Командировка, это что?

Содержание

Компенсация транспортных расходов в командировке

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья 168). В пункте 11 другого нормативного документа — Положения о служебных командировках — указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у бухгалтеров, и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до места командировки — забота компании. И некоторые могут спросить: считается ли проезд в командировку с момента посадки на поезд или в самолет или раньше? Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогу до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках, то пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто (каршеринг), и их можно понять. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение. Разъяснение можно найти в Письмах Министерства финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Каршеринг в командироке: можно ли использовать и как отчитаться

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции. Отправленный на имейл чек также подтвердит траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию с отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день от гостиницы ему нужно добираться до места проведения работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте разберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то, например, поездку от аэропорта к отелю и обратно можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения служебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобы сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населенном пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может разрешить сотрудникам с определенным статусом использовать такси, заранее прописав это локальном нормативном акте — регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле аварийного выхода. За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспортного средства для проезда к месту командировки. Таким образом, работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле (об использовании авто для рабочей поездки будет отдельная статья).

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта — если ссылаться на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении № 92 от 08.02.2002 года.

Еще можно почитать:

Каршеринг в командировке

Командировка во время коронавируса

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя. Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает. Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ. Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат. Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых). Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу. Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их. Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации. В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Положение о служебных командировках — образец 2020

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Положение о командировках про оплату суточных

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Итоги

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

  • «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
  • «Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2020 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2020 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2020 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2020 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя «Служебные командировки». Получите бесплатный пробный доступ к К+ и скачайте образец Положения.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по .

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Служебная командировка

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

  • в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

  • поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

  • поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

  • выполнения служебного поручения;

  • поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

  • поездка ограничивается определенным сроком;

  • работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

  • краткосрочные и длительные командировки;

  • одиночные и групповые;

  • плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

  • сохранение рабочего места и должности;

  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

  • компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

  • расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

  • стоимости проезда до места назначения и обратно;

  • расходов по аренде жилого помещения;

  • иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

  • когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

  • когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

  • когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

  • когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

  • в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Порядок оформления служебной командировки

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

  • распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

  • командировочное удостоверение;

  • служебное задание;

  • отчет о проделанной работе;

  • авансовый отчет.

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Как рассчитать командировочные в 2020 году

Расчет командировочных в 2020 году на калькуляторе

Понятие «командировочные» раскрывается в статье 167 ТК РФ. Порядок компенсации затрат в коммерческих организациях определяется колдоговором или локальным нормативным актом (ЛНА) с учетом действующего законодательства. Для работников федеральных государственных учреждений имеется особый документ — Постановление Правительства РФ от 12.10.2013 № 916. Для работников региональных органов власти, сотрудников муниципальных и государственных учреждений действуют аналогичные нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.

Онлайн-калькулятор командировочных в 2020 году поможет легко и без усилий рассчитать нужную величину к выплате. Ниже мы приведем пример того, как произвести расчет без использования онлайн-калькулятора. А пока пошаговая инструкция поможет в использовании простого инструмента для расчета командировочных в 2020 году.

Шаг 1

Введите в верхнюю строку онлайн-калькулятора величину заработка за год, который предшествует командировке. Важно, что в расчет берется не предыдущий календарный год, а именно период в 12 месяцев, предшествующий поездке. Казалось бы, проще всего умножить заработную плату сотрудника на 12. Однако нужно помнить важный нюанс. Если у работника были больничные, он мог получить меньшую сумму заработной платы. Или же наоборот, за счет премий в какой-либо месяц заработать больше. Вводится точная сумма заработка с учетом подобных моментов.

Предположим, зарплата сотрудника составляет 20 000 руб. в месяц (премии не предусмотрены), однако за счет того, что он был на больничном, он получил вместо 20 000 × 12 = 240 000 руб., 228 000 руб. Для расчета введем эту величину в верхнюю строку калькулятора.

Шаг 2

Во вторую строку вводим число дней, которые за этот год отработал сотрудник. Допустим, из-за больничного он отработал 228 дней в году, предшествующем поездке.

Шаг 3

Указываем в третьей строке количество дней командировки.

Шаг 4

В четвертую строку заносим размер суточных, который установлен локальным нормативным актом вашей организации. Предположим, 700 руб. (поскольку с суммы, превышающий этот предел, нужно будет удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы).

Итог

Онлайн-калькулятор расчета командировочных в 2020 году выдает итоговые значения по простой формуле, которую мы подробнее рассмотрим ниже на примере. Приведем формулу расчета командировочных, которая используется в калькуляторе:

Онлайн-калькулятор также покажет отдельно величину суточных к выдаче и величину среднего дневного заработка, но первым делом выдаст размер командировочных, которые вы должны выдать сотруднику перед поездкой.

Расчет командировочных в 2020 году с примерами

Произвести расчет командировочных в 2020 году можно и без онлайн-калькулятора. Для этого понадобится:

  • уточнить размер суточных;
  • определить средний заработок для расчета командировочных;
  • сложить полученные цифры.

Начнем с простого — расчет суточных при командировках в 2020 году. Работодатели имеют право определять эту сумму на свое усмотрение, закон ее не ограничивает. Общая сумма суточных — произведение количества дней командировки на указанный в ЛНА размер компенсации. Важно помнить: значение суточных, превышающее 700 рублей в день на поездку по РФ и 2500 рублей — на заграничную поездку, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Следующий этап — подсчет средней заработной платы командированного по нормам статьи 139 ТК РФ и Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922. Калькулятор командировочных в 2020 году сделает это сам онлайн. Но как рассчитать командировочные в 2020 году вручную? Для этого следует:

  1. Определить количество фактически отработанных сотрудником дней без учета больничных, отпускных и подобных дней, за год до командировки либо за тот срок, в течение которого сотрудник числится в штате.
  2. Подсчитать сумму, которую работник фактически получил за отработанное время, также без учета гарантийных выплат и компенсаций.
  3. Рассчитать средний дневной заработок путем деления дохода на количество отработанных дней.
  4. Перемножить количество дней в командировке на среднедневной заработок, не беря в расчет выходные и праздники, если в это время человек отдыхал. Если в эти дни он отрабатывал, оплата производится в двойном размере (исходя из оклада, тарифной ставки, сдельных расценок), когда эти часы сверхнормативные, и в одинарном — если на выходные и праздники приходится время пути (статья 153 ТК РФ и п. 9 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Рассмотрим конкретный пример. Менеджер по продажам Глушко Е.П. отправляется в Муромскую область 3 апреля на 4 дня. Размер суточных в этом случае составит 4 дня × 700 рублей = 2800 руб.

В компании Глушко работает с 09.01.2020. За это время сотрудник не брал отпуск и не болел, а его зарплата составляла 30 000 рублей. Используя производственный календарь, определяем, что количество отработанных им дней составляет 55. За январь-март менеджер получил 90 000 рублей. Среднедневной заработок у него будет: 90 000 рублей / 55 дней = 1636 рублей.

Командировка длится 4 дня, и все они рабочие. Значит, компенсируемая ему заработная плата составит 4 дня × 1636 рублей = 6544 рубля.

Общая сумма командировочных Глушко равна 2800 рублей + 6544 рубля = 9344 руб.

Особенности расчета в нестандартных ситуациях

Работник направлен в командировку в первый рабочий день. В этом случае для расчетов используется установленный договором оклад и количество рабочих дней в месяце.

Поездка длится один день. Согласно п. 11 Постановления Правительства № 749, за однодневные поездки не положены суточные и иные гарантии. Но списать расходы, документально подтвержденные и обоснованные, работодатель имеет право (Письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/40892). Как уточняется в Письме Минфина России от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, страховые взносы на такие суммы начислять не надо.

Командированный работник раньше работал по совместительству, а теперь переведен в штат. В этом случае необходимо учитывать весь период работы, в том числе когда сотрудник считался совместителем. Единственное исключение — в ЛНА указано, что для подсчета командировочных надо использовать период с даты зачисления в штат.

В компании предусмотрена доплата до оклада. Если поездка должна оплачиваться не меньше, чем сумма оклада за указанный период, необходимо сравнить командировочные, рассчитанные исходя из среднедневного заработка, и их размер, исходя из установленного оклада. Если первая сумма меньше, доплатить разницу.

В организации ведется суммированный расчет рабочего времени. Бухгалтеру тогда надо использовать не среднедневной, а среднечасовой заработок.

Можно ли компенсировать расходы на питание во время командировки? Питание сотрудник организует за свой счет, т. к. расходы на эти цели не предусмотрены ни в трудовых нормах, касающихся служебных поездок, ни в налоговом законодательстве, определяющем право налогоплательщика списать расходы на производство (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Работник находился в заграничной командировке. В таком случае его расходы в валюте следует пересчитать в рубли на дату выдачи подотчетных сумм (п. 10 ст. 272 НК РФ), а при наличии справки о курсе валют из банка — на дату обмена (Письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Кроме того, важно, чтобы документы, которые предоставит подчиненный, были переведены на русский язык.

Какие еще расходы считаются командировочными в 2020 году

На основании статьи 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать:

  • расходы на проезд, в том числе до места назначения и обратно, поездки на такси и ином общественном городском транспорте в ином населенном пункте;
  • траты на аренду жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные с разрешения и ведома работодателя, например, на оформление визы, добровольное страхование, аренду транспорта, посещение различных мероприятий, приобретение конкретной продукции во время командировки.

Главное правило бухгалтера — все вышеназванные расходы должны быть документально оформлены. Без квитанций, чеков, билетов работнику нельзя ничего возместить. Это предусмотрено налоговым законодательством и нормами о бухучете. Подтверждаются, в первую очередь, проезд, приобретение визы, проживание. Если проездных документов и документов на проживание нет, работник может предоставить служебную записку, путевой лист, иные бумаги, на основании которых сможет вернуть потраченные деньги.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *