Как подписать договор?

Содержание

»

Гражданский оборот давно требует перехода бизнеса на электронный дoкyмeнтооборот. Однако переходу на электронные дoкyмeнты, в том числе переходу на заключение сделок в электронной форме, активно препятствуют контролирующие органы (особенно налоговые службы), которые, как правило, не могут и не хотят воспринимать тенденции и потребности оборота, не понимают и, видимо, боятся Интернета и современных технологий. Налоговые органы, как правило, не считают заключенными сделки, оформленные путем подписания договора не собственноручной подписью, а через Интернет с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иного aнaлoга собственноручной подписи (АСП), в том числе факсимиле. Они вообще редко воспринимают электронные дoкyмeнты в качестве юридически значимых и имеющих силу дoкyмeнтов.

Требования налоговых и иных контролирующих органов о ведении бумажного дoкyмeнтооборота, о проставлении на договорах, актах, счетах, счетах-фактурах и иных дoкyмeнтах собственноручных подписей представляются не основанными на законе.

Закон прямо предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Составление договора в бумажной форме и собственноручное его подписание — далеко не единственный вариант заключения сделки в письменной форме, как это пытаются представить налоговые органы. Хотя, ради справедливости отметим, с недавних пор налоговые органы информируют, что признают договоры, подписанные электронной цифровой подписью, заключенными в простой письменной форме, но почему-то при этом отказываются воспринимать дoкyмeнты, подписанные иным aнaлoгом собственноручной подписи.

Мы предлагаем внести свой вклад в борьбу за изменение подхода к заключению договоров и к ведению дoкyмeнтооборота, которого придерживаются налоговые органы. Тем более, что такая борьба началась и, более того, суды встают на сторону участников гражданского оборота, налогоплательщиков и совершенно верно признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписанными aнaлoгом собственноручной подписи, которыми стороны договора обменялись через Интернет (например, по электронной почте).

Ниже вашему вниманию предлагается юридическое обоснование действительности договоров, заключаемых в электронной форме, и законности электронного дoкyмeнтооборота.

Обратите внимание, что с 08.04.2011 вступил в силу новый закон об электронной подписи. По своей сути простая электронная подпись относится и к ранее предусмотренному Гражданским кодексом аналогу собственноручной подписи, рассмотренному в настоящем юридическом комментарии, поэтому данные здесь рекомендации и комментарии до сих пор актуальны, но с учетом юридического комментария Закон об электронной подписи – новая веха в развитии электронного документооборота.

Законные основания для заключения договоров в электронной форме

Для большинства сделок допустима простая письменная форма, если иное прямо не предусмотрено законом для конкретной категории сделок.

Выдержки из Гражданского кодекса

Статья 161. Сделки, совершаемые в простой письменной форме

1. Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

2. Соблюдение простой письменной формы не требуется для сделок, которые в соответствии со статьей 159 настоящего Кодекса могут быть совершены устно.

Статья 159. Устные сделки

1. Сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная (простая или нотариальная) форма, может быть совершена устно.

2. Если иное не установлено соглашением сторон, могут совершаться устно все сделки, исполняемые при самом их совершении, за исключением сделок, для которых установлена нотариальная форма, и сделок, несоблюдение простой письменной формы которых влечет их недействительность.

3. Сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно, если это не противоречит закону, иным правовым актам и договору.

При заключении договора следует иметь в виду два момента:

  • способ подписания договора сторонами И
  • порядок (способ) заключения договора в письменной форме.

Соответственно, при заключении договора в электронной форме необходимо ответить на два вопроса – как стороны подпишут дoкyмeнты и как ими обменяются.

Способ подписания договоров в электронной форме

Стороны могут договориться, что они признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса). Гражданский кодекс прямо относит факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) и электронную цифровую подпись к aнaлoгам собственноручной подписи, при этом оставляя перечень допустимых АСП открытым. Иными словами стороны договора сами вправе определить используемый ими aнaлoг собственноручной подписи и порядок подписания договора таким АСП.

Выдержки из законов

Гражданский кодекс

Статья 160. Письменная форма сделки

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления дoкyмeнта, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162).

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

3. Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или неграмотности не может собственноручно подписаться, то по его просьбе сделку может подписать другой гражданин. Подпись последнего должна быть засвидетельствована нотариусом либо другим должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, с указанием причин, в силу которых совершающий сделку не мог подписать ее собственноручно.

Однако при совершении сделок, указанных в пункте 4 статьи 185 настоящего Кодекса, и доверенностей на их совершение подпись того, кто подписывает сделку, может быть удостоверена также организацией, где работает гражданин, который не может собственноручно подписаться, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Арбитражный процессуальный кодекс

Статья 75. Письменные доказательства

3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Скрыть раздел

Способ заключения договора в письменной форме

Практический интерес в отношении заключения договоров в электронной форме представляют следующих два способа:

  • Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса).
  • Заключение договора в электронной форме путем направления одной стороной договора оферты (в том числе, например, самого текста договора), а другой стороной ее принятие путем совершения т.н. конклюдентных действий, т.е. совершение действий по выполнению указанных в оферте условий договора (п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса).

Выдержки из законов и судебной практики

Гражданский кодекс

Статья 434. Форма договора

1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

3. Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса.

Статья 435. Оферта

1. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

Оферта должна содержать существенные условия договора.

2. Оферта связывает направившее ее лицо с момента ее получения адресатом.

Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

Статья 438. Акцепт

1. Акцептом признается ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Акцепт должен быть полным и безоговорочным.

2. Молчание не является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон.

3. Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

Арбитражный процессуальный кодекс

Статья 75. Письменные доказательства

3. Дoкyмeнты, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также дoкyмeнты, подписанные электронной цифровой подписью или иным aнaлoгом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.

Гражданский процессуальный кодекс

Статья 71. Письменные доказательства

1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные дoкyмeнты и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность дoкyмeнта способом.

Постановление Пленума Верховного Суда РФ №6, Пленума ВАС РФ №8 от 01.07.1996 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»

58. При разрешении преддоговорных споров, а также споров, связанных с исполнением обязательств, необходимо иметь в виду, что акцептом, наряду с ответом о полном и безоговорочном принятии условий оферты, признается совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором (пункт 3 статьи 438).

Следует учитывать, что для признания соответствующих действий адресата оферты акцептом Кодекс не требует выполнения условий оферты в полном объеме. В этих целях для квалификации указанных действий в качестве акцепта достаточно, чтобы лицо, получившее оферту (в том числе проект договора), приступило к ее исполнению на условиях, указанных в оферте и в установленный для ее акцепта срок.

Скрыть раздел

Выводы и рекомендации по заключению договора в электронной форме

Итак, если стороны решили заключить сделку удаленно, без обмена «бумажными» договорами, подписанными собственноручно, они могут прибегнуть к электронной форме договора и подписать его «электронной подписью», что прямо допускается действующим законодательством.

Для этого согласно требованию п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса в самом тексте договора должно быть прямо предусмотрено, что стороны признают юридическую силу за дoкyмeнтами, подписываемыми aнaлoгом собственноручной подписи. Выдержка из судебного решения

Определение ВАС РФ №653/08 от 07.02.2008

При этом суды исходили из положений статьи 160 Гражданского кодекса, в соответствии с которыми использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Судами не установлено, что сторонами заключались какие-либо письменные соглашения об использовании при совершении сделок, в том числе оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи. При этом судами указано, что договор поставки товара от 01.12.2005, являясь по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения являться не может, учитывая отсутствие в его тексте специально оговоренного условия.

При этом, сторонам договора необходимо согласовать, что именно будет являться aнaлoгом собственноручной подписи. Это может быть логин и пароль к аккаунту на сайте, адрес электронной почты и т.п. Как один из наиболее удачных универсальных вариантов можно порекомендовать именно адрес электронной почты, т.к. только конкретные лица имеют доступ к своему электронному ящику, а сообщения фиксируются (сохраняются) на почтовых серверах (такие дoкyмeнты надежнее в доказательственном плане). Адрес электронной почты можно фактически (но не юридически, т.к. юридически законом прямо предусмотрены требования к ЭЦП) рассматривать как своеобразную электронную цифровую подпись, а фактически и юридически он будет являться aнaлoгом собственноручной подписи.

Настоятельно рекомендуем всю корреспонденцию (входящую и исходящую), включая сам договор и связанную с ним переписку, сохранять на почтовых серверах (сохранение ее только на компьютере в случае оспаривания может быть недостаточно).

Для большей надежности электронной сделки мы рекомендуем также с учетом п. 3 ст. 434 и п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса (предусматривающих заключение сделки путем совершения конклюдентных действий) провести по вашей электронной сделке оплату (или аванс) банковским платежом, в назначении которого указать номер вашего электронного договора, дату его заключения, а также адреса электронной почты сторон (или только плательщика), которые используются сторонами для обмена электронными дoкyмeнтами и признаны ими aнaлoгом собственноручной подписи.

Такое примечание к платежу и сохранение всей переписки на почтовых серверах послужат доказательством того, что направленный исполнителем (продавцом) договор (оферта) и полученный им акцепт договора от заказчика (покупателя) исходили действительно от сторон электронной сделки. А стороны таким образом выполнят требование п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса о том, что при обмене дoкyмeнтами средствами связи должна существовать возможность установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

Также можно в договоры, акты, счета, составляемые в электронной форме, добавлять факсимиле (прямо предусмотрев в электронном договоре такую возможность – как обязательную или возможную, по желанию стороны). Таким образом, при распечатке указанных дoкyмeнтов на них будет отображаться копия собственноручной подписи: в ряде случаев налоговым органам, банкам и т.п. достаточно обычной копии дoкyмeнта, т.е. и необязательно обращать их внимание на то, что договор заключен в электронной форме и подписан aнaлoгом собственноручной подписи.

Для сторон договора, использующих в своей деятельности платежную систему WebMoney и, тем более, проводящих оплату по договору через WebMoney, можно порекомендовать при заключении договора в электронной форме использовать систему WebMoney, а именно сервис «Контракты» , позволяющий зарегистрированным пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи. Такой способ заключения и подписания договора в электронной форме будет надежнее, если у сторон договора имеются персональные аттестаты WebMoney.

Дополнительная информация о заключении договоров в электронной форме через систему Контрактов WebMoney

Вполне допустимо заключение электронной сделки путем опубликования исполнителем публичной оферты на сайте и принятия ее заказчиками путем совершения конклюдентных действий, однако рекомендации в этой части потребовали бы значительного увеличения объема данного юридического комментария, а потому не будем здесь углубляться в такой способ заключения электронных договоров.

Законодательство о налогах и бухгалтерском учете в отношении электронных сделок

Немного лирики о бухгалтерах и электронных дoкyмeнтах

Почему налоговики и бухгалтеры считают договоры в электронной форме незаключенными, а электронный дoкyмeнтооборот незаконным?

Первые, вероятно, потому, что они далеки от понимания электронного дoкyмeнтооборота и видят в нем много рисков. Хотя по факту риски не выше, чем, например, при обмене собственноручно подписанными договорами по почте или курьером – где здесь гарантия того, что договор подписал действительно генеральный директор? Да даже нотариальное удостоверение сделки не дает 100%-ных гарантий.

Бухгалтерам же ничего не остается, как выполнять необоснованные требования налоговой. Бухгалтер – не юрист, в его задачи входит вести бухгалтерию без лишних вопросов со стороны налоговой, а потому бухгалтер, как правило, будет выполнять любые требования налоговой (в том числе и незаконные), лишь бы оградить предприятие от лишних вопросов со стороны налоговой, от налоговых проверок и штрафов.

Руководителю предприятия необходимо определиться, насколько ему выгодно терять, например, удаленных клиентов или вообще вести бумажный дoкyмeнтооборот, стоит ли единожды воспользоваться услугами юриста в случае претензий налоговой, а после вести свою деятельность без особых проблем, спокойно заключая сделки через Интернет. Каждому предприятию, бизнесу необходимо оценить свою схему деятельности, взвесить риски и в случае необходимости выработать четкую процедуру заключения договоров в электронной форме и саму форму электронного договора, чтобы в случае претензий налоговой суметь отстоять законность своего электронного дoкyмeнтооборота.

На самом деле нет никаких законных препятствий к заключению договоров в электронной форме, а равно к составлению электронных счетов, актов и даже счетов-фактур.

Гражданский кодекс прямо допускает подписание договоров (а соответственно, и всей сопутствующей дoкyмeнтации) не только собственноручной подписью, но и aнaлoгом собственноручной подписи, включая факсимиле, электронную цифровую подпись и любой иной aнaлoг собственноручной подписи, о котором договорятся сами стороны сделки.

Ни Налоговый кодекс, ни Закон о бухгалтерском учете не содержат требований к дoкyмeнтам о том, что они должны быть подписаны именно собственноручной подписью. Выдержки из указанных законов

Федеральный закон №129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете»

Статья 9. Первичные учетные дoкyмeнты

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование дoкyмeнта;

б) дату составления дoкyмeнта;

в) наименование организации, от имени которой составлен дoкyмeнт;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных дoкyмeнтов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Дoкyмeнты, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный дoкyмeнт должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных дoкyмeнтов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти дoкyмeнты.

7. Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Налоговый кодекс

Ст. 160 НК

6. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Скрыть раздел

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные дoкyмeнты содержали «личную подпись», которая необязательно должна быть собственноручной. «Личная» свидетельствует о принадлежности подписи конкретному лицу, «личная» не означает «собственноручная». Иными словами личная подпись может быть и в форме aнaлoга собственноручной подписи, включая электронную цифровую подпись, факсимиле и др. Налоговый кодекс также требует наличие подписи в дoкyмeнтах, но не ограничивает ее вид именно собственноручной подписью.

Предложенный подход к терминологии разделяется и судами (см., например, Постановление ФАС МО по делу №КА-А40/2727-03 – текст решения приведен в выдержках из судебной практики в конце данного юридического комментария).

Таким образом, можно констатировать, что прежняя практика (когда факсимиле не считалась личной подписью, а в отношении счетов-фактур, например, говорилось, что законодательство не предусматривает такой способ подписания) изменилась и изменилась в лучшую, правильную сторону.

Вычет по НДС можно получить и по счету-фактуре, составленному в электронной форме и подписанному aнaлoгом собственноручной подписи (например, факсимиле).

Просим обратить внимание, что данный юридический комментарий не гарантирует вам отсутствие проблем с налоговой в случае заключения сделок в электронной форме и ведения электронного дoкyмeнтооборота. Его цель — показать, что заключение сделок в электронной форме не только законно, но и практически возможно и допустимо, а равно допустим электронный дoкyмeнтооборот. Тем не менее, на практике могут возникнуть проблемы различного рода и надо быть готовыми их преодолевать (но это не значит, что они непреодолимые). Так, даже Министерство финансов постепенно начинает признавать электронный дoкyмeнтооборот

Министерство финансов Российской Федерации

Письмо №03-02-08/85 от 26.11.2009

Вопрос: 1. Можно ли при наличии письменного договора, в котором предусмотрено признание электронной цифровой подписи, в дальнейшей работе подписывать первичные дoкyмeнты по этому договору электронной цифровой подписью, а именно новые договора, дополнительные соглашения, счета, акты?

2. Будет ли первичная дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься налоговыми органами? Не является ли такое оформление первичных дoкyмeнтов нарушением порядка ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, установленного законодательством РФ?

3. Будет ли дoкyмeнтация, оформленная в виде электронных дoкyмeнтов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься в качестве доказательств в судах РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу об использовании первичных дoкyмeнтов, дoкyмeнтов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон №1-ФЗ) целью названного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных дoкyмeнтах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном дoкyмeнте признается равнозначной собственноручной подписи в дoкyмeнте на бумажном носителе.

Действие Закона №1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (пункт 2 статьи 1 Закона №1-ФЗ).

Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи установлены статьей 4 Закона №1-ФЗ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» расходами признаются обоснованные и дoкyмeнтально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под дoкyмeнтально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо дoкyмeнтами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) дoкyмeнтами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными дoкyмeнтами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными дoкyмeнтами. Эти дoкyмeнты служат первичными учетными дoкyмeнтами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные дoкyмeнты могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких дoкyмeнтов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные дoкyмeнты принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной дoкyмeнтации, а дoкyмeнты, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона №129-ФЗ.

Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных дoкyмeнтов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаем, что если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные дoкyмeнты, дoкyмeнты бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом №1-ФЗ.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин

Напомним, что ЭЦП является одним из видов aнaлoга собственноручной подписи, поэтому данную позицию Минфина можно распространять в собственных интересах и на иные АСП, в том числе на факсимиле, на адрес электронной почты и т.п.

Хотя буквально в начале 2009 года Минфин высказал иную позицию, вероятно, не рассмотрев противоречия. Нижеприведенное письмо Минфина свидетельствует лишь о том, что еще предстоит продолжать битву за электронный дoкyмeнтооборот, хотя в судебной практике уверенно признаются электронные сделки и электронный дoкyмeнтооборот при их верном юридическом оформлении.

Вопрос: Об отсутствии оснований для использования счетов-фактур, составленных с использованием факсимильной подписи, в качестве условия для принятия НДС к вычету, поскольку такие счета-фактуры являются составленными с нарушением установленного порядка.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 22 января 2009 г. №03-07-11/17

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу правомерности использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур и сообщает.

Согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) счет-фактура является дoкyмeнтом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

В соответствии с п. 6 ст. 169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным дoкyмeнтом) по организации или доверенностью от имени организации.

Пунктом 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного aнaлoга собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Таким образом, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

Н.А.КОМОВА

Скрыть раздел

Выдержки из судебной практики, подтверждающей законность и действительность договоров, заключаемых в электронной форме (через Интернет), и электронного дoкyмeнтооборота, включая счета-фактуры в электронной форме

Договор в гражданском законодательстве (понятие и сущность)

Заключение договора в электронном виде

Особенности заключения договора в электронной форме

Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора

Условия использования простой или неквалифицированной подписи

Онлайн-договоры, заключаемые организациями с физическими лицами

Обеспечение законности использования простой электронной подписи

Порядок заключения соглашения в электронном виде

Законодательные ограничения на заключение договоров в электронном виде

Договор в гражданском законодательстве (понятие и сущность)

Договор — это соглашение, заключаемое 2 или несколькими лицами, устанавливающее, изменяющее или отменяющее их права и обязанности (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сторонами договора могут быть как юридические, так и физические лица.

Форма договора, в соответствии с положениями ст. 158 ГК РФ, может быть:

  • устной;
  • простой письменной;
  • письменной, заверенной нотариально.

По общему правилу, определенному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделка между юрлицами, физическими и юридическими лицами либо между гражданами, сумма которой превышает 10 тыс. руб., заключается в простой письменной форме, за исключением случаев, когда такие сделки подлежат нотариальному удостоверению.

Заключение договора в электронном виде

Использование при заключении сделки бумажных документов, заверенных подписями (и печатями при необходимости) ее сторон, не является единственно возможным способом придания ей законной силы. В частности, законодатель предусматривает право сторон на заключение договоров в электронной форме. Такой подход позволяет участникам сделки сэкономить материальные и временные ресурсы, а также свести к минимуму риск возникновения ошибок и неточностей в готовом документе. Однако многие субъекты юридических правоотношений считают, что использование электронной документации небезопасно с точки зрения обеспечения сохранности информации. Кроме того, у них возникают сомнения в законности сделок, заключенных в таком виде.

На самом деле все не так страшно. Более того, преимущества электронного документооборота уже оценили многие юридические и физические лица, работающие в различных сферах и взаимодействующие с контролирующими органами, контрагентами, поставщиками товаров, исполнителями работ и услуг. Соблюдая правила, установленные действующим гражданским законодательством, можно использовать современные интернет-технологии в ходе своей повседневной деятельности, не рискуя при этом потерять конфиденциальные сведения или заключить сделку, законность которой может быть оспорена.

Особенности заключения договора в электронном виде

Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, заключение договора в письменной форме допускается посредством пересылки электронных документов по телекоммуникационным каналам связи при условии, что сторона, отправившая документ, может быть идентифицирована второй стороной. Для обеспечения идентификации отправителя, а также предотвращения внесения корректив в документ после того, как он был заверен составителем, необходимо использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Использование ЭЦП, являющейся гарантом действительности информации, содержащейся в документе, при совершении сделок, согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, допускается. Понятие электронной подписи установлено п. 1 ст. 2 федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63, согласно которому под ней понимается информация, присоединяемая к электронному документу и позволяющая идентифицировать подписавшее его лицо.

Использование квалифицированной электронной цифровой подписи как обязательное условие обеспечения законности договора

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ может быть признан аналогичным по юридической силе документу, созданному на бумажном носителе, лишь в том случае, если он подписан квалифицированной ЭЦП.

Квалифицированная подпись, в соответствии с п. 4 ст. 5 ФЗ № 63, имеет следующие характеристики:

  1. Создана посредством преобразования информации при помощи специального ключа ЭЦП.
  2. Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ.
  3. Позволяет выявить коррективы, внесенные в документ после того, как он был подписан.
  4. Создана при помощи средств ЭЦП, соответствующих законодательно установленным требованиям. Именно поэтому подписи, относящиеся к указанной категории, выдаются исключительно удостоверяющими центрами, аккредитованными в порядке, установленном приказом Минкомсвязи РФ «Об аккредитации…» от 23.11.2011 № 320.Мы подобрали для вас отличные сервисы электронной отчетности!
  5. Имеют ключ проверки подписи, указанный в квалифицированном сертификате.

Квалифицированный сертификат, принадлежащий подписи, используемой стороной соглашения, должен быть действующим на момент заключения договора — в противном случае сделка, заключенная с его использованием, будет признана недействительной. Этот факт подтверждается существующей судебной практикой (в частности, постановлением ФАС Центрального округа по делу от 07.04.2014 № А62-2893/2011).

Условия использования простой или неквалифицированной подписи

Простая подпись (т. е. созданная пользователем посредством формирования кодов или паролей) может быть использована лишь в том случае, если такая возможность установлена участниками сделки и не противоречит действующему законодательству (например, при заключении контрактов по результатам торгов, проведенных на электронных торговых площадках, обязательно использование квалифицированной подписи).

На таких же условиях может использоваться и неквалифицированная ЭЦП, отвечающая тем же требованиям, что квалифицированная подпись, за исключением необходимости наличия квалифицированного сертификата, в котором указан ключ ее проверки. Кроме того, для получения неквалифицированной подписи не обязательно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр, т. к. правом выдачи обладают любые организации, имеющие техническую возможность ее создания.

Онлайн-договоры, заключаемые организациями с физическими лицами

С развитием интернет-индустрии существенная часть жизни людей перенеслась в электронное пространство: все чаще потребители приобретают товары в онлайн-магазинах, оплачивают услуги электронными деньгами и оформляют заказы на выполнение определенных работ удаленными исполнителями. При этом стороны также заключают договор, подписывая его электронные копии.

В некоторых случаях потребитель товара (получатель услуги) не принимает участия в его разработке и не вносит корректив в готовый документ — он может только согласиться с положениями предлагаемого второй стороной соглашения. Подобная ситуация характерна, например, для договоров купли-продажи, заключаемых с интернет-магазинами, клиентами которых может являться неограниченное число физических лиц. На порядок заключения договоров такого вида распространяется действие общего правила, установленного п. 1 ст. 6 ФЗ № 63: потребитель должен подписать электронный документ с помощью средства, позволяющего заменить его собственноручную подпись, т. е. ЭЦП.

Спецификой заключения электронных договоров между организациями и частными лицами является то, что последние, как правило, не обладают квалифицированной ЭЦП и не планируют ее приобретать, т. к. услуга по ее созданию, оказываемая специализированными удостоверяющими центрами, является платной. В этом случае, согласно п. 2 ст. 6 ФЗ № 63, потребитель может использовать простую электронную подпись.

Обеспечения законности использования простой электронной подписи

Для обеспечения законности сделок, совершенных с использованием простой ЭЦП, потребитель и поставщик должны заключить соглашение об условиях ее применения и включить в него условия, определяющие:

  • признание используемой простой подписи эквивалентной собственноручной подписи потребителя;
  • порядок формирования ключа подписи (как правило, в качестве такого ключа выступает идентификационная пара «логин — пароль», сведения о которой доступны только пользователю);
  • порядок идентификации владельца ЭЦП при заключении договора в электронном виде;
  • обязанность лица, использующего простую ЭЦП, по сохранению ее конфиденциальности.

Соглашение об использовании простой электронной подписи может быть заключено одним из следующих способов:

  1. Включением условия о работе с простой ЭЦП в текст заключаемого договора. Подобный подход целесообразно использовать при однократном взаимодействии сторон, когда дальнейшего сотрудничества не предполагается (например, при выполнении заказа по проведению фотосъемки определенного объекта или события).
  2. Внесением информации о порядке применения простой электронной подписи в дополнительное соглашение, представленное на сайте поставщика в виде оферты. Использование такой методики является оптимальным в том случае, когда предполагается неоднократное использование потребителем предоставляемой услуги (например, при использовании онлайн-банка с целью осуществления безналичных финансовых операций).

Порядок заключения соглашения в электронном виде

Чтобы придать электронному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Составить проект договора. С целью установления положений документа и уточнения его нюансов на этой стадии стороны могут обмениваться электронными сообщениями, подписанными ЭЦП. Обмен такими сообщениями, согласно п. 4 ст. 11 федерального закона «Об информации…» от 27.07.2006 № 149, приравнивается к обмену бумажными документами, представленными сторонами.
  2. Заключить дополнительное соглашение, указав в нем выбранный способ обмена данными, а также вид электронной подписи, которая будет использоваться сторонами при визировании документа. В том случае, если стороны будут работать с квалифицированной подписью, вносить сведения о ней в допсоглашение не нужно.
  3. Определить способ осуществления электронного документооборота. Оптимальным вариантом является привлечение к обмену посредника, имеющего статус оператора электронного документооборота. Он не только предоставит возможность передачи сведений через защищенные каналы связи, но и зафиксирует точное время передачи документов от одной стороны к другой. В том случае, если передать документ необходимо до определенного времени, но по не зависящим от отправителя техническим причинам он не будет доставлен до адресата (или доставлен с опозданием), зафиксированный сервером оператора момент отправки транспортного контейнера станет доказательством добросовестности отправителя в ходе дальнейших разбирательств.
  4. Подписать договор электронной подписью и направить его адресату по телекоммуникационным каналам связи.

Законодательные ограничения на заключение договоров в электронном виде

Согласно п. 1 ст. 6 ФЗ № 63, электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, не признается эквивалентным аналогичному документу, составленному на бумажном носителе, если законодателем установлено требование о необходимости составления таких договоров исключительно на бумаге.

В частности, нельзя заключать в электронном виде договоры, подлежащие:

  • обязательному нотариальному удостоверению (например, договор дарения, купли-продажи объектов недвижимости, залога долей или ренты);
  • обязательной государственной регистрации (договор найма или аренды недвижимости, долевого строительства и т. п.).

При этом существуют и ситуации, в которых договор может быть заключен только в электронной форме. Так, в соответствии с пп. 6 и 7 ст. 70 федерального закона «О контрактной системе…» от 05.04.2013 № 44, контракт между заказчиком и исполнителем, договоренность по которому была достигнута по итогам проведения торгов на электронной торговой площадке, обязательно должен быть подписан электронными подписями победителя торгов и заказчика. Заключенным такой контракт считается с момента его опубликования в единой информационной системе при условии, что он подписан ЭЦП обеих сторон.

***

Итак, обязательным условием обеспечения легитимности договора, заключаемого в электронном виде, является использование его сторонами электронной цифровой подписи, позволяющей идентифицировать личность каждого лица, подписавшего документ. Применяемая ЭЦП может быть как квалифицированной, так и простой. При этом последнее возможно только в том случае, если это не противоречит положениям действующего законодательства, а также закреплено положениями дополнительного соглашения, заключенного сторонами.

Многие организации уже давно стали активными пользователями систем, предусматривающих электронный документооборот. Но в процессе своей деятельности они часто сталкиваются с такими препятствиями, как контролирующие органы. Это связано, прежде всего, с применением такого элемента системы, как электронный договор.

Договор в электронном видеВ большинстве случаев налоговые или другие службы отказываются от признания в действительности подобных документов, поскольку не особо знакомы с аналогичными формами и способами проверки их юридической значимости. И все это при том, что закон не запрещает составлять и пользоваться подобными договорами.

По каким параметрам определяют юридическую значимость договоров в электронной форме?

Практически для любых сделок, проводимых в организации, закон предусматривает именно бумажную форму, но при его составлении должны учитываться следующие моменты (согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации):

  • метод, используемый в процессе заключения сделки;
  • способ, применяемый для осуществления подписи.

Именно поэтому компаниям, в которых преимущество отдается таким составляющим информационной системы, как электронные договора, необходимо помнить про то, каким образом будет осуществляться обмен между сторонами, и про то, как они его подпишут.

Как правильно подписать договор в электронной форме?

В данном случае компания вправе выбирать. Она может использовать один из двух типов аналогов собственноручной подписи, которые предусматривает наше законодательство. Это может быть как факсимиле, так и электронная цифровая подпись.

Второй вариант встречается наиболее часто, поскольку значительно упрощает проведение всевозможных сделок как внутри предприятия, так и за его пределами, то есть с партнерами. Несмотря на наличие юридически возможных способов подписания таких документов, законность электронного договора-оферты по-прежнему может быть утверждена посредством других допустимых аналогов собственноручной подписи. Свободный выбор также относится и к порядку заключения сделок.

Методы заключения договоров, разрешенные законом

Существует два способа составления документов между сторонами:

  1. При помощи отправки бумажного договора. Для этого одна из сторон составляет необходимый документ, подписывает его надлежащим образом, а затем передает другой стороне при помощи использования электронных средств связи, то есть через почтовый ящик электронной почты. Согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ, именно такой способ позволяет идентифицировать отправителя договора и, соответственно, признать законность сделки.
  2. Электронная форма договора. При выборе такого метода одна сторона должна создать документ именно в информационной системе организации. Подлинностью проведенной сделки будет являться тот факт, что другая сторона начала выполнять все условия, указанные в составленном договоре.

Основные советы компаниям, планирующим использовать электронные договора

Как заключить электронный договорЕсли компании-партнеры приняли решение об использовании удаленного способа заключения сделок, то они смело могут начинать применять подобный метод, поскольку он не запрещен российским законодательством. При этом обе стороны обязаны указывать в своих документах тот важный момент, что они признают договор в электронном виде юридически значимым, а также имеющим в качестве собственноручной подписи ее определенный аналог.

Что касается подписи, то этот неотъемлемый элемент должен согласовываться предварительно между компаниями. В качестве таких средств можно использовать как адрес электронного почтового ящика, так и личные данные для входа на сайт. Первый вариант является более надежным, поскольку его можно будет использовать как полноценное доказательство на судебных разбирательствах, касающихся каких-либо рабочих вопросов. Этот адрес можно признать в качестве своеобразной электронной цифровой подписи, но которая не имеет какой-либо юридической значимости.

Подтверждение подлинности

В такой ситуации обязательным является сохранение всей поступающей или отправляемой информации на электронных почтовых серверах, поскольку на суде будет недостаточным предоставление файлов с вашего личного компьютера. Помимо этого, настоятельно рекомендуется осуществить платеж (можно аванс) по проведенной между сторонами сделке. Для этого необходимо произвести банковскую оплату, в которой указать следующие данные:

  1. Адрес электронного почтового ящика либо только плательщика, либо плательщика и получателя средств.
  2. Используемый для заключения сделок аналог собственноручной подписи.
  3. Номер самого документа, по которому производится оплата.
  4. Дата и время его составления.

Электронная форма договора, в соответствии с которой была произведена оплата с указанием требуемых реквизитов, также позволит использовать эти данные для оспаривания возникших конфликтов между сторонами сделки. Данный пункт предусмотрен в законодательстве Российской Федерации, а именно в п. 2 ст. 434 ГК РФ. Кроме того, посредством такого способа можно будет идентифицировать личности обеих сторон.

У вас есть возможность применить в качестве дополнительного элемента факсимиле, которое будет также подтверждать подлинность документов, так как представляет собой копию собственноручной подписи.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *