Как принимать дела у главного бухгалтера?

Содержание

Согласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел. Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов, завершаемую подписанием акта.

Навигация по статье

Увольнение главного бухгалтера — передача дел

Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.

Расторжение договора проходит на общих основаниях:

  • по собственному желанию;
  • инициативе руководства;
  • причинам, сопряженным с материальной ответственностью.

Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:

  • объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
  • субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.

Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?

В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:

  • статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
  • сроки проверки, передачи дел;
  • члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
  • сведения о принимающей дела стороне;
  • подписи сторон и печать.

Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • данные об учетной политике компании;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы, касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Увольнение практически каждого работника учреждения связано с передачей дел преемнику, и прежде всего это касается руководителей, юристов, кадровиков. Но особого внимания заслуживает передача дел при смене главного бухгалтера. Поскольку никаких требований на сей счет законодательством не установлено, порядок передачи главным бухгалтером дел необходимо разработать самому учреждению. В статье рассмотрим, как может быть организована данная процедура, какими документами она регламентируется и как оформляется, а также расскажем, что следует учесть при приеме дел новому бухгалтеру.

Несмотря на то что обязанность главного бухгалтера передавать дела при увольнении не установлена трудовым законодательством, существуют другие определяющие права, обязанности и ответственность бухгалтеров федеральные законы и нормативные правовые акты, в том числе Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и Положение о главных бухгалтерах, утвержденное Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 N 59 (далее — Положение).

Так, согласно п. 6 Положения прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Передача дел заключается в непосредственной передаче прежним главным бухгалтером первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и других документов.

А теперь рассмотрим, как может осуществляться такая процедура.

Процедура передачи дел

В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.

При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

Оптимальный вариант — когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае прежде всего нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

Примечание. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа (п. 6 Положения).

Для участия в передаче дел работодатель может создать комиссию. Как правило, это требуется, если в работе бухгалтерии выявлены серьезные нарушения. В состав комиссии могут входить работники бухгалтерии, а также материально ответственные сотрудники других подразделений. Комиссия создается приказом руководителя, в котором определяется ее состав и полномочия.

Распорядительным документом для передачи дел при смене главного бухгалтера выступает приказ руководителя учреждения. В данном приказе указываются:

  • причина приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
  • лицо, принимающее дела (новый бухгалтер, руководитель, иное лицо);
  • другие лица (работники), участвующие в передаче дел (представитель вышестоящего органа, аудиторы);
  • сроки (дата) приема-передачи дел;
  • порядок оформления передачи дел (если такой порядок не установлен локальным актом).

На дату, утвержденную приказом, главный бухгалтер учреждения должен завершить все учетные процессы за истекший период. Для этого нужно сформировать первичные документы, внести необходимые записи в бухгалтерский учет, распечатать регистры, подготовить сданную на момент передачи дел бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.

Кроме того, передаче дел при смене главного бухгалтера может предшествовать инвентаризация. Она осуществляется:

  • если данный случай проведения инвентаризации предусмотрен работодателем (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ);
  • если в силу ст. 243 ТК РФ трудовым договором или соглашением с главным бухгалтером на него возложена материальная ответственность (поскольку проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц обязательно).

Инвентаризация должна проводиться на основании приказа руководителя и в порядке, установленном Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Обратите внимание! Если главный бухгалтер отказывается передавать дела, а такая обязанность предусмотрена для него трудовым договором или локальным нормативным актом учреждения, то до увольнения бухгалтера работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, если он уже имеет неснятое или непогашенное дисциплинарное взыскание.

Передача дел оформляется актом приема-передачи, который является основным документом, позволяющим разграничить ответственность принимающей и передающей стороны. Так что, если руководитель не издаст приказ об организации передачи дел, главному бухгалтеру следует самому позаботиться об этом и составить акт приема-передачи.

Документы, передаваемые преемнику

К документам, которые главбух должен передать по акту, относятся:

  • учредительные и регистрационные документы: свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет, о постановке на учет в ПФР, ФСС, службе занятости населения;
  • организационная документация: учетная политика, план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры, должностные инструкции работников бухгалтерии;
  • регистры бухгалтерского учета: главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам;
  • отчетные документы: декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является учреждение, формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для казенных учреждений;
  • документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика: журналы учета полученных и выданных счетов-фактур, книги покупок и продаж, акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок;
  • инвентаризационные описи и акты;
  • документы по учету денежных средств (кассовые и по расчетному счету): журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка;
  • документы по расчетам с подотчетными лицами: журнал учета авансовых отчетов;
  • документы по учету труда и заработной платы: положение об оплате труда, о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки и расчеты о предоставлении отпуска, об увольнении и т.д.;
  • документы по учету основных средств: инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приема-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание;
  • документы по учету товарно-материальных ценностей: карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты, требования, книги складского учета;
  • прочие первичные документы: первичные документы по учету нематериальных активов, журналы учета выданных доверенностей, учета бланков строгой отчетности и бухгалтерских справок, учета путевых листов.

Обратите внимание! Если в организации существует штат бухгалтеров, в акт включаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха. Так, если за ведение операций по начислению заработной платы и учету расчетов с работниками отвечает бухгалтер по расчету заработной платы, включать в акт и передавать документы по начислению заработной платы, как и кассовые документы при наличии бухгалтера-кассира, не нужно.

Поскольку практически все бухгалтерские документы должны храниться в учреждении не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ), именно за этот период они должны быть подготовлены к передаче. Причем если на момент смены бухгалтера в учреждении не было налоговой проверки, особое внимание необходимо обратить на документы последних трех лет.

Допустим, прежний бухгалтер отработал в учреждении лишь два года. Должен ли он подготовить документы за все пять лет? Нет, он может подготовить их только за отработанные два года, но при этом ему следует проверить, были ли внесены записи о нарушениях в предыдущие акты приема-передачи. И если указанные в них нарушения не были устранены, такие замечания должны быть перенесены в составляемый акт приема-передачи.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в папки согласно номенклатуре дел, разработанной в учреждении. Как правило, прошитые документы нумеруются, однако на практике бывает довольно сложно это осуществить: передача дел в таком случае может сильно затянуться.

Оформляем акт приема-передачи

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме (поскольку законодательством форма не установлена) в двух экземплярах. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в учреждении.

В акте указываются:

  • фамилия, имя и отчество лиц, сдающих и принимающих дела, в том числе представителя вышестоящего органа и членов комиссии, если они участвуют в передаче дел;
  • дата (период) передачи дел;
  • реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела;
  • опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества папок с документами;
  • серии и номера неиспользованных банковских чеков, а также наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
  • список отсутствующих документов;
  • пояснения и замечания увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Акт подписывается в первую очередь лицами, передающими и принимающими дела, а также членами комиссии, если таковая создавалась, и утверждается руководителем.

Приведем образец акта.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ УТВЕРЖДАЮ¦
¦ Директор¦
¦ МКУ "Горкомэкологии Саратова"¦
¦ Озеров /О.В. Озеров/¦
¦ 10.06.2013¦
¦ ¦
¦ Акт приема-передачи документов ¦
¦ МКУ "Горкомэкологии Саратова" ¦
¦ ¦
¦ г. Саратов 10 июня 2013 г.¦
¦ ¦
¦ Согласно приказу от 31.05.2013 N 34 главный бухгалтер Л.К. Кустова¦
¦передала, а заместитель главного бухгалтера Н.И. Васильева приняла: ¦
¦ 1) свидетельства: о регистрации, о постановке на налоговый учет, на¦
¦учет в ПФР, на учет в ФСС, службе занятости населения; ¦
¦ 2) печать организации; ¦
¦ 3) банковскую чековую книжку (неиспользованные чеки с N АВ 6660012 по¦
¦N АВ 6660023); ¦
¦ 4) ключи от сейфа и ключи от системы "Клиент - банк"; ¦
¦ 5) следующие документы бухгалтерской и налоговой отчетности: ¦
¦ ¦
¦-------------------------------------------------------------T----------¬¦
¦¦ Наименование документов ¦Количеств
¦¦ ¦ папок ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Учетная политика организации за 2010 - 2013 гг. ¦1 ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2010 - 2012 гг. и I ¦4 ¦¦
¦¦квартал 2013 г. ¦ ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Налоговые регистры за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦4 ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Отчетность в фонды за 2010 - 2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦4 ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Документы по учету труда и заработной платы за 2010 - ¦3 ¦¦
¦¦2012 гг. и I квартал 2013 г. ¦ ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, ¦1 ¦¦
¦¦решения) ¦ ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦Документы по учету основных средств ¦1 ¦¦
¦+------------------------------------------------------------+----------+¦
¦¦... ¦... ¦¦
¦L------------------------------------------------------------+-----------¦
¦ ¦
¦ В принимаемых документах отсутствуют карточки учета основных средств¦
¦за 2010 г. ¦
¦ ¦
¦ Приложения к акту: ¦
¦ 1) опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках¦
¦документов (приложение 1); ¦
¦ 2) акт инвентаризации денежных средств на расчетном счете на¦
¦10.06.2013 (приложение 2). ¦
¦ ¦
¦ Документы сдала: Документы приняла: ¦
¦ Кустова /Л.К. Кустова/ Васильева /Н.И. Васильева/¦
L--------------------------------------------------------------------------

Обращаем внимание: если до передачи дел была проведена инвентаризация, документы, составленные при ее проведении, прилагаются к акту. Кроме того, могут прилагаться копии выписок банков, сверок расчетов с налоговыми органами, объяснительные записки должностных лиц по поводу обнаруженных нарушений и т.д.

Акт имеет достаточно простую форму и в основном содержит перечень передаваемых документов и нарушений, выявленных при передаче дел. Но можно составить и более подробный акт, включив как можно больше информации, собранной в результате передачи дел: характеристику бухгалтерского учета, сведения о состоянии кассы и наличии денежных средств, о состоянии учета расчетов, основных средств и материалов, остатков по счетам и т.д.

Завершающие моменты

После подписания акта требуется направить его копию в вышестоящий орган. Кроме того, необходимо изъять доверенность, выданную главному бухгалтеру, и внести изменения во все документы, где в качестве ответственного лица или члена комиссии фигурировал сотрудник.

Что касается нового главбуха, то после того, как он, вступив в должность, принял дела и подписал акт приема, ему следует совершить еще некоторые действия. Прежде всего нужно оформить банковские карточки (на основании приказа руководителя). Причем, если при приеме были обнаружены некоторые нарушения, новому главбуху, возможно, придется завести недостающие учетные регистры, подать уточненные сведения, а также исправить другие ошибки, выявленные при проверке бухгалтерского и налогового учета и отчетности.

Отметим, что в проведении передачи дел заинтересованы все: и увольняющийся бухгалтер, и принимаемый, и, конечно, работодатель. Поэтому работодателю стоит ответственно подойти к организации и оформлению такой процедуры, а увольняемому бухгалтеру — к проверке состояния учета и хранения документов. Новому главбуху в свою очередь надо внимательно проверить все учетные документы, уделяя внимание банковским и кассовым документам, расчетным и платежным ведомостям, налоговой отчетности за последние три года, оценить состояние бухгалтерского и налогового учета и т.д. и в случае обнаружения ошибок или недостающих документов постараться своевременно это исправить.

Если допущенные предыдущим бухгалтером ошибки будут являться основанием для привлечения к административной или даже уголовной ответственности, переживать не нужно, поскольку в силу ст. 1.5 КоАП РФ новый главный бухгалтер не может быть признан виновным в нарушениях, совершенным лицом, занимавшим данную должность до него. При этом само учреждение может не избежать ответственности как юридическое лицо.

По поводу дальнейшей работы напомним, что главный бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо за нарушения, предусмотренные гл. 15 КоАП РФ. Обратим внимание на то, что с момента принятия Закона N 402-ФЗ главный бухгалтер не отвечает за формирование учетной политики для целей бухгалтерского учета и за составление и представление отчетности, в отличие от ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Пунктом 2 ст. 7 этого документа было установлено, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а в ст. 18 уточнялось, что не только руководители организаций, но и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер несет материальную ответственность за ущерб, причиненный работодателю. В случае когда в процессе инвентаризации и приема-передачи дел обнаружена недостача, главный бухгалтер несет ответственность в соответствии с договором о полной материальной ответственности. Если такой договор был заключен, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст. 238 ТК РФ). Если на момент увольнения главный бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Когда сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок бухгалтера (а он не согласен добровольно возместить ущерб), взыскание осуществляется в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Л.Куревина

Эксперт журнала

«Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Как принять дела у уходящего бухгалтера? Какие вопросы задать и что посмотреть?

1.Изучить приказ о передаче дел, какие сроки в нем оговорены;

2. Сверить данные бухгалтерского учета по расчетам с бюджетом со справкой (выпиской) о состоянии расчетов из налоговой и ФСЗН. Изучить наличие переплат и недоплат по таким расчетам;

3. Частично сверить дебиторскую и кредиторскую задолженность. Можно сверить большие суммы задолженности и задолженность с давним сроком ее образования, а также попробовать найти ответ на вопрос: почему? Проверить своевременность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности, обратив особое внимание на кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, т.к. несвоевременное ее списание приводит не только к необходимости подачи уточненных деклараций, но и недоплате в бюджет налога на прибыль;

4. Сверить, совпадают ли данные в бухгалтерской базе в программе с данными на бумажном носителе, а также в сданной отчетности;

5. Провести выборочную проверку документов: совпадают ли формы с утвержденными в организации, имеются ли везде подписи, даты и другие реквизиты, предусмотренные Законом «О бухгалтерском учете и отчетности»;

6. Уточнить, имеются ли неотработанные документы, пролистать и посмотреть на содержание и сроки хозяйственных операций. Имеются ли хозяйственные операции без составления первичного документа Такие документы от предшественника целесообразно принять по описи;

7. Провести инвентаризацию расчетного(ых) счета(ов);

8. Провести экспресс-проверку бухгалтерской базы по периодам. При наличии ошибок бухгалтерская программа их выдаст. Следует помнить, что наличие ошибок может привести к искажению отчетности, недоплате налогов в бюджет и штрафным санкциям;

9. Уточнить, вся ли бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность по срокам сдана. Для этого, например, в личном кабинете налогоплательщика стоит обратить внимание на сдачу деклараций, наличие ошибок при сдаче, подаче уточненных деклараций;

10.Уточнить порядок подписи отчетности организации. Была ли соответствующая доверенность, когда подписывается отчетность не руководитель организации. В случае подписания отчетности главным бухгалтером, который увольняется, необходимо сделать копию ее доверенности, а также уведомить ИМНС, статистику, фонд и т.д. Оформить ЭЦП, чтобы в дальнейшем не просрочить сдачу отчетности;

11. Изучить последние документы по аудиторским и последним проверкам;

12. Ознакомиться с учетной политикой организации и проверить ее актуальность, соответствие с действующим законодательством;

13. Изучить должностную инструкцию свою и подчиненныx;

14. Ознакомиться с правилами внутреннего распорядка, положением о премировании и т.п. кадровой документацией;

15. Уточнить контактные данные, необходимые для работы: контрагентов, банков, аудиторов, налогового инспектора и т.д. В дальнейшем это позволит сэкономить время на поиск необходимой информации;

16. Принять документы по описи, желательно, чтобы документы были сформированы в дела и подшиты;

17. По всем выявленным нарушениям у увольняющего бухгалтера необходимо взять объяснения. Чтобы вопросов с дачей пояснений не возникло (хочу – не хочу и т.п.) данное условие необходимо включить в приказ о передаче дел. Если первоначально приказ не включал данное условие, то в него можно внести изменения;

18. Кроме описи передачи дел целесообразно составить документ о выявленных недочетах при приемке дел;

19. Если при приеме дел от предшественника обнаруживаются грубые и (или) не единичные ошибки, то целесообразно решить вопрос о проведении аудиторской проверки.

Обязанность составления акта о приеме и сдаче дел установлена Законом от 12.07.2013 N 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» в случае назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера организации. Форма акта приема и сдачи дел в законодательстве не утверждена. Таким образом, акт составляется в произвольной форме.

Примерная форма может выглядеть так:

Утверждаю:

Генеральный директор

___________________________

» » 20 г.

АКТ приема-передачи дел

при смене главного бухгалтера ____________

 

» » 202 г.

Согласно приказу №____ от «___» _______ 20__ г. в период с «__» __________ 20__ г. по «___» ___________ 20__ г. произведена передача дел от главного бухгалтера____ назначенному с ________ главному бухгалтеру (заместителю главного бухгалтера)____________ результаты, которой отражены в настоящем акте

1.Передача печатей, штампов и ключей

Настоящим актом подтверждается передача ключей и штампов по описи, прилагаемой к настоящему акту.

2.Передача документов

Настоящим актом подтверждается передача документов, находящихся в сфере ответственности главного бухгалтера, — по отдельной описи, который прилагается к данному акту.

3. Выявленные недочеты

4. Прочие вопросы

Приложения:

  1. Опись передаваемых печатей, штампов, ключей, ЭЦП
  2. Опись передаваемых документов
  3. Перечень выявленных недочетов

С информацией, изложенной в акте, согласны в полном объеме:

Сдал___ ФИО Принял______ФИО

Несмотря, что обязанность составления акта о приемке и сдачи дел установлена только для главного бухгалтера, организациям рекомендуется применять акт приемки-передачи дел и для заместителя главного бухгалтера, а при большой численности бухгалтерии – от рядового бухгалтера «вышестоящему» бухгалтеру или вновь принятому работнику (форму акта можно разработать самостоятельно).

С уважением,
консультационный центр ООО «БелАудитАльянс»

Российский налоговый курьер, N 10, 2009 год

Рубрика: Налоговое администрирование

Подрубрика: Юридический практикум

О.А.Курбангалеева,

эксперт журнала

«Российский налоговый курьер»

Главбух принимает дела: алгоритм действий

Каждый главный бухгалтер волнуется перед выходом на новое место работы. Ведь предстоит оперативно включиться в деятельность организации, установить отношения с руководством и коллективом. Но сначала нужно принять дела у прежнего главного бухгалтера. Хорошо, если он еще работает, а то нередко бывает, что к моменту прихода нового главного бухгалтера его предшественник уже уволился

Процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующим законодательством не регламентирована. В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причем делается это после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Хотя указанный документ принят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Ведь в статье 19 Закона N 129-ФЗ говорится, что нормативные акты по бухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного закона, действуют в части, не противоречащей ему.

Как происходит передача дел

На практике возможно несколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный для нового главного бухгалтера — принять дела непосредственно у прежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новый главные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (п.1 ст.7 Закона N 129-ФЗ)

Понятно, что у организации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтер не возражает, работодатель может принять его сначала на другую вакантную должность, например на должность заместителя или первого заместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнего руководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Другой вариант — нового работника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, а уходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести на какую-то иную должность, например на должность заместителя финансового директора.

К сожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки. Скорее всего новый главный бухгалтер вряд ли согласится числиться заместителем главного бухгалтера, даже временно. А уходящий главный бухгалтер, переведенный на должность заместителя финансового директора, вполне может передумать увольняться. Так что использовать предложенные варианты оформления можно, только если ни одна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на место уходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудников бухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением не возникает. Более того, процедура передачи дел значительно упрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком с руководством, коллективом, контрагентами организации и наверняка сам вел какие-то участки учета. Поэтому вникнуть в работу ему скорее всего будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему со стороны.

Нередко к моменту увольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают. Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будет принимать у него дела?

В подобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника, который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера) будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником, например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовый директор. Кроме того, руководитель организации вправе возложить обязанности главного бухгалтера на себя. Соответственно принять дела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник, назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера, либо сам директор.

Максимальная продолжительность испытательного срока для главного бухгалтера — шесть месяцев (ст.70 ТК РФ)

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации (п.2 ст.7 Закона N 129-ФЗ)

Еще одна возможная ситуация — увольнение главного бухгалтера малого предприятия, который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтером в организации. В этом случае принять дела должен также руководитель организации, поскольку именно он несет ответственность* за организацию бухгалтерского учета в компании и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п.1 ст.6 Закона N 129-ФЗ).

_______________

* Об ответственности главного бухгалтера читайте в статье «За что можно привлечь к ответственности главного бухгалтера» //РНК, 2009, N 7. — Примеч.ред.

Вне зависимости от конкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главному бухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

— назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел и лиц, ответственных за это;

— инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации;

— собственно передача дел, в том числе передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

— проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел);

— оформление акта приема-передачи дел.

Приказ о приеме-передаче дел

Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

— лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

— сроки приема-передачи дел;

— разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);

— дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

— порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Кстати
По каким основаниям работодатель вправе уволить главного бухгалтера

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником. Трудовой договор с ним может быть заключен на определенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, как правило, прекращается в связи с истечением срока его действия (ст.79 ТК РФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.
Трудовой договор с главным бухгалтером, как срочный, так и заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, что и трудовые договоры с другими работниками. Эти основания перечислены в статьях 77-81, 83 и 84 ТК РФ.
Кроме того, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще по двум особым основаниям:
— в случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п.9 ст.81 ТК РФ);
— смены собственника имущества организации (п.4 ст.81 ТК РФ). При этом в соответствии со статьей 181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков.
Ответ на вопрос, что следует понимать под сменой собственника имущества организации, содержится в пункте 32 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. Итак, смена собственника имущества организации представляет собой переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам). Причем уволить руководящего работника или главного бухгалтера на основании пункта 4 статьи 81 ТК РФ можно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Так, указанных работников нельзя уволить при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника ее имущества.
Более того, изменение состава участников (акционеров) общества не является основанием для расторжения трудового договора согласно пункту 4 статьи 81 ТК РФ. Дело в том, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственного общества, а также произведенного и приобретенного обществом в процессе деятельности, является само общество. Его участники в силу абзаца 2 пункта 2 статьи 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении данного юридического лица. Значит, при изменении состава участников (акционеров) хозяйственного общества собственником имущества по-прежнему остается само общество, то есть смены собственника имущества не происходит.

Срок, в течение которого дела должны быть переданы новому главному бухгалтеру или другому ответственному лицу, определяется в зависимости от объема работы, но не может превышать двух недель. Ведь главный бухгалтер, как и любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст.80 ТК РФ).

Что касается даты, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период, ее обычно устанавливают исходя из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это необходимо, чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего дела. Так, если главный бухгалтер увольняется в апреле 2009 года, в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за I квартал 2009 года, а новый главный бухгалтер несет ответственность за отражение в учете хозяйственных операций, осуществленных после 31 марта 2009 года, и представление отчетности начиная с апреля 2009 года, а также за II квартал и полугодие.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *