержденными Росстатом по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. Если же форма документа не предусмотрена альбомами, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

    • наименование документа;
    • дату составления документа;
    • наименование организации, от имени которой составлен документ;
    • содержание хозяйственной операции;
    • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
    • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
    • личные подписи указанных лиц.

    При отсутствии первичных документов, отсутствии или ненадлежащем оформлении одного или нескольких обязательных реквизитов доходы или расходы организации не могут быть приняты к учету. Согласно Письму Минфина РФ от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224 при камеральной или выездной налоговой проверке налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Обнаружение ошибок при проверке приводит к привлечению организации и ответственных за организацию и ведение бухгалтерского учета лиц к налоговой, административной или уголовной ответственности.

    Ответственность за неправильное оформление первичных документов.

    Ответственность может возникнуть при:

    • грубых нарушениях правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;
    • неуплате или неполной уплате налога (сбора);
    • неуплате или неполной уплате налогоплательщиком сумм налога;
    • невыполнении налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов.

    Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ » Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика».

    Таблица 1. Штрафные санкции.

    Вид правонарушения

    Штраф

    Основание

    Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в одном налоговом периоде)

    10000 руб.

    п. 1 ст. 120 НК РФ

    Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета (в течение более одного налогового периода)

    30000 руб.

    п. 2 ст. 120 НК РФ

    Отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, если оно повлекло занижение налоговой базы

    20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40000 руб.

    п. 3 ст. 120 НК РФ

    Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)

    20% от неуплаченной суммы налога (сбора)

    п. 1 ст. 122 НК РФ

    Умышленная неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)

    40% от неуплаченной суммы налога (сбора)

    п. 3 ст. 122 НК РФ

    Неуплата или неполная уплата налогоплательщиком сумм налога в результате применения в целях налогообложения в контролируемых сделках коммерческих и (или) финансовых условий, не сопоставимых с коммерческими и (или) финансовыми условиями сделок между лицами, не являющимися взаимозависимыми

    40% от неуплаченной суммы налога (сбора), но не менее 30000 руб.

    п. 1 ст. 129.3 НК РФ

    Невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и (или) перечислению налогов

    20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению

    ст. 123 НК РФ

    Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

    200 руб. за каждый не предоставленный документ

    п. 1 ст. 126 НК РФ

    Отказ в предоставлении налоговому органу сведений, либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями, необходимых для осуществления налогового контроля

    10 000 руб.

    п. 2 ст. 126 НК РФ

    Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

    Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 300 руб. до 500 руб.

    ст. 15.06 КоАП РФ

    Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности*, а равно порядка и сроков хранения учетных документов

    Наложение на должностное лицо административного штрафа в размере от 2000 руб. до 3000 руб.

    ст. 15.11 КоАП РФ

    * Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. (ст. 15/11 КоАП РФ)

    Стоит также отметить, что, согласно п. 8 ст. 23 НК РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Однако согласно п. 4 ст. 89 НК РФ «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки».

    В тоже время в ст. 17 ФЗ указано: «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

    Таким образом, документы, относящееся к исчислению налога необходимо хранить в течение четырех лет, а первичные учетные документы – не менее пяти лет.

    Чтобы избежать штрафных санкций в соответствии со ст. 120 НК РФ в случае утраты первичных документов следует незамедлительно оформить подтверждение утраты. Для этого согласно Письму Управления Министерства РФ по налогам и сборам от 13.09.2002 г. №26-13/43411 необходимо назначить комиссию по расследованию пропажи, гибели документов. При получении подтверждения нужно уведомить налоговый орган. Затем провести инвентаризацию для обоснования отражения убытков и приступить к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *