Наименование работ в акте выполненных работ

Об оформлении акта выполненных работ (услуг) для целей бухгалтерского учета

Вопрос: Об оформлении акта выполненных работ (услуг), в том числе по государственному контракту (договору), для целей бухгалтерского учета.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 9 апреля 2014 г. N 02-06-10/16186

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел по компетенции письмо по вопросу оформления первичных учетных документов и сообщает.

В силу положений Постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329 «О Министерстве финансов Российской Федерации» в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по разъяснению (толкованию норм, терминов и понятий) законодательства Российской Федерации и практики его применения, а также по оценке конкретных хозяйственных операций.

Вместе с тем Департамент считает необходимым сообщить следующее.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), действовавшего до 1 января 2013 г., первичные учетные документы принимались к бухгалтерскому учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не была предусмотрена в этих альбомах, должны были содержать обязательные реквизиты.

Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) (далее — Закон N 402-ФЗ), вступившему в силу с 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с указанием обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Согласно Законам N N 129-ФЗ, 402-ФЗ и Инструкции, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (п. 7) (далее — Инструкция N 157н), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

При этом утвержденной унифицированной формы акта выполненных работ (услуг) нет.

Согласно Закону N 129-ФЗ, действовавшему до 31.12.2012, к обязательным реквизитам относились:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Аналогичная норма требований к обязательным реквизитам первичного учетного документа содержится в Законе N 402-ФЗ.

Таким образом, согласно действующему законодательству акт выполненных работ (услуг) составляется в произвольной форме с отражением всех необходимых реквизитов.

При этом согласно ст. 309 Гражданского кодекса Российской Федерации обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

Таким образом, исполнение обязательств, возникших в ходе исполнения государственного контракта (договора), в том числе в части регламентации порядка оформления документов, осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и условиями государственного контракта (договора).

При этом, по мнению Департамента, акт выполненных работ (услуг) составляется с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит требований об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг).

Обращаем внимание, что согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета в случае отсутствия утвержденной унифицированной формы вправе утвердить в рамках формирования своей учетной политики форму первичного учетного документа (в том числе акта выполненных работ (услуг)) с указанием всех необходимых реквизитов.

Директор Департамента

бюджетной методологии

С.В.РОМАНОВ

Акт сдачи-приёмки выполненных работ

Акт по сдаче-приемке выполненных работ составляется после исполнения подрядчиком своих обязательств. Акт не является самостоятельным документов, а служит приложением к работе по договору подряда. Он является частью процедуры приема результатов работы и служит основанием для окончательных расчетов по подрядному договору между заказчиком и исполнителем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта сдачи-приёмки выполненных работ .docСкачать образец заполнения акта сдачи-приёмки выполненных работ .doc

Правила составления акта приемки-сдачи выполненных работ

Данный документ не имеет стандартного, утвержденного на законодательном уровне, единого образца, поэтому оформляться он может в свободном виде или по разработанному на предприятии шаблону. Печатается акт на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. После того, как все работы будут закончены и сотрудничество по объекту завершено, акт передается в бухгалтерию предприятия-заказчика для составления на его основе финансовой отчетности, в том числе по учету понесенных расходов и уменьшению налога на прибыль.

При оформлении акта следует придерживаться правил и норм делопроизводства разработанных для подобного рода документов. В частности, типовой акт в обязательном порядке должен содержать в себе

  • сведения об обеих сторонах договора,
  • краткую информацию о самом договоре, по которому производились работы,
  • наименование работ,
  • дату проведения работ,
  • качество и стоимость выполненных работ.

Акт должен быть подписан руководителями обеих организаций и проштампован печатями (с 2016 года наличие печатей и штампов у юридических лиц не является требованием закона, поэтому отсутствие оттиска не является строгой необходимостью)

В случае большого объема или особой сложности произведенных работ, для оценки их качества, а также оформления акта может привлекаться специально созданная комиссия, в которую входят представители подрядной организации и компании – заказчика.

При крайней необходимости может быть привлечена и третья сторона в виде экспертов или представителей контролирующих государственных инстанций. Их работа обязательно должна быть зафиксирована в акте, каждый эксперт также должен поставить под документом свою подпись.

Для чего нужен данный акт

Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.

Из перечня выполненных работ составляют таблицу. В документе фиксируют и то, что работы выполнены должным образом и у заказчика отсутствуют претензии к исполнителю.

В случаях, если заказчик остался недоволен качеством произведенных работ, это следует также отразить в акте с подробным перечислением выявленных недостатков, а также указанием сроков по их устранению.

Инструкция по оформлению акта сдачи-приемки выполненных работ

  • В первую часть акта включаются сведения о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем посередине пишется слово «акт» и коротко обозначается его суть (в данном случае, «сдача-приемка работ»).
  • Вторая часть включает в себя таблицу, но сначала фиксируется сам факт сдачи-приемки работ, а также тот документ, на основании которого он состоялся (его наименование, например, «Договор», номер и дата его составления).
  • Затем в таблицу по порядку вносятся все виды выполненных работ, с указанием сроков сдачи, стоимости, качества, и замечаний заказчика.
  • Колонки о наименовании работ, качеству и замечаниям следует заполнять особенно тщательно, поскольку именно эти сведения в случае возникновения судебных споров будут являться основными аргументами в суде.

  • Далее необходимо внести пункт о том, что выполненные работы были проверены и претензии у заказчика отсутствуют. Если это не так – то в пункте ниже нужно подробно описать выявленные недостатки, а также внести сроки и порядок по их устранению.
  • Внизу документа следует указать наименование организаций-сторон договора подряда (в соответствии с учредительными документами).
  • И в завершение акт по сдаче-приемке работ должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных на проведение данной процедуры лиц.
  • При необходимости акт можно заверить печатями.

После подписания акта по сдаче-приемке выполненных работ, все претензии могут рассматриваться только в судебном порядке.

Расшифровка выполненных работ (услуг) в актах

Чиновники разрешили не расшифровывать выполненные работы и услуги в актах. Поможет ли компаниям данное разъяснение Минфина России? Насколько безопасно оставлять в актах работы (услуги) без расшифровок? Рассмотрим эти вопросы в статье

10.09.2015 Юлия Фуфаева, заместитель руководителя департамента аудита компании «КСК групп»

Многие бухгалтеры при получении актов выполненных работ (услуг) задаются вопросом, следует ли расшифровывать оказанные работы и услуги. Например, нужно ли указать просто «консультационные услуги» или же детально расписывать, в каких конкретно аспектах производилось это консультирование, каким специалистом (а их время зачастую стоит по-разному), сколько часов этого консалтинга было и т.д.

Также это могут быть работы по обслуживанию офисной техники, уборка офисных помещений клининговой компанией, работы по расчистке территории, услуги кадрового агентства по подбору персонала.

В одном из разъяснений чиновники Минфина России решили, что акт выполненных работ (услуг) следует составлять с учетом требований по обязательному составу реквизитов, перечень которых не содержит указаний об обязательном отражении детализации выполненных работ (услуг) (письмо Минфина России от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).

Но — немаловажное уточнение — письмо выпущено Департаментом бюджетной методологии, а не Департаментом регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Минфина России. Видимо потому, что в письме идет речь об оформлении акта выполненных работ (услуг), в том числе по государственному контракту (договору), для целей бухгалтерского учета. Совпадают ли мнения двух департаментов и было ли согласовано данное письмо с Департаментом регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности, сказать сложно.

Что должен содержать акт о выполненных работах (оказанных услугах)

Акт о выполненных работах (оказанных услугах) относят к внешним первичным учетным документам, и каждая фирма имеет право самостоятельно разработать и утвердить его форму. Заказчик и исполнитель должны договориться между собой и предусмотреть в тексте самого договора на выполнение работ (оказание услуг), как они будут оформлять сдачу-приемку выполненных работ (оказанных услуг) (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Прежде всего, акт об оказанных услугах должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законом (п. 2 ст. 9Закона № 402-ФЗ).

Помимо них, в акте об оказанных услугах необходимо также указать:

  • ссылку на реквизиты договора возмездного оказания услуг (выполнения работ);
  • вид оказанной услуги (выполненной работы);
  • период оказания услуг (выполнения работ);
  • стоимость услуг (работ) с выделением в т.ч. суммы НДС.

Всей этой информации налоговым инспекторам должно быть достаточно. По сложившейся судебной практике предъявлять дополнительные требования к актам об оказанных услугах (выполненных работах) налоговая инспекция не вправе. Судьи в большинстве случаев считают это незаконным.

По мнению судей расшифровка в актах не требуется

Арбитры зачастую поддерживают компании, указывая, что нормы налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете не содержат требований о необходимости отражения в актах выполненных работ или актах оказанных услуг подробной расшифровки работ (услуг). Сами по себе акты являются первичными учетными документами, на основании которых произведенная хозяйственная операция принимается к бухгалтерскому учету (пост. ФАС МО от 25.08.2009 № КА-А40/7983-09).

В другом постановлении арбитры решили, что степень подробности составления актов не может быть критерием для признания первичных документов оформленными ненадлежащим образом и обязательное наличие в актах приема-передачи услуг расшифровки выполненных работ действующим законодательством не установлено (пост. ФАС ПО от 28.10.2008 № А12-3194/08-с60).

Также судьи отмечали, что отдельные нарушения в оформлении документов свидетельствуют о нарушении правил ведения бухгалтерского учета, однако не могут являться безусловным основанием для отказа в применении налоговых вычетов. Пороки в оформлении справки о стоимости выполненных работ (КС-3) и акта о приемке выполненных работ (КС-2) сами по себе не могут рассматриваться в качестве основания для отказа в возмещении НДС (пост. ФАС СКО от 05.11.2009 № А53-445/2009).

Что заменит расшифровку услуг?

Однако даже если акт и не содержит детализации выполненных работ (оказанных услуг), то надлежащим подтверждением факта их оказания могут быть любые другие документы. Например, в отношении услуг по управлению компанией такими доказательствами могут стать:

  • внутренние локальные акты, приказы о назначениях и переводах сотрудников, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.д. (пост. ФАС ПО от 30.10.2009 № А55-12344/2008);
  • распоряжения и приказы по различным вопросам финансово-хозяйственной деятельности управляющей компании, касающиеся деятельности общества — заказчика услуг, заключения внутреннего аудита (пост. ФАС СКО от 24.04.2008 № Ф08-2112/08-765А);
  • разработанные сторонним управленцем инструкции, стандарты, иные распорядительные документы, внутренняя переписка, аналитические записки и т.д.

Иными словами, фирма в качестве обоснования затрат на оплату услуг управляющей компании может представить любые документы, свидетельствующие о том, что управляющая компания действительно решала вопросы текущей деятельности.

Однако нельзя не отметить, что в случае непредставления таких документов и отсутствия детализации видов оказанных услуг в акте, то есть когда единственным доказательством обоснованности расходов являются акты и отчеты с формулировкой «услуги на сумму… оказаны, претензий нет», суд, скорее всего, поддержит налоговиков.

Так, арбитры Поволжского округа (пост. ФАС ПО от 16.09.2008 № А72-1944/08) указали: представленные акты приемки услуг и отчеты к ним содержат обобщенные сведения, не позволяющие установить объем, стоимость услуг, цель их оказания, а также подтвердить их использование в производственной деятельности фирмы. На этом основании спорные затраты не могут быть учтены в расходах в целях налогообложения прибыли. Определением ВАС РФ (определение ВАС РФ от 19.01.2009 № ВАС-17223/08) отказал компании в пересмотре данного дела в порядке надзора.

Отрицательная судебная практика

Негативные для фирм судебные решения, как правило, связаны с тем, что фактические обстоятельства, выявленные налоговиками, не подтверждают факт выполнения работ (оказания услуг). Тут уже наличием расшифровок не поможешь.

Судьи рассмотрели дело, где фирма учла в целях налогообложения расходы на ремонт здания, выполненный силами сторонних подрядчиков. В качестве подтверждения расходов были представлены акты произвольной формы. Налоговики (а затем и суд) решили, что из данных актов невозможно установить, какие именно виды работ были выполнены, какие элементы и детали заменены, какие материалы и в каком количестве использованы, когда они списаны, а также цену работ. Решение о начислении недоимки инспекция подтвердила также протоколом осмотра здания, в котором отражено, что здание находится в нерабочем состоянии, электроэнергия, отопление и вода отключены. Следов ремонта и замены запасных частей оборудования при осмотре не обнаружено. В результате арбитры поддержали инспекторов (пост. ФАС СЗО от 22.01.2009 № А66-414/2008).

Подводя итог анализа судебной практики, можно сказать, что если фирма не хочет доводить дело до выяснения отношений с налоговиками в суде, то лучше, конечно, расшифровать работы (услуги) в самом акте или иметь отдельный отчет по оказанным услугам. В отношении работ отчет не актуален, так как основное отличие работ от услуг заключается в том, что работы имеют материальное выражение (п. 4 ст. 38 НК РФ).

Расшифровка услуг абонентского обслуживания

В отношении оказания услуг в рамках абонентского обслуживания нельзя не отметить некоторые особенности, которые могут быть важны для компаний.

Зачастую фирма не в полном объеме использует услуги, за которые уже заплатила согласованную фиксированную стоимость. Составив отчет или приведя в акте расшифровку оказанных услуг, исполнитель тем самым только привлечет внимание налоговиков к данному факту, что оплата была произведена за фактически неиспользованные заказчиком услуги.

Сотрудники Минфина России считают, что фирма вправе учесть расходы на абонентскую плату в том числе и за то время, когда услуги ей не оказывались (письмо Минфина России от 26.05.2008 № 03-03-06/1/330).

Таким образом, в отношении абонентского обслуживания в части оказания услуг можно рекомендовать не приводить в акте подробную расшифровку фактически оказанных услуг за период — все равно стоимость услуг является фиксированной. А для подтверждения их оказания можно будет использовать фактически оказанные письменные консультации, переписку сторон с фиксацией фактов состоявшихся телефонных переговоров с экспертами, протоколов встреч с консультантами и т.п.

Актуальная бухгалтерия

Подписка Разместить:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *