Какие документы подтвердят разъездной характер работы?

Разъездная работа: оформить, оплатить, подтвердить расходы

Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.

Разъездной характер — это какой?

В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.

В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?

В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ. Чиновники привели два признака разъездной работы:

1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).

В части документального оформления Роструд указал следующее:

— условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);

— перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).

Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.

Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?

По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.

Требования ревизоров

Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.

Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:

— единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

— освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

— освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ)).

Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.

Подтверждение разъездного характера работ

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.

— условие о разъездном характере работы отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах;

— выплата компенсации производится в размере, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

А ФНС России в письме от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 разрешила учитывать эту компенсацию в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два вышеназванных условия и при этом указание на разъездной характер работы есть в трудовом договоре с сотрудником.

Аналогичные требования к документальному подтверждению разъездного характера работ приведены в письмах Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19, ФСС России от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П, в которых чиновники и специалисты ФСС России разрешают не начислять на компенсацию страховые взносы.

Несмотря на это, организациям, которые производят выплаты сотрудникам за разъездную работу, не помешает запастись документами, подтверждающими постоянность разъездов. Особенно если должности сотрудников прямо не указывают на разъездной характер (например, не курьер и водитель, а руководитель отдела, менеджер, специалист). Такими до­кументами могут быть, в частности:

— утвержденные директором планы поездок;

— маршрутные листы;

— журналы учета служебных поездок;

— отчеты менеджеров о той или иной встрече и т.п.

Судебная практика показывает: если на момент проверки у компании не окажется подобных документов, это может привес­ти к тому, что проверяющие из ФНС и фондов исключат сумму возмещаемых расходов из расчета налога на прибыль, до­начислят НДФЛ и взносы.

В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2010 № А44-2439/2009. В нем речь идет о выплате надбавки за разъездной характер работы (то есть о части зарплаты), а не о компенсации расходов на поездки. Но в данном случае это не принципиально.

Компания выплачивала работникам надбавку за разъезды, сумма которой зависела от количества дней, проведенных сотрудником вне офиса. Данные для расчета надбавки работодатель брал из табеля учета дней пребывания сотрудника вне местонахождения компании и маршрутных листов. Налоговики исключили выплату из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, сославшись на неполноту описания в маршрутных листах всех перемещений работников.

Судьи посчитали эту погрешность незначительной и отменили доначисления. Но факт остается фактом — наличие маршрутных листов и табеля помогло компании доказать свою правоту.

В споре с ревизорами дополнительно можно сослаться и на вид деятельности компании, если он предполагает разъезды ее работников. Например, в вышеупомянутом постановлении судьи учли, что выплаты за разъездную работу непосредственно связаны с основным видом деятельности компании (эксплуатация и строительство дорог).

Кроме того, в качестве дополнительной защиты на случай спора с проверяющими можно привести в тексте трудового договора признаки разъездной работы, указанные Рострудом в рассмотренном выше письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ. Формулировка может быть, к примеру, такая: «Постоянная работа Работника связана с разъездами и предполагает выполнение должностных обязанностей вне расположения Работодателя. В связи с этим Работнику устанавливается разъездной характер работы с возмещением расходов, размеры и порядок возмещения которых Работодатель определяет в соответствии с положениями ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Подобная фраза в контракте будет дополнительным доказательством того, что разъезды сотрудника являются постоянными, а у компании нет другого выхода, как соблюдать требования ТК РФ, то есть компенсировать связанные со служебными поездками расходы.

Подтверждение размера компенсации

Если компания возмещает «разъездным» работникам фактичес­кие расходы на проезд, проживание и проч., то важно, чтобы суммы этих затрат были подтверждены документально (счетами гостиниц, билетами, чеками на бензин, проезд в такси и проч.). Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют работникам некую фиксированную сумму. В этом случае велика вероятность, что ревизоры из ИФНС и фондов посчитают эту выплату не компенсацией, а надбавкой к зарплате за особые условия труда.

Конечно, эта переквалификация не повлияет на возможность признания затрат в налоговом учете. Просто списать их потребуется не как прочие расходы, а как оплату труда (ст. 255 ТК РФ). Риск состоит в том, что ревизоры начислят с суммы выплаты НДФЛ и взносы, а судьи посчитают это правомерным (постановления ФАС Уральского округа от 25.12.2012 № Ф09-12604/12 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 11.04.2013 № ВАС-4018/13), Западно-Сибирского округа от 23.08.2012 № А03-18762/2011 и от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Выводы арбитров в подобных случаях строятся на том, что Трудовой кодекс устанавливает два вида выплат работникам: заработная плата (ст. 129 ТК РФ) и компенсации (главы 24—28 ТК РФ). К заработной плате относятся, в частности, компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера). Эти компенсации РФ являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей. Если компания платит компенсацию систематически в фиксированной сумме и при этом не может представить документы, указывающие на то, какие конкретно расходы несли «разъездные» работники, такая компенсация является надбавкой, а не возмещением затрат, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ.

Суточные

В составе компенсации за разъезды есть одна выплата, которая не зависит от фактических затрат работника и не должна подтверждаться документально. Это суточные.

Статья 168.1 ТК РФ позволяет компаниям оплачивать «разъездным» работникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие). Эти выплаты также не облагаются НДФЛ и взносами, и при этом их не надо подтверждать документально (как и сумму суточных, выплачиваемых командированным работникам). Главное, чтобы размер, порядок и случаи выплаты суточных компания установила в коллективном (трудовом) договоре, соглашении или локальном акте.

Несмотря на это, нельзя полностью исключить вероятность того, что на проверке инспекторы все же начислят НДФЛ и взносы на сумму «разъездных» суточных, переквалифицировав их в надбавку.

В части НДФЛ у компании есть шанс защитить свою правоту в суде. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 12.03.2012 № А40-47608/11-91-203 судьи указали, что суточные, выплачиваемые водителям-экспедиторам в фиксированной сумме, не облагаются НДФЛ, так как являются компенсацией, связанной с выполнением работником трудовых обязаннос­тей. А вот по страховым взносам судебная практика пока не сложилась.

Незаменимая компенсация

На практике некоторые компании, чтобы исключить доначисления НДФЛ и взносов, вместо компенсации расходов устанавливают и выплачивают «разъездным» работникам надбавку к заработной плате.

Надбавки за разъездную работу входят в систему оплаты труда (ст. 129, 135 ТК РФ). Они не зависят от того, сколько денег сотрудник фактически тратит из-за частых разъездов, и представляют собой доплату к зарплате за то, что этот сотрудник трудится в более сложных условиях, чем другие. Так как подобные «компенсации» являются составной частью зарплаты, они учитываются при расчете налога на прибыль в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). И в общем порядке облагаются НДФЛ и страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.

Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Разъездной характер работы и его оформление

Разъездной характер работы по ТК РФ — это такие условия труда, в соответствии с которыми штатный сотрудник все рабочее время или его большую часть проводит в разъездах, а не на стационарном рабочем месте или не на территории работодателя, но в конце рабочего дня возвращается к месту жительства.

Что такое разъездной характер работы?

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

  • служебных командировок;
  • работы, выполняемой в пути;
  • работы, которая носит подвижный характер.

Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

  • стюардессы;
  • проводники;
  • кондукторы в общественном транспорте;
  • водители общественного транспорта;
  • моряки;
  • и т.д.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

Основания отличия Разъездной характер работы Командировка
Поездки за пределы территории компании Периодические Эпизодические
Цели поездки Связаны с трудовой деятельностью непосредственно Осуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездок Определяется в трудовом договоре Средний заработок
Документальное оформление Приказ, положение, коллективный или трудовой договор Приказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходы За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателем За проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещения Либо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов

В соответствии с подтверждающими расходы документами

Сроки Устанавливается на неопределенный промежуток времени Имеет конкретные даты начала и окончания

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении. Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.

ООО «Весна»

г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1

Приказ № 7

об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы

«15» июля 2020 года

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2020 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2020 г.

2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2020 г.

Петров / Петров П.П.

М.П.

В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.

Образец положения о разъездном характере работы

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ.

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ. Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

  1. Обязательные.
  2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной: сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в контракте такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

  • по проезду;
  • проживанию;
  • питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *