Как сшивать кассовую книгу?

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Как прошить кассовую книгу: фото

Итоги

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по .

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы сшили кассовую книгу. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Пошаговая инструкция:

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте .

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок брошюровки документов дня в сшивы

Порядок формирования общего кассового сшива:

1. Порядок формирования кассовых документов

Кассовые документы формируются не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня в отдельные папки за каждый день, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов по кодам валют. На лицевой стороне папки документов ставится штамп или наклеивается ярлык (приложение 21, Положения №318-П от 24.04.2008г.). О кассовых документах, хранящихся в отдельных папках, в оттиске штампа или на ярлыке кассовых документов делается соответствующая отметка. Лента подсчета кассовых документов подсчитываются отдельно по дебету и кредиту по кодам валют, подписываются кассовым работником и помещается в папке (сшиве) впереди документов.

Сшив кассовых документов формируется в следующем порядке:

  • 1. Справка о кассовых оборотах 0402114 (Приложение 17, Положение №318-П от 24.04.2008г.);
  • 2. Протокол для сверки с данными бухгалтерского учета кассовых оборотов по КВКУ и ДО;
  • 3. Отчетная справка (справки) о суммах принятой и выданной денежной наличности 0402112 (Приложение 16, Положения №318-П от 24.04.2008г.);
  • 4. Далее документы подбираются по приходу и расходу в разрезе кодов валют:
    • -рубли;
    • -доллары США;
    • -евро;

по возрастанию порядковых номеров дебетуемых/кредитуемых лицевых счетов и разделяются между собой кассовыми журналами по приходу и расходу.

Последовательность подбора документов по приходу в рублях РФ.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202810, 20207810
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенных в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(810).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись.

  • 3. Кассовая справка, лента ККМ,
  • -приходные кассовые ордера Дт20202(20207) Кт 30233,40911,40912,40913,423, 426 (в отдельную папку), 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.
  • — реестры, извещение, поручения, заявления от физических лиц по переводу без открытия счета, чеки терминала и отчет терминала о приеме наличных с использованием терминала.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в долларах США.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202840/20207840;
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ(840).

Под приходный ордер подкладывается соответствующая опись;

3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232, 40912, 40913, 423, 426, 455, 47422, 70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по приходу в ЕВРО.

  • 1. Кассовый журнал по приходу Дт 20202978/20207978.
  • 2. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207), Кт 20209, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки в кассу ДО, КВКУ (978). Под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
  • 3. Приходные кассовые ордера Дт 20202(20207) Кт 30232,40912,40913, 423, 426, 455, 47422,70601 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов,

заявления для осуществления денежного перевода от физических лиц без открытия банковского счета.

Примечание:

  • -под каждый приходный ордер подкладывается соответствующий реестр, под реестр подбираются соответствующие этому реестру извещения, поручения, заявления;
  • -по переводам физических лиц без открытия счета приходный кассовый ордер на сумму перевода подшивается вместе с заявлением на перевод и приходным кассовым ордером на комиссию.

Последовательность подбора документов по расходу в рублях РФ.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202810/20207810.
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись.
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 30233,40905, 40909, 40910,423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов.

Заявления на получение перевода без открытия банковского счета, чеки терминала и отчет по выдаче наличных денег с использованием пластиковых карт.

Последовательность подбора документов по расходу в долларах США.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202840/20207840
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт сч. 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;

Последовательность подбора документов по расходу в ЕВРО.

  • 1. Кассовый журнал по расходу Дт 20202978/20207978;
  • 2. Расходные кассовые ордера Дт 20209 Кт . 20202/20207, опись (описи) ценностей, вложенные в инкассаторскую сумку для отправки из кассы ДО, КВКУ в кассу банка; под каждый приходный ордер подкладывается соответствующая опись;
  • 3. Расходные ордера Дт сч. 40909, 40910, 423, 426 в порядке возрастания порядковых номеров лицевых счетов, заявления на получение перевода без открытия банковского счета;
  • 4. Реестр (реестры) операций с наличной валютой и чеками (приложение 4, Инструкции Банка России от 28.04.2004 №113-И).
  • 5. Мемориальные ордера на покупку, продажу конверсию иностранной валюты.

Примечание: под каждый реестр подкладывается соответствующие этому реестру мемориальные ордера.

После сверки суммы и количества кассовых документов по сводной справке о кассовых оборотах по КВКУ, надпись на лицевой стороне папки заверяется старшим кассиром, формировавшим её, исполняющим обязанности заведующего кассой. Кассовые документы, срок хранения которых превышает 5 лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками хранения.

Кассовые документы по вкладным операциям формируются в отдельную папку со сроком хранения 5 лет и выше, и подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов (423…,426…) по кодам валют, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов(423…,426…) по кодам валют.

Хранение кассовых документов за предыдущий календарный год и текущий год по кассе КВКУ осуществляется старшим кассиром, исполняющим обязанности заведующего кассой КВКУ(п.18.9 Положения №318-П от 24.04.2008г.).

Процедура сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета в дополнительных офисах, кассах вне кассового узла.

Для сверки кассовых оборотов с данными бухгалтерского учета сотрудник ОВД распечатывает на следующий рабочий день распечатывает по дополнительным офисам и кассам вне кассового узла Протокол (Приложение №9) и передает в кассы вне кассового узла (КВКУ) для последующей сверки.

Бухгалтерский работник (операционист) КВКУ сверяет «Справку о кассовых оборотах» с итоговыми данными по приходу и расходу из Протокола.

Если данные по кассовым оборотам совпали с итоговыми данными Протокола, кассовый работник и бухгалтерский работник (операционист) подписывают Протокол и подкладывают в сшив кассовых документов.

Если данные по кассовым оборотам не совпали с итоговыми данными Протокола, сверяются последовательно кассовые обороты по видам операций из Протокола:

  • — валютно-обменные операции,
  • — операции по переводам физических лиц,
  • — вкладные операции,
  • — прочие,
  • — авансы,
  • — возвраты.

При выявлении расхождения бухгалтерский работник КВКУ сообщает информацию о сумме расхождения зам. гл. бухгалтера по валютным операциям

Валютная бухгалтерия и ОВД устанавливают причины расхождения и принимают соответствующие меры и для устранения расхождений.

В соответствии с новым Положением»О порядке ведения кассовых операций» №318-П в конце операционного дня кассир заполняет Сводную справку о кассовых оборотах по форме ОКУД 0402114 и Текст дела (сшива) с кассовыми документами по форме ОКУД 0402433. Отчетная справка (ранее Справка о суммах принятой и выданной денежной наличности) не заполняется (Отчетная справка формируется только теми подразделениями, в которых выдача и возврат подотчетной суммы осуществляется заведующей кассой по книге 155).

В Сводную справку о кассовых оборотах вносятся обороты по приходу и по расходу с указанием наименования валюты (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). Если в кассовом узле 2 кассира, то сводная справка о кассовых оборотах формируется общая. В левом верхнем углу ставится штамп кассы, в строке «Фирменное наименование кредитной организации» указывается наименование — ООО КБ «ДонИнвест», проставляется дата. В графе 1 указываются буквенные наименования валют (RUB, USD,EUR,GBP,CHF). В графе № 3 и 5 указываются суммы по приходу и по расходу. Ниже указывается должность (контролер-кассир), личная подпись и Ф.И.О.

В графах 2 и 4 Текста для дела (сшива) суммы проставляются с указанием наименования валюты, отраженной в кассовых документах.

Хранение кассовых документов

Правильное оформление и хранение кассовых документов – одна из самых сложных задач при организации бухгалтерского учета на предприятии. Порядок проведения этих операций регламентируют Постановления Госкомстата РФ, Налоговый кодекс, федеральные законы и положения российского Центробанка. К тому же, в указанные нормативно-правовые акты с завидным постоянством вносятся изменения, что еще больше усложняет работу с кассовыми документами для организаций и предпринимателей.

Основные виды документов

По состоянию на 2014 г. оформление любых операций с кассой осуществляется на основе 6 основных документов:

  • приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
  • расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
  • кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
  • книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
  • расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
  • платежной ведомости.

Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ.

Сроки и правила хранения

Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.

Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:

  • документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
  • контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
  • при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
  • перед передачей дел в архив производится опись документов.

Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.

Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *