Неформализованные документы, что это?

Подготовлены требования к формату представления в ФНС России электронных копий бумажных документов

Проект1 приказа налогового ведомства должен решить проблему отсутствия формата документов, составленных на бумажном носителе и присланных в налоговую инспекцию в виде электронных образов документов. Речь идет об отсканированных копиях бумажных документов с сохранением реквизитов.

ФНС России предусмотрела для них следующие требования:

  • документы должны быть представлены в виде файла в формате tif, jpg, pdf или png с разрешением не менее 150 и не более 300 dpi (точек на дюйм) с использованием 256 градаций серого цвета;
  • cканирование должно производиться таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
  • должно быть соответствие типу xlm-файла, установленного ФНС России.

В случае представления в налоговый орган электронных документов по ТКС они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Как часто необходимо проверять поступление электронной корреспонденции от ФНС России? Узнайте из материала «Взаимодействие налогового органа и налогоплательщика по телекоммуникационным каналам связи» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ

Напомним, что электронный формат документов необходим для обмена информацией между хозяйствующими субъектами и налоговиками в личном кабинете налогоплательщика (п. 2 ст. 11.2 НК РФ). Также они могут быть присланы в налоговую инспекцию по системам ТКС. В случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2–3 ст. 93 НК РФ).
Если документы (информация), истребуемые налоговой инспекцией, не могут быть представлены ей в установленный срок, то в налоговый орган необходимо направить уведомление. После чего налоговики имеют право продлить срок представления необходимых документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Форма и формат уведомления также были утверждены в нормативном акте ФНС России.

Отметим, что приказ вступит в силу по истечении шести месяцев со дня его официального опубликования.

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

Сегодня формализованы:

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

  1. В установленном приказом ФНС актуальном формате.
  2. В собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
  3. В уже утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Технология подачи документов на государственную регистрацию в электронном виде

В целях подачи документов в электронном виде на государственную регистрацию через сеть Интернет необходимо подготовить транспортный контейнер, содержащий перечень документов, включающий соответствующее заявление, а также другие представляемые документы.

Подготовить заявление в электронном виде и транспортный контейнер можно с помощью специализированного бесплатного программного обеспечения:

  • ПО «Подготовка документов для государственной регистрации» (ППДГР), в котором предоставляется возможность заполнить заявление, сохранить его и распечатать, а также сформировать Транспортный контейнер, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.
  • ПО «Подготовка пакета электронных документов для государственной регистрации» (ППЭДГР), в котором предоставляется возможность сформировать ТК на основе ранее созданного заявления, для последующей его отправки в Налоговый орган, на который возложены функции регистрации ЮЛ и ИП.

Список документов

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.

Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.

Формализованные документы

Акт приемки-сдачи работ (услуг)
  • Документ
    в рекомендованном ФНС формате.xml
  • Документ в произвольном формате,
    у которого указан тип документа (накладная или акт) и заполнены реквизиты
Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212)
Счет-фактура
  • Документ
    в утвержденном ФНС формате.xml
Корректировочный счет-фактура
Исправленный счет-фактура
Исправление корректировки счета-фактуры
Универсальный передаточный документ
Универсальный корректировочный документ
Исправленный универсальный передаточный документ
Исправленный универсальный корректировочный документ

Полуформализованные документы

Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.

  • Акт приемки-сдачи работ (услуг) (произвольная форма)
  • ТОРГ-12 (произвольная форма)
  • Акт сверки
  • Договор
  • Внутренняя накладная (ТОРГ 13)

Неформализованные документы

Информационное письмо
(Произвольная форма)
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
  • Office Open XML (.docx,.xlsx);
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);
  • Rich Text Format (.rtf);
  • Open Document Format (.odt);
  • Portable Document Format (.pdf);
  • Текстовый файл (.txt)
  • Произвольный XML (.xml)
  • DBF
Уведомление о начислении премии
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение
(по форме МХ1)
Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
(Произвольная форма)
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15
(Произвольная форма)
Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1
(Произвольная форма)
Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
(Произвольная форма)
Реестр расходов
(Произвольная форма)
Реестр актов
(Произвольная форма)
Ведомость за выполненные работы (услуги)
(Произвольная форма)
Отчет агента
(Произвольная форма)
Акт зачета взаимных требований
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи прав на использование ПО
(Произвольная форма)
Договор
(Произвольная форма)

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Ценовой лист
(Произвольная форма)
Удостоверение о качестве угля
(Форма УПД-35И)
Расходно-приходная накладная
(Форма ТОРГ 14)
Счет
(Произвольная форма)
Реестр акционеров общества
(Произвольная форма)
Протокол разногласий
(Произвольная форма)
Акт о признании документа не действительным
(Произвольная форма)
Доверенность на передачу ТМЦ
(Произвольная форма)
Кредит-нота
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям
(Произвольная форма)
Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления
(Произвольная форма)
Акт сверки взаиморасчетов
(Произвольная форма)
Транспортная накладная
Поручение экспедитору
Экспедиторская расписка
Отчет экспедитора
Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
Копия энергетического паспорта
(Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ
от 19 апреля 2010 г. N 182)
  • Portable Document Format (.pdf)
Карточка учета в СТК
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls)
Прайс-лист

Электронные документы: ответы на любимые вопросы

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

  • письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
  • сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
  • скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

РЕЗЮМЕ

  1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
  2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
  3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
  4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *