Налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность отчетных документов

«Вісник. Офіційно про податки»

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Выясним, кто должен отвечать за организацию бухучета и хранение первичных документов на предприятии, как исчисляются сроки их хранения, а также как налогоплательщику действовать в случае утраты, повреждения или уничтожения таких документов.

Что является первичным документом

Статьей 1 Закона о бухучете определено, что первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции.

Кроме того, п. 2.1 главы 2 Положения № 88 установлено, что первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Кто отвечает за хранение

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, в соответствии с законодательством и учредительными документами (часть третья ст. 8 Закона о бухучете).

Согласно пунктам 6.6 и 6.7 главы 6 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и других отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия. (От редакции Бухгалтер 911: согласно изменениям, внесенным в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, хранение первичных документов будет обеспечивать лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета предприятия. Более подробно ).

СПРАВОЧНО

Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее 3 лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и 5 лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях.

Определение сроков хранения

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

Относительно деятельности субъектов хозяйствования, следует заметить, что сроки хранения документов определены приказом № 578/5, которым установлено, что сроки хранения всегда вычисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Так, например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2017 г., начинается с 01.01.2018 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2021 г.

Сроки хранения типовых документов, утвержденных приказом № 578/5, минимальны. Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует хранить не менее трех лет — при условии, что контролирующие органы завершили их проверку, и пяти лет — в случае если такие документы содержат информацию о финансовых операциях. По решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.

Если документы утеряны

Пунктом 6.10 главы 6 Положения № 88 определен порядок действий в случае потери первичных документов.

Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Вместе с тем согласно п. 1 части второй ст. 60 Уголовно-процессуального кодекса заявитель вправе, в частности, получить от органа, в который он подал заявление, документ, подтверждающий его принятие и регистрацию.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также органу ГФС — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10-дневный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Согласно п. 44.5 ст. 44 Налогового кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок с дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном настоящим Кодексом для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней с дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган.

Где хранить документы

Наличие установленных сроков хранения документов предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий. Так, согласно пунктам 6.2 и 6.3 главы 6 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждены приказом № 1000/5, которым предусмотрено, что документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив, хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях. Изъятие документов, для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности, запрещается. Для проведения экспертизы документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Пунктом 2.13 Перечня типовых документов, создающихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом № 578/5, также установлено, что уничтожать документы, без предварительного проведения экспертизы их ценности, запрещается.

Обязанность хранения первичных документов определена также Налоговым кодексом. Так, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 ст. 44 указанного Кодекса).

Следует заметить, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными выше документами.

Сроки хранения

Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные пунктами 44.3 и 44.4 ст. 44 Налогового кодекса.

Так, в соответствии с требованиями указанных пунктов первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 настоящего Кодекса) с дня подачи такой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока подачи такой отчетности.

Первичные документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, определенных выше.

СПРАВОЧНО

Первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1095 дней с дня подачи такой отчетности,

2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием.

Ответственность

В случае нарушения налогоплательщиком сроков хранения документов применяются нормы ст. 121 Налогового кодекса, согласно которой необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных Кодексом, влечет наложение штрафа в размере 510 грн.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут наложение штрафа в размере 1020 грн.

Кроме того, следует учесть, что в случае если до окончания проверки или в сроки, определенные настоящим Кодексом, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящих проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или другого изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные налогоплательщиком в налоговой отчетности, то в соответствии с требованиями п. 44.6 ст. 44 Налогового кодекса считается, что такие документы отсутствовали у плательщика на время составления такой отчетности.

Указанное с учетом требований п. 44.1 ст. 44 Налогового кодекса о запрете формирования показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными и другими документами, предусмотренными настоящим пунктом, может свидетельствовать о неправомерном определении таким плательщиком объектов налогообложения или других показателей налоговой отчетности, о неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, которые влияют на выводы такой проверки.

Нормами налогового законодательства установлено, что налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса).

При проведении проверки, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение установленного срока, то оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, должно письменно уведомить проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов. В уведомлении должны быть указаны причины, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Налоговая служба напоминает, что в случае нахождения должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, на территории проверяемого лица требование о представлении документов передается руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку (п. 1 ст. 93 НК РФ, письмо ФНС России от 5 октября 2020 г. № СД-4-2/16167@).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Если указанным способом требование о представлении документов передать невозможно, то оно может быть направлено по почте заказным письмом или передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. При получении участником электронного взаимодействия квитанции о приеме электронного документа датой его получения в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме электронного документа. В случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма.

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)
50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться . Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации Вид документов Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица;
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве
а) по месту составления;
б) в других организациях
а) 45 лет;
связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
б) 5 лет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

В избранное

Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное

1 нравится
Поделиться:

  • ВКонтакте
  • Twitter
  • WhatsApp

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *