НДФЛ с командировочных

Что такое командировка

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса).

Поездка в филиал своей организации, который находится вне места постоянной работы, также считается командировкой. Это закреплено в пункте 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках).

Зарплата Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Рассчитать бесплатно

Кого можно направить в командировку

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч. Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют. Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам.

Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях. Это следует из статьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам.

Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате. Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя.

Продолжительность командировки

Работодатель волен установить любой срок командировки исходя из объема, сложности и прочих нюансов предстоящей поездки (п. 4 Положения о командировках).

При этом максимальная продолжительность нигде не обозначена. Таким образом, командировка может длиться сколь угодно долго, вплоть до нескольких месяцев или лет.

Вопрос о минимальной продолжительности до конца не урегулирован. Строго говоря, командировкой можно признать поездку продолжительностью свыше одного дня. Однодневная поездка командировкой не считается. Это признал ВАС РФ в постановлении от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Но на практике компании и предприниматели часто направляют работников в однодневные поездки, и оформляют их так же, как обычные командировки. Другими словами, выплачивают суточные, компенсируют стоимость проезда и проч. О том, как правильно учесть такие расходы, мы расскажем ниже.

Первый и последний день командировки

Первый день командировки — это дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки — это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный пункт, где расположено место постоянной работы.

При отправлении (или прибытии) транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда (или приезда) считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.

Какие документы оформить при командировке

Прежде всего, необходимо составить приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку.

Прежде при направлении работников в командировки работодатели были обязаны утверждать служебные задания и оформлять командировочные удостоврения. Однако теперь это делать не нужно. С указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки. Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Заметим, что организациям, которые регулярно направляют сотрудников в служебные поездки, лучше подготовить локальный нормативный акт, например, положение о командировках. В нем следует прописать все детали: размер суточных, величину компенсации расходов по командировке и т д. Подобный документ может стать одним из решающих аргументов в пользу налогоплательщика при проверках или на суде.

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как заполнить табель учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы №№ Т-12 и Т-13) рабочие дни, которые пришлись на время командировки, обозначаются кодом «К» или его цифровым аналогом «06». Количество отработанных часов не проставляется.

Если во время командировки работник трудился в свой выходной или в праздник, в табеле ставится код «РВ» или его аналог «03». В графе, отведенной для количества отработанных часов, указывается значение, заранее согласованное с работодателем. Если же договоренности о работе в выходной день не было, работодатель вправе не указывать в табеле количество часов и, как следствие, не оплачивать это время. Об этом говорится в письме Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291.

Возможна ситуация, когда в выходной день работник находился в пути, то есть либо ехал к месту командировки, либо возвращался обратно. Нет полной ясности, нужно ли считать это время, как отработанное. По нашему мнению дорога, выпавшая на субботу, воскресенье или праздник — это ничто иное, как работа. Поэтому в табеле учета рабочего времени следует проставить «РВ» (либо «03») и количество часов, фактически проведенных в дороге.

Бухгалтерия Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Заработная плата за время командировки

Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.

Пример

Сотрудник находился в командировке с 21 по 25 июня 2021 года (пять рабочих дней). Все выплаты, полученные сотрудником за период с июня 2020 по май 2021 года включительно (12 месяцев), приведены в таблице 1.

Таблица 1
Выплаты сотруднику за период с июня 2020 по май 2021 года
Месяц расчетного периода
Вид выплаты
Сумма (руб.)
Июнь 2020
оклад
30 000
Июль 2020
оклад
30 000
Август 2020
оклад
30 000
Сентябрь 2020
оклад
30 000
Октябрь 2020
оклад
30 000
Ноябрь 2020
оклад
30 000
Декабрь 2020
оклад
5 714
больничные
19 000
Январь 2021
оклад
40 000
Февраль 2021
оклад
40 000
Март 2021
оклад
40 000
Апрель 2021
оклад
40 000
Май 2021
оклад
40 000
Итого:
404 714

Чтобы вычислить величину среднего заработка, бухгалтер выяснил, что из 12-ти месяцев, предшествующих командировке, сотрудник полностью отработал только 11, а с 3 по 25 декабря 2020 года (17 рабочих дней) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не будет участвовать в расчете. В итоге средний заработок составил 385 714 руб.(404 714 — 19 000).

Затем бухгалтер вычислил количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 249 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно 232 (249 — 17).
Среднедневной заработок составляет 1 662,56 руб.(385 714 руб.: 232 дн.). Заработная плата за время командировки — 8 312,8 руб. (1 662,56 руб. х 5 дн.).

Заметим, что некоторые компании оплачивают командировку не по среднему, а по фактическому заработку. Такой вариант хотя и не вполне корректен, но допустим. Главное, чтобы фактический заработок за период командировки не оказался меньше среднего заработка, ведь иначе права работника окажутся нарушенными. Чтобы этого не произошло, лучше для каждой командировки сравнить два значения зарплаты: первое — по среднему заработку, второе — по фактическому. И если первое значение не больше второго, можно оплачивать командировку исходя из оклада.

Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере. Есть и альтернативный вариант: по желанию работника оплату предоставить в одинарном размере и дать дополнительные выходные (ст. 153 ТК РФ).

Компенсация командировочных расходов и суточные

Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы. Они перечислены в статье 168 ТК РФ. Это суточные, стоимость проезда, плата за наем жилого помещения и иные затраты, согласованные с работодателем. Рассмотрим каждый вид расходов в отдельности.

Суточные

Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения о командировках).

Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.

В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».

При служебных поездках длиною в один день (так называемых «однодневных командировках») суточные, строго говоря, не полагаются. Несмотря на это большинство компаний их выплачивает. Минфин России в письме от 17.05.18 № 03-15-06/33309 предложил следующий вариант их учета. Если работник предоставил подтверждающие документы, то суточные следует расценивать как возмещение иных расходов, связанных с командировкой. Тогда они в полном объеме освобождаются от НДФЛ. Если же документов нет, то нужно применять лимит, как в случае с более длинными командировками (см. «Минфин разъяснил, в каком случае расходы, связанные с однодневной командировкой, освобождаются от НДФЛ в полном объеме»).

В арбитражной практике есть примеры, когда судьи подтвердили: суточные при «однодневной командировке» освобождаются от взносов в ПФР (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.13 № А65-27465/2011) и учитываются в расходах (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.07.12 № А56-48850/2011).

Оплата проезда

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (п.2 ст. 422 НК РФ).

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами (допустимо принять «первичку», оформленную в электронном виде; письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877). На практике у бухгалтеров постоянно возникают вопросы, можно ли принять в качестве подтверждения тот или иной документ.

Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование пунктов отправления и прибытия, цена (постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.12 № Ф03-3467/2012).

Если речь идет о такси, то подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция на оплату услуг легкового такси. Об этом напомнил Минфин России в письме от 27.06.12 № 03-11-04/2/80 (см. «Минфин пояснил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд сотрудника на такси к месту командировки и обратно»).

В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая стоимость перевозки, форма оплаты и проч. При утере посадочного талона необходимо взять справку авиаперевозчика. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 21.09.11 № 03-03-07/33 (см. «В случае потери посадочного талона, факт перелета командированного работника можно подтвердить справкой авиаперевозчика»).

Входной НДС по авиа перелету можно принять к вычету, только если сумма налога выделена в билете или в маршруте-квитанции. На это указал Минфин в письме от 10.01.13 № 03-07-11/01 (см. «Минфин напомнил порядок принятия к вычету НДС по авиабилетам для командированных работников»). Это же правило действует, если сотрудник воспользовался электронным билетом (письмо Минфина от 28.05.2018 № 03-07-07/36077; см. «Как принять к вычету НДС по электронным билетам на поезд и на самолет»).

Оплата жилья

Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом «входной» НДС можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и платить страховые взносы (п.2 ст. 422 НК РФ).

Однако вышеприведенные нормы можно применить только в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами (допустимо принять «первичку», оформленную в электронном виде; письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877).

На практике налоговики часто предъявляют претензии в случае, когда на гостиничном документе стоит несуществующий, либо «чужой» ИНН. Но арбитражная практика по данному вопросу положительна для налогоплательщиков (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.11.12 № А52-1635/2012, ФАС Уральского округа от 08.08.12 № Ф09-6736/12).

В случае, если командированный работник заплатил за жилье при помощи карты, он должен приложить к авансовому отчету «бумажные» документы, подтверждающие факт оплаты. К таким документам относится, в частности, слип и квитанция электронного терминала (письмо Минфина России от 06.10.17 № 03-03-06/1/65253).

Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя, равно как нельзя и принять НДС к вычету. НДФЛ с суммы возмещения нужно удержать с величины, превышающей 700 руб. за каждый день при командировке внутри страны, и с величины, превышающей 2 500 руб. за каждый день загранкомандировки. Страховые взносы необходимо начислить на всю сумму неподтвержденных расходов на жилье. Об этом сообщили специалисты Минздравсоцразвития России от 11.11.10 № 3416-19, вывод подтверждают судьи (постановление АС Северо-Кавказского округа от 20.11.17 № А32-1706/2017).

Экстерн Заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

Оплата питания

Налоговики считают, что питание во время командировки должно оплачиваться за счет суточных. Поэтому если работодатель возмещает стоимость питания отдельно, такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли, и с них следует заплатить страховые взносы и НДФЛ.

Даже если компания вообще не выплачивают суточные, а только возмещает расходы на питание, подобные затраты не уменьшают прибыль и включаются в базу по взносам и по НДФЛ. Дело в том, что стоимость питания не упомянута среди командировочных расходов ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировках.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива. Есть дела, выигранные компаниями (см., например, постановление ФАС Московского округа от 07.11.12 № А40-112186/11-20-455). Но также есть дела, выигранные инспекторами (см, например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.03.12 № Ф03-912/2012).

На наш взгляд, безопаснее предотвратить конфликт, и не отражать стоимость питания в налоговом учете, а взносы и НДФЛ лучше заплатить.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности.

Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб. Это следует из пункта 18 Положения о командировках.

Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли. При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от от 24.09.19 № 03-03-06/1/73293 (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»). В случае потери документа на покупку валюты следует использовать курс Центробанка, установленный на дату выдачи подотчетной суммы (письмо Минфина от 05.07.19 № 03-03-06/1/49809; см. «Командированный работник не принес документы на покупку иностранной валюты: как учесть расходы?»).

Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%. Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см. «Минфин напомнил порядок налогообложения НДФЛ доходов работника, отправленного в зарубежную командировку»).

Таблица 2
Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей)
Вопрос
Ответ
Реквизиты документа
Оплата проезда
Освобождается ли от НДФЛ и страховых сзносов (в т.ч. «на травматизм») возмещение расходов на такси?
Освобождается
Письмо Минфина России от 27.06.12 № 03-04-06/6-180
постановление АС Поволжского округа от 24.01.18 № Ф06-28471/2017
постановление АС Волго-Вятского округа от 25.05.17 № А28-740/2016
Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки?
Освобождается
Письмо Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12417
Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника?
Можно
Письмо Минфина России от 20.03.12 № 03-03-06/1/135
Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города?
Можно
Письмо Минфина России от 21.07.11 № 03-03-06/4/80
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена?
Нельзя
Письмо Минфина России от 26.09.12 № 03-07-11/398
Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета?
Можно
Письмо Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786
Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица?
Можно
Письмо Минфина России от 23.09.11 № 03-03-07/34
Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой
Можно
Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012
Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом?
Можно
Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные?
Не нужно
Письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-04-06/6-234
Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы на стоимость обратного билета, если работник остался в месте командировки для проведения ежегодного оплачиваемого отпуска? Нужно Письмо Минфина от 06.12.19 № 03-04-06/94974
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости обратного билета, если работник по окончании командировки направился в отпуск? Нужно Письмо Минфина от 04.10.19 № 03-04-06/76228
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билета, если работник направился из места проведения отпуска в командировку, а затем вернулся на работу? Не нужно Письмо Минфина 09.11.18 № 03-04-06/80946
Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки?
Можно списать стоимость перелета до места пересадки
Письмо Минфина России от 09.04.12 № 03-03-07/20
Стоимость проживания и дополнительные услуги
Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки? Нужно ли удержать НДФЛ?
Можно. НДФЛ не удерживается
Письмо Минфина России от 23.05.13 № 03-03-06/1/18308
Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей?
Можно
Письмо Минфина России от 10.03.11 № 03-03-06/1/131
Загранкомандировки
Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык?
Может
Письмо Минфина России от 20.04.12 № 03-03-06/1/202
Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы?
Можно
Письмо ФНС России от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@
Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете?
Можно
Письмо Минфина России от 31.01.12 № 03-03-06/1/37
В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку?
В пределах 20% от зарплаты
Письмо Минфина России от 17.01.13 № 03-03-06/1/15

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

12.02.2020

Вопрос:

Прошу разъяснить порядок налогообложения выплат работникам компенсации взамен суточных в 1- дневной командировке. Нужны ли подтверждающие документы? Прошу разъяснить порядок налогообложения компенсации питания работников в 1- дневной командировке.

Ответ:

На законодательном уровне прямо не урегулирован вопрос о налогообложении компенсации взамен суточных при однодневных командировках, а также компенсации питания работников в таких командировках. Проанализировав ситуацию с учетом имеющихся разъяснений Минфина, мы пришли к выводу, что компенсацию взамен суточных возможно учесть расходах (при условии документального подтверждения). Компенсацию питания работников учитывать в расхода не рекомендуется. Поскольку данные суммы прямо не отнесены к выплатам, освобожденным от НДФЛ и страховых взносов, с указанных сумм рекомендуется исчислить НДФЛ и страховые взносы.

Обоснование:

Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

На основании п.11 Положения N 749 при направлении работника в однодневную командировку, то есть местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При однодневной командировке на территорию иностранного государства суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных (п.20 Положения N 749).

Что касается питания, то исходя из ст.168 ТК РФ работодатель не обязан компенсировать работнику его стоимость. Расходы на питание не входят в командировочные расходы (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

Вместе с тем по смыслу статей 8 и 41 ТК РФ в локальном нормативном акте работодателя или в коллективном договоре могут содержаться дополнительные гарантии и преимущества, а также условия, улучшающие положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством.

Таким образом, работодатель вправе закрепить в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках) или в коллективном договоре обязанность выплачивать компенсацию взамен суточных при однодневных командировках и компенсацию питания.

Налог на прибыль

Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов признаются расходы на командировки. Компенсация взамен суточных при однодневной командировке здесь не названа, однако норма не содержит исчерпывающего перечня командировочных расходов.

С нашей точки зрения, если расходы произведены с разрешения и ведома работодателя и/или на основании локального нормативного акта или коллективного договора, они могут быть признаны обоснованными (п.1 ст.252 НК РФ) и учтены в качестве командировочных расходов. Косвенно данный вывод подтверждается в Письме Минфина России от 28.03.2019 N 03-15-06/21254, в котором ведомство рассмотрело, в частности, расходы на оплату повышенных суточных (1000 руб.). Минфин по ситуации в целом ответил, что расходы могут быть признаны при налогообложении прибыли, если отвечают критериям п.1 ст.252 НК РФ, а именно, если расходы экономически обоснованны, а также подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Для подтверждения расходов в данном случае могут быть использованы непосредственно документы, подтверждающие командировку (приказ о командировке, авансовый отчет с приложением первичных документов, в частности, проездных документов), приказ руководителя о выплате компенсации или локальный нормативный акт (коллективный договор), в котором закреплена обязанность работодателя выплачивать компенсацию взамен суточных при однодневных командировках.

В свою очередь, компенсацию стоимости питания признавать в расходах рискованно, поскольку такая компенсация может быть признана оплатой товаров для личного потребления работников (п.29 ст.270 НК РФ). Возмещение работнику расходов на питание при командировке законодательно не установлено (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901). По мнению Минфина, бесплатное питание работникам может быть учтено при налогообложении прибыли только если оно является частью системы оплаты труда (п.4 Письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-09/33763). В противном случае, в том числе при компенсации расходов на питание во время командировок, признавать такие расходы при налогообложении прибыли не рекомендуется. Минфин указывает, что стоимость питания, выделенная отдельной строкой, например, в проездном документе, не учитывается при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 20.05.2015 N 03-03-06/2/28976).

НДФЛ

На основании п.1 ст.210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст.212 НК РФ.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ от НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в том числе возмещение командировочных расходов.

Данной нормой установлено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Поскольку компенсация взамен суточных при однодневных командировках, а также компенсация стоимости питания не относятся к расходам на командировки, названным в п.3 ст.217 НК РФ, считаем, что указанные суммы облагаются НДФЛ.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами являются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст.422 НК РФ (п.1 ст.420 НК РФ).

Исходя из п.2 ст.422 НК РФ не подлежит обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Таким образом, по аналогии с НДФЛ, поскольку компенсация взамен суточных при однодневных командировках, а также компенсация стоимости питания не названы среди командировочных расходов, освобожденных от страховых взносов, считаем, что такие суммы облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций Атлант-право

Задать свой вопрос

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 17.02.2021)При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 6 мая 2019 г.

Командировка – это служебная поездка на определенный срок, в которую работник направляется для исполнения поручения работодателя. Работнику за период командировки выплачивается средний заработок, а также должны быть возмещены командировочные расходы. Это расходы, связанные с оплатой проезда, проживания в пункте назначения, а также суточные. Кроме того, работнику могут быть возмещены иные расходы, совершенные им с разрешения или ведома работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются локальным нормативным актом работодателя или коллективным договором (ст. 168 ТК РФ).

Средний заработок за период командировки облагается НДФЛ. А вот законодательно установленные компенсации, выплачиваемые работникам при направлении их в командировки, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проезд

Оплата работнику документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения командировки и обратно не облагается НДФЛ в полной сумме. Также при наличии подтверждающих документов не облагается налогом возмещение расходов на проезд до вокзала, аэропорта, иного места отправления транспорта к пункту назначения (Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-04-06/3305), в том числе на такси (Письма Минфина от 25.04.2012 № 03-04-05/9-549, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180), комиссионные сборы (например, при покупке билетов у посредника), сборы за услуги аэропортов, провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если нет документов, подтверждающих расходы на проезд

По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). В то же время для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы, вплоть до справки от перевозчика. В ней должны быть указаны сведения о том, когда ваш сотрудник пользовался данным видом транспорта, куда направлялся и какова стоимость такой перевозки (Письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18).

Не облагаемые НДФЛ расходы на проживание

Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).

Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.

Не облагаемые НДФЛ суточные

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Но размер выплачиваемых работникам суточных определяет работодатель. И если в соответствии с вашим локальным нормативным актом работники получают суточные в бОльшем размере, то с сумм превышения нужно исчислить и удержать НДФЛ (Письмо Минфина от 12.10.2015 № 03-04-05/58060).

Другие командировочные расходы, не облагаемые НДФЛ

Также не облагаются НДФЛ следующие виды командировочных расходов:

  • на услуги связи;
  • на оформление заграничного паспорта;
  • на получение визы;
  • на комиссии в связи с обменом валюты (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах (Письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125).

НДФЛ с командировочных расходов в 2019 году

Оплата командировочных расходов в 2019 году будет облагаться НДФЛ по тем же правилам, которые действовали и в 2018 году.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Налогообложение командировок

По действующим нормам ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы на:

  • проезд до места выполнения рабочего задания;
  • оплату жилья на время нахождения в другом городе;
  • покрытие расходов, которые возникают из-за проживания вне дома (это и есть суточные);
  • оплату других оговоренных с работодателя услуг и товаров.

Согласно правилам Налогового кодекса РФ, налогами не облагаются компенсационные выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей – сюда входят и расходы при командировках (расходы на жилье, проезд, суточные в пределах норм и т.п.).

Эти расходы нужно подтверждать документально, если же подтверждающих документов нет, то НДФЛ не облагаются лишь расходы в рамках определенных лимитов. В текущий момент эти лимиты составляют 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.

Командировка и налоги – интересная тема, рассмотрим ее с практической точи зрения ниже.

Какими налогами облагаются суточные

Налог на суточные можно назвать «частичным». Налог не нужно будет платить лишь если выплачиваемые суточные находятся в пределах оговоренных нормами лимитов (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Нормы расчета налога на прибыль при выплате суточных сегодня таковы: в случае, если работник отправляется в деловую поездку по России, лимит необлагаемых налогом суточных составляет 700 рублей в день. Если командировка заграничная – 2500 рублей в день.

А суточные сверх нормы?

По правилам, размер суточных, который компания закрепляет в нормативных документах, может быть любым. Если суточные сверх нормы, налогообложение может быть таким:

Например, можно установить сумму 5000 рублей в день. Выплаченные суточные сверх нормы при поездке по России приведут к необходимости уплаты НДФЛ с суммы 4300 рублей (5000 руб. — 700 руб. = 4300 руб.)

Налоги на суточные при загранкомандировках

Если необходима командировка за границу, налоги также нужно платить. При заграничных деловых поездках лимиты не облагаемых налогом суточных выше. Поэтому в примере с суточными в размере 5000 рублей, в случае командировки за границу, налог нужно будет оплатить лишь с 2500 рублей (5000 руб. — 2500 руб. = 2500 руб.)

Командировка и подоходный налог на прибыль

Расходы на командировку и налог на прибыль связаны между собой. Работодатель может учитывать командировочные расходы при определении базы по налогу на прибыль. Например, полностью можно учесть суточные. Единственная трудность здесь может быть при заграничной командировке, когда суточные выдаются заранее в иностранной валюте.

В данном случае понадобится перевести сумму в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи суточных работнику.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *