Как подписать письмо ЭЦП?

Для участия в современных торгах, будь то Госзакупки (44 фз, 223 фз) или Торги по банкротству (127 фз) не обойтись без электронной подписи. Если раньше ЭЦП ассоциировалась с бухгалтерией и отправкой отчётов в налоговую, то сегодня с тендерами.

Не смотря на приставку: “электронная”, подпись остаётся физическим носителем и не совсем понятно как её отправить по электронке. Как Вы уже догадались, ниже я подробно расписал как это сделать.

Перед инструкцией хочу сказать спасибо ребятам из проекта Госконтракт за совет дополнить цикл статей посвящённых ЭЦП.

Инструкция:

Копируем электронную подпись на флешку
Архивируем содержимое флеш-накопителя
Отправляем ЭЦП по эл. почте

Копируем электронную подпись на флешку

Заходим в Крипто Про, выбираем вкладку: “Сервис” и жмём кнопку: “Скопировать”

Откроется окно: “Копирование контейнера закрытого ключа”. Нажимаем кнопку: “Обзор” и выбираем ключевой контейнер (который хотим отправить по электронке) и кликаем по кнопке: “ОК”, “Далаее” и “Готово”.

В открывшемся окне: “КриптоПро CSP” в столбике: “Устройства” выберите носитель, то есть флешку, куда копируем ЭЦП, далее: “ОК” и ещё раз: “ОК”.

Подпись скопирована на флэш-накопитель.

Архивируем содержимое флеш-накопителя

Заходим в “Мой компьютер”, выбираем наш накопитель и добавляем в архив ЭП.

Отправляем ЭЦП по эл. почте

Думаю, обойдёмся без скриншота. Полученный архив отправляем по электронной почте. На том конце, полученный файл скачиваем на флешку, разархивируем и устанавливаем.

Подытожим, для отправки электронной подписи через электронную почту необходимо скопировать ЭП на флешку, заархивировать содержимое и отправить. Далее распаковать на флеш-накопитель и установить.

Остались вопросы? Смело жмите

Заказать звонок

Как подписать электронное письмо ЭЦП

Несмотря на большое число мессенджеров, активно применяемых компаниями для внутреннего сообщения, основным каналом внешней коммуникации остается электронная почта. Как и в случае с документами, некоторые письма тоже нуждаются в подтверждении. Рассмотрим порядок подписания письма электронной подписью в Outlook двух наиболее популярных версий – 2007 и 2010 года.

Подписание письма в Outlook 2007

Порядок применения ЭЦП в программе 2007 года во многом совпадает с использованием ее в более ранних версиях. Однако стоит отметить несколько отличительных свойств:

  • версия совместима лишь с криптопровайдером CryptoPro CSP 3.0 выше;
  • в настройках сервера обмена должно быть указано использование формата IME;
  • для создания сертификатов ключей используется внешний центр;
  • открытые ключи должны храниться в папке Контакты – корпоративной или локальной.

Прежде, чем создать сообщение, нужно пройти по пути Сервис/Центр управления безопасностью/Защита электронной почты. Далее необходимо отметить автоматическое подтверждение электронной подписью исходящих писем. Дальнейшая схема работы ничем не будет отличаться от простой отправки письма – ЭЦП добавится сразу.

Применение электронной подписи в Outlook 2010

Архитектура данной версии немного отличается от почтового агента 2007 года. Чтобы отправленные сообщения подписывались автоматически, нужно зайти в Центр управления безопасностью и вкладку Защита электронной почты. Необходимо активировать два параметра – Шифрование содержимого и вложений и Добавление цифровой подписи к исходящим. Далее переходим к отправке. После указания получателя, темы, прикрепления файлов и создания текста, откройте Параметры и нажмите Подписать. Подписание электронного письма ЭЦП будет произведено автоматически.

Подача документов в вуз через интернет: электронная подпись для абитуриента

До недавнего времени из дистанционных способов подачи документов была доступна только отправка по почте, но уже несколько лет некоторые вузы России также принимают документы на поступление по интернету. Таким образом, сегодня можно выбрать один из трёх вариантов: сдать документы лично, отправить их по почте или передать в электронном виде.

Каждый вуз имеет право устанавливать свои правила и особенности приёма документов, некоторые возможности только вводятся в обращение и будут доступны абитуриентам уже в ближайшее время. В этой статье мы рассмотрим и сравним наиболее популярные и проверенные из существующих на сегодняшний способов подачи документов.

Таким образом, сегодня можно выбрать один из трёх вариантов: сдать документы лично, отправить их по почте или передать в электронном виде. Рассмотрим и сравним эти способы.

Личное присутствие при подаче документов

Традиционный способ оптимален для поступления в вузы своего города. Несовершеннолетние выпускники школ подают заявление и документы в присутствии родителей.

Преимущества

  1. Возможность лично посетить интересующие учебные заведения. Впечатления от общения с преподавателями и студентами, атмосфера вуза могут стать важным фактором при принятии решения о поступлении.
  2. Возможность быстро исправить ошибки в заявлении и донести недостающие документы. При возникновении проблем абитуриент может решить их в тот же день.

Недостатки

  1. Ограничение во времени. Время — ценный ресурс для поступающих. Большинство абитуриентов стремятся поступить на учебу в иногородние вузы, поездка для подачи документов может занять неделю или больше. Стоит помнить и об очередях в приёмных комиссиях, даже при подаче документов в учебные заведения родного города на них уйдёт немало времени.
  2. Финансовые затраты. При подаче документов в иногородний вуз абитуриента ждут неминуемые затраты на дорогу и проживание.

Отправка документов по почте

Дистанционные способы особенно удобны для поступления в иногородние учебные заведения — отправив документы по почте, можно сэкономить время и средства на дорогу и проживание, а дни, которые не понадобится проводить в пути, пригодятся будущему студенту для отдыха и подготовки к экзаменам.

Необходимый для подачи комплект документов можно уточнить на сайте выбранного учебного заведения. Копии документов вместе с заполненным заявлением отправляются заказным письмом или службой курьерской доставки.

  1. Экономия времени и средств на дорогу. Отсутствие необходимости сдавать документы лично экономит время и деньги.
  2. Возможность поступить в несколько учебных заведений. Отправить почтой документы можно сразу в несколько вузов, что увеличивает вероятность поступления. Абитуриент может подать документы в пять вузов, в каждом из них выбрать до трёх специальностей или направлений подготовки.
  1. Сроки. Отправленные почтой документы поступают адресату примерно через неделю после отправления. Рассмотрение документов и получение ответа также займёт немало времени.
  2. Стоимость. Ускорить процесс доставки документов можно, воспользовавшись платными курьерскими службами, но этот способ не относится к экономически выгодным.
  3. Почтовые риски. Утеря или повреждение документов — не редкость в работе почты. Ограниченное время для поступления делает этот риск неоправданным.

Электронная подача документов

Министерство образования и науки Российской Федерации разрешает вузам принимать документы в электронном виде, но итоговое решение о такой возможности ежегодно принимается на уровне каждого вуза. За прошедшие несколько лет список высших учебных заведений, допускающих подачу документов по интернету, расширился.

Подпись в электронном письме как инструмент маркетинга

Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».

В этой статье разберемся:

  • зачем нужна подпись;
  • как ее использовать для продвижения бренда;
  • в каких сервисах можно создать красивую подпись;
  • как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.

Зачем нужна подпись в электронном письме

Подпись в письме не только логически завершает сообщение, она выполняет еще несколько задач.

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписи

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.

Email — в деловой переписке принято писать электронный адрес, хотя его и можно посмотреть в информации об отправителе. Это делают для удобства получателя, ведь сообщение может пересылаться и несколько раз. А если адрес в подписи указан, легче разобраться, кому отвечать.

Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

В деловой подписи принято давать ссылки на соцсети — LinkedIn, Facebook, Instagram и так далее. Будьте готовы, что вам могут написать там сообщение. Поэтому указывайте аккаунты, которые часто проверяете. Если даете ссылки на личные профили в соцсетях, просмотрите ленту: насколько профессионально она выглядит, нет ли постов, которые сыграют не лучшую роль для вашего имиджа.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Логотип

Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Советы по созданию подписи в электронном письме

Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.

1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.

Уточнение информации для читателя в подписи

2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:

  • ссылки на мобильные приложения;
  • приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
  • анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
  • ссылку на портфолио;
  • информацию о сертификатах, наградах;
  • слоган или призыв к действию.

В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.

Слоган в подписи

3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.

4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:

Оформление подписи дизайнера

5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:

Призыв к действию в подписи

6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.

7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.

8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.

В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:

Информация в подписи без визуального разделения на блоки

Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:

Зонирование информации в подписи

Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте

Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.

Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:

Переход в раздел «Настройки» в Яндекс.Почте

В редакторе Яндекс.Почты вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пикселях и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить смайлик или цитату.

Добавление подписи в Яндекс.Почте

Как сделать подпись письма в Gmail

Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:

Переход в раздел «Настройки» в Gmail

Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.

Поле для вставки подписи в разделе «Настройки» в Gmail

В редакторе Gmail вы можете:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату.

Добавление подписи в Gmail

Outlook — как сделать подпись в письме

Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.

Переход в раздел «Параметры» в Outlook

В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.

Редактор подписи Outlook позволяет:

  • выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
  • изменить цвет текста и фон;
  • добавить изображение со ссылкой;
  • вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
  • писать справа налево.

Добавление подписи в Outlook

Когда будете создавать подпись, убедитесь, что пункт «Автоматически добавлять мою подпись к создаваемым сообщениям» отмечен галочкой.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

  • выбрать шаблон;
  • указать свои данные;
  • изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
  • Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.

Создание подписи в сервисе Hubspot

Чтобы добавить подпись в свой почтовый сервис, нужно нажать кнопку Copy Signature:

Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:

  • шаблоны для разных профессий;
  • иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
  • возможность указать Skype;
  • большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
  • возможность загрузить свой баннер.

Создание подписи в сервисе WiseStamp

Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

  • добавить произвольное поле;
  • выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
  • выбрать шрифт подписи;
  • редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse

Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:

Редактирование шаблона в SendPulse

Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.

Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:

Выбор структуры элемента в SendPulse

Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:

Добавление элемента для создания подписи в SendPulse

Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:

Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse

Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:

Форматирование подписи в редакторе SendPulse

Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:

Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse

Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:

Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulse

Чтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».

Сохранение блока с подписью

Блок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.

Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке

Давайте подытожим основные составляющие эффективной подписи:

  1. В подписи указаны актуальные контакты, по которым с вами можно связаться.
  2. Не перегружена информацией — занимает не более 3-4 строк.
  3. Есть логотип компании или фото для более личного общения.
  4. В подписи есть кнопки соцсетей.
  5. Есть ссылка или баннер, которые продвигают определенное предложение (по желанию).
  6. Подпись добавлена в почтовый сервис, через который вы общаетесь с клиентами, — Яндекс.Почту, Gmail, Outlook. Или же в ваш сервис рассылки, например, SendPulse.

Регистрируйтесь в SendPulse, чтобы с помощью рассылок превращать посетителей в клиентов, а клиентов в постоянных покупателей. Создавая шаблон, помните о подписи в конце письма — небольшой детали, которая делает сообщение более личным и помогает продвигать ваш бизнес.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *