Инвентарные номера

Важным аспектом контролирующих функций в бухгалтерии является присвоение инвентарных номеров объектам имущества. Делается это для того, чтобы облегчить учет и избежать путаницы, которая непременно возникнет, будь у компании чуть больше сотни непронумерованных объектов. Каким именно имущественным группам присваиваются инвентарные номера, и как это сделать – тема настоящей публикации.

Инвентарный номер: особенности

Итак, в целях обеспечения сохранности имущества фирмы, контроля его эксплуатации и состояния, объекты нумеруют. Однако присвоить инв. номер можно не каждому предмету. Обязательно нумеруются:

  • Объекты основных фондов, т.е. имущество, эксплуатируемое более 12 месяцев (сооружения, оборудование, транспорт, мебель и др.);
  • Нематериальные активы, т.е. программные продукты, бренды и др.;
  • Непроизводственные активы (природные ресурсы – водные, земельные, лесные и т.п.).

Существует определенный порядок: инвентарный номер присваивают в процессе принятия объекта к учету, после чего он становится инвентарным объектом. Коды указывают в актах приемки объекта, учетных карточках. Не подлежат нумерации предметы ценой до 3000 руб., исключение составляют библиотечные фонды, объекты которого нумеруются сплошным порядком.

Что обозначает инвентарный номер

Законодателем не оговорен порядок присвоения номеров. Компании разрабатывают его самостоятельно, закрепляя в учетной политике. При этом соблюдаются условия:

  • Порядка числового ряда;
  • Уникальности номера, т. е. без дублирования кода.

Небольшие фирмы вправе использовать простую нумерацию (1,2,3 и т.д.). Крупные разрабатывают регламент составления инвентарного номера, учитывая структурность производства. В нем, например, зашифрованы коды:

  • Филиала компании;
  • Структурного подразделения;
  • Кода внутри подразделения и др.

Как присвоить инвентарный номер

Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.

На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.

Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.

Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.

Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.

Инвентарный номер: пример присвоения

Нумеруют объекты в соответствии с кодами, применяемыми на предприятии.

Рассмотрим, как присвоить инвентарный номер мебели.

Локомотиворемонтным заводом закуплена производственная мебель, предназначенная для обустройства кабинета с коммутаторным оборудованием – специальный шкаф из композитных материалов. Он передан в цех эксплуатации, являющийся подразделением № 3 филиала ОАО РЖД — Дирекции тяги № 2. Допустим, что номер объекта по внутрицеховому перечню – 12536. Последний присвоенный инвентарный номер — 0251.

Шкаф относится к 4-й амортизационной группе «Инвентарь производственный и хозяйственный». Конечный код будет, например, таким – 23125360252, т.е.:

  • 2 – код филиала;
  • 3 – код подразделения;
  • 12536 – № объекта внутри цеха;
  • 0252 – порядковый номер объекта в компании.

Осень — горячее время для бухгалтера. Надо сдать отчетность, решить какую систему налогообложения применять в следующем году, подумать над возможными изменениями в учетной политике… А венчает этот список неотложных дел инвентаризация, которая проводится для сверки данных бухучета с реальностью. Основа инвентаризации — система номеров, которые присваиваются объектам. В настоящей статье мы приведем несколько простых правил нумерации, которые помогут облегчить работу бухгалтера.

Вводная информация

Инвентаризация заключается в фактическом подтверждении наличия у организации активов, заявленных в бухучете, т.е. в сверке фактических и учетных данных (ст. 11 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — закон о бухучете). Для проведения такой проверки каждому объекту заранее присваивается специальный инвентаризационный номер. Законодательство, регулирующее бухучет в коммерческих организациях, никаких особых требований к этим номерам не предъявляет. В результате бухгалтеры нумеруют объекты, что называется, как бог на душу положит, что, зачастую создает сложности при инвентаризации. Особенно если номера присваивал один главбух, а инвентаризацию проводит уже другой. Однако есть способы упорядочить эту сторону деятельности бухгалтерии, сделав учет объектов простым, удобным и прозрачным.

Требования к номерам

По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.

Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.

Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.

Как построить систему нумерации

Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.

Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.

Наносим номер правильно

Обычно инвентарные номера наносят непосредственно на объект. Однако и тут есть нюансы. Первым делом, стоит конкретизировать, куда именно наносится номер. Это значительно упростит сам процесс инвентаризации, т. к. комиссия будет точно знать, где искать номер и ей не придется осматривать объект со всех сторон в поиске «заветных» цифр. Кроме того, такой подход улучшит эстетический вид объектов — они будут выглядеть опрятно даже спустя много лет.

Например, можно установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.

Наконец, некоторые объекты слишком малы, чтобы на них можно было нанести номер. В таких случаях номер можно вообще не наносить, о чем необходимо сделать пометку в инвентарной карточке. При этом желательно настроить учетную программу таким образом, чтобы бухгалтер мог быстро сформировать список таких немаркированных объектов с указанием места их физического расположения. Это ускорит процесса их инвентаризации.

Документальное оформление

Ну и в заключение скажем несколько слов о документальном оформлении всех вышеприведенных правил. Как мы уже говорили, законодательно «бухгалтерская нумерология» никак не регламентирована. Это значит, что внедрить перечисленные правила организация может самостоятельно, утвердив соответствующий локальный акт.

Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.

Лучше, на наш взгляд, использовать другой вариант — внести правила нумерации объектов в Положение о проведении инвентаризации в организации. В таком документе правила нумерации будут смотреться вполне логично. Да и ознакомиться с ними не лишним будет не только бухгалтеру, но и любому сотруднику, включаемому в инвентаризационную комиссию.

Наконец, можно утвердить в организации и отдельный документ — Положение о порядке присвоения инвентарных номеров.

Организации нужно знать, как присвоить инвентарный номер, когда она вводит в действие основные средства для осуществления своей деятельности. Все ОС должны подлежать учету. Единицей бухгалтерского учета основных средств считается инвентарный объект. Это объект, обладающий определенными свойствами, необходимыми для реализации конкретных дел. Если основное средство имеет ряд составных частей, различающихся по назначению и функциям, то каждой из них присваивают отдельный инвентарный номер.

Каждому основному средству, определенному как инвентарный объект, должен быть присвоен свой инвентарный номер. Это необходимо для того, чтобы вести учет ОС и контролировать их сохранность. Номера проставляют на объекты с помощью нанесения краски, крепления бирки и другими способами.

Присвоение инвентарных номеров

1. Рекомендации о том, как присвоить инвентарный номер, содержатся в Методических указаниях по бухгалтерскому учету ОС. Ими определено, что инвентарный номер, присваиваемый объекту основных средств, будет отражать этот объект при бухгалтерском учете на протяжении всего периода использования этого ОС в организации.

2. Каждой части инвентарного объекта, имеющей свои сроки функциональности, присваивается отдельный . То есть одно основное средство может иметь несколько номеров в зависимости от количества частей. Если же инвентарный объект, несмотря на наличие составных частей, не разграничивается на них по срокам полезности и применяется целостно, ему присваивается один инвентарный номер основного средства.

3. Инвентарный номер сохраняется за основным средством и при перемещениях объекта внутри одной организации. Если инвентарный объект используется предприятием по договору аренды, за ним сохраняется тот номер, который дал ему арендодатель.

4. Если присвоение инвентарных номеров зафиксировано в особом документе, то порядок их составления не регламентирован. Эта обязанность возложена на сами организации, поэтому перед тем, как приступить к формированию инвентарных номеров, рекомендуется составить какой-либо внутренний акт организации, определяющий последовательность создания номеров основных средств.

5. Формирование инвентарных номеров может быть основано на номере бухгалтерского учета, по которому учитывается инвентарный объект. При наличии в организации филиалов их нумерация может быть включена в инвентарные номера. Если основных средств немного, имеет смысл присваивать им номера по порядку. При этом желательно фиксировать инвентарные номера в специальном журнале учета.

Как присвоить инвентарный номер, расписано в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, а как формировать номера – решайте сами, законодательство дает организациям такую возможность.

Здесь есть два требования: 1) Инвентарный номер должен быть уникальный. То есть, не должно быть более одного основного средства с одним и тем же инвентарным номером. Также в п. 46 приказа № 157н указано, что после списания основного средства недопустимо повторно использовать его инвентарный номер. 2) Инвентарный номер должен быть «порядковым». Таким образом, законодательство не устанавливает никаких требований к количеству разрядов в инвентарном номере основного средства и содержанию этих разрядов. Согласно п. 46 Инструкции № 157н, присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Как присвоить инвентарный номер в 1с?

Способы нанесения инвентарного номера на основные средства:

  • прикрепление жетона с номером;
  • нанесение номера краской;
  • иные способы, обеспечивающие сохранность маркировки (гравировка, штамповка, сварка и т.п.).

Если основное средство является комплексом конструктивно сочлененных объектов, т. е. состоит из обособленных элементов, составляющих вместе единое целое, то на каждом элементе комплексного основного средства указывается единый инвентарный номер, присвоенный всему комплексу в целом. При отсутствии возможности нанесения инвентарного номера на основное средство из-за особых требований к его эксплуатации инвентарный номер не проставляется.

Данный факт отражается в бухгалтерском учете с указанием соответствующего основного средства без нанесенного инвентарного номера. Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.

Учет основных средств

При вводе нового шаблона следует указать в реквизите «Длина инвентарного номера» количество символов в коде инвентарного номера (не более 30 символов). Шаблон может состоять из составных частей и может включать следующие поля:

  • Код синтетического счета (ССС — 3 знака);
  • Код аналитического счета (сс — 2 знака);
  • Код источника финансирования (И -1 знак);
  • Номер амортизационной группы (АА — 2 знака);
  • Код по ОКОФ (ККККККККК — 9 знаков);
  • Год поступления (ГГГГ – 2 или 4 знака);
  • Месяц поступления (ММ — 2 знака);
  • День поступления (ДД — 2 знака);
  • КПС — классификационный признак счета (РРРРРРРРРРРРРРРРР – 17 знаков);
  • Порядковый номер в группе (NNN… до 20 знаков).

При формировании инвентарного номера поля шаблона заменяются соответствующими данными.

Как присвоить инвентарный номер основному средству

На титульном листе книги учёта содержатся сведения об организации, а также данные ответственного сотрудника. Название организации, подразделение, дата, ФИО и табельный номер ответственного бухгалтера На второй странице заполняются сведения об объекте.

Сведения об объекте Информация фиксируется по мере поступления. Остаточная стоимость, переоценка, внутренние перемещения объекта На каждый объект заводится инвентарная карточка.

В ней фиксируются все перемещения объекта. Сведения об объекте, его переоценке и передвижении На обратной стороне карты описываются изменения, которые происходят с объектом в ходе эксплуатации. Затраты на ремонт, изменения стоимости и индивидуальные характеристики объекта Заполняет и подписывает документы бухгалтер.

Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону.

Как присвоить инвентарный номер основным средствам

Виды нефинансовых активов, которым присваиваются инвентарные номера Исходя из положений Инструкции N 157н

38 Инструкции N 157н).

Порядок присвоения инвентарных номеров (зернова и.)

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов путем прикрепления к нему жетона, нанесения на объект учета краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.Допускается при невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, применять его только при отражении в соответствующих регистрах бухгалтерского учета без нанесения его на объект основного средства.Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.Инвентарные номера выбывших с балансового учета инвентарных объектов основных средств вновь принятым к учету объектам не присваиваются;2) нематериальным активам. Согласно п.

Как присвоить инвентарный номер основному средству в 1с

Важно

Смотреть Рис.3) (Рис.3) Далее, например, при принятии объекта к учету, например, на счет 2 101 36 «Производственный и хозяйственный инвентарь – иное движимое имущество учреждения» будет сформирован следующий инвентарный номер.(Смотреть Рис.4) (Рис.4) При формировании инвентарного номера проводится его проверка на уникальность в пределах учреждения. Если по учреждению в программу ранее уже были введены инвентарные номера вручную по определенному шаблону, то порядковый номер, сформированный обработкой, может быть не уникальным.

Если полученный инвентарный номер не уникален, то необходимо изменить в таблице значение реквизита «Порядковый номер» и попробовать сформировать его еще раз (нажать на кнопку «Выполнить”).

Как правильно присвоить инвентарный номер основному средству в 1с

Шаблоны хранятся в справочнике «Шаблоны формирования инвентарных номеров», который подчинен справочнику «Учреждения” (Смотрите Рис.1) Ввести новый шаблон инвентарного номера можно непосредственно в карточке учреждения (элементе справочника «Учреждения»), на панели «Настройки учета». По ссылке Шаблон формирования инвентарных номеров ОС и НМА открывается справочник «Шаблоны инвентарных номеров», в котором можно задать структуру инвентарных номеров, в соответствии с которой должны автоматически формироваться инвентарные номера принимаемых к учету основных средств, нематериальных и непроизведенных активов.

(Рис.1) В заголовке формы шаблона указывается учреждение, для которого создается шаблон. Реквизит «Наименование” — обязательный реквизит любого справочника.
Здесь можно указать любую информацию.

Внимание

К примеру, в него можно закодировать счет учета и дату принятия к учету. Рассмотрим порядок создания шаблона инвентарного номера.

Найти данный справочник можно в карточке организации: Переходим по гиперссылке слева. Откроется форма справочника: В данном справочнике можно создать новый элемент.
Хочу обратить ваше внимание, что каждый элемент должен быть привязан к определенной организации, поэтому создать два шаблона для одного учреждения не удастся. Это обусловлено тем, что порядок формирования инвентарных номеров для основных средств должен быть единым.

В нашей демонстрационной базе один шаблон уже создан, поэтому сохранить еще один не удастся. Рассмотрим порядок создания шаблона без сохранения. По кнопке «Создать» открывается следующая форма: Реквизит «Наименование» представляет собой произвольное текстовое поле, в нем указывается название шаблона.

Инструкция 1 Инвентарный номер основного средства присваивается руководителем организации. Для этого он должен издать приказ о присвоении номера объекту. Сначала целесообразно указать порядок определения номера в учетной политике предприятия или в другом нормативно-локальном акте. Инвентарные номера, как правило, закрепляются в инвентарных карточках (форма № ОС-6) и служат для механизации учета основных средств.
2 Некоторые организации используют такой принцип присваивания номера: первые две цифры – это счет основного средства, например, 01. Следующие две цифры субсчет, например, здания — 01, далее идет порядковый номер объекта основных средств, например, 03. Таким образом, зданию присвоен инвентарный номер 010103. Также вы можете включить сюда и код подразделения. 3 Учтите, что номер сохраняется за объектом на весь период его использования.

Перед тем как организация начинает использовать основное средство в своей работе, оно должно быть принято к бухгалтерскому учету. Единицей для учета основных средств признается инвентарный объект. О том, что признается инвентарным объектом, мы говорили .

Итак, после того как инвентарный объект определен, нам предстоит следить за его сохранностью и перемещением по организации, введением в эксплуатацию и списанием. Для этого каждый объект получает свой инвентарный номер основного средства. Что это такое и как присваивается номер?

Правила присвоения номеров

Общие правила присвоения инвентарных номеров прописаны в Методических указаниях по бухучету основных средств (утв. приказом Минфина от 13.10.2003г. № 91н). Согласно п.11:

1. Присвоенный объекту номер сохраняется в течение всего срока использования на предприятии.

2. Если объект комплексный, т.е. состоит из частей, которые учитываются как отдельные инвентарные объекты, то каждой такой части присваивается свой номер.

3. Если объект комплексный — состоит из частей, которые учитываются как один инвентарный объект, то номер присваивается один.

4. Инвентарные номера объектов, которые списаны с бухгалтерского учета, в течение 5 лет после окончания года списания новым объектам не присваиваются.

5. При перемещении объекта внутри организации присвоенный инвентарный номер не изменяется.

6. Если объект поступил в организацию по договору аренды, то он может учитываться по тому номеру, который присвоил ему арендодатель (п.14 Методических указаний).

Порядок составления инвентарных номеров

Порядок составления самих инвентарных номеров нормативными документами не регламентируется. Поэтому конкретный порядок того, как будет присваиваться инвентарный номер основного средства, организация устанавливает самостоятельно. Для этого он прописывается в учетной политике или другом локальном акте.

В номере могут учитываться:

— номер бухгалтерского счета (субсчета), на котором объект основных средств учитывается;

— код обособленного подразделения;

— порядковый номер основного средства.

Пример 1

В организации ООО «Ромашка» к бухгалтерскому учету принимается компьютер стоимостью 42 000 руб. Ему присвоен инвентарный номер 050148, где:

05 – код подразделения;

01 – код синтетического учета Плана счетов;

4 – код аналитического счета;

8 – порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.

Пример 2

В ОАО «Белошвейка» принят на учет ткацкий станок, которому присвоен инвентарный номер 010415, где:

01 — код синтетического учета Плана счетов;

04 — код аналитического счета;

15 — порядковый номер объекта в совокупности ему подобных.

Если у организации основных средств немного, то инвентарные объекты присваиваются по порядку, например, 001, 002, 003 и т.д. При этом удобно вести журнал учета инвентарных номеров.

Инвентарный номер основного средства обозначается путем нанесения краской на объект, прикрепления жетона и т.п.

О критериях признания объекта в качестве основных средств . О том, каков порядок признания отдельных инвентарных объектом, .

Добавить в «Нужное»

Обновление: 16 апреля 2021 г.

Инвентарный номер – это индивидуальный номер, который присваивается объекту основных средств для организации бухучета и обеспечения контроля за сохранностью (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н). Посмотрим, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству.

Присвоение инвентарных номеров основным средствам

Инвентарный номер присваивается объекту основных средств при принятии его к бухучету (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н).

Если объект имеет несколько частей, которые имеют разный срок полезного использования и учитываются как отдельные объекты, то каждой части присваивается свой инвентарный номер.

Инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в организации. Он указывается в первичных документах на объект ОС: в акте ОС-1, в инвентарной карточке ОС-6 и т.д.

Инвентарные номера выбывших объектов ОС не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухучету объектам в течение 5 лет по окончании года выбытия.

Законодательно каких-либо требований к порядку установлению инвентарных номеров не утверждено. То есть каждая организация сама решает, как именно она будет присваивать инвентарные номера объектам ОС.

Образец инвентарных номеров

Приведем возможные примеры инвентарных номеров:

  • просто сплошная нумерация: 1, 2, 3 и т.д.;
  • добавление к инвентарному номеру номера подразделения. Например, секретариат имеет код подразделения 001. Тогда находящиеся в комнате секретариата основные средств имеют номера: 001-1, 001-2 и т.д. Или же добавление буквенного кода подразделения. например секретариат имеет код СЕ. Тогда номера будут такие: СЕ-1, СЕ-2 и т.д.;
  • присвоение новых инвентарных номеров каждый год тем объектам ОС, которые вводятся в эксплуатацию в этом году: 2021-1, 2021-2 и т.д.

Нанесение инвентарных номеров на основные средства

Присвоенный инвентарный номер может быть нанесен на объект (п. 11 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н):

  • путем прикрепления металлического жетона;
  • краской или иным способом (например, несмываемым маркером, корректором).

К примеру, инвентарные номера на мебель часто наносятся краской на заднюю стенку.

Наличие индивидуальных инвентарных номеров у каждого объекта ОС удобно при проведении инвентаризации. В этом случае номер, нанесенный на объект, сверяется с номером, указанным в учете организации.

Журнал учета инвентарных номеров

Если в организации много основных средств, часто приобретаются новые объекты и списываются старые, имеет смысл вести журнал учета инвентарных номеров. В нем можно записывать, какие номера каким объектам присвоены, помечать выбытие ОС и соответственно, высвобождение инвентарных номеров.

Учет основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 с 2022 года

Отметим, что с 2022 года все организации в обязательном порядке должны применять ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (утв. Приказом Минфина от 17.09.2020 № 204н). И одновременно утрачивают силу ПБУ 6/01, а также Методические указания по учету ОС. Однако это не меняет принцип присвоения инвентарных номеров объектам основных средств. Ведь ФСБУ 6/2020 лишь устанавливает требования к формированию в бухучете информации об ОС и не вводит никакой конкретики относительно самого учета, в частности относительно присвоения объектам инвентарных номеров.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Руководителю Управления Федерального агентства
кадастра объектов недвижимости по
Хабаровскому краю
В.Г. Кутелеву
Уважаемый Виктор Григорьевич!

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости рассмотрело Ваше письмо от 16.11.2006 г. № 1333@ по вопросу формирования структуры инвентарного номера в соответствии с Правилами ведения Единого государственного реестра объектов капитального строительства, утвержденными приказом Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации от 8 сентября 2006 г. № 268 (далее – Правила), и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 18 Правил при ведении Единого государственного реестра объектов капитального строительства (далее – ЕГРОКС) в раздел, открываемый по каждому объекту учета, включается инвентарный номер здания или сооружения, присваиваемый ОТИ по результатам технического учета и технической инвентаризации.

Организации технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства (ОТИ) при формировании (присвоении) инвентарного номера вправе руководствоваться действующими в сфере технического учета и инвентаризации нормативными документами, в том числе, Инструкцией о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998 г. № 37.

В соответствии с пунктом 9 Правил при ведении ЕГРОКС инвентарный номер присваивается объекту учета учетным органом по порядку по мере внесения сведений в реестр, согласно пункта 17 Правил.

Таким образом, в реестре будут содержаться сведения по инвентарным номерам объектов капитального строительства и их частей (помещений) двух видов:

инвентарный номер из технического паспорта ОТИ (включается в ЕГРОКС в виде справочной информации);

инвентарный номер учетного органа (включается в кадастровый номер здания или сооружения и указывается в штампе учетного органа), что исключит возможность двойного учета при ведении ЕГРОКС.

До ведения ЕГРОКС на территории Хабаровского края Роснедвижимость считает целесообразным разрешение указанных в обращении вопросов посредством заключения соглашений по обмену данными между аккредитованными ОТИ.

Инвентарный номер — числовой код, присваиваемый объекту основных средств при приеме на учет. Инвентарный номер используется для идентификации и обеспечения сохранности основного средства.

Инвентарный номер используется для идентификации объектов основных средств. Каждому объекту присваивается свой уникальный номер, по которому в последующем объект идентифицируется в учете.

Нередко для идентификации объекта используют штрих код, которому соответствует инвентарный номер.

Правила присвоение и использования инвентарных номеров определены в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91 (п. 11):

Для организации бухгалтерского учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом.

В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Инвентарный номер указывается, в частности:

— на самом ОС (необязательно)

— в карточке по учету ОС (форма ОС-1)

— в инвентарной карточке (форма ОС-6)

— в аналитическом учете по счету 01 «Основные средства»;

— в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1)

— в ведомости по инвентаризации (форма ИНВ-18)

— в акте о списании объекта ОС (форма ОС-4)

Пример из судебной практики

Отсутствие инвентарных номеров у амортизируемых объектов основных средств не является препятствием для начисления амортизации.

Постановление ФАС Московского округа от 09.10.2013 по делу N А40-136933/12-140-978

Рубрики:

Основное средство

Амортизационная группа

Советуем прочитать

Амортизация

Модернизация

Реконструкция

Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы

Срок полезного использования

Основное средство

Комплекс конструктивно сочлененных предметов

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1.

4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД).

4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов*.

4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и/или на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.

Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учёт его применяемости.

Учёт применяемости осуществляют путем указания:

— обозначения изделия, в котором применен документ;

— даты применения документа в другом изделии.

Учёт применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).

Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б), а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.

5 Хранение подлинниковПравить

5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4.14.

5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов.

5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат A1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата A1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением Г.

5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении.

6 Учёт и хранение бумажных копийПравить

6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и рабочие.

6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак*

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов.

6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г).

6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия.

6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В.

6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учёт запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет.

6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

6.16 Учёт выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учёт осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Выдачу и учёт возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, 3а, приложение В).

Примечание — В карточке учета документов указывают:

— в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учёт;

— в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

7 Учёт и хранение бумажных копий документов других организацийПравить

7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или A3.

7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б).

7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации.

7.6 В случае прекращения применяемости учтенных копий организация ставит в известность организацию — держателя подлинников для снятия их с учета.

8 Восстановление подлинниковПравить

8.1 Общие положения

8.1.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

8.1.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

8.1.3 Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

8.1.4 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

8.1.5 В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

8.2 Восстановление бумажных подлинников

8.2.1 При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

8.2.2 В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

8.2.3 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

8.2.4 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

8.2.5 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

8.2.7 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №…» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Приложение АПравить

(справочное)

Комментарии к пунктам стандарта

3.1.1 и 3.1.2 В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий.

3.1.4 Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника.

4.4 Термины «Электронный конструкторский документ» и «Электронный технологический документ» стандартизованы в ЕСКД и ЕСТД. Эти документы в соответствии с их определениями должны иметь не только содержательную, но и реквизитную части, в том числе и установленные подписи.

4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, таки бумажные КД и ТД. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе «Примечание» для электронных КД (ТД) указывают идентификатор файла(ов), но и по ведомости КД (ТД) (ГОСТ 2.106).

Примечание — Документооборот — это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.

4.7 Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение.

4.10 При ручной регистрации имя файла(ов) указывают в инвентарной книге в графе «Примечание». При автоматизированной регистрации имя файла(ов) заносят в соответствующий реквизит (поле данных) автоматизированной системы.

4.13 Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью её размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.

С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.

Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.

4.14 Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

6.3 Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе.

Приложение БПравить

(справочное)

Формы, применяемые при регистрации и учете документов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *