Информационно справочные

ФЕДЕРАЛЬНОЕАГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГОПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедраэкономических наук

КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА

подисциплине:

«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧИСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

на тему:

«ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕДОКУМЕНТЫ»

СОДЕРЖАНИЕ

стр.

Введение………………………………………………………………….…………3

Документи его функции …………………………………..……………………..4

Видыорганизационно-распорядительнойдокументации………………………5

Видыинформационно-справочнойдокументации.…………………………….6

Реквизитыдокладной записки………………………….………………………..8

Примероформления докладной записки………………………………………15

Списокиспользуемой литературы………………………………………………16

Введение

Значениедокумента для предприятия труднопереоценить. Информация, зафиксированнаяв документах, является отражениемдеятельности организации и составляетоснову любого бизнеса. Большую частьслужебной информации работникипредприятия получают посредствомдокументов. В каждой организации насоставление документов и на работу сними в среднем уходит больше половинывремени.

В настоящеевремя управление предприятием – это взначительной степени непрерывная чередапроцессов составления и перемещениядокументов. Осуществляются проекты,заключаются и расторгаются договоры,покупаются и продаются ценные бумаги,предприятия, недвижимость. За всем этимстоят документы.

Наоснове документов принимаютсясоответствующие управленческие решения.Документы во многих случаях являютсяглавным аргументом в спорных ситуациях,подтверждая тем самым первичноеопределение термина «документ» как»способ доказательства». Только грамотносоставленный, имеющий юридическую силудокумент является гарантом успешнойсделки.

Руководителипредприятия несут персональнуюответственность за состав, сохранностьи правильное оформление документов.Беспорядок в хранении документов можетобернуться риском потери ценнойинформации. Неправильно оформленныедокументы или их отсутствие можетпослужить причиной нареканий и штрафныхсанкций при различных проверкахпредприятия, проводимых аудиторами,налоговой инспекцией, ревизорами другихорганов.

Цельданной контрольной работы – рассмотретьпонятие документа, видыорганизационно-распорядительнойдокументации и входящих в ее составинформационно-справочной документации.Перечислим требования к оформлениюдокладной записки с указанием реквизитовприменяемых для ее составления.

Документи его функции

Слово «документ» в переводе слатинского означает «свидетельство»,»способ доказательства». Документ — материальный объект с закрепленной внем информацией для передачи ее вовремени и пространстве. Документвыступает одновременно и как предметтруда управленческого работника, какего результат.

Важнейшей функцией документаявляется – информационная функция.В документе фиксируются факты, события,явления практической и мыслительнойдеятельности человека.

Документ обладает организационнойфункцией. С помощью документа обеспечиваетсявоздействие на коллективы людей дляорганизации и координации их деятельности.Внешние связи предприятий и организацийобеспечивает коммуникативнаяфункция документов.

Документ несет юридическуюфункцию, поскольку его содержаниеиспользуется в качестве доказательствапри рассмотрении спорных вопросовсторонами отношений, не говоря уже оборганах следствия, суда и прокуратуры.Ряд документов изначально наделенюридической функцией (договорнаядокументация, нотариально заверенныедокументы, правовые акты органовгосударственного управления и т.д.).

Для того чтобы документ имелюридическую силу, он должен иметь всесопутствующие ему реквизиты, отсутствиеих или неправильное оформление можетпривести к тому, что документ не будетиметь юридической значимости.

Наконец, документ выполняетвоспитательную функцию. Ондисциплинирует исполнителя, требуетповышенного уровня образовательнойподготовки, а хорошо оформленный документвоспитывает эстетический вкусуправленческих кадров, повышает престижорганизации.

Видыорганизационно-распорядительнойдокументации

Любойдокумент функционирует совместно сдругими документами. Совокупностьвзаимосвязанных документов, используемыхв определенной сфере человеческойдеятельности, называется системойдокументации.Рационально организованный комплексвзаимосвязанных документов, созданныйпо единым правилам и требованиям иприменяемый в определенной областидеятельности, называют унифицированнойсистемой документации (УСД).

Средибольшого разнообразия видов деловыхдокументов, обращающихся на предприятияхи в организациях, организационно-распорядительнаяуправленческая документация (ОРД)занимает центральное место. Можноутверждать, что организационная иуправленческая деятельность главнымобразом заключается в разработке иреализации решений, фиксируемых ОРД.

ОформлениеОРД в настоящее время осуществляетсяна основе норм и требований ГОСТ Р6.30-03 и Типовой инструкции по делопроизводствув федеральных органах исполнительнойвласти.

Организационно-распорядительнаядокументация является наиболее широкоиспользуемым видом документации.

ОРДклассифицируется на три группы:

  • распорядительнаядокументация (приказы, распоряжения,постановления, решения, указания);

  • информационно-справочнаядокументация (письма, телеграммы,телефонограммы, факсы и др.);

  • организационнаядокументация (уставы, положения, правила,инструкции, штатные расписания).

Видыинформационно-справочной документации

Информационно-справочныедокументы сообщают сведения, побуждающиепринимать определенные решения(инициируют управленческие решения,позволяют выбрать тот или иной способдействий).

К информационно-справочнымдокументам относятся:

  • протокол;

  • докладнаязаписка;

  • переписка(служебное письмо, телеграмма,телефонограмма, телекс, фоксограмма,электронное сообщение);

  • акт;

  • справка;

  • сводка;

  • заключение;

  • отзыв;

  • список;

  • перечень.

Существуеттри вида записок:

  • служебнаязаписка;

  • объяснительнаязаписка;

  • докладнаязаписка.

Служебнаязаписка– документ внутренней деловой перепискимежду структурными подразделениямиорганизации или должностными лицами,не находящимися в прямом подчинении.

В текстеслужебной записки излагаются деловыевопросы, касающиеся работы структурногоподразделения или должностного лица,решение которых оказалось в зависимостиот выполнения своих функций смежнымподразделением или должностным лицом.

Объяснительнаязаписка– документ, объясняющий вышестоящемунепосредственному руководителю причиныневыполнения какого-либо поручения,нарушения трудовой или технологическойдисциплины.

Объяснительнаязаписка может быть оформлена рукописнымспособом на стандартном листе бумаги.

Докладная записка – документ,адресованный вышестоящему руководителюс изложением конкретной проблемы илипостановкой вопроса и содержащий выводыи предложения.

В зависимости от содержаниядокладные записки бывают:

  • информационные;

  • отчетные.

Докладная записка может бытьсоставлена как по инициативе автора,так

ипо указанию руководителя.

Цель инициативной записки –побудить руководителя принять конкретноерешение.

Информационная запискаслужит способом систематическогоизвещения руководства о выполнениикакого-либо поручения, работы.

Текс докладной записки состоитиз констатирующей части, в которойизлагаются факты, послужившие причинойее составления, и части, в которойприводятся выводы, предложения, мнениеее автора.

Докладные записки бывают:

  • внутренними,которые предназначены руководствуорганизации, где работает составитель;

  • внешними, направляемыми ввышестоящие организации.

Внутренние записки могут бытьоформлены на чистом листе бумаги вугловом варианте исполнения, внешниеоформляются на общем бланке форматаА4.

Любойдокумент должен иметь поля (мм): 20 – 35 –левое; 10 – правое; 15 – верхнее; 20 –нижнее, на белой бумаге или бумагесветлых тонов.

Реквизиты всех трех записокподобны.

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

  • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
  • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
  • Собственно наименование «Служебная записка»;
  • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
  • Непосредственно текст служебной записки;
  • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными.Информационно — справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно — справочных документов:

  1. акт;
  2. протокол;
  3. докладная записка;
  4. объяснительная записка;
  5. справка;
  6. письма;
  7. телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно — справочных документов является акт. Акт — информационно — справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно — ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения;
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. приложения;
  10. подписи (членов комиссии);
  11. гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.

Следующий вид информационно — справочного документа — протокол. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля. Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) — по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

  1. наименование организации или ведомства (если есть);
  2. НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
  3. наименование структурного подразделения(если есть);
  4. наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
  5. дата заседания, номер (в течение календарного года);
  6. место составления (город);
  7. заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
  8. текст вводной и основной части;
  9. подписи;
  10. гриф утверждения, согласования (если нужно).

Следующий вид информационно — справочного документа — докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор — составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

  1. изложение фактов, послуживших причиной её составления;
  2. выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование структурного подразделения(если есть);
  2. наименование вида документа — докладная записка;
  3. дата, номер;
  4. адресат;
  5. заголовок;
  6. текст;
  7. приложения;
  8. подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа — докладная записка;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. приложения;
  11. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — объяснительная записка. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись.

Следующий вид информационно — справочного документа — справка. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей:в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело. Формуляр справки состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. наименование вида документа;
  5. дата, номер;
  6. место издания;
  7. адресат;
  8. заголовок;
  9. текст;
  10. подпись;
  11. печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения.

Следующий вид информационно — справочного документа — доклад. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений);рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно — справочного документа — телеграмма. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму. Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Следующий вид информационно — справочного документа — телефонограмма. Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно — справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации — отправителя;
  3. наименование вида документа;
  4. дата, номер;
  5. место составления;
  6. адресат;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
  11. должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Самым значительным видом информационно — справочных документов являются деловые письма. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:

  1. письмо — просьба;
  2. письмо — предложение;
  3. письмо — претензия;
  4. письмо — запрос;
  5. письмо — извещение;
  6. информационное письмо;
  7. письмо — отказ;
  8. письмо — напоминание;
  9. сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

  1. наименование министерства или ведомства;
  2. название организации;
  3. наименование структурного подразделения (если есть);
  4. адрес организации (почтовый, телеграфный);
  5. номер телефона, факса, телетайпа;
  6. номер счета в банке;
  7. дата, номер;
  8. ссылка на индекс и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок;
  11. текст;
  12. приложения;
  13. подпись;
  14. печать;
  15. фамилия и телефон исполнителя;
  16. гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем. Сопроводительное письмо — документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо — приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо — приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия; фамилии докладчиков по вопросам повестки дня; фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия; способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ …

Информационное письмо — документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо — документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. Письмо — извещение — документ, являющийся ответом на запрос.Письмо — извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо — подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма — подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо — подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ …

Письмо — напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо — напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.99.

Гарантийное письмо — документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.). В гарантийном письме организация — адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо — претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований. Письмо — претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Письмо — ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма — запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо — ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения; отказ от предложения; выполнение просьбы; ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

  1. эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
  2. адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
  3. номер документа в цифровой или буквенной форме;
  4. дата в буквенно — цифровой форме;
  5. адрес получателя;
  6. вступительное обращение;
  7. заголовок;
  8. текст;
  9. заключительная формула вежливости;
  10. личная подпись автора письма;
  11. ниже подписи — её расшифровка;
  12. на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя; дата и время передачи; длительность передачи; номер телефакса, с которого передана информация; количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Модем — средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК. Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.

29 июня 2014 г.
Путаница с терминологией относительно «документооборота» и особенно «юридически значимого» (с активным участием ФНС), кажется, уже «достала» многих – не только журналистов, но также заказчиков и – как это ни странно – поставщкиов. Нужно все же вырабатывать какую общепонятную терминологию. На свой пост Предлагаю ввести новый термин: ОЭД – обмен электронными документами помими комментариев непосредственно в этом блоге, прошли обсуждения в Фейсбуке, а также в частной переписке. И в одном из писем мне дали поручение подготовить свои предложения, что я сейчас и хочу сделать.

Тем временем, 19 июня 2014 г.
Состоялось очередное заседание Ученого совета ВНИИДАД. В повестку дня были включены следующие вопросы: 1. Обсуждение Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации
С докладом по первому вопросу повестки дня выступила заместитель директора института к.и.н., доц. В.Ф. Янковая. Она, в частности, обратила внимание на то обстоятельство, что в настоящее время словаря видов и разновидностей документов, который отражал бы современное состояние терминосистемы, в арсенале документоведов и архивистов нет. Единственный словарь этого типа – Краткий словарь видов и разновидностей документов, разработанный ВНИИДАД в 1974 году, в настоящее время представляет собой библиографическую редкость. Актуальность создания нового словаря обусловлена рядом факторов, среди которых – необходимость отражения в терминосистеме видов и разновидностей документов тех терминов, которые закреплены в законодательных и иных нормативных правовых актах и введены в практику документирования за последние годы, необходимость упорядочения терминологического аппарата рассматриваемой предметной области и некоторые другие.
Словарь отражает изменения терминосистемы, произошедшие за последние годы; в нем нашли отражение новые виды и разновидности документов, одновременно исключены те элементы терминосистемы, которые в настоящее время относятся к устаревшей терминологии.
Выступившие в ходе обсуждения директор института д.и.н., проф. М.В. Ларин, другие члены Ученого совета и приглашенные рецензенты положительно оценили большую работу, которая проведена авторским коллективом, отметили, что издание словаря принесет пользу широкому кругу специалистов и практических работников, будет способствовать установлению однозначно понимаемой терминологии в сфере видов и разновидностей официальных документов. Были высказаны и конкретные предложения относительно окончательной доработки словаря.
В принятом решении Ученый совет одобрил проект словаря и поручил после реализации поступивших в ходе обсуждения замечаний и предложений представить его в Росархив.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *