Использование служебного автомобиля

Компания «КонсалтикаПлюс» » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Директор использует ГСМ, какими документами оформить и какие налоги при этом возникают?

Ответ:

Работнику, которыйс согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужновыплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещатьработнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты наГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188ТК РФ).

НДФЛи страховыми взносами компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотреннойписьменным соглашением с работником, не облагаются (Письмо Минфина от23.01.2018 N 03-04-05/3235).

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация,и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере,предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272НК РФ). При использовании легкового автомобиля эти расходы можно учесть тольков сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст.346.16 НК РФ, п. 1Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, ПисьмоМинфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366):

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2 000 куб. см включительно

1 200

свыше 2 000 куб. см

1 500

Сумма, которуюможно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника,законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой)определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Проводки по выплате компенсации

Д 26 (20, 44) — К 73

Начислена компенсация за использование личного автомобиля

Д 73 — К 51 (50)

Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

Когда сотрудникиспользует для служебных целей личное авто, компания должна компенсироватьизнос машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку.Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатитькомпенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды(безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, каквыгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании иналоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся сдоговором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь отбезвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требованиеиз пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться нарыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получитденег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильныхрасходов. Ему это невыгодно.

Налог на прибыль (единыйналог при УСН). Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговыхрасходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива.Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе(подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинствоорганизаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере,в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативыкомпенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановленияПравительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

1200 руб. – для легковушек с рабочимобъемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

1500 руб., если объем двигателя больше 2000куб. см;

600 руб. – для мотоциклов.

Когда сотрудник управляетгрузовиком, в расходах можно учесть всю сумму.

Компенсацию в расходыможно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить суммунедостаточно.

Перейдем к компенсациирасходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ идругие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.Поэтому одновременное списание компенсации и стоимости ГСМ приведет к спорам сИФНС. Допустим, компенсация за использование личного автомобиля работника ворганизации равна 1200 руб. ежемесячно. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только1200 руб.

НДФЛ с компенсацииудерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. ПричемНДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив поприбыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору(письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013г. № 03-04-05/24421).

Страховые взносы тоже неначисляются.. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении сработником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. №14-03-11/08-13985.

Как использоватьавтомобиль работника по договору аренды

Договор аренды.Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину –заключить с сотрудником договор аренды. Есть два вида договора арендытранспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, чтосотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги поуправлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работниктолько предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить ссотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Дело в том, чтоарендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него естьработники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступаетсотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

Для подтверждениярасходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланкможно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В актеподробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, годвыпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля.Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 какарендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства огосударственной регистрации.

Арендная платаустанавливается по соглашению сторон (сотрудника и работодателя). Как правило,сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д.Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.Рекомендуем установить в договоре арендную плату не в виде фиксированногоплатежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведьсотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует толькоон, то машина будет простаивать. Приостанавливать же договор на время отпускаили болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно.Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Налог на прибыль (единыйналог при УСН). Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах каккомпании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды безэкипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля:бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если,конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное. ГСМ, ремонт и другие расходына содержание арендованного ТС можно списать в расходы без проблем.

НДФЛ. У договора арендыесть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания,которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфиннапоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. №03-04-06/33598.

Страховые взносы . Есливы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно.В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвитияобъяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по такимдоговорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также необлагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация из практики.

Вопрос:

Директорорганизации (ООО) ездит на служебной машине и управляет ею сам. Заправляетмашину в выходные дни. График работы директора — пятидневная рабочая неделя,рабочее время с 10.00 до 18.30, рабочий день — ненормированный. Путевые листысоставляются раз в месяц по форме, разработанной организацией. Нормырасходования ГСМ утверждены приказом руководителя для зимнего и летнеговремени. К тому же директор пользуется платной дорогой (по дороге на работу идомой).

Принимается ли в целяхналогового учета стоимость ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни (т.е. внерабочего времени, указанного в трудовом договоре с директором), а такжестоимость проезда по платной дороге?

Ответ:

Налоговый учет стоимостиГСМ по чекам АЗС

В соответствии с пп. 5 п.1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика наприобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологическиецели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственныхнужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и(или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.

Согласно пп. 11 п. 1 ст.264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией,являются, в частности, расходы налогоплательщика на содержание служебноготранспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видовтранспорта).

На основании п. 1 ст. 252НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученныедоходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных вст. 270 НК РФ).

Расходами признаютсяобоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях,предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные)налогоплательщиком.

Обоснованные расходы -это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденныедокументами, которые оформлены в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота,применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведенысоответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающимипроизведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом окомандировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе всоответствии с договором).

Расходами признаютсялюбые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности,направленной на получение дохода.

В целях признания дляцелей налогообложения расходов на горюче-смазочные материалы для автомобиля,управляемого и используемого директором, кроме подтверждения этих расходовпервичными документами, которые свидетельствуют о факте приобретения ГСМ(например, чеками АЗС), следует документально подтвердить экономическуюоправданность и производственную направленность данных расходов.

С 1 января 2013 г.вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерскомучете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетныхдокументов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетнойдокументации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Закона N 402-ФЗ).При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленныев ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Вместе с тем, какразъясняется в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силус 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «Обухгалтерском учете» (далее — Информация N ПЗ-10/2012), обязательными кприменению продолжают оставаться формы документов, используемых в качествепервичных учетных документов, установленные уполномоченными органами всоответствии и на основании других федеральных законов.

Соответственно,самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа должна содержатьобязательные реквизиты, как предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так иуказанные в разд. II «Обязательные реквизиты путевого листа» ПриказаМинтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательныхреквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152),поскольку данный Приказ был издан во исполнение требований Федерального законаот 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземногоэлектрического транспорта» (ст. 6).

Организации вправе такжеприменять унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля (форма N3), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, принеобходимости добавив или удалив часть реквизитов.

Напоминаем, что наосновании требований ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все применяемые организациейформы первичных учетных документов, в том числе разработанные на основеунифицированных форм, должны быть утверждены руководителем организации либоотдельным распорядительным документом, либо в составе учетной политики дляцелей бухгалтерского учета.

Согласно п. 10 разд. III»Порядок заполнения путевого листа» Приказа Минтранса России N 152путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.Соответственно, для оформления путевых листов организации вправе предусмотретьлюбой срок, но не более одного месяца.

Следует отметить, что вупомянутом Приказе Минтранса России в качестве обязательного реквизита путевоголиста не указан маршрут следования. Вместе с тем согласно разъяснениямофициальных органов информация о маршруте следования автомобиля позволяетподтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и,соответственно, служит доказательством экономической обоснованности расходов наГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода, исходя изтребований ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129,УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N20-12/035154, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).

В судебных актах, вкоторых была поддержана позиция налоговых органов по вопросу о правильностизаполнения путевых листов, уточняется, что путевой лист, не содержащий всоставе своих реквизитов информацию о конкретном пути следования автомобиля суказанием наименования организации и адреса, не может подтверждатьосуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ в служебных целяхи свидетельствовать об обоснованности этих расходов.

Такие выводы приведены вПостановлениях:

— ФАС Поволжского округаот 21.05.2013 N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 NВАС-11880/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);

— ФАС Поволжского округаот 20.06.2013 N А55-26509/2012 (Определением ВАС РФ от 07.10.2013 NВАС-13642/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАСВосточно-Сибирского округа от 21.10.2009 N А33-13602/08 и от 06.08.2008 NА78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08;

— ФАС Восточно-Сибирскогоокруга от 16.07.2010 N А33-10451/2009 (Определением ВАС РФ от 11.10.2010 NВАС-13567/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от21.10.2009 N А33-13602/08.

В то же время естьпримеры судебных актов, подтверждающих, что отсутствие информации о путиследования автомобиля не может служить основанием для непризнания расходов наГСМ. Согласно выводам судов отсутствие в путевых листах информации о маршрутахследования не дает оснований считать, что фактически организация использовалаавтомобиль не для служебных целей, поскольку такая информация средиобязательных реквизитов путевого листа в Приказе Минтранса России N 152 неупоминается (Постановления ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 NА55-19369/2012, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.2012 N А25-1314/2011, от31.08.2011 N А53-26379/2010, ФАС Московского округа от 29.02.2012 NА40-63465/11-116-182, от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 20.07.2010 NКА-А40/7436-10, от 26.01.2010 N КА-А40/15099-09, от 08.12.2009 NКА-А40/13500-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 N А56-4991/2009 идр.).

Наличие довольно обширнойарбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие указания в путевомлисте маршрута следования служебного автомобиля, включая наименованиеорганизации и адреса, может повлечь за собой возникновение налоговых рисков вотношении расходов на ГСМ.

Таким образом,представляется целесообразным включить в состав реквизитов формы путевоголиста, в том числе подлежащего заполнению руководителем, кроме адресаместонахождения пункта назначения, наименование организации (учреждения), куданаправлялось служебное транспортное средство.

Что касается вопроса опризнании в целях налогообложения расходов на приобретение директором ГСМ почекам АЗС, выданным в выходные дни, то, по нашему мнению, имеет значение нефакт приобретения ГСМ в выходные дни, а время (период) использования этих ГСМ.Например, ГСМ приобретены в воскресенье вечером для их дальнейшегоиспользования с начала трудовой недели в течение рабочего времени руководителя,установленного трудовым договором, что будет подтверждаться путевыми листами,которые составлены с учетом приведенных требований.

В Постановлении ФАСМосковского округа от 03.02.2009 N КА-А40/96-09 была рассмотрена схожаяситуация.

Установив, что автомашины,управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам, выезжали из гаражане раньше 9.00, а возвращались не позднее 18.00, тогда как согласно кассовымчекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9.00, либо после 18.00,налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учетупри исчислении НДФЛ. Однако в организации пояснили, что на основании приказовлегковые автомобили были переданы лицам, допущенным к управлению, наответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки напредприятии. Названными приказами предусмотрено, что указанным работникамрасходы возмещаются по авансовым отчетам, связанным с приобретением ГСМ вовнерабочее время. При этом установлено, что приобретение ГСМ во внерабочеевремя обосновано целью беспрепятственного выезда на линию на следующий день.

Поскольку обслуживаниеавтотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо передвыходом на линию (работу), включая заправку ГСМ, является объективнонеобходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса,суд указал, что факт перегона транспортного средства от места нахождения заводак месту жительства водителя, принявшего транспортное средство на ответственноехранение, не свидетельствует об использовании указанного средства иприобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.

В Постановлении ФАСМосковского округа от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2, в котором суд такжеподдержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ,в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностьюобщества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетамиводителей, приказом о сменной работе водителей.

Вместе с тем обращаемвнимание на Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 N А41-20691/11.По мнению налогоплательщика, учитывая разъездной характер работы директора иего заместителя, расходы на оплату бензина, автозапчастей и мойки автомобиля, атакже командировочные расходы включаются в состав расходов на содержаниеслужебного транспорта. При этом не имеет значения, что расходы понесены ввыходные и праздничные дни, поскольку это не доказывает факта использованияавтомобиля в непроизводственных целях.

Как указал суд, признаваяпозицию налогоплательщика неправомерной, подотчетные лица налогоплательщика заналичный расчет оплачивали услуги по мойке автомобиля и приобретали ГСМ.Поскольку инспекция установила, что расходы понесены не в регионе деятельностиобщества в дни, когда работники не направлялись в командировку (в том числе ввыходные и праздничные дни), а представленные документы не позволяютидентифицировать автомобили, то эти расходы не отвечают требованиям ст. 252 НКРФ как не подтверждающие их производственную направленность.

Кроме того, судсогласился с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды,полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения расходов наГСМ и услуг автомойки и подлежащей обложению НДФЛ.

Следовательно, если ГСМиспользованы директором для служебных поездок в выходные дни, что должноподтверждаться надлежащим образом заполненными путевыми листами, необходимотакже учитывать следующее.

Директор, с однойстороны, является руководителем — единоличным исполнительным органоморганизации, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовыевопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовомудоговору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом(работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудовогоправа в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 ТК РФ, ст. 40 Федеральногозакона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченнойответственностью», далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью).

Работодателем поотношению к руководителю является общее собрание участников ООО илиединственный участник (пп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченнойответственностью).

Положения ст. 100 ТК РФпредусматривают возможность использования различных режимов рабочего времени, втом числе работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорийработников.

Согласно ст. 101 ТК РФненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым пораспоряжению работодателя при необходимости отдельные работники могутэпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределамиустановленной для них продолжительности рабочего времени.

Таким образом, дляработника, работающего по графику пятидневной рабочей недели, условие оненормированности рабочего дня означает лишь эпизодическое увеличениепродолжительности его рабочего времени и не может служить основанием для егопривлечения к работе в выходные дни.

Аналогичный вывод следуетиз Письма Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1: введение ненормированного рабочегодня для работников не означает, что на них не распространяются правила,определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени ит.д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дниеженедельного отдыха и праздничные дни.

Привлечение работников,которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные днидолжно осуществляться с применением положений ст. ст. 113 и 153 ТК РФ.

Следует помнить, чторабота в условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), в выходные ипраздничные дни (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ), сверхурочная работа (ст. ст. 99, 152ТК РФ) — это самостоятельные режимы труда в условиях, отклоняющихся отнормальных (ст. 149 ТК РФ, Письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1). Поэтому,если служебный автомобиль, управляемый директором, будет использоваться впроизводственных целях в выходные дни, должен соблюдаться установленный порядокоформления привлечения руководителя к работе в выходные дни и оплаты его труда(ст. ст. 113 и 153 ТК РФ).

Несоблюдение требованийназванных норм ТК РФ является нарушением трудового законодательства, за котороеорганизация может быть привлечена к административной ответственности всоответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, выполнение вотношении руководителя указанных требований трудового законодательства наряду снадлежащим заполнением путевых листов позволит признать обоснованными для целейналогообложения расходы по ГСМ, приобретенным и использованным в выходные днидля совершения служебных поездок.

Так, УФНС России по г.Москве в Письме от 19.06.2006 N 20-12/54213@ сообщило, что для признаниярасходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверхнормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибылинеобходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннегораспорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учетасверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.

Например, в Постановленииот 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимостьтоплива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов,установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказыруководителя о сменной работе водителей.

Однако с учетом того, чторуководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе ввыходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участниковобщества либо последние на основании протокола общего собрания участниковпредоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе ввыходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор,заключенный с директором.

Вопрос: Организациявыплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей вслужебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она,наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемыесотрудникам?

Ответ: Нет, не вправе,поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленныхзаконодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессеэксплуатации автомобилей, в том числе стоимость ГСМ.

Обоснование: На основаниипп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством иреализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использованиедля служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм,установленных Правительством РФ.

Эти нормы утвержденыПостановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и на сегодняшний деньсоставляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб.см включительно — 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб. в месяц.

Таким образом,налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налога наприбыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личноголегкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условиисоблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Поскольку в размерахвышеуказанных компенсаций, предусмотренных законодательством, учтено возмещениезатрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт),стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личныйавтомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в составрасходов, то есть помимо сумм названных компенсаций, выплачиваемых работникамза использование личных автомобилей в служебных целях. К такому выводунеоднократно приходил Минфин России в своих письмах, отвечая на аналогичныезапросы налогоплательщиков (см. Письма от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от19.08.2016 N 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).

В связи с этим считаем,что налогоплательщику гораздо выгоднее заключить с работником договор арендытранспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГКРФ). В этом случае он сможет признать в целях налогообложения большую суммузатрат, связанных с использованием автомобиля в служебных целях (при соблюденииусловий ст. 252 НК РФ).

Подборка материалов по данному вопросу.

Типовая ситуация:Как выплатить и учесть компенсацию за использование личного автомобиляработника в служебных целях (Издательство «Главная книга», 2018){КонсультантПлюс}

Вопрос: Организациявыплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей вслужебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она,наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемыесотрудникам? («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2017, N 7){КонсультантПлюс}

Амортизация автомобиля — это процент его изношенности, и его принято выражать в финансовых показателях. Об этом и поговорим сегодня.

Формулы и важные сведения для расчета

Амортизация автомобиля — это процент его изношенности, который выражается в финансовых показателях. Данная величина играет большую роль в процессе:

  • получения страхового возмещения после ДТП;
  • оформления налоговых платежей и вычетов, если автомобиль принадлежит предприятию или индивидуальному предпринимателю.

Основные факторы, которые влияют на процесс увеличения изношенности автотранспортного средства или отдельных его деталей таковы:

  • страна производства (автомобили иностранного производства более износостойкие по сравнению с российскими);
  • условия эксплуатации;
  • величина пробега;
  • регион регистрации ТС;
  • возраст машины (до 5 лет, от 5 до 7 лет, старше 7 лет и так далее).

Для получения данных по амортизации используются формулы (зависимо от способа расчета):

  • линейный (балансовая стоимость авто Х годовая амортизационная форма);
  • по километражу (сумма естественного износа : пробег).

Как амортизировать купленный автомобиль, расскажет видео ниже:

Как рассчитать амортизацию автомобиля

Амортизация легкового автомобиля рассчитывается таким способом:

  • за основу необходимо взять стоимость транспортного средства при его покупке;
  • далее важно найти срок полезного использования автомобиля. Все зависит от той амортизационной группы, к которой принадлежит данная марка;
  • единицу поделить на срок полезного использования ТС (получится число меньше ;
  • полученное число умножить на стоимость ТС при покупке.

Это и будет сумма амортизации легкового авто.

Существует другой способ расчета уровня изношенности автомобиля, который заключается в следующем:

  • проводится вычисление расчетного износа по специальным формулам;
  • полученное число умножается на балансовую (стоимость при покупке) цену автосредства.

Расчет амортизации авто на 1 километр проводится так:

  • ведется учет стоимости всех затрат по уходу за вашим транспортным средством (охладительные жидкости, масла, стоимость расходных материалов) за год;
  • высчитывается километраж, который преодолел ваш автомобиль за 12 месяцев;
  • расходы делятся на километраж, в результате чего получается стоимость амортизации автомобиля на 1 километр его пути.
Амортизация личного автомобиля в служебных целях просчитывается с учетом данных из таблиц, которые размещены в РД 37.009.015-98 (с Изменениями N 1, N 2, N . Важно учитывать, что износ авто, которое используется в коммерческих целях, будет намного больше, чем естественное старение машины, которой пользуется семья для личных нужд.

Примеры расчета амортизации авто даны в этом видео:

Примеры

Теперь рассмотрим примеры расчета амортизации автомобиля.

Сначала рассчитаем по линейному методу. ООО использует автомобиль Ford Transit 2014 года выпуска. Сейчас на улице 2017 год. Автомобиль был приобретен по цене 1 миллион 726 тысяч рублей. Общий пробег на данный момент составляет 65000 километров.

По линейному методу берется срок полезного использования. Согласно норм Постановления Правительства РФ от 1.01 2002 г. № 1 автомобили могут относится к 3, 4 и 5 группе амортизации. В нашем случае будет браться 3 группа (от 3 до 5 лет полезного использования). Для получения суммы амортизации мы должны провести следующие действия:

  1. 1:5 =20% в год автомобиль теряет в своей стоимости;
  2. 20%х3=60% (ТС используется уже 3 года);
  3. 1 726 000Х60% = 1035600 (потерянная стоимость);
  4. 1726000-1035600 = 690400 (цена автомобиля после 3 лет использования).

Теперь проведем расчет по километражу пробега с использованием данных по расчетному износу на 1000 километров (Приложение И к РД 37.009.015-98(с Изменениями N 1, N 2, N . Данный автомобиль можно отнести к группе авто среднего класса с габаритами от 3,9 до 4,4 метра. Расчетный износ на 1000 километров пробега для данной группы автомобилей составляет 0,3%. Исходя из имеющихся данных проводим необходимые вычисления:

  1. 0,3% х 65 (пробег авто в тысячах км.)= 19,5%;
  2. 1 726 000 Х 19,5% = 336570;
  3. 1 726 000 — 336570 = 1 389430.

Проведем расчет амортизации на 1 километр. Для этого необходимо сумму естественного износа поделить на километраж пробега машины: 336570 : 65000 = 5,17 рубля

Еще один способ — это расчет по сумме чисел годов полезного использования машины. Для проведения расчетов по данному способу делаем такие действия: 1 +2 +3+ 4+ 5= 15.

Проводится расчет амортизации по годам. Способ предусматривает постепенное уменьшение амортизационных отчислений, поэтому за 3 года сумма амортизации будет такова:

  1. 5 :15 Х 1726 = 575,33 тыс. рублей;
  2. 4 :15 х 1726 = 460, 26 тыс. рублей;
  3. 3 :15 Х1726 = 345,2 тыс. рублей;
  4. 575,33 + 460,26+ 345,20 = 1380,79 (1 миллион 380 тысяч 790 рублей).

Остаточная стоимость автомобиля составляет 1 726 000 — 1 380 790 = 346 000 рублей.

Итак, после просчетов амортизации ТС несколькими способами, можно понять, что получить одинаковую четкую цифру практически невозможно.

Онлайн- калькулятор

Некоторые ресурсы в интернете предлагают рассчитать уровень износа автомобиля в режиме онлайн. Для получения процента необходимо в первую очередь знать тип вашего автомобиля:

  • легковой отечественного производства;
  • иномарка;
  • тягач;
  • грузовой автомобиль с подтипами;
  • автобус и т.д..

Правила заполнения информации в диалоговом окне таковы:

  • выбирается тип авто;
  • вводится срок гарантии от сквозной коррозии;
  • вводится дата выпуска машины;
  • отображается информация про пробег в километрах;
  • после введения данных необходимо нажать кнопку «Рассчитать».

Через несколько секунд будет получен ответ.

Износ автомобиля и методика его расчета рассмотрены в данном видео:

Работник

  • Лицо, работающе на основании трудового договора

  • Чиновник (часть 1 статьи 13 Закона о подоходном налоге)
  • Член органов управления и контроля (статья 9 Закона о подоходном налоге)
  • Физическое лицо, которое продаёт работодателю товары в течение периода, превышающего шесть месяцев

  • Лицо, работающее или оказывающее услуги на основании договора подряда или поручения либо иного обязательственного договора

Перевозка работников

Специальными льготами не считаются расходы на перевозку работников с места жительства к месту работы и обратно, если:

  1. использование общественного транспорта не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств

  2. работник с ограниченными возможностями здоровья не имеет возможности пользоваться общественным транспортом, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности

  3. работодатель организует для работников, работающих на основании трудового договора, перевозку на транспортном средстве, в котором не менее 8 посадочных мест или на автобусе в значении Закона о дорожном движении

  4. место жительства работающего на основании трудового договора работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы

Поскольку налоговая льгота не распространяется автоматически на все расходы, понесённые работодателем для организации перевозок между местом жительства и местом работы работников, то необходимо определить соответствие понесённых расходов принципам, установленным в части 5¹ статьи 48 Закона о подоходном налоге.

С 1 января 2020 года расходы на билеты в общественном транспорте, используемом для перевозки работников между местом проживания и местом работы, не облагаются налогом в качестве специальной льготы.

Организованная работодателем перевозка работников

Для применения налоговой льготы необходимо вести учёт, на основании которого можно установить все существенные для применения налоговых льгот факты. Для применения данного положения существенную роль играет содержание понятия «использование общественного транспорта при разумных затратах времени и денежных средств».

Неразумные затраты времени и денежных средств могут быть обусловлены следующими обстоятельствами:

  • у работника отсутствует возможность добираться до работы общественным транспортом, так как рабочий день начинается или заканчивается в то время, когда общественный транспорт уже не работает (как в случае работы по сменам, так и в ситауции, когда имеют место сверхурочные работы);

  • место работы расположено на территории, куда нет доступа общественному транспорту;

  • общественный транспорт доступен, но могут возникнуть нерациональные затраты времени и денежных средств в случае, когда при использовании общественного транспорта нет прямого маршрута между работой и домом, и нужно делать многочисленные пересадки. Могут быть ситуации, когда расписание автобусов таково, что использование общественного транспорта сопровождается неразумными затратами времени (работник должен значительно раньше начала рабочего дня прибыть на работу или, после окончания рабочего дня может значительно позже вернуться домой, или значительные затраты времени в сравнении со временем, потраченным на весь путь, возникают в связи с пересадками, или характер работы таков, что невозможно использовать гибкий график начала или окончания рабочего времени).

Определяющим не может быть то обстоятельство, что преодоление пути на общественном транспорте в сравнении с использованием легкового автомобиля значительно медленнее. Сравнение не делается между временем, затрачиваемым на преодоление пути общественным транспортом или легковым автомобилем, сравнение основывается на обычном времени, проведённом на общественном транспорте (например, если имеет место маршрут по городу, тогда следует учитывать, что при преодолении расстояния 10 км гораздо больше времени тратится при использовании общественного транспорта, чем при езде на автобусе междугородних линий по шоссе). Известно, что при движении общественный транспорт совершает остановки, поэтому время, затраченное на остановки, само по себе не может считаться неразумным расходом времени в предложенных обстоятельствах. Поэтому при оценке разумности затрат времени сравнение только с самыми быстрыми возможными средствами передвижения (например, легковой автомобиль, самолёт) неуместно. В случае сравнения с более быстрым транспортным средством налоговая льгота распространилась бы на большинство действующих в Эстонии работодателей, однако целью данного положения было предоставление налоговых льгот тем работодателям, которые организуют перевозку работников, имеющих ограниченные возможности трудоустройства (в частности в сельских районах), а прибытие на находящееся в другом регионе рабочее место связано с необоснованными затратами времени и денежных средств, которые обусловлены недостаточно хорошей организацией общественного транспорта.

Льготы для работников с ограниченными возможностями

У работодателя есть возможность платить работнику с ограниченными возможностями здоровья компенсацию в связи с использованием личного моторного транспортного средства для поездок между местом жительства и местом работы, если невозможно использовать общественный транспорт, или использование общественного транспорта приведёт к значительному снижению способности к передвижению или работоспособности.

Установленные при использовании личного легкового автомобиля условия и ограничения действуют и в отношении используемого лицом с ограниченными возможностями здоровья личного моторного транспортного средства: предельная не облагаемая налогом ставка возмещения, выплачиваемая одному лицу, составляет, при ведении учёта поездок — 0,30 евро за километр, но не более 335 евро в календарный месяц на каждого выплачивающего возмещение работодателя. Компенсацию за использование личного моторного транспортного средства лицу с ограниченными возможностями здоровья можно выплачивать только в случае, если легковой автомобиль или моторное транспортное средство не находится в собственности или во владении работодателя.

Поездки между местом жительства и местом работы можно компенсировать только при ведении учёта. Если учёт не ведётся, то нет возможности выплачивать не облагаемые налогом компенсации при использовании моторного транспортного средства.

Использование личного легкового автомобиля

Если работнику компенсируются расходы на поездку до места работы в связи с использованием личного легкового автомобиля, так как от его места жительства до места работы невозможно к началу рабочего дня добраться общественным транспортом, тогда если работодатель желает компенсировать в календарном месяце без налогообложения до 335 евро, то следует исходить из порядка компенсации расходов, связанных с использованием личного легкового автомобиля, что означает, что следует вести учёт поездок, связанных с выполнением рабочих заданий, в т. ч. и поездок домой/на работу.

Для подтверждения фактических расходов порядок компенсации расходов не требует представления работодателю документов, подтверждающих расход.

Дополнительно к компенсации не предусмотрена дополнительная компенсация расходов на топливо, и если расходы на топливо компенсируют, то имеет место специальная льгота.

Однако можно компенсировать без налогообложения расходы на оплату парковки, если парковка была связана с выполнением рабочих заданий.

Дополнительная информация

  • Порядок ведения учёта и выплаты компенсации при использовании легкового автомобиля для выполнения служебных, рабочих и должностных заданий (на эст. языке)

Использование легкового автомобиля работодателя для перевозки работников

Если преодоление пути дом-работа-дом на общественном транспорте не представляется возможным при разумных затратах времени или денежных средств, тогда данные поездки считаются связанными с предпринимательством, и данные расходы не считаются специальной льготой.

Обязанность вести дневник поездок или подобный учёт отсутствует, но в каждом конкретном случае налогоплательщик должен иметь возможность доказать и обосновать тот факт, что поездка работника по маршруту дом-работа-дом не считается специальной льготой. Решение правления коммерческого объединения о том, что коммерческое объединение покрывает транспортные расходы на проезд работника по маршруту дом-работа-дом, не является достаточным обстоятельством для применения налогового освобождения.

Если нет возможности использовать легковой автомобиль для личных поездок, и легковой автомобиль работодателя используется исключительно для предпринимательских целей (в т. ч. и для совершения поездок по маршруту дом-работа-дом, если они связаны с предпринимательством), тогда следует сделать соответствующую отметку в Департаменте шоссейных дорог.

Перевозка работника, работающего на основании трудового договора

Дополнительно к выше перечисленному для перевозки работника, работающего на основании трудового договора, применяются дополнительные налоговые льготы.

У работодателя есть возможность выбрать:

  1. Использовать для перевозки работников по маршруту дом-работа-дом автобус или транспортное средство, в котором не менее 8 посадочных мест. Расстояние между местом жительства работника и местом работы не является определяющим (это значит, что перевозку работников можно осуществлять на автобусе и в пределах одного населённого пункта).

  2. Использовать находящийся в собственности или во владении работодателя легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  3. На основании расходных документов компенсируются расходы на транспорт вне зависимости от вида транспортного средства, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

  4. Работник использует личный легковой автомобиль, если место жительства работника находится на расстоянии не менее 50 километров от места работы.

Если работодатель и работник договорились, что работник будет использовать личный легковой автомобиль, тогда у работодателя есть возможность выбрать:

  • компенсировать поездки по маршруту дом-работа-дом на основании постановления, регулирующего порядок учёта поездок и выплаты возмещения при использовании личного легкового автомобиля (на основании дневника поездок, не более 335 евро в месяц) или

  • на основании расходных документов (чеки на приобретение топлива).

Данное положение распространяется также и на работников, которые едут на работу, например, из Киева в Таллинн.

Декларирование

Компенсация за использование личного легкового автомобиля в части, превышающей предельную норму, декларируется в приложении 4 декларации TSD, которая представляется к 10 числу следующего месяца. Налоговая обязанность со специальной льготы платится в обычном порядке на основании декларации TSD.

В декларации INF 14 работодатель должен отражать суммы компенсаций фактически выплаченных работнику в течение календарного года за использование личного легкового автомобиля на основании учёта поездок, в т. ч. и декларируемые в качестве специальной льготы. Декларация INF 14 представляется к 1 февраля следующего календарного года.

Налоговая обязанность

Налоговая обязанность возникает, если компенсация за использование личного легкового автомобиля при совершении поездок по маршруту дом-работа-дом (поездка связана с предпринимательством) выплачивается свыше предельной нормы.

Пример

Работник представил бухгалтеру дневник учёта поездок, в соответствии с которым работник использовал личный легковой автомобиль для совершения рабочих поездок, в т. ч. поездки, связанные с предпринимательством и поездки по маршруту дом-работа-дом, и пробег составил 1500 км (1500 × 0,3 = 450). Сумму, превышающую не облагаемую налогом предельную ставку 115 евро (450 − 335 = 115), следует продекларировать в качестве специальной льготы, и она будет облагаться как подоходным, так и социальным налогами.

Вопросы и ответы

1. Является ли оплата поездки с работы домой в ночное время на такси специальной льготой, если этого требует работа?

Если из-за режима работы работник не может использовать общественный транспорт для преодоления пути дом-работа или работа-дом, тогда покрытие документально подтверждённых расходов работника не рассматриваться в качестве специальной льготы.

2. Считается ли специальной льготой использование легкового автомобиля работодателя для совершения поездок на работу и с работы, если работник живёт в месте, куда не ходит общественный транспорт? Какие документы должны быть оформлены для подтверждения этого обстоятельства?

Если место работы находится в месте, где нет общественного транспорта, или если расписание общественного транспорта не совпадает с режимом работы, тогда можно использовать автомобиль работодателя для поездок между местом жительства и работой. Однако в данном случае при необходимости следует доказать налоговому управляющему, что ко времени начала работы невозможно было на общественном транспорте добраться до работы и после работы вернуться домой.

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

  • Должен ли работодатель компенсировать сотруднику затраты на интернет и повышенный расход электричества? — подробно вы узнаете из статьи «Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика».

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

НДФЛ

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Курсы для бухгалтеров
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Бухгалтерский учет компенсаций

Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *