Как рассчитать количество бухгалтеров?

Досье на проект

Пояснительная записка

В соответствии с пунктом 2 Правил разработки и утверждения типовых норм труда, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 804 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 46, ст. 4583), приказываю:

1. Утвердить общеотраслевые нормы труда на работы, выполняемые специалистами по бухгалтерскому учету и финансово-экономическими службами, согласно приложению.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социальной защиты Российской Федерации Л.Ю. Ельцову.

Министр М.А. Топилин

Утверждены
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от ____ № _________

Общеотраслевые нормы труда на работы, выполняемые специалистами по бухгалтерскому учету и финансово-экономическими службами организаций

1.1 Общеотраслевых норм труда на работы, выполняемые специалистами по бухгалтерскому учету и финансово-экономической деятельности организаций предназначены для расчета численности работников служб бухгалтерсокого учета и финансово-экономических служб, и носят рекомендательный характер.

1.2 Сборником предусматривается применение документов по бухгалтерскому учету и отчетности, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации.

1.3 На работы, носящие разовый характер и не учтенные в нормах труда применяется коэффициент равный 1,1 (К=1,1) к трудоемкости работ.

1.4 Наименование должностей при формировании штатных расписаний служб бухгалтерсокого учета и финансово-экономических служб организаций должны соответствовать квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих, профессиональным стандартам. Выполнение работ исполнителями другого должностного наименования не может служить основанием для каких-либо изменений нормативов труда.

1.5 Нормы труда, приведенные в нормативной части сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ по бухгалтерскому учету и финансово-экономической деятельности.

1.6 Штатная численность работников (Чш) определяется по формуле:

,

где ЧШ — штатная численность персонала службы;

ЧН — нормативная численность;

Кн — плановый коэффициент невыходов (отпуска, временная нетрудоспособность и т. д.), определяемый как .

Нормативная численность работников юридической службы (Чн) определяется по формуле:

Чн= ,

где Nф — фактическое значение показателя, в ед. измерения объемного показателя;

Nн -значение нормы обслуживания;

Кпопр — поправочный коэффициент

2. Организация труда

2.1. Деятельность работников бухгалтерских и финансово-экономических служб регламентируется: Законами Российской Федерации, законодательныим актами, положением о службе бухгалтерсокго учета и финансово-экономической службе (управлении, отделе, секторе, бюро), должностными инструкциями исполнителей, Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), методическими рекомендациями органов государственного управления, отраслевыми положениями, указаниями и рекомендациями.

2.2. Организационно-техническими условиями труда предусматривается:

рациональная организация рабочих мест;

соблюдение работниками правил охраны труда, пожарной безопасности, обеспечение установленных санитарных норм, правил и гигиенических нормативов;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

своевременное получение работниками необходимой информации, консультаций и инструктажа;

обработка документов с применением компьютерной техники;

использование в работе специализированного программного обеспечения, локальных компьютерных сетей, комплексной автоматизации учета, электронного документооборота;

закрепление определенных видов работ за отдельными работниками при больших их объемах; при распределении работ (операций) между исполнителями учитывается их организованность в работе, опыт и деловые качества, что способствует повышению квалификации, четкому и быстрому выполнению профессиональных обязанностей.

2.3. При расстановке мебели в помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту, средствам технического оснащения, обеспечение рациональных схем движения документов с учетом специализации работников.

2.4. Основной принцип организации рабочего места работников — комплексное оснащение, необходимыми средствами труда, включая персональную оргтехнику. Большое значение в оснащении рабочих мест имеет установка мебели из унифицированных элементов. Из таких элементов можно монтировать разнообразные рабочие столы, приставки к ним, тумбы. Расстояние между рабочими местами должна быть 0,75-0,9 м. Наиболее удобными для оборудования рабочего места являются стулья с металлической основой и подъемно-поворотным механизмом.

Столы следует располагать перпендикулярно окну, при этом лучшим положением считается, когда окно расположено слева. Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь яркую маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место.

На рабочем столе размещаются минимально необходимое количество документов, связанных с оперативной работой специалиста, перекидной календарь, средства оргтехники, канцелярские принадлежности. Все необходимые для работы предметы должны иметь определенное место. Чем чаще используется в работе какой-либо предмет, тем ближе к работнику он должен располагаться. Телефонный аппарат и компьютер должны находиться в зоне рабочего места работника на столе-приставке. Если телефонным аппаратом пользуются несколько работников, то он устанавливается стационарно в специально отведенном месте.

Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора, который используется. Дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, а клавиатуру на расстоянии около 40 сантиметров от туловища. Запястья должны располагаться на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться так, чтобы солнечные лучи и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работающего.

Для хранения документов, справочных материалов должно быть предусмотрено наличие шкафа, а для хранения бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей — сейфа.

2.5. Служебные помещения должны освещаться, прежде всего, естественным светом. Значительно облегчает трудовую деятельность искусственное освещение: достаточное по интенсивности, без слепящей яркости. При этом могут применяться лампы накаливания и люминесцентные лампы дневного света.

Озеленение помещений, которое является декоративным элементом интерьера, улучшает состав воздуха, уменьшает нервно-психическую усталость.

3. Нормативная часть

3.1. Основное содержание деятельности и нормативы работников бухгалтерии:

3.1.1. учет основных средств организации:

принятие первичных документов к учету;

учет поступления, перемещения, передачи, восстановления, выбытия, реализации, ликвидации, контроль за учетом основных средств в подразделениях, за правильностью оформления документации на списание основных средств;

отражение операций по выбытию в программе, отражение в учете результатов переоценки (дооценки, уценки) объектов основных средств;

начисление амортизации, ведение аналитического и синтетического учета.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет основных средств организации NОС инвентарные карточки по учету основных средств 5000 инвент. карт.

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.2. учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) и материалов:

учет и приемка малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) и материалов, выдача и отпуска материалов на сторону;

контроль за их поступлением от поставщиков, хранением на складах, участие в снятии остатков, списании, отражение в бухгалтерском учете;

передачи материалов между подотчетными лицами;

ведение бухгалтерского учета и составление установленной отчетности по МБП и материалам;

участие в проведении инвентаризации.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП) и материалов NМБПи мат. накладные по учету выдачи МБП и материалов 6000 наклд.

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.3 расчеты с персоналом:

учет первичных документов по расчету в установленные сроки заработной платы и прочих выплат работникам, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности, иных пособий и выплат, причитающихся работникам;

формирование сводных данных о размере аванса и зарплаты;

подготовка распоряжений на перечисление зарплаты на личные карточки работников и других платежей в банк;

контроль за начислением заработной платы и других выплат, причитающихся работникам, правильностью и обоснованностью удержаний из заработной платы, начисление налога на доходы физических лиц согласно лицевым счетам, оформления расходных платежных документов, принятие мер по недопущению и увеличению долгов по заработной плате работников;

выдача справок по вопросам начисления и удержания заработной платы;

начисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды и подготовка распоряжений на их перечисление, ведение аналитического и синтетического учета.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
расчеты с персоналом Nперсон. численность персонала 200 чел.

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.4. учет расчетов с дебиторами и кредиторами:

осуществление контроля правильного и своевременного оформления имущественных прав, взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

соблюдение законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, ведение аналитического и синтетического учета, позиций.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет расчетов с дебиторами и кредиторами Nдеб/кред. мемориальные ордера по учету дебиторов и кредиторов, позиций 3000 ордеры

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.5 организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:

проверка актов сверок;

выполнение работы по формированию, ведению и хранению бухгалтерской базы данных, внесение изменений в справочную информацию;

обеспечению своевременной регистрации и проверки правильности заполнения первичных документов, ведение аналитического и синтетического учета.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками Nакт.свер. акты сверки взаиморасчетов с контрагентами 10000 акты

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.6 Учет реализации выполненных работ, услуг; поддержка в актуальном состоянии нормативно-справочной информации в программах, ведение аналитического и синтетического учета, позиций.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет реализации выполненных работ Nвып.раб мемориальные ордеры по учету реализации работ, услуг, позиций 15000 ордеры

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

3.1.7. Учет денежных средств:

оформление платежные документов, учет наличных и безналичных денежных средств;

получение, выдача и сдаче денег;

учет и хранение ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников бухгалтерии

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет денежных средств Nплат.док. платежные документы 5000 документы

Исполнители: главный бухгалтер, начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий бухгалтер, бухгалтер 1 категории, бухгалтер 2 категории, бухгалтер, кассир.

Корректирующие коэффициенты к нормам обслуживания

Кпопр — поправочный коэффициент, учитывающий работу, не отраженную объемными показателями: представление сводной информации по бухгалтерскому учету и отчетности; учет спецодежды в эксплуатации; учет ГСМ; учет расчетов с подотчетными лицами; подготовка реестров перечисления денежных средств; формирование кассовых заявок; учет забалансовых счетов; разработка мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины; проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях; проведение инвентаризации материальных и денежных средств, оформление материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей; ведение операций по учету доходов от ведения приносящей доход деятельности в разрезе заключенных договоров, государственных контрактов (формирует счета, счета-фактуры, акты); учет фактических расходов в разрезе кодов бюджетной классификации по заключенным договорам с контрагентами; формирование книги продаж и книги покупок в соответствии с требованием налогового законодательства; взаимодействие с банками, вышестоящими организациями, государственными и контролирующими органами по вопросам, входящим в компетенцию отделения; оформление документов в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;

Кдоп1 — 1-ый дополнительный коэффициент, учитывающий работу по: ведению достоверного налогового учета; своевременному расчету и начислению налогов и сборов, взносов во внебюджетные фонды РФ в соответствии с действующим законодательством РФ, подготовке распоряжений на перечисление; подготовке и передаче деклараций; формированию налоговых регистров; проведению сверки расчетов по налогам и сборам;

Кдоп2 — 2-й дополнительный коэффициент, учитывающий работу по: формированию в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики, прогнозных балансов и отчетов о прибылях и убытках; составлению бухгалтерского баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств, использовании бюджета, Главной книги и другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы; подготовке и передаче отчетов в ПФР, ФСС, ФОМС, ИФНС; ведению работы по учету ФОТ, расходов по бюджету и прочих расходов, доходов, финансированию, исполнения бюджета; составлению ежегодного кассового отчета; проведению годовой инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых вложений, кредитов и займов, забалансовых счетов, материалов и МБП, кассы и пр.; проведению инвентаризации расчетов и сверки расчетов с контрагентами перед составлением годовой отчетности; отражение в балансе результатов инвентаризации; исполнение положения о защите (неразглашении) персональных данных; время на отдых и личные надобности.

Размеры корректирующих коэффициентов

Индекс корректирующего коэффициента Кпопр Кдоп1 Кдоп2
Размер коэффициента 0,32 1,11 1,24

3.2. Основное содержание деятельности и нормативы работников финансово-экономической службы:

3.2.1.1. Стратегическое планирование деятельности организации:

объем финансирования, включая время на: разработку и подготовку к утверждению проектов перспективных и текущих планов экономической деятельности и развития предприятия, корректировку планов;

разработка прогнозов экономического развития предприятия;

разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объёма прибыли;

подготовка заключений на проекты оптовых цен на продукцию предприятия; комплексный анализ всех видов деятельности предприятия;

контроль за выполнением подразделениями предприятия плановых заданий, анализ выполнения планов и смет затрат, контроль за правильностью производимых подразделениями предприятия расчетов экономической эффективности внедрения новых техники и технологий, рационализаторских предложений;

разработка планов операционных затрат на осуществление деятельности предприятия по источникам финансирования на год и по кварталам;

планирование объема капитальных вложений для централизованной оплаты оборудования и инвентаря на основе сводного плана технического перевооружения, определение сводных лимитов капитальных вложений, принятие мер по их эффективному использованию;

подготовка предложений по определению стратегии экономического развития предприятия с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка, внешним и внутренним экономическим условиям;

подготовка расчетов и обоснований; подготовка, оформление и защита материалов к хозяйственному расчету;

проверка правильности применяемых цен при составлении документов, подготавливаемых подразделениями предприятия, на рассмотрение тендерной комиссии в части наличия источника финансирования и соответствия плановым затратам, соответствию установленным планам, обеспеченности источниками средств заключаемых подразделениями организации договоров на оказание услуг, выполнение работ, поставку материалов, приобретение оборудования и техники, счетов на оплату;

контроль за формированием и использованием фондов от сформированного хозрасчетного дохода.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников по направлению планово-экономической деятельности

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
стратегическое планирование деятельности организации Nфин. объем финансирования 1600 млн. руб.

Исполнители: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий экономист, экономист 1 категории, экономист 2 категории, экономист.

3.2.1.2. Подготовка экономических расчетов:

количество калькуляций, включая время на составление: плановых калькуляций по планируемым производственным переделам и видам прочей товарной продукции;

калькуляций продукции (работ, услуг) и контроль за отражением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве;

калькуляций к договорам.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников по направлению планово-экономической деятельности

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
подготовка экономических расчетов Nкальк. Количество калькуляций продукции 2000 калькуляции

Исполнители: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий экономист, экономист 1 категории, экономист 2 категории, экономист.

Корректирующие коэффициенты к нормам обслуживания

Кпопр. — поправочный коэффициент, учитывающий работу не отраженную используемыми при расчете объемными показателями, включающий: руководство подготовкой проектов текущих планов подразделения предприятия по всем видам деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными договорами; разработку мероприятий по снижению издержек на производство и реализацию продукции, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов; разработку мер по обеспечению режима экономии; контроль за расходованием вспомогательных материалов в стоимостном выражении и в соответствии с плановыми параметрами; разработку и доведение до структурных подразделений предприятия прогнозируемых объёмов производства продукции (выполнения работ, оказания услуг); разработку унифицированной документации, экономических стандартов, участие в подготовке и внедрении средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной документации; подготовку для представления в бухгалтерию, отдел организации и оплаты труда предложений по установлению (изменению) должностных окладов отдельных должностей и категорий работников предприятия; подготовку и предоставление материалов в контролирующие организации (включая КРУ); осуществление документирования своей деятельности, комплектования, оперативного хранения и учета документов, образующихся в ходе деятельности, передачи документов на архивное хранение; подготовку ответов на запросы подразделений предприятия, государственных органов, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в сферу деятельности, ведение внутренней и внешней переписки; участие в специализированных выставках, конгрессах, конференциях, форумах, других мероприятиях, проводимых органами государственной власти, органами местного самоуправления, некоммерческими, общественными и другими организациями по вопросам, входящим в сферу деятельности; выполнение других функций, предусмотренных локальными нормативными актами предприятия;

Кдоп. — дополнительный коэффициент, учитывающий время на подготовку статистической отчетности; разработку методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности подразделений предприятия; включая время на подготовку, обоснование и согласование с работниками финансового направления — доходной и расходной части бюджета, доходной и расходной части сметы затрат; разработку экономических нормативов затрат на осуществление деятельности предприятия и представление их для согласования с работниками финансового направления, корректировка их с учетом инфляционных процессов; расчет экономической эффективности внедрения новой техники и технологии; проведение организационно-технических мероприятий; организацию обмена опытом экономической работы, проведение семинаров-совещаний по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений предприятия; статистический учет по всем технико-экономическим показателям работы предприятия, систематизация статистических материалов; подготовку ежемесячных и квартальных отчетов по производственно-хозяйственной деятельности предприятия, составление разделов экономического блока и формирование пояснительной записки к годовому отчету; время на отдых и личные надобности.

Размеры корректирующих коэффициентов

Индекс корректирующего коэффициента Кпопр. Кдоп.
Размер коэффициента 0,31 1,25

3.2.2 Финансовая деятельность:

3.2.2.1 Обеспечение финансирования деятельности организации:

количество утверждаемых финансовых показателей, включая время на: регулирование финансовых отношений, возникающих между организацией и контрагентами (согласование финансовых разделов хозяйственных договоров, обеспечение оплаты счетов контрагентов, своевременного поступления доходов), сбор и обработка информации по дебиторам, анализ движения дебиторской задолженности;

доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия, контроль за выполнением финансовых планов подразделениями;

определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности организации, изыскание собственных средств и организация привлечения заемных средств.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников финансового направления

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
обеспечение финансирования деятельности организации Nфин.пок. финансовые показатели 100 ед.

Исполнители: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий специалист, специалист 1 категории, специалист 2 категории, специалист.

3.2.2.2 Учет движения финансов организации:

разработка проектов перспективных и текущих финансовых планов;

разработка прогнозных балансов и бюджетов денежных средств, составление прогнозов ожидания прибыли.

Нормы обслуживания

в соответствии с трудовыми функциями работников финансового направления

Наименование функции Индекс объемного показателя Объемные показатели Норма на 1 чел. Единица измерения
учет движения финансов организации Nпланов разрабатываемые и контролируемые перспективные и текущие планы 160 ед.

Исполнители: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий специалист, специалист 1 категории, специалист 2 категории, специалист.

Корректирующие коэффициенты к нормам обслуживания

Кпопр. — поправочный коэффициент, учитывающий работу, не отраженную используемыми при расчете объемными показателями, включающий: разработку предложений по предупреждению и ликвидации неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, снижению издержек на производство; осуществление методического руководства деятельностью других структурных подразделений предприятия, подготовку нормативно-справочной информации по финансовым вопросам; ведение делопроизводства, сдачу документов в архив, использование архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности; обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных сведений ограниченного распространения; внедрение передовых форм и методов учета; подготовку ответов на запросы подразделений предприятия, государственных органов, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в сферу деятельности, ведение внутренней и внешней переписки; участие в специализированных выставках, конгрессах, конференциях, форумах, других мероприятиях, проводимых органами государственной власти, органами местного самоуправления, некоммерческими, общественными и другими организациями по вопросам, входящим в сферу деятельности; выполнение других функций, предусмотренных локальными нормативными актами предприятия;

Кдоп. — дополнительный коэффициент, учитывающий время на: осуществление в рамках своей компетенции предоставление оперативной информации по дебиторам и осуществление анализа движения дебиторской задолженности предприятия; разработку нормативов остатков материально-производственных запасов; время на отдых и личные надобности в соответствии с ТК РФ.

Размеры корректирующих коэффициентов

Индекс корректирующего коэффициента Кпопр. Кдоп.
Размер коэффициента 0,42 1,14

Приложение 1

Пример расчета штатной численности работников финансовой службы

Кн — коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника. В примере Кн принимается равным 1,20 (п. 1.6 Общая часть);

Расчет штатной численности работников Финансового отдела (ЧФО) осуществляется по формуле:

Расчет:

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

«Расслабленный» режим работы бухгалтерии недопустим, ведет к нарушению дисциплины и утере контроля над подчиненными, может стать причиной ухудшения финансового положения фирмы.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

Как определить нужное количество бухгалтеров и рассчитать затраты на оплату труда

Для определения количества специалистов необходимо:

  1. Строго разграничить обязанности бухгалтерии и сотрудников смежных профессий: юристов, кадровых делопроизводителей, менеджеров и др.

Если в компании отсутствуют такие специалисты, их функции выполняют бухгалтеры — потребуется вводить новые штатные единицы.

У руководителя должно быть понимание: чем больше смежной нагрузки на бухгалтера, тем меньше времени уделяется непосредственно бухгалтерскому учету. Это чревато упущениями в работе, ведет к штрафам и взысканиям, наносит фирме материальный ущерб.

  1. Оценить объем бумажной работы: она отнимает значительное количество времени.

Если через бухгалтерию проходит множество накладных и счетов, возможно привлечение отдельного специалиста для отражения документации в учете.

  1. Проанализировать уровень оснащенности бухгалтерии оборудованием, программным обеспечением, доступом в интернет.

Ручной труд бухгалтера дает низкую производительность труда. Основным требованием организации экономических процессов компании является их автоматизация. Она требует немалых финансовых вложений и грамотных ИТ-специалистов, но оправдывает себя за счет повышения эффективности работы и снижения затрат по найму дополнительных работников.

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени. Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку. Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Важно!

Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

Пример

Требуется определить, сколько бухгалтеров нужно оптовой торговой фирме с численностью 100 человек. В месяц происходит около 10 поставок товаров от каждого из 50 поставщиков. Фирма имеет 2 склада: основной и дополнительный. Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей. Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.

Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:

  • в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
  • в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
  • подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
  • в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
  • по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.

Нормативный месячный расчет будет следующим:

  • Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:

  • Расчеты с потребителями:
  • Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:
  • Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:

100 взаиморасчеты с поставщиками + 2000 взаиморасчеты с покупателями = 2100 операций
Трудозатраты бухгалтера:
50 * 21 * 8 = 8400 операций
2100 / 8400 (%) = 0,25 бухгалтера

  • Расчет зарплаты:

100 / 1500 = 0,06 бухгалтера.
Определяем конечный итог:
0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

  • грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
  • автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
  • совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
  • создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

  • рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
  • выделить наиболее важные и второстепенные функции;
  • оценить реальную трудозатратность процессов.

Заказать услугу

Как измерить и сделать эффективной работу бухгалтерии

Руководители компаний нередко считают, что в бухгалтерской службе слишком много сотрудников, и не понимают, чем они занимаются. В свою очередь финансовым директорам и главным бухгалтерам приходится обосновывать количество сотрудников этой службы и аргументировать увеличение штата. Какие инструменты способны ускорить взаимодействие между менеджерами, сотрудниками бизнеса и бухгалтерией и позволяют сократить затраты на обработку документов? Об этом рассказывает Людмила Шустерова, заместитель генерального директора аутсорсингового подразделения BDO.

Бухгалтерия — инструмент руководства компании для оценки бизнеса. Результатами ее работы пользуются не только фискальные органы. Менеджерам и собственникам компании необходимы оценка эффективности бизнеса и оперативные отчеты. Соответственно процессы в бухгалтерии должны быть выстроены с учетом ожиданий и требований менеджеров по содержанию и срокам представления отчетности. Сегодня, например, перед бухгалтерией стоит задача закрывать год не 28 марта, а 25 января. Как любой инструмент, она должна быть грамотно настроена и корректно функционировать.

Предпосылкой для оценки эффективности работы бухгалтерии является и динамика бизнеса. Численность данного подразделения, как правило, растет быстрее и сокращается медленнее бизнеса и поэтому требует постоянной корректировки.

Бухгалтерия — объект нормирования

Для оценки эффективности работы бухгалтерии и определения необходимой численности персонала деятельность бухгалтеров нужно оценивать. Для этого необходим обоснованный подход, в частности нормирование процессов в бухгалтерской службе, определение нормативов и последующая оптимизация деятельности. У бухучета есть все признаки процесса: исполнители, информация о деятельности компании на входе (первичная документация), регламентирующие документы (ПБУ, НК РФ и т.д.), сложившиеся подходы и практика ведения учета. Результат процесса — отчетность, предоставляемая в определенных форматах в налоговую инспекцию и другим бизнес-пользователям (рис. 1). Поэтому бухгалтерия должна быть объектом нормирования. Если нормативы есть, их можно улучшать.

Нормативы трудозатрат — необходимое количество сотрудников компании для получения одной единицы результатов работы.

Нормативы бывают:

  • как есть — фиксируют состояние компании на момент расчета, фактические;
  • как должно быть — рассчитываются на основе данных по отрасли и показывают, к чему можно стремиться, целевые, или бенчмаркинг — затраты после оптимизации процесса.

Существующие методы нормирования трудозатрат различаются трудоемкостью и точностью (рис. 2).

Фотография рабочего дня (ФРД) больше подходит для однородных процессов и для бухгалтерии не всегда применима и не всегда удобна.

При микроэлементном нормировании процесс подразделяется на подпроцессы.

Бенчмаркинг — лучшие практики, согласно которым для обработки некоторого количества счетов, например в оптовой торговле, нужно определенное количество бухгалтеров (например, три). Если фактически их четыре, стоит задуматься и проанализировать ситуацию. Рассмотрим подробнее метод факторного нормирования применительно к бухгалтерии.

Технология факторного нормирования

Использование такой технологии в бухгалтерии предполагает несколько этапов. Сначала деятельность бухгалтерии как процесс подразделяется на подпроцессы (участки). В компании, где больше одного бухгалтера, можно оценить, сколько времени в месяц бухгалтер в среднем тратит на тот или иной подпроцесс или какое количество документов либо транзакций в среднем обрабатывает за месяц.

Затем оцениваются трудозатраты по каждому подпроцессу — определяются фактические трудозатраты по участкам и квалификационному уровню, количество сотрудников определенной квалификации в чел./мес. (в днях неудобно).

Для каждого процесса выявляются факторы, в большей мере влияющие на трудозатратность учета. Например, при работе с авансовыми отчетами их целесообразно группировать на хозяйственные отчеты и командировки по РФ и заграничные, поскольку нормативы времени обработки этих документов различны. При расчетах с поставщиками и подрядчиками значение имеют не только количество документов, но и их номенклатура, напрямую связанная с бизнес-процессом.

Многое зависит от ответственного за введение данных и документов — бухгалтер либо менеджер по продажам или закупкам. В последнем случае бухгалтер просто сверяет документы.

Из соотношения трудозатрат и факторов выводится норматив трудозатрат для бухгалтеров на процессы (табл. 1).

Универсальных нормативов не существует, поскольку нет похожих процессов в двух компаниях. Тем не менее всем интересна идеальная цифра, к которой желательно стремиться или на которую стоит ориентироваться. С этой целью в табл. 1 приведены некоторые усредненные значения нормативов для отдельных усовершенствованных процессов, которые можно использовать для оценки собственных бухгалтеров. Приведем пример факторного нормирования.

пример

Компания «Трейдинг ООО» занимается оптовой торговлей. У организации четыре склада. В ней трудятся 100 сотрудников. Масштабы деятельности компании характеризуется следующими параметрами:

  • 120 поставщиков и десять поставок от каждого поставщика на каждый склад ежемесячно;
  • платежи каждому поставщику два раза в месяц (транзакции);
  • 1500 покупателей и 15 заказов в месяц от каждого клиента.

Весь объем работ выполняют шесть бухгалтеров.

Рассчитаем, насколько велика бухгалтерия и как эффективно она работает. Упростим пример и не будем учитывать различия в квалификации бухгалтеров. Расчеты приведены в табл. 2.

Необходимы 4,24 бухгалтера плюс один для замены. На практике количество требуемых бухгалтеров будет зависеть и от того, смогут ли они совмещать функции и насколько взаимозаменяемы бухгалтеры.

Если фактические затраты далеки от приведенных нормативов, их нужно сократить. Покажем это на примере подпроцесса «учет реализации», разбив его на отдельные операции (табл. 3). Сначала следует понять, как организован процесс, какие у него трудозатраты. Затем рассчитать его стоимость, сравнить с лучшими практиками и после этого начать поиск возможных решений. Рассмотрим некоторые из них.

Перераспределение функций

Один из способов сокращения трудозатрат в бухгалтерии — перераспределение функций и делегирование отдельных операций другим подразделениям. Решения о распределении ответственности не простые, обычно дополнительную работу и ответственность брать на себя никто не хочет. Воспользоваться можно менеджерским подходом, согласно которому специалисты должны быть заняты в соответствии с их компетен­циями.

Именно менеджерам по продажам, а не бухгалтерии, логично поручить подписание актов. Это будет эффективнее. Аналогично с актами сверки. В некоторых компаниях при подписании большого количества актов сверки в месяц эти транзакции передают менеджерам, работающим с конкретными клиентами и владеющими информацией об их платежах и дебиторской задолженности. Поэтому и затраты на подобные операции у менеджеров ниже, чем у бухгалтеров. А бухгалтерия при этом формирует акты сверки.

ИТ-оптимизация

Используемые в компании ИТ-технологии способны существенно влиять на производительность бухгалтерии по следующим параметрам:

  • спектр функциональных возможностей учетной системы;
  • уровень автоматизации (степень необходимости ручного ввода);
  • степень настройки взаимодействия систем (для случаев, когда используется несколько баз данных). Дублирующий ввод данных — это потеря времени.

Поэтому необходимо учить ИТ-системы «общаться» между собой, чтобы наиболее эффективно использовать возможности ввода информации.

Сравнение вариантов оптимизации учетной функции внутри компании и передачи их на аутсорсинг приведены в табл. 4.

Аутсорсинг

Иногда к аутсорсингу прибегают как к внешнему консультанту и прислушиваются к нему больше, чем к своей бухгалтерии.

Основными предпосылками выбора аутсорсинга являются:

  • частичная (или неэффективная) загрузка бухгалтеров;
  • быстрый рост или сокращение бизнеса (в российских компаниях широко распространена практика передачи на аутсорсинг отдельных участков);
  • необходимость внедрения новой учетной системы или оптимизация существующей;
  • необходимость централизации бухгалтерских процессов в холдинге;
  • отсутствие регламентов документ оборота, либо они есть, но не работают.

При создании регламентов в большой компании имеет смысл создать центры финансового обслуживания и обсудить этот вопрос с провайдером аутсорсинга. Многие компании сейчас создают подобные центры не в Москве (дорого).

Определение нормативов выработки в час одного бухгалтера (таблица 1)

Подпроцессы (учетные функции)

Наличие процесса

Трудозатраты

Факторы

Норматив

Значение

Учет кассовых операций

х

Учет расчетов по банковским операциям

Два человека

Количество банковских транзакций

Количество платежных поручений в час на одного бухгалтера

Учет расчетов с подотчетными лицами

Три человека

Количество авансовых отчетов х среднее количество документов в АО

Количество авансовых отчетов в час на одного бухгалтера

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной

Количество накладных (актов) в час на одного бухгалтера

Учет реализации

Количество накладных х х среднее количество номенклатурных позиций в накладной

Количество накладных покупателям в час на одного бухгалтера

Управленческая и корпоративная отчетность

Учет долгосрочных инвестиций, основных средств и НМА

Один человек

Учет товарно-материальных запасов

х

Учет финансовых вложений

х

Учет финансирования и займов

Два человека

Подготовка налоговой отчетности

Расчет заработной платы

Количество начислений — удержаний х

х количество межрасчетов х

х количество сотрудников

Количество сотрудников (расчетных листков) в месяц на одного бухгалтера

Расчет необходимых ресурсов (таблица 2)

Учетные функции

Объем работ

Производительность (с учетом нормативов из табл. 1)

Необходимые ресурсы

Учет расчетов с поставщиками

4 склада х 10 поставок х 120 поставщиков = 4800 накладных от поставщиков в месяц

36 х 21 х 8 = 6048 накладных от поставщиков в месяц

4800 : 6048 = 0,79 бухгалтера

Учет расчетов с покупателями

1500 покупателей х 15 заказов = 22 500 заказов от покупателей в месяц

40 х 21 х 8 = 6720 накладных покупателям в месяц

22 500 : 6720 = 3,3 бухгалтера

Работа с банком

120 поставщиков два раза в месяц = 240 платежных поручений в месяц

15 х 21 х 8 = 2520 платежных поручений в месяц

240 : 2520= 0,9 бухгалтера

Расчет заработной платы

100 : 1500 = 0,06 бухгалтера

Итого

4,24 бухгалтера

Перераспределение функций (таблица 3)

Участок «учет реализации»

Процессы

Кто часто отвечает

Кто должен отвечать

Предоставление информации о реализованных товарах или услугах

Отдел продаж

Составление счетов

Бухгалтерия

Составление отгрузочных документов

Бухгалтерия

Кодирование выставленных счетов для целей фискального учета

Бухгалтерия

Составление отгрузочных документов (акт о выполненных работ/услуг), счетов-фактур

Бухгалтерия

Рассылка счетов

Бухгалтерия

Административный отдел

Координация/подписание отгрузочных документов и счетов-фактур

Административный отдел

Рассылка отгрузочных документов, счетов-фактур

Отдел продаж/административный отдел

Координация процесса и сбор подписанных документов от покупателей

Бухгалтерия

Административный отдел

Ведение книги продаж

Бухгалтерия

Выверка дебиторской задолженности. Подготовка актов выверки расчетов с покупателями

Бухгалтерия

Рассылка актов выверки расчетов с покупателями

Административный отдел

Координация вопросов выверки расчетов с покупателями

Бухгалтерия

Административный отдел

Варианты оптимизации (таблица 4)

Оптимизация учетных функций компании

Аутсорсинг

Процесс выстраивается так, чтобы его выполнение требовало минимум времени

Численность подразделений определяется с помощью нормативов

Процесс полностью передается провайдеру

+

Затраты на процесс минимальны

Затраты на процесс прогнозируемы:

  • нет проблем с подбором кадров;
  • принцип ключевых компетенций — делаем только то, что нужно для бизнеса;
  • контроль эффективности процесса по конечной цене

Требует много времени

Обследование и оптимизацию нужно проводить регулярно. Если бизнес меняется, то чаще, если стабилен — не реже одного раза в год

Возможна потеря гибкости (в связи с формализацией процессов взаимодействия).

Необходимы трудозатраты внутри компании на внедрение новых процессов).

Провайдер может быть более консервативным в налоговых вопросах, чем собственная бухгалтерия (недостаток аутсорсинга)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *