Лимит кассы бюджетного учреждения

Лимит остатка кассы на 2018 год: кому он необходим и варианты его расчета

Для оплаты необходимой продукции, оказания услуг или расчетов со своими сотрудниками практически любая организация использует наличные средства. После проведения всех контрольно-кассовых операций и снятия отчетов в конце смены в каждом конкретном случае остается определенное количество денежных средств.

Наибольший допустимый размер такого остатка является кассовым лимитом, то есть сумму больше этой хранить нельзя.

Всю наличность, превышающую утвержденный предел, следует незамедлительно передаваться в банк. Ниже подробно рассмотрим, как коммерческим организациям и частным предприятиям рассчитать лимит кассы на 2018 год, как правильно составить приказ и при необходимости оформить к нему приложение, кому необходимо ограничивать остаток средств, а кто может работать без этого.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес. Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Кому необходим расчет лимита кассы на 2018 год

После подписания Указания Центробанка РФ № 3210-У с 11 марта 2014 года расчет лимита кассы перестал быть обязательным для всех представителей бизнеса. В настоящее время компании и «частники», которые относятся к сегменту малой предпринимательской деятельности, на законных основаниях могут не определять размер максимального остатка.

Если у предприятия уже были установлены ограничения, чтобы их убрать, необходимо оформить соответствующий приказ.

Воспользоваться имеющимися привилегиями могут компании и частные предприниматели, которые соответствуют приведенным ниже требованиям (закон № 209-ФЗ):

  • доход за прошедший год должен быть ниже 800 млн руб.;
  • штат не должен превышать сто сотрудников;
  • процент средств РФ, субъектов, организаций и различных фондов в имуществе предприятия должен составлять не более 25%;
  • доля участия иностранных и российских предприятий, которые не относятся к малому бизнесу, должна быть не более 49%.

Все организации, не подходящие под установленные правила, должны рассчитывать и утверждать верхний порог денежных средств, которые разрешено хранить в кассовом помещении после оформления отчета о закрытии смены. Согласно акту Центробанка № 3210-У предприятия вправе самостоятельно рассчитывать и утверждать максимальный остаток, не согласовывая его ни с какими государственными органами.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Лимит кассы: основные правила

Если не установить документально необходимый размер остатка, то по умолчанию он будет являться нулевым, то есть любая наличность уже будут превышать норму. Если средства хранятся для оплаты труда, премий, командировочных или стипендий, то нарушением это не считается.

Также превышение утвержденного остатка допускается в предусмотренные законом выходные дни и государственные праздники, если учреждение в этот период продолжает осуществлять свою деятельность.

Завышение или занижение суммы при расчете лимита кассы

В редких случаях компании для достижения собственных целей указывают заниженные или завышенные допустимые суммы для хранения. Оба варианта негативно отражаются на бизнес-процессах предприятия.

Занижение кассового остатка приведет к тому, что доверенным лицам придется чаще относить излишки денежных средств в банк, а это лишние затраты рабочего времени на проведение операций и денег на оплату банковской комиссии.

Завышение установленного предела влечет за собой штрафные санкции: для руководителя предприятия штрафы достигают 5 тыс. руб., для организации — 50 тыс. руб.

Превышение кассового лимита

Если ранее утвержденный размер остатка был превышен, лишние деньги рекомендуется выдать под отчет. Причем размер данной суммы законом не ограничивается. Единственное условие — оформленное заявление или распорядительный документ о выдаче наличности (п. 6.3 Указания Центробанка № 3210-У).

Подотчетное лицо вправе взять деньги, превышающие установленный предел наличных расчетов в 100 тыс. руб., но внести их в кассу стороннего учреждения, действуя от имени юридического лица, сотрудник не имеет права.

Регистрация в ФНС всего за 1 день без посещения налоговой! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Как рассчитать лимит кассы на 2018 год

Определить верхний предел объема, доступный для хранения в организации, можно по одной из формул, установленных Центробанком и приведенных в приложении к Указанию № 3210-У. При расчете следует руководствоваться не только представленным документом, но и оценивать характер предпринимательской деятельности, а также размер поступающей и выплачивающейся наличности.

Как предпринимателям, так и крупным компаниям ЦБ РФ предлагает два способа, по которым высчитывается допустимый остаток. Но при налоговой проверке вам, вероятнее всего, предстоит обосновать инспектору свой выбор.

Вариант № 1: по сумме расхода

Если большие суммы наличных необходимы в большинстве случаев для оплаты услуг сторонних предприятий, приобретения оптовой или розничной продукции, внесения предоплаты, то для расчета рекомендуется использовать первый вариант. Лимит кассы в этом случае считается по следующей формуле:
Л = Р/П * И, где:

  • Л — искомый параметр, то есть необходимый лимит остатка кассы на 2018 год;
  • Р — количество наличности, которое израсходовало предприятие, при этом материальная помощь, премии, заработная плата работников, командировочные и иные периодические или единоразовые выплаты не плюсуются к полученному значению;
  • П — период расчета, составляющий от одного до 92 рабочих дней (используйте любой интервал, который позволит учесть наибольшее количество полученных в банке денег), обычно берется аналогичный промежуток времени в прошедший год;
  • И — промежуток между датами снятия средств в банковском отделении, не считая, полученных на выплату командировочных, оплаты труда сотрудников, премий и пр. (для территорий, на которых нет банковских отделений, этот промежуток должен быть не более четырнадцати рабочих дней, для остальных представителей бизнеса — семь рабочих дней).

Полученное значение, согласно письму ФНС № ЕД-4-2/4116 от 06 марта 2014 года и в соответствии с математическими правилами округления, следует приводить до целых чисел.

Для бюджетных учреждений утверждение максимального объема наличности осуществляется в соответствии с Указанием Центробанка, но при этом нормативно-правовые документы, применяемые для организации работы данного бюджетного предприятия, приоритетнее.

Вариант № 2: по объему выручки

Такой способ станет лучшим вариантом, если компания получает наличность за свою продукцию или оказанные услуги. Он основывается на планируемой (для новых компаний) или фактической (для существующих) выручке. Для подсчета используется следующая формула:
Л = В/П * И, где:

  • В — размер полученной наличности или планируемой выручки за определенный период;
  • П — расчетный период (требования к нему предъявляются такие же, как и в предыдущем методе);
  • И — временной интервал между передачей наличности в банковскую организацию (предъявляемые требования такие же, как и в предыдущем способе).

Если вы сдаете наличные деньги в отделение банка, к примеру, во вторник и в пятницу, то есть промежуток составляет три и два дня, при вычислениях используйте максимальное значение (в данном случае — три рабочих дня).

Лимит кассы на 2018 год: оформление приказа с приложением

Если компания имеет законное право не утверждать максимальный размер кассового остатка, то руководитель по своему усмотрению может оформить соответствующее распоряжение. В нем следует указать, что предприятие имеет право хранить наличные деньги в неограниченном объеме. Ответственным за исполнение приказа обычно назначается главный или ведущий бухгалтер.

Представители бизнеса, которые утверждают лимит, указывают в приказе его сумму, время начала применения и по желанию руководителя период действия.

Используемую формулу с вашими данными разрешается вписывать как в самом приказе, так и приложить к нему отдельным документом.

Стандартного варианта оформления расчета лимита кассы на 2018 год не существует. Документация составляется в произвольной форме. Но определенные сведения в ней обязаны присутствовать.
Построчно укажите используемые для вычислений данные, приведите «голую» формулу, а потом с подставленными значениями или сразу пропишите нужные цифры.

Также в документе должна быть подпись лица, осуществляющего расчет (ведущий бухгалтер, главбух), и руководителя. В шапке приложения должны указываться реквизиты: дата составления и номер.

Изменить утвержденный объем остатка можно в любое время. Для этого необходимо оформить приказ на отмену ранее установленного ограничения и утвердить новый предел. Это делается только по желанию руководителя, обязательных условий для изменения лимитированного остатка не существует.

Подключим кассу к ОФД всего за 1 день без вашего участия! Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут. Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Движение денег в кассе

Инна Хлевняк, бухгалтер-консультант компании Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, зима 2019 г.

Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

  • размер лимита остатка наличности в кассе;

  • правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;

  • периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

  1. исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

  1. исходя из объема расходов:

Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег

За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.

Требования к документальному оформлению

Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.

Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.

Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;

  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.

Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении

Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:

  • № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);

  • № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу

Корреспондирующие счета

Дт

Кт

0 201 34 510

0 210 03 660

Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства

2 201 34 510

2 205 00 000

Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения

0 201 34 510

0 206 00 000

Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат

0 201 34 510

0 208 00 000

Возврат в кассу остатков подотчетных сумм

0 201 34 510

0 209 00 000

Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению

3 201 34 510

3 304 01 730

Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение

0 201 34 510

0 304 04 000

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов

0 201 34 510

0 304 06 730

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами

Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы

0 210 03 560

0 201 34 610

Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства

3 304 01 830

3 201 34 610

Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

0 208 00 000

0 201 34 610

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы

0 206 00 000

0 201 34 610

Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)

0 209 81 560

0 201 34 610

Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств – отнесение сумм недостач на виновное лицо

2 205 00 000

2 201 34 610

Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов

Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах

В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.

По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:

  • при отражении поступлений и возвратов доходов;

  • при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).

Отражение операций в программе

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).

Пример 1.

С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).

Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).

Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).

Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *