Как собрать инкассаторскую сумку?
Особенности формирования инкассаторской сумки
Службы инкассации и курьерской доставки выполняют свою работу быстро и без задержек. Во многом такая оперативность зависит от предварительной подготовки документации и необходимого инвентаря, то есть мешков, сумок и упаковок.
Каждый из сотрудников знает, что именно кладется в инкассаторскую сумку, как заполняется препроводительная ведомость и какие сопутствующие товары требуются для пломбировки.
Порядок проведения инкассации в торговых точках определяется двумя способами:
- Предварительная доставка инкассаторского мешка с необходимыми документами на место.
- Непосредственное инкассирование и формирование сумки представителями службы.
Первый способ применяется на точках с небольшим оборотом, где процедура передачи денег происходит в торговом зале. Второй используется для инкассации крупных супермаркетов и прочих заведений, где предусмотрено отдельное помещение для хранения денежной массы, имеются сейфы и установлен порядок многократной сдачи кассовой выручки в течение рабочей смены.
При отправке денег в хранилище или банковское учреждение мешок инкассатора:
- должен быть опечатан и иметь четкий оттиск на пломбе;
- сопровождает препроводительная ведомость, которая вложена во внутренний карман и заполнена согласно всем требованиям;
- вмещает денежную сумму, величина которой отражена в сопроводительных документах, а сами купюры сложены по номиналу в отдельные пачки, сумма которых также выведена.
Оформление документов, сопровождающих инкассаторскую сумку, происходит в несколько этапов:
- сначала службой инкассации;
- затем торговой точкой, которая отправляет выручку;
- снова службой инкассации при изъятии денежных средств перед доставкой в хранилище.
Сфера применения
Как правило, инкассаторские мешки используют для транспортировки денежных средств, документации и прочих материальных ценностей. Приобретаются изделия не только банковскими учреждениями и хранилищами, но и крупными холдингами, у которых существует необходимость перемещать ценные бумаги и документы между подразделениями.
Также прием инкассаторских сумок с материальными ценностями осуществляется службами доставки и почтовыми отделениями. При этом опечатывание мешка выполняется непосредственно перед передачей его представителю компании, отвечающей за транспортировку.
Из чего изготавливаются инкассаторские сумки
Мешок или сумка для транспортировки денег и прочих материальных ценностей изготавливается из прочной брезентовой ткани, которую непросто прорезать или проколоть, не говоря уже о ручном разрыве. Все швы дополнительно укрепляются специальными нитями, что предотвращает их произвольное расхождение под тяжестью груза.
Использовать сумку для инкассации можно независимо от погодных и природных условий. Специальная пропитка предотвращает попадание влаги внутрь, а металлический каркас и замок-защелка, изготовленные из качественного сплава, не боятся коррозии.
Способ и алгоритм применения
Давайте разберемся, как собрать инкассаторскую сумку. Эксплуатация изделия не требует специальной подготовки или знаний, но иногда служащие инкассации допускают ошибки, хотя знают, что и в какой последовательности нужно класть в инкассаторскую сумку.
Использовать изделие необходимо следующим образом:
- Внутрь складываются материальные ценности, документация или деньги.
- Заполненная препроводительная ведомость вкладывается во внутренний карман.
- Сумка закрывается, замок защелкивается.
- Номер пломбы опечатывается и фиксируется.
После этого инкассаторский мешок можно перевозить к месту назначения.
Правильное формирование инкассаторской сумки поможет избежать порчи и утери материальных ценностей, а также предотвратит мошеннические действия отправителей или получателей груза.
Препроводительная ведомость к сумке: бланк
Обновление: 4 октября 2016 г.
В случае сдачи организацией выручки в банк для размещения денежных средств на банковском счете, в т.ч. через инкассаторов, передающим лицом составляется препроводительная ведомость к сумке, в которой осуществляется передача наличных денег. Такая ведомость включает в себя три составные части: саму ведомость, накладную и квитанцию. Рассмотрим каждую из них.
Общие положения
В соответствии с п.2.4 Положения, утвержденного Банком России 24 апреля 2008 года № 318-П (далее – Положение), прием наличных денежных средств производится банком на основании:
- объявления на взнос наличными 0402001;
- приходного кассового ордера 0402008;
- препроводительной ведомости к сумке () 0402300, включающей в себя ведомость, накладную и квитанцию.
Согласно п. 4.2 указанного Положения сумки заполняются и оформляются кассовым работником передающего юридического лица так, чтобы целость сумки и пломбы нельзя было нарушить без очевидных следов. К сумке прилагается ПВС по форме 0402300 следующим образом: ведомость направляется внутри сумки, а квитанция и накладная прикладываются снаружи.
При обнаружении ошибок в накладной и квитанции сумка и указанные документы инкассаторскими работниками не принимаются и отдаются обратно передавшему должностному лицу. Исправлять ошибки в ПВС 0402300 запрещается (п. 4.3 Положения).
Препроводительная ведомость
Форма документа содержится в Приложении 7 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У.
Описание реквизитов (полей) ПВС 0402300 и правила ее заполнения содержатся в Приложении 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У.
Указанный документ заполняется клиентом банка и содержит, в частности, следующие реквизиты: дату, номер документа, наименование, ИНН юридического лица, наименование банка вносителя и получателя, передаваемую сумму, описание наличных денег, подпись должностного лица.
Если передача сумки с наличными денежными средствами инкассаторским работникам производится от имени юридического лица, то сама ведомость направляется внутри запломбированной сумки, а квитанция и накладная прикладываются к сумке.
Квитанция к ПВС 0402300
Назначение этой части ПВС – доказательство факта принятия инкассаторским работником сумки с наличными денежными средствами. Этот документ после передачи сумки остается у организации с отражением росписи инкассаторского работника и оттиском соответствующего штампа (см. также Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Форма документа и описание реквизитов (полей) содержатся в Приложениях 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У соответственно.
Накладная к ПВС 0402300
Указанный документ заполняется клиентом банка, передается инкассаторскому работнику вместе с сумкой (прикладывается снаружи) и содержит, в частности, следующие реквизиты: дату, номер документа, наименование передающего лица и получателя, наименование банка вносителя и получателя, передаваемую сумму, описание наличных денег, подпись должностного лица.
Форма документа и описание реквизитов (полей) содержатся в Приложениях 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У соответственно.
Скачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке можно здесь.
Препроводительная ведомость к сумке
Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк препроводительной ведомости к сумке .xlsСкачать образец заполнения препроводительной ведомости к сумке .xls
Когда и кем составляется ведомость
Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.
Зачем нужна ведомость
Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.
В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).
Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:
- приходно-кассового ордера,
- объявления на взнос наличными,
- и препроводительной ведомости (в состав которой кроме собственно ведомости входят накладная и квитанция).
Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.
Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:
- информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
- номера счетов,
- транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
- источник прихода денежных средств,
- дату перемещения.
Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:
- клиента,
- бухгалтерского работника
- и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.
Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).
Сколько экземпляров имеет ведомость
Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):
- первый из которых кладется вместе с деньгами в инкассаторский чемоданчик,
- второй передается работнику кредитной организации (он должен быть обязательно завизирован печатью инкассатора),
- третий остается в бухгалтерии компании, которая переправляет деньги из кассы в банк.
Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.
Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.
Как быть если в документе допущены ошибки
Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.
Образец составления препроводительной ведомости к сумке
Вначале вверху пишется:
- номер инкассаторской сумки, к которой прилагается ведомость,
- дата составления документа (она должна соответствовать дате передачи денег из компании в банковское учреждение).
Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).
В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).
В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.
Следующее, что нужно вписать в документ:
- названия банка-вносителя и банка-получателя перевозимой наличности,
- указать их БИК (банковский идентификационный код),
- а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.
В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:
- сумма (теперь уже цифрой),
- символ поступления (имеется ввиду код источника поступления – при затруднениях по этому параметру можно проконсультироваться у банковского специалиста),
- разбивка суммы в зависимости от кода источника (если деньги были получены разными путями).
На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:
- количество банкнот, в зависимости от их номинала
- и сумма по каждой строке (вычисляется путем умножения значения из первой графы на значение второй).
В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.